1 BESLUT Dnr SU 602-0370-11 2011-03-24 Rektor Handläggare: Ann-Charlotte Östblom Personalspecialist Personalavdelningen Handläggningsordning för ärenden om anställning av lärare samt befordran Handläggningsordningen är fastställd av rektor att gälla fr.o.m. 2011-04-01. Den ersätter handläggningsordning fastställd 2005-04-07 (dnr SU 601-0720-05) och senast reviderad 2009-12-02 (dnr SU 602-1515-09). Inledning Handläggningsordningen ansluter sig till högskolelagen och högskoleförordningen samt till Anställningsordning för anställning som och befordran till lärare vid Stockholms universitet (AOSU), gällande fr.o.m. 2011-01-01 (dnr SU 601-3485-10). Fakultetsnämnden har enligt AOSU rätt att utfärda kompletterande anvisningar inom det egna verksamhetsområdet liksom att meddela ytterligare föreskrifter för utformningen av sakkunnigyttrande. Handläggningsordningen beskriver de olika stegen samt handläggningsansvaret dels vid ärende om anställning av lärare, dels vid ansökan om befordran till universitetslektor eller professor. Ett arbete med målet att digitalisera handläggningen av lärarrekrytering pågår under våren 2011. Nya regler och rutiner för dokumenthanteringen ska vara klara senast den 1 september 2011. Beskrivningen nedan av de olika stegen kommer att anpassas successivt. Fakultetsnämnden kan vidaredelegera beslutanderätten vid flera av stegen i samband med anställnings- och befordringsärende. Fakultetsnämndernas beslut om vidaredelegering framgår av respektive nämnds delegationsordning. Den juridiska fakultetsnämnden utgör beredande organ för läraranställnings- och befordringsärenden, medan övriga fakultetsnämnder har inrättat lärarförslagsnämnder för detta ändamål. När det beredande organet åsyftas används i handläggningsordningen genomgående begreppet lärarförslagsnämnd eller LFN. 1) Anställning av lärare med sakkunnigförfarande Efter det att fakultetsnämnden fattat beslut om utlysning genom fastställande av anställningsprofil gäller följande handläggningsordning.
2 Åtgärd 1 Handläggaren utformar i samråd med prefekten utlysning enligt mall. Information om den lediga anställningen anslås på universitetets officiella anslagstavla. Den e-postas till institutionen, arbetsförmedlingen samt till övriga högskolor och universitet i Sverige och i övriga nordiska länder. Vid behov görs ytterligare internationell spridning. Ansökningstiden bör normalt vara minst tre veckor. Ansvar för handläggningen Utlysningen publiceras även på Stockholms universitets webbplats under Lediga anställningar. Länk skapas från utlysningen till ett webbaserat formulär för ansökan till anställning som lärare. 2 Registrator diarieför de inkomna ansökningarna och skickar dem fortlöpande till handläggaren. Registrator 3 Handläggaren kontrollerar att ansökningarna är fullständiga. 4 Fakultetsnämnden beslutar att sakkunniga ska utses, vilket är normalfallet, eller - med stöd av 4:6 HF och avsnitt 5.2 AOSU - att det för prövningen av skickligheten är uppenbart obehövligt att inhämta sakkunnigbedömning. I sådant fall bortses i det följande från sådana delar som har samband med sakkunnigförfarande. Utöver ämnessakkunniga kan även en pedagogiskt sakkunnig person utses. 5 Handläggaren skriver till prefekten med begäran om förslag på sakkunniga. När en presumtiv sakkunnig kontaktas ska tydlig information ges om uppdragets innebörd, ersättning, tidplan och förväntat deltagande i sammanträden. Tidplanen anpassas bl.a. till antalet sökande. De sakkunnigas arbete med yttrandena bör i normalfallet inte ta mer än tre månader i anspråk. De sakkunniga ska upplysas om att ersättningen är beroende av att de kan hålla sina åtaganden beträffande tidplanen. Prefekten 6 Prefekten skickar förslaget om sakkunniga till fakultetsnämnden. Prefekten 7 Fakultetsnämnden utser de sakkunniga. 