Styrelsepraktika Bf Skålen 18 upa Syftet med styrelsepraktikan är att dokumentera några administrativa delar av styrelsens arbete och några praktiska fastighetsfrågor. Karaktären på de områden som beskrivits är att de lätt blir bortglömda eftersom de inte utförs frekvent eller lätt glöms bort när nya styrelseledamöter väljs in. Utöver denna skrift finns viktig information i andra dokument bland annat stadgarna och informationsskriften Bf Skålen 18 som delas ut till nya medlemmar. En rekommendation är att innan något händer åtminstone ta reda på var säkringarna och huvudvattenkranen sitter. Om ljuset har slocknat eller vattnet sprutar är det mycket bra att veta var de sitter. INNEHÅLL INNEHÅLL... 1 ADMINISTRATION... 2 Cykliskt styrelsearbete... 2 Ekonomisk förvaltning... 3 Avgiftsbetalning till föreningen... 3 Obetald/för sent betald kvartalsavgift eller annan avgift till föreningen... 3 Hantering av fakturor... 3 Deklaration... 4 Årsredovisning... 4 Lägenhetsöverlåtelser... 4 Pantsättningsavgift... 6 Utlämnade nycklar till externa företag... 6 Hemsida... 6 Snöskottningsschema... 6 Dokumentförteckning... 6 UNDERHÅLL... 8 Utfört, planerat och långtidsplan... 8 Fönstermålning... 9 FASTIGHET... 9 Huvudvattenkran och vattenmätare... 9 Avstängning av vatten i lägenhet... 9 Eluppvärmning av kallvattenledning mellan gat- och gårdshus... 9 Eluppvärmning av stuprör... 9 Elektriska säkringar... 10 Tvättstuga... 10 Sopkarusell... 10 Kodlås på portar... 11 Nycklar... 12
ADMINISTRATION Cykliskt styrelsearbete Varje månad Varje kvartal Januari Februari Mars April Maj Juni Kontrollera att kassa, in- och utbetalningar är i balans och att tillräckligt med likvida medel finns Kontrollera ev obetalda kvartalsavgifter Följ upp resultat- och balansräkning Skicka ut inkomstuppgift till de som har sålt lägenhet under föregående år Revidera underhållsplanen Begär in resultat- och balansräkning för helåret från redovisningsbyrå (Rådrum) Utarbeta slutlig budget Skriv årsberättelse, kontrollera och skriv på årsredovisningen Lämna årsredovisningen till internrevisorn Lämna in deklaration till Skatteverket Lämna årsredovisning och budget till externrevisorn Skicka ut kallelse till städdag Stäng av strömmen till elvärmeslingor i stuprör och kallvattenledning Städdag Skicka ut kallelse till den ordinarie stämman Ordinarie föreningsstämma Skicka in ändringsanmälan till Bolagsverket för avgående och nya styrelseledamöter samt suppleanter. Planera styrelse-backup under semestern, för oförutsedda händelser. Skickas till Skatteverket och f d medlem senast den 31/1 Senast 50 dagar före stämman Senast den 31/3 Senast 40 dagar före ordinarie stämma Ca 20 dagar före städdag Senast 14 dagar före ordinarie stämma Hålls senast den 30/6 Juli Augusti September Skicka ut kallelse till städdag Ca 20 dagar före städdag Oktober November December Städdag Omräkning av lokalhyra enligt prisbasbelopp Omräkning av balkongavgift enligt prisbasbelopp Gör preliminär budget och bedöm om kvartalsavgiften kan behöva höjas Koppla på strömmen till elvärmeslingor i stuprör och kallvattenledning Ev uppsägning av hyreskontrakt för
