Utlandsstudier och tillgodoräknande Informationsträff 7 november 2013 Studentavdelningen nov 2013
Hela processen - från ansökan till examen Hela processen måste fungera Konsekvenser kan komma långt efter: För studenten (CSN/TG/Examen) För institutionen (HST) För universitetet (Uppföljning/Revision IPK) Huvudaktörer är studenter och institutioner Studentavdelningen utgör stöd i processen och handlägger vissa ärenden
Medverkande från Studentavdelningen Helena Björck, Internationell mobilitet Anita Johnson, Examen Susanne Dackheim, Systemförvaltning Ladok/SISU Lotten Hultgren Viklund, Systemförvaltning Ladok/SISU Jerker Dahne
Rutiner vid Sektionen för internationell mobilitet Helena Björck, helena.bjorck@su.se 08-16 21 29 Studentavdelningen nov 2013
Långsiktig plan för Stockholms universitet 2011-2014 Övergripande mål för internationalisering: Ett livaktigt internationellt utbyte på alla utbildningsnivåer Ett av de tre prioriterade målen för utbildningsområdet i VP 2013: Andelen/antalet in- och utresande studenter ska öka.
Sektionen för internationell mobilitet Karin Granevi Helena Björck Maria Högemark Mascha Schepers Lisa Rannikko Elisabet Idermark Ronald T. Nordqvist Tom Morell sektionschef in- och utresande studenter in- och utresande studenter in- och utresande studenter, personalutbyte Erasmusstipendier lärarutbyte, samarbetsprogram centrala avtal, eventsamordnare forskarutbyte, besök, vissa avtal
Elisabet Idermark Helena Björck Maria Högemark Tom Morell Ronald T. Nordqvist Lisa Rannikko Karin Granevi Mascha Schepers
Sektionens roll är bland annat att etablera samtliga inresande utbytesstudenter i Ladok ge stöd till institutionerna informera om utbytesstudier (UT) ordna informationsmöten för samtliga nominerade studenter (UT) ordna Orientation Week och Farewell Day (IN) Programansvar för Erasmus och Linnaeus-Palme Samarbeta med Studentkåren gällande int. studenter (IN)
Utbyteskoordinatorswebben Information om hantering av in- och utresande studenter
Utbyteskoordinatorswebben Viktigt att hålla uppdaterad och ska stämma överens med vår sändlista!
Typer av utbytesprogram Erasmus-programmet ( Erasmus+ 2014/15) Nordplus-nätverk North2North Linnaeus-Palme Minor Field Studies Bilaterala institutionsavtal Bilaterala centrala avtal
Stockholms universitet har över 1000 avtal med 500 lärosäten i 57 länder. Stockholms universitets parternuniversitet Nordamerika 35 Europa 400 Asien 50 Syd- och mellanamerika 14 Afrika 4 Inresande H12/V13: 1428 Utresande H12/V13: 600 Oceanien 15
Avtalsdatabas https://forms.moveon4.com/publisher/726/1/eng
Rutiner utresande utbytesstudenter Studenters kursval diskuteras och godkänns på institutionen När studenten fått antagningsbesked: anta till utbyte i Ladok (SA07 och RG04) enligt de datum som anges (även centrala utresande) Skriv Learning Agreement med student innan avresa Tillgodoräkna poäng vid hemkomst
Studentmobilitet via Erasmus Förberedande språkkurs (t ex EILC) kan vara en del av utbytet, veckorna bör då inkluderas i terminstiden som anges i Ladok CSN:s hemsida angående detta: http://www.csn.se/utomlands/studiestodsberattigandeutb/utbytesstudier/forberedande-sprakkurser-1.3239 Som underlag är dock Ladokregistrering inte tillräcklig utan en skriftlig överenskommelse måste även finnas
Utlandspraktik via Erasmus 3-12 månader vid behörig praktikvärd i något av Erasmusländerna. Måste erkännas akademiskt av institutionen. Studenten ansöker således först via institutionen och sedan via Sektionen för internationell mobilitet. Erkännande via hp (=poänggivande praktik): läggs in i Ladok av sändande institution genom registrering på kursen där praktiken ingår Erkännande via Diploma Supplement (=icke poänggivande praktik): läggs in i Ladok av sändande institution genom en anteckning För all Erasmuspraktik måste det finnas en skriftlig överenskommelse, i form av Training Agreement and Quality Commitment.
