Krisstöd och hantering av dödsfall

Krisstöd och hantering av dödsfall

Innehållsförteckning Inledning 3 Definition 3 Akuta situationer 3 Skapa en stödjande atmosfär 3 Möta personalgruppen/studenterna 4 Dödsfall i Sverige 4 Dödsfall utomlands 5 Medarbetarens arbetsplats 5 Minnesstund 5 Sorgflaggning 6 Begravning 6 Stöd till prefekt/motvarande 6 Stöd för medarbetare/studenter 6 2

Inledning Uppsala universitetet har ett stort antal medarbetare och studenter och det är oundvikligt att kriser uppstår och att dödsfall inträffar. Situationer är olika och unika men påverkar direkt eller indirekt en eller flera av universitetets verksamma. Den här texten ger praktiska råd till prefekter/motsvarande och andra hur man bör hantera akuta situationer och hur man skapar en stödjande atmosfär för involverade. Texten ger också praktiska råd för efterarbetet när medarbetare eller student avlidit. Texten är en fördjupning av riktlinjerna för krisberedskap och krisorganisation och är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt en del av universitetets säkerhetsarbete. Länkar till andra dokument och externa sidor finns sist i texten. Definition Medarbetare innefattar i detta dokument alla tjänstekategorier för anställda samt övriga verksamma vid universitet. Studenter innefattar i detta dokument studenter inklusive utbytesstudenter. Prefekt/motsvarande innefattar prefekter, föreståndare för centrumbildning, universitetsförvaltningens avdelningschefer. Akuta situationer Åtgärder i det akuta skedet går ut på att stabilisera situationen och se till att inte fler drabbas. Det är viktigt att försöka skapa trygghet och att bidra till att sänka stressnivån. Vid akut fara för liv, hälsa och egendom kontakta SOS Alarm (00) 112 för att komma till räddningstjänst, ambulans eller polis. Lägg inte på luren innan du fått instruktioner att göra så Uppge ett telefonnummer där du kan nås Ring universitetets larmnummer 2500 (018-471 2500) för att informera krisledningen och få hjälp vid: Risk för eller konstaterad allvarlig person-, miljö- eller egendomsskada Dödsfall på arbetsplatsen Risk för att universitetets eller den egna verksamhetens goda rykte och profil skadas Risk för eller konstaterad allvarlig påverkan på institutionens/motsvarande eller universitetets verksamhet Skapa en stödjande atmosfär Krisreaktioner är individuella och beror på själva händelsen och den drabbades personliga förutsättningar och livssituation. Reaktioner påverkas också av tidigare upplevda händelser och hur de har bearbetats. Det betyder att vissa kanske inte reagerar nämnvärt på en händelse, medan andra får en kraftig reaktion. 3

Därför är individuellt anpassat omhändertagande i akuta situationer av stor betydelse för att mildra stressreaktioner och förebygga framtida sjukdomstillstånd. Här kommer några generella råd för hur man möter människor i kris: Säkerställ den fysiska säkerheten och undvik att utsätta de drabbade för ytterligare stress eller starka intryck Lugna ner de drabbade genom att visa medmänsklig omsorg genom vänlighet, vila och värme Underlätta för berörda att komma i kontakt med anhöriga Ge utrymme för de berörda att tala med varandra och med närstående om det som hänt Hjälp de berörda med praktiska frågor Ingen ska köra bil hem ordna skjuts eller taxi Det kan vara olämpligt att vara ensam hemma på kvällen Informera om vart man kan vända sig för ytterligare hjälp om man behöver Bedöm behovet av ytterligare professionellt stöd Informera om när man ska ses igen, tid för uppföljande träff, nytt informationsmöte etc. Möta personalgruppen/studenterna I kriser är det extra viktigt för medarbetarna/studenterna med en närvarande och tillgänglig prefekt/motsvarande. Ett tydligt ledarskap bidrar till att stabilisera situationen. Som ledare har man ett särskilt ansvar att ge drabbade på arbetsplatsen information om händelsen. Informationen behöver vara kontinuerlig, skapa trygghet och motverka ryktesspridning. Prefekter/motsvarande ansvarar också för att det ges möjlighet att prata om tankar och reaktioner. Som stöd i sådana samtal kan man använda extern samarbetspartner (Brolin Westrell). Genom att träffas ökar känslan av trygghet och samhörighet. Samtidigt är det inte ett krav att man måste prata om sina tankar och upplevelser eftersom behoven är individuella. Viktigt att tänka på vid möten och samtal är att inte sprida till andra utanför gruppen vad kollegor eller studiekamrater har gett uttryck för. För att diskutera innehåll runt stödet till medarbetare/studenter kan Personalavdelningens personalspecialister inom psykosocial arbetsmiljö kontaktas. Dödsfall i Sverige Vid dödsfall på arbetsplatsen ska polis och/eller sjukvårdspersonal alltid kontaktas. Ring (00) 112 och meddela vad som hänt. Ring även universitetets larmnummer 2500 (018-471 2500) för att informera krisledningen och få hjälp. Om medarbetare eller student går bort på arbetet/i studiesituation ska anhöriga informeras personligen om dödsfallet av polis, präst eller läkare. Om internationell medarbetare/student går bort kontaktar svensk polis anhöriga i samarbete med berörd ambassad. När anhöriga är informerade är det prefekt/motsvarades ansvar att samla nära kollegor/studentgruppen till ett möte för att informera om dödsfallet. Även kollegor som är frånvarande ska informeras så snart som möjligt. 4

