BILAGA I TILL ANBUDSINFORDRAN

BILAGA I TILL ANBUDSINFORDRAN KRAVSPECIFIKATION LOGISTISKT OCH TEKNISKT STÖD FÖR KOMMUNIKATIONSAKTIVITETER OCH EVENEMANG ANORDNADE AV EUROPEISKA KOMMISSIONENS REPRESENTATION OCH EUROPAPARLAMENTETS INFORMATIONSKONTOR I SVERIGE INTERINSTITUTIONELLT ÖPPET ANBUDSFÖRFARANDE PO/2014-2/STO

Innehållsförteckning 1. Upphandlingens rubrik...3 2. Syfte och bakgrund...3 3. Föremål för avtalet...4 3.1. Tjänster som omfattas...4 3.1.1. Stöd vid genomförande och anordnande av evenemang...4 3.1.2. Bokning av tolkar...6 3.1.3. Bokning av talare...7 3.1.4. Bokning av moderatorer...7 3.1.5. Rapport om återkoppling från kommunikationsaktiviteter eller evenemang...7 3.2. Rapporter...8 3.3. Arbetsmetod...9 3.4. Förfarande för förnyad konkurrensutsättning...9 4. Storleken på avtalet...12 5. Avtalsvillkor...13 6. Inlämning av anbud...13 7. Tekniskt anbud...13 8. Prisanbud...15 9. Uteslutningskriterier...15 9.1. Försäkran på heder och samvete och styrkande handlingar 16 9.2. Anbud som lämnas av konsortier och anbud med underentreprenad...16 10. Urvalskriterier...17 10.1. Anbudsgivarens kapacitet...17 10.2. Ytterligare krav för gemensamma anbud...19 10.3. Ytterligare krav för anbud som inbegriper underentreprenad...19 11. Tilldelningskriterier...20 11.1. Bedömning av de tekniska aspekterna...21 11.2. Bedömning av de ekonomiska aspekterna...21 11.3. Tilldelning av avtalet...22 2

1. UPPHANDLINGENS RUBRIK Logistiskt och tekniskt stöd för kommunikationsaktiviteter och evenemang anordnade av Europeiska kommissionens representation (nedan kallad kommissionens representation eller representationen) och Europaparlamentets informationskontor (nedan kallat parlamentets informationskontor eller informationskontoret) i Sverige, Ref. PO/2014-2/STO. 2. SYFTE OCH BAKGRUND Kommissionens representationskontor i EU-länderna fungerar som kommissionens språkrör och bevakar den allmänna opinionen i respektive land. De informerar om EU genom olika kommunikationsaktiviteter och evenemang som är avsedda att öka allmänhetens förståelse för EU-politik och EU-frågor. Mer information om kommissionens representation i Sverige hittar du på http://ec.europa.eu/sweden/index_sv.htm Europaparlamentets informationskontor informerar om parlamentets roll och befogenheter, om varje lands parlamentsledamöter och deras verksamhet, samt om aktuella frågor som diskuteras i parlamentet. En beskrivning av verksamheten vid Europaparlamentets informationskontor i Sverige hittar du på http://www.europaparlamentet.se/sv Kommissionens representation och parlamentets informationskontor i Sverige anordnar kommunikationsaktiviteter för allmänheten, särskilda målgrupper och media i Europahuset på Regeringsgatan 65 i centrala Stockholm, och på andra platser i Stockholm eller andra städer i Sverige. I undantagsfall kan speciella evenemang också anordnas utanför Sverige, exempelvis i Bryssel eller Strasbourg eller i något av grannländerna (t.ex. Danmark, Finland eller Estland), men sådana evenemang är inte begränsade till dessa platser. De potentiella målgrupperna för informationsmaterialet och evenemangen är bland andra följande: Allmänheten, särskilt ungdomar. Media och journalister. Nationella, regionala och lokala myndigheter. Ekonomiska och sociala intressegrupper. Diplomatkåren. Civilsamhällets organisationer. Den akademiska världen, tankesmedjor och kulturinstitutioner. Lärare, elever, studenter. Familjer och barn. 3

I samband med vissa av kommunikationsaktiviteterna behöver kommissionens representation och parlamentets informationskontor logistiskt och tekniskt stöd och/eller hjälp av talare och moderatorer. Den här upphandlingen syftar därför till att sluta avtal med lämpligt kvalificerade tjänsteleverantörer som kan bistå vid genomförandet av EU:s kommunikationspolitik. Denna anbudsinfordran är interinstitutionell. De institutioner som deltar är Europeiska kommissionen och Europaparlamentet. Kommissionen är den ledande institutionen för anbudsinfordran och undertecknar ramavtalet på Europaparlamentets vägnar. Sammanfattningsvis genomförs detta interinstitutionella förfarande enligt följande: Kommissionen offentliggör anbudsinfordran, utvärderar anbuden och undertecknar ramavtalet på den andra deltagande institutionens vägnar. Båda de institutioner som ramavtalet gäller kommer att använda avtalet oberoende av varandra genom förnyad konkurrensutsättning och genom att göra avrop eller beställningar till uppdragstagarna. 3. FÖREMÅL FÖR AVTALET 3.1. Tjänster som omfattas Syftet med dessa tjänster är att tillhandahålla det stöd och den logistik som gör det möjligt för kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor att delta i och/eller anordna evenemang (informationsdagar, konferenser, seminarier, interaktiva dialogmöten, workshops, informationsbesök, mässor, utomhusfestivaler, utställningar, prisceremonier, nätverksverksamhet, osv.). Evenemangen hålls vanligen i Stockholm eller på andra platser i Sverige, men det kan inte uteslutas att vissa evenemang innebär resor till andra EU-länder. Syftet med evenemangen är att kommunicera med särskilda målgrupper eller öka synligheten för EU:s politik och projekt. 3.1.1. Stöd vid genomförande och anordnande av evenemang A. Projekt- och processledning Uppdragstagaren ska för varje evenemang utse en projekt- eller evenemangsledare som ska ansvara för den övergripande organisationen av projektet eller evenemanget planering, samordning, genomförande och administration av de tjänster som leder fram till evenemanget, enligt specifikationerna för varje enskilt uppdrag eller beställning. Personen ska ansvara för att evenemanget förlöper smidigt, hantera logistiken på plats liksom samordningen av de arbetsuppgifter som hon eller han delegerar till lokala underentreprenörer under evenemangets hela varaktighet, t.ex. tolkar, värdpersonal, serveringspersonal. Projektledaren ska också vara kontaktperson gentemot kommissionens representation och parlamentets informationskontor, vilket inbegriper allmän samordning med representationen och informationskontoren, talare (administration av presentationer) och eventuella andra underentreprenörer som kan vara inblandade i projektet. 4