8 Tidplan för hela ärendet fastställs av handläggaren tillsammans med prefekten och lärarförslagsnämndens (LFN) ordförande. Handläggaren ska sedan kontinuerligt följa upp och rapportera eventuella avvikelser från tidplanen till ordföranden, som i sådana fall ska besluta om eventuella åtgärder. 9 Om det bland de sökande finns personer som att döma av ansökningshandlingarna uppenbart inte främst kan komma ifråga för anställningen, kan LFN-ordföranden, eller annan av ordföranden utsedd vetenskapligt kompetent person, i samråd med handläggaren bedöma att de sakkunniga inte behöver få tillgång till dessa handlingar i första hand. Prefekten LFN-ordföranden LFN-ordföranden Sakkunniga ska dock alltid få en förteckning över samtliga sökande samt CV och publikationsförteckning ur sådana ansökningar som inte översänts i sin helhet. De sakkunniga ska självfallet ges möjlighet att begära in ytterligare
3 ansökningar för granskning. 10 De sökande enligt p. 9 ovan uppmanas att senast inom två veckor skicka sina vetenskapliga, pedagogiska och eventuellt andra arbeten till de sakkunniga, vars namn och adresser anges. Av meddelandet ska framgå att om sökanden inte skickar sina arbeten till de sakkunniga kommer bedömningen att grundas enbart på inkomna ansökningshandlingar. De sökande informeras också om att all kommunikation i övrigt med sakkunniga ska ske genom handläggaren. Handläggaren kontrollerar att de sakkunniga fått materialet från de sökande. 11 Handläggaren skickar allt övrigt underlag för uppdraget till de sakkunniga (kopior av ansökningarna, utlysning, anställningsprofil, AOSU). I avsnitt 5.2 AOSU anges hur yttrandet ska utformas. Noggranna instruktioner ges, liksom tidplan för den fortsatta proceduren. Den sakkunniga skickar yttrandet i elektronisk form till registrator och handläggaren. Två veckor innan uppdragstiden löper ut bör handläggaren stämma av med de sakkunniga att yttrandet kommer att levereras inom utsatt tid. Om yttrande inte kommer in i tid kontaktar handläggaren eller kanslichefen den sakkunnige. 12 Registrator diarieför yttrandena och skickar dem till handläggaren. Registrator 13 LFN-ordföranden sammankallar LFN i samråd med handläggaren. Utskick av handlingar sker elektroniskt så långt möjligt. Det är önskvärt att de sakkunniga deltar i LFN:s sammanträden åtminstone per telefon. De sakkunniga deltar inte i besluten men kan anteckna sin mening till protokollet. 14 I normalfallet beslutar LFN om provföreläsningar och intervjuer av en tätgrupp. Ordföranden beslutar om referenstagning. Om LFN finner att provföreläsningar och intervjuer inte behövs för ett välgrundat beslut kan LFN avstå från dessa och redan vid sitt första sammanträde (se p. 13) besluta att föreslå innehavare av anställningen. I avsnitt 5.3 AOSU anges hur LFN ska redovisa sin bedömning. Om beslutet avviker från den uppfattning som majoriteten av de sakkunniga förordar, ska beslutet klart och tydligt motiveras. 15 Handläggaren, som är föredragande, skriver protokollet. När protokollet har justerats av LFN-ordföranden skickas det i elektronisk form tillsammans med sakkunnigutlåtandena till samtliga sökande. 16 Handläggaren förbereder i förekommande fall (se p. 14) provföreläsningar och/eller intervjuer genom att kalla tätgruppen och beskriva vad som förväntas av dem i enlighet med LFN:s beslut. 17 Provföreläsningar och/eller intervjuer genomförs av LFN helst inom en månad efter det första sammanträdet. LFN sammanträder omedelbart efter provföreläsningarna/intervjuerna och beslutar att föreslå innehavare av anställ-
