Hantering av allmänna handlingar. Handbok i diarieföring för registratorsfunktion och handläggare 2010:4

Hantering av allmänna handlingar Handbok i diarieföring för registratorsfunktion och handläggare 2010:4

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HANDBOK OM DIARIEFÖRING FÖR REGISTRATORS- FUNKTION OCH HANDLÄGGARE 2010:4 Tryckning: Kriminalvårdens Reprocentral, 2010 Ytterligare exemplar kan beställas från förlaget. Fax: 011 496 35 17 Beställningsnr: 5070 ISBN: 91-85187-65-8 Krimnet/Regelverk/Handböcker Hemsida: www.kriminalvarden.se

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. FÖRKORTNINGAR... 3 2. VIKTIGA BEGREPP... 4 3. INLEDNING... 7 4. OFFENTLIGHETSPRINCIPEN... 8 4.1 Allmänt... 8 4.2 Allmänna handlingar... 9 4.3 Handlingar som inte är allmänna... 11 4.4 Offentliga handlingar... 13 5. PERSONUPPGIFTER... 14 5.1 Allmänt... 14 5.2 Vad är en behandling av en personuppgift?... 14 5.3 När får en personuppgift behandlas?... 15 5.4 Rättelse av personuppgifter m.m.... 15 6. POSTHANTERING... 17 6.1 Allmänt... 17 6.2 Adressering... 17 6.3 Postöppning... 18 6.4 Hantering av direktställd post vid frånvaro... 20 7. ALLMÄNT OM DIARIEFÖRING... 22 7.1 Om diariet... 22 7.2 Handlingar som inte behöver registreras i Diabas... 23 7.3 Handlingar som registreras i Diabas... 24 7.4 Övrigt... 28 8. DIARIEFÖRING I DIABAS... 30 8.1 Sökning... 30 8.2 Registrering av handlingar i ett nytt ärende... 36 8.3. Registrering av handlingar i ett befintligt ärende... 49 8.4 Om rättelse vid felregistrering... 50

9. FÖRVARING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR UNDER HANDLÄGGNING...52 10 RENSNING OCH AD ACTA-LÄGGNING...53 10.1 Rensning...53 10.2 Ad acta-läggning...54 11. GALLRING...57 12. ARKIVERING...59 12.1 Allmänt...59 12.2 Arkivbeskrivning...59 12.3 Ansvar för arkivbildningen...60 12.4 Förvaring av arkiverat material...60 12.5 Lån av ärende...61 13. KONTROLL AV ÖPPNA ÄRENDEN...62 13.1 JK:s tillsyn...62 13.2 Egen kontroll...63 BILAGA 1: ÄRENDESLAGSGUIDE...65 BILAGA 2: LATHUND FÖR HANDLÄGGARE...67 BILAGA 3: CHECKLISTA FÖR HANDLÄGGARE...69 BILAGA 4: EXEMPEL...70

1. FÖRKORTNINGAR Ao HäL JK JO KvaL KLAS KVR Arbetsordningen Lagen (1976:371) om behandlingen av häktade och anhållna m.fl. (Häkteslagen) Justitiekanslern Justitieombudsmannen Lagen (1974:203) om kriminalvård i anstalt Kriminalvårdens klientadministrativa system Kriminalvårdsregistret OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) PA PAN Personaladministration Kriminalvårdens personalansvarsnämnd PuL Personuppgiftslagen (1998:204) RPS SPAR SOU TF TPT RÅ Rikspolisstyrelsen Statens person- och adressregister Statens offentliga utredningar Tryckfrihetsförordningen Transporttjänsten Regeringsrättens årsbok 3