Rutiner inresande utbytesstudenter Registration Form ligger till grund för etablering och antagning i Ladok (skickas senast 15 oktober/15 maj till regform@su.se) Etablering och antagning (SA06/SA01) görs av Studentavdelningen Institutionerna registrerar sina samtliga studenter på kurs (även de som kommer genom centrala avtal!) Vid avhopp: meddela Sektionen för internationell mobilitet, inte Ladok-gruppen! Fastreg ersätter inte Ladok!
Inresande praktikanter Om de inte läser någon kurs, ska inresande praktikanter INTE etableras i Ladok som utbytesstudenter Anses som anställda och det är upp till institutionen om de ska få några förmåner, t ex SL-kort (då de inte kan få studentrabatt)
Kom ihåg att CSN hämtar information från Ladok även när det gäller utbytesstudier. Ingen antagning/registrering, inget studiemedel. Försäkringen från Kammarkollegiet är kopplad till Ladok Checklistor med rutiner finns på http://www.su.se/medarbetare/service/blankettermallar/studieadministration/blankett studentutbyte 1.3433
Utmaningar Utbytesstudent som söker som betalande student efterföljande termin utbytet måste reggas på det t/f-nummer de får när de ansöker nationellt Studenter använder annat datumformat i sitt Registration Form p-nummer blir fel Studenter som åker på icke-poänggivande praktik kan inte antas på normalt sätt och täcks då inte av försäkring, CSN, etc.
Tillgodoräknande av utlandsstudier styrdokument Högskoleförordningen 6 kap 6-8 Lokala riktlinjer SUHF:s rekommendationer
Tillgodoräknande av utlandsstudier vem gör vad? Institutionen Grundnivå och avancerad nivå Huvudområde/ämne minst 30 hp Program Utbytesstudier Studentavdelningen Grundnivå Övriga kurser (breddningsstudier < 30hp/ämne) Studier i ämne som inte finns vid SU Utbytesstudier via centrala avtal
Förhandsbesked - Learning Agreement Prel bedömn av valda kurser, vad kan de tillgodoräknas som, antal hp Den person på inst. som gett förhandsbesked kontaktas av stud. för godkännande vid ev. ändring av kurs Blankett finns på medarbetaringången
Ansökan om tillgodoräknande Gemensam blankett www.su.se/utbildning/examen-hogtid under Tillgodoräknande Har man beviljats utbyte och läst enligt Learning Agreement ska man beviljas tillgodoräknande
Hur bedöms studierna? Erkänt lärosäte Innehåll, nivå, heltidsstudier, poäng, ev. överlappning Tillgodoräkna som specifik kurs, valfri termin eller som breddningsstudier Betyg sätts inte vid tillgodoräknande
Stöd i bedömningsarbetet Utbildnings- och kursbeskrivningar - webb UHR:s bedömningsportal med landmanualer och länkar www.uhr.se -> utländsk utbildning -> Bedömningsportalen -> Ny användare
Beslut Alltid skriftligt beslut med information om att det kan överklagas. Mall finns på medarbetarwebben under studieadministration. Dokumenteras i Ladok (skyndsamt)
Dokumentation av tillgodoräknande Regelverk och tillämpning Studentavdelningen nov 2013
Bakgrund PM om dokumentation av tillgodoräknande Behov av stöd i handläggning och administration Studenternas rättssäkerhet
Regelverk HF reglerar tillgodoräknanden Student!? Dokumentation Förordning om redovisning av studier Beslut om studiedokumentation vid SU
Handläggning Beslut (efter beredning) Rapportering i Ladok Studenten underrättas besvärshänvisning! Arkivering (dnr)