B. Medier och webb Uppdragstagaren kan få i uppdrag att utforma, beställa och sätta in annonser i press, radio och sociala medier och att utforma, låta trycka och sätta upp utomhusannonsering (affischer). Annonseringen kommer främst att vara på svenska, men kan vid vissa tillfällen behöva vara på engelska. Text, logotyper och fotografier kommer att tillhandahållas av kommissionens representation/parlamentets informationskontor. C. Logistik Ansvara för utskick av inbjudningar, påminnelser, bekräftelser och administration av registrering av deltagare och närvaro (t.ex. genom att inrätta en webbplats för registrering online). Hantera och betala ut traktamente till deltagarna i förekommande fall. Resor och hotell (bokning, köp, byten, avbokning av hotellrum och färdbiljetter, leverans av färdbiljetter). Uppdragstagaren ska beskriva sina arrangemang med resebyråer på ett sätt som tydligt visar att man kan garantera konkurrenskraftiga marknadspriser för färdbiljetter och bokningsavgifter. De utvalda uppdragstagarna kommer att få konkurrera om hotellrumspriser vid varje upphandlingstillfälle. Ombokning och avbokning av färdbiljetter: Uppdragstagaren ska ansvara för alla aspekter av researrangemangen, bl.a. direkta kontakter med deltagarna och externa talare. Researrangemangen ska genomföras på grundval av en deltagarlista som godkänts av kommissionens representation/parlamentets informationskontor. Uppdragstagaren måste vidta de åtgärder som behövs för att se till att varje begäran om avbokning hanteras i representationens och informationskontoret bästa intresse. Extrakostnader på grund av försummelse från uppdragstagarens sida kommer inte att godtas. D. Konferensrum och utrustning Hitta lokaler, förhandla om hyror, hyra lokaler med full service (inklusive vatten, el, telekommunikationer, försäkring, städning osv.). Uppdragstagaren ska ta hänsyn till antalet deltagare, tillgänglighet, lokala omständigheter och tillgänglighet för deltagare och utrustning för funktionsnedsatta deltagare. Tillhandahålla en lokal för presskonferenser och VIP-lokaler för intervjuer med högprofilpersoner i förekommande fall. Iordningställa lokaler (t.ex. sätta upp tält eller bygga, transportera, montera, nedmontera och bortskaffa stånd och montrar för större utställningar). Tillhandahålla, installera och underhålla all teknisk utrustning som behövs för evenemanget (it, telekommunikationer, audiovisuella hjälpmedel osv.) och tillhandahålla stöd för radio- och tv-sända seminarier (även webbströmmade) inbegripet, vid behov, utrustade kabiner för simultantolkning (med hörlurar, mottagare osv.). Utsmyckning av lokalerna (t.ex. blommor). E. Lokala transporter 5

Organisera lokala transporter (till och från lokalen), inbegripet transfer mellan ankomststället och lokalen eller hotellen eller andra anslutande evenemang. F. Material och konferenspaket Ansvara för utformning och produktion av namnbrickor, konferenspaket (inklusive program, informationspaket, påsar, pennor, cd, dvd osv.), trycksaker, EU-publikationer och informationsmaterial, banderoller och skyltar, affischer och displaytavlor. Materialet kommer främst att vara på svenska men kan vid vissa tillfällen behöva vara på engelska. Text, logotyper och fotografier kommer att tillhandahållas av kommissionens representation/parlamentets informationskontor. Ansvara för förvaring av material, utrustning och dokumentation, inbegripet packning, uppackning och placering av publikationer på hyllor före evenemang och nedpackning efter evenemanget. G. Stöd under evenemang Uppdragstagaren ska ansvara för att det finns tillgång till stöd på plats under hela evenemanget för olika uppgifter som att tillhandahålla stödpersonal, värdar/värdinnor och receptionister på plats vid evenemanget för att ta emot deltagarna och dela ut namnbrickor, program och deltagarmaterial samt för att sprida informationsmaterial och reklammaterial på exempelvis mässor, utställningar och konferenser, tillhandahålla sekreterartjänster, föra mötesanteckningar osv., fotografera och videofilma deltagarnas bidrag, tillhandahålla lämpliga säkerhetstjänster, bland annat ansvara för säkerheten under själva evenemanget. H. Catering Uppdragstagaren ska boka och organisera cateringtjänster under hela evenemanget. Exakt vilken form av catering som behövs kommer att anges för varje avrop. Kvantiteter och/eller menyer ska i förekommande fall godkännas av den upphandlande myndigheten före evenemanget. Allmänna regler gällande avbeställning Om den upphandlande myndigheten avbeställer en tjänst som beställts inom ramen för det enskilda uppdraget ska uppdragstagaren endast ha rätt till betalning motsvarande de tjänster som levererats fram till avbeställningsdatumet. Uppdragstagaren ska meddela kommissionens representation/parlamentets informationskontor vilka regler som gäller för avbeställning av resor, logi, catering, teknisk support och andra relaterade tjänster. Uppdragstagaren ska meddela reglerna för avbeställning skriftligen, med tydliga tidsramar, återbetalningsregler och relaterade avbokningsavgifter i det specifika anbudet. 3.1.2. Bokning av tolkar Uppdragstagaren ska boka simultantolkningstjänster, inbegripet den utrustning som behövs för detta (se punkt D) samt svara för inspelning, transkribering och översättning av diskussionerna på överenskomna 6

