Konstfack 2015-06-12 Ekonomienheten EKONOMIHANDBOK
Innehållsförteckning Kapitel 1 Kapital 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6 Kapitel 7 Kapitel 8 Kapitel 9 Kapitel 10 Kapitel 11 Kapitel 12 Kapitel 13 Kapitel 14 Inledning och syfte Om Konstfack Statens Ekonomiadministrativa regelverk Ekonomiorganisation Kodplan Budget och resursfördelning Redovisning Fördelning av högskolegemensamma kostnader och kostnader för stödverksamhet Inköp och upphandling Inbetalningar/Intäkter Leverantörsfakturor/Utbetalningar Anläggningsredovisning Mervärdesskatt Årsredovisning och Budgetunderlag
Kapitel 1 Inledning och syfte Konstfacks Ekonomihandbok ska i sin helhet publiceras på vår webb. Vi har som ambition att så långt som möjligt skapa länkar till relevant information, både internt inom Konstfack men även till andra myndigheter som Riksrevisionen och Ekonomistyrningsverket. Uppdatering ska ske kontinuerligt och ombesörjas av ekonomienheten. Syftet med Ekonomihandboken är att ge vägledning till personal och chefer som arbetar med ekonomiadministration så väl centralt som ute på Konstfacks institutioner. Avsikten är att beskriva hur och varför ekonomiadministrativa rutiner ska hanteras på ett bestämt sätt. Kapitel 2 Om Konstfack Korta fakta Besöksadress LM Ericssons väg 14 Postadress Fakturaadress Box 3601, 126 27 Stockholm FE 24, 838 73 Frösön Godsleveransadress Huvudfabriksgatan 3 Organisationsnummer 202100-1199 VAT-nummer SE202100119901 Plusgiro för inbetalningar 18 35 86-7 Plusgiro för inbetalningar av hyror 415 54 00-7 Plusgironummer för utbetalningar 95 67 84-3 Betalningsvillkor leverantör Betalningsvillkor kund Registrator 30 dagar netto 30 dagar netto, efter förfallodagen debiteras ränta enligt räntelagen registrator@konstfack.se
Kapitel 3 Statens Ekonomiadministrativa regelverk Här berörs kortfattat de viktigaste ekonomiadministrativa bestämmelser som styr redovisningen vid högskolan. De flesta ekonomiadministrativa bestämmelser finns att läsa i Ekonomistyrningsverkets EA-handbok. Regleringsbrevet finns tillgängligt på Ekonomistyrningsverkets hemsida www.esv.se. Anslagsförordningen reglerar myndighetens dispositionsrätt till olika typer av anslag samt hur avräkning mot anslag och inkomsttitlar ska göras. Här regleras också anslagsmedlens utbetalning till myndigheten samt i vilka fall återbetalningsskyldighet kan bli aktuell. Avgiftsförordningen reglerar myndighetens rätt att mot avgift tillhandahålla exempelvis kompendier, kurser och konferenser. I förordningen anges att avgifter skall beräknas så att full kostnadstäckning uppnås. Mer information finns under avsnittet om avgifter och prissättning under kapitel 9. Bokföringsförordningen reglerar bland annat myndighetens löpande bokföring, rapporteringen till Hermes samt årsbokslutets innehåll och uppställningsform. Här regleras också grunderna för periodisering samt hur olika poster i balansräkningen skall definieras. Donationsförordningen innehåller villkor för mittagande av gåva eller donation, förvaltning av donation samt åtagande att förvalta en stiftelse. Lagen om offentlig upphandling I lagen om offentlig upphandling regleras köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, entreprenader eller tjänster i offentlig verksamhet. Lagen gäller för alla upphandlingar oavsett värde men krav på annonsering, föreskrivna upphandlingsförfaranden, minsta anbudstider, europeiska standarder m.m. gäller för upphandlingar som minst uppgår till särskilda tröskelvärden. Regleringsbrev Via regleringsbrevet tilldelar regeringen myndigheterna rätten att disponera anslag på stadsbudgeten. I regleringsbrevet för universitet och högskolor anges gemensamma bestämmelser rörande verksamhet och återrapporteringskrav samt de särskilda åtaganden som skall genomföras. Enligt regleringsbrevet har universitet och högskolor dessutom rätt att mot avgift bedriva uppdragsutbildning och uppdragsforskning.