lokalen Ekonomisk förvaltning Rådrum är föreningens ekonomiska förvaltare. De jobbar på uppdrag av styrelsen och all kontakt med dem ska gå via styrelsen. Inga medlemmar ska ha direkt kontakt med Rådrum och så vill även Rådrum att det ska vara. Avgiftsbetalning till föreningen Årsavgiften betalas kvartalsvis i förskott. De som har balkong betalar också en särskild balkongavgift enligt stadgarna som varje år ska räknas upp enligt prisbasbeloppet. Rådrum skickar ut avier. Avgiften kan också betalas med autogiro efter beställning hos kassören/styrelsen som vidarebefordrar till Rådrum. Om OCR-nummer av någon anledning inte går att få fram ska det enligt Rådrum gå att i stället ange personnummer, alternativt betala direkt i bank. Lokalhyresgästen betalar månadsvis i förskott och hyran ska räknas upp årsvis enligt prisbasbeloppet vilket normalt görs automatiskt av Rådrum, se bilaga till hyreskontraktet. Om kontraktet ska sägas upp av föreningen måste det göras senast ett år i förväg, se även här kontraktet, annars förlängs det automatiskt med ett kalenderår i taget. Nytt eller förändrat hyreskontrakt ska kopieras och tillsändas Rådrum. Obetald/för sent betald kvartalsavgift eller annan avgift till föreningen Cirka tre veckor efter kvartalsskiften följer Rådrum upp betalningarna. En uppföljningslista skickas till kassören och samtidigt skickas en påminnelseavi ut till de medlemmar som inte har betalat hela det tidigare aviserade beloppet. En ny påminnelseavgift påförs vid varje påminnelse. Om medlem har betalat innan påminnelseavin har mottagits men efter påminnelsen har skickas ut av Rådrum ska påminnelseavgiften betalas av medlemmen. Ett exempel, lite extremt men det har inträffat: om endast kvartalsavgiften men inte påminnelseavgiften betalas in efter det att påminnelse har skickats ut leder det till ännu en påminnelse och ytterligare en påminnelseavgift debiteras. Detta är helt korrekt och medlemmen ska betala hela beloppet, dvs två påminnelseavgifter. När den andra uppföljningslistan skickas ut cirka 7 veckor efter kvartalsskiftet ska kassören skicka brev till banken/kreditinstitutet och till berörd medlem. Standardbrev finns där endast medlemsuppgifter behöver fylls i. Föreningen är skyldig att meddela kreditgivare (står på pantbreven som styrelsen har skrivit på) annars tappar föreningen företrädesrätten vid en eventuell utmätning och bryter mot det påskrivna pantbrevet. Bortkomna avier i samband med överlåtelser, se lägenhetsöverlåtelser nedan. Hantering av fakturor Fakturor upp till 100 000 kr attesteras av kassören Fakturor över 100 000 kr och utlägg för styrelsemiddag ska attesteras av två styrelseledamöter Fakturor och utlägg får aldrig attesteras av den som är mottagare av betalningen
För fakturor som berör jobb som har beställts av föreningen ska kassören före attest låta säkerställa att arbetet är till fullo levererat, priset rätt och att det inte finns någon anmärkning på leveransen. Det görs enklas genom att den som beställt jobbet kontrollerar att det är korrekt utfört till överenskommet pris. För fakturor som inte är korrekta måste företaget senast inom åtta (8) dagar från fakturadatumet skriftligen ha mottagit föreningens bestridande av fakturan. Enligt lagen räknas även en felaktig faktura som accepterad om inte bestridande har gjorts enligt ovan. Kontering av fakturor behöver inte göras för fjärrvärme, el, sophämtning, externrevisor, premie för fastighetsförsäkring, trappstädning, kabel-tv, serviceavtal för fjärrvärme, medlemsavgift till SBC och likande där föreningen har löpande avtal med leverantören. Övriga fakturor och utlägg, t ex för styrelseomkostnader, trivselomkostnader, reparationer, konsulter, andra tjänster, inköp av material, som beställs eller avropas av någon i styrelsen ska konteras av kassören innan de skickas till Rådrum. Fakturor för underhåll av balkonger ska belasta konto 2070 där balkongavgiften fonderas. Kontakta Rådrum varje gång så att fakturan hanteras rätt av dem. Kopiera och spara en kopia av alla de fakturor som konteras av kassören, dvs det som styrelsen har beställt. Då är det lätt att kontrollera t ex om samma faktura felaktigt skickas ut en gång till eller en påminnelse är