Kontek Lön Årsrutiner 2015/2016 Inledning inför arbetet med årsrutinerna... 2 Fakta om belopp och procentsatser 2016... 3 Nyheter i Kontek Lön/Sesam version 2016.00... 6 Avsluta inkomstår 2015... 14 Arbeta med kontrolluppgifterna... 14 Arbeta med Fora AFA-försäkringar... 16 Skriv ut rapporter... 18 Förbered inkomstår 2016... 19 Arkivering... 23 Checklista... 23 Kontek Support öppettider Supporten har öppettider enligt nedan: 23 december 08:00-12:00 28 december 09:00-16:30 29 december 08:00-16:30 30 december 08:00-16:30 4 januari 09:00-16:30 5 januari 08:00-12:00 Support tel: 0372-89 000 Mailadress: support@kontek.se 1
Inledning inför arbetet med årsrutinerna För att underlätta rutinerna kring årsskiftet har vi tagit fram detta speciella Årshäfte. Detta dokument gäller både Kontek Lön och Kontek Lön Sesam. I denna dokumentation har vi valt att först förklara hur du avslutar inkomstår 2015 och hur du sedan förbereder inkomstår 2016. Det finns dock inget som hindrar att du först förbereder inkomstår 2016 och sedan avslutar 2015. I Kontek Lön kan du arbeta med två inkomstår samtidigt. När du har uppdaterat till programversion 2016.00 kan du börja arbeta med årsskiftesrutinerna samt starta upp inkomstår 2016. Via rutinen Välj år, som finns under Årsrutiner i menyraden, väljer du vilket inkomstår du vill arbeta med. Till vänster om företagsnamnet, i knappraden, kan du se vilket inkomstår du befinner dig i. Sist i den här dokumentationen finns en checklista.. som anger de moment du bör genomföra för att avsluta inkomstår 2015 och förbereda inkomstår 2016. Om du vill kan du pricka av momenten i checklistan efterhand som de blir klara! Har du brutet räkenskapsår? Om du vill skriva ut rapporter för din årsredovisning, t ex rapporten Medeltal anställda & löner, och har brutet räkenskapsår (dvs har uppgifter som avser inkomstår 2014) måste du skriva ut rapporterna före uppstart av inkomstår 2016. När inkomstår 2016 startas kommer 2014 års uppgifter att flyttas till Arkiverat år. Rapporter kan endast skrivas ut gemensamt för de två öppna åren. Information till dig som är arbetsgivare inom Svenska Kyrkan Du som är arbetsgivare i Svenska Kyrkan, dvs är en församling, samfällighet eller stift och som redovisar pensionsgrundande händelser till Kyrkans pensionskassa, kan använda löneprogrammets branschanpassade rapporteringsfunktion. Funktionen beskrivs inte i det här Årshäftet. Som hjälp för denna redovisning finns hjälpredan Kyrkans Pensionskassa som du hittar i löneprogrammet under menyalternativet Internet > Hjälpredor. Rapportering av 2015 års uppgifter ska göras mellan den 18-29 januari 2016. 2
Fakta om belopp och procentsatser 2016 Arbetsgivaravgifter för födda 1951-1990 31,42 % Arbetsgivaravgifter för födda 1991 Det nedsatta värdet kommer att gälla under januari-maj. Från 1 juni 2016 kommer nedsättningen upphöra och full avgift beräknas även för ungdomar. 25,46 % (31,42% från 1 juni 2016) Arbetsgivaravgifter för födda 1938 1950 För den här åldersgruppen betalas ålderspensionsavgift (10,21%) samt särskild löneskatt (6,15%). 16,36 % Särskild löneskatt på förvärvsinkomster för födda t.o.m. 1937 6,15 % Arbetsgivaravgifter för företag utan fast driftställe i Sverige 21,77 % födda 1951 1990 18,52 % födda 1991 24,26 % (särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster) Egenavgifterna För egen företagare som bedriver verksamhet i enskild firma eller handelsbolag. 28,97 % (vid 7 dagars karenstid i sjukförsäkringen) 3
