Postadress Box 45093 104 30 Stockholm Besöksadress Wallingatan 2 111 60 Stockholm Telefon 010-470 03 00 Org nr 202100-6487 www.uhr.se Slutrapportering - Leonardo da Vinci praktik och utbyten För projekt med startår 2011 och 2012 Slutrapporten ska skickas till Universitets- och högskolerådet senast 60 dagar efter att sista projektaktiviteten ägt rum. För projekt beviljade 2011 löper kontraktet ut 2013-05-31 och slutrapporten ska skickas in senast 2013-07-31. För projekt beviljade 2012 löper kontraktet ut 2014-05-31 och slutrapporten ska skickas in senast 2014-07-31. Observera att en utebliven slutrapport innebär krav på återbetalning av hela det beviljade beloppet. Slutrapporten är en viktig del av ert projekt. Den är inte bara en förutsättning för slututbetalningen, den ger er även en möjlighet att sammanfatta, beskriva och lyfta fram projektets resultat för vidare spridning. När bedömningen av slutrapporten är klar kommer slutomdömet att skickas till projektets kontakperson och firmatecknaren i organisationen. Omdömet består av bedömarens kommentarer samt besked om slututbetalning respektive återkrav. Återkopplingen ska fungera som en vägledning till er vid framtida ansökningar. I denna vägledning finner ni tips och råd som vi hoppas kommer att underlätta slutrapporteringen, se sida 4-10. Rapporteringen görs i Europeiska Kommissionens digitala projektverktyg - Mobility Tool (MT) kontinuerligt under pågående projekt. Slutrapporteringsformuläret laddas hem från MT efter att samtliga uppgifter är registrerade i MT. Efter att slutrapporten fyllts i och skickats in elektroniskt ska den också skrivas ut, undertecknas av firmatecknare och skickas per post till Universitets- och högskolerådet i ett original. Handboken för projekthantering beskriver steg för steg hur man hanterar MT. Observera att handboken är på engelska. Kontakta någon av handläggarna om något är oklart. På vår webbplats finns all nödvändig information och dokumentation. Klicka på följande länk: Sida 1 (11)
Leonardo da Vinci praktik och utbyten - Rapportering Vid slutrapportering ska följande underlag skickas in: 1. Den narrativa delen av rapporten där projektet och dess resultat redovisas. Praktiken/erfarenhetsutbytet och eventuella förberedelseaktiviteter ska vara väl beskrivna i den narrativa delen. Bedömaren/läsaren kan inte förväntas ha någon kunskap om projektet. Följ uppmaningarna i instruktionstexten och hoppa inte över någon del. Bedömaren som granskar rapporten ska få förståelse för kontexten som projektet finns i (Bakgrund) och varför projektet är intressant? Vad var det ni ville uppnå med projektet (Syftet)? Hur genomförde ni projektet (Metod)? Vilket Resultat kom ni fram till? 2. Fullständig ekonomisk redovisning i MT. En fullständig ekonomisk redovisning innebär att alla deltagare har en registrerad praktikperiod i MT (praktikperioden är registrerad inom kontraktstiden 1, inom minimitiden 2 och maxtiden 3 ), att enhetsbelopp (INTE faktiska kostnader) redovisas på de olika bidragsposterna (uppehälle och förberedelse) på varje deltagare samt att bidraget för administration, Organisation of Mobility, redovisas totalt för antalet deltagare som erhållit praktik/utbyte. Inget bidrag redovisas på bidragsposten Travel, d.v.s. TRAVEL = 0. Röda siffor i budgetdelen i MT måste korrigeras. Det går att skapa en slutrapport trots detta fel men en sådan slutrapport kommer inte att bedömas. Redovisa aldrig ett högre belopp än beviljat för respektive bidragspost! 3. Samtliga deltagare ska ha fyllt i sina deltagarrapporter i MT. 4. Sanningsdeklarationen (H. Beneficiary Declaration and Signature), på näst sista sidan i slutrapporten, är undertecknad och daterad av firmatecknare (i original). 1 Från datum för signerat kontrakt t.o.m. 201X-05-31 2 Minimitid: för praktik (IVT & PLM): 2 veckor räknas som 2 resdagar + 10 arbetsdagar + 2 mellanliggande helgdagar, för utbyten (VETPRO): 1 vecka räknas som 2 resdagar + 5 arbetsdagar 3 Maxtid: för praktik (IVT): 39 veckor, för praktik (PLM): 26 veckor och för utbyten (VETPRO): 6 veckor Sida 2 (11)
