Sammanträdesprotokoll sid 2 (18) Innehållsförteckning: 356 Redovisning av svar på förfrågan om lokaler för beredskapsplatser. 357 Medborgarförslag (Bo Sadel) klistermärke på soptunnor hos privatpersoner där det får läggas hundbajspåsar. 358 Motion (Per Lublin ÖP) tillsättande av fullmäktigeberedning för att vända befolkningsutvecklingen på Norra Öland. 359 Kostnadsberäkning; Inventering av vårdboenden utifrån bedömning av behov att brandskyddssprinkling. 360 Information; Borgholms 200-årsjubileum. 361 Återrapportering: Kostnadsförslag, MediaSken. 362 Uppföljnings- och avstämningsmöte, samhällsbyggnadsnämnden. 363 Uppdatering av företagsregister. 364 Marknadsföringsmaterial, kryssningsbesök. 365 Redovisning av delegationsbeslut; Upphandling samordnad upphandling - telefoni- och datakommunikationstjänster 2017. 366 Upphandling - Träslöjdsvirke (till trä och metallslöjden) 367 Återrapportering; Kommunförrådets placering. 368 Kostnadsfördelning, kommunförrådet. 369 Remiss hastighetsbegränsning väg 925 i hela Långlöt by. 370 Lokaler till centrala förskoleområdet, Borgholm. 371 Äskande om tilläggsbudget för städning av offentliga toaletter m m. 372 Inbjudan, Avesta kommun. 356 Dnr 2015/254-133 KS Redovisning av svar på förfrågan om lokaler för beredskapsplatser. Regeringen har uppdragit till landets länsstyrelser att inventera förekomsten av befintliga platser för tillfälliga asylboenden.
Sammanträdesprotokoll sid 3 (18) Landshövdingen i Norrbotten har fått uppdraget att samordna länsstyrelsernas arbete och har i skrivelse 2015-10-13 hemställt att kommunen ska redovisa sin inventering senast 2015-10-19 klockan 12:00. Vid dagens sammanträde redovisas att kommunen avgivit följande svar vilket undertecknats av firmatecknarna: På grund av den allmänna belastningen som råder i vår kommun f.n. så har vi inte hunnit inventera detta fullt ut eller hunnit fatta beslut om vad kommunens ställningstagande i frågan är. Det vi har hunnit är att inventera möjlig lokal som tidigare varit vårdcentral och som i dagsläget står tom. Enligt våra uppskattningar skulle dessa lokaler, förutsatt att politiska beslut tas i kommunen, kunna nyttjas som beredskapsboende för ca 70 personer (bifogade excelfiler). Vi har respekt för den nationellt uppkomna situationen, men vill samtidigt anföra att Borgholms kommun är en av de absolut mest mottagande kommunerna till asylboenden redan i nuläget. Detta gör att vår organisation är hårt ansatt och att vi redan nu gör stora insatser för att klara de formella uppgifterna som ankommer på kommunen kopplat till flyktingsituationen hos oss. Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner vidtagen åtgärd. 357 Dnr 2015/199-008 KS Medborgarförslag (Bo Sadel) klistermärke på soptunnor hos privatpersoner där det får läggas hundbajspåsar. Bo Sadel, Lannsjövägen 22, 387 92 Borgholm, föreslår i medborgarförslag 2015-07-31 att kommunen ska låta trycka upp klistermärken och skicka med sopräkningen så att privatpersoner som tillåter att hundbajspåsar läggs i deras soptunnor, kan sätta upp dessa på tunnorna. Kommunfullmäktige lämnad3 2015-09-14 125 medborgarförslaget till kommunstyrelsen för ställningstagande och beslut. I tjänsteskrivelse 2015-09-28 föreslår kommunledningskontoret att medborgarförslaget avslås. Soptömning i Borgholms kommun görs genom Borgholm Energis (BEAB) försorg. BEAB tillämpar en taxemodell baserad på en fast, respektive en rörlig del. Den rörliga delen avser vägning av sopor hos varje abonnent. Med hänsyn till aktuell taxemodell är kommunledningskontorets bedömning att intresset kommer att vara marginellt för att ta emot hundbajspåsar hos abonnenterna.