språk. Kraven kommer att anges i förväg (t.ex. i fråga om vilka språk som talare kommer att använda). Teckenspråkstolk kan komma att krävas. 3.1.3. Bokning av talare Uppdragstagaren kan få i uppdrag att välja ut och boka kvalificerade talare som har relevans för ett visst evenemang. Valet av talare ska meddelas kommissionens representation och/eller parlamentets informationskontor för godkännande. Uppdragstagaren kan få i uppdrag att föreslå flera personer bland vilka representationen/informationskontoret kan välja ut en eller flera talare för evenemanget. Beroende på vilket evenemang det rör sig om kan lämpliga talare vara allt från akademiska specialister till journalister, författare eller välkända tv-personligheter. Det kommer att specificeras i avropet för varje uppdrag vilken nivå av specifika yrkeserfarenheter, kompetens, kunskap om evenemangets ämnen och språk som krävs av de talare som ska anlitas. Talare kan komma att uppmanas att styrka sina kunskaper om EU:s institutioner och deras roll, liksom sin kompetens inom ett eller flera av de politikområden som täcks av EU. För mer information om EU:s politikområden, se http://europa.eu/pol/index_sv.htm. 3.1.4. Bokning av moderatorer Uppdragstagaren kan få i uppdrag att föreslå en eller flera moderatorer. Valet av moderator ska meddelas den upphandlande myndigheten för godkännande. Moderatorns uppgift kommer att vara att moderera konferenser, diskussionspaneler, debatter och diskussioner eller utfrågningar. Det kommer att specificeras i avropet för varje uppdrag vilken nivå av specifika yrkeserfarenheter, kompetens, kunskap om seminariets ämnen och språk som krävs av de moderatorer som ska anlitas. Moderatorerna kan uppmanas att styrka sina kunskaper om EU:s institutioner och deras roll. 3.1.5. Rapport om återkoppling från kommunikationsaktiviteter eller evenemang Uppdragstagaren kan få i uppdrag att tillhandahålla följande: En första kort rapport om evenemanget som kan publiceras på internet inom 48 timmar. En rapport om evenemangets resultat. Pressklipp om evenemanget. Uppföljning av evenemanget genom spridning och publicering av resultat, föreläsningar osv. Utvärderingar från deltagarna i evenemanget, som uppdragstagaren ska begära och samla in. Rapporterna kommer vanligtvis att begäras på svenska, men kan komma att begäras på engelska beroende på vilket språk som evenemanget hålls på. 7

Om personer som avses i punkterna 3.1.2 3.1.4 fotograferas, spelas in, filmas eller webbstreamas ska uppdragstagaren införskaffa de nödvändiga rättigheterna från dessa personer i enlighet med artikel II.10.7 i kontraktet. 3.2. Rapporter Om inte annat anges i det specifika uppdraget ska uppdragstagaren på svenska rapportera om de tjänster som levererats för genomförandet av det specifika uppdraget, samt resultatet av medierapporteringen om evenemanget. 1. För specifika uppdrag till ett värde överstigande 60 000 euro: Uppdragstagaren ska tillhandahålla en interimsrapport om framstegen till den upphandlande myndigheten inom den tidsfrist som anges i det specifika uppdraget. Interimsrapporten ska innehålla en redogörelse för de huvudsakliga uppgifter som utförts, en förteckning över de resurser som använts och, i förekommande fall, uppgifter om eventuella problem som dykt upp med förslag till lösningar eller beskrivning av genomförda lösningar, samt en aktualiserad projektplan. Inom 60 dagar från avslutandet av de tjänster som det specifika uppdraget gäller ska uppdragstagaren lämna den upphandlande myndigheten en slutrapport med en sammanfattning av de huvudsakliga resultaten. Den tekniska delen av slutrapporten ska omfatta en redogörelse för de uppgifter som utförts och de tjänster som levererats, och, i förekommande fall, rekommendationer inför framtida evenemang. Den ekonomiska delen av slutrapporten ska i detalj föra upp alla kostnader som uppkommit, i enlighet med de punkter som tagits upp i prislistan. Uppdragstagaren ska lämna en kopia av rapporten via e-post och en papperskopia. 2. För specifika uppdrag till ett värde mellan 30 000 euro och 60 000 euro: Om så anges i det specifika uppdraget ska uppdragstagaren till den upphandlande myndigheten lämna en interimsrapport inom utsatt tidsfrist. Interimsrapporten ska omfatta en redogörelse för de huvudsakliga uppgifter som utförts, en förteckning över de resurser som använts och, i förekommande fall, uppgifter om eventuella problem som dykt upp med förslag till lösningar eller beskrivning av genomförda lösningar, samt en aktualiserad projektplan. Inom 60 dagar från avslutandet av det specifika uppdraget ska uppdragstagaren lämna den upphandlande myndigheten en slutrapport med en sammanfattning av de huvudsakliga resultaten. Den tekniska delen av slutrapporten ska omfatta en redogörelse för de uppgifter som utförts och de tjänster som levererats, och, i förekommande fall, rekommendationer inför framtida evenemang. Den ekonomiska delen av slutrapporten ska i detalj föra upp alla kostnader som uppkommit, i enlighet med de punkter som tagits upp i prislistan. 8