På begäran i samband med en fördjupad ekonomisk granskning 4 ska slutrapporten kompletteras med följande underlag: 1. Vistelseintyg för praktik/erfarenhetsutbyte för samtliga deltagare (namngivna) som styrker vistelsetid (praktiktidens start- och slutdatum). Exempelvis en förteckning innehållande vistelsetid för deltagarna (om flera deltagare har praktiserat/haft erfarenhetsutbyte hos samma mottagande organisation) som är undertecknad av mottagande organisation, ett praktikintyg signerat av mottagande organisation för varje deltagare alternativt ett Europass-dokument. 2. Underlag som intygar förberedelseaktivitet där det tydligt framgår innehåll i aktiviteten samt namn på deltagarna (som det också finns vistelseintyg för) t.ex. närvarolista från förberedelseaktiviteter signerade av deltagarna, se mall rapportering av förberedelser. Vid en eventuell revision ska projektägaren kunna verifiera att pengarna kommit deltagarna i projektet till del. Underlag som styrker kostnader kan begäras in av Europeiska kommissionen vid en eventuell framtida revision. Underlagen ska därför sparas i 5 år efter det att projektet har avslutats. Förklaring till bidragsnivåer Nedan följer en förklaring till bidragsnivåerna inom programmet Leonardo praktik och utbyten. Bidragsnivåer för uppehälle, Subsistance, är ett enhetsbelopp (i euro) som baseras på land och vistelsetid för varje deltagare. Bidrag för resa ingår i enhetsbeloppet för uppehälle och ska inte redovisas separat. För praktik (IVT & PLM): 2 veckor räknas som 2 resdagar + 10 arbetsdagar + 2 mellanliggande helgdagar. För utbyten (VETPRO): 1 vecka räknas som 2 resdagar + 5 arbetsdagar. Tabellerna för respektive år finns på vår webbplats. Bidraget för administration, Organisation of Mobility, är ett enhetsbelopp per deltagare (300 euro/deltagare för 1-100 deltagare, 180 euro/deltagare för 101 och fler) och baseras på antalet deltagare som erhållit praktik/utbyte. 4 Fördjupad ekonomisk granskning: Enligt Europeiska kommissionens regler ska fördjupad granskning göras på en viss andel av projekten. Universitets- och högskolerådet tar slumpmässigt fram dessa projekt och kontaktar dem efter inkommen slutrapport med begäran om kompletterande underlag. Sida 3 (11)
Bidraget för förberedelser, Preparation, är ett enhetsbelopp per deltagare (150 euro/deltagare upp till 12 veckor och 250 euro/deltagare från 13 veckor och längre). Bidraget är baserat på antal deltagare som tagit del av förberedelser inför praktiken/utbytet. Sida 4 (11)
Slutrapportering: Tips och råd Praktiska råd 1. Se till att den version av Adobe Reader som du har på din dator är uppdaterad. Om inte, kan du ladda ner den gratis på: www.adobe.com 2. Ladda ner slutrapporten från MT och spara den på datorns hårddisk. Handboken för projekthantering beskriver steg för steg hur man hanterar MT och den hämtas på: Klicka på följande länk: Leonardo da Vinci praktik och utbyten - Rapportering 3. Du fyller i e-formuläret i den version som är sparad på din dator. Internetuppkoppling krävs endast då du ska skicka in (submit) den ifyllda slutrapporten. E-formuläret Fälten i formuläret: Slutrapporten innehåller olika typer av fält, se nedan. De flesta fält har en begränsning på 2500 tecken inklusive blanksteg (ca 2/3 av en A4). Du får gärna skicka in kompletterande information om du tycker att