Sammanträdesprotokoll sid 4 (18) Medborgarförslaget bör därför avslås då varje abonnent själv kan märka och upplåta sin soptunna om så önskas. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen avslå medborgarförslaget då varje abonnent själv kan märka och upplåta sin soptunna om så önskas. Förslagsställaren ska bjudas in till sammanträdet då förslaget slutligt avgörs. 358 Dnr 2014/197-109 KS Motion (Per Lublin ÖP) tillsättande av fullmäktigeberedning för att vända befolkningsutvecklingen på Norra Öland. Per Lublin (ÖP) föreslår i motion inkommen 2014-08-28 att kommunfullmäktige beslutar att snarast tillsätta en fullmäktigeberedning bestående av en representant (med var sin ersättare) från vart och ett av de i kommunfullmäktige ingående partierna med den enda uppgiften att till kommunfullmäktige förbereda och lägga fram konkreta förslag till kraftfulla åtgärder för att vända befolkningsutvecklingen på norra Öland i positiv riktning. Kommunfullmäktige lämnade 2014-09-29 165 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2015-09-30 föreslår kommunledningskontoret att motionen avslås då en liknande motion redan resulterat i att en fullmäktigeberedning tillsatts och nu är på gång att avsluta sitt arbete. Av skrivelsen framgår att i en motion från Christina Ateva (C) som bifölls av kommunstyrelsen 2011-09-12 är innehållet till stor del samstämmigt med motion från Per Lublin (ÖP) 2014-09-14. Syftet med båda motionerna är att fokusera landsbygdsutvecklingen på Norra Öland (Föralinjen och norr ut). Atevas motion resulterade i att en fullmäktigeberedning tillsattes och som nu är på gång att lämna slutrapport på sitt arbete. Kommunstyrelens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen.
Sammanträdesprotokoll sid 5 (18) 359 Dnr 2015/244-171 KS Kostnadsberäkning; Inventering av vårdboenden utifrån bedömning av behov att brandskyddssprinkling. Socialnämnden behandlade 2015-09-24 107 genomförd inventering av vårdboenden utifrån bedömning om behov av brandskyddssprinkling. Av beslutet framgår att bygglagstiftningen för nya vårdboenden har skärpts med krav på sprinkler för brandbekämpning. Skälet till att lagstiftningen har ändrats är att brukarkategorierna som bor på vårdboenden är överrepresenterade i dödsbrandsstatistiken. Räddningstjänsten har med anledning av detta efterfrågat uppgifter gällande sprinklers i befintliga vårdboenden. För befintliga boenden finns inga bindande föreskrifter som reglerar krav på installation av sprinkler. Dock säger Lag om skydd mot olyckor att verksamheterna ska bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete där behov av åtgärder ska bedömas utifrån bedömd risk. Räddningstjänsten ska i sitt tillsynsarbete bedöma om kommunen/socialförvaltningen vidtar de åtgärder som bedömd risk innebär. Säkerhets- och utvecklingsstrateg Anders Sporrong har gjort en inventering och en bedömning på uppdrag av socialchef Ewa Ekman. Syfte med inventering, metod för bedömning och slutsaster är beskrivna i yttrande till ärendet. Av beslutet framgår att socialnämnden efterfrågar hjälp med kostnadsberäkningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till kommunledningskontoret beräkna kostnader för förslag på fysiska åtgärder i boenden som inte är sprinklade (bedöms inte behöva sprinklas om angivna fysiska åtgärder görs) 1. Järnvägsgatan* 2. Februarivägen* 3. Ranstadsvägen* * Förutsättning för detta är att självstängare (förslagsvis fri sving ) monteras på lägenhetsdörrar gränsande mot korridor samt att korridoren utanför lägenheter hålls fri för utrymning och att lättantändligt material inte förvaras där. Öppningsmöjlighet av uteplatsdörrar från boenderummen skall också vara säkerställd. beräkna kostnader för sprinkling i följande boenden. Prioriteringsordning angiven. 1. Strömgården/Solgården (många berörda inom samma utrymningsväg) 2. Klinta kortidsboende (bygglov saknas för aktuell verksamhet brandskyddsåtgärder hanteras i bygganmälan, kan finnas sängbundna)