2. VIKTIGA BEGREPP Ad acta Med att lägga ett ärende ad acta menas att ärendet avslutas i diariet. Det är handläggaren av ett ärende som beslutar att lägga ärendet ad acta, se avsnitt 10.2.1. Själva åtgärden i diariet utförs av registrator. Se avsnitt 10.2.3. Akt Alla handlingar som ingår i ett ärende. Se kapitel 9. Aktkappa Allmän handling Arbetsmaterial Arkiv Arkivbeskrivning Delning Diarieföring Diabas Det omslag i vilket handlingarna i ett ärende förvaras. Se kapitel 9. En handling som förvaras hos en myndighet och som har inkommit dit eller upprättats där; se även Handling. Se avsnitt 4.2. Handlingar som inte är allmänna även om de i övrigt uppfyller kraven på en upprättad handling. Hit räknas utkast, handlingar på delning samt minnesanteckningar (i TF:s mening) och PM; dock inte om handlingarna tillför ärendet en sakuppgift. Se avsnitt 4.3. En myndighets arkiv bildas av myndighetens allmänna handlingar, se kapitel 12. En handling som inte tidigare har varit allmän blir det om den omhändertas för arkivering. Se avsnitt 4.2.4. En myndighets beskrivning av sin verksamhet, register och andra sökmedel, tekniska hjälpmedel m.m.; se 4 kap. 2 OSL och avsnitt 12.2. En specialvariant av kommunikation av arbetsmaterial brukar kallas delning eller underhandsremiss. Enligt praxis utgör sådana s.k. mellanprodukter ingen allmän handling, så länge de inte har expedierats. Förutsättningen är dels att handlingen är av preliminär beskaffenhet, t.ex. utkast, dels att den överlämnas till någon annan myndighet för att inhämta synpunkter i samrådssyfte eller liknande. Se avsnitt 4.3. Ett sätt att registrera allmänna handlingar; se även Registrering. Lagen talar endast om att registrera allmänna handlingar. I praktiken används däremot ofta ordet diarieföring i stället för registrering. Ett register där allmänna handlingar registreras kallas diarium. Se avsnitt 7.1. Kriminalvårdens databaserade diarium. 4

Diarieplan Den handling inom Kriminalvården som beskriver hur olika handlingar delas in i klasser vid diarieföring för att lättare kunna återfinnas. Se avsnitt 8.2.3. Diarium Ett register för allmänna handlingar. Se avsnitt 7.1. Dokumenthanteringsplaner Expediering Följesedel Gallring Handling Hemligt arkiv Inkommen handling JK-listan Journalhandling Klientärende Minnesanteckning De dokument inom Kriminalvården som anger om myndighetens allmänna handlingar ska bevaras eller gallras och, om de ska gallras, när. Se kapitel 11. När en handling i slutlig form sänds till en annan myndighet eller till en enskild person eller organisation. Huvudregeln är att handlingen då blir allmän. Se avsnitt 4.2.4. Blankett i akten för handläggarens noteringar. Är allmän handling. Se avsnitt 8.2.10. Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, oavsett om de är i pappersform eller digitalt. Se kapitel 11. Teknikneutralt begrepp för något som lagrar information, t.ex. papper, fax, e-post, bilder, fotografier, innehållet i en röstbrevlåda, bandupptagningar, cd-skivor, SMS eller andra datalagrade uppgifter. Se avsnitt 4.2. Det arkiv där handlingar med uppgifter av betydelse för rikets säkerhet förvaras kallas ibland så eller för Arkiv H. Se avsnitt 7.3.6. Handling som har anlänt till myndigheten från annan myndighet eller från en enskild (t.ex. intagen) eller som har kommit behörig befattningshavare till handa. Se avsnitt 4.2.3. Den förteckning över vissa oavslutade ärenden som Kriminalvården senast den 1 mars varje år ska lämna till JK. Se avsnitt 13.1. Alla handlingar som upprättas eller inkommer till myndigheten och de anteckningar som görs om en enskild klient, se även klientärende. Se avsnitt 7.2. och 7.3.1 Ett ärende som innehåller journalhandlingar brukar ibland i dagligt tal inom Kriminalvården kallas för ett klientärende. Se avsnitt 7.2. och 7.3.1. En handling som tillkommit inom Kriminalvården, som hör till ärende, men som tillkommit endast för föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon sakuppgift. Se avsnitt 4.3. 5

Registrering Rensning Offentlig handling Tjänsteanteckning Upprättad handling Årsakt Se Diarieföring. Att ur en akt ta bort sådant som inte är allmänna handlingar och som inte ska arkiveras. Se avsnitt 10.1. Allmän handling som inte är föremål för sekretess. Se avsnitt 4.4. Uppgift som Kriminalvården får på annat sätt än genom en handling; t.ex. en muntlig uppgift per telefon, och som kan ha betydelse för utgången av ett ärende antecknas av handläggaren i en s.k. tjänsteanteckning. Se avsnitt 4.2.4. Handling som har expedierats, handling i ett ärende som har slutbehandlats av myndigheten, handling som inte hör till något särskilt ärende men som har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Se avsnitt 4.2.4. Vissa slags likartade handlingar kan registreras i en årsakt i Diabas. Se avsnitt 7.3.8. 6

