Revisionsrapport 2014 Genomförd på ppdrag av revisorerna december 2014-mars 2015 Örnsköldsviks kommn Granskning av kommnens pphandlings- och inköpsverksamhet
Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...3 2.1. Bakgrnd...3 2.2. Syfte och avgränsning...3 2.3. Revisionsfrågor...3 2.4. Revisionskriterier...3 2.5. Metod...4 3. Styrning...4 3.1. Lagen om offentlig pphandling (2007:1091)...4 3.2. Örnsköldsviks kommns pphandlingspolicy...5 3.3. Policy mot mtor och jäv...6 4. Styrdokment och delegationer...6 4.1. Strategi mot mtor och jäv...6 4.2. Kommnstyrelsen...7 4.3. Omsorgsnämnden, hmanistiska nämnden och samhällsbyggnadsnämnden...8 4.4. Bedömning...9 5. Rtiner, stöd och verktyg för pphandling/inköp...9 5.1. Örnsköldsviks kommns inköps- och pphandlingsstrategi...9 5.2. Upphandling...11 5.3. Bedömning...15 6. Granskning av statistik rörande inköp samt pphandlingar...15 6.1. Statistik rörande inköp...15 6.2. Granskning av pphandlingar...17 7. Uppföljning och kontroll...19 7.1. Rtiner för ppföljning...19 7.2. Bedömning...20 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning 1
1. Sammanfattning Ernst & Yong har på ppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Örnsköldsviks kommn granskat pphandlings- och inköpsverksamheten. Syftet är att granska om pphandling genomförs i enlighet med lagen om offentlig pphandling, samt att bedöma ändamålsenlighet och effektivitet i kommnens pphandlings- och inköpsverksamhet. Granskningen avgränsas till att omfatta pphandlingsenheten vid kommnledningsförvaltningen, välfärdsförvaltningens äldreverksamhet samt samhällsbyggnadsförvaltningens trafik- och parkavdelning. Granskningens övergripande resltat visar att positiv tveckling har skett sedan föregående granskning. Kommnfllmäktige har antagit en ny policy för inköp och pphandling och kommnstyrelsen har antagit en strategi för inköp och pphandling, som på ett tydligt sätt beskriver ansvaret i pphandlingsprocessen. Ett centralt beställarregister har pprättats vid pphandlingsenheten där samtliga beställare i kommnen finns. Vidare genomför pphandlingsenheten tbildningar för samtliga beställare i kommnen för att säkerställa att de har rätt kompetens för sitt ppdrag. En ytterligare tveckling som skett är att pphandlingsenheten har påbörjat ett arbete med att årligen mäta samtliga förvaltningars avtalstrohet. Här pågår fortfarande ett arbete med att ta fram ett bra verktyg för detta. Efter genomförda stickprov konstaterar dock granskningen att det fortsatt finns brister i dokmentation av anskaffningsbeslt i samband med att pphandling initieras samt att några behovsanalyser inte heller dokmenteras i kommnens verksamheter. Efter genomförd registeranalys konstateras också att kommnen fortfarande saknar avtal med ett stort antal leverantörer som årligen faktrerar kommnen stora belopp. Ett antal rekommendationer för fortsatt tveckling lämnas i rapporten. De mest väsentliga tvecklingsområdena som lyfts fram är följande: Rtiner bör tas fram för hr kommnikation och samarbetet mellan pphandlingsenheten och fackförvaltningarna ska fngera i samband med pphandlingsärenden. Strategin för inköp och pphandling bör förtydligas med avseende på vilken fnktion i kommnen som ansvarar för ppföljning av avtalstrohet. De beloppsgränser som anges i strategin för inköp och pphandling bör tas bort för att ndvika framtida inaktella beloppsgränser i kommnens styrdokment. En dokmenterad och fastställd behovsanalys bör begäras in från den verksamhet som initierar pphandlingen. Rtinerna bör ses över för hr tvärdering av inkomna anbd dokmenteras. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrnd Kostnader i samband med pphandlingar och inköp av varor och tjänster tgör en stor andel av kommnens verksamhetskostnader och det totala antalet leverantörer som anlitas i någon form är betydande. Lagen om offentlig pphandling ställer höga krav på korrekt hantering och på god beställaroch pphandlingskompetens samt tydliga interna riktlinjer vad gäller former för ramavtal, följsamhet med mera. I revisionsplanen för 2014 har revisorerna besltat att en ppföljande granskning ska göras med avseende på de rekommendationer föregående granskning på området reslterade i. Utifrån de rekommendationer revisionen då lämnade verksamheten görs en förnyad granskning avseende rtiner för pphandling och inköp. 2.2. Syfte och avgränsning Granskningens syfte är att granska att pphandling tförs i enlighet med lagen om offentlig pphandling (LOU) med speciellt foks på pphandling av tjänster (och volymen på direktinköp av tjänst). Vidare är syftet att översiktligt bedöma ändamålsenlighet och effektivitet i Örnsköldsviks kommns pphandling, samt att bedöma om tillräcklig intern kontroll föreligger kopplat till de inköp/pphandlingar som genomförs. Granskningen avser den kommnövergripande pphandlingsfnktionen samt inköpsverksamhet vid omsorgsnämndens och hmanistiska nämndens äldreverksamhet samt samhällsbyggnadsnämndens trafik- och parkverksamhet. 2.3. Revisionsfrågor Utifrån syftet med granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns ändamålsenliga stöd och verktyg för pphandling/inköp som ger stöd och information vid inköp/pphandling? Finns knskap och kontroll av ingångna ramavtal i organisationen? Erhåller inköps-/pphandlingsansvariga kontinerlig tbildning och information om förändringar i de lagar, regler och rtiner som styr verksamheten? Har kommnen egna kvalitetssäkringskontroller som säkerställer att pphandlingar sker affärsmässigt och i enlighet med gällande lagar och regler och är dessa ändamålsenligt tformade? Hr stor del av inköpen sker tan pphandling? 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrnder som används i granskningen som tgångspnkt för analys, sltsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fllmäktigebeslt. I denna granskning tgörs de hvdsakliga revisionskriterierna av: 3
