!1 ÅRSMÖTE 2016-02-14 Dagordning Styrelse under 2015 Lägesbeskrivning för val av styrelse 2016 Verksamhetsberättelse Resultatrapport Balansrapport Revisionsberättelse Förslag till budget 2016
!2 DAGORDNING 1. Mötets öppnande 2. Val av ordförande för mötet 3. Anmälan av styrelsens val av sekreterare vid årsmötet 4. Fastställande av röstlängd 5. Val av protokolljusterare och rösträknare 6. Fastställande av dagordning 7. Fastställande av om mötet blivit i laga ordning utlyst 8. Behandling av verksamhets- och förvaltningsberättelser 9. Revisorernas berättelse 10. Fastställande av balans- och resultaträkningar 11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12. Beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter inom ramen för det i 17 andra stycket angivna antal 13. Val av ordförande för föreningen 14. Val av övriga styrelseledamöter jämte suppleanter 15. Anmälan av ungdomsledamot jämte personlig suppleant utsedda av US 16. Val av två revisorer och en revisorssuppleant 17. Beslut om antalet ledamöter i valberedningen 18. Val på ett år av ordförande och ledamöter i valberedningen 19. Val av ombud till SvRFs och distriktets allmänna möten och ev andra möten där föreningen har rätt att representera med ombud 20. Fastställande av årsavgift för nästkommande period 21. Övriga ärenden som enligt 13 kan upptas till beslut på årsmötet 22. Information om förslag till budget 2016 23. Sammanträdets avslutande
!3 2015 ÅRS STYRELSE Ordförande Lars Pernler Fiskgjusevägen 22 757 56 Uppsala Vice ordförande Mona Glantz Auroragatan 6 753 34 Uppsala Kassör Lotta Bergman Skäve 30 755 94 Uppsala Ledamöter Lars G Karlsson Tuna Eneby 10 747 93 Alunda Anders Rodén Regngatan 1 754 31 Uppsala Helena Stenvi Klarbärsgatan 101 754 52 Uppsala Tony Sundqvist Vindhemsgatan 19 d 752 27 Uppsala Lena Smith Rotfruktsgatan 37 754 49 Uppsala Suppleanter Anette Smith Jupitervägen 1 743 40 Storvreta Sverker Olsson Tingshögsgatan 28 753 34 Uppsala Juniorrepr. Elinor Eriksson Vallby villaväg 12 755 96 Uppsala Suppleant Amber Widegren Molngatan 2 754 31 Uppsala Revisorer Jonas Mårtensson Korsstygnsvägen 19 757 57 Uppsala Loa Mothata Bandstolsvägen 31 756 48 Uppsala Suppleant Lars Åkerblom Konvaljegränd 2 755 91 Uppsala 42 59 73 23 88 74 31 71 02 0174-132 01 50 95 36 14 22 44 52 88 48 25 29 20 070-572 91 88 24 00 60 36 57 59 0701-815 706 69 54 54 072-578 14 04 32 18 38 Lars-Gunnar Karlsson och Loa Mothata är kommunens representanter i styrelsen som en följd av att kommunen 1987 lånade ut pengar till Uppsala Ponnyklubb för byggandet av klubbens ridanläggning.
!4 LÄGESBESKRIVNING VAD GÄLLER VAL TILL STYRELSEN Årsmötet beslutar om antalet styrelseledamöter. Under år 2015 var antalet nio varav Uppsala kommun och Uppsala Ponnyklubbs ungdomssektion (US) tillsätter/anmäler vardera en ledamot. Antalet suppleanter fastställdes år 2004 till fyra varav kommunen och US tillsätter/ anmäler en vardera. Om årsmötet 2016 inte beslutar om någon förändring i antalet ledamöter innebär detta följande: Ledamot Vald till årsmötet Lars Pernler, ordf 2016 Mona Glantz, v ordf 2017 Lotta Bergman 2016 Lena Smith 2017 Anders Rodén 2017 Tony Sundqvist 2016 Helen Stenvi 2016 Suppleanter Sverker Olsson 2016 Anette Smith 2016 Revisor Jonas Mårtensson 2016 Suppleant Lars Åkerblom 2016 Kommunens ledamot samt kommunens revisor liksom US ledamot och suppleant anmäls vid årsmötet varför något formellt val av dessa inte sker.