3. INLEDNING Offentlighetsprincipen är en av de viktigaste principerna inom offentlig förvaltning. En förutsättning för att den ska fungera inom Kriminalvården är att vi har ordning och reda så att vi hittar bland våra handlingar. Bra diarieföring gör att handlingar snabbt och lätt kan hittas och höjer kvaliteten på Kriminalvårdens arbete. Syftet med denna handbok är att klargöra vilka regler och myndighetsgemensamma rutiner som allmänt gäller för diarieföring och annan hantering av handlingar inom Kriminalvården. I handboken klargörs också vilken funktion som har ansvaret för att en viss åtgärd utförs. Avsikten är att handboken ska vara till hjälp och stöd i det dagliga arbetet. Handboken riktar sig till samtliga anställda och uppdragstagare inom Kriminalvården som hanterar handlingar och ärenden, dvs. inte bara registratorsfunktionen utan även handläggare och chefer. Kapitel 8 och bilaga 4 beskriver konkret hur diarieföring i Diabas sker och riktar sig främst till registratorsfunktionen. Med registratorsfunktionen avses i denna handbok den som har i arbetsuppgift att diarieföra. De avsnitt som är särskilt viktiga för den som diarieför har markerats med blå kantlinje för att de lätt ska hittas. I handboken behandlas inte sekretessfrågor. När det gäller sådana frågor hänvisas i stället till Handbok i sekretessfrågor inom Kriminalvården. Handboken behandlar heller inte ärendehandläggning i förvaltningslagens mening eller beredningsfrågor. I dessa frågor hänvisas till Handbok i förvaltningsrätt för Kriminalvården samt, för huvudkontorets del, beskrivningen av beredningsrutiner. Huvudkontorets rättsenhet tar gärna emot synpunkter på handbokens innehåll och ansvarar för att handboken hålls uppdaterad. 7

4. OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Aktuella författningar och referenser 2 kap. TF 4 kap. OSL Regeringsrättens dom den 5 oktober 2007 i mål nr 5791-06 RÅ 1987 ref 1 RÅ 1989:29 SOU 2009:5 Säkerhetskopiors rättsliga status JO 1977/78 s 255 JO 1990/91 s 391 E-posthandboken Handbok i sekretessfrågor inom Kriminalvården Handbok om personalansvarsärenden Kriminalvårdens riktlinjer för datoranvändning Arbetsordningen 4.1 ALLMÄNT Enligt offentlighetsprincipen har allmänheten en grundlagsskyddad rätt att ta del av offentliga allmänna handlingar. Det krävs stöd i lag för att en myndighet ska kunna vägra att lämna ut en uppgift ur en handling. I TF regleras inte bara att allmänheten har rätt till insyn i myndigheters allmänna handlingar, utan också att rätten till insyn inte får fördröjas. En myndighet måste kunna ta fram en efterfrågad handling genast eller så snart det är möjligt. I Handbok i sekretessfrågor inom Kriminalvården går det att läsa mer om offentlighetsprincipen och frågor om utlämnande av allmän handling. Av OSL framgår att en myndighet, när den organiserar sina allmänna handlingar, särskilt ska se till att allmänna handlingar kan lämnas ut så snabbt som krävs, allmänna handlingar kan skiljas från andra handlingar, rätten att ta del av allmänna handlingar säkerställs samtidigt som sekretesskyddet upprätthålls, enskilda bör ges goda möjligheter att söka efter allmänna handlingar, det bör framgå när uppgifter har tillförts en allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt det har skett, samt att allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder eller liknande som kan försvåra insynen. 8

