Sammanträdesprotokoll Sida 1 (14) Plats och tid Eslövs stadsbibliotek 19.00 19.40 ande Karin Reinisch (M) Khalid El-Haj (S) Ann-Christin Waldén (FP) Karl-Erik Malmgren (S) Rebecka Barjosef (S) Jeanette Petersen (M) Therese Andersson (C) Fredrik Ottesen (SD) Håkan Larsson (MP) ordförande 1: e vice ordförande 2:e vice ordförande tj.ers.för M Lundeborg (M) Övriga närvarande Stig-Åke Grönvall (S) Nicklas Isaksson(S) Kamal Hathamuna Blyborg (S) Peter Sahlén(M) Mauricio Sanchez(V) ersättare ersättare ersättare ersättare ersättare Stefan Persson Ulrika Odénius Lars Månsson Johan Plambeck Gunilla Larsson förvaltningschef förvaltningschef administrativ chef administratör sekreterare
Sammanträdesprotokoll Sida 2 (14) Utses att justera Jeanette Petersen Justeringens plats och tid Kultur och Fritid 16 oktober, 2013, kl. 12.00 Paragrafer 68-77 Sekreterare Ordförande Justerande Gunilla Larsson Karin Reinisch Jeanette Petersen
Sammanträdesprotokoll Sida 3 (14) Bevis om anslag Protokollet har justerats den 16 oktober 2013. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. sinstans, Eslövs kommun Datum för anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2013-10-17 Datum för anslagets nedtagande Kultur och fritid 2013- Gunilla Larsson
Sammanträdesprotokoll Sida 4 (14) 68 KoF.2013.0259 Delårsbokslut 2013 Förvaltningen har sammanställt preliminär delårsrapport 2013. Delårsrapporten har lämnats in till Kommunledningskontoret för vidare behandling i Kommunstyrelsen. Nämnden redovisar för perioden till och med augusti ett överskott med 0,7 miljoner kr. Enligt plan kommer detta överskott att minska successivt. Det tillfälliga överskottet beror en del på ojämn kostnadsfördelning över året. För utfallet på helåret redovisas ett prognostiserat underskott på 1,8 miljoner kr. Underskottet härleds till drift och hyra på badet och bowlingen, benämnd Hästen. Driftskostnader är fortsatt för höga (0,5 miljoner kr) och resterande belopp beror på en återbetalning avseende hyra januari-februari från fastighetsägaren på både bad och bowling, men avsåg endast bowlingdelen. Då nämnden tidigare erhöll minskad ram för detta äskas härmed om motsvarande hyreskompensation. sunderlag Kultur och Fritids förslag till beslut, 18 september 2013. Underlag till delårsbokslut 2013. - Delårsrapport 2013 godkänns och översänds till Kommunledningskontoret för vidarebefordran till Kommunstyrelsen. Expediering Kommunstyrelsen
Sammanträdesprotokoll Sida 5 (14) 69 KoF.2013.0262 Ekonomisk månadsredovisning per september 2013 Förvaltningen har upprättat underlag till ekonomisk uppföljning per den 30 september 2013. I redovisningen ingår en förvaltningsövergripande resultatrapport samt en förvaltningsövergripande månadsrapport till och med september. I underlaget ingår även en textdel med kommentarer och analys för perioden och hela verksamhetsåret samt förutsättningar för uppfyllandet av detta. sunderlag Kultur och Fritids förslag till beslut 18 september 2013. Beredning Kommunfullmäktige har den 28 februari 2013 i beslutet om ändrade ekonomiska styrprinciper fastställt att nämnderna skall ha ekonomisk uppföljning varje månad. s möten inträffar regelbundet i början av varje kalendermånad och rapporten kommer att presenteras där då den sammanställts. I syfte att undvika eftersläpning kommer redovisningen för berörd månad sammanställas och delas ut i nära anslutning till nämndsmötet. Underlaget motsvarar ren bokföring och omfattas inte av bokslutsdispositioner, däremot förekommer periodiseringar på större belopp. - godkänner ekonomisk redovisning för september 2013.