felaktig. Deklaration Rådrum fyller i föreningens deklaration som de sedan skickar till föreningen för påskrift. Kontrollera och jämför med föregående års deklaration samt kopiera och spara kopian av årets deklaration innan den skickas in till Skatteverket. Årsredovisning Gör i januari en tidsplan för arbetet årsredovisningen och förankra den med de berörda. Externrevisorn har rätt att få fyra veckor på sig och årsredovisningen ska vara reviderad och tillgänglig för medlemmarna en vecka före stämman och den veckan brukar behövas för kopiering inför stämman. Rådrum skickar ut underlag i form av resultat- och balansräkning samt en delvis ifylld mall för förvaltningsberättelsen. Kontrollera resultat- och balansräkning och fyll i förvaltningsberättelsen, vilket kassören och minst en annan styrelseledamot bör göra. Därefter tar Rådrum fram den slutliga årsredovisningen. Nu ska alla styrelseledamöter godkänna årsredovisningen genom att skriva på den. Styrelseledamöterna ska också skriva sin signatur i nedre högra hörnet på alla sidorna. Efter detta ska internrevisorn och externrevisorn göra revisionen. Lägenhetsöverlåtelser Innan försäljningen påbörjas kontaktar i regel mäklaren styrelsen för att få uppgifter om föreningen. Två av dessa uppgifter brukar vara avgiftens storlek samt förmögenhetsvärde och eftersom styrelsen inte har de uppgifterna ska mäklaren hänvisas till Rådrum som lämnar ut dem direkt till mäklaren. Innan styrelsen beslutar om ut-/inträde i föreningen ska lägenheten besiktigas. Använd för ändamålet framtaget besiktningsprotokoll och stäm av med ombyggnadsloggen så att lägenheten inte har förändrats utan godkännande från styrelsen.
Beslut att godkänna utträde respektive inträde för ny medlem i samband med försäljning fattas på ett styrelsemöte. Tänk på att stadgarna anger vad som gäller för nya medlemmar, bland annat hur många som får äga lägenheten, att den ska utgöra permanentbostad och att upplåtelse till juridisk person inte tillåts. Lägenhetsregistret hos Rådrum ändras/uppdateras med en speciell blankett som bifogas mejlet till info@radrum.se. Mejla inte direkt till någon medarbetare. De(n) nya medlemmarnas namn, personnummer, ägd andel, adress och tillträdesdatum samt uppmaning att överlåtelseavgift om 1000 kr ska debiteras måste anges. Rådrum skickar fram till tillträdesdatumet ut avier i den säljande medlemmens namn och därefter i den köpande medlemmens namn. Det är mäklarens, säljarens och köparens ansvar att se till att kvartalsavgifter betalas och att avier hanteras utan att komma bort. Dock måste föreningen byta namn på dörren på tillträdesdatumet. Överlåtelseavgift på för närvarande 1000 kr tas ut av den nya medlemmen genom att Rådrum aviserar det samtidigt den första kvartalsavgiften går ut. För att detta ska fungera ska notering om överlåtelseavgift göras på meddelandeblanketten till Rådrum för ny medlem, blankett enligt stycket ovan. Dessutom ska första sidan på kontraktet kopieras och bifogas. Rådrum måste ha detta underlag senast 30 dagar före kvartalets utgång. Kom också ihåg att dela ut ut- och inflyttningsbreven samt skriften Bf Skålen 18. Om en avi har kommit bort och medlem begär hjälp ska styrelsen om den anser det skäligt kontakta Rådrum som kan meddela belopp, bankgironummer samt OCR-nummer som krävs för säker och korrekt betalning. (Om det inte är skäligt får medlemmen vänta på att påminnelseavin skickas ut.) Påminnelseavgiften är för närvarande 150 kr. Medlemmar ska inte kontakta Rådrum eftersom Rådrum jobbar på uppdrag från styrelsen. Kontrollera att den nya köparen/köparna uppfyller kraven enligt stadgarna. Om inte, meddela mäklaren. Kontrollera om den nuvarande