Lönsamhet genom bättre affärssystemsutnyttjande Breda tankar och konkreta tips Johan Magnusson Centrum för Affärssystem Handelshögskolan vid Göteborgs Universitet Bo Oskarsson SYSteam AB Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Sammanfattning Vi missar en stor del av den möjliga nyttan i affärssystemsinvesteringen genom att inte ha tillräckligt fokus på post-implementationen Det finns en rad olika satsningar vi kan göra istället för att byta ut det befintliga systemet för att säkerställa ökad lönsamhet Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Förutsättningar CEO/CIO Agenda Kassaflöde, lönsamhet och omstrukturering Målet med affärssysteminvesteringen är ökad prestationsförmåga(?) Rätt använt och Rätt designat är rörliga mål! Nyttjandegraden är skrämmande låg Ger IT-investeringar lönsamhet? Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Investeringen Släpper vi investeringen vid rätt tillfälle? Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Vad händer efter implementationen? Organisationen är trött Konsulterna försvinner Förvaltningsläge Tillbakagång och hybridrutiner Inga fler belöningar Status Quo Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Organisationsförändring Institutionalisera förändringen Är vi inställda på kontinuerlig utveckling? Orkar vi fortsätta? Vågar vi fortsätta? Kan vi finna stöd för fortsatt investering? Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Post Implementations Utvärdering (PIU) Ex post utvärderingar är tveksamma 20% av IT-relaterade projekt Motargument Ingen påverkan Uppenbara resultat Svårt få tag på data Svårt hitta nyttor Svårt få tid och resurser Svårt hitta något att jämföra med Det blir pinsamt Det leder till att nyttan kommer att realiseras Gwillin, D., Dovey, K. & Wieder. (2005). The politics of post-implementation reviews. Information systems journal, 15: 307-319 Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Vad kan man då göra? Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
1. Uppgradering Processorienteringen är dominerande, bort från silos och stuprör Processorientering ger insyn, kontroll (och effektivisering?) Tänk om vi skulle kunna ha en direkt länk mellan IT och Verksamhet! Dynamisk affärslogik och tillväxtsäkring Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Jeeves World Stockholm / Göteborg Kundexempel Bo Oskarsson Produkt/marknadschef Jeeves, Norden
Processorienterad Nyinstallation Hestra Inredningar Vad gjorde de? Med Jeeves sänker vi våra driftskostnader Svante Leissner, CFO Vad kan vi lära oss?!
Hestra Inredning, Tidslinje Movex - 1998 Processkartläggnin g Dec 2005 VU Juni- 06 delprocess ägare Processkarta till Movex, Ax, Jeeves Workshop- Avtal sept dec 2006 Avtal 26 dec 2006 Jeeves 2007 Processäga r utbildning feb-juni 2007 Kontinuerlig konvertering Driftsstart 3 december 2007 Problemfri startup med Jeeves 2009 - Uppgrad e-ring Nya tillämpningar Fortsatt utveckling
Antaganden Standards är bra, ERP, processer, projektmodell och Verksamhetsutvecklings-modell (VU) Satsa på processutveckling (Exido) för högre lönsamhet/effekt Minimera ägandekostnad viktig, se Radar-rapport Jeeves ej produkt utan en plattform för vidareutveckling, ständig förbättring
Vad gjorde Hestra Utsåg processägare och 13 st delprocessägare från organisationen Gav projektet utökade resurser Delprocessägare skrev specifikationer, instruktioner till kollegor som senare skall använda Jeeves. Workshops, beskrev delprocesser i en följd, av egna delprocessägare Utbildning av användandet genom tidigare processarbete Projektet administreras via projektportal
Resultat / effekt Minskat person-beroende Inga stuprör, process-kunskap Fullt processansvar, från delprocessägare Styrker stolthet, kollegialitet, samhörighet, kunskap om varandra Stängde av Movex. Från dag 1 effekt, minska glapp från produktionsstart till effekthemtagning Kontroll på processer, kan koppla på kvalitet i senare etapp Högre lägsta nivå i kunskap hos all personal Använder Jeeves standard som grund, säkrar vidareutveckling (process, roller, projekt, siten ) Lägre förvaltningskostnader Mindre störningar Skapar bestående värde, Jeeves är ett stöd!
Processorienterade Kunder SCA Packaging 11 system till 1 Jeeves 27 processer definierades Integrerat workflow i affärsförslag över bolagsgränser. Varje händelse är sitt eget workflow Alla bolag i MC Carl Lamm Stor kartläggning av processer Internmellanhavanden (ICT) PEAB PGS Ljunghälls, kvalitet/kpi m. fl
Huvudprocessen offert till inbetalning Huvudprocesser i Göra varan tillgänglig i Jeeves portalen, från SYSteam!
Kopplade PDF-er och Instruktioner Koppling till ISO9000, ISO14000, metadata
Rollbaserad e menyer
Jeeves Universal, Jeeves Business Process Database Processes ready to run Jeeves Business Process Developer Jeeves Project Implementer Jeeves Site Customizer Role-based user interface Report package Jeeves Business Process Developer Process charts User guides Product presentations Education material Jeeves Project Implementer Project method Activity list All project documents Jeeves Site Customizer Jeeves Business Process Database Jeeves Foundation and Tools Technology Platform
Ordning i projektet
Uppgradering Alla kunder kan uppgradera till denna nya plattform utan att tappa historik. Nu Jeeves standard! Bodycote gör det! Vem mer än Jeeves kan erbjuda detta?
