Protokoll sammanträde nr 3 med Intendenturstyrelsen Polacksbacken

Protokoll sammanträde nr 3 med Intendenturstyrelsen Polacksbacken Datum: 2009-12-11 Plats: Fakultetsrummet Närvarande Adjungerade Anmält förhinder Frånvarande Göran Possnert, Tandemlaboratoriet, föreståndare Bengt Holback, intendent Polacksbacken Maria Lind, Teknatkansliet, områdesrepr. Mikael Jonsson, inst. för Teknikvetenskaper Linnea Sjöblom, International Science Program. Björn Sandberg, Matematiska inst. Olle Eriksson, Centrum för bildanalys Sven Arvidson, IT&Inköp, TekNat-samverkan, UTH-enheten Håkan Lanshammar, inst. för Informationsteknologi Mats André, Institutet för rymdfysik Hans Siegbahn, inst. för Fysik och materialvetenskap Yvonne Brandt Andersson, inst. för Materialkemi Leif Hammarström, inst. för Fotokemi och molekylärvetenskap Mats Lundkvist, personalrepresentant Ib Koersner, IT-service Inst. för fysik Roland Grönroos, intendenturen ITC Jonas Bergquist, inst. för Fysikalisk kemi Eva Nordgren, Ångströmbiblioteket Studentrepresentant 1. Sekreterare Till sekreterare utsågs Bengt Holback 2. Justeringsperson För justering av protokollet utsågs Mikael Jonsson. 3. Föredragningslistan Godkändes med följande tillägg: - Lunchrumsplatser för studenter - Lokaler för studenters behov - Användningen av info_angstrom Punkterna 4 och 5 omkastas i turordning. 5a. Intendenturutredningen. Utredningens förslag till framtida organisation och arbetsuppgifter för intendenturen Polacksbacken, presenterades. Förslagets punkter diskuterades enligt följande; 1) Repro. Intendenturen kan överta funktionen under förutsättning att detta stöds av verksamheterna och att den är självfinansierad. Mötet tog inget beslut på denna punkt. 1

6) Utrymningsövningar skall administreras av intendenturen enligt beslut från säkerhetsavdelningen centralt. 7) Kontorsmaterialförråd: Det ansågs inte lämpligt att tillhandahålla ett centralt förråd för kontorsmaterial. Omfattningen skulle bli så stor att det inte skulle kunna kontrolleras att svinnet kan hållas på tillräckligt låg nivå. 8) Mötet ställer sig positivt till ett ärendehanteringssystem. Lämpligt system utses att användas för intendenturverksamheten, såsom felanmälan, beställning av vaktmästartjänst etc. 9) Möbelhantering; Förslaget förtydligades med att påpekandet att basmöblering lämnas kvar vid flytt från rum. Beslöts: Att utöka antalet tjänster inom vaktmästeridelen av nuvarande intendenturen enligt utredningens förslag, och att dessa tjänster skall vara besatta/bemannade senast 1 juli 2010. Håkan Lanshammar reserverade sig mot detta beslut. 5b. IT-samordning Som en del av utredningen om intendenturverksamheten inom Polacksbacken, tillsattes en särskild utredning med uppgift att utreda möjligheterna till samordning av ITverksamheten inom intendenturområdet. Ib Koersner redogjorde för utredningens betänkande. Slutsatsen är att en sådan samordning är mycket svår att genomföra, men även att den innebär en stor besparingspotential. Svårigheten ligger i att verksamheterna är tekniska och omfattar olika teknik, olika kulturer mm. Mötet beslöt avvakta den sammanslagning som nu sker inom fysikinstitutionerna och, baserat på erfarenheterna därifrån, fortsätta med översynen av möjligheterna till en samordning över hela intendenturområdet. 4. Ekonomi a) Redovisning Styrelsen informerades om det ekonomiska utfallet per den 30 nov. 2009. Kostnaderna ligger inom eller nära budget för samtliga aktuella budgetområden. b) Lokalbudget 2010 Från och med budgetåret 2010, går inga lokalstödmedel direkt från fakulteten till intendenturen. Stödet fördelas istället på intendenturområdets institutioner/enheter efter särskild nyckel. De lokalstödbelopp som anges i verksamhetsplanen för 2010, innebär ett uppskattat underskott om c:a 1,33 miljoner kronor för de lokaler som ligger under intendenturens upplåtelseavtal. 2

