ATT LYCKAS MED LEAN. Niklas Modig Handelshögskolan i

ATT LYCKAS MED LEAN Niklas Modig Handelshögskolan i Stockholm @LeanOnMyself www.facebook.com/niklasmodig @niklas_modig

$ #2 HUR? #287 4 år Tid

Push the form à Pull the content 1. Skapa glasögon 2. Använda glasögon 3. Identifiera förbättringar 4. Realisera förbättringar

Två övergripande mål FLÖDESORIENTERAD VERKSAMHET Tillhandahåll / erbjud: 1. Vad kunden önskar 2. När kunden önskar 3. Den mängd som kunden önskar! Alla interna och externa kunders behov formar 6llsammas flödet SJÄLVFÖRBÄTTRANDE VERKSAMHET 1. Utveckla ek bästa arbetssäk. 2. Visualisera arbetssäket så ak alla kan se avvikelser när de uppstår. 3. Ta hand om avvikelser omedelbart. 4. IdenQfiera och eliminiera rotorsak för ak hindra återfall. 5. Utveckla ek nyk bästa arbetssäk. FörbäKra produkqvitet och kundnöjdhet genom ak konqnuerligt förkorta och stabilisera flödet FörbäKra produkqvitet och kundnöjdhet genom ak konqnuerligt förbä3ra bästa arbetssä3.

Vad är effektivitet?

RESURSEFFEKTIVITET Resurs blir tillgänglig Värdeadderande tid = Resurs effektivitet (%) Tillgänglig kapacitet Resurs blir otillgänglig

RESURSEFFEKTIVITET à FOKUS: RESURS Resurseffektivitet (att fokusera på en enskild resurs) Filma källan Resurs Maximera resursens värdeadderande tid Flödesenhet Flödesenhet Flödesenhet Flödesenhet

FLÖDESEFFEKTIVITET Värdeskapande tid Process Behov är identifierat Genomloppstid Behov är tillfredställt Värdeadderande tid Genomloppstid = Flödeseffektivitet (%)

FLÖDESEFFEKTIVITET à FOKUS: BEHOV Flödeseffektivitet (att fokusera på en enskild flödesenhet) Resurs Resurs Resurs Resurs Maximera flödesenhetens värdemottagande tid Flödesenhet Filma mottagaren

Två former av effektivitet Resurseffek<vitet Låg Hög Låg Flödeseffek<vitet Hög

Två former av effektivitet Resurseffek<vitet Låg Hög ResurseffekQviserande strategi Låg Flödeseffek<vitet Hög

Två former av effektivitet Resurseffek<vitet Låg Hög FlödeseffekQviserande strategi Låg Flödeseffek<vitet Hög

Vad drivs ni av? Resurseffek<vitet Låg Hög ResurseffekQviserande strategi FlödeseffekQviserande strategi Låg Flödeseffek<vitet Hög

Vad skall prioriteras först? RESURSEFFEKTIVITET FLÖDESEFFEKTIVITET Lång genomloppstid Kort genomloppstid Högt kapacitetsutnyttjande MER- ARBETE Lågt kapacitetsutnyttjande EFFEKTIVITETSPARADOXEN

Prioritera alltid flöde! Resurseffek<vitet Låg Hög Låg Flödeseffek<vitet Hög

Två övergripande mål FLÖDESORIENTERAD VERKSAMHET Tillhandahåll / erbjud: 1. Vilket behov skall Qllgodoses? 2. När skall det Qllgodoses? 3. Vilken mängd? Hur?! Alla interna och externa kunders behov formar 6llsammas flödet SJÄLVFÖRBÄTTRANDE VERKSAMHET 1. Utveckla ek bästa arbetssäk. 2. Visualisera arbetssäket så ak alla kan se avvikelser när de uppstår. 3. Ta hand om avvikelser omedelbart. 4. IdenQfiera och eliminiera rotorsak för ak hindra återfall. 5. Utveckla ek nyk bästa arbetssäk. FörbäKra produkqvitet och kundnöjdhet genom ak konqnuerligt förkorta och stabilisera flödet FörbäKra produkqvitet och kundnöjdhet genom ak konqnuerligt förbä3ra bästa arbetssä3.