!5 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2015 SAMMANFATTNING AV ÅRET SOM GÅTT EKONOMI RIDSKOLAN MILJÖARBETET INTEGRATION, MÅNGFALD, JÄMSTÄLLDHET MM KOMPETENSUTVECKLING PERSONAL HÄSTHÅLLNING TÄVLINGSVERKSAMHET UPK I MASSMEDIA ÖVRIGT UNGDOMSSEKTIONEN STYRELSEARBETET
!6 SAMMANFATTNING AV ÅRET SOM GÅTT Här följer ett axplock av de aktiviteter som genomförts vid Uppsala Ponnyklubb under verksamhetsåret 2015. 25000 uppsittningar i lektionsverksamheten 70 olika kurser i dressyr/ hoppning / WE på bl a skolloven 25 extra tillfällen att rida WE 150 tillfällen med elevens val Samarbete med Kunskapsskolan Norra och Kunskapsskolan inom ramen för Ridprofil. 17 Pay and Jump 4 Pay and Ride, dressyr 3 Pay and Ride WE, teknik och speed 10 tillfällen med barnridning 20 tillfällen med skötarridning Förberedande ridledarutbildning Projekt ungdomar för framtiden 8-20 år. Förnyat och förbättrat skötarsystem, arbete med gemenskap och samarbete. Projekt Team HÄST i samarbete med ridskolorna i Sigtuna och Olunda. 15 klubbtävlingar i dressyr/hoppning och WE 1 inbjudningstävling i hoppning för ridskolor i Uppland DM i hoppning för ridskolor i Uppland 1 lokal dressyr häst div III 1 lokal dressyr ponny div III 2 officiella tävlingar WE LC-Svår Kurser och stallfritids på påsklov, sommarlov, höstlov och jullov. Lagträffar, lagträningar, privatryttarträffar, foderföreläsningar, ridskoleclinic. Hallowenkväll, påskäggsjakt, julshow. Gönt kortkurser och mycket mera. Ekonomi Under 2015 omsatte vi c:a 6,8 miljoner kronor vilket är c:a 500 tkr över budget. Resultatet blev en vinst på 127 000 tkr. Från styrelsens sida vill vi framhålla att intäkterna från lovverksamhet, P&J, WE, privatlektioner, barnridning, tävlingar, US-verksamhet, cafeteriaverksamhet vid tävlingar samt aktivitetsstöd i samband med lovverksamhet inbringat drygt 1 mkr. De här extra intäkterna är ett resultat av att vi har en engagerad personal i kombination med en väl fungerande ungdomssektion och ideellt arbetande medlemmar.
!7 EKONOMI Resultat Tkr Verksamhetsåret 2015 resulterade i en vinst på 127 000 kronor. Nedanstående bild visar resultatet från de senaste elva åren. Eget kapital, Tkr Beteckningen Eget kapital avser det kapital som klubben äger. Storleken på det egna kapitalet får man genom att minska tillgångarna med skulderna. Av nedanstående bild framgår hur det Egna kapitalet sett ut under de senaste tio åren.