Lagen om offentlig pphandling (LOU) Kommnens pphandlingspolicy 2.5. Metod Granskningens bedömningar baseras på de iakttagelser som gjorts vid granskning av relevant material samt efter intervjer med ansvariga tjänstemän i de olika förvaltningarna. Intervjer har genomförts med följande fnktioner: Chef pphandlingsavdelningen Upphandlare pphandlingsavdelningen Medicinskt ansvarig sjksköterska hälso- och sjkvård, välfärdsförvaltningen Medicinskt ansvarig för rehabilitering, välfärdsförvaltningen Avdelningschef trafik och park, samhällsbyggnadsförvaltningen Samtliga intervjade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. Utöver detta har en kartläggning av samtliga transaktioner som rör inköp av varor och tjänster nder 2014 genomförts, genom en databaserad registeranalys (inom granskade nämnder). 3. Styrning I avsnittet presenteras de övergripande dokment som i hvdsak styr Örnsköldsviks kommns pphandlings- och inköpsverksamhet. 3.1. Lagen om offentlig pphandling (2007:1091) De grndläggande principerna för offentlig pphandling anges i 1 kap. 9 LOU och gäller för all pphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. De fem principerna är: Principen om ickediskriminering Det är förbjdet att direkt eller indirekt diskriminera leverantör på grnd av nationalitet eller ett mindre fördelaktigt geografiskt läge. Principen om likabehandling Alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förtsättningar. Principen om transparens Upphandlande myndighet ska lämna information om pphandlingen och hr den kommer att genomföras. Proportionalitetsprincipen Kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett natrligt samband med och stå i rimlig proportion till det som pphandlas. Principen om ömsesidigt erkännande 4
Intyg och certifikat som har tfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU- och EES-länder. Vidare reglerar lagen hr pphandlingarna ska genomföras. Bland annat stiplerar lagstiftningen en avtalsspärr på 10 eller 15 dagar från det att beslt om att tilldela en leverantör ett kontrakt har meddelats. Lagen reglerar också så kallade pphandlingsskadeavgifter. Detta är en avgift som ålägges pphandlande enhet som på ett felaktigt sätt har genomfört pphandlingen, t.ex. om hänsyn ej har tagits till avtalsspärren, om en felaktig direktpphandling har gjorts med leverantör trots att ramavtal finns med en annan leverantör, eller om ingen pphandling har gjorts då det borde ha skett. 3.2. Örnsköldsviks kommns pphandlingspolicy Kommnen har sedan föregående granskning antagit en ny pphandlingspolicy. Den antogs av kommnfllmäktige 2014-06-16. Här framgår att det yttersta målet för kommnens pphandlingsverksamhet är att vid givna krav nå så låg totalkostnad som möjligt. Det övergripande ansvaret för pphandling och inköp har kommnstyrelsen. Kommnstyrelsen har att beslta om kommnens inköps- och pphandlingsstrategi vilket är en strategi om hr pphandling och inköp ska göras, som gäller för samtliga förvaltningar. Policyn fastslår att den som gör inköp i kommnens eller bolagens namn ska vara behörig beställare. Alla anställda som handlägger inköp ska erhålla erforderlig kompetens och väl känna till vilka rtiner/regler som ska följas. Det fastslås att när det bedöms möjligt bör en pphandling delas pp i mindre delar så att fler leverantörer kan lämna anbd. Vidare ska i alla pphandlingar ett hållbart (socialt, ekonomiskt och ekologiskt) pphandlingsförfarande beaktas och tas med som krav om det är motiverat. Policyn specificerar vad de olika dimensionerna av hållbarhet innefattar. Policyn tydliggör vilket ansvar som i pphandlingsförfarandet vilar på kommnens olika verksamheter. Förvaltningens roll och ansvar - Ansvarar för att policy och strategi följs - Ansvarar för att samordning, ppföljning och tvärdering sker i samverkan med pphandlingsenheten. Eventella avsteg ska åtgärdas. - Ansvarar för att tse beställare och behovsplanerare i enlighet med strategin och verksamhetens behov. - Beställaren genomför inköp i enlighet med policyn och strategin. I de fall behovsplanerare inte är tsedd ska beställaren svara för dennes roll. - Behovsplaneraren svarar bland annat för att förmedla verksamhetens behov till beställaren. Bolagens roll och ansvar - Ansvarar för att policy och strategi följs - Rekommenderas att arbeta fram en inköps- och pphandlingsstrategi i samverkan med pphandlingsenheten som sedan besltas i varje bolagsstyrelse. Upphandlingsenhetens roll och ansvar 5
- Upphandlingsenheten ska styra, samordna, vidaretveckla och följa pp inköps- och pphandlingsverksamheten. - En kontaktperson från pphandlingsenheten ska tillsammans med förvaltningen tföra regelbnden ppföljning och tvärdering av inköpen. - Upphandlingsenheten ska ha insyn i förvaltningarna för att få en helhetssyn över samtliga pphandlingar som genomförs i kommnen. - Enheten hanterar i förekommande fall överprövningar och domstolsärenden. - Enheten ska samverka med kommnens bolag. Bolagen kan tillsammans med pphandlingsenheten arbeta fram en anpassad inköps- och pphandlingsstrategi. 3.3. Policy mot mtor och jäv Kommnfllmäktige har i mars 2014 antagit en policy mot mtor och jäv. Här fastslås att anställda och förtroendevalda ska handla på ett sådant sätt att de inte kan misstänkas för att ha påverkats av ovidkommande hänsyn eller intresse i sitt arbete genom att eventellt ta emot otillbörliga gåvor eller förmåner från företag eller privatpersoner som denne har koppling till i sin tjänst. I alla sammanhang ska ett sådant förhållningssätt iakttas att det inte kan förekomma att risk för att företrädare för kommnkoncernen gör sig skyldig till givande eller tagande av förmån eller mta. Den som är anställd eller representerar kommnkoncernen bör beakta varje förmån som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänstetövningen. I policyn hänvisas till jävsregler för offentligt anställda i förvaltningslagen och kommnallagen. Det konstateras att jävsreglerna gäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess tgång. 