Utveckla hur... Resurseffek<vitet Låg Hög Nuläge HUR? Önskat läge Låg Flödeseffek<vitet Hög

Alla har / har möjlighet till: 1. Samma kunskap & regler 2. Spela på samma fotbollsplan 3. Se spelet / allt som händer 4. Bli informerade om + / 5. Följa spelets progress 89:30 5 SCORE 1

Alla har / har möjlighet till: 1. Samma kunskap & regler 2. Spela på samma fotbollsplan 3. Se spelet / allt som händer 4. Bli informerade om + / 5. Följa spelets progress Alla har: 1. Olika kunskap & regler 2. Spelar på olika fotbollsplaner 3. Ser bara sitt spel / sin boll 4. Blir EJ informerade om + / 5. Bryr sig om sitt eget resultat? Hur skall vi göra då?

Alla har / har möjlighet till: 1. Samma kunskap & regler 2. Spela på samma fotbollsplan 3. Se spelet / allt som händer 4. Bli informerade om + / 5. Följa spelets progress 1 2 3 89:30 5 4 SCORE 1 5 Hur: 1. Definiera exakt behov 2. Identifiera & sätt flödet 3. Visualisera flödet 4. Sök avvikelser hela tiden 5. Säkerställ progress hela tiden 6 7 8

3 nivåer av progresskontroll Process- ledning AC kontrollera progressen ac våra kunders behov 6llgodoses 1 2 3 4 5 6 7 8 MÅN TIS ONS TOR FRE Resurs- ledning AC kontrollera progressen ac våra resurser utnycjas Kontrollera progressen ac ni når era mål PrestaQons- ledning JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC

Alla har / har möjlighet till: 1. Samma kunskap & regler 2. Spela på samma fotbollsplan 3. Se spelet / allt som händer 4. Bli informerade om + / 5. Följa spelets progress Alla har: 1. Olika kunskap & regler 2. Spelar på olika fotbollsplaner 3. Ser bara sitt spel / sin boll 4. Blir EJ informerade om + / 5. Bryr sig om sitt eget resultat? Men vi vet ju inte vad behovet är!?

Om du inte visste vad pannkakor var för något, MEN du ville bli bäst på att laga det, hur skulle du bära dig åt?

Fokus på lärande! + KonQnuerligt lärande Qd 1 2

PROAKTIV AKTIV REAKTIV 0 1 2 3 4 5 6

PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 0 6 1. SÄTTA

PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 6 1. SÄTTA 2. TESTA

PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 6 1. SÄTTA 2. TESTA 3. UTVÄRDERA A B AVVIKELSE AVVIKELSE

PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 + AVVIKELSE X 0 1 2 3 4 5 6 X NORMALT RESULTAT 1. SÄTTA 2. TESTA 3. UTVÄRDERA X - AVVIKELSE A B AVVIKELSE AVVIKELSE

PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 + AVVIKELSE VARFÖR? X 0 1 2 3 4 5 6 X NORMALT RESULTAT 1. SÄTTA 2. TESTA 3. UTVÄRDERA 4. ANALYSERA X - AVVIKELSE VARFÖR? A B AVVIKELSE VARFÖR? AVVIKELSE VARFÖR?

PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 + X AVVIKELSE VARFÖR? AHA! 0 1 2 3 4 5 6 X NORMALT RESULTAT 1. SÄTTA 2. TESTA 3. UTVÄRDERA 4. ANALYSERA 5. LÄRA X - AVVIKELSE VARFÖR? AHA! A B AVVIKELSE VARFÖR? AHA! AVVIKELSE VARFÖR? AHA!

PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 + X AVVIKELSE VARFÖR? AHA! 0 1 2 3 4 5 6 X NORMALT RESULTAT 1. SÄTTA 2. TESTA 3. UTVÄRDERA 4. ANALYSERA 5. LÄRA 6. FÖRBÄTTRA X - AVVIKELSE VARFÖR? AHA! A B AVVIKELSE VARFÖR? AHA! AVVIKELSE VARFÖR? AHA! FÖRÄNDRING

DEN LÄRANDE LOOPEN

Utveckling genom lärande Flödeseffektivitet (%) (kontinuerlig förbättring) Dynamiskt mål (utvecklas hela tiden) Utgångspunkt Tid Utgångspunkt

HURRA!!? AHA! AHA! AHA! AHA! AHA! MÅL! AHA! AHA! Om du inte ser målet à Bli expert ak passa bollen för ak driva lärande

Två övergripande mål FLÖDESORIENTERAD VERKSAMHET Tillhandahåll / erbjud: 1. Vilket behov skall Qllgodoses? 2. När skall det Qllgodoses? 3. Vilken mängd? Hur?! Alla interna och externa kunders behov formar 6llsammas flödet SJÄLVFÖRBÄTTRANDE VERKSAMHET 1. Utveckla ek bästa arbetssäk. 2. Visualisera arbetssäket så ak alla kan se avvikelser när de uppstår. 3. Ta hand om avvikelser omedelbart. 4. IdenQfiera och eliminiera rotorsak för ak hindra återfall. Lär! 5. Utveckla ek nyk bästa arbetssäk. FörbäKra produkqvitet och kundnöjdhet genom ak konqnuerligt förkorta och stabilisera flödet FörbäKra produkqvitet och kundnöjdhet genom ak konqnuerligt förbä3ra bästa arbetssä3.

HUR LYCKAS MED LEAN? Nuläge HUR?? Önskat läge Resurseffek<vitet Resultat från varje ö UQörande Flödeseffek<vitet Helhetens progress SjälvförbäTring www.niklasmodig.com

ETT FRAMGÅNGSEXEMPEL FRÅN SVERIGE www.niklasmodig.com

- 1 - GEMENSAM UTBILDNING AV LEDNINGSGRUPPEN www.niklasmodig.com

Push the form à Pull the content 1. Skapa glasögon 2. Använda glasögon 3. Identifiera förbättringar 4. Realisera förbättringar www.niklasmodig.com

INSIKT: Vi vill LEAN! Vad är nästa steg? www.niklasmodig.com

Nästa steg! Uppgift: Alla ritar hela ert flöde på en A3 Individuell & obligatorisk uppgift A3 Tid www.niklasmodig.com

Deras lösning? www.niklasmodig.com

INGEN Det kommer inte bli rätt www.niklasmodig.com

INSIKT: Vi kan inte vår egen verksamhet!! Speed dating! www.niklasmodig.com

Deras lösning? www.niklasmodig.com

Klassisk process Funktion 1 Funktion 2 Funktion 3 Funktion 4 Varför fel? www.niklasmodig.com

INSIKT: Vi ser på våra processer från ett resursperspektiv! ALLVARLIGT FEL! Träning www.niklasmodig.com

- 2 PRAKTISK TRÄNING INOM FLÖDESEFFEKTIVITETSANALYS www.niklasmodig.com

Träning på ANNAN verksamhet! Att utreda halsfluss www.niklasmodig.com

Att utreda halsfluss Labbet Undersökningsrum 7min 7min 5min Reception 2min Väntrum 6min 13min 0min 10min 20min 30min 40min www.niklasmodig.com

Deras lösning?! 12h dagars arbete tillsammans www.niklasmodig.com

INSIKT: Vi har INGEN kontroll på vår verksamhet! Alla måste förstå detta! www.niklasmodig.com

- 3 - GEMENSAM UTBILDNING AV ALLA www.niklasmodig.com

Train-the-training HUR? Train-the-trainer Involvera 100% Små steg under lång tid (9 mån) Ca 3-4h / mån VARJE MÅNAD Alla chefer tittar på film med sina anställda Se till att alla fattar! Vad innebär detta för dig? Skriv i din bok! Lyssna på allas synpunkter! RESULTAT Alla har samma mindset Mycket hög lägsta nivå www.niklasmodig.com

INSIKT: Alla fattar men drar i olika riktningar! Vi behöver EN gemensam verksamhetsstrategi! www.niklasmodig.com

- 4 - UTVECKLING AV EN GEMENSAM VERKSAMHETSSTRATEGI www.niklasmodig.com

Slides är ej bifogade pga sekretess www.niklasmodig.com

- 5 - BRYT NED STRATEGI TILL EXAKTA MÅL www.niklasmodig.com

Prioritera flöde Resurseffek<vitet Låg Hög à Vad är flöde egentligen? à Flöde är abstrakt! à Vad göra? à Vad är vårt mål? Låg Flödeseffek<vitet Hög

