Överförmyndarnämnden Årsredovisning 2012 Samhällsperspektiv Processperspektiv VISION/ verksamhetsidé Medarbetar/ ledarperspektiv Brukar/kundperspektiv Ekonomiperspektivet Våra värderingar Delaktighet förtroende - omtanke
Överförmyndarnämnden Ordförande Birgitta Eriksson Verksamhetsidé Överförmyndarnämnden är en tillsynsmyndighet som ansvarar för tillsyn över ställföreträdares förvaltning. Tillsynen ska garantera rätten åt personer som inte kan förvalta sin egendom, bevaka sin rätt eller sörja för sin person. Överförmyndarnämnden sammansättning under 2012 Ordinarie ledamöter Birgitta Eriksson (S), ordförande Robin Storm (M), vice ordförande Lennart Petersson (S) Ersättare Marianne Emanuelsson (S) Ylva Andersson (C) Eric Martell (S) Om Överförmyndarnämnden Hos landets samtliga kommuner ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd. Gotland har, sedan 1 januari 2007, en nämnd som består av tre ordinarie ledamöter och tre ersättare som väljs av regionfullmäktige. Nämndens huvuduppgift är att utöva tillsyn och kontroll över förmynderskap, godmanskap och förvaltarskap. Syftet med tillsynen är att förhindra att omyndiga barn, eller myndiga personer som inte själva kan ta tillvara sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt. Andra uppgifter för nämnden är att ge tillstånd till olika rättshandlingar och att hos tingsrätten ansöka om godmanskap eller förvaltarskap för en person. Nämnden köper kanslitjänst av Serviceförvaltningen som har uppgiften att administrera, bereda och verkställa nämndens beslut på delegation. Viktiga händelser under perioden Året har varit händelserikt för både nämnd och kansli i positiv bemärkelse. I och med rekrytering av nya handläggare har ny kompetens tillförts och med den jurist som anställdes 2011 har ett stort utvecklingsarbete påbörjats i flertalet processer. Utvecklingsarbetet sker i ett nära samarbete mellan nämnd och kansli. Rutiner och processer har setts över och kvalitetssäkrats, ett arbete som fortlöpande pågår. Nämnden har till exempel beslutat om rutin för påminnelser av årsräkningar, rutin för vitesföreläggande och rutin för hur ärenden ska förberedas till nämnd. Den sistnämnda rutinen innebär att kansliet numera tar fram en tjänsteskrivelse för beslut med innehållande laghänvisning. Nämnden har också, i ett flertal ärenden inhämtat information och stöd för beslut för att höja kvaliteten på nämndens underlag och beslut. Konferensdagen som anordnades i september var väldigt uppskattad. Drygt 70 personer deltog genom föreläsning och grupparbete. Föreläsare var Eva von Schéele, förbundsjurist på SKL. Ämnen under dagen var förmynderskapslagstiftningen, överförmyndarfrågor, vad nämnden, god 2
man och förvaltare har för uppdrag och ansvar och vilket ansvar myndigheter som samverkar kring huvudmännen har för skyldigheter. Måluppfyllelse SAMHÄLLSUTVECKLING Gotland utvecklas i linje med visionsmålen och har ett starkt varumärke Framgångsfaktorer Marknadsföra vår verksamhet Informationsstrategi Handlingsberedskap för snabb handläggning i ärende om god man för ensamkommande barn (skall förordnas inom 48 timmar) Nya vägar för rekrytering av god man/förvaltare Information Överförmyndarnämnden har under året strävat efter att vara en transperent och öppen myndighet. Detta genom att både nämnd och kansli strategiskt har informerat om händelser kring nämndens ansvarsområde. Ett flertal informationskanaler har använts. Nämnden har vid ett flertal tillfällen använt sig av regionens informatörer för att säkerställa informationen. Rekrytering Överförmyndarnämnden har annonserat i lokala tidningar i syfte att rekrytera ställföreträdare. Kansliets handläggare har informerat om behov av nya ställföreträdare i andra