det krävs för att ge en uttömande och lärande bild av ditt projekt. Gråfärgade fält är förifyllda med den information som är infört i MT gällande ditt projekt. Därför är det extra viktigt att du kontrollerar alla uppgifter i MT innan du skapar rapporten, se kapitel 9 i handboken för MT. Rödkantade fält är obligatoriska. Saknas information i dessa fält kan inte rapporten skickas in elektroniskt. För att se alla obligatoriska fält klickar man på Highlight Fields. Fält med rullningslist har färdiga svar som du väljer mellan. Validera rapporten: Längst ner på varje sida finns Validate-knappen. Vi rekommenderar att fylla i rapporten från början, sida för sida. Genom att klicka på knappen Validate startar man en sökning efter missad information i de obligatoriska fälten i hela rapporten. Om det saknas information eller om informationen är felaktig får man ett felmeddelande. E-formuläret kan sparas när som helst utan att validera om man vill avbryta arbetet med slutrapportering. Skicka in rapporten: Den dator från vilken du ska skicka in rapporten elektroniskt måste ha en internetsuppkoppling. Innan du klickar på Submit online-knappen behöver du validera rapporten i sektion I.1 Data Validation. Sida 5 (11)
Rapporten som inte är validerad kan inte skickas in. När rapporten skickas på ett korrekt sätt (sektion I.3 Standard Submission Procedure) får du ett meddelande med följande fält ifyllda: Submission Status, Submission ID, Submission Local Date, Submission Hash Code. Utskrift av rapport: Får du OK i Submission status är rapporten klar att skrivas ut. Den undertecknade slutrapporten (sektion Declaration of Conformity) postas till: Universitets- och högskolerådet Box 45093 104 30 Stockholm Märk kuvertet med projektets unika diarienummer som brukar skrivas enligt följande mall: 2011:XXX. Slutrapporten avsnitt för avsnitt Avsnitt A till C Dessa avsnitt innehåller främst förifylld information gällande själva projektet, partners och deltagare. Skulle informationen vara felaktig, kontaktar ni handläggarna för Leonardo da Vinci praktik och utbyten. I avsnittet B.1 ska ni fylla i projektets start- och slutdatum enligt följande: DD-MM-YYYY, alltså dag, månad och år. I avsnitt C.1.3 Background/Experience väljer ni NO om ert projekt inte är certifierat. Därefter klickar ni på knappen Validate längst ner på sidan. Avsnitt D Project Description D.1 Summary Sammanfatta kort projektets innehåll och resultat. Beskriv särskilt på vilket sätt projektet gynnat deltagarna. Har projektet uppnått målen beskrivna i ansökan? Ge gärna exempel på hur de uppnåddes under projektets gång alternativt beskriv varför målen inte kunde nås. Ni kanske uppnådde något icke förväntat? Tips: Undvik att vara vag ditt projekt har påverkat deltagarna och du får gärna visa oss på vilket sätt. Till exempel: Vilka erfarenheter har deltagarna skaffat sig genom det transnationella utbytet? Finns det några oväntade fördelar? Vad har de lärt sig konkret? D.2 Estimated Results, Outcomes Denna sektion fokuserar på uppnådda resultat för alla involverade i projektet. Ge gärna exempel. Sida 6 (11)
D.2.1 Project Partners Projektets deltagare kommer inte att vara de enda som har lärt av projektet även era partnerorganisationer har förmodligen gynnats av att delta i projektet. Beskriv om och på vilket sätt det internationella partnerskapet har inverkat på era partnerorganisationers arbetssätt eller om eventuellt nya arbetssätt har tillkommit som ett resultat av projektet. Tips: Ni får gärna återge några citat från den utvärdering ni och projektets partners har gjort av det gemensamma projektet. I er beskrivning kan ni ta med alla typer av läranderesultat de behöver inte enbart handla om