30-minutersmetoden. Så organiserar du frivilliga i en kris- eller katastrofsituation

30-minutersmetoden Så organiserar du frivilliga i en kris- eller katastrofsituation

Innehåll Förord 3 Så använder du metoden. 4 Avsnitt 1: Ingen förvarning Komma igång. 5 Utvärdera behov.. 6 Sålla och placera.. 8 Orientera. 9 Avsnitt 2: Skärpt beredskap Tid att organisera Komma igång 11 Utvärdera behov 13 Rekrytera 14 Sålla och placera. 18 Orientera 20 Avsnitt 3: Hålla ställningarna Utbilda 23 Lägga scheman 25 Orientera arbetsledare.. 26 Tacka de frivilliga. 29 Utvärdera. 30 Dokumentera 31 Bilaga. 32 2

Förord Någonting inträffar i samhället som ställer större krav på de offentliga resurserna än vad dessa är och kan vara dimensionerade för. Den ansvariga myndigheten kanske vänder sig till allmänheten för att få hjälp. Oftare än så kommer allmänheten ändå för att den vill hjälpa till. Situationen kan uppstå akut, med viss förvarning eller med en lång förberedelsetid. Civilförsvarsförbundet har lösningen som gör det möjligt att på kort tid skapa en mottagningsorganisation där alla som anmäler sig frivilligt tas om hand på bästa sätt: 30-minutersguiden - så organiserar du frivilliga som spontant anmäler sig i en kris- eller katastrofsituation. Oavsett vilket är det en fördel att ha tillgång till en organisation för att ta hand om den allmänhet som faktiskt kan göra nytta. Det är också en fördel att ha en sådan för att på ett bra sätt ta hand om den allmänhet som annars mest är i vägen och kanske försvårar insatserna. Den mottagningsstation som kan byggas upp gör det möjligt att urskilja användbara resurser och ta vara på dessa. De blir en användbar resurs i problemlösningen. De som av olika skäl inte har en funktion att fylla i den aktuella behovssituationen placeras antingen i ett vänteläge eller går hem med den viktiga känslan med sig av att ha blivit sedd och bekräftad. Det vore ett dåligt förhållningssätt att bara skicka hem människor som faktiskt vill hjälpa till. För det första kan man inte alltid förutse händelseutvecklingen i det aktuella fallet. För det andra kan dessa människor kanske göra nytta nästa gång ett behov uppstår. Vi erbjuder denna mottagningsstation genom våra lokala föreningar (civilförsvarsföreningarna), där uppgiften kan ingå i en frivillig resursgrupps uppdrag. Arbetsmodellen är utvecklad i Kanada och anpassad till svenska förhållanden av Civilförsvarsförbundet. Den svenska bearbetningen har gjorts av Eva Dervall, Gustaf Rudholm och Harry Sepp, verksamma på lokal, regional och nationell nivå inom förbundet. Sundbyberg i april 2003 Anders M. Johansson Generalsekreterare, Civilförsvarsförbundet 3

Så använder du metoden i en kris- eller katastrofsituation Handledningen är avsedd för FRG*-ansvariga som behöver organisera frivilliga som anmäler sig i en kris- eller katastrofsituation. I vissa kris- eller katastrofsituationer finns det tid att organisera, t ex när man flera dagar i förväg kan förutse en översvämning eller att en pågående skogsbrand långsamt kommer att sprida sig. Andra kris- eller katastrofsituationer uppstår plötsligt eller med liten eller ingen förvarning. Varje händelse kräver sin egen hanteringsstrategi. Avsnitt 1: Katastrof: Ingen förvarning Hur man hanterar en händelse som inträffar plötsligt. Här måste FRG-ledaren agera snabbt. Lägg ned en stund på att läsa detta avsnitt så är du förberedd och redo att börja organisera frivilliga som strömmar till. Avsnitt 2: Skärpt beredskap - Tid att organisera I detta läge är tidspressen inte så hård - du hinner organisera mer heltäckande hjälpinsatser. Om krisen eller katastrofen inträffar utan förvarning men inte får någon dramatisk utveckling, övergår du till att handla enligt rutinerna i avsnitt två. Avsnitt 3: Hålla ställningarna Avsnittet handlar om stöd till frivilliga ute på fältet, om utbildning, schemaläggning och utvärdering samt om hur man tackar frivilligarbetarna för deras insatser. ---------------------------- *Frivilliga resursgrupper 4