Sammanträdesprotokoll sid 6 (18) 3. Norra Långgatan (boende i flera plan) 4. Johan Söderströms väg. Skulle kunna vara gruppboende enligt 2 (och då ej sprinklas). Om kommunen vill ha ett gruppboende med förstärkt brandsskydd för högriskgrupper (eldanläggare (finns idag), väldigt svårutrymda m m) så kan lämplig åtgärd vara att sprinkla boendet. Återrapportering till arbetsutskottet senast 31 mars 2016. 360 Dnr 2015/18-310 KS Information; Borgholms 200-årsjubileum. Vid dagens sammanträde informerar Göran Göthlin och projektledare Gia Thörnqvist om arbetsgruppens fortsatta arbete inför jubileumsåret. Bland annat informeras om att - Borgholms stad utsetts till Årets Ölandsby 2016. - filmen om Öland lanserats och rönt positivt mottagande. - marknadsföringsinsatser presenteras 26 november. - arbetet med sponsringspaket/partnerpaket fortlöper. - det är viktigt att ta fram ledord som kan användas inför och runt firandet av stadens 200-års jubileum. - en plan med de större arrangemangen håller på att utvecklas. - under Skördefesten uppskattades 200 000 dagsbesök, trafikflödet ökade med 5 % och omsättningen beräknades till ca 400 mkr. Kommunledningen lyfter vikten av att innehållet under jubileumsåret konkretiseras. Nästa möte fastställs till 17 november klockan 08:30. 361 Dnr 2015/18-310 KS Återrapportering: Kostnadsförslag, MediaSken. Vid arbetsutskottets sammanträde 2015-09-15 informerade representanter från MediaSken om möjligheten att uppföra ljusskärmar för reklam bland annat vid infarten till Borgholm och presenterade olika driftslösningar. Vid mötet konstaterades att MediaSken lämnar kostnadsförslag inför fortsatt behandling av ärendet.
Sammanträdesprotokoll sid 7 (18) Till dagens sammanträde finns kostnadsförslag. Kommunstyrelsens arbetsutskott meddelar att kommunen för sin del i dagsläget inte har för avsikt att uppföra några ljusskärmar, samt överlämnar kostnadsförslagen till Borgholms Cityförening för beaktande om föreningen ska teckna avtal med MediaSken om ljusskärmar för reklam. 362 Dnr 2015/132-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöte, samhällsbyggnadsnämnden. Till dagens sammanträde är samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott och samhällsbyggnadschef Göran Borgö inbjudna med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndernas verksamhet. Under mötet informeras och diskuteras - arbetet med att ta fram riktlinjer för Alkoholtillstånd, Uteserveringar och bullerpolicy pågår. - arbetet med föp-arna Borgholm-Köpingsvik, Byxelkrok och Djupvik pågår. - förvaltningen uppfyller ca 80 % av beslutade servicemål. På bygglovssidan är måluppfyllelsen inte så bra, p g a underbemanning. - förvaltningen handlägger ca 700 bygglov/år. - förvaltningen arbetar med at ta fram en kvalitetshandbok utifrån Leanprinciperna. - byggklara tomter på norra Öland, sex i Löttorp och tre i Alböke. - inom detaljplanelagda områden finns enligt gjord inventering 40 kommunala och 900 privata byggbara tomter. - eventuell möjlighet att lägga in klausul med krav på byggande inom två år vid försäljning av kommunala tomter. - vikten att öka samarbetet mellan planavdelningen och mex. - kommande organisationsöversyn av samhällsbyggnadsförvaltningen, kommunledningskontoret och teknisk service. Översynen kommer att göras under år 2016, antingen externt eller i en politisk grupp. - kritiken i granskningsrapport fysisk planering. - den gemensamma