Håkan Lanshammar efterlyste ny finansieringsmodell för Ångström-verkstadens lokaler, som idag ingår i intendenturens upplåtelseavtal. Bakgrunden är den att fram till och med 2009 har direktstöd för dessa lokaler erhållits från fakulteten, men för år 2010 har alla lokalstödsmedel från fakulteten fördelats på institutionerna inom intendenturområdet. c) Lokalplanerings- Beslöts tillsätta arbetsgrupp för lokalplanering grupp med uppdrag att samla uppgifter om planerade lokalförändringar och samordna sådana vid behov. Följande personer ingår i gruppen; Mikael Jonsson (sammankallande), Göran Possnert, Roland Grönroos samt Bengt Holback 6. Bitr. föreståndare Beslöts tillsätta en valberedning vars uppgift är att lägga fram förlag på biträdande föreståndare inför nästa styrelsemöte. Följande personer utsågs: Yvonne B. Andersson (sammankallande), Mikael Jonsson och Håkan Lanshammar. 7. IT-intendent Beslöts utse Mikael Österberg, teknikvetenskaper, och Henrik Hedlund, IT-institutionen, till IT-intendenter för Polacksbacken 8. Övriga frågor. a. Studentmatsalar Antal lunchrumsplatser för studenter i Ångströmlaboratoriet och inom ITC-området är alltför få. Studenterna sprider därför ut sig till alla utrymmen i husen med problem med städning, hygien etc., som detta för med sig. Det är dock svårt att hitta någon enkel lösning. Utbyggnad av restaurangen i Ångströmlaboratoriet är önskad men inte finansierad. Mötet förslog att frågan förs vidare till fakulteten och byggnadsavdelningen. b. Lokaler (förråd) Studenter och studentföreningar önskar ibland få tillgång för studenter till lokaler för div. verksamhet. Det kan ordnas om det finns lämplig lokal att tillgå och finansieringen kan säkerställas genom institutionernas försorg. Lokalupplåtelsen kan ligga på intendenturen. c. e-posten Den generella informationskanalen till anställda i Ångströmlaboratoriet, Info_angstrom, används i alltför hög grad för information som inte är av allmänt intresse. Användningen skall därför ses över och begränsas genom tydligare förbud mot information som inte har allmänintresse, och möjligen även genom begränsning av tillgången till adressen. 3

Kallelse sammanträde 3 091211 Sid 1 Intendenturstyrelse för intendenturområdet Polacksbacken. Intendenturstyrelsen för intendenturområdet Polacksbacken 2009-12-11 kl. 08:30, fakultetsrummet vid Ångströmlaboratoriet. Kaffe serveras i anslutning till sammanträdet. Föredragande i prefektrådet Föredragningslista 1. Sekreterare Protokoll 2. Justeringsperson Justering 3. Föredragningslistan Föredragningslistan Föreståndaren/ Intendenten 4. a.ekonomiskt utfall november 09 (bilaga) b. LTK VP10 information (bilaga) Ekonomi Föreståndaren/ Intendenten Roland Grönros Henrik Hedlund Föreståndaren/ Intendenten Föreståndaren/ Intendenten 5. Organisation av intendenturen vid Polacksbacken (bilagor) 6.Lokalplanering (arbetsgrupp för samordning) 7. a. Biträdande föreståndare b. IT ansvarig Organisation Lokaler Ledning Föreståndaren/ Intendenten 8. Övriga ärenden 9. Nästa sammanträde

Kallelse sammanträde 3 091211 Sid 2 Ledamöter Ewert Bengtsson, Centrum för bildbehandling Yvonne Brandt Andersson, Inst. för materialkemi Anders.Hagfeldt, Inst. för fysikalisk kemi Leif Hammarström, Inst. för fotokemi och molekylärvetenskap Mikael Jonsson, Inst. för teknikvetenskaper Maciej Klimek, Matematik inst. Claes-Ingvar Lagerqvist, Inst. för Fysik och Astronomi Håkan Lanshammar, Inst. för informationsteknologi Hans Siegbahn, Inst. för fysisk och materialvetenskap Eva.Nordgren, Ångströmbiblioteket Göran Possnert, Tandemlaboratoriet, föreståndare Mats André, Institutet för Rymdfysik Peter Sundin, International Science Program Sven Arvidson, IT stöd, MOR-enheten och UTH-kansliet Jonna Holmgren, studentrepresentant Vakant Studentrepresentant suppleant Närvaro- och yttranderätt Mats.Lundkvist, personalorganisationerna Maria Lind, företrädare för ansvarig nämnd Närvaro- och yttranderätt och förslagsrätt Bengt Holback, intendent Annette Ander, intendent ITC