!8 RIDSKOLAN Ridskolan har under slutet av verksamhetsåret 2015 haft 590 elever i lektionsverksamheten vilket ger en beläggning på 98%. Totalt antal medlemmar i föreningen: 658 varav 623 är kvinnor 35 är män. Fördelningen efter ålder och kön ser ut på följande vis: 0-6 år 7-12 år 13-20 år 21-40 år 41- år Kvinna 119 241 127 136 Man 3 6 4 22 Inget har förändrats vad gäller det ambitiösa arbetet från ridskolans personal och styrelsen vad gäller planering, kompetensutveckling, investering och skapandet av en UPK-anda. Här följer några exempel på hur detta arbete i vissa delar bedrivs: Lektionsplanering: Gruppstorlekar: Tillridning hästar: Uppföljning hästar: Ridlärarutbildning: Ridlärarmöten: För hela terminen görs en lektionsplanering som beskriver vad varje lektion skall innehålla för moment. I ett 30-sidigt kompendium finns varje utbildningsnivå specificerad vilket bl a utgör underlag vid uppflyttning av elever till en högre grupp. Vi har valt att arbeta med något mindre grupper än vad som är vanligt på jämförbara ridskolor. På det viset får varje elev mer instruktörstid samtidigt som utrymmet i manegen blir större/häst. Utbildningsnivån på ponnyer/ hästar är av avgörande betydelse för kvalitén i undervisningen. Därför sker en fortlöpande tillridning/ utbildning av våra hästar/ ponnyer. En god hästhållning innebär att man noga följer hur hästen används i verksamheten. Detta sker per individ där man tittar på hur många lektionstimmar hästen går per vecka, lägger in viloperioder när så behövs etc. I en god hästhållning ingår också att utarbeta individuella foderstater för att hästarna skall må bra och ha det hull och de muskler som en sund och välmående häst skall ha. I uppföljningen ingår också att ta ställning till om en häst passar i lektionsverksamheten eller om den skulle må bättre av att komma till en ny ägare och därmed få andra uppgifter. Lika viktigt som det är att utbilda hästarna, lika viktigt är det att vår personal får en fortlöpande vidareutbildning. Detta sker bl a inom områdena ridlära, pedagogik, ekonomi, hästvård, första hjälpen. För att ridlärarna så långt möjligt är skall ha en gemensam syn på verksamheten ordnas särskilda möten för ridlärarna. Mötena arrangeras av ridlärarna själva och man svarar även för dagord-ningen. Syftet är bl a att kvalitetssäkra och utveckla verksamheten.
!9 MILJÖARBETET Sedan 2001 källsorterar vi vårt avfall. Det innebär att komposterbart avfall från cafeteria och matrum läggs i separata kärl skilt från det brännbara. Hästskor och andra metallföremål samlas upp i särskilda kärl. Gödselhanteringen är sedan tidigare inordnad i ett kretslopps-tänkande. Idag blandas gödseln upp med annat kompostmaterial på Hovgårdens avfalls-anläggning och används som s k strukturmaterial. Vi byter succesivt ut våra armaturer och ljuskällor till moderna produkter. Medverkan i Svenska Ridsportförbundets projekt En rökfri ridanläggning har blivit en framgång där besökarna på vår ridanläggning verkligen respekterar den rökfria zonen. Unikt är säkert att ingen i styrelsen, ingen i personalgruppen och ingen av våra tävlingsryttare röker. INTEGRATION, MÅNGFALD, JÄMSTÄLLDHET MM Såväl styrelsen, personalgruppen som medlemmarna har en klar dominans vad gäller flickor/ kvinnor. Dagens situation utgör enligt vår uppfattning inget problem. Tvärtom har studier redovisats som pekar på att flickor som engagerar sig i ridsporten på ett mycket positivt sätt utvecklas i rollen som bl a ledare trots att könsfördelningen är snedvriden. Bland alla våra medlemmar finns givetvis personer som kommer från andra länder och andra kulturer. Vår personal, våra ungdomsledare och alla andra aktiva ungdomar i verksamheten har på ett föredömligt sätt visat att alla ungdomar, oavsett ursprung, är välkomna i vår verksamhet. Styrelsen har inte fått upp någon fråga på dagordningen kopplat till integrationsproblem. Förklaringen kan vara att vi i huvudsak jobbar med barn- och ungdomsverksamhet där det ofta finns en stor acceptans för mångfald över huvud taget. Vad gäller funktionshindrades möjlighet att delta i verksamheten vill vi nämna att vår anläggning delvis är handikappanpassad men inte fullt ut. Vi har under årens lopp sökt bidrag för att ytterligare förbättra möjligheterna för handikappade att utnyttja vår anläggning fullt ut men våra ansökningar har inte beviljats. I dagsläget har vi ett mindre antal ridande med olika typer av funktionshinder som rider i vår ordinarie lektionsverksamhet. Däremot har vi ingen schemalagd ridning för enbart funktionshindrade. Sådan verksamhet finns dock att tillgå inom kommunen och vi kan se vissa fördelar med att verksamheten koncentreras till några platser. KOMPETENSUTVECKLING Under verksamhetsåret 2015 har Uppsala Ponnyklubb investerat 50 000 kronor för utbildning av nya ungdomsledare och fortbildning av den personal och de ungdomar som redan finns i verksamheten. Detta har bl a resulterat i att föreningen fått tre nya ungdoms-ledare Kostnaden för kompetensutveckling har under en följd av år legat på i stort sett samma nivå.