Basbeloppen 2016 Prisbasbeloppen beräknas av SCB och fastställs av regeringen varje år. Inkomstbasbeloppet beräknas av Pensionsmyndigheten och fastställs sedan också av regeringen. Prisbasbelopp Förhöjt prisbasbelopp Inkomstbasbelopp 44 300 kr 45 200 kr 59 300 kr Statslåneräntan per 30 november 2015 är fastställd till 0,65% Skattefri kilometerersättning för egen bil i tjänsten 2016 1,85 kronor per km Skattefri kilometerersättning för förmånsbil i tjänsten 2016 0,65 kronor per km (dieseldriven) 0,95 kronor per km (bensindriven och övriga drivmedel) Skattefria traktamenten 2016 220 kronor (helt dagtraktamente) 110 kronor (halvt dagtraktamente) 154 kronor (efter tre månader, hel dag) 110 kronor (nattraktamente) Reduceringsbelopp för måltider vid helt traktamente 2016 44 kronor (avdrag frukost) 77 kronor (avdrag lunch eller middag) 154 kronor (avdrag lunch och middag) 198 kronor (avdrag helt fri kost) 4
Kostförmån 2016 44 kronor (frukost) 88 kronor (lunch eller middag) 220 kronor (helt fri kost, minst 3 mål/dag) Bostadsförmån (ej semesterbostad) 2016 Förmånsvärdet som fastställs av Skatteverket avser hyra av omöblerad bostad inklusive värme men exklusive hushållsel. Följande schablonvärden gäller för arbetsgivare vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter samt vid redovisning av kontrolluppgifter. Vid den anställdes inkomsttaxering gäller marknadsvärdet. Tabellen visar olika regioner med förmånsvärdet beräknat per kvadratmeter bostadsyta i kronor per månad och kronor per år. Område Kr/månad Kr/år Stor-Stockholm 98 1182 Stor-Göteborg 92 1106 Kommuner i övrigt > 75 000 invånare 88 1052 Övriga kommuner 79 942 Utanför tätort och dess närområde 71 854 Bostadsförmån semesterbostad Värderas normalt till marknadsvärdet, dvs till hyrespriset på orten. 5
Nyheter i Kontek Lön/Sesam version 2016.00 Anpassning för gällande arbetsgivaravgifter Företagsregister flik Lagst.avgifter Ändrade åldersintervall enligt regler från den 1 augusti 2015 Regelverket för arbetsgivaravgifter för inkomstår 2015 har minst sagt varit turbulent. Om du uppdaterade till programversion 2015.50 korrigerades åldersintervallen för inkomstår 2015 i Företagsregistret, enligt vad som gäller från den 1 augusti 2015. I annat fall görs korrigering av åldersintervallen när du uppdaterar till 2016.00. Åldersintervallet 1950-1988 är ändrat till 1950-1989. Åldersintervallet 1989 och senare är ändrat till 1990 och senare. Särskild löneskatt födda t.o.m 1937 (nytt fält) När du uppdaterar till programversion 2016.00 tillkommer ett nytt fält för Särskild löneskatt för födda tom 1937. För löneutbetalningar från den 1 januari 2016 ska avgift beräknas för denna åldersgrupp. För inkomstår 2015 ska ingen procentsats eller konto anges för den nya åldersgruppen. Men när du har startat upp inkomstår 2016 kommer procentsatsen 6,15 att anges. Tänk på - att själv ange hur avgiften ska konteras i din bokföring genom att ange Konto för det nya fältet (görs i inkomstår 2016). 6
Personalregister flik Skatter Ändrade åldersintervall enligt regler från den 1 augusti 2015 Avgiftskoderna för fältet Arbetsgivaravgift i Personalregistret har också anpassats till gällande åldersintervall som gäller från den 1 augusti 2015. Om du uppdaterade till programversion 2015.50 korrigerades åldersintervallen för inkomstår 2015. I annat fall görs korrigering när du uppdaterar till version 2016.00. Åldersintervallet 1950-1988 är ändrat till 1950-1989. Åldersintervallet 1989 och senare är ändrat till 1990 och senare. Vid uppdatering kommer dessutom