Avsnitt 1: Ingen förvarning Komma igång Frivilliga brukar strömma till platsen för det inträffade eller ringa till kommunens växel och erbjuda sin hjälp. Som FRG-ledare kan du bli kontaktad av kommunen för att upprätta en mottagningsplats, dit dessa personer kan hänvisas för anmälan, registrering m m. Mottagningsplatserna kan vara redan upprättade mottagningsstationer, Trygghetspunkter, eller inrättas någon annanstans. Du kommer att behöva ett litet arbetslag som hjälper dig och en lokal som du kan använda som utgångspunkt för ditt arbete. Organisera arbetsplatsen Du behöver: En eller fler personer som tar emot frivilliga som anmäler sig och även besvarar telefonförfrågningar Pennor, papper och kopior av telefonanmälningsloggen (blanketterna hämtas på www.civil.se, se sid 32) Bord och stolar Telefoner Skylt med texten Frivilliga på bordet och en större att sätta upp på väggen i mottagningscentralen Så här ser blanketten telefonanmälningslogg ut: Telefonanmälningslogg Datum: Namn Adress Telefon Tillgänglig Efternamn, förnamn (även postnummer) Bostad Arbete Dagar Timmar Kompetens/kunskaper Ringa upp Övrigt T ex mobiltel 5

Åtgärder Fäst skylten Frivilliga på en väl synlig plats på väggen. Informera ditt arbetslag om att deras första uppgift blir att hålla reda på alla frivilliga som vill hjälpa till. Människor kommer dit för att hjälpa till. Därför måste ni vara beredda på att registrera alla erbjudanden om hjälp. Till potentiella frivilliga ska ditt arbetslag säga: Vi håller fortfarande på att organisera hjälparbetet och just nu utvärderar vi var det behövs frivilliga. Lämna namn och telefonnummer så ringer vi upp dig inom ett dygn. Arbetslaget ska skriva ned deras namn telefonnummer i telefonanmälningsloggen. Utvärdera behov Medan andra under de första timmarna antecknar namn och telefonnummer till dem som erbjuder sig att hjälpa till, måste du som FRG-ledare och din medhjälpare handla snabbt för att ta reda på vilken frivillig hjälp som behövs. Du behöver: Pennor, skrivtavla, filtpennor, tejp Kopior av blanketten för rekvirering av frivilliga (bilaga: blanketter) Blädderblockspapper Post-It-lappar 6

Åtgärder När kommunen efterfrågar frivilliga behöver du ta reda på: 1. Vilken/vilka uppgift/er/ som ska utföras. 2. När arbetet börjar och hur lång tid det beräknas ta. 3. Hur många personer som behövs. Ta alltid till några extra när du beräknar antalet. 4. Om du rekryterar fler än de som behövs, kan de placeras någon annanstans? 5. Vilka särskilda egenskaper och kompetens behövs för varje uppgift? Anteckna uppgifterna på rekvireringsblanketten. Då behöver du bara kasta ett öga på den för att veta - inom vilket områden område de frivilliga behövs och - hur många som behövs Så här ser blanketten Rekvirering av frivilliga ut: Rekvirering av frivilliga Uppgift Önskat antal frivilliga Önskad kompetens/kunskap Behov av skift, antal Vidtagna åtgärder Klar Sätt upp ett schema på väggen där du antecknar behovet av frivilliga krafter. Använd post-it-lappar eller en whiteboard så att du kan radera uppgifter när du har täckt ett behov och skriva dit nya när det behövs. 7