4. Styrdokment och delegationer Upphandlingsenheten sorterar nder kommnledningsförvaltningens stab, och fngerar som en serviceenhet åt kommnens samtliga förvaltningar, bolag och stiftelser. Enheten består av fem pphandlare, en assistent samt en enhetschef. Kommnen tgör en pphandlande myndighet. Bolagen är egna pphandlande myndigheter men har möjlighet att välja om de vill ingå i pphandlingarna som enheten genomför för kommnen. I aktivitetsplanen 2014 för staben vid kommnledningsförvaltningen fastslås att inom ramen för intern kontroll har ökad avtalstrohet lyfts fram som ett prioriterat område för året. Det fastslås att arbetet med ökad avtalstrohet och minskat antal beställare ska ha fortsatt hög prioritet nder 2014. Målet för 2014 var att minska antalet beställare från 1045 till cirka 450 stycken. Beställarna ska genomgå en omfattande tbildning för att bli medvetna, knniga och behöriga beställare. Det konstateras att en effekt av färre behöriga beställare är ökad avtalstrohet och effektivare hantering med bland annat samordnade beställningar som följd. Målsättningen för året är en avtalstrohet på minst 90 % samt minskat antal faktror med 10 %. Aktivitetsplanen för 2015 är änn inte klar och har inte besltats. 4.1. Strategi mot mtor och jäv Kommnstyrelsen antog i april 2014 en strategi mot mtor och jäv. Strategin fngerar som ett förtydligande av policyn. Strategin innehåller checklistor som stöd för chefer och medarbetare. Checklistorna rör dels åtgärder vid interna oegentligheter samt en tredningsmall vid interna oegentligheter. 6
Det fastslås att gränsen för vad som kan anses vara en otillbörlig belöning eller förmån kan variera från tid till annan samt mellan olika verksamhetsområden. En förmån kan vara otillbörlig även om den inte ges för att mottagaren ska handla på ett visst sätt. Den som är offentligt anställd bör betrakta varje form som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänstetövningen. I strategin finns ett antal frågor att ställa sig vid ett erbjdande om något från tomstående part. Vidare hänvisar strategin till lagstiftningen kring mtor och bestickning i brottsbalken. Vidare fastslås att om en anställd får reda på att kollega låter sig påverkas på ett otillbörligt sätt bör lämplig överordnad informeras. Möjlighet finns också att vända sig till annan, i kommnledningen, revisionen eller till polis och åklagare. Detsamma gäller om anställd blivit tsatt för försök till påverkan som känns otillbörlig. I strategin ges ett antal exempel på sitationer där mtbrott kan bli aktellt, såsom personlig vänskap, måltider, gåvor etc. 4.2. Kommnstyrelsen I kommnstyrelsens reglemente, som antogs 20/12 2010, framgår att kommnstyrelsen ska sköta viss, för kommnen gemensam pphandling. Av kommnstyrelsens delegationsordning framgår att pphandling av varor motsvarande ett värde av 1-10 prisbasbelopp (2015 ppgår prisbasbeloppet till 44.500:-) får besltas av verksamhetschef vid kommnledningsförvaltningen eller avdelningschef vid konslt- och serviceförvaltningen. Vid pphandlingar över 10 prisbasbelopp (445.000:-) fattas beslt av kommnstyrelsens arbetstskott. Det fastslås att pphandlingar som nderstiger ett prisbasbelopp är att ses som verkställighetsbeslt. Rörande pphandlingar av entreprenader och tjänster (exklsive entreprenadarbeten fastigheter) fastslås att verksamhetschef vid kommnledningsförvaltningen eller avdelningschef vid konslt- och serviceförvaltningen har rätt att fatta beslt om pphandling motsvarande ett värde om 2-10 basbelopp. Över 10 basbelopp fattas besltet av kommnstyrelsens arbetstskott. Under två basbelopp är att ses som verkställighetsbeslt. Vid pphandling av entreprenadarbeten av fastigheter motsvarande 2-100 basbelopp fattas enligt delegationsordningen beslt av respektive projektledare vid konslt- och serviceförvaltningen eller fastighetsavdelningen. Vidare fastslås att då det rör pphandling av ramavtal för varor, entreprenader och tjänster som rör en eller flera förvaltningar och/eller bolag fattas beslt av pphandlingschefen. Detsamma gäller vid pphandling av rabattavtal för en eller flera förvaltningars behov. Vid pphandling av personalrelaterade avtal, t.ex. rörande företagshälsovård och pensionsförvaltning fattas besltet av kommnens personaldirektör. Tillfälliga delegationer ges inom ramen för tre särskilda projekt. Det anges olika delegation för inköp pp till fem prisbasbelopp (verkställighet), 1-5 prisbasbelopp (tillväxtchefen), 5-10 prisbasbelopp (kommndirektören) och 10-20 prisbasbelopp (arbetstskottet). Rörande pphandling av avtal för varor, entreprenader och tjänster pp till ett värde om 100 prisbasbelopp delegeras besltet till pphandlingschefen. Rörande pphandling av varor, entrepre- 7
nader och tjänster till ett värde över 100 prisbasbelopp delegeras besltaderätten till kommnens ombd i projekt Köpmanholmen. 4.3. Omsorgsnämnden, hmanistiska nämnden och samhällsbyggnadsnämnden I omsorgsnämndens och hmanistiska nämndens respektive reglementen finns inga skrivningar med bäring på pphandling och inköp. Detsamma gäller nämndernas verksamhetsplan, som är gemensam för omsorgsnämnden och hmanistiska nämnden. I omsorgsnämnden och hmanistiska nämndens gemensamma delegationsordning fastslås att enhetschef ansvarar för inköp av varor och tjänster samt att denna typ av beslt är att betrakta som verkställighet och behöver därför inte anmälas, så länge det är inköp som ryms inom ramen för bdgeterade medel för verksamheten. Detsamma gäller på avdelningsövergripande samt förvaltningsövergripande nivå. Då det rör inköp av varor och tjänster som är av storleksordningen att de faller töver bdgeterade medel för förvaltningens verksamhet fattas besltet av ansvarig nämnd. Det fastslås vidare i delegationsordningen att pphandling ska göras enligt kommnfllmäktiges pphandlingspolicy. I samhällsbyggnadsnämndens reglemente finns inte heller några skrivningar med bäring på pphandling och inköp. I nämndens verksamhetsplan för 2014 konstateras att pphandling av länets kollektivtrafik pågår, där kommnen ställer krav på fossilfria bränslen. Det fastslås inte vem eller vilka som ansvarar för pphandlingen i fråga. Vidare konstateras att de tjänster som pphandlas och tförs av externa leverantörer behöver följas pp och kontrolleras nder 2014. I övrigt finns inga skrivningar om hr pphandling eller inköp ska hanteras. Av trafik- och parkavdelningens egen delegationsordning framgår följande delegationsrätt för avdelningens medarbetare rörande pphandling. Varor inom ramen för besltat anslag Fordon och maskiner Delegat Vidaredelegat Delegation Verkställighet -pp till 2 basbelopp Förvaltningschef Resp. bdgetansvarig X -2-10 basbelopp Förvaltningschef Resp. bdgetansvarig X -över 10 basbelopp Besltas av nämnd Övriga varor -pp till 2 basbelopp Förvaltningschef Resp. bdgetansvarig X -2-20 basbelopp Förvaltningschef Resp. bdgetansvarig X -över 20 basbelopp Besltas av nämnd Arbeten och tjänster inom ramen för besltat anslag Entreprenadarbeten Delegat Vidaredelegat Delegation Verkställighet -pp till 2 basbelopp Förvaltningschef Resp. bdgetansvarig X -2-20 basbelopp Förvaltningschef Resp. bdgetansvarig X -över 20 basbelopp Besltas av nämnd Konslttjänster -pp till 2 basbelopp Förvaltningschef Resp. bdgetansvarig X -2-5 basbelopp Förvaltningschef Resp. bdgetansvarig X -över 5 basbelopp Besltas av nämnd Ramavtal Entreprenadarbeten Delegat Vidaredelegat Delegation Verkställighet -pp till 20 basbelopp Förvaltningschef Resp. bdgetansvarig X per år -över 20 basbelopp per år Besltas av nämnd Under hösten 2014 besltade samhällsbyggnadsförvaltningens ledningsgrpp att det sklle tas fram ppdaterade och gemensamma delegationsordningar för förvaltningen. 8
