BILAGA III EKONOMISKA OCH AVTALSMÄSSIGA REGLER

I. INLEDNING BILAGA III EKONOMISKA OCH AVTALSMÄSSIGA REGLER Denna bilaga kmpletterar reglerna för bidragets användning inm de lika budgetpsterna sm tillämpas på prjektet enligt avtalet. Dessa regler förtydligas i del II. I del IV av denna bilaga specificeras nivåerna för budgetpsterna sm består av schablnbelpp enligt artikel II.16.2 i avtalet. Del V av denna bilaga ger en översikt över vilka typer av kntrller förmånstagaren kan bli föremål för ch vilka de tillhörande styrkande handlingarna är. II. REGLER FÖR RAPPORTERING Enligt artiklarna I.4.2 ch I.4.3 i avtalet ska förmånstagaren använda verktyget Mbility Tl+ för rapprtering av aktiviteterna för vilka bidrag har beviljats. Alla bligatriska fält i verktyget ska fyllas i. III. KOMPLETTERANDE EKONOMISKA OCH AVTALSMÄSSIGA REGLER Prgrammråde 1 Mbilitet A. Bidragsberättigande aktiviteter ch kstnader 1. Bidragsberättigande mbilitetsaktiviteter Förmånstagarna ska säkerställa att de individuella deltagarnas mbilitetsaktiviteter är bidragsberättigande enligt reglerna i Erasmus+-prgramguiden. Genmförda mbilitetsaktiviteter sm inte uppfyller reglerna i Erasmus+-prgramguiden vilka kmpletteras av reglerna i denna bilaga betraktas sm icke bidragsberättigande. Bidragsbelppen sm mtsvarar de berörda aktiviteterna ska återbetalas i sin helhet av förmånstagarna. Återbetalningen ska mfatta alla budgetpster sm hänför sig till den icke bidragsberättigande mbilitetsaktiviteten: dessa kan vara resebidrag, individuellt bidrag, rganisatriskt bidrag ch, m tillämpligt, språkstöd, stöd för specialbehv ch särskilda kstnader. Den bidragsberättigande minimilängden för mbilitetsaktiviteter sm specificeras i prgramguiden är den krtaste längden för aktiviteten brträknat restiden. 2. Resebidrag Krdinatrn ska i Mbility Tl+ rapprtera avreseplats ch plats för aktiviteten för varje mbilitetsaktivitet för vilken resebidrag har beviljats. Om ingen resa ägde rum eller den finansierades från andra källr än Erasmus+-prgrammet (t.ex. en deltagare befinner sig redan på aktivitetsplatsen i samband med en annan aktivitet än den sm finansieras genm detta avtal), ska förmånstagaren rapprtera denna situatin 1

enligt detta i Mbility Tl+ för varje berörd mbilitet. I detta fall beviljas inget bidrag för resekstnader. För att fastställa vilken avståndsgrupp sm ska tillämpas ska förmånstagaren ange resans längd i en riktning med hjälp av avståndsräknaren sm finns på kmmissinens webbplats: http://ec.eurpa.eu/prgrammes/erasmus-plus/tls/distance_en.htm. Mbility Tl+ räknar ut bidragsbelppen för resr utifrån de tillämpliga schablnbelppen. Antagandet är att avreseplatsen är den rt där den sändande rganisatinen är etablerad ch aktivitetsplatsen den rt där den mttagande rganisatinen är etablerad. Om en annan avrese- eller aktivitetsplats rapprteras, ska förmånstagaren ange rsaken till detta i Mbility Tl+. 3. Individuellt bidrag (enbart EVS) Krdinatrn ska i Mbility Tl+ dkumentera start- ch slutdatumen för mbilitetsaktiviteten utmlands för varje mbilitetsaktivitet för vilken bidrag för individuellt bidrag har beviljats. Mbility Tl+ beräknar bidragsbelppen för individuellt stöd utifrån tillämpliga schablnbelppen. Om mbilitetsperiden utmlands är längre än det sm anges i avtalet med deltagaren, ska krdinatrn ändra avtalet för att införa förlängningen, förutsatt att det återstående bidraget tillåter det. I sådana fall ska förmånstagarna i Mbility Tl+ uppge start- ch slutdatum enligt det ändrade avtalet. 4. Organisatriskt bidrag Krdinatrn ska i Mbility Tl+ rapprtera start- ch slutdatumen för mbilitetsaktiviteten utmlands för varje mbilitetsaktivitet för vilken rganisatriskt bidrag har beviljats. Krdinatrn får vid behv lägga till en resdag genast före utlandsaktivitetens första dag ch en resdag genast efter utlandsaktivitetens sista dag; dessa extra resdagar beaktas vid beräkningen av det rganisatriska bidraget. Enbart ungdmsutbyten ch ungdmsarbetare: Krdinatrn ska ckså rapprtera start- ch slutdatumen för deltagare från värdlandet. Enbart ungdmsarbetare ch vlntärtjänst: Deltagarna i aktiviteterna ska rapprtera m aktiviteterna genm en nline-enkät där de ger sin återkppling i frm av sak- ch kvalitativa uppgifter m sin utlandsperid ch m förberedelserna för ch uppföljningen av den. Ungdmsutbyten: Gruppledarna i aktiviteterna ska rapprtera m aktiviteten genm en nline-enkät där de ger sin återkppling i frm av sak- ch kvalitativa uppgifter m aktivitetsperiden utmlands ch m förberedelserna för ch uppföljningen av den. Mbility Tl+ räknar ut bidragsbelppen för det rganisatriska bidraget utifrån de tillämpliga schablnbelppen. För prjekt där krdinatrn är ett ffentligt rgan på reginal eller natinell nivå, en reginal sammanslutning, en eurpeisk gruppering för territriellt 2