sammanhang såsom utbildningstillfällen och informationsutskick. Under året har ett flertal medborgare hört av sig och meddelat intresse för uppdrag. Arbetet med att hitta nya vägar för rekrytering är ständigt pågående och bedömningen är ett ökat behov av ställföreträdare. Ensamkommande barn Kansliet har en väl fungerande rutin av handläggningen kring förordnandet av god man till ensamkommande barn. I samtliga ärenden har god man förordnats inom 48 timmar. Kansliet har en god dialog med socialförvaltningen i dessa ärenden och under året startade en planering för gemensam utbildningsinsats för gode män. Gemensam utbildning kring dessa ärenden höjer inte bara kompetensen för de gode männen, den höjer också kompetensen för handläggare hos nämnden och socialförvaltningen och gynnar samarbetet parterna emellan. Då regionen beslutat att utöka mottagandet av ensamkommande barn med åtta platser kommer detta att påverka arbetsbelastningen vid överförmyndarnämndens kansli. Optio pilotprojekt Professionella ställföreträdare I likhet med andra kommuner i landet har nämnden att hantera en handfull ärenden där det är svårt att hitta en medborgare som kan tänka sig ta på sig uppdraget som god man eller förvaltare. Dessa ärenden är svårare, mer komplexa och mycket tidskrävande. Det kan också finnas en hotbild för ställföreträdaren. Tradition har varit att advokater har åtagit sig dessa uppdrag, de har då rätt till advokattaxa vilket inneburit att dessa ärenden har varit kostsamma för nämnden. Till saken hör också att det blivit svårt att få advokater som åtar sig uppdragen. Under året har nämnden tagit fram en projektplan för ett pilotprojekt som avser att nämnden under perioden 2012-12-10 tom 2013-12-31 kommer att förordna förvaltare/god man hos Optio, ett företag i Västerås. Projektet följs upp under hela kommande år. Målet med projektet är att Tillförsäkra en god kvalitet hos ställföreträdare i belastande ärenden 3
God ekonomisk hushållning av regionens resurser Avlasta kansliet BRUKARE/KUNDER Mål: Brukarna/kunderna upplever att de får tjänster av god kvalitet, är informerade, delaktiga och respektfullt bemötta Framgångsfaktorer: Tydlig och tillgänglig information utifrån lagstadgade rättigheter Säkerställa tillsynen över personlig omvårdnad Ökad granskning av årsräkningar med samtliga verifikat Styrtal/måluppfyllelse: Kundenkät, 85% ska anse att informationen är tydlig och lättillgänglig Utveckla kontrollen av insatsen personlig omvårdnad, rutin ska vara klar under 2013 15 % av antalet årsräkningar ska granskas med samtliga verifikat Information I kundenkäten som genomfördes 2011 svarade 57% att de är nöjda med informationen. På grund av förändringar i personalstyrkan och verksamhetens handläggningsprocesser har nämnden beslutat att inte genomföra någon kundenkät för året. Informationskanalerna har utvecklats under 2012 och nämnden och kansliet strävar efter öppenhet och transparens. Regionens informationsavdelning används för att ge råd och stöd, pressmeddelanden har skickats i särskilda ärenden kring nämndens verksamhet. Nytt för året är att ställföreträdarna får informationsbrev från kansliet en gång per månad. Kansliet har ändrat och förtydligat en stor del blanketter och informationsmaterial. Allt ska så småningom finnas på nämndens hemsida. Nämnden ser fram emot regionens översyn av gotland.se och förväntar sig att den nya layouten ska göra att medborgare får lättare att hitta nämndens sidor framöver. Granskning och kontroll På grund av personalförändringar vid kansliet påbörjades den årliga granskningen av årsräkningar senare än vanligt. Drygt 750 årsräkningar/redogörelser ska granskas under året och av dessa har 15 % (drygt 100 st.) årsräkningar granskas med samtliga verifikat inlämnade. Granskningen har prioriterats och den 31 december är kansliet, jämfört med tidigare år, i fas. Ingen av årsräkningarna granskades med anmärkning. Ett antal ställföreträdare har inte inkommit med årsräkning för året och nämnden har tagit 11 beslut om vitesföreläggande under året. Former för kontroll av personlig omvårdnad ska tas fram under 2013. Kansliet har för avsikt att inhämta erfarenheter genom nätverkande med andra kommuner i frågan. 4