Förslag till ny organisation av och uppdrag för intendenturverksamheten inom Polacksbacken. 2009-11-04 Inledning Från 1 januari 2009 gäller nya regler för intendenturorganisationen vid Uppsala universitet. Arbetsutskottet tillsatte i april 2009 efter beslut intendenturstyrelsen i februari en utredning vars uppdrag är att lägga fram förslag om hur verksamheten skall anpassas till de nya reglerna. Till ledamöter i utredningen utsågs Bengt Holback, Roland Grönroos och Mats Lundkvist för att belysa frågan från Ångströms, ITCs och personalens håll. Utredningen har kunnat följas på sidan http://www.it.uu.se/internt/intendentur av intendenturens personal, prefekter och motsvarande. Roland Grönroos administrerar tillträde till sidorna. Inloggning sker med lösenord A. Saknar du tillträde ring Roland 6847 eller maila Roland.Gronroos@it.uu.se. Enligt de nya reglerna ska IT-verksamheten inom intendenturområdet samordnas. För detta tillsattes en särskild utredningsgrupp bestående av IT-ingenjörer från de olika verksamheterna. Förslag från denna grupp väntas vecka 0945. Förslag till beslut Organisation Intendenturorganisationen vid Ångströmlaboratoriet samordnas med intendenturverksamheten inom ITC-området och bildar en organisation för service inom Polacksbackensintendenturområde. Intendenturens uppdrag och arbetsuppgifter sköts i huvudsak av personal som tillhör intendenturen. Undantag kan göras när funktioner eller tjänster bättre kan köpas in från institution eller externt. Intendenturens arbetsuppgifter Arbetsuppgifterna inom verksamheterna vid Ångströmlaboratoriet och ITC-området utförs idag i stort sett enligt de nya riktlinjerna. I intendenturverksamheten ingår idag följande huvudkategorier av arbetsuppgifter, administration, reception, ekonomihantering, arbetsledning, vaktmästeri. För en utförligare beskrivning se Bilaga A. Lista med arbetsuppgifter som utförs av intendenturen. Utredningen har identifierat ett antal verksamheter som skulle kunna förbättras, förtydligas eller samordnas och föreslår därför följande förändringar av dagens verksamhet. 1. Reproverksamheten förs från IT-institutionen till intendenturen och drivs som självfinansierande verksamhet enligt liknande modell som gaser hanteras idag. 2. Gods på ITC hanteras som nu, dvs. intendenturen ansvarar inte för gemensam godsmottagning. Adressaten kvitterar godset direkt. 3. Posten sorteras och utdelas till institution. Sortering i postfack utförs av institution. 4. Backup för alla intendenturfunktioner över hela Polacksbacken (Se arbetsuppgifter i bilaga A).

5. Om möjligt, förändra avfallshanteringen på ITC, så att den sköts på samma sätt som på Ångströmlaboratoriet. Detta under förutsättning att motsvarade reduktion av hyran erhålls. 6. Utrymingsövningar utförs separat på ITC och Ångström. Intendenturen kan därvid köpa tjänsten från verksamheten på området. 7. Intendenturen ska hantera kontorsmaterial till anställda enligt modell från informationsteknologi. Obemannade kontorsförråd upprättas dit anställda har tillträde och kan hämta material. Ingen separat fakturering av uttag ska ske. 8. System för ärendehantering av felanmälan och arbetsönskemål för hela Polacksbacken införs, t.ex. Bugzilla http://www.it.uu.se/internt/web/bugzilla/ 9. Alla möbler samt ansvaret för möblering av skrivrum förs till intendenturen, liksom, vid behov, arbetsplatsanpassningar såsom t.ex. ståbord. Speciella verksamhetsanknytna möbler t.ex. ritningskåp, dragskåp etc. hanteras av respektive verksamhet. Intendenten beslutar om gränsdragning i samråd med föreståndaren. Gränsdragningslistan läggs på en webbsida. 10. Lokaladministration och planering av omflyttningar inom Polacksbacken. Bemanning Bemanning av intendenturen för administration, reception, ekonomihantering, arbetsledning och vaktmästeri ska vara 13,5 tjänster vilket motsvarar ca 1 tjänst per 100 anställda. Samtliga 10 intendenturtjänster förs till den nya intendenturen från Ångströmlaboratoriet och följande tjänster förs över från verksamheterna inom ITC-området. Hur dessa bemannas, avgörs av respektive prefekt/chef. 2 tjänster från IT-institutionen 0,2 tjänster från Bildanalys 1,3 tjänster från IT och Inköp Förslag till utökning 0,2 för ekonomihantering från 2010-07-01 (ökning från 0,6 till 0,8) 1 tjänst för lokaladministration och möblering se punkt 9 och 10 ovan. Plan för samordning av arbetet inom Polacksbacken Den faktiska samordningen av arbetet inom hela Polacksbacken kan ta lång tid och kommer att utarbetas gemensamt inom hela gruppen. Vi ser det som viktigt för arbetsmiljö och drift, att samordningen får ta den tid som krävs och ske gradvis. Följande förändringar genomförs omgående: Vaktmästar/teknikerpersonalen skall mötas regelbundet för att diskutera arbete och samordning samt bättre lära känna varandra. En större mötesplats än den nuvarande behövs intendenten letar efter lämplig lokal. Inledningsvis ska Ångströmpersonal lära sig arbetet på ITC. Bengt Holback Roland Grönroos Mats Lundkvist

Denna information kan vara separat i mail Tidplan 4/11 Förslag för kommentarer till prefekter 8/11 Förslag för kommentarer till prefekter om IT-samordning 10/11 Kommentarer från prefekter till Bengt Holback 13/11 Kallelse till intendeturstyrelsemöte 20/11 Intendeturstyrelsemöte