Sammanträdesprotokoll Sida 6 (14) 70 KoF.2013.0228 Revidering av dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning Förvaltningen upprättar en ny och aktuell dokumenthanteringsplan i enlighet med Eslövs kommuns arkivreglemente. Här i anges vilka av nämndens handlingar som får gallras eller ska lämnas till kommunarkivet samt när detta kan ske. Vidare revideras även nämndens arkivbeskrivning, vilken beskriver nämndens verksamhet och utformning idag men också historiskt. sunderlag Kultur och Fritids förslag till beslut 24 juli 2013. Åtgärdsrapport. Arkivbeskrivning. Dokumenthanteringsplan. Beredning Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan har legat till grund för utformningen av föreslagen dokumenthanteringsplan för. Detta då kommunstyrelsens plan hanterar många administrativa handlingar samt nyligen reviderades. Planen har således genomgått en stor förändring där betydligt fler handlingstyper nu finns representerade. En dokumenthanteringsplan beskriver vilka allmänna handlingar som hanteras inom myndigheten samt om och hur handlingen ska bevaras eller gallras. Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som ska revideras årligen samt oftare vid behov. Flera andra nämnder har beslutat ge berörd förvaltningschef i uppdrag att på delegation godkänna dokumenthanteringsplanen. Detta skapar förutsättningar att flexibelt arbeta med och uppdatera dokumenthanteringsplanen.
Sammanträdesprotokoll Sida 7 (14) 70 forts. - godkänner förvaltningens arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan samt beslutar att förvaltningschef på delegation godkänner kommande dokumenthanteringsplaner enligt 9 i Eslövs kommuns arkivreglemente.
Sammanträdesprotokoll Sida 8 (14) 71 KoF.2013.0264 Förslag om förändrad målgrupp för Gasverket Under året så har diskussioner kring hur vi kan öka samverkan mellan Barn- och utbildningsförvaltningen och Kultur och Fritids fritidsledare intensifierats. Förslaget är att man har en gemensam målgrupp 13-20 år. Gemensamt uppdrag tas fram under ledning av verksamhetsledaren på Gasverket. Detta skall innebära ökad tillgänglighet genom ökade öppettider och större personaltäthet under öppettiderna. Förslaget är att genomföra denna förändring av målgrupp senast 30 november 2013. sunderlag Kultur och Fritids förslag till beslut 25 september 2013. Beredning Representanter från båda förvaltningarna har under året arbetat och diskuterat möjligheter för samverkan av fritidsledarnas insatser och verksamhet för barn och unga. Detta för att se hur vi tillsammans kan utnyttja de resurser vi har på ett effektivt och kvalitativt sätt, dels för ökad tillgänglighet och ökad personaltäthet. - antar förslaget med förändrad målgrupp för Gasverkets verksamhet att gälla från senast den 30 november 2013
Sammanträdesprotokoll Sida 9 (14) 72 KoF.2013.0247 Yttrande över förslag till renhållningsordning Förslag till ny renhållningsordning har översänts från MERAB för inhämtande av synpunkter. Renhållningsordningen består av Avfallsplan samt Föreskrifter om avfallshantering. Renhållningsordningen ska fastställas av kommunfullmäktige. sunderlag Kultur och Fritids skrivelse 25 september 2013. Skrivelse från Merab 27 augusti 2013. Föreskrifter om avfallshantering, samrådsversion 27 augusti 2013 Avfallplan, samrådsversion 27 augusti 2013. Beredning Syftet med renhållningsordning är att minska avfallsmängden och göra det mindre farligt, samt förbättra resurseffektiviteten. Beträffande föreskrifter om avfallshantering avser förslaget endast smärre förändringar avseende hushållens avfallshantering. För verksamheten inom Kultur och Fritid kan avfallsplanen eventuellt medföra förändring för sophantering/sortering. - har inget att erinra mot förslaget till renhållningsordning. Ej deltagande i beslutet Håkan Larsson (MP) deltar ej i beslutet.