4.4. Bedömning Vår bedömning är att det i kommnstyrelsens delegationsordning tydliggörs hr ansvaret ser t för beslt om att pphandling ska genomföras. I kommnstyrelsens reglemente fastslås dock att kommnstyrelsen ska sköta viss, för kommnen gemensam pphandling. Av pphandlingspolicyn framgår att pphandlingsenheten ska sköta all pphandling. Här finns således en diskrepans mellan delegationsordning och pphandlingspolicy. Vår rekommendation är att en översyn görs av kommnstyrelsens delegationsordning respektive pphandlingspolicy för att säkerställa att olika information inte ges i de två dokmenten. I relation till föregående granskning gör vi bedömningen att skrivningar rörande ansvarsfördelningen mellan pphandlingsenheten och respektive fackförvaltning har förtydligats. Det saknas dock, likt vid föregående granskning, dokmenterade rtiner för hr kommnikationen ska se t och fngera i pphandlingsärenden. Vår rekommendation är att rtiner tas fram för hr kommnikation och samarbete mellan pphandlingsenheten och fackförvaltningarna ska fngera i samband med pphandlingsärenden. Vi ser det dock som positivt att det av pphandlingspolicyn framgår att behovsplanerare ska tses av varje förvaltning. Vi ser det också som något positivt att pphandlingsenheten ska beredas insyn i förvaltningarna för att möjliggöra en helhetssyn över vilka behov respektive förvaltningar har och för att möjliggöra insyn i de eventella pphandlingar som genomförs tan pphandlingsenhetens deltagande. Delegationsordningarna tydliggör i hvdsak ansvaret för inköpsbeslt av olika storlek. I kommnstyrelsens delegationsordning är det dock otydligt hr delegationen ser t inom ramen för de tre särskilda projekten, där det i ett fall anges att beslt om inköp pp till fem basbelopp är att betrakta som verkställighet medan det även anges att beslt om inköp till ett värde av 1-5 basbelopp fattas av tillväxtchefen. Vår rekommendation är att kommnstyrelsens delegationsordning ser över och att förtydligande görs rörande detta. 5. Rtiner, stöd och verktyg för pphandling/inköp 5.1. Örnsköldsviks kommns inköps- och pphandlingsstrategi Inköps- och pphandlingsstrategin antogs av kommnstyrelsen 2014-06-04. Syftet med strategin är att komplettera inköps- och pphandlingspolicyn och fastställa roller och ansvar töver det som anges i policyn. Strategin ersätter den tidigare inköpshandledningen. Strategin ska fngera som ett verktyg för de medarbetare som hanterar inköp i den kommnala organisationen. Kommnens bolag och stiftelser rekommenderas att anta en likadan strategi för inköp och pphandling. I strategin beskrivs beställningsprocessen med följande flödesschema. 9
Avdelningscheferna är ansvariga för att rapportera vilka beställare som finns inom den egna organisationen. Dessa förs därefter in i det kommnövergripande registret över samtliga beställare. Chefen är också ansvarig för att avanmäla och meddela om några förändringar sker. Beställaren ska genomgå en interntbildning och erhåller därefter rätt att göra beställningar. Översyn av beställarregistret görs en gång per år. Den övergripande principen för pphandling och inköp är att kommnens inköpsbehov ska täckas med ramavtal. Kommnen nyttjar ett beställningssystem som kallas Bella. Härifrån ska de varor beställas som finns i systemet. Beställning via leverantörers webbshop ska endast göras om varan inte finns i kommnens beställningssystem. I ndantagsfall kan hämtköp göras, det vill säga inköp över disk hos någon leverantör. I dessa fall ska en rekvisition fyllas i före köp och användas. Rekvisitioner kan skrivas t från beställningssystemet. I kommnen har tidigare inköpskort fnnits. Det konstateras i strategin att dessa kort ska fasas t och att annat alternativ är nder tredning. Strategin anger när direktpphandling får göras, och vilka gränsvärden för direktpphandling som gäller. Det konstateras att samordning inom förvaltningen eller mellan förvaltningarna måste ske innan en direktpphandling genomförs. Olika ansvar anges beroende på hr stora belopp som ska pphandlas. Ansvariga är antingen beställaren eller pphandlingsenheten. Vidare beskrivs hr direktpphandlingen ska gå till. Likt pphandlingspolicyn anges även i strategin att ett hållbart pphandlingsförfarande ska eftersträvas tifrån dimensionerna social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet. Vidare för pphandlingsenheten samtal med leverantören om en anställning av ngdomar eller långtidsarbetslösa kan beredas inom ramen för pphandlingen. Strategin fastslår att ansvarig person vid pphandlingsenheten ska ges möjlighet till insyn inom förvaltningen genom att ingå i förvaltningens ledningsgrpp. Förvaltningarnas ansvar De ska finnas tre typer av beställare i organisationen. De tre typerna presenteras nedan. Beställare gemensam - Ska hantera återkommande behov, som förbrkningsartiklar och verksamheternas behov av enstaka inköp Beställare specifikt - Ska hantera akta och/eller specifika behov av varor och tjänster 10