samarbete eller ett icke-vinstdrivande rgan inm företagsansvar, minskas schablnbelppen sm anges i del IV i denna bilaga med 50 %. 5. Språkstöd (enbart EVS ch enbart för språk sm inte ingår i Online Linguistic Supprt - OLS) Bidrag för språkstöd kan ansökas för vlntärer endast för en mbilitetsperid utmlands sm räcker minst två månader ch för språk sm inte ingår i OLS. Förmånstagaren ska i Mbility Tl+ för varje deltagare rapprtera m språkförberedelser genmfördes eller inte med hjälp av bidraget sm beviljats för språkstöd. Mbility Tl+ räknar ut bidragsbelppen för språkstöd utifrån den tillämpliga schablnbelppen. Online språkstöd - Online Linguistic Supprt (OLS) [Gäller enbart för mbiliteter där det huvudsakliga språket för undervisningen, arbetet eller vlntärverksamheten är engelska, franska, tyska, italienska, spanska eller hlländska (eller övriga språk när dessa blir tillgängliga i verktyget Online Linguistic Supprt OLS), med undantag för persner med språket sm mdersmål.] OLS-språktestning Licenser för språktestning beviljas för vlntärer, sm åker på en mbilitetsperid utmlands på minst två månader. Licenserna ska fördelas till deltagarna av den krdinerande rganisatinen. Förmånstagaren ska säkerställa att licenserna tas i bruk ch att alla fördelade licenser används av de utvalda deltagarna. De övriga förmånstagarna ska stödja att licenserna tas i bruk ch ska ge krdinatrn alla uppgifter sm behövs för detta. Förmånstagarna ska fördela språktestningslicenserna till deltagarna efter att de valts till en mbilitetsaktivitet utmlands. Förmånstagarna ska säkerställa att mbilitetsdeltagarna utför det första OLS-språktestet före mbilitetsperiden ch det andra OLS-språktestet efter mbilitetsperiden. Testresultaten meddelas krdinatrn av tjänsteprducenten. OLS-språkkurser Deltagarna måste ha utfört OLS-språktestet innan de kan beviljas en licens för att delta i en OLS-språkkurs. Licenser för OLS-språkkurser ska ges till alla deltagare sm vill ta en kurs ch enligt deltagarens behv av språkstudier. Licenserna ska fördelas till deltagarna av den krdinerande rganisatinen enligt deras behv. De övriga förmånstagarna ska stödja att licenserna tas i bruk ch ska ge krdinatrn alla uppgifter sm behövs för detta. 3