Kapitel 4 Ekonomiadministration Enligt kapitel 2, 10, i högskoleförordningen har högskolorna rätt att själva besluta om sin interna organisation. Inom Konstfack skall det inom varje verksamhetsområde finnas erforderlig administrativ kompetens för att svara för vardaglig ekonomiadministration. Prefekt eller avdelningschef ansvarar för den ekonomiska förvaltningen inom verksamhetsområdet och att rutiner för rapportering till Ekonomienheten finns. Avdelningen/institutionen ansvarar för att till tertial- och årsbokslut enligt rutin och gällande tidsplan till Ekonomienheten lämna underlag för periodiseringsposter enligt beloppsgräns samt övriga omföringar av exempelvis lön och fördelning av högskolegemensamma kostnader och stödkostnader. Rutinen för omföringarna gäller även vid övriga månadsskiften. Prefekten/avdelningschefen har rätt att slutattestera samtliga utbetalningar, upp till sin beloppsgräns, som avser berörd verksamhet. Prefekten/avdelningschefen delegerar inköpsrätt, sakattesträtt och slutattesträtt till berörda medarbetare och beslutar om beloppsgränser för dessa. Fakturor över prefekt/avdelningschefs beloppsgräns attesteras av rektor eller förvaltningschef. Rektors kostnader attesteras av ordförande i Högskolestyrelsen. Det åligger inköparen att kontrollera att en inkommen faktura berör den egna verksamheten och att fakturans uppgifter om vara/tjänst, kvantitet, kvalitet, pris och betalningsvillkor överensstämmer med både den gjorda beställningen och den faktiska leveransen. Beställaren konterar beställningen/fakturan i E-beställningsprogramet Proceedo. Konto, organisationsenhet och verksamhet ska anges. Ekonomihandläggaren på institutionen/avdelningen ger nyanställda utbildning i Proceedo. Den dagliga bokföringen av olika ekonomiska händelser som äger rum inom högskolan och sammanställs i olika rapporter, t.ex. resultat- och balansräkning utgör högskolans redovisning. Bokföringsförordningen 20 beskriver den bokföringsskyldiges ansvar. Genom rektors delegering av ansvar och befogenheter för ekonomiadministration till prefekter/avdelningschefer ar det institutionerna/avdelningarna som ansvarar för god intern kontroll. En grundläggande princip är att samma person inte får hantera en transaktion från början till slut. God intern kontroll innebär en väl genomtänkt fördelning av ansvar och befogenheter som gör att den som är anställd vet vilket ansvar och vilka befogenheter han/hon har själv och vilket ansvar andra kollegor har. Revisionen vid Konstfack utförs av Riksrevisionen. Revisionens uppgift är att uttala sig om den ekonomiska informationen ger en rättvisande bild. Riksrevisonen upprättar i samband med årsbokslut en revisionsberättelse där synpunkter och förbättringsåtgärder framgår.