anställda som är födda 1989 automatiskt att byta till rätt avgiftskod, dvs till kod 1950-1989. Det här bytet sker när programmet utför registerkontroll. Ny avgiftskod i inkomstår 2016 Särskild löneskatt född t.o.m 1937 När du har startat upp inkomstår 2016 finns ett nytt val för arbetsgivaravgift i Personalregistret på flik Skatter. Särskild löneskatt född t.o.m 1937 kommer automatiskt att anges för anställda inom åldersgruppen. Tidigare har dessa personer haft valet Ej avgift. Arbetsgivardeklaration Ändrade åldersintervall enligt regler från den 1 augusti 2015 Även Arbetsgivardeklarationen har justerats så att de gällande åldersintervallen presenteras korrekt. Korrigering gjordes redan då du uppdaterade till programversion 2015.50, i annat fall görs korrigering när du uppdaterar till 2016.00. 7
Arbetsgivaravgift - Slopad nedsättning för ungdomar från 1 juni 2016 I Företagsregistret på flik Lagst.avgifter finns en knapp med ett frågetecken. Knappen ger dig information om hur vi har förberett programmet för förändringen av arbetsgivaravgifter under 2016. För löneutbetalningar från den 1 juni 2016 kommer den nuvarande nedsättningen av arbetsgivaravgifter för unga att slopas helt. För dessa ska då full avgift betalas (31,42%). För att kunna tillämpa de nya reglerna har vi därför lagt in funktionalitet redan i version 2016.00 som ska stödja den här förändringen. Det här betyder att du inte kommer behöva uppdatera till någon ny programversion i juni 2016. 8
Avstämningslista ny kontroll införd När du fastställer en lön genereras rapporten Avstämningslista. En ny kontroll har införts (redan i version 2015.50), som kontrollerar ackumulerade värden för bruttolön, förmån och skatt för kalenderåret. Anställda som har negativ bruttolön eller negativt värde för förmån, eller som har positivt värde för skatt, redovisas nederst på Avstämningslistan. Syftet med den här kontrollen är att du ska få vetskap om felaktiga värden i god tid, så du hinner rätta felen innan det är dags att redovisa kontrolluppgifter. Skatteverket tar inte emot negativa värden för bruttolön eller förmån, samt positivt värde för skatt. Om sådana felaktiga värden finns när redovisning av kontrolluppgift sker, ersätts de felaktiga värdena med noll i löneprogrammet. Genom att den här kontrollen nu görs redan när lönen fastställs, blir det enklare att upptäcka om du har gjort något fel, och det är alltid enklare att göra rättningen direkt. 9
Årsrutiner Kontrolluppgift Granska/Komplettera Formuläret är förändrat Skatteverket har gjort en del förändringar på kontrolluppgiften för inkomstår 2015. Formuläret för att Granska/Komplettera kontrolluppgifter i Kontek Lön är förändrat på motsvarande sätt. Samtliga fält anges nu med treställiga nummer. Placeringen av fälten i formulärets övre del har förändrats, och uppgifterna i vissa av dessa fält är ändrade. Rättelsedatum (ruta 40) är borttagen och har istället ersatts med två nya kryssrutor: Ruta 210 Denna kontrolluppgift ska rätta tidigare inlämnad kontrolluppgift Ruta 205 Denna kontrolluppgift ska ta bort tidigare inlämnad kontrolluppgift 10