ägaren har skulder till föreningen genom att stämma av med kassören som får rapporten om obetalda avgifter från Rådrum eller kontakta Rådrum direkt. Be den i styrelsen som utför lägenhetsbesiktning att boka tid med medlemmen före styrelsemötet Lämna uppgift till mäklaren när nästa styrelsemöte hålls, om det finns skulder (obetald avgift) till föreningen eller om andra omständigheter föreligger, t ex ombyggnad av lägenhet som inte godkänts av styrelse, anmärkning vid t ex OVK-besiktning och liknande. Besluta på styrelsemöte om godkännande av utträde och inträde i föreningen Underteckna godkännande av ut- och inträde i föreningen. Arkivera kontrakt och ett ex av ut-/inträde i föreningen i pärmarna med lägenhetsregistret. Skicka resterande ut-/inträdesdokument, kopia på besiktningsprotokoll och följebrevet till mäklare där eventuella obetalda avgifter tas upp. Kontrollen av obetalda avgifter ska baseras den senast tillgängliga informationen. Lämna även uppgift skriftligt om andra förhållanden som köparen bör känna till. Skicka mejl till Rådrum om överlåtelsen, bifoga blanketten Förändring lägenhetsregister och påminn dem att debitera 1000 kr i överlåtelseavgift. Skicka inflyttningsbrev, besiktningsprotokoll och skriften Brf Skålen 18 till köparen.
Sätt upp namnskylt på tillträdesdagen och uppdatera listorna i entréerna. Pantsättningsavgift Avgiften uppgår för närvarande till 400 kr per panttillfälle oavsett antal pantbrev. Skicka mejl till info@radrum.se med uppmaning att de ska debitera pantsättningsavgift. Om Rådrum får meddelandet senast 30 dagar före kvartalets utgång hinner de debitera medlemmen samma kvartal. Utlämnade nycklar till externa företag För att avläsning av el, vatten, fjärrvärme och service på reglerutrustningen för fjärrvärmen ska kunna utföras har nycklar lämnats ut enligt nedan. Nyckelkvittenser finns i styrelsepärmen. Dessa leverantörer behöver inte portnyckel eller kod utan använder IR-låset. Fortum (tidigare Birka energi) för avläsning av el- och fjärrvärmemätare. En källarnyckel och en nyckel till hänglåsen på elskåpen där mätarna sitter. Stockholm vatten. En källarnyckel. Siemens Landis & Staefa för service av reglerutrustning för värmeanläggningen. En källarnyckel. Trapphusstädare. En källarnyckel. Hemsida Föreningens hemsida har adressen www.sbc.se/skalen18. Föreningen har inte avtal med SBC för förvaltningsberättelse. Hemsidan tillhandahålls fritt av SBC till dess medlemmar. Inloggning för styrelsen Användarnamn: Skålen 18 Lösenord: 0453pm Som styrelseledamot kommer man in på styrelsesidorna Kund/Medlemsidorna på www.sbc.se och tjänsterna Webbeko och Förvaltningsberättelse. Inloggning för medlemmar Användarnamn: Bf Skålen 18 Lösenord: 453 Som medlem kommer man även in på Kund/Medlemsidorna på www.sbc.se Snöskottningsschema Det är viktigt att rulla schemat 3 veckor för att samma våningsplan t ex inte alltid får mellandagarna. Schemat uppdateras varje år genom att senarelägga respektive våningsplans skottningsvecka med 3 veckor. Dokumentförteckning Pärmar förvaras i styrelserummet. Pärmar: Gällande avtal
Styrelsepärm Styrelseprotokoll Årsmötesprotokoll och kallelser Årsredovisningar och budget Rekvisitioner Medlemsregister inklusive pantbrev, köpekontrakt, godkännande utträde och ny medlem m m samt hyreskontrakt för lokalen Dokument Registreringsbevis från Bolagsverket Stadgar Bf Skålen 18, informationsfolder som lämnas över till alla nya medlemmar Standardbrev för meddelande till medlem och kreditgivare om försenad inbetalning av avgift till föreningen Utdrag från Rådrum ur lägenhetsregistret (Rådrum kör ut efter beställning) Förändring lägenhetsregister Räkning för utlägg Beställning av betalning via autogiro Leverantörsförteckning Styrelse ansvarsfördelning, mejl och telefonnummer