PROCESSER Mål: Processer ger resultat av god kvalitet till kostnader i nivå med jämförbara kommuner och landsting Framgångsfaktorer: Systematisera rutiner Goda relationer med samarbetspartners Mål för handläggningstider följs Styrtal/måluppfyllelse: Upprättade rutiner ska återrapporteras till nämnden kontinuerligt Minst 4 gränsöverskridande träffar ska genomföras/år Mäts månatligen Rutiner/processer/kvalitet Under året har ett utvecklingsarbete påbörjats när det gäller myndighetens processer och rutiner. Ett flertal förbättringar har genomförts. Några exempel är; - Nämndens styrkort har kompletterats med ett årshjul för att ge överblick över nämndens årsplanering, med dessa som grund upprättar kansliet en handlingsplan för att nå uppsatta mål. - Tjänsteskrivelser upprättas inför nämnsammanträden så nämnden har tydliga beslutsunderlag i varje ärende. - Handläggarna arbetar utefter en rutinhandbok. Förutom att säkerställda rutiner följer lagstadgade krav finns det många vinster med att tjänstemän handlägger utefter lika rutiner. Dokumentationen blir likadan och ärenden handläggs rättsäkert och inga moment i handläggningen kan utelämnas. - Kontroll och bevakning hanteras av nämndsekreteraren som gör kontroller med regelbundenhet. - Nämnden har beslutat om rutin när det gäller vitesföreläggande. - Mätningar och därtill tillhörande åtgärder har vidtagits för att korta handläggningstiden. Kansliets arbetar utefter LEAN, en metod och en filosofi som införs i Serviceförvaltningen. Metodiken bygger på att fånga avvikelser och åtgärda dem, skapa rutiner för att ständigt bli bättre, standardisera och sträva efter jämn arbetsbelastning och det ökar i sin tur kvaliteten. Kansliet har inte varit fullt bemannad under året, det har gjort att handläggningstiderna inte alltid har kunnat uppnås. Detta är något som förväntas gälla bara för 2012 då förbättringsarbetet inte bara höjer kvaliteten utan även påverkar handläggningstiderna. Nätverk Den 12 september 2012 anordnades en konferensdag i Ljusgården på Visborg där Överförmyndarnämndens verksamhet var fokus för dagen. Drygt 70 personer deltog genom föreläsning och grupparbete. Eva von Schéele, förbundsjurist på SKL, föreläste om förmynderskapslagstiftningen, överförmyndarfrågor. Ämnet för dagen var nämndens, god mans och förvaltares uppdrag och ansvar, samt vilket ansvar och skyldigheter som åvilar myndigheter som samverkar kring huvudmännen. Som föreläsare deltog även ordförande i föreningen Gotlands frivilliga samhällsarbetare. Till dagen inbjöds bland annat personal som arbetar i Socialförvaltningen, Hälso- och sjukvården, Tingsrätt, Länsstyrelsen, bank och politiker. Som uppföljning skapar nämndens kansli nätverk med de olika verksamheterna som deltog i konferensdagen. Detta för att utbyta erfarenheter och 5