Specifikationsnummer i ruta 570 samma nummer för alla Tidigare användes anställningsid som specifikationsnummer, med undantag för anställningsid som inleddes med nollor eller som innehöll bokstäver. I dessa fall redovisade programmet ett konstruerat specifikationsnummer. Förändring är nu gjord så att samtliga anställda redovisas med samma specifikationsnummer, nummer 01. Om samma person förekommer på flera anställningsnummer redovisas specifikationsnummer för dessa som 02, 03 osv, vilket gör att Skatteverket ackumulerar kontrolluppgifterna. Kontrolluppgift Utskrift Förändring i formuläret för utskrift Tidigare kunde du välja utskrift för Endast rättelsedatum, och då markera ditt rättelsedatum i listan. Men rättelsedatum på kontrolluppgiften har nu ersatts med rutorna för rättelse och borttag, vilket innebär förändring i formuläret för utskrift av kontrolluppgifter. I nedan exempel har ruta 210 för rättelse markerats för tre anställda. Vid utskrift av nya kontrolluppgifter har du nu möjlighet att välja Endast rättelser/borttag. De kontrolluppgifter som har markering i ruta 210 för rättelse eller i ruta 205 för borttag, presenteras i listan Rättelser/borttag (till höger) och du markerar för vilka anställda du vill skriva ut ny kontrolluppgift. 11
Kontrolluppgift Skapa fil Möjlighet att skapa fil för Endast rättelser/borttag När du skapar fil ingår, precis som tidigare, alla anställda som ska redovisas på den vanliga kontrolluppgiften KU10 och eventuellt på KU25. Om du har rättat någon kontrolluppgift och behöver sända filen på nytt, finns det möjlighet att markera Endast rättelser/borttag och markera endast de anställda du vill skapa filen för. Det är dock helt i sin ordning att redovisa samtliga anställda igen även vid rättelse, eftersom det alltid är den senast redovisade kontrolluppgiften som gäller. Så länge samma specifikationsnummer används, ersätts tidigare redovisad kontrolluppgift enligt Skatteverket. 12
En fil istället för två i det nya XML-formatet Tidigare, med det gamla filformatet, skapades två filer som du redovisade till Skatteverket. Det var filerna INFO.KU och KURED. Skatteverket har valt att byta filformat till XML. Med det nya XMLformatet, som används för kontrolluppgifter from inkomstår 2015, skapas endast en fil som innehåller samtliga uppgifter. Filen kommer att få namnet KU2015 följt av företagets organisationsnummer. En fil per företag Du skapar numera alltid en fil för kontrolluppgifter per företag. Det finns inte längre stöd i programmet för att kunna utöka filen med fler företag i samma fil. Kontrolluppgift Kopplingar Anpassning är gjord för att redovisa fält med treställiga fältnummer Programrutinen för kopplingar har också påverkats av att samtliga fält på kontrolluppgiften nu redovisas med treställiga nummer. Redan befintliga kopplingar kommer justeras automatiskt av programmet. Samtliga nummer för fält som kan väljas för kopplingar får en inledande nolla. Om du sedan tidigare t ex har en koppling till ruta 65 Annan förmån, kommer ruta 65 ändras till 065. 13
Avsluta inkomstår 2015 Börja med att uppdatera till programversion 2016.00. Uppdateringsfil samt instruktioner finns på vår hemsida www.kontek.se. På vår hemsida börjar du med att Logga in. Klicka därefter på Support/Programversioner, Kontek Lön (win), Programversioner. Arbeta med kontrolluppgifterna Välj Årsrutiner i menyraden och alternativet Kontrolluppgift. Lägg in eventuella kopplingar Om du har lagrat värden för kontrolluppgiften via Egen statistik på lönearter eller via lönefälten i Personalregistret L01-L08 (L01-L16 om du har Sesam), kan dessa värden överföras till kontrolluppgiften genom rutinen Kopplingar. Du kan använda dig av koppling för att överföra: Belopp till ruta 020, 021, 022, 025, 031, 032, 035, 037 En kryssmarkering i ruta 048 Text till ruta 065, 070 Övriga rutor (uppgifter) utöver ovan nämnda redovisas automatiskt, utan koppling, på