UNDERHÅLL Utfört, planerat och långtidsplan År Åtgärd Kostnad [tkr] (inkl moms) 1987 Renovering av fasad samt omläggning av tak på gårdshus 1995 Nya tvättmaskiner 50 1996 Målning fönster utvändigt 150 1997 Byte elstigare Målning yttertak gathus och del av gårdshus 750 65 1999 Förstärkt inbrottsskydd på portar samt nya portlås 15 2001 Byggnation av balkonger till lgh 34, 39 och 44 2002 Stambyte 5,5 milj 2003 Reparation av tak på gathus: ny vinkelränna mot nordost 54 och övertäckning av 7 st takfönster med plåt. 2004 Takstegar kompletteras Målning yttertak Målning fönster utvändigt 2005 Ny trapphusarmatur Målning trapphus Ny undercentral för fjärrvärme inkl värmeväxlare 2006 Installera värmekabel i stupröret intill porten mot gården från gathuset för isborttagning 125 150 150 100 400 300 10 2007 Sätta igen vindsfönstret i gathuset med plåt 5 2008 Målning av tvättstuga, nya tvättmaskiner, torktumlare och torkskåp Reparation av den stora skorstenen mot norr på gårdshuset som enligt sotarna har vittrat sönder 150 94 2009 Byggnation av balkonger till lgh 2, 5, 6, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 16, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 30, 31, 32, 33, 35, 36, 37, 38, 40, 41, 42 och 43. Reparation av puts på gathus vid porten mot gården 2010 Kodlås till portar 60 2011 Byte av tak på gathus Spola köksstammar 2012 Målning yttertak på gårdshus Målning av fönster utvändigt Före fönstermålningen måste snickare justera frigång, skruva fast gångjärn i karm så de ej hänger och reparera defekta lås- och kopplingsbeslag Reparation av puts på gathus Reparation av betong och puts på innergård och trappa etc Målning av räcken och staket på gårdar 2015-2019 Ny elkabel mellan husen och ev uppsäkring av fastighetens huvudsäkringar pga fler elspisar Elspisstatus 2003, lgh: 2, 12, 31, 32 75 200 100 25 100 50 50
2020-2029 Säkerhetsdörrar 44 st (Pris 20000kr/st inkl moms o montering, med speglar, prisuppgift dec 2003) Nytt tak på gathuset Nya fönster (mkt grov prisuppskattning) Ny undercentral för fjärrvärme inkl värmeväxlare (livslängd cirka 20 år) Nya värmeelement och värmestigare (mkt grov prisuppskattning) Fasadrenovering 880 1 milj 2 milj 300 1,5 milj Flera miljoner Fönstermålning Efter den utvändiga fönstermålningen 2004 rekommenderade målarfirman att vid nästa målning skruva fast gångjärn i karmar (en del fönster hänger ned), justera frigång och reparera lås och beslag innan målningen påbörjas. FASTIGHET Huvudvattenkran och vattenmätare Föreningens huvudvattenkran som stänger av allt vatten till både gat- och gårdshus sitter i gathusets källare ungefär i mitten på källarväggen mot Norra Stationsgatan. Huvudkranen är egentligen fyra stycken röda vred/handtag som sitter på ömse sidor om de två vattenmätarna. Det räcker att stänga två av dessa vred, en vid varje vattenmätare, för att allt vatten ska stängas av. Är du osäker är det bättre att stänga alla fyra. Avstängning görs genom att vrida vredet/handtaget ett kvarts varv. Huvudkranen ska endast användas för nödavstängning. Avstängning av vatten i lägenhet Vid vvs-arbete i lägenheter ska avstängningsventiler i lägenheten användas. Alla lägenheter har avstängningsventiler för både kall- och varmvatten i kök, toalett och duschrum. Ibland sitter ventilerna bakom en plåtlucka i väggen. Varje vattenstigare har också avstängningskranar/vred i källaren men då stängs vattnet i alla lägenheter ovanför av. Notera att för att stänga av varmvattnet måste två kranar/vred stängas på grund av de för varmvattencirkulationen dubbla