3. För specifika uppdrag till ett värde upp till 30 000 euro: Inom 60 dagar från avslutandet av det specifika uppdraget ska uppdragstagaren lämna den upphandlande myndigheten en slutrapport med en sammanfattning av de huvudsakliga resultaten. Den tekniska delen av slutrapporten ska omfatta en redogörelse för de uppgifter som utförts och de tjänster som levererats, och, i förekommande fall, rekommendationer inför framtida evenemang. Den ekonomiska delen av slutrapporten ska i detalj föra upp alla kostnader som uppkommit, i enlighet med de punkter som tagits upp i prislistan. Alla utgifter för utarbetande, produktion och distribution av rapporter ska ingå i prisanbudets enhetspris och kommer inte att betalas ut separat. Se artikel I.4 i ramavtalets särskilda villkor för fullständiga detaljer. 3.3. Arbetsmetod I sina specifika anbud ska anbudsgivarna tydligt ange en högre tjänsteman som projektledare. Projektledaren kommer att vara kontaktperson gentemot kommissionens representation och parlamentets informationskontor. Det är den enda person de ska vända sig till för förfrågningar och hon eller han ska delta i alla planerings- och samordningsmöten. Projektledaren för det specifika uppdraget ska kunna ge svar och lösningar när det gäller såväl frågor om kontraktet som organisatoriska och administrativa frågor (bland annat frågor gällande fakturering och betalning) och kunna genomföra lösningarna i enlighet med kontraktet. Uppdragstagaren måste informera kommissionens representation om eventuella ändringar av arbetsteamet (uppsägningar, nyanställningar, befordringar osv.) under uppdragets genomförande. Uppdragstagaren ska se till att teamets sammansättning under hela uppdragets varaktighet motsvarar vad som angivits i anbudet. Uppdragstagaren ska tillhandahålla den fortbildning som behövs för att garantera en hög kvalitet på de tjänster som tillhandahålls. Kommissionens representation förbehåller sig rätten att med motivering begära att en medlem i teamet vars erfarenheter och kompetens bedöms som otillräckliga byts ut. 3.4. Förfarande för förnyad konkurrensutsättning Ramavtal kommer att upprättas mellan kommissionens representation och de tre anbudsgivare som rankas högst vid utvärderingen av anbuden. De tre operatörerna kommer inte att rankas i någon inbördes ordning. Avrop från ramavtalet: När tjänster enligt ramavtalet behövs kommer kommissionens representation eller parlamentets informationskontor att meddela de tre uppdragstagarna genom att göra ett avrop där man anger vilka typer av tjänster som behövs. 9

Vid avrop från ramavtalet får den upphandlande myndigheten precisera villkoren i ramavtalet och formulera om dem, dock utan att ramavtalet ändras väsentligt i sak. Avropet kommer att skickas till alla tre uppdragstagare samtidigt via e-post. Uppdragstagarna måste bekräfta mottagandet av avropet. Tidsfrister för ingivande av specifika anbud: Inom den tidsfrist som anges i avropet ska uppdragstagarna lämna specifika anbud med förslag på hur uppdraget kan genomföras åtföljt av en detaljerad budget. Tidsfristen för inlämnande av anbud kommer att fastställas beroende på hur komplexa de efterfrågade uppgifterna är: 10 dagar för standardevenemang och 15 dagar eller mer för evenemang där flera kategorier av tjänster krävs eller stora evenemang som varar mer än en dag. Om uppdragstagaren inte kan lämna ett anbud måste han eller hon informera den relevanta institutionen om detta inom tre arbetsdagar från den dag avropet gjordes och ange skälen för detta. Ingivande av specifika anbud: Specifika anbud upp till 134 000,00 euro kan lämnas via e-post. Specifika anbud till värden över 134 000,00 euro måste lämnas till kommissionens representation eller parlamentets informationskontor antingen via bud, med post eller via privat kurir. Anbudet ska då vara postat senast den dag som angivits som tidsfrist för anbudsinlämning. Härvid gäller poststämpelns datum eller datum och tidpunkt som anges på det mottagningsbevis som tillhandahålls, undertecknat och daterat, av den tjänsteman på kommissionens representation eller parlamentets informationskontor som tagit emot anbudet. Utvärdering av specifika anbud: Uteslutnings- och urvalskriterierna kommer inte att granskas på nytt, eftersom aktören har åtagit sig att rapportera alla omständigheter som ändrats sedan ramavtalet undertecknades och som kan påverka uteslutnings- och urvalskriterierna. Kommissionens representation förbehåller sig dock rätten att kontrollera detta innan varje förnyad konkurrensutsättning. Uppdragstagaren ska beräkna sitt specifika anbud på grundval av följande: De priser som anges i ramavtalets prisanbud (enhetspriser och maximibelopp), multiplicerat med de kvantiteter som behövs för att genomföra projektet. Priser på specifika tjänster och varor som inte finns med i ramavtalets prislista men som behövs för att genomföra det specifika uppdraget. Dessa kostnader ska anges i detalj, enhet för enhet i det specifika anbudets prisoffert. Tilldelning av det specifika uppdraget 10