Kapitel 5 Kodplan Kodplanen vid Konstfack består av en kontoplan och en verksamhetskodplan. Konstfacks kontoplan grundar sig på BAS-planen för statliga myndigheter. Samtliga konton består av fyra eller fem positioner. Kontoklasserna har följande indelning 1 Tillgångar 2 Skulder och Eget kapital 3 Intäkter 4 Personalkostnader 5 Driftkostnader 6 Övriga kostnader (avskrivningar) 7 Uppbörd och transfereringar 8 Finansiella poster Kontoplanen finns i Ekonomihandbokens bilaga. Kontoplanen finns även på Konsfacks intranät under Service och support/ekonomihantering/ekonomihandbok Förutom konto ingår även organisationsenhet (två positioner) och verksamhetskod (fem positioner) i kodsträngen. När Konstfack har mellanhavanden med andra statliga myndigheter skall även aktuell motpartskod (fyra positioner) anges. Dessa används för att identifiera och eliminera inomstatliga mellanhavanden. Organisationsenheter inom Konstfack 17 Institutionen för design konsthantverk och konst 21 Institutionen för konst 22 Institutionen för bildpedagogik 50 Konstnärligt utvecklingsarbete och forskning 90 Högskolegemensamma kostnader 91 Ledningens kansli 92 Personalenheten 93 Ekonomienheten 94 Utbildning och forskningsadministration 95 Fastighet och lokalvård 96 IT-enheten 97 Biblioteket 98 Myndighetskapital och reserver 99 Lokalkostnader Länk till Konstfacks fullständiga Kontoplan G:\FÖRVALTNINGEN\Ekonomi\Kodplan\Kodplan\Kodplan Konstfack.xlsx
Kapitel 6 Budget och resursfördelning Samtliga myndigheter ska i enligt med förordning 2000:605 om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) lämna ett budgetunderlag till regeringen senast den 1:a mars varje år. Budgetunderlaget ska innehålla Konstfacks förslag till finansiering av verksamheten de tre närmast följande räkenskapsåren. Underlaget byggs upp dels från historiska data och dels från de underlag som lämnas in från institutionerna/avdelningarna. Anvisningar om hur budgetunderlaget ska se ut finns i FÅB, 9:e kapitlet, samt framför allt i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter. Utifrån de uppdrag och den tilldelning Konstfack fått från regeringen fattar högskolestyrelsen beslut om ett utbildningsuppdrag med angivet ersättningsbelopp och studentvolym för respektive institution samt för anslaget om forskning och forskarutbildning. Ersättning för grundutbildning räknas fram efter en prestationsmodell som bygger på antalet helårsstudenter och helårsprestationer upp till ett angivet takbelopp. Grundutbildningsanslaget bygger på att prestationer går att spara till kommande år. Anslagen till forskning och forskarutbildning styrs av antalet helårsstudenter och kan inte sparas i form av anslagssparande utan den del som eventuellt inte förbrukas skall resultatavräknas. Kapitel 7 Redovisning Syftet med redovisningen är att ge underlag för beslutsfattande såväl inom som utom Konstfack. Redovisningen ska följa god redovisningssed enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring som återfinns i EA-handboken för statliga myndigheter. Konstfack ska som statlig myndighet följa denna förordning samt regleringsbrev och de föreskrifter ESV ger ut för statliga myndigheter. Ett sammandrag av vad Konstfack bokfört i balans och resultaträkningarna ska varje månad via inrapporteringssystemet Hermes, rapporteras in till ESV genom konvertering av utfallet till speciella S-koder. Även avräkning med Statsverket ska ske månadsvis. Utgifter och inkomster ska rapporteras under sina respektive beteckningar. Ekonomienheten sköter inrapporteringen i Hermes till ESV. Konstfack lämnar också vid varje årsskifte uppgifter om tillgångar, skulder och myndighetskapital samt under perioden uppkomna intäkter och kostnader. I Förordningen om myndigheters bokföring regleras högskolans bokföringsskyldighet. Detta innefattar att kronologiskt och systematiskt löpande bokföra inträffade ekonomiska händelser och i samband härmed se till att verifikationer finns till alla bokföringsposter. Vid räkenskapsårets utgång avsluta bokföringen med årsbokslut. Upprätthålla god intern kontroll, avstämma samtliga kassarörelser löpande, arkivlägga verifikationer, bokföringssunderlag och annat räkenskapsmaterial. Konstfack använder sig av ekonomisystemet Agresso. I Konstfacks uppsättning av Agresso finns leverantörsreskontra, och huvudbok. Registrering av ekonomiska transaktioner sker till största delen direkt i Agresso. Leverantörstransaktioner importeras från E-handelssystemet Proceedo och lönetransaktioner från PA-systemet Palasso. Anläggningsredovisningen sker i inventarieprogramet SoftWin.
