Tid: Torsdagen den 11 november 2010 kl 14.00-17.00 Plats: Sammanträdesrum Jätten, Ribbingsgatan 1-3 Närvarande ledamöter: Sigvard Sundkvist (KD) ordförande Ulf Södersten (M) 1:e vice ordförande t.o.m kl 16.45 135 Ylva Wessman (V) 2:e vice ordförande Ann-Katrine Jondelius (M) Inger Ljung Ernstsson (C) Bo Fredriksson (S) Mirja Sällinen (S) Karl-Bertil Persson (S) Gösta Örtensjö (S) Tjänstgörande ersättare Lennart Eriksson (FP) ersätter Roger Lindahl (FP) Ewa Leitzler (M) ersätter Anders Odel (MP) Närvarande ersättare Jessica Carlqvist (V) ersätter Ewa Leitzler (M) i S 302, 318, 320 och 328 samt Ulf Södersten (M) fr.o.m. 136 kl 16.45 Närvarande tjänstemän Socialchef, Susanne Bergström Ekonom, Rolf Jonsson 134-136 Områdeschef barn, Lena Mantler 133-135 Områdeschef unga, Urban Svensson 134-135 Områdeschef vuxna, Mikael Ramnerö 134-135 Områdeschef förebyggande, Agneta Grahn 134-135 Planerare, Merja Mustonen Prim 135-137 Planerare, Helene Lindström 134-135 Justerare Bo Fredriksson (S) Ersättare Mirja Sällinen (S) Sekreterare Carina Engback 130-143 samt S 300-334 är sekretessärenden 1
130 Protokollsjusterare och justeringens tid och plats Till att justera dagens protokoll den 15 november kl 11.00 på Tomtagatan 9 utses Bo Fredriksson (S) med Mirja Sällinen (S) som ersättare. 131 Godkännande av och ändringar i dagordningen Ärende 21 utgår, i ärende 20 ( S 317) tas tidsgränsen bort, ärende 34 ( S 334) tillkommer, ärende 44( 138) kompletteras Dagordningen godkänns med föreslagna ändringar och tillägg. 132 Anmälan av jäv Ewa Leitzler anmälde jäv i ärendena 5 ( S 301), 6 ( S 302), 22 ( S 318), 24( S 320), 32 ( S 328). 133 Socialstyrelsens beslut efter uppföljning av tillsyn av kommunens arbete med barn och unga Handläggare: Ingrid Nyström, Lena Mantler Ärendenummer: Sö 44/2009 Lena Mantler informerar om ärendet som Socialstyrelsen avslutat. Bakgrund Länsstyrelsen genomförde under 2009 på regeringens uppdrag en förstärkt tillsyn av kommunens arbete med barn och unga. Tillsynen avsåg Socialnämnd östers arbete med familjehemsvård. Länsstyrelsen kritiserade i beslut den 26 oktober 2009 nämnden för att den inte uppfyllde lagstiftarens krav på att lämna råd, stöd och annan hjälp som vårdnadshavare till familjehemsplacerade barn behöver, samt att nämnden inte uppfyllde lagstiftarens krav på barnperspektiv och barns delaktighet.
Socialnämnd öster har inkommit med yttrande, i vilket nämnden redogjort för hur de påtalade bristerna åtgärdats. Socialstyrelsens bedömning Socialstyrelsen konstaterar att nämnden har ett pågående arbete för att rätta till bristerna som framkom i tillsynen. Socialstyrelsen avslutar ärendet. sunderlag Socialstyrelsens beslut 2010-10-14 Informationen om Socialstyrelsens beslut tas till protokollet 134 Avskrivning av osäkra fordringar 2009 Handläggare: Rolf Jonsson, Lena Boholm Ärendenummer: Sö 183/2010 Enligt redovisningsriktlinjerna för att uppnå god redovisningssed för kommunens bokföring får ej kundfordringar omfatta poster som är äldre än ett år, om inte regelbundna avbetalningar görs. Avskrivningen av dessa fordringar skall göras bokföringsmässigt men fortsätter att bevakas gentemot den enskilde kunden. Socialförvaltningen har gjort en inventering av förvaltningens utestående fordringar 2009. Behovet av bokföringsmässiga avskrivningar uppgår sammanlagt till 314 897,50 kr. sunderlag Sammanställning över utestående fordringar med förfallodatum tidigare än 2009-12-31 * Bokföringsmässigt avskrivs fordringar med sammanlagt 314 897,50 kronor för år 2009.
