Granskningspromemoria 2014 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 14, 2015 Dnr 3.1.2-15/2015 2015-02-04
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2014 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Dnr 3.1.2-15/2015 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Förtroendekänsliga områden 1 Granskning av förmedling av lägenheter från mindre privata värdar 3 Grundläggande granskning 3 Bolagets arbete med internkontroll 3 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6
1 (7) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 20 maj 2014. Vid planeringsmöte den 11 juni 2014 avseende Bostadsförmedlingen i Stockholm AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag som givits revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av internkontrollgranskningen och granskningen av delårsbokslutet rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 29 september 2014. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter för bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 4 februari 2015. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet har varit Örjan Palmqvist från revisionskontoret. Bolaget har faktakontrollerat granskningspromemorian. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Förtroendekänsliga områden Revisionskontoret har genomfört en granskning av delar av det förtroendekänsliga området inom bolaget. De delar som har varit föremål för granskningen är följande: representation, resor och konferenser samt bisysslor. Syftet med granskningen var att kontrollera om bolaget har en tillräcklig kontroll inom det förtroendekänsliga området. En verifierande granskning (stickprov) har skett för att utreda om bolagsledningen och övriga anställda följer gällande regler för representation, resor och konferenser samt bisysslor.
2 (7) En sammanfattning av granskningens resultat redovisas nedan. Representation Bolaget har antagit stadens riktlinjer om mutor och representation som sina egna vid januarisammanträdet 2014. Vid stickprovsgranskning av verifikationer bokförda på representationskontona 2014-01-01 till och med 2014-10-31 har konstaterats att reglerna efterlevs. Den interna kontrollen inom representationsområdet bedöms vara tillräcklig. Resor och konferenser Bolaget har inget enskilt dokument för hantering av tjänsteresor, kurser mm. utan detta hanteras inom ramen för för bland annat delegationsordningen. Vid stickprovsgranskning av resor genomförda under januari till och med oktober 2014 har konstaterat att reglerna efterlevs. Den interna kontrollen bedöms vara tillräcklig inom området resor och konferenser. Bisysslor Bolaget har i januari 2014 godkänt en policy för bisysslor. Bolaget har tagit fram en blankett där de anställda ska lämna uppgift om eventuella bisysslor. Avdelningschef ska sedan godkänna eventuell bisyssla. VD:s bisysslor ska godkännas av styrelseordföranden. Revisionskontorets granskning av de anställdas bisysslor visade på att tre anställda inte hade anmält bisysslor. Revisionskontoret bedömer att kontrollen av de anställdas bisysslor är i huvudsak tillräcklig. Leverantörsregister En granskning av seriositeten hos registrerade leverantörer hos bolaget har genomförts. Information har inhämtats från Bolagsverket och Skatteverket samt Svensk Handels och Förenade Bolags varningslista. Resultatet av granskningen visar att bolaget under 2014 inte har gjort något inköp från bolag som har anmärkning vid dessa kontroller. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer sammantaget att den interna kontrollen är tillräcklig inom de delar av det förtroendekänsliga området som har varit föremål för granskning.
3 (7) Granskning av förmedling av lägenheter från mindre privata värdar Majoriteten av alla lediga lägenheter kommer till bolaget elektroniskt antingen via fastighetsägarportalen genom registrering på Bostadsförmedlingens hemsida eller via lägenhetstjänsten som är en webbservicelösning för informationsöverföring mellan fastigetsägarens system och Bostadsförmedlingens. Ett antal lägenheter (t.o.m. oktober 2014 ca 1 150) kommer in direkt till en handläggare eller till den handläggare som har ansvarar för fastighetsägarkontakter. Iakttagelser Bolaget har under år 2010 tagit fram en rutin för lägenheter som lämnas in utanför lägenhetstjänsten och fastighetsägarportalen, dvs via telefon, fax, personligt besök etc. Där framgår bland annat att när lägenheten kommer in manuellt så registreras den i Bostoc av handläggaren som mottog lägenheten eller av en kollega. Papperet sparas och sätts in en speciell pärm på Förmedlingsavdelningen. Papperet/dokumentet scannas även in och sparas ner i diariet på den nyregistrerade lägenheten. När lägenheten har inkommit via telefon så registreras uppgifterna in i Bostoc. Sedan lämnas informationen på en inlämningsblankett som sätts in i en pärm hos en speciell förmedlingshandläggare. För lägenheter som kommer in via mail så registreras lägenheten i en mapp benämnd Ritningar, bilder, avtal och dyl. Succar Dokumentet döps till lägenhetens diarienummer eller sparas ner direkt i diariet. Därefter skickas ett mail till hyresvärden som en bekräftelse på att lägenheten har mottagits och hanterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret kan konstatera att bolaget har rutiner som säkerställer att lägenheter inte förmedlas utan att först registreras i Bostoc. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har vid sitt novembersammanträde 2013 antagit en internkontrollplan för 2014. De granskningsområden som fastställdes i interkontrollplanen var:
4 (7) Inköp av varor och tjänster Utbetalningar och ändring av leverantörers fasta data Representation IT-säkerhet Registrering av kötid m m Förmedling till bostadskön Förtursverksamheten Bolaget har genomfört de kontrollaktiviteter som tagits upp i planen och tertialsvis rapporterat resultatet till styrelsen. Det tredje tertialet för år 2014 kommer att avrapporteras vid januarisammanträdet 2015. Vid granskningarna har endast smärre avvikelser noterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget har ett fungerande internkontrollarbete och att granskningar har genomförts enligt internkontrollplanen. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2014 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto Resultat efter finansnetto 2014, mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 0,0 1,0 6,7 4,0 Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 prognostiserar bolaget ett resultat på 1,0 mnkr, och i tertialrapport 2 prognostiseras ett överskott på 6,7 mnkr. Överskottet består i huvudsak av att den sänkning av köavgifterna som började gälla vid halvårsskiftet 2014 inte får full effekt på resultatet förrän 2015 samt lägre kostnader för IT och kommunikation. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till 4,0 mnkr. Resultatet uppvisar därmed en resultatförbättring jämfört med ägarkravet med 4,0 mnkr.
5 (7) De huvudsakliga förklaringarna till resultatet är ökade intäkter beroende på ökad kundtillströmning samt minskade kostnader för IT och senareläggning av projekt inom IT och kommunikation. Jämfört med bolagets prognos i tertialrapport 2 har utfallet blivit lägre, 2,7 mnkr. Den huvudsakliga förklaringen till detta är att angelägna arbetsmiljöförbättrande åtgärder i lokalerna kunde tidigareläggas. Investeringar (mnkr) investeringar 2014, mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 0,5 0,5 0,6 0,5 Bolagets budget för investeringar uppgår till 0,5 mnkr. Årsprognosen enligt tertial 2 var 0,6 mnkr medan det slutliga utfallet blev 0,5 mnkr. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 20 indikatorer. Av dessa indikatorer har fullmäktige fastställt 10, Stockholms Stadshus AB 6 och bolaget har fastställt 4 egna indikatorer. För indikatorerna har bolaget fastställt årsmål. För indikatorerna redovisas måluppfyllelsegraden.
6 (7) I bolagets årsredovisning framgår att 13 indikatorer uppfylls helt, 3 delvis och 4 uppfylls inte. De indikatorer som inte uppfylls är antal praktikplatser som kan tillhandahållas för de aspiranter som Jobbtorg Stockholm kan matcha, antal ungdomar som fått sommarjobb i stadens regi, sjukfrånvaro samt andel administrationsoch indirekta kostnader. De indikatorer som uppfylls delvis är kunderna i bostadsköns betyg på bolagets webbtjänster, chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare samt medarbetare vet vad som förväntas av dem i deras arbete. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets resultat överstiger ägarens resultatkrav. Budgetavvikelserna har förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget har fastställt årsmål för indikatorerna. Sammantaget uppfyller bolaget i huvudsak de uppställda målen helt eller delvis. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Revisionskontoret har följt upp hur bolaget arbetar med vissa direktiv och uppdrag som fullmäktige har lämnat till bolaget. Undersöka förutsättningarna för att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden Bostadsförmedlingen arbetar aktivt med att marknadsföra möjligheten att lämna in lägenheter såsom ungdomslägenheter. Vid varje personligt möte med fastighetsägarna informerar bolaget om möjligheten att lämna in mindre och billiga lägenheter såsom ungdomslägenheter. År 2014 förmedlades 794 ungdomslägenheter (att jämföra med 746 ungdomslägenheter år 2013). Bolaget skickar därutöver ut brev till alla som fyller 18 år i Stockholms län med information om Bostadsförmedlingens verksamhet. Aktivt marknadsföra den gemensamma studentkön mot privata fastighetsförvaltare Bolaget arbetar aktivt med att marknadsföra möjligheten att lämna studentlägenheter för förmedling. Vid varje personligt möte med en fastighetsägare berättar bolaget om förmedlingen av studentbostäder. Information om detta finns även på bolagets hemsida. År 2014 förmedlades 1 367 studentlägenheter (att jämföra med 898 studentlägenheter år 2013).
7 (7) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med de uppdrag och direktiv som har beslutats av fullmäktige och koncernstyrelsen.