Utredning av möjligheterna för en samordning av datordriften vid intendenturområdet Polacksbacken Henrik Hedlund Ib Koersner Peter Larsson Mikael Österberg 2009 Revisionshistorik Revision 1.0 26 oktober 2009 Revision 1.1 29 oktober 2009 Stavningskontroll. Synpunkter från Henrik och Mikael, väntar på Peter. Ytterligare begränsning av uppdraget. Revision 1.2 2 november 2009 Synpunkter från Peter. Revision 1.3 2 november 2009 Synpunkter framförda på utredningsgruppens möte 2 november 2009. Revision 1.4 5 november 2009 Omformulering av tredje punkten under "Vad mer kan göras". Litteraturförteckning. Innehållsförteckning 1. Bakgrund 2. Jämförelse med andra intendenturområden och vetenskapsområden 3. Inventering 4. Förslag grundat på uppdraget 4.1. Intendenturutredningens baskrav 4.2. Vad mer kan göras 4.3. vriga strategier och regler vid Uppsala universitet och universitetsdatanätet SUNET 5. Slutsatser Bibliografi 1. Bakgrund Konsistoriet beslutade 22 april 2008 om en ny intendenturorganisation vid Uppsala universitet, Dnr UFV 2007/748, se [intendenturorg]. Rektor fastställde 1 juli 2008 tillhörande "Regler för intendenturorganisationen vid Uppsala universitet", Dnr 2007/248, se [intendenturorgreglerpdf]. På grundval av ovanstående handlingar har arbetsutskottet för intendenturfrågor vid Ångströmlaboratoriet 17 april 2009, "som ett led i utredningen av intendenturens organisation", utsett en "separat utredningsgrupp för ITfrågor inom intendenturområdet", punkt 5b i utskottets protokoll.

"Uppdraget för gruppen är att se över IT-verksamheten med avseende på samordning och effektivisering och hur den i så fall ska göras." Följande personer föreslogs delta: Henrik Hedlund (Informationsteknologi, sammankallande) Mikael Österberg (Intendenturen) Ib Koersner (Fysik och astronomi) Karl-Einar Ericson (Fysik och materialvet.) (Senare ersatt av Peter Larsson, samma institution) Förslaget skall vara klart i december 2009 men intendenten önskar ett första förslag till slutet av oktober 2009. I intendenturområdet Polacksbacken ingår Ångströmlaboratoriet och Informationsteknologiskt centrum, (ITC, f.d. MIC) samt IT och inköp. Ytterligare direktiv från intendent Bengt Holback: Bedömer det som svårt att genomföra någon nämnvärd samordning p.g.a. den disparata verksamhet som bedrivs inom intendenturområdet. Intendenturen samordnar för närvarande bara datasalar för studenter utanför kurstillfällen. Ber om ett förslag från gruppen till slutet av oktober. Vår tolkning av detta uppdrag är denna: P.g.a. stora olikheter mellan de olika enheterna inom intendenturområdet har vi valt att bortse från UPPMAX och IT och inköp Utreda hur vi kan tillmötesgå baskraven i intendenturutredningens regler Titta översiktligt på verksamheten inom intendenturområdet och försöka bedöma vad som ytterligare skulle kunna vara möjligt m a p samordning Kommentera andra regler och strategier för IT-drift vid Uppsala universitet och vid universitetsnätet SUNET 2. Jämförelse med andra intendenturområden och vetenskapsområden Enligt universitetskatalogen finns 10 intendenturområden, tre vetenskapsoråden med 7 fakulteter, en centrumbildning, 6 sektioner samt utbildningsvetenskapliga fakulteten. Förutsättningarna för en samordning inom institutioner och campusområden och även mellan campusområden varierar med tiden och mellan olika områden. I ena änden av spektrumet finns t.ex. "Engelska parken. Humanistiskt centrum". Det bildades 2004 och kombinationen av relativt likartade behov inom området, ett givet datum för introduktion av det nya området liksom andra organisatoriska och personella förutsättningar möjliggjorde en närmast total samordning av datordriften inom detta intendenturområde. Inom det humanistiskt samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet har man dessutom gått ett steg vidare och inrättat ett IT-råd för att försöka öka samordningen även mellan intendenturområden, se [humsamitråd]. I den andra änden har funnits mycket små områden med mycket små institutioner helt utan samordning p.g.a. uteblivna förutsättningar för ett lyckat samarbete vilket lett till en mycket splittrat och helt uppdelad datordrift. I vårt fall, Polacksbacken, ligger vi någonstans däremellan med förhållandevis begränsat samarbete. Rent konkret arbetar vi för närvarande med samordning inom och sammanslagning av institutioner och försöker där få en rationell datordrift vilket redan det är förenat med vissa svårigheter. Det är inte helt förvånande eftersom man i tekniskt naturvetenskapliga vetenskapsområdets IT strategi från 30 november 2005, TEKNAT 2005/168, påpekar att de tekniska behoven är mer diversifierade jämfört med andra