förvaltningen SBF/KLK anses av samhällsbyggnadsnämnden vara kommunstyrelsens huvudvärk. - vad begärd höjd skattefinansiering till samhällsbyggnadsnämnden resulterar i. Diskussion måste föras mellan nämnden och styrelsen om större skattefinansiering om avgifterna för bygglov ska kunna bli lägre. - taxorna för bygglov och planbesked. - ökade kostnaderna för politiskt arbete i nämnden innebär behov av ökad rambudget. Kommunfullmäktige bestämmer bara ramen, fördelningen sker internt i respektive nämnd. - A-husets framtida användningsområde. - kommande pensionsavgångar och nyrekryteringar inom samhällsbygg-
Sammanträdesprotokoll sid 8 (18) nadsförvaltningen. Utannonsering av tjänsterna måste göras i god tid före pensionsavgång. - samarbetet mellan kommunstyrelsen/samhällsbyggnadsnämnden och kommunledningskontoret/samhällsbyggnadsförvaltningen. Parterna tackar för givande möte. Nästa möte bestäms till 8 december klocka 09:00-11:00. 363 Dnr 2015/268-040 KS Uppdatering av företagsregister. Näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson föreslår i e-post att kommunen uppdaterar företagarregistret Limeeasy tillsammans med Mörbylånga kommun. Utskick till företagarna sker inom några veckor. Kostnaden beräknas uppgå till ca 15 000-20 000 kronor. Avsikten med uppdateringen är att få relevant e-post till de företag som kommunen har kontakt med och även stämma av de uppgifter som finns i registret idag. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna uppdatering av företagsregistret till en kostnad av 15 000 kronor. som uppmuntran för att öka svarsfrekvensen lotta ut exempelvis biobiljetter till de fem som först uppdraterar sina uppgifter. Medel anvisas ur kommunstyrelsens konto 1100-2303 vad gäller uppdateringen och 1010-2204 vad gäller biobiljetter. 364 Dnr 2014/189-559 KS Marknadsföringsmaterial, kryssningsbesök. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2015-04-07 146 till kommunledningskontoret att inför säsongen 2016 ta fram informationsmaterial till rederier, mäklaren och agenter för att aktivt marknadsföra Borgholm som besöksmål.
Sammanträdesprotokoll sid 9 (18) Näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson redogör i e-post 2015-10-12 att SDK Cruise, som just nu har tre inbokade besök i Borgholm nästa år med två olika båtar, efterfrågar: - Stadskarta med besöksmål markerade på tyska och engelska att dela ut. - Transport från hamnen med turisttåg eller liknande (klart från Cityföreningen) - Välkomnande mottagning på kajen när besökarna kommer in med båtarna, gärna flaggor/utsmyckning eller liknande. Vissa hamnar har även en mässingsorkester som deltar i välkomstkommittén när besökarna anländer. Uppskattningsvis kostar det ca 10 000 kronor att ta fram informationsmaterial och utsmyckning som räcker till årets besökare. Om man väljer att en orkester ska spela tillkommer den kostnaden. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna kostnaden om 10 000 kronor för informationsmaterial. I material för år 2016 bör Öland logotypen kan användas tillsammans med Borgholms kommuns logotype finnas med. Kostnaden regleras genom ianspråktagande av intäkter vad gäller hamnverksamheten. 365 Dnr 2015/3-059 KS Redovisning av delegationsbeslut; Upphandling samordnad upphandling - telefoni- och datakommunikationstjänster 2017. Vid dagens sammanträde redovisas följande delegationsbeslut: Kommunens deltagande i samordnad upphandling gällande telefoni- respektive datakommunikationstjänster. Landstinget i Kalmar län har länets samtliga kommuner samt regionförbundet att återigen delta i samordnad länsupphandling. Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner redovisning av delegationsbeslut.