135 Prognos 3 Handläggare: Rolf Jonsson Ärendenummer: Sö 27/2010 Ekonom Rolf Jonsson redovisar Prognos 3, ekonomisk uppföljning efter oktober månad. sunderlag Prognos 3 daterad 1. Socialnämnd öster fastställer prognos 3 för 2010 2. Socialnämnd öster överlämnar prognos 3 till Programnämnd social välfärd. 3. Förvaltningen får i uppdrag att året ut redovisa kostnadsutvecklingen 4. Förvaltningen får i uppdrag att ha ett fortsatt hushållsekonomiskt synsätt med stor kostnadsmedvetenhet 5. Förvaltningen får i uppdrag att fortsätta behålla en ekonomi i balans. Ordföranden framför ett varmt tack till förvaltningen för ett väl utfört arbete 136 Granskningsrapport 2010 Handläggare: Merja Mustonen Prim Ärendenummer: Sö 179/2010 Enligt kommunstyrelsens beslut (Ks1090/2009) ska nämnderna under 2010 granska följande områden: Skriftliga ingångna avtal som genererar in- och utbetalningar som nämnden ansvarar för. Avtalen ska granskas enligt i granskningsplanen uppsatta kontrollmoment, urval/frekvens och metod. Om det finns en tillfredställande introduktion inom det personaladministrativa området, till nya chefer. Verksamheternas rutiner för att försäkra att kommunens Kundtjänst förses med relevant och kontinuerlig information. Socialnämnden har beslutat om ett nämndspecifikt granskningsområde för 2010, inom område ekonomi: Fakturaprocess (Raindance fakturaportal).
Granskningen gällande avtal föranleder inga åtgärder. Granskningen gällande verksamhet och personal har visat att det finns brister som bör åtgärdas under 2011. En ny granskning kommer att genomföras under nästa års internkontroll. Granskningen gällande fakturaprocessen visar att det finns brister som bör åtgärdas. Förvaltningskontoret kommer att genomföra en ny granskning för perioden mars-maj 2011 och resultatet kommer att redovisas till berörd enhetschef. sunderlag Sammanfattande granskningsrapport daterad 2010-11-02 med tre bilagor. 1. Granskningen av ovanstående punkter enligt nämndens granskningsplan 2010 godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen och stadsrevisionen. 2. Granskningsområde Verksamhet: Åtgärdas under 2011 och kommer att följas upp under internkontroll 2011. 3. Granskningsområde Personal: Socialförvaltningen ska arbeta fram ett introduktionsprogram för nya chefer. Ärendet kommer att följas upp under internkontroll 2011. 4. Granskningsområde Ekonomi fakturaprocess: Förvaltningskontoret ska genomföra en ny granskning under perioden mars-maj 2011 och redovisa resultatet till berörd enhetschef senast den 30/6 2011. 137 Granskningsplan för år 2011 Handläggare: Merja Mustonen Prim Ärendenummer: Sö 180/2010 Riktlinjerna för intern kontroll syftar till att säkerställa att nämnderna upprätthåller en tillfredställande internkontroll. Vilket innebär att säkerställa att följande mål uppnås. En ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinje m.m. Kommunstyrelsen har beslutat om följande kommungemensamma granskningsåtgärder verksamheternas rutiner för att säkerställa att inköp av externa varor och tjänster följer kommunens upphandlingspolicy och inköpsregler,
verksamheternas rutiner för att säkerställa att det finns rätt/uppdaterade uppgifter om medarbetarna i kommunens personalsystem, nämndernas rutiner för att granska efterlevnaden av policy och riktlinjer för representation. Utöver de kommungemensamma granskningsåtgärderna föreslås följande nämndspecifika granskningsåtgärder. Hur säkerställer nämnden att verksamhetens personal använder sig av utredningsplaner, vårdplaner och genomförandeplaner? Hur säkerställer nämnden att Socialstyrelsens tillsynsbeslut leder till lärande för nämndens verksamhet och berörd personal? Har nämnden fullgjort sina åtaganden i granskningsrapport 2010 inom områdena verksamhet och personal? Ovanstående områden bedömdes som angelägna att granska efter att en sannolikhets- och riskanalys genomförts av Socialförvaltningens processgrupp. sunderlag Intern kontroll- Kommungemensamma granskningsåtgärder för 2011 Riskanalys 2010-10-25 Granskningsplan 2011 1. Nämnden ska under 2011 granska: a) Verksamheternas rutiner för att säkerställa att inköp av externa varor och tjänster följer kommunens upphandlingspolicy och inköpsregler b) Verksamheternas rutiner för att säkerställa att det finns rätt/uppdaterade uppgifter om medarbetarna i kommunens personalsystem c) Nämndernas rutiner för att granska efterlevnaden av policy och riktlinjer för representation. d) Hur säkerställer nämnden att verksamhetens personal använder sig av utredningsplaner, vårdplaner och genomförandeplaner e) Hur säkerställer nämnden att Socialstyrelsens tillsynsbeslut leder till lärande för nämndens verksamhet och berörd personal f) Har nämnden fullgjort sina åtaganden i granskningsrapport 2010 inom områdena verksamhet och personal 2. Granskningsplanen för 2011 godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen.