vetenskapsområden. I samma strategi står dock som det också gör i IT strategierna för andra vetenskapsområden, nämligen att hög kostnadseffektivitet alltid ska eftersträvas. 3. Inventering För att kunna fullfölja uppdraget som det beskrivits ovan har vi först gjort en inventering av datordriften vid intendenturområdet så som den ser ut idag. 4. Förslag grundat på uppdraget I vår tolkning av uppdraget AvsnittÊ1, Bakgrund skrev vi ovan: P.g.a. stora olikheter mellan de olika enheterna inom intendenturområdet har vi valt att bortse från UPPMAX och IT och inköp Utreda hur vi kan tillmötesgå baskraven i intendenturutredningens regler Titta översiktligt på verksamheten inom intendenturområdet och försöka bedöma vad som ytterligare skulle kunna vara möjligt m a p. samordning Kommentera andra regler och strategier för IT-drift vid Uppsala universitet och vid universitetsnätet SUNET Nedan följer kommentarer till de tre senare punkterna. 4.1. Intendenturutredningens baskrav Vilka är intendenturutredningens baskrav? Under punkten 1) i utredningen heter det:... uppdra till intendenturområdena... IT-frågor:... 1.1) Samordning av anskaffning och ansvarig för drift av icke forskningsspecifika IT-tjänster, t.ex. arbetsplatsdatorer, tele- och datanät, datasalar, utskrift, kopiering etc. 1.2) På begäran tillhandahålla ovanstående även för forsknings- och undervisningsverksamhet med speciella behov eller krav. 1.3) Samordning av IT-intendenturens verksamhet med andra IT verksamheter inom universitetet.... Under punkten 3) i utredningen "Organisation av intendenturområden":... IT-ansvarig (IT-intendent (ITINT), vår tolkning): 3.1) är direkt underställd områdesintendenten 3.2) leder ITarbetet inom intendenturen 3.3) ansvarar gör planering och utveckling av IT-verksamheten inom intendenturområdet 3.4) ansvarar för samordning av IT-verksamheten inom intendenturområdena samt med universitetets övriga IT-verksamhet 3.5) ansvarar inom intendentur för förankring och efterlevande av beslut inom IT-området Med den ambitionsnivå som vi anser ligger i vårt uppdrag kan man säga att vi löst punkterna 1.3) och 3.x) ovan genom att de av oss som är s.k. ITintendenter ("ITintar") går på IT-forum (möten med ITintar och representanter för bl.a. IT och inköp och IT-strategiska avdelningen) och kommunicerar med övriga i enlighet med det uppdraget. Svårare är det med punkterna 1.1) och 1.2). 1.1) "Samordning av anskaffning och ansvar för drift av drift av icke forskningsspecifika IT-tjänster" Tekniskt vore det absolut möjligt med standardisering och centralisering men vi bedömer ändå att det ligger på gränsen för vårt uppdrags innehåll. Dessutom är gränsen mellan allmänna och forskningsspecifika IT-tjänster i vissa fall otydlig, vilket komplicerar överföring av drift till intendenturen. Detta gäller t.ex. ITC och forskargrupper verksamma inom olika typer av beräkningsvetenskap.

"Samordning av anskaffning och ansvarig för drift av tele- och datanät" Data- och telenäten (liksom passagenätet) ägs av universitetet och inte av Akademiska hus (AHU). Det räknas alltså som "inredning" på motsvarande sätt som "ett skrivbord". Switcharna tillhör det aktiva nätet. Det normala är att minst en switch i varje korskopplingsskåp (kk) i Ångström II (den nyare delen av Ångström) sköts av IT och inköp och det fungerar bra med två personer som kan utföra arbetet. I Ångström I (den gamla delen) sköts switcharna av teknikvetenskapers dataenhet, varav 2 personer behärskar konfiguration och drift av switcharna. På ITC sköts detta av 1.5 personer. "Samordning av anskaffning och ansvarig för drift av datasalar" Dessa sköts av Mikael Österberg på Ångström (delvis i intendenturens regi) och av Henrik Hedlund på ITC. "Samordning av anskaffning och ansvarig för drift av utskrift och kopiering" Detta sköts för närvarande av varje institution och det borde kunna centraliseras. Vi föreslår att man först utvärderar universitetets nya utskrifts- och kopieringssystem "Korint" för personalen. 1.2) " På begäran tillhandahålla ovanstående även för forsknings- och undervisningsverksamhet med speciella behov eller krav." Vi bedömer att det ligger utanför vad som anses möjligt idag enligt uppdraget, eftersom många institutioner bedriver IT-verksamhet som är forskningsnära och högst specialiserad. När det gäller t.ex. högprestandaberäkningar samordnas dock redan detta till viss del inom den universitetsgemensamma centrumbildningen UPPMAX. 4.2. Vad mer kan göras Utöver att uppfylla baskraven i intendenturutredningen har vi försökt se vad övrigt som kan göras för att effektivisera IT-driften vid Polacksbacken. Här följer några förslag på vad man kan göra. Samordna inköp av dyr avtalslös programvara, typ Mathematica och möjligen billigare dito som t.ex. Origin. Hänsyn måste härvid tas till lagen om offentlig upphandling, (LOU). Samordna och driva kompetensutvecklingen av systemadministratörer inom intendenturområdet. Sprida insikten att i vissa fall utförs en hel del systemadministration av forskare som egentligen är betalda i första hand för att forska inom sitt ämnesområde vilket inte alltid blir en för universitetet totalt sett kostnadseffektiv lösning. Ta stöd av intendenturutredningen för att genomdriva autentisering av Windows, Linux och Mac OS X samt Solaris mot universitetets nya Active Directory (AD). Det borde vara rationellt i det långa loppet under förutsättning att det är tekniskt möjligt med de krav somliga institutioner har m a p t.ex. fildelningen (NFS), användbara s.k. gruppidentiteter (GID) etc. Om möjligt komma överens om gemensam hård- och mjukvara för arbetsplatsdatorer eller terminaler och servrar och kunna lagerhålla ett begränsat antal av dessa för snabbare leverans till slutanvändare. Förbättra driftsäkerheten för samordnade IT-tjänster och bygga vidare på de katastrofplaner som börjar komma på plats i serverrummet i hus7, plan K2. En utökad centralisering kräver mycket hög tillgänglighet hos kritiska tjänster. Alternativ för att nå det kan vara robust hårdvara, mer omfattande serviceavtal, virtualiseringslösningar med s.k. "live migration" samt olika typer av klustring. Samordna och standardisera datasalar med avseende på olika tekniker såsom virtuella terminalservrar och centraliserad programvarudistribution. Utveckla lösningar för storskalig operativsystemsinstallation (t.ex. Windows Deployment Services (WDS), Mac OS X Server), programvarudistribution, samt koordinera servervirtualiseringprojekt. På väg mot en ev. större omorganisation föreslår vi att vår grupp fortsätter att träffas regelbundet, ibland med, ibland utan övriga inblandade systemadministratörer. Utvärderar den kommande sammanslagningen av institutionen för fysik och astronomi (IFA) och institutionen för fysik och materialvetenskap (IFM).