Uppgradering 1998 - Installation Jeeves 2009 Uppgradering Jeeves
Bodycote uppgraderar
Bodycote uppgraderar Jeeves-installation 1998, idag 235 användare Produktion med mycket anpassningar Samma IT-chef nu, Claes Andersson Omtag med ny Jeeves-version, ny site med gammal data Det som inte fanns då, hittade vi på. Nu vill vi köra som Jeeves utvecklas
Bodycote uppgraderar Vi vill använda nya Jeeves-funktioner, standard. Vi vill ha nya layouten med flikar Vi vill ha rollbaserat användande Vi vill se över processer Vi skall använda projektportalen Vi skall utvecklas Lönsamhet i verkligheten
Uppgradera från Selected - Universal S i s e Unik skalbarhet med sömlöst växande JEEVES SELECTED Small businesses or subsidiaries Pre-packaged business processes Possibilities to adapt Quick start-up Selected enbart med roller JEEVES UNIVERSAL Midsized businesses / group of companies / part of complete solution for enterprises High flexibility Easy to adapt Easy to integrate C o m p l e x I t y
2. Expandering E-attest, workflow, BI och ICT Business Intelligence (BI) fortsätter att vara topprioriterat investeringsmässigt 60% uppgraderar BI 2009 BI var snabbast växande marknad 2008 Utvecklingen spås sakta in 2009-10 Leverantörerna spås gå mot bifurkation (Svit vs Nisch) Råd: Var noga med att välja rätt teknikbas, missa inte utvecklingen kring W2.0 och var inte rädd för sviterna Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
EXPANDERA med: E-Attest med Workflow BI ICT M.m. se Jeeves utbud
EXPANDERA med e-attest Workflow till processer med: E-Attest Attestera inköp istället för lev.fakturor Spridd organisation, central hantering Payoff < 3 månader 300 kr - 10 kr / st (olika kalkyleringar) ITAB HL-Display KappAhl Tectubes Bufab
E-Attest
Expandera med Workflow Alla steg definieras noggrant i processen Automatiserade flöden Tydliga effektökningar TYLÖ SCA Packaging M.fl
Expandera med BI CPM (Corporate Performance Managing) Styr bolag på KPI-er ( Key Performance Indicator) Koppla till mätetal i processer!! Early Warning Signals Gammal statistik via BI, flera bolag i olika faser Många bra kundexempel
Kvalitetssäkring och återkoppling Återkoppling! Säkerställ kvalitén! Arbeta med definitioner!
en effektiv målstyrning Exemplet kontinuerliga förbättringar Målstyrning
effektiv målstyrning! exemplet kontinuerliga förbättringar Målstyrning
Expandera med ICT Företag med distribuerad produktion/lager Definiera logistikprocessen. Sätt upp Jeeves för olika länder (CO) Automatiskt flöde, samlad leverans Ordning i processen och data Rätt balans i resp bolag. En faktura! Hög effektivitet!
ICT, Inter Company Transactions Exempel: - Sigarth -Alignment -Piab -Elektronik gruppen - m-fl Production Productio nn
3. Sourcing ASP var bara början Cloud Computing, GRID Computing, Virtualisering, Software as a Service Affärssystemsleverantören måste ha tänkt på alternativa sourcingmodeller Kostnadseffektivitet över hela livscykeln är nyckeln Avtalsformer och prissättning Pådrivet av nuvarande ekonomiska läget Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Sourcing Lägg ut driften, volymbaserat, externt Låt en partner förvalta ERP Planera support Ett avtal, ett ansvar! SaaS-forskning Tjänstebaserade affärsmodeller för affärssystem
Bakgrund till varför ETON Fashion outsourcat Strategi: ETON Fashion s strategiska satsning är att under god tillväxt och lönsamhet tillhandahålla högkvalitativa skjortor på en internationell marknad. Problem: ETON Fashion har en verksamhet som är geografiskt utspridd över hela världen och tidsmässigt fördelad över större delen av dygnet. Verksamheten är i ett stort behov av olika IT-lösningar (e-handel, PDM, prognosticering, butikskopplingar m.m.). Under en tid fick tillväxten delvis fått stå tillbaka då det ej var möjligt att i dåvarande IT-miljö utan större ingrepp implementera ett antal nödvändiga T-strategier (tunna klienter, virtualisering, kommunikationsoptimering, införande av bättre integrationsmotor vs omvärld m.m.). Behov: En IT-miljö som stödjer ETON Fashion s verksamhet nu och dess vidare tillväxt och utveckling. Lösning: Outsourcing av IT-miljö inkl. implementering av ett antal IT-strategier. Vi går därmed in och tar ett helhetsansvar för ETON Fashion's IT-plattform inkl. ansvar för drift inkl. applikationer, underhåll, övervakning, support, IT-planering m.m. ETON Fashion kan i gengäld fokusera på sin kärnverksamhet. Använder GARP.
Sourcing, exempel SaaS, Selected 1750/mån inkl allt Jeevesdrift, 4000/mån, 400/anv/m Eton full sourcing, GARP Drift on demand Säkerhet, funktionsansvar Många kundexempel SaaS-exempel: EDI 3:-/meddelande Betala per kreditupplysning Betala per Fraktsedel, Logtrade Webb-tjänst, betala per order, tidrapport
Återkoppling Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se
Sammanfattning Se över inte bara utvärderingsförfarandet, utan hela processen Fundera på ramverk och struktureringsgrad Våga göra en ordentlig PIU, förbered tidigt Respektera organisationens trötthet, men Använd SaaS och WS för att expandera och anpassa systemet Satsa tidigt Lär av andra! Fortsätt stödja akademin och se över samarbetsmöjligheter Nicoloau, A.I. & Bhattacharaya, S. (2006). Organizational performance effects of ERP systems usage: The impact of post-implementation changes. International Journal of Accounting Information Systems, 7:18-35 Centrum för Affärssystem 2009-09-18 www.handels.gu.se