Mot bakgrund av de här kraven är det avgörande att Kriminalvården genom registrering (diarieföring) har god ordning bland handlingarna. Dessutom är det givetvis nödvändigt för att Kriminalvårdens arbete ska kunna bedrivas effektivt. Nedan finns ganska utförligt förklarat vad som är en allmän handling. Detta måste man veta för att diarieföringen ska bli riktig. Det är också nödvändigt att veta om en handling är allmän eller inte om någon enskild begär att få del av den. Kom ihåg! Du måste veta vad som är en allmän handling för att registreringen ska bli riktig. 4.2 ALLMÄNNA HANDLINGAR 4.2.1 Begreppet handling Med handling menas något som lagrar information. Det är inte avgörande vilken teknik som används. Med handling menas alltså t.ex. skrivelser, fax, e-post, bilder, fotografier, innehållet i en röstbrevlåda, bandupptagningar, cd-skivor, sms och andra datalagrade uppgifter. Huvudregeln är att en handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och om den har inkommit dit eller har upprättats där (2 kap. 3 TF). 4.2.2 Förvaras hos myndigheten Utgångspunkten är att samtliga handlingar som finns i Kriminalvårdens lokaler anses förvarade inom Kriminalvården. När det gäller t.ex. datalagrade uppgifter anses de förvarade hos myndigheten om Kriminalvården faktiskt kan överföra uppgifterna så att de går att läsa eller uppfattas på annat sätt. Men en sammanställning av datalagrade uppgifter anses bara förvarad hos myndigheten om överföringen kan ske med rutinbetonade åtgärder. Är det fråga om personuppgifter krävs det dessutom att Kriminalvården har laglig rätt att överföra uppgifterna till uppfattbar form. Om privata konsulter anlitas, t.ex. vid en rekrytering, anses handlingar som finns hos konsulten förvarade hos myndigheten, om konsulten kan anses ha tagit emot dem för myndighetens räkning (jfr RÅ 1989:29 och JO 1990/91 s 391). Om en konsult gör en utredning kan den handling som utredningen redovisas i vara att anse som en inom Kriminalvården utarbetad handling. Avgörande är närmast om den som gör utredningen intar en från Kriminalvården självständig ställning eller inte. Även handlingar som förvaras tillfälligt i en anställds bostad eller som t.ex. tas med på en resa anses vara förvarade hos myndigheten. 4.2.3 Inkommen hos myndigheten En handling som förvaras hos myndigheten blir alltså allmän om den är inkommen. Vad menas då med begreppet inkommen? En handling anses inkommen till en myndighet den dag då handlingen har anlänt till myndigheten eller mottagits av behörig befattningshavare. Med behörig befattningshavare menas en tjänsteman eller uppdragstagare som har att ta befattning med det ärende till vilket handlingen hör, eller registratorsfunktionen. 9

Datalagrade uppgifter anses ha kommit in till myndigheten när någon annan har gjort uppgiften tillgänglig för myndigheten i en sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på något annat sätt. Det räcker alltså att upptagningen kan läsas av någon inom Kriminalvården med hjälp av vår tekniska utrustning. Det krävs inte att någon faktiskt har läst den. Ett e-postmeddelande kan därför anses ha kommit in till myndigheten och därmed vara allmän handling även om ingen har läst det (t.ex. om den mottagande tjänstemannen är på resa eller har semester). Ett anbud eller annan sådan handling som enligt tillkännagivande ska lämnas i förseglat omslag anses dock inte ha kommit in till myndigheten före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Av 10 förvaltningslagen framgår dessutom att: En handling anses komma in till en myndighet när en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen anländer till myndigheten eller kommer en behörig tjänsteman tillhanda. Kan det antas att en handling eller en avi om en handling en viss dag har lämnats i myndighetens lokal eller avskilts för myndighetens räkning på en postanstalt, anses den ha kommit in den dagen, om den kommer en behörig tjänsteman tillhanda närmast följande arbetsdag. 4.2.4 Upprättad hos myndigheten En handling hos en myndighet som inte är inkommen blir ändå allmän när den kan anses upprättad. Detta kan ske i flera fall. En handling anses alltid upprättad när den har expedierats (2 kap 7 TF). En handling blir alltså som huvudregel allmän när den sänds till eller på annat sätt lämnas över till en enskild, t.ex. en intagen, eller till en annan myndighet (se dock avsnitt 4.2. om handlingar som sänds till annan myndighet men som ändå inte anses expedierade). En handling som hör till ett ärende anses upprättad när det ärende till vilket den hör har slutbehandlats hos myndigheten, om handlingen är sådan att den ska arkiveras. En handling som tillför ett ärende sakuppgifter, t.ex. en tjänsteanteckning, blir alltså allmän först när ärendet läggs ad acta, om inte handlingen dessförinnan har expedierats. Ett annat exempel är ett yttrande som enbart skickas inom Kriminalvården. Yttrandet blir som regel inte allmän handling om det inte omhändertas för arkivering (dvs. bevaras i akten när den läggs ad acta). En handling som inte hör till ett ärende anses upprättad när den har justerats av myndigheten eller när den har färdigställts på annat sätt, t.ex. genom att godkännas av behörig befattningshavare och omhändertas för förvaring. 10