Avdelningen för kommunikation och externa relationer bistår vid behov med stöd vad gäller kontakter med massmedia. Läs mer om försäkringar hos Kammarkollegiet http://www.kammarkollegiet.se/ och i Ekonomiavdelningens resehandbok. Dödsfall utomlands Det är ambassaden i landet där dödsfallet skett som kontaktar Utrikesdepartementets konsulära enhet, som i sin tur kontaktar polisens Rikskommunikationscentral i Sverige. Polisen i Sverige kontaktar anhöriga. Prefekt/motsvarande samlar medarbetarna/studenterna och informerar om dödsfallet. Avdelningen för kommunikation och externa relationer bistår vid behov med stöd vad gäller kontakter med massmedia. Läs mer om försäkringar hos Kammarkollegiet http://www.kammarkollegiet.se/ och i Ekonomiavdelningens resehandbok. Medarbetarens arbetsplats Den avlidnes rum eller en annan lämplig plats kan användas för att hedra den bortgångne. Hur man gör sker i samråd med anhöriga. Man kan ställa upp ett fotografi av den bortgångne tillsammans med tända ljus och blommor. Eventuellt kan en kondoleansbok/minnesbok finnas för att ge möjlighet för dem som önskar lämna en sista hälsning. Boken ska lämnas över till anhöriga vid lämpligt tillfälle. Prefekt/motsvarande beslutar på förhand hur länge platsen ska vara öppen för att hedra den bortgångne, förslagsvis tills begravning eller minnesstund är genomförd. Prefekt/motsvarande går vid lämplig tidpunkt igenom arbetsplatsen och städar. Den avlidnes saker delas upp i privata tillhörigheter och arbetsrelaterat material. Se också riktlinjerna för hantering av elektroniskt lagrad information i samband med dödsfall (UFV 2012/415). Prefekt/motsvarande kontaktar de anhöriga för att hämta personliga ägodelar, lämpligen efter det att begravningen ägt rum. För att dödsboet ska kunna kvittera ut ägodelarna krävs att universitetet från bouppteckningsman erhållit en fullmakt där samtliga dödsbodelägare specificeras och det är noterat vem som för dödsboets talan (för mer information kontakta säkerhetsavdelningen). Minnesstund En minnesstund kan arrangeras för att hedra den som gått bort. Var lyhörd för anhörigas önskemål i samband med planeringen. Anhöriga kan även bjudas in för att delta i minnesstunden. Universitetskyrkan kan bistå om önskemål finns. 5

Minnesstunden bör ledas av prefekt/motsvarande och innehålla några ord om den bortgångne. Ett musikstycke kan inleda och avsluta minnesstunden. Någon kan läsa en dikt och en tyst minut hållas. Under minnesstunden kan levande ljus brinna och en enkel blombukett stå på bordet ev. vid ett porträtt av den som gått bort. En minnesbok/kondoleansbok kan finnas tillgänglig. Boken lämnas över till anhöriga i samband med begravningen eller annat lämpligt tillfälle. Kollegor som vill delta i begravningsceremoni och vid minnesstund får göra det på arbetstid. Sorgflaggning Det är prefekt/motsvarande som beslutar om det ska flaggas på halvstång inom campusområdet. Flaggning sker vanligen en gång, vid dödsbudet eller på begravningsdagen. När institutionen har fått ett dödsbud underrättas även Akademiintendenturen som ansvarar för eventuell ytterligare flaggning (t.ex. på universitetshuset enligt rektors direktiv). Flaggning för universitetsbibliotekets anställda sker på Carolina. På universitetshuset flaggas när anställd inom universitetsförvaltningen avlidit. Begravning Vid begravningen bör universitetet representeras av prefekt/motsvarande och de kollegor/studenter som önskar delta, med reservation för anhörigas önskemål. Prefekt/motsvarande kan beställa handbuketter till de som deltar vid begravningen. Akademiintendenturen ombesörjer att Universitetet hedrar den bortgångne med en krans eller bukett från rektor. Kollegor som vill delta i begravningsceremoni och vid minnesstund får göra det på arbetstid. Stöd till prefekt/motvarande Som ledare har du ett särskilt ansvar att stödja samtidigt som den ordinarie verksamheten måste säkras. Det är därför viktigt att du själv får stöd för att hantera situationen. Internt stöd att hantera situationen ges genom Personalavdelningens personalspecialister inom psykosocial arbetsmiljö Externt samtalsstöd med legitimerad psykolog/legitimerad psykoterapeut ges genom företaget BrolinWestrell, telefon: 018-444 20 40 och avropas genom personalavdelningen. Stöd för medarbetare/studenter Som drabbad kollega eller studiekamrat kan man erbjudas externt samtalsstöd Medarbetare: Länshälsan, samtal bokas via receptionen: 018-67 76 00 Studenter: Studenthälsan: 018-15 50 50 6

Läs mer: Krishantering i arbetslivet, nya perspektiv. Magnus Brolin, Per Calleberg och Mikael Westrell Rutin för Beredskap och första hjälpen Länkar: Riktlinjerna för krisberedskap och krisorganisation: http://regler.uu.se/detaljsida/?contentid=174819 Systematiskt arbetsmiljöarbete: https://mp.uu.se/web/info/stod/hr-guide/arbetsmiljo-ochhalsa/systematiskt_arbetsmiljoarbete_sam Säkerhetsavdelningen: https://mp.uu.se/web/info/stod/sakerhet/regler-o-riktlinjer http://www.av.se/publikationer/broschyrer/adi_534.aspx 7