yrkesutbildning. D.2.2 Individual Participants Projektets deltagare är den främsta anledningen till att ni har valt att genomföra det här projektet. Detta avsnitt ger er möjlighet att visa upp alla de lärande resultat som deltagarna har skaffat sig tack vare projektet. Tips: Underskatta inte de sociala färdigheter som dina deltagare kan ha skaffat sig under praktikperioden, personlig utveckling kan vara lika viktig som den professionella utvecklingen inom yrkesutbildning. Var inte rädd att vara för detaljerad - detta är er chans att beskriva resultaten av ert hårda projektarbete! D.2.3 Professionals in VET Beskriv hur de yrkesverksamma har utvecklats av detta projekt, t ex om de har fått nya kunskaper, färdigheter och kompetenser genom organisationens deltagande i projektet. D.2.4 Other Results I detta avsnitt kan ni förmedla annan intressant information om projektet. Observera: Denna fråga är inte obligatorisk. Tips: Här kan ni använda er av deltagarrapporter och utvärderingar från/av projektets partners som en viktig källa för att lyfta fram alla projektresultat. D.3 Impacts I det här avsnittet beskriver ni påverkan/effekter på kort och lång sikt som ert projekt har haft på alla berörda aktörer. D.3.1 Sectorial Development Beskriv hur projektet utvecklar och samverkar med branschen inom yrkesområdet. Sida 7 (11)
D.3.2 Regional Development Beskriv hur projektet skapar utveckling och samverkan regionalt. Tips: Det kan handla om att införa nya processer, metoder och rutiner, kulturutveckling, eller nya strategier för internationalisering. D.3.3 Other Estimated Impacts Beskriv om projektet har haft någon annan effekt, t ex på nationell eller europeisk nivå. Observera: Denna fråga är inte obligatorisk. Avsnitt E Project Main Focuses E.1 Horizontal Issues Om projektet har fokuserat på någon av de övergripande frågorna, vänligen välj lämplig kryssruta (or). Om det finns några andra övergripande frågor som projektet har upp, vänligen beskriv den nedan. Observera: Denna fråga är inte obligatorisk. Avsnitt F Project Implementation F.1 Criteria used for Selection and Recruitment of Participants Beskriv hur urvalet genomfördes och vilka urvalskriterier som användes för deltagare i projektet. Beskriv också deltagarnas bakgrund. Tips: I stället för att i detalj beskriva rekryterings- och urvalsprocessen kan ni förklara på vilket sätt urvalet var relevant för er målgrupp. Nämn det ni skulle vilja ändra i framtida projekt gällande urval? F. 2 Setting up of the Partnership Beskriv hur ni valde värdorganisationer och hur ni etablerade roller och överenskommelser. Om ni tillämpat delar av ECVET, ta med information om samförståndsavatal eller andra relevanta handlingar. Tips: Om ni upplevt problem inom ert partnerskap, beskriv hur/om ni löste dem. F. 3 Management of Practical and Logistical Aspects Beskriv hur resor, boende och andra praktiska detaljer administrerades. Beskriv hur ni hanterade frågan om försäkring, t ex sjukdom, olycksfall, överfall och annat. Sida 8 (11)
Beskriv hur administrativa formaliteter hanterades t ex visum, resehandlingar och arbetstillstånd. Tips: Om ni har stött på några svårigheter, ge exempel och beskriv hur de övervanns. Vad ni skulle göra annorlunda i framtiden? F.4 Preparation Beskriv hur ni hanterat pedagogiska, kulturella och språkiga förberedelser före och/eller under vistelsen. Tips: Förklara gärna varför ni valde just dessa för målgruppen i ditt projekt. F.5 Participant s involvement Beskriv hur överenskommelsen om praktikinnehåll utarbetades. T ex vilka involverades i arbetet. Förklara hur ni såg till att innehållet i utbildningen var relevant för deltagarnas yrkesmässiga och personliga utveckling. Tips: Kom ihåg att