De tre uppdragstagarnas specifika anbud kommer att bedömas och konkurrera genom anbudets kvalitet och totalpriset (t.ex. priset på catering, resor, hotell, arvode till talare och moderator samt alla andra specificerade tjänster) för det specifika anbudet. Nedan anges de specifika kriterierna för tilldelning av uppdraget och deras viktning. Vid behov kan de justeras i samband med varje ny inledning av ett anbudsförfarande: Specifika tilldelningskriterier 1. Anbudets kvalitet och relevans, överensstämmelse med kvalitetskraven i avropet (t.ex. de föreslagna lokalernas kvalitet, graden av överensstämmelse med kraven i den specifika uppdragsbeskrivningen). Huruvida anbudet täcker alla tjänster. Effektivitet och detaljnivå och klarhet hos de föreslagna åtgärderna. 2. Metod för att beskriva tillvägagångssättet för tillhandahållandet av de tjänster som erbjuds liksom för den dagliga organisationen av det arbete som ska utföras, och graden av överensstämmelse med kraven i den specifika uppdragsbeskrivningen. Det föreslagna arbetsteamets sammansättning och varje medlems roll i teamet. 3. Den kreativitet som anbudsgivaren lägger in i sitt tillvägagångssätt och sitt arbete för att föreslå lösningar på identifierade större utmaningar och hinder för organiseringen av evenemanget. Viktning 40 % 40 % 20 % Totalt 100 % Den tekniska bedömningens resultat är summan av de poäng som uppnås vid bedömningen av varje kriterium. Endast anbud som fått minst 60 % för varje kriterium och totalt minst 70 poäng kommer att beaktas för tilldelning av ett specifikt uppdrag. Det specifika uppdraget kommer att tilldelas den uppdragstagare som erbjuder det bästa värdet för pengarna, vilket beräknas med en viktning 50/50 mellan tekniska kvalitetspoäng och ekonomiska poäng. Poäng för anbud X = Lägsta pris * 100 * 0,5 + Sammanlagd poäng (av 100) för alla kriterier * 0,5 11

Pris för anbud x för anbud X Om det specifika uppdraget bara gäller mycket grundläggande tjänster som transportuppdrag eller förvaltning av resor, så att det är omöjligt att skilja offerterna åt genom de tekniska punkterna, kommer det specifika uppdraget att tilldelas anbudet med lägst sammanlagt pris. Frysningsperiod Ingen frysningsperiod tillämpas för specifika uppdrag som grundas på ett ramavtal. Det kontrakt om specifika uppdrag som skickas av kommissionens representation eller parlamentets informationskontor till uppdragstagaren ska undertecknas och returneras av uppdragstagaren inom tio dagar från det datum det skickades. 4. STORLEKEN PÅ AVTALET Det högsta totalvärdet på de beställningar som får göras under ramavtalets giltighetsperiod är följande: Högsta totalvärde under de fyra åren: 815 000,00 euro (exklusive mervärdesskatt). Enligt artikel 134.1 f och 134.3 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget, får den upphandlande myndigheten använda sig av ett förhandlat förfarande om de nya tjänsterna innebär en upprepning av liknande tjänster som samma uppdragstagare fått i uppdrag att utföra vid den första upphandlingen. Detta förfarande får bara tillämpas under tre år efter det att det ursprungliga avtalet slutits. Som vägledning kan anges att vi årligen organiserar omkring tre stora evenemang utanför Stockholm och 25 45 mindre evenemang (med mellan 60 och 120 deltagare) i Europahuset och andra lokaler. Under 2013 var det största evenemanget som kommissionens representation anordnade Medborgardialogen, som hölls i oktober i Stockholms stadshus med omkring 400 deltagare. Under den aktiviteten användes en interaktiv metod med både röstningsutrustning och sociala medier. Ett annat exempel är aktiviteterna i samband med Europadagen som sprids ut över hela Sverige under ett par veckors tid, ofta i samarbete med de lokala Europa direkt-kontoren. Parlamentets informationskontor och kommissionens representation organiserar också i samarbete med sina svenska partner aktuella och relevanta dialoger mellan olika intressenter, seminarier och debatter om EU-politiken och andra prioriteringar som är viktiga i den svenska debatten. 12

5. AVTALSVILLKOR De tjänster som beskrivs ovan kommer att vara föremål för ett interinstitutionellt flerramsavtal med förnyad konkurrensutsättning, som upprättas mellan den upphandlande myndigheten och de anbudsgivare som vinner upphandlingen. Ramavtalet ska innehålla de rättsliga, finansiella, administrativa och tekniska villkor som är tillämpliga under avtalets giltighetstid. Ramavtalets giltighetstid ska vara högst fyra år. Med flerdelade ramavtal avses en situation där ett ramavtal ingås separat, med identiska villkor, mellan den upphandlande myndigheten och flera tjänsteleverantörer. Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning tilldelas på grundval av indikativa anbud och utan prioritetsordning mellan uppdragstagare. Varje avrop från ramavtalet kommer att bli föremål för förnyad konkurrensutsättning, enligt punkt 3.4 i denna kravspecifikation. Anbudstagarna konkurrerar med varandra vid tillhandahållandet av ett specifikt anbud. Ett utkast till ramavtal finns i bilaga IV till anbudsinfordran. När anbudet utarbetas bör anbudsgivarna beakta bestämmelserna i utkastet till ramavtal, särskilt följande: I.4 Betalningsvillkor och fullgörande av avtalet. I.8 Utnyttjande av resultaten. II.7 Underentreprenad. II.8 Ändringar. II.10 Rätten till resultaten Immateriella rättigheter. II.15 Rapporter och utbetalningar. 6. INLÄMNING AV ANBUD Följande ska ingå i anbudet: Försäkran på heder och samvete om uteslutningskriterierna. Fyll i och underteckna blanketten i bilaga III till anbudsinfordran. Alla de handlingar som gäller urvalskriterierna i punkt 10. Fyll i tabellerna i bilagorna V och VI (finansiell kapacitet) till anbudsinfordran. Ett tekniskt anbud enligt anvisningarna i punkt 7 och specifikationerna i punkt 3. Ett prisanbud enligt punkt 8, i överensstämmelse med kravspecifikationen. Anbudsgivaren ska fylla i och underteckna tabellen i bilaga II till anbudsinfordran. 7. TEKNISKT ANBUD Ett tekniskt anbud ska ingå. Det ska utarbetas i enlighet med villkoren i denna kravspecifikation och beskriva hur de uppgifter som omfattas av avtalet kommer att utföras. 13