138 Ändring i delegationsordningen Handläggare: Harriett Henriksson Ärendenummer: Sö 244/2010 enligt 4 kap 1 Sol om bistånd till barn och ungdom samt vuxen i form av vård placering/omplacering)i hem för vård eller boende vid placering på institutioner med ramavtal upp till tre månader är delegerat till socialsekreterare med minst två års tjänstgöring och vid placering mer än tre månader delegerat till gruppledare. Vid placering vid institution utan ramavtal upp till tre månader är beslutet delegerat till gruppledare. Enligt 11 kap 2 SoL ska en utredning om socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd eller stöd bedrivas skyndsamt och vara slutförd inom fyra månader. Delegationsordningen bör anpassas till utredningstiden och därför bör tidsgränsen ändras från tre till fyra månader. Socialnämnd öster beslutade i februari 2003 att utse Socialchefen till firmatecknare, i uppdraget som firmatecknare ingår rätten att teckna avtal. För att öka tydligheten i förvaltningen föreslås att detta förs in i Socialnämndens delegationsordning. 1. För beslut enligt 4 kap 1 Sol om bistånd till barn och ungdom samt vuxen i form av vård placering/omplacering i hem för vård eller boende vid placering på institutioner med ramavtal ändras tiden för delegation från tre till fyra månader. 2. Socialchefens uppdrag som firmatecknare med rätt att teckna Socialnämnd östers avtal skrivs in i delegationsordningen. 139 Utredning angående utökat ansvar som ankomstkommun för ensamkommande flyktingbarn Handläggare: Gunilla Björling Ärendenummer: Ks 771/2010 Informeras om att kommunledningskontoret har gjort en utredning angående utökat ansvar som ankomstkommun för ensamkommande flyktingbarn.
sunderlag Utredning angående utökat ansvar som ankomstkommun för ensamkommande flyktingbarn daterad 2010-10-18 Informationen om kommunledningskontorets utredning angående utökat ansvar som ankomstkommun för ensamkommande flyktingbarn tas till protokollet 140 Delegationsbeslut Ärendenummer: Sö 231/2010 fattade på delegation av socialkontor öster, enligt SoL, LVU och LVM under tiden oktober 2010. en anmäls genom beslutslistor från Procapita. Delegationsbeslut enligt föräldrabalken för perioden oktober 2010. Tillståndsutskottets protokoll från sammanträde 2010-10-26 Anmälda beslut tagna på delegation läggs till handlingarna 141 Skrivelser och kurser I pärmen för skrivelser och kurser finns följande: Kurser: Prio-projektet Tema 4 Återhämtning Visst har vi ett bra stöd till de anhöriga i vår kommun.eller? Protokollsutdrag: Presidieprotokoll 2010-10-28 Kommunstyrelsen 136 Kommungemensamma granskningsåtgärder 2011 Kommunstyrelsen 147 Sammanträdestider 2011 Övrigt: Aktuellt om ensamkommande barn Icke våldsgrupp för män Underrättelse från Migrationsverket
Fabriken informerar 2010#1 * Anmälda skrivelser och kurser läggs till handlingarna 142 Socialchefen informerar Unga KRIS och kommunen samarbetar i ett projekt gällande tidig insats vid brott som begåtts av ungdomar Nya metoder för boende för kvinnor som utsätts för våld i hemmet utarbetas 143 Ordföranden informerar Planeringen inför Bredsjö pågår Det behövs eventuellt en extra nämnd i december En tjänstemannabudget görs för 2011 som får revideras vid halvårsskiftet 2011 då den nya politiska organisationen är satt. Vid protokollet Carina Engback, sekreterare Justerat den 15 november 2010 Sigvard Sundkvist (KD), ordförande Bo Fredriksson (S), justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 16 november 2010.