inkludera tillräckligt med information för att bedömaren ska kunna bilda sig en uppfattning om praktikaktiviteterna och dess relevants för målgruppen. F.6 Management Beskriv hur ni förberedde deltagarna för resan/praktiken utomlands och hur ni planerade placeringarna hos värdorganisationerna samt hur man kom överens om innehåll i arbetet. Om föreberedande besök gjordes hos värdorganisationen, om man byggde nätverk, diskuterade kulturskillnader eller annat. Beskriv hur ni kontrollerade att deltagarna och värdorganisationen/-erna genomförde praktiken som ni kom överrens om innan och hur ni gjorde uppföljningen. Beskriv mentorernas arbetsinsats. Tips: Beskriv på vilket sätt denna arbetsmetod var lämplig för just er målgrupp. F.7 Validation and recognition Beskriv hur ni validerat deltagarnas kunskaper och hur man vet att ett lärande åstadkommits. Fick deltagarna Europass? I så fall vika fördelar och erfarenheter har ni av passen? Om projektet gäller delar av ECVET, hur genomfördes bedömning, validering och erkännande av lärandet. Beskriv alla former av validering. Tips: Detta kan inkludera formell och icke-formell validering och erkännande av kunskaper och kompetens. Sida 9 (11)
F.8 Dissemination of Outcomes and Good Practices Beskriv kommunikationsstrategin för att kommunicera resultat och goda exempel. Om ni har genomfört ett VETPRO-projekt bör ni visa hur projektet har påverkat er organisation. Tips: Se till att ni inkluderar alla spridningsaktiviteter i er slutrapport. F.9 Sustainability Measures Beskriv vilka åtgärder ni gjort för att säkerställa projektets hållbarhet långsiktigt och utvärdering av projektet. Om ni har använt ECVET i ert projekt, beskriv vilka effekter det haft på den långsiktiga hållbarheten i projektet och i alla deltagande partnerorganisationer. Tips: Kom ihåg att inkludera de viktigaste resultaten från processen: vad som fungerade bra och vad som bör förbättras i framtida projekt? Avsnitt G Mobilities Information Detta avsnitt är förifyllt med information från MT. Ni bör läsa igenom den här informationen för att kontrollera att allt är korrekt innan ni skickar in er slutrapport. Antalet inlämnade deltagarrapporter kommer också att redovisas. Om det saknas rapporter för någon deltagare, bör ni förklara detta i G.4. Avsnitt H Lessons Learned H.1 Problem Handling Beskriv eventuella problem som ni har stött på under ert projekt och hur dessa problem kunde övervinnas. Det ger oss möjlighet att ge hjälp och vägledning till framtida projekt. Det kommer också att hjälpa oss identifiera eventuella gemensamma problem som våra projekt upplever. Tips: Reflektera över de problem ni har stött på och använd dessa erfarenheter för framtida projektansökningar. H.2 Comments and Suggestions Kommentera gärna eller kom med förslag på förbättring. Avsnitt I Funding En fullständig ekonomisk redovisning innebär att alla deltagare har en registrerad praktikperiod i MT, att enhetsbelopp (INTE faktiska kostnader) redovisas på de olika bidragsposterna (uppehälle och förberedelse) på varje deltagare samt att bidraget för administration redovisas totalt för antalet deltagare som erhållit praktik/utbyte. Inget bidrag redovisas på bidragsposten Sida 10 (11)
TRAVEL, det ska vara 0. Tänk på att aldrig redovisa ett högre belopp än beviljat för respektive bidragspost! Röda siffor i budgetdelen i MT måste korrigeras. Det går att skapa en slutrapport trots detta fel men en sådan slutrapport kommer inte att bedömas. Vi rekommenderar att du sparar den inskickade slutrapporten på datorns hårddisk tills du fått slutomdömet från oss. På det sättet undviker du att behöva göra om hela slutrapporten om något i slutrapporten skulle behövas rättas. Sida 11 (11)