Exempel på schema: Behov av frivilliga Plats Uppgift Antal Kommunhuset 5 Strandvallarna vid älven Utspisning Kontorsarbete Serviceuppgift 3 10 Praktiska uppgifter 30 Medan hjälparbetet pågår, fortsätter du att utvärdera behovet av frivilliga så att du kan planera i god tid. Sålla och placera Nu måste du stämma av erbjudandena om frivillig hjälp med kommunens behov. Ring upp de som har anmält sig som frivilliga. Förklara situationen och kom överens om att de ska anmäla sig på mottagningsplatsen så fort de kan. När de kommer gör du antingen en mycket kort intervju med var och en, eller håller ett gruppmöte där de själva får välja var de vill placeras. 1-minutsintervju: Varför vill du hjälpa till? 8

Frågan hjälper dig att sålla bort olämpliga frivilliga. Om du känner dig osäker på en person men inte vet riktigt varför, gå på din intuition. Vilken kompetens eller utbildning har du som kan vara användbar i den här situationen? Frågan hjälper dig att bedöma var denna person kan hjälpa till bäst. Försök att avgöra om färdigheterna är elementära, goda eller djupgående. Använd direkta frågor baserade på behoven på olika områden. Exempel: Vi behöver personer som är fysiskt starka, antecknar evakuerade på blanketter och serverar mat. Kan du göra något av detta? Är det någon särskild uppgift du skulle vilja ha? Placera grupper Om du inte har tid för 1-minutsintervjuer låter du de frivilliga själva bestämma var de ska placeras. Samla de frivilliga. Meddela vilka uppgifter som finns och vad som behövs för att klara dem. Tala om hur många personer du behöver för varje uppgift. Betona att alla uppgifter är viktiga för hjälparbetet i sin helhet. Det är viktigt att de frivilliga känner sig nöjda med sin insats, oavsett hur vardaglig eller enkel deras första uppgift kan tyckas vara. Be de frivilliga välja en av uppgifterna och samlas i grupper, beroende på vad de valt. Om några tycker att det inte finns någon uppgift för dem, ska de komma till dig. Stäm av hur många som har valt varje uppgift med det antal personer som behövs. Gruppera om efter behov. Orientera 15-minutersmöte Syfte: Information de frivilliga om det de absolut behöver veta om krisen. Det första skedet har ofta ett mycket snabbt förlopp. Återkom senare med närmare upplysningar. 9

Åtgärder Följ checklistan nedan och försäkra dig om att allt kommer med: Redogör för katastrofens vem, var, vad, varför, när och hur. Tala om vilka organisationer som deltar i hjälparbetet och betona vikten av samarbete och ömsesidig respekt. Vem är ansvarig? Förklara att frivilliga måste följa instruktioner och acceptera arbetsledning. Poängtera sekretesskravet för dem som hanterar konfidentiell information. Logistikinformation a) Skiftschema b) Raster c) Utspisningsområden d) Tvättmöjligheter e) Var frivilligarbetarna ska arbeta och vem de ska rapportera till. Förklara att överlevande katastrofoffer måste behandlas med respekt och medkännande. Att ta hand om sig själv (stress, säkerhet). Frivilliga ska inte tala med eller lämna information till journalister utan vid alla förfrågningar hänvisa till sina arbetsledare. Lämna ett FAKTABLAD med ovanstående punkter till alla frivilliga. Detta kan vara all orientering du har tid med. Håll orienteringsmöten så ofta det behövs. Utse en eller ett par personer att hålla orienteringsmöten på en lugn plats. Använd blädderblock för att framhålla viktiga punkter. 10

Avsnitt 2 Skärpt beredskap Tid att organisera Komma igång Organisera ditt arbetslag Om du inte har något arbetslag rekryterar du ett. Kontakta medlemmarna i ditt arbetslag och sätt dem på skärpt beredskap. Ordna ett möte om tid finns. Bestäm hur länge medlemmarna i arbetslaget kan hjälpa till och vilket ansvarsområde var och en ska ha: Ta emot hjälperbjudanden/rekrytera Intervjua/sålla bort/placera ut Lägga scheman/tacka för insatser Orientera Som FRG-ledare kommer du att ansvara för: Att gruppen samarbetar Registerföring/rapportering Säkerställa att hjälpbehoven fylls Orientering/utbildning Din arbetsplats Hör efter med ansvarig för den tilltänkta mottagningsplatsen, Trygghetspunkten eller kommunen var du kan inrätta din arbetsplats. Bestäm om du ska ta hand om de frivilliga på en eller flera i förväg förberedda mottagningsplatser eller Trygghetspunkter eller på en särskilt upprättad frivilligcentral, eller bådadera. Fördelen med förberedda mottagningsplatser är att FRG där har en välbekant samlingsplats. Det måste finnas telefoner, bord och stolar, plats för intervjuer och särskilda rum för orientering och intervjuer. 11