Bokföringsorder används bland annat för registrering av inkomster samt fördelning av gemensamma kostnader. En bokföringsorder ska alltid innehålla en förklarande text över vad den avser, fullständig kontering med angivande av debet och kredit, vem som upprättat den samt datum för upprättandet. Vid rättningar ska en hänvisning göras till verifikationsnumret som rättas. All registrering i Agresso görs av Ekonomienheten men institutionen upprättar bokföringsordern. Verifikationsnumret antecknas på bokföringsordern som sedan förvaras i pärmar i verifikationsnummerordning. Löneomföringar mellan t.ex. verksamheter görs på bokföringsblankett och lämnas till ekonomienheten. Mer information om detta samt blankett för löneomföring finns på Konstfacks intranät. Kapitel 8 Fördelning av högskolegemensamma kostnader och kostnader för stödverksamhet Kärnverksamheten bär delar av kostnader för lokaler och stödverksamet. Varje år beslutar rektor om vilka procentsatser som skall gälla för fördelning av högskolegemensamma kostnader och kostnader för stödverksamhet. Institutionerna skapar varje månad en bokföringsorder med omföringar enligt dessa procentsatser och lämnar till Ekonomienheten för bokföring. Kapitel 9 Inköp och upphandling Konstfack måste som statlig myndighet följa Lagen om offentlig upphandling. Detta innebär att en upphandling måste göras vid inköp över vissa beloppsgränser. Inköpsansvarig vid Ekonomienheten bistår vid upphandlings- och inköpsprocessen samt genomför upphandlingar enligt gällande ramavtal, köpeavtal och leveransavtal. Inköpsansvarig ger också vägledning vid inköp gällande avrop, avtalsfrågor och leverantörer. Uppföljning och kontroll av avtalstrohet från inköpare och leverantör. Kundnöjdhet av leverans, produkt och uppfyllande av avtal samt fakturakvalitet. Återkommande uppföljningsmöten med beställare och leverantörer för utbyte av erfarenheter och statistik. Utbildning på organisationsnivå gällande regelverk och praktisk tillämpning av inköp. Konstfack använder E-handelssystemet Proceedo när beställningar görs från vissa leverantörer. De produkter som för närvarande finns i systemet är: Böcker, Möbler och Kontorsmaterial. I de fall produkter går att beställa via Proceedo ska så ske. Vid beställning ska Konstfacks fakturaadress, se kapitel 2, samt referenskod till den som ska sakgranska uppges. Referenskod om tre siffror tilldelas inköparen när han/hon får inloggningsbehörighet i Proceedo. När inköparen gjort sin beställning går denna vidare till ansvarig chef för godkännande. Först därefter går beställningen vidare till leverantören. När varan kommit till Konstfack ska den leveranskvitteras i Proceedo. Är leveransen korrekt matchas beställningen mot fakturan och om denna går direkt till betalning. På Konstfacks intranät finns en inköpshandbok som stöd för inköpare i organisationen. https://www.konstfack.se/sv/intranet/organisation-och-verksamhet/styrdokument-vid- Konstfack/regeldokument/Inkopshandbok/ Information om bokning och ersättning för resor finns under länk på intranätet https://www.konstfack.se/sv/intranet/min-anstallning/resor/