kunskap i syfte att öka kvaliteten i ärenden med god man och förvaltare. Nätverksbyggande pågår även när det gäller andra parter såsom banker, mäklare, Gotlands frivilliga samhällsarbetare m.fl. Både nämnd och kansli har också ett väl utbyggt nätverk med Västerås, Lund och Stockholms överförmyndarnämnder. Ärenden under året Den 31 december 2012 hade myndigheten 736 registrerade godmans-/förvaltarskapsärenden och 215 förmynderskapsärenden. Under perioden har 219 ärenden avslutats och 40 byten av god man har skett. Den 31 december var 77 stycken ärenden under utredning, det vill säga ännu ej beslutade i tingsrätten. Från och med 1 januari, 2008 tar Gotlands kommun emot ensamkommande flyktingbarn. Under året har 18 ärenden varit aktuella. 50 stycken Förvaltarfrihetsbevis (ett intyg över att personen inte har förvaltare) under perioden utställts. 182 ansökningar om uttag från spärrade medel har handlagts. 6
MEDARBETARE/LEDARE Mål: Medarbetare/ledare trivs, är engagerade, tar ansvar och utvecklas för att möta framtidens utmaningar. Framgångsfaktorer: Gode män/förvaltare (förtroendeuppdrag) är välutbildade och har god kompetens för sitt uppdrag Bevaka att tjänstemän får erforderlig kompetensutveckling Nå regionens mål för NKI (nöjdkund-index) Styrtal/måluppfyllelse: Samtliga ställföreträdare ska genomgå obligatorisk grundutbildning under mandatperioden Medarbetarenkät samt återrapportering till nämnden Mäts i kundenkät Utbildning av ställföreträdare Nya ställföreträdare erbjuds information på kansliet inför sitt åtagande av uppdrag som god man eller förvaltare. Handboken god och förvaltare delas ut. I februari hölls årsräkningsutbildning vid två tillfällen. Under hösten har kansliet skapat utbildningstillfällen för ställföreträdarna med olika teman. Försäkringskassan och skattemyndigheten har informerat, föreningen Attention har berättat om neuropsykiatriska funktionshinder och ämnet våld i nära relationer har behandlats. Kompetensutveckling för nämnd och kansli - Ordförande tillsammans med en ledamot har den 29-31 augusti deltagit vid Föreningen Sveriges Överförmyndares studiedagar i Uddevalla. - Nämnden har bjudit in kompetenser till nämndens sammanträden för att till exempel informera sig i ärenden om värdering av jordbruksfastigheter. - Kansliets förbättringsledare deltar i nätverksträffarna för LEAN-arbetet. - Samtliga anställda inom Serviceförvaltningen genomgår en medarbetarutbildning. - En handläggare från kansliet har utsetts till länsombud och deltar regelbundet i länsombudsträffar. - Nämndsekreteraren på kansliet har deltagit i Serviceförvaltningens LEAN-utbildning samt deltagit vid en kommunalrättslig kurs. - Handläggarna har gått skräddarsydd utbildning i samtalsmetodik hos Gotlandsakademin. - Ett sekreterarnätverk har i januari initierats av 1:e stadssekreterare Nina Gustafsson, där kansliets nämndsekreterare deltar. Huvudsyftet med nätverket är, förutom fördelarna med ett yrkesnätverk, att skapa samsyn och enhetlighet inom ärendeprocessen. - Kansliets personal har bjudit in regionens säkerhetschef för information kring säkerheten på kansliet, i samband med detta har en krishanteringsplan reviderats. NKI I den enkät överförmyndarnämnden genomförde år 2011 uppnådde nämnden NKI 66. Regionens målsättning är 56%. Ny kundenkät kommer att genomföras 2013. 7
EKONOMI Mål: Ekonomin är uthållig och i balans ur ett generationsperspektiv Framgångsfaktorer: Månadsuppföljning Handläggningskostnader jämförs med likvärda kommuner Arvodering på likvärdiga villkor Styrtal/måluppfyllelse: Utfall skickas till nämnden varje månad Framtagande av metod för kostnad per ärende, framtagen under 2012 Mäta antalet omprövningar vid överklagande Nämnden informeras varje månad om det ekonomiska resultatet för nämndens och arvodenas budget. Arbetet för att tydliggöra överförmyndarnämndens roll i regionens ekonomistyrningssystem är påbörjat och beräknas bli klart under delår 1 2013. Nämnden köper bemanning och utförande av nämndkansli från Serviceförvaltningen och rollerna behöver förtydligas. Nämndens budget fördelas i tre kostnadsområden. Arvodeskostnader, nämndens kostnader samt det belopp som använts för att