Sammanträdesprotokoll sid 10 (18) 366 Dnr 2015/3-059 KS Upphandling - Träslöjdsvirke (till trä och metallslöjden) Kalmar kommun, upphandlingsenheten, inbjuder Borgholms kommun samt de kommunala bolagen i kommunen, att delta i upphandlingen av avtal avseende träslöjdsvirke. Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling. Avtalstiden är 2 år med möjlighet till förlängning med 1år + 1år. Avtalet beräknas gälla fr o m 1 februari 2016. I tjänsteskrivelse 2015-10-15 föreslår ekonomiavdelningen att kommunen deltar i upphandlingen. Påskriven fullmakt ska vara Kalmar kommun tillhanda senast 23 oktober 2015. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar delta i upphandling Träslöjdsvirke. 367 Dnr 2014/143-296 KS Återrapportering; Kommunförrådets placering. Vid avstämningsmöte 2015-08-25 med Borgholm Energi lyfte bolagets styrelse frågan om placering av kommunförrådet och vikten av att beslut fattas. Ordförande Ilko Corkovic (S) redogjorde för att frågan om kommunförrådets placering diskuterats sedan 2005, men ingen lämplig plats har ännu pekats ut. Kommunledningen har varit i kontakt med arrendatorerna på Kungsgården om eventuellt ianspråktagande av mark. Det anses viktigt att förrådet fortfarande ska ägas av kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott gav 2015-06-10 146 senaste uppdraget till mex att tillsammans med fastighetschefen och representant från samhällsbyggnadsförvaltningen att utreda kommunförrådets placering med förbehållet att minimera lagerhållningen och inrymmas inom befintliga av kommunen eller bolaget ägda lokaler. Nybyggnation är inte aktuellt. Det senaste framtagna alternativet är inte längre aktuellt med anledning av att det sålts till annan person.
Sammanträdesprotokoll sid 11 (18) Parterna kom överens om att behoven bör utredas innan beslut om placering. Servicechefen bör vara referensperson men inte utreda ärendet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-08-25 270 att ge uppdrag till ekonom Johan Andersson att tillsammans med Julia Persson, Borgholm Energi, utreda vilka behov som finns för kommunförrådet, krav på utrymme, alternativa lösningar ev flera ställen, vad behöver vara inomhus/under tak o s v. I uppdraget ska även transportkostnaderna vägas in. Vid dagens sammanträde återrapporterar controller Johan Andersson och Julia Persson, Borgholm Energi, uppdraget enligt följande: Efter studiebesök på centralförrådet, elnätsförrådet och arbetsmarknadsavdelningen (Ölandslego) har fyra alternativ tagits fram. Alla fyra alternativ bygger på att maximera utnyttjandet av lokalerna vid elnätsförrådet. Elnätsförrådet byggdes på 90-talet och är anpassade för 7 personer med ett större lagringsutrymme. Idag är det 3-4 personer som utgår från elnätsförrådet. Elnätsförrådet har överkapacitet, strategiskt placerat och kommunen äger mark vid sidan om befintlig tomt. Nedan presenteras fyra alternativa lösningar: 1. VA flyttar till elnätsförrådet utan några större förändringar på befintlig lokal. (Förslagsvis flyttas kontorsdelsbaracken med till elnätsförrådet). Lagret får omdisponeras. Någon mindre kallförråddsbyggnad kan behövas. Grusupplag blir kvar på förrådet, maskinutlåning mellan enheter kan fortfarande ske. Fördelar: Slipper diskussion BEAB - kommunen och fördelning. Gata/park behöver mindre utrymme och kan samordna befintliga lokaler med arbetsmarknadsavdelningen. Tydlig avgränsning. 2. VA och fastighet flyttar till elnätsförrådet med utbyggnad av förrådsdel. Samma som tidigare, behöver en större tillbyggnad av kallförråd. Snickeriverkstad i befintlig lokal på elnätsförrådet (ej utrett behovet av en snickeriverkstad då det finns oklarheter med dagens fastighetsfunktion). Fördelar: Mindre yta behövs till gata/park om de skall flytta till andra lokaler. Avgränsat. 3. VA, fastighet och gata/park flyttar till elnätsförrådet, en större tillbyggnad krävs. Förslagsvis i direkt anslutning till befintliga lokaler vilket medför lägre kostnader för framdragning av el, vatten, avlopp m.m. Större delen av tillbyggnaden behöver endast vara ett kallförråd. Skärmtak till soffor och blomkrukor. Hantering av massor bakom Osten flyttas och hanteras vid elnätsförrådet. Arbetsmarknadsavdelningen?