kontrolluppgiften. Granska kontrolluppgifterna Via rutinen Granska/Komplettera kan du se varje anställds kontrolluppgift. Du har möjlighet att manuellt komplettera vissa uppgifter (de vita rutorna). OBS! Rutorna 008 och 009 Anställningstid fylls endast i vid anställning del av år. Om personen har flera anställningsperioder under året, hämtar programmet automatiskt startmånaden från den första anställningsperioden och slutmånaden från den sista anställningsperioden. Anställd som har betalat skuldränta till sin arbetsgivare och som ska redovisas på KU25 (SKV 2336) noteras av programmet genom att i övre delen skriva ut texten Ränteuppgift finns! Du når formuläret genom att klicka på knappen KU25. 14
Annan kontrolluppgift än KU10? Om du har anställda som ska redovisas på någon annan typ av kontrolluppgift än KU10 (SKV 2300), ska du markera rutan Redovisas på annan kontrolluppgift. Kontrolluppgifter med denna markering kommer: Inte att inkluderas vid utskrift av ordinarie kontrolluppgifter Inte att inkluderas när fil skapas Inte att ingå i slutsummeringen För att skriva ut underlag som hjälp för att redovisa andra kontrolluppgifter (t ex KU13 och KU14), väljer du i utskriftsformuläret Underlag annan KU. Skriv ut kontrolluppgifterna Via rutinen Utskrift skriver du ut kontrolluppgifterna till de anställda. De bör skrivas ut i två exemplar varav det ena lämnas till den anställde (inkomsttagaren) och det andra sparas av arbetsgivaren för arkivering. Kontrolluppgiften till inkomsttagaren kan skrivas ut på Konteks limspec eller på blankt papper. Den kan även sändas med e-post på samma sätt som du sänder lönespecifikationer Arkivexemplaret skrivs lämpligast ut på blankt papper Skapa fil för redovisning till Skatteverket Detta görs via rutinen Skapa fil. Fil skapas separat för varje företag. Från och med 2015 skapas en xml-fil för redovisning av kontrolluppgifter (tidigare skapades 2 filer i annat filformat). Filen som skapas får filnamnet KU2015 följt av företagets organisationsnummer. Skicka fil via Internet Genom att klicka på knappen Internet, i rutinen Skicka fil via Internet, når du Skatteverkets webbsida för att lämna kontrolluppgifter. Efter inloggning följer du Skatteverkets anvisningar. Det är inte längre tillåtet att redovisa kontrolluppgifter på mobilt medium (diskett, CD, 15
DVD). Alternativen som finns är filöverföring, manuell rapportering direkt i tjänsten hos SKV eller redovisning på Skatteverkets blankett (papper). OBS! Kontrolluppgifterna ska vara inlämnade hos Skatteverket senast den 1 februari 2016. Arbeta med Fora AFA-försäkringar Välj Årsrutiner i menyraden och alternativet Fora AFA-försäkringar. Fora AFA-försäkringar att tänka på Om du är arbetsgivare inom något av de tre elektrikeravtalen..är det mycket viktigt att du har angivit Speciellt avtal för arbetarna (EIO-Installationsavtalet, EFA-Kraftverksavtalet, EGA- Elektroskandiaavtalet). Fältet finns i Personalregistret på flik Årsuppgifter. Uppgiften redovisas i filen med löneuppgifter för arbetare. Speciellt avtal (Målare) anges för måleribranschen, vilket också påverkar filen. Anger ditt kollektivavtal att du ska göra avsättning för deltidspension..då ska du se till att Kod för deltidspension är angiven för arbetarna inom detta avtal. Fältet finns i Personalregistret på flik Årsuppgifter. Koden redovisas i filen med löneuppgifter för arbetare. Du hittar Foras uppmärkningskoder för respektive kollektivavtal genom att söka på koder deltidspension på www.fora.se. Har du arbetare som är 65 år eller äldre..och där anställningen fortfarande kvarstår, finns möjlighet att fortsätta tjäna in till Avtalspension SAF-LO om ni har avtal om detta. För att få med en sådan anställd i redovisningen till Fora ska markering göras i Personalregistret på flik Årsuppgifter. Bockrutan visas endast fr o m det år den anställde fyller 65 år. Markeras om avtal finns om fortsatt inbetalning till Avtalspension SAF- LO! 16