Beställare på chefsnivå - Ska hantera behov som är personalrelaterade Vidare ska varje förvaltning tse behovsplanerare. De ska vara kontakten mellan verksamheten och beställaren. Behovsplaneraren ska inventera och initiera verksamhetens behov. Vidare ska behovsplaneraren vara godsmottagare och kontrollant av inköpt vara/tjänst, rapportera avvikelser till beställaren. Behovsplaneraren kan också bli tsedd att delta i referensgrpper som kravställare vid pphandlingar. Ansvaret för ppföljning av avtalstrohet vilar på förvaltningarna. Vid eventella avsteg från avtal ansvarar förvaltning för att reda t och återkoppla till pphandlingsenheten om orsaken och vilken åtgärd som vidtagits. Rörande tbildning fastslås att samtliga medarbetare med beställaransvar ska få tbildning på olika nivåer beroende på vilken roll de har i organisationen. Upphandlingsenhetens ansvar Rörande pphandlingsenhetens ansvar fastslås att pphandlingschefen har det yttersta ansvaret för att styra och tveckla det strategiska arbetet med pphandling och inköp. I och med detta ska pphandlingschefen också beredas plats att delta i förvaltningschefsgrppens möten. Upphandlingsenheten ska tse kontaktpersoner mot respektive förvaltning. Kontaktpersonen ska ingå i förvaltningarnas respektive ledningsgrpper samt ansvara för förvaltningens direktpphandlingar. Vidare ansvarar pphandlingsenheten för att rtiner för ppföljning och tvärdering pprättas. Enheten samordnar inköpsprocessen i hela kommnen, samordningen mellan förvaltningar, ansvarar för tbildning och kompetenstveckling samt leder vid behov referensgrpper för de olika pphandlingarna som ska genomföras. Upphandlingsenheten ansvarar för samtliga pphandlingar förtom de direktpphandlingar som betingar ett värde nder en kvarts basbelopp. Avsteg från detta kan göras men då ska förankring ha skett hos pphandlingsenheten innan pphandling påbörjas. Upphandlingsenheten genomför en gång per år ppföljning av avtalstrohet. Enheten ansvarar också för kommnens beställarregister, pphandlingsverktyget samt beställningssystemet. Utöver inköps- och pphandlingsstrategin finns inga dokment som reglerar eller tydliggör relationen mellan fackförvaltning och pphandlingsenheten i pphandlings- och inköpsärenden. I nämndernas respektive delegationsordningar framgår vem eller vilka som fattar beslt om inköp av olika storleksordning. 5.2. Upphandling Det finns ingen ppdelning av områden för pphandling mellan enhetens pphandlare, tan målsättningen är att samtliga pphandlare ska knna genomföra alla typer av pphandlingar. Dock finns en inofficiell ppdelning, som pplevs vara det mest effektiva arbetssättet. 11
Den tidigare inköpshandledningen som nyttjades i kommnen har ersatts av den inköps- och pphandlingsstrategi som presenterats ovan. Utöver den finns inga särskilda processbeskrivningar av hr pphandling ska genomföras, tan det är pp till varje förvaltning att ta fram processbeskrivningar för hr inköpsbehov ska identifieras och besltas. Upphandlingsenheten använder verktyget E-avrop där hanteringen av samtliga pphandlingar sker. Sex av sj kommner i länet nyttjar E-avrop vilket nderlättar pphandlingssamarbetet i länet. I verktyget skapas per atomatik en databas över vilka leverantörer kommnen tecknar ramavtal samt övriga avtal med. Databasen är tillgänglig från kommnens intranät, och är öppen för samtliga anställda. I E-avrop kan pphandlare skapa, annonsera och följa pp pphandlingar. Leverantörer kan i verktyget söka efter pphandlingar och lämna elektroniska anbd. Kommnikation mellan pphandlande verksamhet och leverantörer kan också föras i verktyget. Via E-avrop finns kommnens pågående och avsltade pphandlingar tillgängliga. E-avrop ppges fngera på ett tillfredsställande sätt. I systemet finns också en fnktion som larmar då ett avtal är på väg att löpa t och det är dags att ta ställning till hrvida förlängning ska göras av ett ramavtal/avtal eller om en ny pphandling ska göras. Vid pphandling tillsätts en referensgrpp bestående av företrädare för verksamheten samt pphandlare. Referensgrppen har det övergripande ansvaret för att framtagande av förfrågningsnderlaget sker på bästa sätt. Referenspersonerna från verksamheten ansvarar för att rätt krav ställs medan pphandlarens ppgift är att tillse att allt görs i enlighet med lagen om offentlig pphandling. Det finns inga riktlinjer om vilka som ska ingå i referensgrppen samt hr ofta den ska sammanträda. Ofta avgör pphandlingens storlek och komplexitet hr ofta referensgrppen träffas. Rtinen vid pphandlingsenheten är att en kollega läser igenom pphandlingsnderlaget innan det pbliceras i E-avrop. Det finns ingen fnktion med ttalad ppgift att godkänna pphandlingsnderlaget. Detta sker inom ramen för referensgrppen som besltar att nderlaget är fllständigt och att kravspecifikationen är tillräcklig och korrekt. Ett ytterligare kvalitetssäkrande inslag i verksamheten är de enhetsmöten som genomförs varje vecka. Vid dessa möten har medarbetarna möjlighet att ta pp och disktera svåra pphandlingar eller problem som ppstår i arbetet. Utöver detta finns också ett särskilt pphandlingsstöd inom Sveriges kommner och landsting, som kommnen kan vända sig till för att disktera med och ta hjälp av. Enligt ppgift förekommer det att kontakt tas med SKL ca en gång varannan månad för att få stöd i pphandlingsärenden. Den blankett som tidigare gällde som nderlag för beställning av pphandling har enligt ppgift spelat t sin roll. I realiteten finns den fortfarande kvar men den nyttjas inte i någon stor tsträckning. Det normala är att förvaltningarna ringer eller besöker pphandlingsenheten då de önskar initiera en pphandling. Upphandlingsenheten begär inte in något inköpsbeslt från den förvaltning eller verksamhet som initierar pphandlingen. En ny rtin som införts är att i samtliga avtal införa en särskild text rörande bland annat gåvor och förmåner samt anställdas villkor. Texten återges nedan i sin helhet. 12