4 ningen. I avsnitt 5.3 AOSU anges hur LFN ska redovisa sin bedömning. Om beslutet avviker från den uppfattning som majoriteten av de sakkunniga förordar, ska beslutet klart och tydligt motiveras. 18 Handläggaren skriver protokollet. När protokollet har justerats av LFNordföranden skickas det i elektronisk form till samtliga sökande. 19 Berörd prefekt (dekanus i fråga om professorsanställning) diskuterar lön, ev. övriga anställningsvillkor samt tillträdesdatum med den person som föreslagits för anställningen. Betänketid ska meddelas kandidaten. 20 Handläggaren skickar information om anställningsvillkor till SACO och Fackförbundet ST/Lärarförbundet och väntar sedan fem arbetsdagar med att utfärda anställningsbeslut. Under denna tid kan den fackliga organisationen påkalla förhandling. 21 Handläggaren gör underlag för anställningsbeslutet. Rektor beslutar om anställning av professor. Vid anställning av annan lärare än professor fattas beslut enligt fakultetsnämndens delegationsordning. 22 Handläggaren anslår på universitetets officiella anslagstavla information om vem som anställts. Av anslaget ska framgå hur man överklagar beslutet. Samtidigt informeras de sökande om beslutet samt om tidpunkt och plats för anslaget. Prefekt/Dekanus Beslutet vinner laga kraft tre veckor efter anslagsdatum under förutsättning att det inte överklagas. 23 Handläggaren skickar efter överklagandetidens utgång anställningsbeslutet i original till den anställde, en kopia av beslutet till prefekten och till lönehandläggaren vid Personalavdelningen, som också ska få kopia av bevis på högsta examen, i förekommande fall docentbevis och bevis på högskolepedagogisk utbildning samt CV. Handläggaren skickar även information om anställning av en professor till promotionshandläggaren vid universitetet. Handläggaren ombesörjer att rektors välkomstbrev skickas till den nyanställda professorn samtidigt med beslutet. 24 Handläggaren informerar de sakkunniga, tackar för deras medverkan och ombesörjer utbetalning av ersättning för uppdraget. 25 Registrator avslutar ärendet i diariesystemet. Handläggaren skickar till registrator alla i ärendet relevanta handlingar i original, som t.ex. utlysning, yttranden, protokoll, beslut om anställning (kopia), hela ansökan från den person som anställts och från en eventuell överklagande part, liksom ansökningsbrev med CV:n (hophäftat) från alla övriga sökande. Övriga ansökningshandlingar läggs i ett separat kuvert med referensnummer och gallringsdatum (innevarande års utgång + två kalenderår) påskrivet och skickas samtidigt till registrator. Dessa handlingar gallras av arkivarien efter arkiveringstiden. Innan handlingarna gallras kan en sökande Registrator
5 på begäran återfå sina handlingar. De sakkunniga anmodas att skicka tillbaka de vetenskapliga, pedagogiska och eventuellt andra arbetena till de sökande då ärendet avslutats. Elektroniskt insända publikationer returneras ej. När ett beslut om anställning överklagas gäller följande rutin: 1 Registrator diarieför överklagandeskrivelsen och skickar den till anställningsärendets handläggare. Registrator skickar kopia för kännedom till Personalavdelningen. 