Diarier, journaler och sådana register eller förteckningar som förs fortlöpande anses upprättade när de har färdigställts för anteckning. Exempel på det är Diabas, de klientadministrativa systemen, journalanteckningar i hälso- och sjukvården, en följesedel i ett ärende eller en planeringskalender. En systemlogg är ett annat exempel. Sannolikt faller också anteckningar i incidentrapporteringssystemet in under denna regel. Ett protokoll eller annan jämförlig anteckning anses upprättad när handlingen har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. När det gäller säkerhetskopior som genereras i datorsystem är rättsläget idag oklart. Under vissa förhållanden kan de anses som allmän handling (se närmare om detta i SOU 2009:5). Kom ihåg! En handling är som huvudregel allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad där. 4.3 HANDLINGAR SOM INTE ÄR ALLMÄNNA Det finns vissa handlingar som inte är allmänna, trots att de förvaras på myndigheten och är inkomna eller upprättade. Arbetshandlingar är inte allmänna handlingar även om de i övrigt uppfyller kraven på en upprättad handling. Hit räknas utkast, handlingar på delning samt minnesanteckningar och promemorior; men inte om handlingarna tillför ett ärende en sakuppgift. En handling som tillför ett ärende en sakuppgift, t.ex. ett e-postmeddelande eller en tjänsteanteckning blir allmän handling när ärendet har slutbehandlats hos myndigheten och handlingen tas om hand för arkivering. Minnesanteckningar i lagens mening är sådant som har kommit till endast för ett ärendes föredragning eller beredning och som (till skillnad mot en s.k. tjänsteanteckning) inte har tillfört ärendet någon sakuppgift. Exempel är rättsutredningar och interna promemorior som sammanställer sakuppgifter som finns dokumenterade på annat sätt och som i övrigt innehåller interna bedömningar. Utkast och handlingar på delning är handlingar som är förstadier till definitivt utformade handlingar. De brukar ibland kallas mellanprodukter. Hit hör även korrektur som ska granskas. Sådana handlingar som skrivs eller sänds inom myndigheten blir inte därigenom allmänna. En handling som skickas eller tas emot för samråd, dvs. på delning, från eller till en annan myndighet är inte en allmän handling vare sig hos avsändaren eller mottagaren. Om synpunkter på delningen lämnas genom att de antecknas på själva delningshandlingen, anses inte heller dessa vara allmän handling. En handling som en enskild person eller ett företag skickar till Kriminalvården blir däremot alltid en allmän handling, även om handlingen enbart utgör ett utkast eller skickas för samråd. Formella remisser från andra myndigheter faller under huvudregeln för allmänna handlingar. 11

Interna handlingar blir som huvudregel inte allmänna enbart på grund av att de har skickats från enhet till en annan inom myndigheten. En handling som t.ex. skickas från en region till en annan, från ett verksamhetsställe till en region eller från en region till huvudkontoret (t.ex. ett e-postmeddelande) blir inte enbart därigenom allmän. (Se mer i avsnitt 8.3.3 om hantering av interna handlingar i Diabas). Det kan dock förekomma situationer där två enheter inom samma myndighet är så självständiga i förhållande till varandra att även interna handlingar blir allmänna genom översändandet. Ett exempel på ett sådant självständigt organ är PAN. (Se mer om detta i Handbok om personalansvarsärenden). När det gäller frågan om IT-systemens säkerhetskopior utgör allmän handling får rättsläget närmast beskrivas som oklart (se SOU 2009:5). Handlingar som återkommit till myndigheten efter teknisk bearbetning eller lagring anses inte som inkomna till myndigheten på ett sådant sätt att de enbart därigenom blir allmänna handlingar. Som teknisk bearbetning bör man t.ex. kunna räkna en översättning till eller från främmande språk. Artiklar och andra meddelanden som har lämnats in till eller upprättats hos myndigheten endast för offentliggörande i en periodisk skrift som utges genom myndigheten, t.ex. Runtikrim är inte allmänna handlingar. Detta gäller alltså både handlingar som har utarbetats av någon tjänsteman på myndigheten och sådana som har skickats till myndigheten genom någon utomstående. Biblioteksmaterial, dvs. handlingar som ingår i biblioteket, är inte allmänna handlingar. Också handlingar som är tillgängliga via internet anses falla in under detta undantag. Privata handlingar som är ställda personligen till en tjänsteman och som mottagaren har fått endast i egenskap av privatperson är inte allmänna handlingar även om de har kommit in till myndigheten och förvaras där. Som exempel kan nämnas privata e- postmeddelanden eller post som någon har fått i sin egenskap av facklig förtroendeman. Detta får inte sammanblandas med att en handling, som gäller en tjänsteangelägenhet, har adresserats personligen till tjänstemannen. Sådana handlingar är allmänna även om de dessutom innehåller information av personlig karaktär. (Se under avsnitt 6.1.3. om hur Kriminalvården adresserar försändelser inom myndigheten och till andra myndigheter). Brev till eller från en intagen är inte en allmän handling enbart av den anledningen att det förvaras av Kriminalvården. Ett brev från en intagen (t.ex. anhållan eller annan skrivelse) som har lämnats in till Kriminalvården blir förstås allmän handling när det inkommer till myndigheten. Likaså blir förstås skrivelser från Kriminalvården till en intagen allmän handling när de expedieras. Kom ihåg! Det finns vissa handlingar som inte är allmänna, trots att de förvaras inom Kriminalvården och är inkomna hit eller upprättade här. 12