ledningarna. Eluppvärmning av kallvattenledning mellan gat- och gårdshus Alla rörledningar mellan husen ligger i kulverten ovan jord. För att kallvattenledningen inte ska riskera frysa vintertid finns en elvärmeslinga i den. Den kopplas på med en säkringen på elcentralen med säkringar i rummet intill tvättstugan. Säkringen är tydligt markerad med en textremsa. Säkringen ska vara påslagen, vippan uppåt, när temperaturen kan understiga -5 C. Övrig del av året ska den vara avstängd, vippan nedåt. Elförbrukningen ökar kraftigt om den står påkopplad året runt. Eluppvärmning av stuprör Stupröret vid gathusets port mot gården har en värmeslinga. Styrcentralen sitter intill fastighetens elcentral med säkringar i rummet bredvid tvättstugan. Vintertid under den period som det är snö på taket ska strömställare S1 stå i läge auto. Övrig del av året ska den stå i läge
off. Elförbrukningen ökar i onödan under bl a vår och höst om strömställaren står på auto. Automatiken kopplar på strömmen när temperaturen är mellan inställt värde på termostat RT1 HIGH (typiskt +1-2 C) och LOW (typiskt -2 C). Driftindikeringslampa I1 på jordfelsbrytare JF1 indikerar när värmen i kabeln är påkopplad. Jordfelsbrytare JF1 ska regelbundet kontrolleras genom att trycka på F1 varpå jordfelsbrytaren ska lösa ut. Elektriska säkringar Huvudsäkringar till lägenheterna och fastighetens gemensamma el sitter i elmätarskåpen i källarna. Det är tre säkringar till varje lägenhet, en till varje fas. Alla måste vara hela för att allt ska fungera korrekt. Om det är svårt att se vilken säkring som är trasig sök då reda på elmätaren utgående från mätarnumret på elfakturan. Vid elmätaren sitter en bokstavs/siffermärkning och säkringarna har samma märkning. Alla huvudsäkringarna till lägenheterna är kraftiga och dimensionerade för att klara elspis. Säkringar till fastighetens gemensamma el är placerade på tre ställen: i gathuset i rummet bredvid tvättstugan och i pumprummet (det lilla rummet med två cirkulationspumpar bredvid fjärrvärmecentralen) samt i gårdshuset vid solariet (rummet bredvid bastun). Bredvid säkringsskåpen sitter förteckningar över säkringarna. Fastighetens matningssäkringar (säkringarna före huvudsäkringarna) sitter i gathuset i ett skåp i rummet där elkabeln kommer in i fastigheten (samma rum som vattenmätarna sitter). Dessa är mycket kraftiga och ska i princip aldrig gå sönder, kan liknas vid en nöd/säkerhetsventil. Därtill är det inte säkringar som man kan byta själv utan att ha elektrisk kompetens. Elspisar har endast ett fåtal lägenheter. Elspisstatus 2003, lgh: 2, 12, 31, 32. Styrelsen är beroende av att medlemmar meddelar när de byter från gasspis/gasugn till elspis/elugn. Enligt kontroll med Fortum 2003 kan alla medlemmar installera elspis. Elmatningen/elstigarna ända fram till lägenheterna är trefas och har dimensionerats för elektrisk spis och ugn. I föreningen finns dock en svag länk kvar, den gamla elkabeln som är nedgrävd mellan gat- och gårdshus. Tomrör (gula) har i samband med stambytet dragits i samma kulvert som vatten och värme går i mellan husen vilket underlättar ett utbyte. Tvättstuga Om maskinerna tvättar långsamt eller inte fungerar korrekt kontrollera att ingen av de tre säkringarna har löst ut. Viss utrustning som är ansluten till trefas kan delvis fungera om en fas har löst ut. Detsamma gäller torktumlare och torkskåp. Sopkarusell På karusellens styrskåp finns en instruktion. Det vanligaste felet är att sophämtarna glömmer trycka på återställningsknappen som sitter på styrskåpet. Om karusellen inte fungerar trots att den har återställts bör följande utföras: 1. Kontrollera att huvudströmbrytaren är påslagen, sitter på väggen. 2. Tryck sedan på avstängningsknappen och därefter på påknappen som sitter på styrskåpet på karusellen (av och sedan påkoppling nollställer styrsystemet om det har hakat upp sig). 3. Tryck sedan på återställningsknappen som sitter på styrskåpet. Då ska kontrollampan på styrskåpet tändas. 4. Kontrollera att lampan vid fotocellen, vid inkastet, är tänd när säcken står i rätt läge (lampan släcks när karusellen taktar fram nästa säck och förblir släckt tills säcken är i