Sammanträdesprotokoll sid 12 (18) Fördelar: Behövs endast en tvätthall, utnyttja elnäts befintliga lokaler bättre. Synergivinster. Minskade hanteringskostnader av massor. 4. VA flyttar till elnätsförrådet (samma som alternativ 1). Gata/park och fastighet flyttar till Ölandslego tillsammans med arbetsmarknadsavdelningen. Förslag från servicechefen är att förvärva Vianors lokaler som är placerade i anslutning till Ölandslego. Fördelar: Gata/park och arbetsmarknadsavdelningen kan samverka i samma lokaler och bilda gemensamma arbetsteam. Ingen nybyggnation aktuell. Övriga noteringar Arbetsmarknadsavdelningen och fastighet bör dela på snickeriverkstad. Finns ingen anledning att vi har två stycken idag med olika förutsättningar och maskinpark. Arbetsmarknadsavdelningen, elnät, VA och gata/park bör dela på en tvätthall. Finns ingen anledning att ha flera stycken i kommunen. Förrådsdelen som tillhandahålls av kommunen kan tas bort, dock är det inget större förråd idag, ca 30 kvm. Mestadels tillhandahålls förbruknings artiklar till lokalvård, rengöringsmedel m.m. Vi har inte granskat Vattenverken, varav det kan finnas möjlighet att VA utgår ifrån någon av dessa platser. Förrådet idag: Tomt ca 10 000 kvm. Lokaler ca 1 300 kvm fördelat enligt: Gata, park 64 % VA 25 % Fastighet 12 % Övriga synpunkter som inte ingår i uppdraget Största förrådslagret tillhör VA. Eventuella underskott har tidigare fördelats direkt på kommunen. Detta är felaktigt, kostnaden skall fördelas mellan BEAB och kommunen. Vid ex grusupplag används lastmaskin för lastning. Ungefär hälften av materialet används av VA. Maskinutlåning sker mellan gata/park och VA. Detta bör reglerars vid årsbokslut, antingen en schablon eller verkligt utfall. Strömförbrukning på förrådet betalas idag av kommunen. VA-delen tillsammans med ½ fastighet på förrådet uppskattas till 1/3. Förbrukningen bör regleras mellan BEAB och kommunen. Antingen via en antagen hyra eller faktiska kostnader. Hur är fördelningen med övriga fastighetskostnader på förrådet?
Sammanträdesprotokoll sid 13 (18) Idag hyr arbetsmarknadsavdelningen tvätthall vid OKQ8 samt har en mindre snickeriverkstad. Förslag att ge arbetsmarknadsavdelningen fri tillgång till förrådets tvätthall och snickeriverkstad. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar ge controller Johan Andersson och Julia Persson, Borgholm Energi, utökat uppdrag att även gälla Vattenverken som förråd och återkomma till arbetsutskottet med återrapportering 2015-11-17. 368 Dnr 2014/143-296 KS Kostnadsfördelning, kommunförrådet. Med anledning av genomförd utredning avseende kommunförrådets placering har framkommit att kostnadsfördelningen är felaktig. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till ekonomiavdelningen utifrån redovisning av kommunförrådets placering se över fördelning av kostnaden avseende kommunförrådet. 369 Dnr 2015/247-311 KS Remiss hastighetsbegränsning väg 925 i hela Långlöt by. Länsstyrelen i Kalmar län hemställer i remiss 2015-10-05 om kommunens yttrande över ansökan om sänkt hastighet till 50 km/h på väg 925 mellan de båda byskyltarna i Långlöt. Sträckan som ansökan avser är ca 3 km. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i egenskap av trafiknämnd avstyrka ansökan.