Demokrati och rättssäkerhet är grndläggande värden för all offentlig verksamhet. Vi som arbetar inom den offentliga verksamheten har därför ett särskilt ansvar när det gäller att bekämpa mtor och andra former av korrption. Det innebär att gåvor och förmåner av olika slag inte får lämnas till beställarens anställda. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal för branschen ska ändå minst motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda för ppdraget. Detsamma ska gälla för eventella nderleverantörer som leverantör anlitat för att fllgöra avtalet. På begäran av beställaren ska leverantören lämna erforderliga ppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska knna kontrolleras. Sklle leverantören brista i fllgörandet av detta åtagande äger beställaren rätt att säga pp avtalet om bristen är väsentlig. Den grndlagsfästa yttrandefriheten, meddelarfriheten och meddelarskyddet enligt tryckfrihetsförordningen och regeringsformen ska även gälla anställda hos privata tförare som tför verksamhet på kommnen. Enligt intervjpersonerna har det nder senare år skett en attitydförändring hos kommnens leverantörer. Nmera är ppfattning att några försök till mtor inte längre förekommer i någon stor omfattning. Under det senaste året har pphandlingsenheten genomfört ett projekt i kommnen med mål att minska antalet beställare i organisationen. Målsättningen är att komma ner till ca 200 certifierade beställare. Vid en kartläggning och framtagning av ett register över vilka beställare som finns i kommnen konstaterades att det fanns över 1000 beställare. Upphandlingsenheten erbjder n en tbildning för hr inköp ska genomföras. Under en period erbjder pphandlingsenheten tbildning för dem som ansvarar för inköp i de olika verksamheterna. De medarbetare som inte genomför tbildningen kommer att strykas r registret över beställare och inte ha rätt att genomföra inköp. Vid tbildningen gås bland annat lagstiftningen igenom och en presentation görs av avtalsdatabasen där kommnen samlar samtliga avtal och ramavtal. Upphandlingsenheten har försökt få till stånd att varje förvaltning pekar t en kontaktperson som ska vara pphandlingsenhetens väg in i förvaltningen samt den på respektive förvaltning som ansvarar för kontakten med enheten. Detta har enligt pphandlingsenheten inte skett. Däremot finns det på enheten tsedda kontaktpersoner gentemot respektive förvaltning. Enhetens medarbetare deltar med jämna mellanrm vid förvaltningarnas ledningsgrppsmöten för att informera om pphandling och aktella frågor inom pphandlingsområdet. Enligt intervjpersonerna har pphandlingsenheten kommnicerat de nya direktpphandlingsgränserna till samtliga kommnens verksamheter. Direktpphandlingsgränsen har höjts avsevärt men samtidigt innebär detta hårdare krav på dokmentation av pphandlingen. Avtalsdatabasen ppges ha förbättrats. Det ska enligt ppgift nmera vara lättare för beställare att hitta de avtal som ska avropas från än tidigare. Detta beror på att avtalen har kategoriserats på ett tydligare sätt, vilket möjliggör enklare sökning efter avtal. Utbildning och fortbildning för pphandlarna ansvarar de själva för. Tillsammans med övriga kommner i länet brkar enheten anordna tbildning med externa föreläsare som bjds in. Vid dessa tillfällen ges möjlighet till skräddarsydda tbildningar med de egna behoven i foks. Enheten pplever att det blir för kostsamt att åka på tbildning i Stockholm, där många 13
tbildningar äger rm. Det normala är att de som deltagit vid tbildningsinsatser genomför en presentation för övriga kollegor, för att på så vis sprida nyvnnen knskap i organisationen. Utöver detta håller Konkrrensverket webbsända seminarier som pphandlarna kan delta vid. Välfärdsförvaltningens verksamhet för äldre Inom välfärdsförvaltningens äldreverksamhet är det i hvdsak medicinskt ansvarig sjksköterska (MAS) som ingår i referensgrppen vid pphandlingar. Vid flera större pphandlingar av sjkvårdsmaterial genomför länets kommner pphandlingarna tillsammans. Det normala är att pphandlingsenheten kontaktar MAS då en pphandling ska genomföras. MAS kontaktar då verksamheterna vid förvaltningen och inhämtar information kring vilka behov som finns och vad som varit bra respektive mindre bra med de prodkter som tidigare använts. Detta framförs till pphandlingsenheten. Det finns inte någon rtin om dokmentation av problem som ppstår med en särskild leverantörs prodkter. MAS deltar också vid tvärdering av anbden som kommer in. Beroende på vilken typ av prodkter som pphandlas inhämtas ibland varprover som testas i verksamheterna innan beslt fattas om vilken leverantör som ska antas. Det händer att leverantörer hör av sig och vill komma och presentera sina prodkter. Detta brkar vara ett normalt tillvägagångssätt och inget som förvaltningen säger nej till. Då beställningar görs tillämpas beställningsverktyget Bella. Rtinen är att först titta i Bella om kommnen har avtal med någon leverantör som tillhandahåller önskad prodkt. Om så inte är fallet tas kontakt med pphandlingsenheten för att fråga hr verksamheten ska gå till väga. Oftast finns dock avtal med någon leverantör att göra inköpet från. Uppfattningen är att samarbetet med pphandlingsenheten fngerar på ett tillfredsställande sätt. Samhällsbyggnadsförvaltningens trafik- och parkavdelning Trafik- och parkavdelningen har tidigare haft problem med leverantörer av tjänster som ppvaktat tjänstemän vid avdelningen med gåvor, ofta i samband med jlfirande. Till följd av detta har avdelningen börjat tillämpa Instittet mot mtors Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet. Koden har till syfte att vägleda i frågor om hr gåvor, belöningar och andra förmåner får användas. Med stöd av koden kan verksamheten bedöma vad som är en tillåten förmån och vad som kan tgöra en otillåten förmån. Avdelningen har för avsikt att gå igenom koden med samtliga anställda. Enligt intervjpersonen har även leverantörer redan låtit meddela att de ppskattar det nya förhållningssättet med nolltolerans rörande gåvor. Intervjad företrädare för trafik- och parkavdelningen ttrycker att kommnen hellre borde tillämpa Instittet mot mtors kod, då pplevelsen är att den är striktare och tydligare än kommnens egna policys och riktlinjer på området. Intervjpersonen lyfter också fram att det är bra att kommnen byter leverantör med jämna mellanrm, för att i möjligaste mån ndvika att nära relationer ppstår mellan leverantörer och kommnens medarbetare. Upplevelsen är att inköpsverksamheten fngerar på ett bra sätt. Intervjpersonen pplever dock att det är ett problem att målsättningen är att inköpskorten ska fasas t till fördel för nyttjande av rekvisitioner. Det är ett problem att inhämta en påskrift av en chef som sitter i Örnsköldsvik när ett arbete tförs i andra delar av kommnen och ett inköp behöver göras. Någon lösning på hr detta ska lösas finns enligt ppgift inte i dagsläget. 14