Licenserna för OLS-språkkurser måste användas under periden mellan OLS-språktesten sm tas före ch efter de berörda deltagarnas mbilitetsaktivitet. Förmånstagarna ska följa upp användningen av licenserna utifrån infrmatinen sm ges av tjänsteprducenten. Förmånstagarna ska göra sitt allt för att säkerställa att alla fördelade licenser används av de utvalda deltagarna. Alla licenser Genm att underteckna språkstödavtalet förbinder sig mbilitetsdeltagarna till att utföra OLS-språktesten (före ch efter mbilitetsperiden) ch att genmföra OLS-språkkursen m de beviljas en sådan. Förmånstagarna ska följa instruktinerna för användningen av OLS sm ges av tjänsteprducenten. Krdinatrn ska rapprtera antalet använda licenser för språktestning ch språkkurser i förmånstagarens slutrapprt. Om det finns använda eller fördelade licenser när slutrapprten görs, kan NK besluta att beakta detta vid fördelningen av antalet licenser sm beviljas till förmånstagarna under följande ansökningsmgångar. 6. Kursavgifter n/a 7. Stöd för specialbehv Krdinatrn ska i Mbility Tl+ rapprtera m extra bidrag för specialbehv eller följeslagare har använts för någn deltagare med specialbehv. I så fall ska krdinatrn i Mbility Tl+ rapprtera typen av extra kstnader samt det reella belppet för de extra kstnaderna. 8. Särskilda kstnader Särskilda kstnader kan endast mfatta kstnaderna sm ingår i avtalets artikel II.16.4. Krdinatrn ska i Mbility Tl rapprtera typen av utgifter ch de faktiska särskilda kstnadernas belpp. Krdinatrn måste tillhandahålla alla styrkande handlingar för särskilda kstnader i samband med slutrapprten. B. Nedsättning av bidraget för tillfredsställande, fullständigt eller försenat genmförande Otillfredsställande, fullständigt eller försenat genmförande av prjektet knstateras av NK utifrån slutrapprten inlämnad av krdinatrn (inkl. rapprter från enskilda persner sm deltar i mbilitetsaktiviteterna). 4

NK kan även ta hänsyn till infrmatin från andra relevanta källr sm bevisar att prjektet inte genmförs i enlighet med de avtalsenliga bestämmelserna. Övriga infrmatinskällr kan vara uppföljningsbesök, skrivbrdskntrller eller kntrller på plats utförda av NK. en utvärderas utifrån kvalitetskriterier ch pängsätts på en skala med högst 100 päng. Om slutrapprten ttalt får under 50 päng, kan NK minska det slutliga belppet för rganisatriskt bidrag på grund av tillfredsställande, fullständigt eller försenat genmförande av prjektet, även m alla aktiviteter sm rapprterats var bidragsberättigande ch faktiskt ägde rum. Gäller enbart rganisatiner med EVS-ackreditering: Om förmånstagarna är ackrediterade rganisatiner ch NK anser att de kvalitetskriterier sm ackrediteringen förutsätter inte har följts i prjektets genmförande, kan NK dessutm eller alternativt kräva att förmånstagaren gör upp ch implementerar en åtgärdsplan inm en viss tid för att avhjälpa situatinen. Om förmånstagaren inte implementerar åtgärdsplanen på ett tillfredsställande sätt inm den utsatta tiden, kan NK återta ackrediteringen för den ifrågavarande förmånstagaren. en utvärderas tillsammans med mbilitetsdeltagarnas rapprter med en gemensam uppsättning kvalitetskriterier sm fkuserar på: a) alla Erasmus+ Yuth in Actin -prjekt: Hur väl aktivitetens genmförande överensstämde med den gdkända bidragsansökan Kvaliteten på läranderesultaten ch inverkan på deltagarna Inverkan på de deltagande rganisatinerna Kvaliteten på de praktiska arrangemangen till stöd för mbiliteten, när det gäller förberedelser, uppföljning ch stöd till deltagarna under deras mbilitetsperid Kvalitetsarrangemangen för erkännande/tillgdräknande av deltagarnas läranderesultat b) därtill enbart EVS -prjekten: Hur väl aktiviteten genmfördes enligt kvalitetskraven ch villkren i EVS charter Hur väl bidragsbelppen till mbilitetsdeltagarna överfördes till dem i enlighet med villkren i avtalet mellan respektive förmånstagare ch deltagare sm gjrts upp enligt mallen i avtalets bilaga IV. En minskning av bidraget på grund av tillfredsställande, fullständigt eller försenat genmförande kan tillämpas på det slutliga belppet av bidragberättigande kstnader för rganisatriskt bidrag ch stöd för särskilda kstnader ch minskningen uppgår till: 25 % m slutrapprtens ttalpäng är minst 40 ch under 50 päng; 50 % m slutrapprtens ttalpäng är minst 25 ch under 40 päng; 75 % m slutrapprtens ttalpäng är under 25 päng. 5