Försöker utnyttja vår storlek för att kunna påverka den centrala IT organisationen m a p. både beställaren, d v s IT-strategiska enheten, och utföraren, d v s IT och inköp Avveckla olämpliga lokala serverrum och om lämpligt ersätta med två centrala i avsikt att rationalisera driften och minska hyreskostnaden. 4.3. Övriga strategier och regler vid Uppsala universitet och universitetsdatanätet SUNET Vi har ansett det lämpligt att här även kommentera övriga strategier och regler vid Uppsala universitet och universitetsdatanätet SUNET eftersom de gäller under alla förhållanden oavsett graden av samordning inom olika enheter. Samtidigt pekar de flesta strategier på det önskvärda i en rationell, samordnad och kostnadseffektiv IT-drift. I alla styrdokument gällande datordrift vid Uppsala universitet som vi känner till ([uuitprogram], [uuitprogrampdf],[fakultetspolicys]) står att man eftersträvar kostnadseffektiv drift, vilket vi anser kunna åstadkommas på sikt genom centralisering och standardisering. Systemadministratörer, oavsett hur de är organiserade eller var de är anställda, ansvarar för säkerheten på nätet i allmänhet inklusive tillgänglighet och äkthet för forskarnas data. Därför kan och ska vi begränsa aktiviteter och driftsformer som påverkar säkerheten negativt. Vi har också skyldighet att se till att gällande regler för t.ex. SUNET och bestämmelser utfärdade av IT-strategiska enheten och IT och inköp efterlevs, se [irt]. Där finns bl.a. regler som innebär att säkerhetskopiering av väsentliga data skall göras. 5. Slutsatser Sammanfattande slutsatser: Om våra förslag under AvsnittÊ4.2, Vad mer kan göras och AvsnittÊ4.3, vriga strategier och regler vid Uppsala universitet och universitetsdatanätet SUNET kan genomföras kan man i första hand höja och harmonisera nivån på IT-driften inom den berörda delen av intendenturområdet. I ett eventuellt nästa steg kan man se till möjligheterna att förbättra och utnyttja datorpersonalens kompetens effektivare. Vi föreslår att ett sådant eventuellt genomförande drivs av en projektgrupp med mandat och allokerad tid efter beslut av t.ex. intendenturstyrelsen. Bibliografi Policydokument och regelsamlingar flyttas då och då till olika platser på http://www.uu.se - numera hänvisas man ibland till http://regler.uu.se. Där finns dels universitetets övergripande policy för sin totala verksamhet och också en länk för IT. Där saknas dock en mängd regler som ligger under http://www.irt.uu.se/ som också har stor betydelse för hur datordriften kan och skall skötas vid universitetet, se AvsnittÊ4.3, Övriga strategier och regler vid Uppsala universitet och universitetsdatanätet SUNET. Likaså finns dokument som antingen tidigare funnits på universitetets web men som tycks vara borttagna och dels sådana som endast finns i diariet i pappersform av vilka vi skannat in IT-revisionen från 2002. Policydokument [uuitprogram] Universitetets IT-program (tidigare policy). [uuitprogrampdf] Universitetets IT-program (tidigare policy) (PDF). [fakultetspolicys] Fakultetsvisa IT-strategier. Regler

[irt] Regler för IT-drift vid Uppsala universitet från IRT-gruppen (Incident Response Team) vid IT och inköp. [intendenturorg] Intendenturorganisation vid Uppsala universitet. [intendenturorgreglerpdf] Regler för intendenturorganisation vid Uppsala universitet (PDF). Övriga referenser [humsamitråd] IT-råd vid HUMSAM.