Sandcone theory Kostnad Flexibilitet HasQghet Pålitlighet Kvalitet Kvalitet Kvalitet + Pålitlighet Kvalitet + Pålitlighet + HasQghet Kvalitet + Pålitlighet + HasQghet + Flexibilitet Kvalitet + Pålitlighet + HasQghet + Flexibilitet + Kostnad

VARFÖR ÄR DET VIKTIGT ETT GEMENSAMT MÅL?

SPOTIFY CASE HENRIK KNIBERG

VAD ÄR KVALITET FÖR ER? Kostnad Flexibilitet HasQghet Pålitlighet Kvalitet Kvalitet Kvalitet + Pålitlighet Kvalitet + Pålitlighet + HasQghet Kvalitet + Pålitlighet + HasQghet + Flexibilitet Kvalitet + Pålitlighet + HasQghet + Flexibilitet + Kostnad

- 6 - NEDBRYTNING AV MÅL TILL KONKRETA FÖRÄNDRINGSAKTIVITETER (ALLA CHEFER)

Vilka resultat är viktiga för er? Mätetal Grundfråga: à Vad ska förbäkras? à Varför förbäkras? Tid DåQd NuQd Mål Vision

1. Nuvarande resultat? Mätetal FRÅGA 1: à Vad är värdet på vårt vikqgaste mätetal idag? Tid DåQd NuQd Mål Vision

2a. Vad är möjligt? Mätetal FRÅGA 2a: à Vad är visionen? Tid DåQd NuQd Mål Vision

2b. Att sätta ett tydligt mål Mätetal FRÅGA 2b: à Vad är möjligt inom 3månader? à Vad är möjligt inom 3veckor? Tid DåQd NuQd Mål Vision

3. Vilka förändringar måste genomföras? Mätetal Vilka förändringar? FRÅGA 3: à Vad behöver vi förändra? Tid DåQd NuQd Mål Vision

Ta fram nya önskade arbetssätt Mätetal Vilka förbäkringar? Önskat arbetssäk som driver förbäkringsarbetet TeoreQskt opqmalt önskat arbetssäk Tid DåQd NuQd Mål Vision

Förändringsprocess Nuvarande arbetssäk Nya önskade arbetssäk 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 FörändringsakQviteter = AkQviteter som förändrar arbetssäk Vad ska vi göra för ak förändra oss?

Att identifiera förändringsaktiviteter som skapar nya önskade arbetssätt Faktorer som påverkar <d & kvalitet Nuvarande arbetssät Önskat arbetssät Förändrings- ak<vitet Antalet ärenden som arbetas på samqdigt Flera En Fokuserat arbete / one- piece- flow Struktur för utrustning och informaqon Dålig Bra Utveckla standard för arbetsredskap Arbetsmoment X Långsam Snabb Utveckla snabbare ruqn Antalet involverade per ärende 1 3 Nivå på standard för arbete Låg Hög Nivå på styrning av processen Låg Hög Förändra organisaqon Qll teamwork Utveckla standard för ak utveckla standarder Utveckla visuell styrning av processer Kapacitetsplanering av resurser Låg Hög Visuell planering av resurser

4. Att planera förändringen Mätetal FRÅGA 4: à Vilka förbäkringsakqviteter? à Vad, när, hur, hur mycket, vem? Vilka förbäkringar? HUR? Förändringsprocessen Tid DåQd NuQd Mål Vision

VIKLA ARBETSSÄTT BEHÖVER NI FÖRÄNDRA FÖR ATT UPPNÅ ERA MÅL?

- 7 - UTVECKLING AV GEMENSAM VISUELL PLAN FÖR HELA FÖRÄDRINGSPROCESSEN

Alla har / har möjlighet till: 1. Samma kunskap & regler 2. Spela på samma fotbollsplan 3. Se spelet / allt som händer 4. Bli informerade om + / 5. Följa spelets progress 1 2 3 89:30 5 4 SCORE 1 5 Hur: 1. Definiera exakt behov 2. Identifiera flödet 3. Sätt flödet 4. Visualisera flödet 5. Följe progressen hela tiden 6 7 8

Hur skulle du skapa en gemensam bild över er förändringsresa?