IV. Belpp sm tillämpas för schablnbelpp PROGRAMOMRÅDE 1 - Mbilitet 1. Resebidrag Mbilitet av persnalen inm ungdmssektrn; ungdmsarbetarnas mbilitet ch eurpeisk vlntärtjänst: Resans längd (km) Mellan 100 ch 499 km: Mellan 500 ch 1999 km: Mellan 2000 ch 2999 km: Mellan 3000 ch 3999 km: Mellan 4000 ch 7999 km: Belpp (EUR) 180 EUR per deltagare 275 EUR per deltagare 360 EUR per deltagare 530 EUR per deltagare 820 EUR per deltagare 8000 km eller mer: 1100 EUR per deltagare Obs: Resans längd syftar på avståndet mellan avreseplatsen ch aktivitetsplatsen, medan belpp mfattar bidraget för resa både till ch från aktivitetsplatsen. Ungdmsutbyten: Resans längd (km) Belpp (EUR) Mellan 10 ch 99 km: 20 EUR per deltagare Mellan 100 ch 499 km: 80 EUR per deltagare Mellan 500 ch 1999 km: 170 EUR per deltagare Mellan 2000 ch 2999 km: 270 EUR per deltagare Mellan 3000 ch 3999 km: 400 EUR per deltagare Mellan 4000 ch 7999 km: 620 EUR per deltagare 8000 km eller mer: 830 EUR per deltagare Obs: Resans längd syftar på avståndet en väg mellan avreseplats ch aktivitetsplats, medan belppet täcker bidraget för resan till ch från aktivitetsplatsen. 6

2. Individuellt bidrag EVS vlntärens fickpengar Målland EVS krtare än 2 månader Belpp per dag i eur EVS 2 12 månader Belpp per månad i eur A5.4 A5.5 Belgien 4 110 Bulgarien 3 70 Tjeckien 4 90 Danmark 5 145 Tyskland 4 110 Estland 3 85 Irland 5 125 Grekland 4 100 Spanien 4 105 Frankrike 5 115 Kratien 4 90 Italien 4 115 Cypern 4 110 Lettland 3 80 Litauen 3 80 Luxemburg 4 110 Ungern 4 90 Malta 4 110 Nederländerna 4 110 Österrike 4 115 Plen 3 85 Prtugal 4 100 Rumänien 2 60 Slvenien 3 85 Slvakien 4 95 Finland 4 125 Sverige 4 115 Strbritannien 5 140 Makednien 2 60 Island 5 135 Liechtenstein 5 120 Nrge 5 135 Schweiz 5 130 Turkiet 3 80 Partnerland 2 55 7

3. Organisatriskt bidrag Ungdmsarbetarnas mbilitet Obs: det rganisatriska bidraget beräknas enligt ett belpp per dag per deltagare upp till högst 1100 eur per deltagare avsett mbilitetens faktiska längd. Målland Belpp per dag i eur A5.6 Belgien 65 Bulgarien 53 Tjeckien 54 Danmark 72 Tyskland 58 Estland 56 Irland 74 Grekland 71 Spanien 61 Frankrike 66 Kratien 62 Italien 66 Cypern 58 Lettland 59 Litauen 58 Luxemburg 66 Ungern 55 Malta 65 Nederländerna 69 Österrike 61 Plen 59 Prtugal 65 Rumänien 54 Slvenien 60 Slvakien 60 Finland 71 Sverige 70 Strbritannien 76 Makednien 45 Island 71 Liechtenstein 74 Nrge 74 Schweiz 71 Turkiet 54 Partnerland 48 8

Eurpeisk vlntärtjänst (EVS): Målland EVS krtare än 2 månader Belpp per dag i eur EVS 2 12 månader Belpp per månad i eur A5.2 A5.3 Belgien 20 590 Bulgarien 17 500 Tjeckien 17 490 Danmark 21 630 Tyskland 18 520 Estland 18 520 Irland 21 610 Grekland 21 610 Spanien 18 530 Frankrike 19 570 Kratien 19 570 Italien 21 610 Cypern 21 610 Lettland 19 550 Litauen 18 540 Luxemburg 21 610 Ungern 17 510 Malta 20 600 Nederländerna 21 620 Österrike 18 540 Plen 18 540 Prtugal 20 600 Rumänien 17 500 Slvenien 20 580 Slvakien 19 550 Finland 21 630 Sverige 21 630 Strbritannien 21 630 Makednien 15 440 Island 21 610 Liechtenstein 21 610 Nrge 21 630 Schweiz 21 620 Turkiet 17 500 Partnerland 15 440 9