2 Handläggaren skickar inom en vecka överklagandeskrivelsen (original) till Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) tillsammans med alla relevanta handlingar i ärendet (kopior) och gör en prövning av om klagoskrivelsen kommit in i rätt tid (tre veckor). I missivet till ÖNH ska redovisas att prövningen gjorts. Registrator 3 ÖNH remitterar normalt ärendet till lärosätet för yttrande. ÖNH 4 Handläggaren gör tillsammans med dekanus en bedömning av hur yttrandet ska utformas, om LFN bör sammankallas osv. Samråd ska ske med Personalavdelningen vid utformandet av yttrande. 5 Rektor avger yttrande till ÖNH i ärenden rörande anställning av professor. I övriga överklagandeärenden avges yttrande av den nivå, t.ex. fakultetsnämnden, som fattade beslut om anställningen. 6 ÖNH behandlar ärendet och delger universitetet beslutet (som inte kan överklagas). 7 ÖNH:s beslut kan antingen innebära: 1) Avslag, varvid universitetets beslut vinner laga kraft. 2) Bifall, varvid universitetet ska ändra sitt tidigare beslut. 3) Undanröjande av universitetets beslut, varvid LFN ska göra förnyad prövning. ÖNH 8 Handläggaren avslutar ärendet. Se ovan under p. 25. 2) Befordran till universitetslektor eller professor 1 Registrator diarieför ansökan och skickar den till handläggaren. Registrator 2 Fakultetsnämnden beslutar att sakkunniga ska utses, vilket är normalfallet, eller - med stöd av 4:6 HF och avsnitt 5.2 AOSU - att det för prövningen av skickligheten är uppenbart obehövligt att inhämta sakkunnigbedömning. I sådant fall bortses i det följande från sådana delar som har samband med sakkunnigförfarande. Utöver ämnessakkunniga kan även en pedagogiskt sakkunnig person utses.
6 3 Handläggaren skickar ansökan till prefekten med begäran om förslag på sakkunniga. Rutin enligt motsvarande handläggningsordning vid anställning av lärare med sakkunnigförfarande, avsnitt 1) p. 5. De sakkunnigas arbete med yttrandena bör inte ta mer än två månader i anspråk. 4 Handläggaren skickar allt underlag för uppdraget till de sakkunniga (kopia av ansökan, AOSU och fakultetsnämndens bedömningskriterier för befordran). I avsnitt 5.2 AOSU anges hur yttrandet ska utformas. Instruktioner och tidplan för uppdraget anges. Den sakkunniga skickar yttrandet i elektronisk form samtidigt till registrator och handläggaren. 5 Registrator diarieför yttrandena och skickar dem till handläggaren. Registrator 6 LFN bereder ärendet. Utskick av handlingar sker elektroniskt så långt möjligt. I avsnitt 5.3 AOSU anges hur LFN ska redovisa sin bedömning. Vid behov kan de sakkunniga delta i sammanträdet. 7 Handläggaren skriver protokollet och upprättar vid förslag om befordran underlag för anställningsbeslut. Rektor fattar beslut om befordran till professor. Vid beslut om avslag på en ansökan om befordran ska överklagandehänvisning inte lämnas (se riktlinjer till AOSU, beslutade av rektor 2011-03-03, dnr SU 602-0098-11). Denna rutin gäller inte i fråga om beslut som har meddelats med tillämpning av äldre bestämmelser i högskoleförordningen. 8 Handläggaren skickar beslutet till den sökande, prefekten och lönehandläggaren samt vid ärenden rörande befordran till professor till promotionshandläggaren. I sådana ärenden ombesörjer handläggaren även att rektors välkomstbrev skickas till den nyblivna professorn samtidigt med beslutet. 9 Handläggaren informerar de sakkunniga, tackar för deras medverkan och ombesörjer utbetalning av ersättning för uppdraget. 10 Handläggaren avslutar ärendet. Arkivering: se ovan under avsnitt 1) p. 25. Detta beslut är fattat av rektor, professor Kåre Bremer, i närvaro av prorektor, professor Lena Gerholm och förvaltningschefen, universitetsdirektör Ann-Caroline Nordström. Studeranderepresentanter har informerats och haft tillfälle att yttra sig. Övrig närvarande har varit Ulrika Bjare, Ledningskansliet (protokollförare). ==