Skriv ut underlag för rapportering till Fora Via rutinen Utskrift underlag, skriver du ut rapporter som redovisar Totala lönesummor samt Arbetarlöner (individuella). Fora - Totala lönesummor Uppgifterna ligger till grund för premier och avgifter som arbetsgivaren ska betala. Här visas de totala lönesummorna som manuellt ska rapporteras i Foras webbtjänst. Lönesumman för Samtliga tjänstemän med lön upp till 7,5 pbb ska endast rapporteras om Fora efterfrågar denna lönesumma. Normalt redovisas totala lönesummor för tjänstemän men i vissa fall även för arbetare. Totala lönesummor ska inte rapporteras för arbetare om företaget har avtal om Avtalspension SAF-LO. Fora Arbetarlöner (individuella) Här redovisas samtliga arbetare, födda 1932 eller senare, med inkomstuppgift. De individuella löneuppgifterna för arbetare ger underlag för både de slutliga premierna för avtalsförsäkringarna och underlag för Avtalspension SAF-LO. Redovisning av de här uppgifterna görs via fil som laddas upp hos Fora. Om en arbetare har slutat och avgångsdatumet avser 2014 kommer löneprogrammet att automatiskt sätta slutdatum, på rapporten och i filen, till 2015-01-01. (Foras system tillåter inte datumuppgift som avser annat år än det aktuella inkomståret.) Vill du stämma av underlaget? I så fall kan du via rutinen Avstämningslista skriva ut listor som redovisar varje anställd med de lönedelar som ingår i underlaget för de totala lönesummorna och för de individuella arbetarlönerna. Skapa fil för Arbetarlöner (individuella) Detta görs via rutinen Skapa fil. Det är uppgifter för Arbetarlöner (individuella) som skapas i filen. Om företaget endast har tjänstemän eller inte har Avtalspension SAF-LO för sina arbetare, hoppar du över att skapa fil. Filen får endast innehålla ett företag/avtal. 17
Kontrollera filen När du har skapat filen kontrollerar du den via rutinen Kontroll av fil. Kontrollen kan du även utföra direkt när du har skapat filen. Rapportera slutliga löner till Fora Rapportering görs på Foras webbsida www.fora.se. Efter inloggning följer du Foras anvisningar. Du rapporterar de totala lönesummorna för tjänstemän (manuell rapportering) samt de individuella arbetarlönerna genom att överföra fil (manuell rapportering är möjlig även här, men fil rekommenderas). För vissa avtal efterfrågas endast de totala lönesummorna för arbetare. Om företagets försäkringsavtal inte omfattar Avtalspension SAF-LO lämnas aldrig individuella löner för arbetarna. I dessa fall bifogar du inte någon fil utan rapporterar de totala lönesummorna för arbetare på samma sätt som för tjänstemän. OBS! Slutliga löneuppgifter kan rapporteras till Fora från den 7 till den 31 januari 2016. Skriv ut rapporter Årssammandrag för arkivering på individnivå Under Årsrutiner i menyraden finns Årssammandrag. Denna årsrapport är avsedd för arkivering på individnivå efter avslutat kalenderår. Rapportens första del innehåller de konstanter som har varit aktuella under inkomståret. Därefter redovisas de anställda med uppgifter som t ex bruttolön, förmån, skatt m.m. för inkomstår 2015. Om du importerar schema från ett försystem kan du vänta..med utskrift av Årssammandragen till efter januarilönen 2016. Detta om du vill att redovisningen av Arbetade timmar och Arbetade dagar på Årssammandraget ska vara komplett. I januarilönen importeras normalt schema som avser december (vilket uppdaterar Arbetade timmar och Arbetade dagar för december 2015). 18