Ungdmsutbyten: Målland Belpp per dag i eur A5.1 Belgien 37 Bulgarien 32 Tjeckien 32 Danmark 40 Tyskland 33 Estland 33 Irland 39 Grekland 38 Spanien 34 Frankrike 37 Kratien 35 Italien 39 Cypern 32 Lettland 34 Litauen 34 Luxemburg 36 Ungern 33 Malta 37 Nederländerna 39 Österrike 39 Plen 34 Prtugal 37 Rumänien 32 Slvenien 34 Slvakien 35 Finland 39 Sverige 39 Strbritannien 40 Makednien 28 Island 39 Liechtenstein 39 Nrge 40 Schweiz 39 Turkiet 32 Partnerland 29 10

V. Bestämmelser för styrkande handlingar Enligt artikel II.27 kan förmånstagarna blir föremål för kntrller ch revisiner med avseende på avtalet. Syftet med kntrller ch revisiner är att fastställa m förmånstagarna har administrerat bidraget i enlighet med reglerna i avtalet för att kunna definiera det slutliga bidragsbelppet sm förmånstagarna är berättigade till. För detta ändamål kan förmånstagarna bli föremål för följande typer av kntrller: Kntrll av slutrapprten (final reprt check): NK kntrllerar i sina lkaler slutrapprteringen för att fastställa det slutliga bidragsbelppet sm förmånstagarna är berättigade till. Denna typ av kntrll utförs för alla förmånstagare; Skrivbrdskntrll (desk check): detaljerad kntrll av styrkande dkument i NK:s lkaler, vanligen under eller efter slutrapprteringen, m avtalet ingår i NK:s sampel för skrivbrdskntrller sm krävs av kmmissinen eller m NK har utsett avtalet för en speciell skrivbrdskntrll utifrån sin riskbedömning; Kntrller på plats (n the spt check): kntrll i förmånstagarnas lkaler eller i någn annan lkal sm är relevant för prjektets genmförande. Förmånstagarna kan bli föremål för en kntrll på plats m avtalet ingår i NK:s sampel för kntrller på plats sm krävs av kmmissinen eller m NK har utsett avtalet för en speciell kntrll på plats utifrån sin riskbedömning. Det finns tre typer av kntrller på plats: Kntrll på plats under aktiviteten (n the spt check during actin): kntrll sm utförs under prjektets genmförande Kntrller på plats efter aktiviteten (n the spt check after actin): kntrll sm utförs efter prjektets slut ch vanligen efter kntrll av slutrapprten; Systemkntrll (system check): kntrll av förmånstagaren för att säkerställa uppfyllandet av åtagandena i EVS charter. I tabellen nedan specificeras vad NK verifierar för varje budgetpst inm de lika typerna av kntrller. Förmånstagarna ska bservera att NK för alla typer av kntrller även kan begära handlingar eller bevis sm specificeras för en annan typ av kntrll i tabellen nedan. För kntrllerna ska krdinatrn inlämna de styrkande handlingar i riginal, medräknat styrkande handlingar från de övriga förmånstagarna. Om förmånstagarna inte har rättslig behörighet att skicka riginalhandlingarna till för slutrapprten eller skrivbrdskntrller, får berörda förmånstagare i stället skicka en kpia av handlingen. NK ska returnera riginalen av de styrkande handlingarna till krdinatrn när analysen av handlingarna är slutförd. 11

Prgrammråde 1 Budgetpst Kntrll av slutrapprten Skrivbrdskntrll Kntrll på plats under aktiviteten Systemkntrll Kntrll på plats efter aktiviteten Resebidrag Styrkande handlingar enligt artikel II.16.2 Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna enbart EVS: Uppfyllande av EVS charter Styrkande handlingar enligt artikel II.16.2 Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning (enbart EVS) Individuellt bidrag Styrkande handlingar enligt artikel II.16.2 Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Uppfyllande av EVS charter Styrkande handlingar enligt artikel II.16.2 Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning Organisatriskt bidrag Styrkande handlingar enligt artikel II.16.2 Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna enbart EVS: Uppfyllande av EVS charter Styrkande handlingar enligt artikel II.16.2 Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning (enbart EVS) Språkstöd Styrkande handlingar enligt artikel II.16.2 Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Uppfyllande av EVS charter Styrkande handlingar enligt artikel II.16.2 Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning Stöd för specialbehv Styrkande handlingar enligt artikel II.16.4 Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Styrkande handlingar enligt artikel II.16.4 Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning Särskilda kstnader Styrkande handlingar enligt artikel II.16.4 Styrkande handlingar enligt artikel II.16.4 Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Verkligt genmförande samt aktiviteten ch deltagarna Styrkande handlingar enligt artikel II.16.4 Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning 12