Information om administrativa rutiner kring anlitande av gästlärare finns under länk på intranätet Kapitel 10 Inbetalningar/Intäkter Konstfack har ingen kundreskontra i Agresso. Institutionerna/Enheterna skriver sina egna icke statliga fakturor i Excel efter mall och skickar direkt till kund. En kopia på dessa samt en fakturajournal med kontering skickas i internposten till Ekonomienheten så att inbetalningen sedan kan konteras rätt. Konstfack tillämpar 30 dagars betalningstid. Statliga myndigheter faktureras elektroniskt av Ekonomienheten via Readsofts fakturaportal. Underlag med text, fakturajournal, belopp och kontering skickas från institutionerna med internposten. Kapitel 11 Leverantörsbetalningar/Utbetalningar Leverantörsfakturorna skickas till Konstfacks skanningsadress på Frösön där de skannas in och skickas via fil till E-handelssystemet Proceedo. Leverantören skall ha angivit korrekt tresiffrigt referensnummer för att fakturan elektroniskt ska kunna gå till rätt sakattestant/beställare. De fakturor med felaktig referens och de som saknar referens samt där leveratören är ny hanteras varje dag av ekonomienheten som distribuerar fakturan till rätt sakattestant. När fakturan har sakattesterats och konterats med konto, organisationsenhet och verksamhet i Proceedo går den med automatik vidare till ansvarig chef för slutattest. Om fakturan inte har slutattesterats inom 5 dagar går den automatiskt vidare till nästa chef i hierarkin. Efter slutattest får fakturan status Klar.Varannan timme går en fil med informationen i Proceedo över till Konstfacks ekonomisystem Agresso där fakturan först automatiskt ankomstregistreras och sedan efter sak- och slutattest i Proceedo även definitivbokförs. Fakturan är då klar för betalning. Ekonomienheten skapar som rutin betalfiler i Agresso två gånger i veckan, tisdagar och torsdagar, dessa skickas till Nordea. När återredovisning av betalningar från Nordea skett i Agresso går informationen över till Proceedo där fakturan får en guldpeng i infokolumnen. Representation. Konstfacks verksamhet finansieras i huvudsak med skattemedel genom anslag för grundutbildning och konstnärligt utvecklingsarbete. Det medför ett särskilt ansvar för att användningen av medel kan motiveras och att alla kostnader har en klar och tydlig koppling och samband med den verksamhet Konstfack bedriver. Detta gäller inte minst representationskostnader. Mer information på Konstfacks intranät http://www.konstfack.se/sv/intranet/aktuellt/nyheter-och-pressmeddelanden/2010/nyrepresentationspolicy/
Kapitel 12 Anläggningsredovisning Med anläggningstillgångar menas tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk eller innehav. Dessutom ska dessa tillgångar ha en ekonomisk livslängd på minst tre år och ett anskaffningsvärde exklusive moms på 22 200 kronor eller mer år 2014. Med ekonomisk livslängd menas den tidsperiod som anläggningstillgången är lönsam att ha i drift. Anläggningar delas upp i materiella och immateriella anläggningstillgångar. Med immateriell menas en identifierbar, icke monetär tillgång utan fysisk substans som används för produktion eller tillhandahållande av varor eller tjänster eller för administrativa ändamål. Exempel är programvaror och licenser. Samtliga anläggningstillgångar ska finansieras genom lån i Riksgäldskontoret. Detta hanteras av ekonomienheten. Konstfack upprättar en investeringsplan som ska utgöra en del av budgetunderlaget. Investeringsplanen ligger till grund för Konstfacks låneram som regeringen fastställer i Regleringsbrevet. Konstfacks inventariergister finns i anläggningsverktyget SoftWin. Ekonomiavdelningen gör avskrivningar varje månad. Två gånger om året skickas utdrag ur inventarieristret ut till institutionerna för kontroll och eventuella utrangeringar av kasserade inventarier. Kapitel 13 Mervärdesskatt Momsbeskattning regleras i Mervärdesskattelagen (1994:200) Lagen reglerar bland annat vem som är skyldig att registrera sig för moms, vilka varor och tjänster som omfattas av skatteplikt samt när och hur redovisning och inbetalning av moms till staten ska ske. Konstfacks ekonomienhet rekvirerar ingående moms från Skatteverket