600 Uppsala universitet Summering proj/pg PAL 13.20 091201 Sid 1 911 Polacksbacken RAPPID: SUMPRO URVAL PROJEKTGRUPP: *****- UTFALL TOM: 0911 URVAL PROJEKT: 911400000-911440040 URVAL PREST: 210-210 -------------------------------------------- ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR 1190 Förb utg a fastigh, ack ansk -33 150,00 1199 Förb utg på a fast, ack avskr 33 150,00 1210 Maskiner, instrument, ack ansk -287 365,00 1219 Maskiner, instrument, ack avsk 232 667,13 1220 Datorer, ack ansk -973 604,00 1229 Datorer, ack avskr 759 432,86 1250 Möbler o inredn, ack anskaffn -88 440,00 1259 Möbler o inredn, ack avskr 88 440,00 OAVSKRIVET BELOPP -268 869,01 UPPLUPNA INTÄKTER, OFÖRBRUKADE BIDRAG, BALANSERAT KAPITAL 2070 Balanserad kapitalförändring 636 846,47 ============================================ INTÄKTER 3143 AvgF4 Int övr tjänstfsg inomst 69 372,00 3144 AvgF4 Int övr tjänstfsg utomst 8 583,60 3361 Intäkt övr varufsg, inomstatl 39 527,00 3391 Intäkt övr tjänstefsg, inomst 6 462 499,00 Avgifter o andra ersättningar 6 579 981,60 3811 Ränteintäkt räntekonto i RG 10 264,99 Finansiella intäkter 10 264,99 SUMMA INTÄKTER 6 590 246,59 KOSTNADER 4023 Lön teknisk personal -2 273 408,95 4024 Lön administrativ personal -1 654 625,03 4064 Uppdragstillägg föreståndare -88 030,58 Löner -4 016 064,56 4046 Övriga arvoden -84 044,07 Arvoden -84 044,07 4321 Skattefr traktamente, inrikes -172,00 4322 Skattepl lönetillägg resor -245,43 Traktamenten o bilersättn -417,43 4341 Sjukvårdsersättn, skatteplikt -8 451,29 Övr ersättningar -8 451,29 4659 Förändring pens avsättn, DP 29 547,00 Avg o pensioner enl avtal 29 547,00 4711 Sjukvårdsersättning, skattefri -95,00 4941 Motion/friskvård, skattefri -3 050,00 4961 Intern representation -4 722,60 4981 Övriga personalkostnader -12 392,08 Övr personalkostnader -20 259,68 4821 Kurs- och konferensavgifter -13 039,80 4822 Utbildning för personal -11 775,20 Utbildning, konferenser -24 815,00 5054 Renhållning m.m. -163 540,99

5081 Rep o underhåll hyrda lokaler -3 360,00 5091 Övr lokalkostn hyrda lokaler -4 800,00 Övriga lokalkostnader -171 700,99 5283 Rep o underhåll övr invent -106 419,02 5284 Serviceavtal övr invent -30 736,07 Reparationer och underhåll -137 155,09 5511 Inrikes resor -2 218,05 5513 Inrikes hotell och logi -1 509,00 Resor, representation o info -3 727,05 5621 Kontors-/kopieringspapper 13 553,75 5631 Kontorsmaterial, ej papper -72 218,58 5632 Städmaterial -16 279,09 5633 Maskiner o instrument -65 835,84 5634 Möbler och övrig inredning -170 722,74 5641 Datorer och kringutrustning -19 083,00 5642 Programvaror -10 070,50 5643 Övriga datortillbehör -19 257,85 5662 Foder o andra jordbruksprod -1 653,77 5664 Kemikalier, färger och gaser -3 715,05 5665 Skyddsutrustning -21 562,09 5666 Övrigt laborationsmaterial -41,65 Inköp av varor -386 886,41 5741 Post -4 417,12 5742 Tele -56 925,86 5752 Oper leasing, hyra maskiner -19 926,42 5761 Varutransporter, speditionsavg -5 452,50 5762 Flyttkostnader -2 151,23 5771 Teknik- och verkstadstjänster -11 094,50 5785 Konferensarrangemang -228,57 5786 Bevakning -163 579,45 5787 Destruktion av riskavfall -6 540,00 5788 Övriga tjänster -222 718,59 Köp av tjänster -493 034,24 5912 Räntekostnader lån i RG -3 965,08 Finansiella kostnader -3 965,08 6913 Avskrivn maskiner, inventarier -168 592,23 Avskrivningar mm -168 592,23 5840 Universitetsgemens kostnader -571 547,00 Univ gemens kostnader -571 547,00 SUMMA KOSTNADER -6 061 113,12 VERKSAMHETSUTFALL 529 133,47 ÅRETS KAPITALFÖRÄNDRING 529 133,47