Att utveckla en förändringsprocess Mätetal Förra året Mätetal DeTa året Nu! Vad? Mål! - Kvalitet - Genomlopps<d - Kapitalbindning - Antal projekt - Likviditet Nuvarande Qllstånd Q1 Q2 Q3 Q4 När, hur, vem? Önskat Qllstånd - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Konkret förändring 1 - Ak<vitet - Konkret förändring 2 - Konkret förändring 3 - Konkret förändring 4

MEN HUR SKALL MAN KUNNA SE IN I FRAMTIDEN? FÖRÄNDRING ÄR EXTREMT SVÅRT! HUR SKA VI LÖSA DET?

- 8 - UTVECKLING AV DYNAMISK FÖRÄNDRINGSSRUTIN

När skapas värde under en implementering? - Traditionellt mönster Nivå av färdigställande 100% Föränding är implementerad DONE! 80% 60% 40% Tradi<onellt förändringsarbete EK långt projekt Stor förändring à Svårt och komplext à Svårt ak se helheten à Stort misslyckande Deadline 20% Vanligt mönster 0%

100% 80% 60% 40% När skapas värde under en implementering? - Lärande implementering Nivå av färdigställande MINIMUM VIABLE PRODUCT! MINIMUM VIABLE CHANGE à Alla kan look and feel à Alla ger feedback à All ser ak både + & - är posiqvt à Driv lärande! Tradi<onell implementering EK långt projekt Stor förändring à Svårt och komplext à Svårt ak se helheten à Stort misslyckande DONE! Lärande implementering Många korta loopar Liten förändring à Enkelt och läk à Ser helheten à Miniförändringar (+ & - ) 20% Deadline 1 à Version 1.0 Deadline 2 à Version 2.0 Deadline 3 à Version 3.0 Deadline 4 à Version 4.0 Deadline n à Version 5.0 0%

Varje chef & team: à Bryt ned strategin till exakta kortsiktiga mål och aktiviteter FlödeseffekQvitet Strategi 1 Mätetal 2 Minska ledqd Mål 3 AkQviteter 4 Förändrad layout Studiebesök på företag X Skapa förslag på ny layout Testa den nya layouten i liten skala

Mät progressen! SäK upp teamets strategi på en implementeringstavla OperaQons Strategy Progress Board Team A Team B Team C Team D Team E Team F Team G Team H Team I Team J Team K Team L ÅR Q1 Presentera progressen för andra team

Uppdatera förändringsprocessen Mätetal Förra året Mätetal DeTa året Nu! Vad? Mål! - Genomlopps<d - Vänte<d - Kapitalbindning - Antal projekt - Likviditet Nuvarande Qllstånd Q1 Q2 Q3 Q4 När, hur, vem? Önskat Qllstånd - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Ak<vitet - Konkret förändring 1 - Ak<vitet - Konkret förändring 2 - Konkret förändring 3 - Konkret förändring 4

Nuvarande Qllstånd? Önskat Qllstånd!

SAMMANFATTNING Varför lyckades företaget? 1. UTBILDNING - GEMENSAM UTBILDNING AV LEDNINGSGRUPPEN 2. TRÄNING - PRAKTISK TRÄNING INOM FLÖDESEFFEKTIVITETSANALYS 3. ALLA - GEMENSAM UTBILDNING (TRAIN-THE-TRAINER) AV ALLA 4. STRATEGI - UTVECKLING AV EN GEMENSAM VERKSAMHETSSTRATEGI 5. MÅL - BRYT NED STRATEGI TILL EXAKTA MÅL 6. AKTIVITETER - NEDBRYTNING AV MÅL TILL KONKRETA FÖRÄNDRINGSAKTIVITETER 7. PLAN - UTVECKLING AV GEMENSAM VISUELL PLAN FÖR HELA FÖRÄDRINGSPROCESSEN 8. FÖRÄNDRA - UTVECKLING AV GEMENSAM FÖRÄNDRINGSRUTIN 9. LÄR! BÖRJA OM FRÅN STEG 4