Det tekniska anbudet ska utformas enligt samma struktur som beskrivningen under rubriken Föremål för avtalet (se punkt 3) och måste innehålla följande: En beskrivning av den metod som föreslås för att tillhandahålla de begärda tjänsterna. Beskriv de nyckelindikatorer, åtgärder och tillvägagångssätt som ska användas för att garantera kvaliteten i de begärda tjänsterna och en kontinuerligt hög prestationskvalitet under hela avtalsperioden. Beskriv också de huvudsakliga utmaningarna i samband med de begärda tjänsterna och hur ni har tänkt hantera dem. En ingående beskrivning av hur det föreslagna arbetsteamets arbete ska organiseras, och hur det ska ledas. Beskriv tydligt hur ni tänker se till att arbetet utförs så effektivt som möjligt i fråga om kostnader, tidsramar, schemaläggning och kvalitet. När det gäller den dagliga ledningen av arbetet kommer anbudsgivaren att uppmanas att i detalj beskriva sitt samarbete med de relevanta avdelningarna vid kommissionens representation och parlamentets informationskontor samt de metoder anbudsgivaren har för avsikt att använda för att tillhandahålla kontinuerligt stöd. Det tekniska anbudet ska inte innehålla några av de handlingar som anges i uteslutnings- eller urvalskriterierna och ska inte heller hänvisa till omständigheter som redan omfattas av dessa kriterier. Dessutom ska anbudsgivarna lämna förslag i form av fallstudier på hur de skulle hantera de hypotetiska uppdrag som beskrivs nedan. En detaljerad projektplan, med en detaljerad uppdelning av resurser och budget samt tidsplan för varje insats inför ett endagsseminarium för att uppmärksamma 20-årsjubiléet för EU-medborgarskapet och de viktiga rättigheter detta innebär för de svenska medborgarna. Seminariet ska hållas i norra Norrland (anbudsgivaren ska föreslå stad och lokaler samt motivera sitt val). De 150 deltagarna ska vara studenter (åldersgrupp 18 25), ungdomsledare, ungdomsorganisationer och lärare. Evenemangets syfte ska vara att informera unga om deras möjligheter och rättigheter samt att öka medvetenheten om särskilda initiativ och resurser som är riktade till ungdomar. Planen bör omfatta en lista på tre föreslagna talare och en moderator för evenemanget, med motivering av förslagen. Planen bör också innefatta de huvuduppgifter som anges i punkt 3.1: processledning, administration av inbjudningar, förberedande av lokal, utsmyckning av lokal, tryckning av konferenspåsar och kulspetspennor till deltagarna, tillhandahållande av stödpersonal däribland en fotograf, arbetsplanering och arbetsorganisation samt projektgruppens sammansättning. I tjänsterna ingår catering med en lunchbuffé samt servering av kaffe och te i konferenslokalerna under kafferasterna. Deltagarna ska själva organisera och betala för sina resor (och logi vid behov). Anbudsgivarna ska i projektplanen ange hur mycket tid som behövs för planering, förberedande och genomförande av alla arbetsuppgifter. 14

Bakgrundsinformation om EU-medborgarnas rättigheterna hittar du på http://ec.europa.eu/justice/citizen/index_sv.htm En beskrivning, med en detaljerad budgetuppdelning för tillhandahållande av en talare och en moderator för ett seminarium på 3 timmar med högst 120 deltagare i kommissionens och parlamentets lokaler i Europahuset i Stockholm. Anbudsgivaren bör föreslå en extern erfaren talare som huvudtalare om statsskuldskrisen. Talaren ska också kunna delta i en frågepanel. Anbudsgivaren ska vidare föreslå en moderator som ska moderera hela seminariet. Förslaget ska omfatta skäl och motiveringar till valet av föreslagen talare och moderator. För var och en av dessa två uppgifter ska anbudsgivaren lämna en detaljerad beskrivning av hur man har tänkt gå tillväga för att organisera evenemanget och den budget man tänkt anslå, uppdelad post för post på grundval av prisanbudet i bilaga II. Anbudsgivaren ska lägga fram ett realistiskt förslag i form av fallstudier för de två hypotetiska uppdragen som inte överstiger sammanlagt 15 A4-sidor. Det tekniska anbudet kommer att bedömas mot bakgrund av tilldelningskriterierna för kvalitet i punkt 11. Dessa uppdrag är helt och hållet en simulering av fiktiva avrop för att kunna utvärdera kvaliteten på de tjänster som kan komma att begäras av uppdragstagaren. De kan inte i något avseende ses som en indikation på framtida uppdrags prioriteringar och natur. 8. PRISANBUD Prisanbudet ska lämnas på blanketten i bilaga II till anbudsinfordran. Glöm inte att datera och skriva under blanketten. De priser som anges ska vara inklusive allt och täcka alla uppdragstagarens kostnader i samband med genomförandet av uppdrag enligt beskrivningen ovan, samt uppdragstagarens affärsmarginal. De ska därför täcka exempelvis administrativa kostnader, kostnader för projektteam och stödpersonal, men inte kostnader för de ersättningsbara punkter som anges i avropet. De ersättningsbara utgifterna (resekostnader och traktamente i samband med affärsresor på respektive EU-kontors begäran och efter godkännande) kommer att ersättas separat i enlighet med artikel I.3 i utkastet till ramavtal och ska inte medräknas i anbudet. 9. UTESLUTNINGSKRITERIER Anbud från anbudsgivare som befinner sig i en situation som omfattas av uteslutningskriterierna i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen 1 kommer inte att beaktas. 1 http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:l:2012:298:0001:0096:sv:pdf 15