Uppfattningen är att ansvaret för att bedöma verksamhetens behov av externa tjänster eller fordon ska ligga hos förvaltningen och inte hos pphandlingsenheten, som i viss tsträckning definierar vilka behov trafik- och parkavdelningen har, i samband med pphandlingar. Detta sklle i värsta fall i förlängningen knna leda till att felaktiga inköps görs. Vidare konstateras att det är svårt att förändra ett avtal nder avtalsperioden till följd av att behoven har förändrats. Detta pplevs som ett stort problem. 5.3. Bedömning Vår bedömning är att inköps- och pphandlingsstrategin på ett tydligt sätt preciserar och beskriver hr pphandling och inköp ska göras. Vi ser det som positivt att det fastslås att samordning inom förvaltningen eller mellan förvaltningarna ska göras innan en direktpphandling genomförs. Det bör dock säkerställas att detta görs. Vår rekommendation är att ppföljning görs av om rtinen efterlevs. Vi ser det som positivt att avtalstroheten ska följas pp årligen. Av strategin framgår dock att såväl respektive förvaltning som pphandlingsenheten ansvarar för att avtalstroheten ska följas pp. Vår rekommendation är att det i strategin tydliggörs på vem detta ansvar vilar. Vi bedömer det som mycket positivt att pphandlingsenheten aktivt arbetar med att ta fram ett beställarregister i kommnen samt att tbildning tillhandahålles samtliga beställare i organisationen. I strategin anges vilka beloppsgränser som gäller, bland annat för direktpphandling. Vi ser det som en risk att detta görs. Eftersom beloppsgränserna jsteras med jämna mellanrm kan detta leda till att strategin anger felaktiga nivåer vilket kan leda till att felaktiga pphandlingar genomförs. Vår rekommendation är att pphandlingsenheten tar bort beloppsgränserna i inköps- och pphandlingsstrategin för att ndvika inaktella beloppsgränser i styrdokmenten. Det är en brist att någon dokmentation av behovsanalys och anskaffningsbeslt inte sker. Avsaknaden av detta omöjliggör spårbarhet av besltet att genomföra ett inköp. Vår rekommendation är alltjämt att pphandlingsenheten begär in en dokmenterad och fastställd behovsanalys från den verksamhet som önskar genomföra ett större inköp eller en pphandling. Vidare kan vi konstatera att det inte finns några rtiner som säkerställer att erfarenheter från verksamheterna tas omhand då nya leverantörer ska pphandlas. Vår rekommendation är att en rtin införs i verksamheterna om att dokmentera såväl bra som dåliga erfarenheter av pphandlade prodkter och tjänster. Dessa erfarenheter bör därefter vid kommande pphandling kommniceras till den referensgrpp som ansvarar för att ta fram kravspecifikation för pphandlingen. 6. Granskning av statistik rörande inköp samt pphandlingar 6.1. Statistik rörande inköp En sammanställning har gjorts av antalet leverantörer samt det totala beloppet som nder 2014 faktrerats granskade nämnder/förvaltningar. 15
Förvaltning Antal faktror / lev. Totalt belopp Välfärdsförvaltningen 35 216 / 1 377 156 475 858 Samhällsbyggnadsförvaltningen 32 899 / 1 754 395 246 020 Det bör konstateras att i sammanställningen ovan ingår även faktror från till exempel kommnens egna bolag, landstinget eller andra kommner. Dessa tgifter tgör i vissa fall flera av de största tgiftsposterna för både välfärdsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Posterna rör således inte enbart inköp av varor och tjänster från leverantörer kommnen bör ha avtal med. Vi har i samband med granskningen efterfrågat en avstämning mot avtalsdatabasen för att ndersöka om kommnen har avtal/ramavtal med de leverantörer som faktrerat de största beloppen per förvaltning. I viss tsträckning har leverantörer sorterats bort där det varit ppenbart att avtal inte förekommer. Detta kan till exempel röra sig om kommnens egna bolag eller andra kommner och myndigheter. I tabellerna nedan förekommer dock ett antal leverantörer med vilka kommnen inte har möjlighet att teckna avtal. Hmanistiska nämnden Leverantör Avtal i databas Smma Antal faktror Byggservice AB Nej 5 035 975 422 V-Norrlands tveckling och omvårdnad Nej 1 736 275 14 Höga Ksten Vård & Omsorg AB Ja 1 438 576 20 Ödlings värme & sanitet Nej 1 186 843 46 Länets lyft & hisservice AB Nej 823 481 68 Careondemand AB Nej 813 663 8 First Card AB Ja 802 355 367 Medborgarskolan Nej 740 000 2 Nordek Fastighetsbolag KB Hyror 724 531 114 Kovlands hiss & portatomatik Nej 716 317 9 Jonas Söderlnd Bygg AB Nej 647 276 5 OKQ8 AB Ja, för tankning 488 841 411 Martin och servera AB Ja 456 458 165 Nordhallen AB / Kvantm Nej 455 038 62 Utifrån ovanstående tabell konstateras att av de 14 leverantörer som nder 2014 faktrerat hmanistiska nämnden de största beloppen saknas avtal i den centrala databasen med nio leverantörer. Avtal finns med fyra leverantörer och ett bolag som faktrerat rör sig om en fastighetsägare som faktrerat för lokalhyror. Omsorgsnämnden Leverantör Avtal i databas Smma Antal faktror Onemed Sverige AB Ja 8 250 394 3 769 Försnda LSS AB Nej 4 005 385 138 TietoEnator Healthcare & welfare Ja 3 501 730 48 Rehabassistans i Sverige AB Nej 3 189 159 108 OKQ8 AB Ja, för tankning 2 563 332 988 Assistansbolaget i Sverige AB Nej 2 485 404 86 Previa Ja 2 298 006 517 TDC Sverige AB Ja 2 000 270 146 16
Bageri Viktoria Nej 1 899 290 52 Procrator AB/HK Ja, flera avtal 1 566 675 983 Tnstall Nej 583 172 152 Norrmejerier Ja 475 976 443 Nordhallen AB / Kvantm Nej 463 483 162 Eva Rydell Ja 392 402 17 Mediq Sverige AB Nej 380 895 253 Utifrån ovanstående tabell konstateras att av de 15 leverantörer som nder 2014 faktrerat omsorgsnämnden de största beloppen saknas avtal i den centrala databasen med sj leverantörer. Avtal finns med åtta leverantörer. Samhällsbyggnadsförvaltningen Leverantör Avtal i databas Smma Antal faktror Svevia AB Ja, transport och beläggning 45 884 082 270 NCC Constrction Sverige AB Ja, pphandlad entreprenad 17 844 247 33 JS Trafik HB Ja 17 733 468 23 Evenemangsarenan i Ö-vik AB Nej 16 055 357 15 Svenska kommn försäkrings AB Nej, kommnen delägare 13 430 069 4 Mittbss AB Ja, via kollektivtrafikmynd. 13 137 281 11 Örnfrakt Ja, snöröjning 9 202 244 368 Örntaxi AB Ja, via kollektivtrafikmynd. 7 409 226 33 Nybergs Bygg & Måleri NBM AB Ja, div. pph. entrep. 