Organisera arbetsplatsen 1 Rekryteringsområdet Lämna en lista med instruktioner till dem i arbetslaget som svarar i telefon. Listan ska innehålla information om följande: Så svarar du i telefon. Vilken information kan lämnas om arbetsuppgifter för frivilliga. Telefonnummer och adresser till mottagningsplatser samt övriga upplysningar som frivilliga kan behöva ha (sätt upp dessa på väggen). Gör i ordning kompletta rekryteringspärmar med blanketter för rekvirering av frivilliga och annan nödvändig information. Se till att alla som tar hand om erbjudanden om hjälp får en sådan pärm. Ställ i ordning bord och stolar efter behov. Reservera vissa telefoner för inkommande samtal och andra till rekrytering. 2 Intervju- och orienteringsområdet Gör i ordning ett utrymme för dem som väntar. Gör i ordning ett utrymme för intervjuer, helst ett separat rum. Gör i ordning ett rum för information och orientering: ett klassrum eller liknande utrustat med blädderblock och plats för 10-25 frivilliga åt gången. 3. Förråd Hemarkiv för registreringsblanketter Pärmar, registerflikar Häftapparater, blyertspennor, kulspetspennor, tejp, hålslag, saxar, namnlappar för frivilliga. Kopior av blanketterna: Telefonanmälningsloggen 12

Daglogg över frivilliga som inställer sig Dagschema Blanketter för rekvirering av frivilliga Rekryteringslogg organisationer Statistik Registreringsblankett 4. Demografiska uppgifter Ta reda på: Hur många evakuerade förväntas? Hur ser kommunens befolkningsstruktur ut (ålder, språk, etnisk tillhörighet, kultur, ekonomisk ställning)? Svaren hjälper dig att förbereda rekrytering, orientering och utbildning. Utvärdera behov Be kommunen om uppgift om hur många frivilliga man tror behövs, så att du kan förbereda ditt arbetslag. Om kommunen inte kan lämna besked ger du tid att bedöma situationen. Ring inte och tryck på, utan ta ny kontakt inom ett dygn. Fyll i blanketterna för rekvirering av frivilliga (bilaga) när du fått besked från kommunen. Glöm inte att notera vilka egenskaper och vilken kompetens som krävs så att du kan bättre kan matcha frivilliga och arbetsuppgifter. Kommunen kan behöva hjälp med att bedöma sitt behov av frivilliga. Ge dem ett scenario: Anta att 1 000 personer ska evakueras. Hur många frivilliga behövs till det? Hur många har vi redan nu? Hur många ska jag rekrytera åt er? Vad ska de kunna? 13

Rekrytera Rekrytera personer med den kunskap och kompetens som behövs, så blir du inte beroende av tillfälliga erbjudanden om hjälp från frivilliga. Om du inte har tillräckligt med frivilliga, försöker du hitta fler. Vissa personer bara väntar på att bli tillfrågade. Rekrytera kreativt. Utnyttja samhällets resurser Gör en lista över organisationer vars medlemmar troligen har den kompetens du behöver: Ideella hjälporganisationer Kvinnoorganisationer Trossamfund och religiösa grupper Kulturföreningar Frivilliga försvarsorganisationer Olika föreningar i kommunen (t ex grannsamverkansgrupper) Kontakta en ansvarig funktionär inom organisationen, t ex ordförande. Förklara att du behöver frivilliga och vilken kompetens som behövs. Fråga om de vill rekrytera åt dig. Faxa ett 1-sidigt faktablad med en beskrivning av vilka uppgifter du behöver frivilliga till, namn på kontaktperson och telefonnummer. Att rekrytera grupper är effektivt och sparar tid och du får frivilliga som redan känner varandra. 14