rätt läge). Går det inte att få lampan att lysa kan den vara trasig. Det är en speciallampa som en reparatör bör byta. 5. Prova eventuellt att karusellen kan köras manuellt med knappen manuell frammatning som sitter på styrskåpet. Takta vid behov fram rätt säck till nedkastet. 6. Om den trots åtgärder ovan inte fungerar kontrollera säkringarna som sitter i pumprummet (det lilla rummet intill fjärrvärmecentralen) samt vid behov huvudsäkringarna till föreningselen Det är mycket ovanligt att huvudsäkringarna går sönder och om huvudsäkringar skulle vara trasiga bör annan utrustning i föreningen inte heller fungera korrekt. En eller två trasiga säkringar leder till att karusellen beter sig konstigt eller knattrande ljud komma från reläer i styrskåpet när man försöker takta fram manuellt eller automatiskt. Har säkringen som fotocellampan är kopplad till löst ut tänds naturligtvis inte den. Har alla tre säkringar löst ut är karusellen helt strömlös. När eventuellt trasiga säkringar har bytts ut, börja om från steg ett. 7. Om inget av ovan hjälper måste reparatör tillkallas. Kodlås på portar Alla kodlås styrs från centralen som sitter i ett litet plåtskåp bredvid säkringarna i rummet bredvid tvättstugan. Nyckeln till skåpet finns i nyckelskåpet i styrelserummet. Två olika koder kan ställas in, rattarna med ett tuschstreck är för kod ett och de med två streck är för kod två. Ska endast en portkod användas ställs rattarna med ett och två streck in på samma kod. Två koder kan vara bra att använda i samband med byte av kod då både den gamla och nya kan vara giltig en tid. En separat kod för hantverkare vid reparationsarbeten kan också vara bra. Som komplement till kodlås finns IR-läsare på portarna mot Norra Stationsgatan 115 och Norrbackagatan 27A. Därmed kommer Posten, City Mail, Pressens morgontjänst, Svensk direktreklam, elleverantör, vattenleverantör, polis, ambulans m fl in utan att ha tillgång till portkoden. Således kan koden bytas utan att lämna ut den till andra än de boende. Vid byte av portkod 2004 kontrollerades detta, se nedan: City Mail - använder IR läsare, ny portkod ej utlämnad Kontaktperson: Camilla Reymer 08-4589645 Pressensmorgontjänst - skall i princip använda IR läsare, har dock fått ny portkod då säkerhetsansvaig som vet detta med säkerhet varit på semster under juni. Kontakt: Christer (säkerhetsansvarig) 08-6324500 Svensk Direkt Reklam (delar också ut vi i vasastaden) - använder IR läsare på Norrastationsgatan, men ej på Norrbackagatan då detta ej fungerar där. Troligtvis är kanal 4, som de använder, spärrad i 27a. Kan vi kontrollera detta? Det har tillsvidare fått nya koden, men på sikt skall vi ej behöva lämna ut kod till dem. Berätta hur jag kontrollerar detta med kanal så återkopplar jag till dem efteråt. Kontakt: Edit Ohlsson 08-7020395 Posten - verkar vara de enda som går över gården. Har fått nya koden, lovat att tills nästa gång vi byter kod se över utdelningsrutinen så att de använder huvudentreen på 27A istället (och där med IR sändaren). Kontakt: postcenter, norrastationsgatan 08-317332
Nycklar I nyckelskåpet i styrelserummet förvaras nycklar till föreningens alla gemensamma utrymmen och skåp.