senast den 10:e varje månad och betalar utgående moms varje kvartal. Varje år ger Skatteförvaltningen ut en momsbroschyr som kortfattat informerar om de regler och eventuella nyheter för året. Denna kan hämtas via Skatteförvaltningens hemsida www.skatteverket.se Ingående moms är den moms Konstfack betalar till leverantörer vid inköp till verksamheten. För att vi ska få lyfta av och få tillbaka denna moms från staten måste fakturan vara formellt riktig, det vill säga utställd på Konstfack. Leverantörens firmanamn, adress och momsregistreringsnummer ska också finnas angivet på fakturan. Momsen ska dessutom vara specificerad. Följande momssatser gäller: 25 % är en generell momssats med undantag enligt nedan. 12% gäller livsmedel (dock ej spritdrycker, vin och öl med högre alkoholhalt än folköl), restaurang och cateringstjänster samt hotellrumsuthyrning. 6% gäller personbefordran (t.ex.. taxi, båt, flyg), dagstidningar, entrébiljetter, momspliktig biblioteksoch museiverksamhet samt momspliktiga tjänster inom idrottsområdet.
Moms på fakturerade utbildningstjänster delas upp enligt följande enligt Skatteverket, se broschyr SKV 584 Momsfri undervisning och liknande: Självständigt arbete under eget ansvar i egen firma. Gäller även om det är flera personer som gått samman i ett gemensamt företag ( ex. Den Pedagogiska Designbyrån. Föreläsare där föreläsningen utgör del av schemalagd undervisning. Varor som vidarefaktureras smittas momsen får inte rekvireras av Konstfack Momspliktig undervisning och liknande: Inhyrning av personal från bemanningsföretag. Assistent ej självständigt arbete. Förberedelser för genomförande av kurs. Opponering. Övriga föreläsare där föreläsningen INTE utgör del av schemalagd undervisning. Vid inköp från annat EU-land debiteras ingen moms på fakturan. Istället tas varuvärdet upp till beskattning enligt svenska regler och svensk moms påförs. Det betyder att vid betalning av varor inköpta från EU ska både in- och utgående svensk moms redovisas. Skattesatsen är lika med den vanliga svenska momsen. Ekonomienheten sköter denna hantering. Utgående moms är den moms Konstfack debiterar kunder och studenter vid omsättning av skattepliktiga varor och tjänster. Moms ska läggas på priset oavsett om försäljning sker mot kontant betalning eller mot faktura. Moms beräknas på hela priset för en vara eller tjänst. Detta innebär att Konstfacks del att till exempel LKP och olika overheadkostnader ska ingå i det underlag på vilket moms ska beräknas. Uppdragsverksamhet är momspliktig och ska beläggas med 25 % utgående moms. Observera dock undantaget att ingen moms debiteras mellan statliga myndigheter. Kapitel 14 Årsredovisning och budgetunderlag Samtliga myndigheter ska i enlighet med förordning om årsredovisning och budgetunderlag årligen upprätta och till regeringen inlämna årsredovisning. När det gäller delårsrapport är Konstfack undantaget från att lämna denna. Årsredovisningen ska bland annat bestå av resultaträkning, balansräkning och anslagsredovisning, Konstfack är undantaget från kravet på finansieringsanalys. För universitet och högskolor ska rapporten även innehålla redovisning av antal helårsstudenter och helårsprestationer. Dessutom ska balanserad kapitalförändring och årets kapitalförändring förklaras och kommenteras. Konstfack gör varje tertial ett tertialbokslut där periodiseringar görs fullt ut. Huvudsyftet med tertialbokslutet är att kontinuerligt ha god kontroll över högskolans ekonomiska utveckling. Konstfacks Budgetunderlag och Årsredovisning finns på intranätet. https://www.konstfack.se/sv/intranet/organisation-och-verksamhet/arsredovisningar