Så här ser rekryteringslogg för organisationer ut: Rekryteringslogg - organisationer Datum Organisation Adress Telefon Kontaktperson Antal frivilliga Tillgänglighet Anmärkningar Använd rekryteringsloggen för organisationer till att hålla reda på vilka organisationer och företag du kontaktar. När hjälparbetet är färdigt kommer den väl till pass när du ska skicka tackbrev. Låna anställda Företag kan vilja ge anställda en möjlighet att hjälpa till som frivilliga med bibehållen lön från företaget. I vissa situationer kan det behövas personer med så speciell kompetens, att detta kan vara det enda alternativet. I någon situation kan det exempelvis behövas gaffeltruckförare. Kontakta företag och ta reda på om de kan låna ut de personer du vill ha. När du kontaktar stora bolag ber du att få tala med personalavdelningen. Använd media Be kommunens informationsorganisation att skicka ut ett pressmeddelande med information om den kompetens som behövs (inte en allmän förfrågan om hjälp). Exempel: Frivilliga telefonister behövs omgående till eftermiddags- och kvällsskift. Goda kunskaper i svenska är ett krav och kunskaper i turkiska eller persiska är ett extra plus. Ring 123456 15

När pressmeddelandet gått ut måste ni vara beredda på att ta emot telefonsamtal. Ta fram ett faktablad med information till den eller de personer som tar emot telefonsamtalen om: Vilka skift som är aktuella Orientering och utbildning som erbjuds Var intresserade ska anmäla sig Vem intresserade ska anmäla sig till Evakuerade som frivilliga Personer som evakuerats kan vilja ställa upp som frivilliga när familjens och deras egna behov har tillgodosetts. Gör en grundlig intervju för att ta reda på om att de har den mentala och fysiska styrka som krävs för att klara ett jobb som frivillig. Evakuerade frivilliga kan ge värdefulla insikter i vilka behov andra evakuerade har. Kontakter med olika grupper Fråga dig: Tillgodoses de överlevandes behov på bästa sätt? Behövs fler tolkar eller personer som kan hjälpa till med kulturellt betingade frågor? Fråga kommunen om de överlevande skulle behöva tolkar eller rådgivare i kulturfrågor. Sök i telefonkatalogens Rosa Sidor efter organisationer som kan ha de frivilliga du behöver. Kontakta nyckelpersoner och ordna ett möte för att diskutera hur deras medlemmar kan hjälpa till 16

Knepiga rekryteringssituationer När du har fler erbjudanden om hjälp än det finns uppgifter Anteckna alla erbjudanden (du vet aldrig när situationen förändras och mer hjälp behövs). Ring om möjligt upp frivilliga som har anmält sig men inte har fått någon uppgift. Tacka dem för deras erbjudande att hjälpa till och meddela att det för ögonblicket inte finns någon uppgift för dem, eftersom ni redan har de frivilliga som behövs. Att de inte har fått någon uppgift beror alltså inte på att de inte är önskvärda. Olämpliga frivilliga Var taktfull. Förklara att det i nuläget inte finns någon lämplig uppgift för frivilliga att arbeta med. Vissa personer är envisa. Skicka dem inte någon annanstans där de blir någon annans problem. Använd upprepningstekniken när du pratar tålmodigt och vänligt med dem. Tacka för deras erbjudande och tala om att du har antecknat att de vill hjälpa till. Om en frivillig blir besvärlig kan du be om hjälp från en högre insatsledare på platsen. Bortfall av frivilliga Medan hjälparbetet pågår kommer nya frivilliga att behövas, eftersom: Man återgår till sina förvärvsarbeten Semestrar börjar eller slutar Uppgifter eller behov förändras Frivilliga kan bli utarbetade och utmattade Försök hela tiden att förutse var och när frivilliga kommer att behövas så att du kan planera. Utöka antalet skift så att de som arbetar frivilligt inte blir utmattade. 17