Sammanträdesprotokoll sid 14 (18) 370 Dnr 2015/251-442 KS Lokaler till centrala förskoleområdet, Borgholm. I tjänsteskrivelse 2015-09-30 och vid dagens sammanträde redovisar fastighetsstrateg Maria Drott utredning avseende lokaler till centrala förskoleområdet i Borgholms kommun. I skrivelsen föreslås kommunstyrelsen, under förutsättning att Investeringsbudget 2016 och planering för 2017-2020 godkänns av kommunfullmäktig besluta: - Godkänna att ekonomiavdelningen går vidare i ärendet med upphandling av en två-avdelnings förskola med placering på fastigheten Borgholm Freja 10, angränsande Skogsbrynets förskola. - Uppdra åt samhällsbyggnadsförvaltningen att genom ändring av detaljplanen ge utökad byggrätt på fastigheten Borgholm Freja 10. Sammanfattning av ärendet Utbildningsnämnden beslutade 2015-09-24 87 (Dnr 2015/38-660 UN) att äska lokaler för att täcka behovet i Borgholms kommuns centrala förskoleområde. I samma ärende föreslås att frågan överlåts till kommunstyrelsen för beredning. Kommunledningskontoret presenterar i ärendet förslag på placering av en 2-avdelnings förskola i anslutning till Skogsbrynets förskola. Beskrivning av ärendet I investeringsbudget 2016 och planering för 2017-2020 föreslås 5,6 mkr till investering för 2 avdelningar i Björkviken. I tidigare uppdrag har diskussioner förts om en prefabricerad förskola, två avdelningar med placering i Björkviken. Utbildningsförvaltningen redovisar fortsatt brist på ca 35 förskoleplatser i Borgholm kommuns centrala förskoleområde. Ett fåtal vårdnadshavare har accepterat placering i annat område i väntan på plats i Borgholm. Projektering pågår för anpassning av Parkvillan till förskola vilket skapar 15 platser. Genom att placera fler barn i befintliga förskolors barngrupper (upp till 22 barn) klaras det akuta läget tillfälligt. Dock klarar kommunen inte uppfylla kravet på att kunna erbjuda plats i förskola inom fyra månader. Behovet av platser beräknas öka ytterligare under våren och då särskilt med hänsyn till att antalet anländande asylsökande familjer förväntas öka. Kommunledningskontoret har fått i uppdrag att utreda hur platsbehovet ska tillgodoses i Borgholms kommuns centrala förskoleområde.
Sammanträdesprotokoll sid 15 (18) Beräkning av befintliga och ev. nya platser i centrala förskoleområdet Förskolor centrum Bef. nya Beräknat behov ht 2015 Skogsbrynet 72 32 Björkviken 32 Hasselbacken 32 Solstrålen 27 Parkvillan 15 Summa: 163 210 198 Differens: + 12 Kommunledningskontorets bedömning I uppdraget ingår att göra en bedömning av kommunala fastigheters kapacitet och lämplighet för utbyggnad, alternativt placering av prefabricerad byggnad för 2 avdelningar (ca 32-35 platser). I Björkviken delas befintlig förskoletomt av en ledningsgata som är belagd med en GC väg. För att nyttja tomten effektivt utan att minska lekyta rekommenderas en permanent utbyggnad. Bedömningen är att befintliga ytor för angöring och parkering inte räcker till för ytterligare en fristående byggnad. Tomten är totalt ca 4 600 m2 inklusive byggnad och del av en allmän lekplats. För att få en fungerande etablering av t ex paviljong eller prefabricerad byggnad behöver ny angöring och parkering anläggas. I utredningen föreslås placering på fastigheten Borgholm Freja 10, i anslutning till Skogsbrynets förskola (bilaga 3 till ärendet). Där finns större parkerings- och angöringsyta som täcker tillkommande behov. Den möjliggör också för en 19 tons kranbil som levererar byggnadselement om prefabricerad byggnad blir aktuell. Tomten har en total yta på ca 71 000 m2, varav befintlig byggnad upptar ca 750 m2. Den nya byggnaden beräknas bli 320 350 m2 och resterande lekyta utomhus beräknas bli ca 60 m2/barn. Det är långt över rekommenderad planeringsnorm på ca 35 45 m2/barn. Fördelen med att välja paviljong eller prefabricerad byggnad är framförallt att det är tidsbesparande eller om osäkerhet finns om varaktigt behov. Förväntas behovet bli längre än 5 år är paviljonglösning inte fördelaktigt varken ekonomiskt eller miljömässigt. I det fallet är en prefabricerad förskola att föredra framför att hyra en paviljong. En prefabricerad modulbyggnad ger godtagbar standard, ändamålsenliga lokaler för verksamheten och uppfyller energikraven och ljudkraven enligt BBR. Byggnaden är förberedd för och kan på fastigheten anslutas till fjärrvärme. Kortare handläggningstid för projektering och utförande styrker också skälet till att välja prefabricerad lokallösning. Det innebär att förskolan byggs i sektioner på fabrik och monteras av leverantör på av köparen förberedd grund och mark. Gällande detaljplanen från 1974 har begränsningar som innebär att den föreslagna placeringen är på prickad mark. Tomten medger idag ingen byggrätt utöver den nuvarande byggnaden. En detaljplaneändring krävs för utökad byggrätt och kan innebära fördröjning i tid på upp till 6 månader och en beräknad kostnad på 100-200 tkr.