Sammanträdesprotokoll Sida 10 (14) 73 KoF.2013.0257 Ansökan från nystartad förening om registrering som bidragsberättigad förening i Kultur och Fritids föreningsregister Mandaiska kulturföreningen i Eslöv är en nybildad förening som ansöker om registrering som bidragsberättigad förening. sunderlag Ansökan från Mandaiska kulturförening. Bildningsmöte protokoll. Stadgar. Bevis från Skatteverket. Beredning Föreningen har inkommit med begärda uppgifter och inga kända hinder finns för registrering. - beslutar att Mandaiska Kulturförening i Eslöv beviljas registrering som bidragsberättigad förening i Eslövs kommun.
Sammanträdesprotokoll Sida 11 (14) 74 KoF.2013.0249 Rapport från Rådet för Hälsa och Trygghet Nämnden har inför dagens sammanträde erhållit handlingar från Rådet för Hälsa och Trygghet. sunderlag Sammanträdestider för 2013. Kallelse till sammanträde 19 september. Ärendelista för Handikappråd. - Informationen läggs till handlingarna.
Sammanträdesprotokoll Sida 12 (14) 75 KoF.2013.0265 Redovisning av delegeringsbeslut Ärendeskrivning Följande delegeringsbeslut redovisas: Delegeringsbeslut fattade av förvaltningschef Stefan Persson. Dnr.KoF.2013.0254 Trollenäs IF Funksektionen ansöker om bidrag för deltagande i SM i Eskilstuna. Dnr.KoF.2013.0258 Frisksportklubben Tor i Stehag ansöker om projektbidrag. sunderlag Redovisning av delegeringsbeslut, 16 och 18 september 2013. Förvaltningschef Stefan Persson - Redovisningen läggs med godkännande till handlingarna.
Sammanträdesprotokoll Sida 13 (14) 76 KoF.2013.0261 Redovisning av anmälningar Följande anmälningar redovisas: sattest av personalkostnader, KoF.2013.0260. Granskning av intern kontroll Kontanthantering, KoF.2013.0246. Upplev och göra/kultur, KoF.2013.0250. Protokoll från Kommunstyrelsen, 2013-09-03 133. Protokoll från Kommunstyrelsen, 2013-09-03 129. Protokoll från Kommunstyrelsen, 2013-09-03 135. Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet, KS.2013.0303. Samråd kring upphävande av fastighetsindelningen för fastigheten Piggvaren 1 med flera i Eslöv. sunderlag Redovisning av anmälningar 24 september 2013. Nämndsekreterare Gunilla Larsson. - Redovisningen läggs med godkännande till handlingarna.
Sammanträdesprotokoll Sida 14 (14) 77 Rapporter Förvaltningschef Ulrika Odénius informerar: Bian 20 år. Brittmo Bernhardsson inviger 3/10. På lördag hålls ett föredrag om digitala visningar av scenkonst, på kvällen kommer Johan Theorin och berättar om sin bok Skumtimmen och därefter visas filmen med samma namn. På söndag presenterar Brittmo Bernhardsson filmen Hela Eslöv spelar och sjunger minnen från Eslöv 75 år. Mentor Sverige är en ideel organisation som arbetar för att ge ungdomar självkänsla och kraft att växa genom mentorskap. Många ungdomar saknar en vuxen att prata med. Du kan bli mentor och träffa en ungdom regelbundet. Att avsätta 1% av byggkostnaden till konstnärlig gestaltning är en rekommendation till kommuner, regioner och landsting. Konstnärscentrum-Syd aktualiserar frågan på nytt. Förvaltningschef Stefan Persson informerar: Eftersom några ungdomar blivit rånade när de var på väg hem från Bergagymnasiet har man under kvällen satt in extra personal på Gasverket, som stöd för ungdomarna.