9.1. Försäkran på heder och samvete och styrkande handlingar Anbudsgivarna ska lämna en försäkran på heder och samvete (undertecknad och daterad) om att de inte befinner sig i någon situation som innebär att de utesluts från upphandlingen. Använd blanketten i bilaga III till anbudsinfordran. Den anbudsgivare som ska tilldelas uppdraget ska, inom en frist som den upphandlande myndigheten fastställer och innan avtalet undertecknas, lämna nödvändiga handlingar för att styrka försäkran. De styrkande handlingarna måste vara giltiga den dag då tidsfristen för anbudsinlämningen går ut och får vara högst ett år gamla vid denna tidpunkt. De styrkande handlingarna ska i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad gälla juridiska eller fysiska personer, och där så krävs enligt den upphandlande myndighetens bedömning, företagsledare och andra aktörer med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos anbudsgivaren. Om sådana handlingar redan lämnats in i samband med ett annat anbudsförfarande och det gått högst ett år sedan de utfärdades och de fortfarande är giltiga, ska anbudsgivaren på heder och samvete försäkra att styrkande handlingar redan har lämnats in vid en tidigare upphandling och att hans eller hennes situation inte har förändrats. 9.2. Anbud som lämnas av konsortier och anbud med underentreprenad Om anbud lämnas av konsortier eller grupper av tjänsteleverantörer ska var och en av de ekonomiska aktörer som deltar i anbudet lämna en försäkran på heder och samvete (daterad och undertecknad) som styrker att inget av uteslutningskriterierna är tillämpligt på dem (bilaga II till anbudsinfordran). Den anbudsgivare som tilldelas uppdraget ska, inom en frist som den upphandlande myndigheten fastställer och innan avtalet undertecknas, lämna ovanstående handlingar för att styrka försäkran på heder och samvete för var och en av de aktörer som ingår i konsortiet eller gruppen av tjänsteleverantörer. Vid anbud med underentreprenad och om den upphandlande myndigheten begär det ska anbudsgivaren lämna en försäkran på heder och samvete från den planerade underentreprenören om att denne inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen. Om tvivel föreligger om denna försäkran på heder och samvete ska den upphandlande myndigheten begära de styrkande 16

handlingar som avses i artikel 143.3 och 143.4 i tillämpningsföreskrifterna. Artikel 143.5 ska gälla i tillämpliga fall. 10. URVALSKRITERIER 10.1. Anbudsgivarens kapacitet Anbudsgivarna måste styrka att de har den ekonomiska, finansiella, tekniska och yrkesmässiga kapacitet som krävs för att utföra de uppgifter som anges i punkt 3 i denna kravspecifikation. En ekonomisk aktör får, i tillämpliga fall och med avseende på en bestämd upphandling, ta andra enheters resurser i anspråk för att uppnå den ekonomiska, finansiella och tekniska kapacitet som krävs, oavsett den rättsliga förbindelsen mellan dem (underentreprenör, moderbolag eller tredje part). I sådana fall måste aktören visa för den upphandlande myndigheten att han eller hon kommer att förfoga över de resurser som krävs för att utföra de uppgifter som omfattas av avtalet, t.ex. genom att uppvisa ett åtagande från dessa enheter om att de kommer att bidra med nödvändiga resurser (se punkterna 10.2 och 10.3 nedan). När en anbudsgivares finansiella kapacitet helt eller till mycket stor del tillhandahålls av en tredje part kan den upphandlande myndigheten begära att den tredje parten ska skriva under avtalet eller lämna en solidarisk proprieborgen om anbudsgivaren skulle tilldelas uppdraget. Anbudsgivare måste styrka sin kapacitet genom att bifoga följande uppgifter och handlingar till sitt anbud. Den upphandlande myndigheten får frångå kravet på att en anbudsgivare ska lämna de styrkande handlingar som avses i punkt 10.1 a, b och c om sådana handlingar redan lämnats in vid ett tidigare upphandlingsförfarande och fortfarande uppfyller kraven i punkt 10.1. a) Rättslig kapacitet och bankuppgifter Anbudsgivarna ska fylla i och underteckna de blanketter som gäller rättssubjekt och bankkonto och bifoga nödvändiga bilagor. Blanketterna kan laddas ner från följande webbsidor: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities /legal_entities_en.cfm http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fi nancial_id_en.cfm Vid gemensamma anbud ska blanketten för rättssubjekt lämnas för varje medlem i konsortiet medan blanketten för bankuppgifter bara krävs för den ledande enheten. b) Finansiell och ekonomisk kapacitet Den ekonomiska och finansiella ställningen ska styrkas med följande handlingar: Balansräkning eller utdrag ur balansräkning för de två senaste verksamhetsåren med årsbokslut, i de fall då offentlig redovisning av 17