6 078 496 9 Sala Brand AB Ja, pph. brandbil 5 715 959 12 IVK AB (SVB) Nej 576881 12 Holmen Skog Region Örnsköldsvik Nej 528 932 2 TDC Sverige AB Ja 501 993 134 Crawford & Company (Sweden) AB Ja 485 697 13 OKQ8 AB Ja, för tankning 481 258 403 Utifrån ovanstående tabell konstateras att av de 15 leverantörer som nder 2014 faktrerat samhällsbyggnadsförvaltningen de största beloppen saknas avtal i den centrala databasen med fyra leverantörer. För en av dessa leverantörer är kommnen delägare. För övriga elva leverantörer har kommnen avtal. 6.1.1. Bedömning Utifrån ovanstående övergripande granskning gör vi bedömningen att kommnen saknar avtal med ett antal leverantörer som faktrerar kommnen stora belopp. 6.2. Granskning av pphandlingar Inom ramen för granskningen har fem pphandlingar granskats med avseende på de formaliakrav lagen om offentlig pphandling ställer. Samtliga fem pphandlingar har genomförts nder 2014. Ansvaret för pphandlingarna har i samtliga fall vilat på pphandlingsenheten. 17
Granskning har gjorts av förfrågningsnderlag, protokoll från anbdsöppningen, tvärderingsrapport, tilldelningsbeslt och avtal. Upphandlingsenheten annonserar och genomför samtliga pphandlingar i verktyget E-avrop. Samtliga handlingar i respektive pphandlingsärende sparas digitalt i särskild mappstrktr på kommnens intranät. Vi konstaterar att några dokmenterade behovsanalyser inte finns i ansltning till respektive pphandlingsärende. I en behovsanalys bör en övergripande beskrivning göras av vilket behov som föreligger. I ansltning till behovsanalysen bör ett anskaffningsbeslt finnas som är nderskrivet av ansvarig tjänsteman enligt delegationsordningen. Några dokmenterade anskaffningsbeslt finns inte i de granskade fallen. Av granskade förfrågningsnderlag framgår med tydlighet de krav som ställs på leverantören. I samtliga fall anges även tydliga kriterier för tvärdering samt sista dag för anbdslämning. Av anbdsförteckningen bör framgå anbdsgivare, dag för anbdstidens tgång, dag för anbdsförrättningen samt datm då anbden inkommit. Vidare bör sena anbd antecknas, dock ej tvärderas. Anbdsförteckningen ska vara signerad av minst två personer som båda närvarat vid anbdsöppningen. Anbdsförteckning som lever pp till ppställda krav finns i samtliga fall. Utvärderingsrapport bör finnas i ansltning till anbdsförteckningen. Utvärderingsrapporten ska tydliggöra vilka av anbden som ppfyller respektive inte ppfyller kraven. Det ska enkelt gå att följa hr tvärderingen har gjorts och det ska gå att förstå varför ett visst anbd antas. I ett av de granskade fallen saknas en tydlig tvärderingsrapport, vilket sannolikt beror på att endast ett anbd inkommit. I ytterligare ett fall framgår av tvärderingsrapporten endast vilka krav som inte ppnås. I ett tredje fall framgår inte tydligt hr tvärderingen har gjorts, tan bara vilken leverantör som antas. Tilldelningsbeslt är fattade i samtliga fall. Tilldelningsbeslten är inte signerade och vi noterar att det saknas tydliga former för elektronisk signering. Signerade avtal finns i ansltning till övriga dokment i mappstrktren för respektive pphandling. 6.2.1. Bedömning Vår bedömning är att granskade handlingar i allt väsentligt ppfyller kraven i enlighet med lagen om offentlig pphandling. Vi bedömer att förfrågningsnderlagen innehåller de krav som kan ställas. Likaså gäller att avtal inte har tecknats inom tiden för avtalsspärr. Som konstaterats ovan saknas behovsanalyser samt signerade anskaffningsbeslt. Till följd av detta omöjliggörs en bedömning av hrvida respektive nämnds delegationsordning följs. Vidare konstaterar vi att det finns brister i flera av tvärderingsrapporterna. Båda dessa brister försvårar möjligheten att följa pphandlingens steg och försvårar processens spårbarhet. Vår rekommendation är att rtiner införs om att inköpsbeslt/pphandlingsbeslt krävs in från beställande förvaltning då inköpen ppgår till väsentliga belopp. Vidare rekommenderar vi att pphandlingsenheten ser över rtinerna för hr tvärderingen av inkomna anbd dokmenteras. 18
7. Uppföljning och kontroll 7.1. Rtiner för ppföljning Enheten har årligen börjat följa pp avtalstroheten i samtliga förvaltningar. Enligt ppgift pågår ett arbete med att hitta bra tillvägagångssätt och verktyg för ppföljningsarbetet. Nyligen har ppföljningen av avtalstrohet för kalenderåret 2013 inom konslt- och serviceförvaltningen avsltats. Redovisning av avtalstroheten görs ppdelad på förvaltningens verksamheter. Konslt- och serviceförvaltningen Verksamhet Avtalstrohet i % Stab 90,5 Fastighetsavdelningen 91 Administrativa stödtjänster 68 Kostavdelningen 97,5 Serviceavdelningen 88 Smma total KSF 88 Vid denna gransknings genomförande hade även ppföljning genomförts av bildningsförvaltningens avtalstrohet nder 2013. Bildningsförvaltningen Verksamhet Avtalstrohet i % Förskola 78 Grndskola 74 Gymnasim 54 Vxentbildning 71 Stab 71 Smma total Bildningsförv 69,5 Någon ppföljning av vilka som gör inköp i förvaltningarna, eller om inköp görs av sådana som inte får göra det, förekommer inte. Fackförvaltningarna genomför inga särskilda ppföljningar för att mäta förvaltningens avtalstrohet. Då en komplett lista över beställare har tagits fram kommer enligt ppgift pphandlingsenheten även påbörja ett arbete med att följa pp vilka som genomför inköp i kommnen. Detta kommer att knna stämmas av mot beställarregistret. Upphandlingsenheten har enligt ppgift god kontroll över kommnens avtal och vidtar åtgärder då ett avtal är på väg att löpa t. Då fattas beslt om avtalet ska förlängas eller om det ska pphandlas på nytt. I de fall där det är möjligt förlängs avtalet. Det finns fnktioner i avtalsdatabasen som ppmärksammar handläggarna då avtal är på väg att löpa t. Uppföljning av kvalitet av leverantörerna rörande bland annat leveranssäkerhet genomförs inte på ett strktrerat sätt. Upphandlingsenheten ppmanar förvaltningarna att höra av sig med kommentarer om pphandlade leverantörer. Enligt ppgift återkopplar förvaltningarna ibland. Några särskilda rtiner för att ta tillvara erfarenheter från pphandlingsskedet finns inte heller. I avtalsdatabasen finns också en fnktion för pphandlingsenheten som erhåller ett meddelande om någon leverantör som finns inlagd har en betalningsanmärkning eller om någon 19