Sålla och placera Låt tänkbara frivilliga fylla i registreringsblanketten och använd den som inledning till intervjun. Eftersom frivilliga ofta vill komma igång och hjälpa till, kan en del bli otåliga över att behöva bli intervjuade. Förklara att intervjuerna är nödvändiga för att ni ska kunna använda varje frivillig på bästa sätt. Så här ser formuläret för registrering av frivilliga ut: Registrering av frivilliga (texta) Efternamn. Förnamn.. Adress... Telefon Yrke.. Tillgänglig följande tider, datum..... Hela dagen Fm Em Närmast anhörig, namn. Adress. Tel Övrigt 10-minutersintervjun 18

Varför vill du hjälpa till? Frågan hjälper dig att sålla bort olämpliga frivilliga. Gå på din intuition om du känner dig osäker på en person men inte vet riktigt varför. Vilken kompetens, kunskap och utbildning har du som du har använt de senaste åren? Ställ direkta frågor som svarar mot behoven på olika områden, t ex: Erfarenhet av utspisning (matlagning, servering) Vårdutbildning (första hjälpen, omvårdnad) Administrativ erfarenhet (ordbehandling, arkivering) Erfarenhet av industriarbete (förråd, gaffeltruck) Försök avgöra om kunskaperna och kompetensen är elementära, goda eller mycket goda. Finns det någon uppgift som du helst inte vill eller kan utföra? Vilka uppgifter trivs du bäst med? Skrivarbete Kontorsarbete Med grupper Telefonarbete Utomhusarbete Ensamarbete Undervisning Fritidsverksamhet Arbetsledning Med vissa åldersgrupper Fundera över: 1. Vilken kunskap/kompetens har den här personen? 2. Vilka uppgifter passar honom/henne bäst? 3. Vad bör du tänka på när du placerar den här personen? (ålder, ork, kommunikationsförmåga, egenskaper som energi och tålamod) 19

Placera frivilliga Informera de frivilliga om deras uppgifter. Betona att det kan finnas möjlighet till omplacering om deras första placering inte blev bra. Ge potentiella frivilliga tillfälle att dra sig ur om de inte trivs med den placering du erbjuder dem. Informera om vem de ska anmäla sig till och när. Orientera 30 60-minutersmötet Syfte: Ge de frivilliga den information de behöver om krisen. Krisens första skede har ett snabbt förlopp. Informera de frivilliga om sådant de behöver veta och återkom senare med närmare upplysningar. Åtgärder Följ checklistan nedan. Var noga med att få med alla punkterna: Redogör för krisens vem, var, vad, varför, när och hur. Tala om vilka organisationer som deltar i hjälparbetet och betona vikten av samarbete och ömsesidig respekt. Vem är ansvarig: Förklara att frivilliga måste följa instruktioner och acceptera arbetsledning. Poängtera sekretesskravet för dem som hanterar konfidentiell information. Logistikinformation a) Skiftschema b) Raster c) Utspisningsområden d) Möjligheter till personlig hygien e) Var de frivilliga ska arbeta och vem de ska rapportera till. 20

Förklara att överlevande katastrofoffer måste behandlas med respekt och medkännande. De frivilliga ska se till att själva må bra (stress, säkerhet). Frivilliga får inte tala med eller lämna information till journalister. Vid alla sådana förfrågningar ska de hänvisa till sina arbetsledare. Mångfalden i samhället: Informera om katastrofoffrens kulturer och särskilda behov. Understryk att alla drabbade ska behandlas med respekt och medkännande. Kulturbetingande sätt att se på katastrofen: Betraktas den t ex som Guds vilja? Motvilja mot välgörenhet: Vissa människor kan bli mycket illa berörda av att behöva ta emot mat, kläder och husrum. De frivilliga ska förklara att detta inte är välgörenhet utan katastrofhjälp från landsmän som vill hjälpa dem att klara av en tillfällig situation. De kan också påminna de drabbade om gånger då de själva har hjälpt behövande människor. Familjestruktur: Frivilliga kan komma att hjälpa människor med mycket olika bakgrund. Ju mer information du har om könsroller och om synen på barn och äldre, desto bättre kan du hjälpa till och förbereda de frivilliga. Övergeneralisering: Kom ihåg att varje kulturgrupp består av en blandning av nysvenskar och första, andra och tredje generationens invandrare. Frivilliga ska inte göra några antaganden om det språk som talas, kulturella värderingar, o s v. Beteende: Visa gott omdöme Respektera dem du samarbetar med Följ instruktioner, acceptera arbetsledning Att ta hand om sig själv: Informera om säkerhetsaspekter om det behövs, t ex områden som har blivit osäkra p g a det som hänt eller platser som är osäkra efter mörkrets inbrott. Påpeka för de frivilliga att de inte ska överanstränga sig utan ta ordentliga raster och vila sig. Betona att det inte bara är av personliga skäl som de ska sköta om sig själva, utan också med tanke på krisoffren som behöver deras hjälp. Överansträngda personer fungerar inte effektivt. Uppmuntra de frivilliga att hjälpa varandra med stresshantering och säkerhet. Ett system med kamratstöd kan fungera bra. Om frivilliga behöver stöd ska de prata med sin arbetsledare, en annan frivillig eller en kurator. 21