balansräkningen krävs enligt bolagslagstiftningen i det land där den ekonomiska aktören är etablerad. Tabellerna I och II i bilaga VI till anbudsinfordran, ifyllda, undertecknade och daterade, med alla relevanta uppgifter ur balansräkningen. Tabellerna måste också lämnas in på cd/dvd/usb. Om en anbudsgivare på grund av särskilda skäl inte kan tillhandahålla de handlingar som den upphandlande myndigheten begär eller om den behöriga upphandlande tjänstemannen anser att den finansiella kapaciteten inte är tillfredsställande, får anbudsgivaren bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på annat sätt som den upphandlande myndigheten anser vara lämpligt (bankgaranti, bevis på relevant ansvarsförsäkring för verksamheten), förutsatt att den upphandlande myndigheten anser att skälen är giltiga. c) Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivarna måste på ett övertygande sätt visa att de kan utföra de uppgifter som omfattas av avtalet. Kriterium 1: Minst tre års yrkeserfarenhet inom liknande tjänster. Anbudsgivaren måste kunna styrka sin erfarenhet inom organisering av företagsevenemang. Anbudsgivaren måste kunna uppvisa referenser från sex jämförbara projekt som genomförts under de tre senaste åren, med ungefärliga belopp, datum, platser, inblandade mänskliga resurser och mottagare. Åtminstone hälften av dessa evenemang/tjänster ska ha utförts i Sverige, inom både den privata och den offentliga sektorn. Om underentreprenörer anlitats för delar av tjänsterna ska arten och andelen av de uppgifter som anförtrotts underentreprenörer specificeras. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att kontakta de referenser som angivits. Kriterium 2: De personalresurser som krävs för att sammanställa ett team som förenar allt det kunnande och den erfarenhet som krävs för att genomföra de uppgifter som beskrivs i dessa specifikationer och genomföra kontraktet i enlighet med bästa yrkessed. Anbudsgivare ska styrka detta med följande: - Ett CV för varje kategori fast och tillfälligt anställd personal som tillhandahålls för att utföra de tjänster som rapporteras i avsnitt 3 (media och online-stöd, logistiskt stöd, konferenslokaler, stöd på plats under och i samband med evenemang). För dessa personer gäller följande: De ska ha minst två års yrkeserfarenhet inom det berörda området. De ska ha goda muntliga och skriftliga kunskaper i svenska och engelska. Dessa kunskaper ska uttryckligen anges. 18

Det ska redogöras för deras avsedda uppgifter i samband med leveransen av tjänsterna och deras erfarenhet. - Ett CV för projekt-/evenemangsledaren med ansvar för den övergripande projektorganisationen. Denna ska ha en universitetsutbildning på minst tre år plus minst tre års relevant yrkeserfarenhet eller, alternativt, åtta års relevant yrkeserfarenhet inom projektledning (planering, organisation, samordning och administration av olika slags företagsevenemang). Det krävs en utmärkt arbetsledarförmåga och mycket god organisatorisk och kommunikativ förmåga. Personen måste ha utmärkta kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska i tal och skrift. 10.2. Ytterligare krav för gemensamma anbud Om anbudet lämnas in av ett konsortium måste varje medlem styrka sin ekonomiska och finansiella ställning (se punkt 10.1 b) och sin tekniska och yrkesrelaterade kompetens. Dessutom ska följande ingå i anbudet: En handling med namnet på det företag som utsetts till företrädare för konsortiet, med en fullmakt för den person som utsetts att underteckna avtalet och/eller fungera som konsortiets kontaktperson gentemot kommissionen. En handling som tydligt visar gruppens eller enhetens sammansättning och typ (företag, tillfällig sammanslutning osv.), liksom under vilka juridiska former samarbetet kommer att ske om man tilldelas uppdraget och om en ändring är nödvändig för att uppgifterna ska kunna utföras. Ett brev som undertecknats av alla medlemmar i konsortiet och som intygar att de åtar sig att utföra de tjänster som anges i anbudet, med en tydlig beskrivning av medlemmarnas funktion, kvalifikationer och erfarenhet. 10.3. Ytterligare krav för anbud som inbegriper underentreprenad Om anbudet inbegriper underentreprenörer måste anbudsgivaren styrka den ekonomiska och finansiella kapaciteten (se punkt 10.1 b) för varje underentreprenör vars uppgifter utgör mer än 20 % av avtalets värde. Dessutom ska följande ingå i anbudet: En handling där det tydligt anges vilka underentreprenörerna är, vilka uppgifter och skyldigheter de kommer att ha samt hur stor volym eller andel av uppgifterna var och en av dem kommer att utföra. Det måste också framgå på vilket sätt kvaliteten på de uppgifter som utförs av underentreprenörerna kommer att kontrolleras. 19

En avsiktsförklaring från var och en av underentreprenörerna, där de klart och tydligt åtar sig att samarbeta med anbudsgivaren om han eller hon skulle tilldelas uppdraget samt anger hur mycket resurser de kommer att ställa till anbudsgivarens förfogande för utförandet av uppgifterna. Om anbudet inte inbegriper underentreprenad ska anbudsgivaren lämna in en handling med uppgift om att inget arbete kommer att läggas ut på underentreprenad och att kommissionen kommer att underrättas om detta ändras. Kommissionen förbehåller sig rätten att avgöra om en eventuell ändring i detta avseende kan godtas. Anbudsgivare som befinner sig i en yrkesrelaterad intressekonflikt som kan påverka avtalets genomförande kan avvisas på grund av att de inte uppfyller urvalskriterierna för yrkesmässig kapacitet. 11. TILLDELNINGSKRITERIER Anbud från anbudsgivare som befinner sig i någon av de situationer som anges i uteslutnings- eller urvalskriterierna kommer inte att beaktas. Avtalet kommer att ingås med den anbudsgivare som ger det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt följande kriterier: Kvalitet Tilldelningskriterier A Kvalitet och relevans i den metodik och den arbetsplan som föreslås för att på ett professionellt sätt och inom tidsramarna tillhandahålla alla de begärda tjänsterna, effektivitet, tydlighet. Tillvägagångssättet måste vara stringent. B Kvalitet, fullständighet och effektivitet i det system (föreslagen kvalitetsplan) som inrättats för den allmänna organisationen och den dagliga ledningen av arbetet samt en kostnadseffektiv och kontinuerligt högkvalitativ prestation under hela kontraktsperioden, inklusive uppföljning (hur anbudsgivaren har för avsikt att övervaka arbetet) och kvalitetssäkring av de tjänster som ska levereras. C Hur relevant, omfattande och kreativt tillvägagångssättet är och hur tydligt anbudsgivarens förslag till genomförande av alla de begärda tjänsterna i båda fallstudierna är. Hur ändamålsenlig, effektiv och sammanhängande den detaljerade projektplanen för organisationen av uppdragen i fallstudierna är, inbegripet Viktning (max poäng) 30 20 35 20