600 Uppsala universitet Summering proj/pg PAL 13.26 091201 Sid 1 911 Polacksbacken RAPPID: SUMPRO URVAL PROJEKTGRUPP: *****- UTFALL TOM: 0911 URVAL PROJEKT: 911400000-911460060 URVAL PREST: 220-220 -------------------------------------------- ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR OAVSKRIVET BELOPP 0,00 UPPLUPNA INTÄKTER, OFÖRBRUKADE BIDRAG, BALANSERAT KAPITAL 2070 Balanserad kapitalförändring 117 385,63 ============================================ INTÄKTER 3141 AvgF4 Int övr varufsg, inomst 50,00 3361 Intäkt övr varufsg, inomstatl 100,00 3391 Intäkt övr tjänstefsg, inomst 1 539 016,00 Avgifter o andra ersättningar 1 539 166,00 Finansiella intäkter 4 131,12 SUMMA INTÄKTER 1 543 297,12 KOSTNADER Löner -50 064,18 Övr ersättningar -16,93 5051 El/gas -407 688,77 5054 Renhållning m.m. -7 001,00 5081 Rep o underhåll hyrda lokaler -44 472,00 Övriga lokalkostnader -459 161,77 Reparationer och underhåll -10 812,09 5632 Städmaterial -119,00 5633 Maskiner o instrument -2 876,90 5664 Kemikalier, färger och gaser -1 115 124,08 Inköp av varor -1 118 119,98 5742 Tele -1 608,90 5787 Destruktion av riskavfall -65 006,44 5788 Övriga tjänster -14 081,67 Köp av tjänster -80 697,01 Univ gemens kostnader -6 974,00 SUMMA KOSTNADER -1 725 845,96 VERKSAMHETSUTFALL -182 548,84 ÅRETS KAPITALFÖRÄNDRING -182 548,84

600 Uppsala universitet Summering proj/pg PAL 13.22 091201 Sid 1 911 Polacksbacken RAPPID: SUMPRO URVAL PROJEKTGRUPP: *****- UTFALL TOM: 0911 URVAL PROJEKT: 911400000-911440040 URVAL PREST: 110-110 -------------------------------------------- ------------- ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR 1210 Maskiner, instrument, ack ansk -17 700,00 1219 Maskiner, instrument, ack avsk 17 700,00 1220 Datorer, ack ansk -503 023,00 1221 Datorer, årets ansk -289 247,00 1229 Datorer, ack avskr 551 622,58 OAVSKRIVET BELOPP -240 647,42 UPPLUPNA INTÄKTER, OFÖRBRUKADE BIDRAG, BALAN SERAT KAPITAL 2070 Balanserad kapitalförändring 222 678,51 ============================================ ============= INTÄKTER 3049 Fördelat GU, annan fakultet 303 000,00 Grundutbildningsanslag 303 000,00 3112 AvgF4 Int uthyrn lokal, utomst 7 000,00 3142 AvgF4 Int övr varufsg, utomst 9 139,00 3311 Intäkt uthyrn lokal, inomstatl 5 100,00 3322 Intäkt utbildn o konf, utomst 37 980,00 3391 Intäkt övr tjänstefsg, inomst 2 379 462,00 Avgifter o andra ersättningar 2 438 681,00 3811 Ränteintäkt räntekonto i RG 6 259,76 Finansiella intäkter 6 259,76 SUMMA INTÄKTER 2 747 940,76 KOSTNADER 4023 Lön teknisk personal -1 693 332,60 4024 Lön administrativ personal -503 263,53 Löner -2 196 596,13 4341 Sjukvårdsersättn, skatteplikt -4 353,83 Övr ersättningar -4 353,83 4981 Övriga personalkostnader -1 788,50 Övr personalkostnader -1 788,50 5221 Rep o underh maskin/instrument -8 010,50 Reparationer och underhåll -8 010,50 5621 Kontors-/kopieringspapper -17 496,00 5625 Trycksaker, tryckning -13 904,75 5631 Kontorsmaterial, ej papper -13 150,27 5632 Städmaterial -4 655,11 5633 Maskiner o instrument -40 446,77 5634 Möbler och övrig inredning -72 949,54 5641 Datorer och kringutrustning -18 339,95

5642 Programvaror -57 625,00 5643 Övriga datortillbehör -40 325,54 5664 Kemikalier, färger och gaser -60 5666 Övrigt laborationsmaterial -15 598,32 Inköp av varor -294 551,25 5741 Post -34 625,00 5742 Tele -1 200,00 5761 Varutransporter, speditionsavg -3 486,50 5771 Teknik- och verkstadstjänster -16 653,74 5772 Administrativa tjänster -12 582,00 5786 Bevakning -41 013,83 5788 Övriga tjänster -66 459,25 Köp av tjänster -176 020,32 5912 Räntekostnader lån i RG -441,63 Finansiella kostnader -441,63 6913 Avskrivn maskiner, inventarier -48 599,58 Avskrivningar mm -48 599,58 5840 Universitetsgemens kostnader -306 184,00 Univ gemens kostnader -306 184,00 SUMMA KOSTNADER -3 036 545,74 VERKSAMHETSUTFALL -288 604,98 ÅRETS KAPITALFÖRÄNDRING -288 604,98