Semesterskuld per 31 december Om du inte redan har skrivit ut en total semesterskuld per den sista december kan det vara lämpligt att göra det nu. Semesterskulden beräknar värde för kvarvarande och sparad semester enligt aktuella semestersaldon i Personalregistret. Det innebär att du inte kan erhålla en korrekt semesterskuld per den sista december i efterhand. Förbered inkomstår 2016 När du har uppdaterat till programversion 2016.00 kan du starta upp inkomstår 2016. Ta en säkerhetskopia innan du startar upp det nya inkomståret Säkerhetskopian gör det möjligt att ångra uppstart av år 2016. Kopian kan även sparas som årskopia på inkomstår 2015. Starta nytt år För att starta nytt inkomstår väljer du Årsrutiner i menyraden och alternativet Starta nytt år. När inkomstår 2016 startas händer följande: Inkomstår 2014 kommer att sparas under Arkiverade år Anställda med avgångsdatum under år 2014 (eller tidigare) kommer att sparas under Arkiverade år I Företagsregistret uppdateras konstanterna, som finns på flik Uppdateras av Kontek, med de nya värden som gäller för år 2016 Lönearter med status= Borttages, och som inte är använda under det senaste året (2015) kommer att raderas Personer födda 1950 sätts automatiskt till den arbetsgivaravgift som gäller för denna åldersgrupp, födda 1938 1950. Kolumn för skattetabell sätts även automatiskt till kolumn 3 Personer födda 1990 sätts automatiskt till full arbetsgivaravgift När det nya inkomståret är startat visas årtalet uppe till vänster om företagsnamnet. 19
Säkerhetskopiera Arkiverade år Om du har arbetat med Kontek Lön under år 2014 har detta inkomstår lagrats under Arkiverade år i samband med att du startade nytt år. Det är nu lämpligt att du tar en säkerhetskopia på samtliga arkiverade år, ett år i taget. I rutinen Säkerhetskopiera klickar du på knappen för Inställningar. Här kan du sedan välja ditt Arkiverade år, ett i taget, och skapa en säkerhetskopia. Hämta och läs in CSR-svar Se till att ditt CSR-svar (filen) som du har fått för din CSR-förfrågan finns sparad på lämplig plats. Oavsett om du hämtar svarsfilen via internet eller om du har fått CSRsvaret på din diskett, CD eller DVD ska filen användas för uppdatering av skatteuppgifterna i Personalregistret. För att läsa in CSR-svaret väljer du Årsrutiner i menyraden och alternativet CSR-svar. Klicka på knappen efter fältet för att ange sökvägen till den plats där du har sparat svarsfilen. När rätt sökväg och fil är angiven kan du skriva ut en Kontrollista på svarsfilen samt välja att Uppdatera. 20
Registervård - Företag Arbetsgivaravgifter Kontek Lön version 2016.00 uppdaterar de lagstadgade arbetsgivaravgifterna för det nya inkomståret. Du kontrollerar procentsatserna genom att gå till flik Lagst.avgifter. För födda 1991- om ni är ett företag utan fast driftställe i Sverige görs uppdatering av avgiften manuellt. Inkomstgräns idrottsutövare (belopp) Gäller endast ideell förening som betalar ersättning till idrottsutövare. Det nya årets inkomstgräns, ett halvt prisbasbelopp, uppdateras också automatiskt. Du kontrollerar uppgiften på fliken Lagst.avgifter. Registervård Schemamallens Fridagskalender