Sammanträdesprotokoll sid 16 (18) Beräkning av kostnader: Prefabricerad 2 avd. tkr Inköp inkl. montering 4 320 Eget ansvarsområde Ändring av detaljplan 200 Utvändiga försörjningsledningar 90 Mark- och grundarbeten 400 Starkström till byggnadens elcentral 100 Fjärrvärme 100 Etablering mark 500 Summa 1 390 Total 5 710 Årlig driftkostnad Mediakostnad (fjärrvärme, el, larm m.m.) 90 *Utöver detta tillkommer avskrivning enligt K3-regler och internränta Övervägande Om eventuell överkapacitet uppstår genom de tillkommande förskoleplatserna kan dessa nyttjas för att evakuera verksamhet då underhållsåtgärder ska utföras på Skogsbrynets förskola. Skogsbrynets förskola som uppfördes 1975 står inför beslut om relativt omfattande underhållsåtgärder, bland annat byte av fönster, dörrar, ventilation och nya ytskikt. Då förskolan vid ett flertal tillfällen haft fuktproblem i konstruktionen rekommenderas en teknisk utredning inför att större investeringar görs. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen godkänna att ekonomiavdelningen går vidare i ärendet med upphandling av en två-avdelnings förskola med placering på fastigheten Borgholm Freja 10, angränsande Skogsbrynets förskola. uppdra åt samhällsbyggnadsförvaltningen att genom ändring av detaljplanen ge utökad byggrätt på fastigheten Borgholm Freja 10. Igångsättning sker efter kommunfullmäktiges behandling av budget 2016.
Sammanträdesprotokoll sid 17 (18) 371 Dnr 2015/192-043 KS Äskande om tilläggsbudget för städning av offentliga toaletter m m. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts avstämningsmöte med Borgholm energi 2015-08-15 lyftes ärendet för diskussion. Borgholm Energi AB:s styrelse föreslog 2015-06-24 242 kommunfullmäktige besluta att tilläggsbudgetering på 340 000 kronor för att finansiera städningen av de offentliga toaletterna beviljas. att tilläggsbudgetering på 140 000 kronor för städning och bevakningstjänst på KLT:s vänthall i Borgholm beviljas. Ordförande Ilko Corkovic (S) redogör för att kommunen hittat annan lösning vad gäller städning och bevakningstjänst på KLT:s vänthall. Parterna kommer överens om att ekonomiavdelningen tillsammans med städledaren bör titta på ärendet innan vidare politisk behandling. I tjänsteskrivelse 2015-10-15 föreslår ekonomiavdelningen att äskandet avslås. Av skrivelsen framgår att städning av de offentliga toaletterna inte är något nytt åtagande. Tidigare har det legat under gata/park men har inför 2015 övertagits av lokalvården. Enligt Borgholm Energi AB har de aldrig fått budget för städning av offentliga toaletter. Inför år 2016 föreslås en budgetutökning för städning av de offentliga toaletterna. Efter överenskommelse med städledaren föreslås att städningen av de offentliga toaletterna avseende 2015 ska belasta resultatet. En eventuell utökning av ram skulle ha presenterats inför budget 2015 och inte under innevarande år. Det noteras att städning och bevakning av KLT:s vänthall har lösts genom kommunens försorg, varför tilläggsbudget inte är aktuellt. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå äskandet om tilläggsbudget.
Sammanträdesprotokoll sid 18 (18) 372 Inbjudan, Avesta kommun. Vid dagens sammanträde informerar ordförande Ilko Corkovic (S) att han bjudits in till Avesta kommun för erfarenhetsutbyte vad gäller deras beslut om - avgiftsfri kollektivtrafik. - delade turer. - 100 % tjänstgöringsgrad.