Informera de frivilliga om lämplig klädsel för respektive uppgift. Betona säkerhet, bekvämlighet och lämplighet. Policy: Sekretesskravet respektera de drabbades behov av integritet Vem som bör prata med nyhetsmedia Andra riktlinjer Dela ut en skriftlig sammanfattning av huvudpunkterna i orienteringen. (De frivilliga kan vara så uppfyllda av föreställningar och överbelastade med information att de kan få svårt för att ta in allt de får veta.) 22

Avsnitt 3 Hålla ställningarna Utbilda Även om det är ont om tid för utbildning måste alla frivilliga vara tillräckligt insatta i sina uppgifter för att klara av dem. Som FRG-ledare kan du bidra med upplysning om: Hur många frivilligarbetare som behöver utbildning Hur utbildningen kan genomföras på ett enkelt sätt Vilken utbildningsmetod som kan vara lämplig Hur många instruktörer som ska väljas Utbildningsmetoder I I grupp Fördelar Spar tid, eftersom många kan utbildas samtidigt Utbildningen blir konsekvent när alla får samma utbildning Frivilliga kan lära sig av varandras frågor Grupputbildning kan främja lagarbete Nackdelar Det kan vara svårt att samla alla samtidigt Instruktören måste vara van vid grupputbildning Det kan vara svårt att hitta en plats för utbildningen II Enskilt Fördelar Fungerar bra när frivilliga kommer för att hjälpa till vid olika tidpunkter Vissa personer lär sig bättre om de får enskild undervisning än om de sitter i ett klassrum Nackdel Mycket tidskrävande för instruktörerna 23

III På plats Den nye frivillige börjar med att arbeta tillsammans med en arbetsledare ur FRG. När han eller hon känner sig redo att börja arbeta på egen hand är FRG-arbetsledaren observatör och ger konstruktiv återkoppling efter behov. Fördelar Erfarna hjälparbetare säkerställer att nya frivilliga handlar kompetent (det händer att personer åtar sig uppgifter som de inte klarar). Människor lär sig i olika takt. Utbildning på plats ger nya frivilliga möjlighet att lära sig i sin egen takt. Nackdel Två personer arbetar med samma uppgift. Välja instruktörer Utbildning i grupp Om Du som FRG-ledare inte har erfarenhet av utbildning inom ett visst område eller om du inte har tid att ta hand om utbildningen, bör du föreslå att erfarna utbildare tar hand om den (t ex lärare, simlärare och instruktörer i första hjälpen). Videofilmer är värdefulla verktyg vid utbildning i grupp. Utbildning på plats av enskilda FRG-arbetsledarna ansvarar för schemaläggning. 24

De tre första dygnen Scheman Du behöver: Skiftscheman (bilaga). Ta ett dussintal kopior till att börja med. Pennor Rekryteringspärm Åtgärder Rekryteringspärm Var beredd på att samordna de frivilligas scheman. Anteckna de frivilligas telefonnummer så att du kan kontakta dem om situationen förändras. Minska risken att hjälparbetare blir utbrända genom att dela in arbetstiden i lagom långa skift, kanske 4 6 timmar. Om det finns personer som insisterar på att arbeta längre skift måste du tänka på att de också ska hinna ta igen sig. Skiftschema Så här ser blanketten Skiftschema ut: Skiftschema Arbetsområde: Vecka: Skift 8-12 12-16 Namn Söndag Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag 25