Om du använder schemamallar i Kontek Lön kräver Fridagskalendern en viss registervård varje år om företaget har helt eller delvis arbetsfria dagar utöver (eller helt avvikande) de helgdagar som Kontek bevakar. Via Schemamallen och vid delen för Fridagskalender klickar du på knappen med en röd pil för att registervårda arbetsfria dagar. Registervård Personal Bilförmåner Månadsvärdet för tjänstebil (bilförmån) påverkas av gällande statslåneränta, prisbasbelopp och listpris. Om du har lagrat bilens nybilspris och eventuell extrautrustning får du en automatisk uträkning av bilförmånsvärdet i löneprogrammet. Det finns dock några saker du kan kontrollera: Kommer den anställde att köra minst 3000 mil i tjänsten under året? I så fall ska markering för Reducering till 75% (3000 mil) finnas Görs det nettolöneavdrag för bilförmånen? Kontrollera i så fall om värdet för Delvis fri bil (nettolöneavdrag) ska vara samma som tidigare eller om det ska ändras 21
Underlag för engångskatt Procentsatserna för engångsskatt förändras ofta efter årsskiftet. Har du anställda där underlaget för engångsskatt sköts manuellt måste procentsatserna ses över. Tips! Aktuella procentsatser finns i våra hjälptexter. För att direkt nå tabell för engångsbelopp som visar inkomstintervall med respektive procentsats, kan du ställa markören i fältet Årslön/% och trycka på tangenten F1. Registervård Lönearter Ändringar i lokala eller centrala avtal kan medföra att lönearter behöver ses över och ändras. Exempel: Lönearter för fackavgift Övriga lönearter med fasta värden i beräkningsformeln Du som har valt att lägga in fasta värden för antal, a-pris eller belopp på lönearter via egna konstanter gör eventuella förändringar i Företagsregistret på fliken Konstanter som Uppdateras av användaren. Lönearter som innehåller konstanter som Uppdateras av Kontek behöver inte ändras. Dessa värden uppdaterades i samband med att du installerade årsversionen. Om du använder funktionen Collectum i löneprogrammet..och om de anställda som följer ITP 2 har rörliga lönedelar som är pensionsmedförande, kan du redan i januari rapportera ny årslön (då det nya snittet av rörlig lön räknas fram). Ersättning för jour, OBtillägg, beredskap, skiftformstillägg samt restid hämtas från föregående år (2015) och kan då också rapporteras redan från januari. Om de anställda senare under året får en lönerevision, ska den nya årslönen rapporteras per lönerevisionsdatumet för dessa. 22
Arkivering Årsrapporterna Avslutningsvis, för att runda av arbetet med årsskiftet, så har du nu ett antal årsrapporter som ska arkiveras: Kontrolluppgifterna Underlaget för redovisningen till Fora (AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF-LO) Listan som du skriver ut i samband med inläsning av CSR-svar Årssammandrag (på individnivå) Årskopia (säkerhetskopia på programmet) Säkerhetskopior som bör arkiveras: Säkerhetskopia Årskopia på det avslutade inkomståret 2015 Säkerhetskopia Kopior på samtliga Arkiverade år Checklista Arbetsmoment i årsskifteshanteringen Sidhänvisning Uppdatera till version 2016.00 14 Lämna kontrolluppgifter till anställda 14-15 Redovisa kontrolluppgifter till SKV 15-16 Rapportera slutliga uppgifter till Fora 16-18 Skriv ut Årssammandrag (per individ) 18 Skriv ut Semesterskuld per sista december 19 Säkerhetskopiera inkomstår 2015 19 Starta inkomstår 2016 19 Säkerhetskopiera Arkiverade år 20 Hämta och läs in CSR-svar 20 Kontroll/underhåll i register 21-22 Arkivera rapporter + s-kopior 23 Klart X Datum 23