!10 PERSONAL Vi har en utomordentligt låg personalomsättning och har under året på ett bra sätt lyckats fylla de luckor som trots allt uppstår. Detta i kombination med vårt sätt att rekrytera personal liksom satsningen på fortbildning har resulterat i att vi idag, liksom tidigare, har en mycket kompetent och serviceinriktad personalgrupp. HÄSTHÅLLNING Vid utgången av år 2015 ägde Uppsala Ponnyklubb 19 hästar och 21 ponnyer. Under året har fyra hästar och tre ponnier köpts in till en kostnad av c:a 350 000 kronor. TÄVLINGAR Uppsala Ponnyklubb har en väl fungerande tävlingssektion som arrangerar tävlingar på ett sätt som fått mycket goda vitsord av tävlingsdeltagare och representanter för distriktet. Till detta skall läggas att vår ungdomssektion på ett mycket professionellt sätt genomför våra klubbtävlingar i samarbete med vår personal. Under 2015 arrangerade UPK 5 lokala/regionala + 15 klubbtävlingar i vår anläggning. Till detta kan läggas två inbjudningstävlingar varav den ena var DM i hoppning för ridskole-ekipage.vad gäller resultat från tävlingarna kan dessa läsas på vår hemsida. Värt att redovisa är också att vi har ekipage som tävlar för UPK i hoppning, dressyr, fält-tävlan, distansritt, WE, reining och hör och häpna åsnehoppning! Till detta kan läggas att UPK låg bland topp fem bland distriktets klubbar vad gäller antal starter på tävlingar för licensierade ekipage. UPK I MASSMEDIA Uppsala Ponnyklubb har under året valt att inte arbeta med insändare och artiklar i mass-media. Skälet är att man från kommunens sida satt igång ett länge efterlyst utredningsarbete för att klarlägga hur pengarna som idrotts-och fritidsnämnden hanterar i form av stöd och subventioner fördelas på olika verksamheter liksom på kön mm. Jämställdhet och jämlikhet är ledord i detta arbete. Mot den här bakgrunden har föreningen valt att låta utredningsarbetet fortgå utan störningar men vi har vid olika tillfällen haft möjlighet att göra vår röst hörd bl a vid ett av idrotts-och fritidsnämndens ordinarie möte där vår verksamhetschef var inbjuden att presentera föreningens verksamhet och önskemål.