Följa upp Kontakta fältarbetsledarna och förvissa dig om att scheman följs, att de frivilliga fullgör sina åtaganden och är nöjda med sin placering. Orientera fältarbetsledare Fältarbetsledare kan ha nytta av en orientering som hålls av FRG-ledaren. Då bör följande punkter tas upp: I Minska stressen för frivilliga Var uppmärksam på: Irritation Klagomål över illamående, huvudvärk, överansträngda ögon Uttröttning Oförmåga att hantera uppgifter Glömska Rädsla Oförmåga att ta emot konstruktiv kritik Koncentrationssvårigheter Ineffektivt beslutsfattande Intag av alkohol, droger eller tobak 26

Så bidrar du till att minska stressen Avgör om ett byte av uppgift skulle sänka stressnivån. Ställ uttryckliga frågor för att ta reda på det. Den frivillige kanske behöver prata om hur katastrofen har påverkat honom eller henne personligen. Inför fler raster, tyst tid och lediga dagar. Betona vikten av balans mellan mat, sömn, arbete och fritid. Om det behövs skickar du frivilliga vidare till dem som har ansvar för personal för att få hjälp. Du kan också försöka motivera någon att stanna hemma ett par dagar för att gå ned i varv. Betona att det är viktigt att frivilliga mår bra. De får inte bli sekundära katastrofoffer. När de sedan kommer tillbaka pigga och utvilade kommer de att vara i form för att börja om. Om du behöver hjälp med en frivillig som mår riktigt dåligt, rådfrågar du din arbetsledare eller den som har ansvar för personal. II Återkoppla Fältarbetsledare ska: Informera frivilliga om hur viktigt och värdefullt deras arbete är för hela hjälpinsatsen. Vissa frivilliga blir deprimerade för att de tycker att de inte gör tillräckligt. De behöver se hela bilden. Ge tydliga, konkreta instruktioner. Berömma ett gott arbete och omedelbart korrigera fel. Ge större ansvar till frivilliga som visar sig kunna ta mer ansvar. III Rapportera före skift Innan ett nytt skift går på ska fältarbetsledaren avlägga rapport. När frivilligarbetarna kommer till arbetet ska de få den senaste informationen om vad som har hänt. Det bör också finnas lägesrapporter som är tillgängliga för alla. Ändrade rutiner ska förklaras och diskuteras. Det bidrar till att laget kan utveckla en känsla av stolthet och undviker frustration och missförstånd 27

IV. Avrapportera efter skift I slutet av varje skift ska de frivilliga ges tillfälle att uttrycka sina känslor och prata om sin oro för olösta problem. När de går hem ska de känna sig nöjda med sina insatser. V Omplacera eller tacka nej till frivilliga Intervjuer, sållning, orientering och utbildning ger dig möjlighet att bedöma de frivilligas färdigheter och personligheter. Kontroller och avstämningar är inbyggda men det förekommer att frivilliga hamnar på fel plats och dessa situationer måste hanteras så rättvist och opartiskt som möjligt. En frivillig som inte kan sköta sina uppgifter påverkar både de överlevande katastrofoffren och räddningsaktionen i sin helhet. Situationen måste redas ut. Meddela fältarbetsledarna att denna frivilliga antingen måste omplaceras till en uppgift som passar bättre. En sista utväg kan bli att tacka nej till fortsatt hjälp. Rutin för att omplacera eller tacka nej till frivilliga Handla direkt! Överväg alternativen (omplacering, ny utbildning, ändring av beteendet). Träffa den frivilliga i enrum. Tala om att allt som sägs är konfidentiellt. Ge konkreta exempel på vad som inte fungerat och förklara varför. Låt den frivilliga prata om hur de mår och vad de känner. Diskutera alternativen. Om det enda alternativet är att tacka nej till hjälp, visar du att du förstår hans eller hennes känslor och erbjuder uppföljande stöd. Dokumentera mötet på registreringsblanketten. 28