köpa kanslifunktion från Serviceförvaltningen. Överförmyndarnämnden redovisar för 2012 ett överskott med 950 kkr. Budget Utfall Resultat Kanslifunktionen 2 255 2 255 0 Ersättning för gode 4 413 3 404 1 009 Nämnd 157 216-59 6 825 5 875 950 Ställföreträdare har rätt till ett arvode för det uppdrag de har. Arvodet grundar sig på vilket uppdrag de har i sitt uppdrag (förvalta egendom, bevaka rätt, sörja för person) där varje del arvoderas var för sig. I de ärenden advokat har förordnats som förvaltare har han/hon rätt till ersättning enligt advokattaxa, dvs. 1 800 kr/tim. Budgeten för arvoden visar ett överskott för året. Det beror på ett flertal orsaker. Under året har det inte varit lika många ärenden där advokater varit ställföreträdare. Ställföreträdares insats under året har inte varit densamma som tidigare år. Ett antal ärenden har ställföreträdare, ofta anhöriga, som inte begär arvode. Arbetet med att ta fram kostnader att jämföra med andra kommuner är ännu inte påbörjat. Det it-stöd kansliet har kan inte leverera tillfredsställande rapporter. Under 2013 byts it-stödet och det kommer möjliggöra detaljerad statistik att jämföra med andra kommuner. 8
Överförmyndarnämnden - en nämnd i utveckling Överförmyndarnämndens uppgift är att utöva tillsyn över olika former av ställföreträdare så som gode män, förvaltare och förmyndare. Tillsynen ska hålla hög kvalitet och bedrivas systematiskt och strukturerat. Överförmyndarnämndens arbete har präglats av utveckling och säkerställande av kvalitet och att de personliga, rättsliga och ekonomiska angelägenheterna sköts på ett betryggande sätt för våra huvudmän. Den lagstiftning som styr överförmyndarverksamheten har i stora delar inte förändrats sedan början av förra seklet. Däremot har människors rättsliga liv och privatekonomi förändrats radikalt de senaste tjugo trettio åren. Den enskilda människans mer komplexa, rättsliga och ekonomiska livssituation ställer självklart större krav på gode män, förvaltare och förmyndare. Det ställer även större krav på överförmyndarens kompetens och effektivitet. Rättsområdet är av mycket kvalificerad art och att handlägga det stora antalet komplicerade ärenden med begränsade resurser kräver hög effektivitet. Kansliet har under året visat på ett stort ansvarstagande och engagemang för att lösa komplexiteten kring vårt åtagande i varje enskilt ärende. Införande av nytt stödsystem för ärendehandläggning har påbörjats. Det kommer på sikt föra överförmyndarnämnden mot en kraftfull förbättring, vad gäller möjligheter till förenklade rutiner och statistikuppföljning. Nästa steg är införande av verksamhetssystem för e-tjänster som kan utnyttjas via webben, genom e-legitimation för våra ställföreträdare. Det är troligen nästa servicenivå inom överförmyndarverksamheten på Gotland. Systemet kommer att ge tillgång till att fortlöpande registrera förändringar i tillgångar, samt vid årets slut skicka in sin årsräkning. Det behövs förstärkningssystem för att kunna rekrytera ställföreträdare i framtiden. Rekryteringen kommer att bli en ödesfråga framöver, det gäller speciellt de komplexa ärenden där vi redan idag ser stora svårigheter att finna personer för uppdragen. Genom omvärldsspaning följer vi samarbetet mellan forskningen vid Uppsala universitet och överförmyndarnämnden i Västerås. Under 2013 kommer vi att följa upp resultatet på lämpligt sätt. Överförmyndarnämndens relation till Serviceförvaltningen är baserad på köp av personal och omkostnader relaterade till lokaler och overheadkostnader. Det behöver belysas om detta är ett optimalt och kostnadseffektivt gränssnitt för överförmyndarens verksamhet. ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN Birgitta Eriksson Ordförande 9