!11 ÖVRIGT Under året har också ett stort antal aktiviteter genomförts under den period när ridskoleverksamheten haft uppehåll. Exempel på detta är: Sportlov (ordinarie verksamhet kvällar/helg) Dagridläger, ca 20 deltagare Skötarkurser ca 30 deltagare Stallfritids Pay and Jump ca 60 starter Påsklov 2 och 3 dagarskurser i hoppning, dressyr och WE ca 100 deltagare Pay and jump ca 70 starter Stallfritids Sommarlov 3 dagridläger med totalt 40 deltagare 2 hopp/dressyrläger (dagridläger) med 30 deltagare 4 halvdagsläger med 50 deltagare 1 dressyrläger för vuxna med 14 deltagare 1 prova på-läger med 8 deltagare 1 kickoff-läger med c:a 20 deltagare Igångsättningskurser med sammanlagt 30 deltagare 30 uthyrningsveckor av ponnyer/ hästar Höstlov (ordinarie verksamhet kvällar/helg) Dagridläger, ca 20 deltagare Skötarkurser ca 30 deltagare Stallfritids Pay and Jump ca 60 starter Jullov 2 och 3 dagarskurser i hoppning, dressyr och WE ca 150 deltagare Pay and jump ca 65 starter Elevens val c:a 20 timmar Pay and Ride, 18 starter Pay and WE, 20 starter
!12 UNGDOMSSEKTIONEN Ungdomssektionen avger en egen verksamhetsberättelse. Här följer dock några exempel på ungdomssektionens aktiviteter under verksamhetsåret 2015: arrangerandet av klubbtävlingar medarrangör till den mycket uppskattade och årligen återkommande julshowen som i år lockade runt 400 betalande åskådare halloweenkväll med c:a 70 deltagare Disneykväll med c:a 30 deltagare skötarläger med c:a 30 deltagare genomförandet av utbildningar och studiecirklar administration av skötar- och stallvärdinnesystemet barnridning bussresa till SIHS i Friends Arena mm STYRELSEARBETET Styrelsen har under året haft åtta protokollförda sammanträden.
RESULTATRAPPORT 2015!13
!14
!15
BALANSRAPPORT 2015!16
!17
!18 REVISIONSBERÄTTELSE 2015
!19
!20 FÖRSLAG TILL BUDGET 2016
!21 Förslag till budget 2016 Intäkter Medlemsavgifter 170 000 Ridlektioner 4 000 000 Kurser 500 000 P&J,WE,PVL mm 265 000 Uthyrning hästar 25 000 Statl/komm bidrag 1 200 000 Stallhyror 420 000 Tävlingar 100 000 US 50 000 Reklam 5 000 Uthyrning trailer 20 000 Manegehyror 5 000 Automater 100 000 Övriga intäkter 140 000 Summa 7 000 000 Kostnader Strö 300 000 Hö 460 000 Kraftfoder 35 000 Veterinär 100 000 Hovslagare 200 000 Utgödsling 80 000 Hästförsäkring 80 000 Ridutrustning mm 50 000 Tävlingar 90 000 US 50 000 1 445 000
!22 Sop/slam/städ 50 000 Arrende 15 000 Rep byggnader 50 000 Försäkring exkl häst 45 000 Bevakning 16 000 Hyra maskiner 15 000 Elavgifter 200 000 Förbrukningsinventarier 25 000 Förbrukningsmaterial 20 000 Arbetskläder/skydd 20 000 Rep andra inventarier 20 000 Underhåll markanläggningar 80 000 Drift maskiner 50 000 Kontorsmaterial 15 000 Telefon 10 000 Datakommunikation 15 000 Porto 8 000 Bankkostnader 25 000 Årsavgifter 140 000 Automater 80 000 Övr omkostnader 60 000 959 000 Bilersättning 10 000 Löner 2 525 000 Sociala avgifter 750 000 FORA/COL- LECTUM 90 000 Utbildningsverksamhet 50 000 Övr personalkostnader 30 000 3 455 000 Avskrivning övr inventarier 180 000 " ridutrustningar 40 000 " markanläggningar 45 000
!23 " hästar 150 000 " byggnader 140 000 " stängsel 7 000 " ventilation 9 000 571 000 Inkomsträntor - Utgiftsräntor -30000 30 000 Extraordinära kostnader 100 000 100 000 SUMMA KOSTNADER 6 560 000 Resultat 440 000