Praktisk hantering Beslut om tillgodoräknande ska rapporteras i Ladoks resultatfunktioner Säkerställer: Spårbarhet (Riksrevisionen) Underskrift av beslutsfattare Intyg till student
Examensunderlag Hel och avslutad kurs Slutrapportering Tillgodoräknande Yrkesexamen (examen från visst program) Om kursen lästs utanför programmet krävs tillgodoräknande (specifik kurs eller fritext) Studier inom oavslutad kurs Tillgodoräknande alltid mot en specifik kurs (eller specifik del av kurs som avslutas)
Tillgodoräknande av kurs Specifik kurs Beslut: Institution Ange kurskod och ursprung Inom huvudområde/ämne eller liknande Beslut: Institution (Stud.avd. i vissa fall) Ange fritext och ursprung Främst för utl.stud. som ej hör till ovanstående Förutsätter att ursprunget består av avslutade kurser
Tillgodoräknande av delkurs/prov Specifik delkurs/prov Beslut: Institution Ange provkod och ursprung
Godkännande att kurs kan tas med i yrkesprogram/-examen Beslut: Programansvarig institution Ange fritext och ursprung Förutsätter att ursprunget består av avslutade kurser
Godkännande av att viss kurs kan tas med i en generell examen Grundnivå Beslut: Studentavdelningen Dokumenteras i examensbevis och i ladok Avancerad nivå Beslut: Studentavdelningen efter samråd med huvudområdesansvarig institution Dokumenteras i examensbevis och i ladok
Ladokfunktioner antagning och registrering av utresande och inresande utbytesstudenter Studentavdelningen nov 2013
Utresande student Studenten antas i SA07 innan avresa Studenten registreras i RG04 innan avresa Studenten får efter hemkomst sina utbytesstudier rapporterade i Ladok som tillgodoräknade poäng
Utresande utbytesstudenter Innan avresa Anta studenterna i SA07 Registrera i RG04 Ni får kontroll i Ladok och slipper lösa papper. Se UT51. CSN ser vad ni lagt in går snabbare för studenten att få studiemedel/lån. Studenterna räknas fortfarande som studenter. vid SU och ska därför registreras. Institutionen får HST för registreringen (RG04). Efter hemkomst Resultatrapportera i RS21. Ev RS01. Koppla alltid till utbytet.
SA07 Om ett utbyte sträcker sig över två terminer, anta alltid studenten i SA07. I RG04, blir nu två terminer, ett enda utbyte. Annars blir det två separata utbyten. Om utbytet sträcker sig över en enda termin bra att anta i SA07 även då.
SA07
UT10 Antagning på utbytesstudier H12 ERASMUS SALAMAN01 ES 30.0 hp V13 30.0 hp Inst: Institutionen för spanska, portugisiska och latinamerikastudier
RG04
RG04 om utbytet sträcker sig över två terminer, registrera på båda på en gång
UT10 Registrering på utbytesstudier H12 30.0 hp V13 30.0 hp Utbprogram: ERASMUS ERASMUS/SOKRATES Högskola: SALAMAN01 UNIVERSIDAD PONTEFICIA DE SALAMANCA Land: ES SPANIEN Inst: Institutionen för spanska, portugisiska och latinamerikastudier Program: JJUPK
Hitresande utbytesstudenter Etablera Ge behörighet Anta till utbildning Registrera (3 sätt) vanlig registrering eller
Söka fram en population
Tillgodoräknande i Ladok vid utbytesstudier Studentavdelningen nov 2013
En borta en hemma
Två borta en hemma
.forts två borta en hemma
Glöm inte...
Kontakt Utbyte: studentutbyte@su.se Tillgodoräknanden: transfer@su.se Ladok: ladok@su.se