4.4 OFFENTLIGA HANDLINGAR Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Det enda undantaget till detta är om det finns någon regel i OSL, eller i någon lag som den lagen hänvisar till, som utgör hinder mot att lämna ut uppgiften. Man kan alltså inte skapa sekretess genom att besluta att en handling ska vara hemlig. Sekretess uppstår heller inte genom hemligstämpling. Myndigheter är skyldiga att låta den som begär det ta del av en offentlig handling eller att lämna ut en kopia av den. En sådan begäran kan göras muntligt. Myndigheter har också en informationsskyldighet om innehållet i en offentlig handling. Det innebär alltså en skyldighet att lämna uppgifter ur handlingen, t.ex. per telefon. Myndigheter är även skyldiga att lämna uppgifter som myndigheten förfogar över till andra myndigheter, i den mån sekretess inte gäller för uppgifterna. Dessutom har myndigheter enligt förvaltningslagen en serviceskyldighet som innebär att i rimlig utsträckning lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Enskilda som har vänt sig till fel myndighet ska hänvisas till rätt myndighet. Frågor från enskilda ska alltid besvaras på något sätt. Du kan läsa mer i Handboken om sekretessfrågor inom Kriminalvården om hur en begäran om att få ta del av eller få en kopia på en allmän handling ska hanteras. Handboken i sekretessfrågor inom Kriminalvården behandlar också frågor om när sekretess gäller för uppgifter i en handling m.m. 13

5. PERSONUPPGIFTER Aktuella författningar och referenser Personuppgiftslagen (1998:204) (PuL) Lag (2001:617) om behandling av personuppgifter inom Kriminalvården Förordning (2001:682) om behandling av personuppgifter inom Kriminalvården Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd om behandling av personuppgifter inom Kriminalvården Förordningen (1995:1301) om handläggning av skadeståndsanspråk mot staten 26 förvaltningslagen (1986:223) 5.1 ALLMÄNT PuL samt lagen och förordningen om behandling av personuppgifter inom Kriminalvården innehåller bestämmelser som påverkar vad som får antecknas i ett diarium. Syftet med lagstiftningen om personuppgifter är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid registreras på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed. Diariets primära syfte är att ge allmänheten möjlighet till inblick i myndighetens handlingar. Det är med andra ord myndighetens ansikte utåt. Det är därför viktigt att den som diarieför visar gott omdöme och utför arbetet med respekt och objektivitet. I det här sammanhanget kan också nämnas begreppet skyddade personuppgifter. Det är Skatteverkets samlingsbegrepp för olika åtgärder som skyddar sekretessbelagda personuppgifter inom folkbokföringen. Se avsnitt 8.2.3 om hur skyddade personuppgifter hanteras i Diabas. Du kan också läsa mer om skyddade personuppgifter i Handbok i sekretessfrågor inom Kriminalvården. 5.2 VAD ÄR EN BEHANDLING AV EN PERSONUPPGIFT? Personuppgifter är alla uppgifter som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det innebär att till och med en så kortfattad uppgift som ett namn, ett personnummer eller ett intagningsnummer som kan kopplas till en viss person är en personuppgift i lagens mening. Behandling betyder alla åtgärder som vidtas med en personuppgift, däribland registrering av uppgiften i ett diarium. 14

5.3 NÄR FÅR EN PERSONUPPGIFT BEHANDLAS? En personuppgift får bara behandlas (t.ex. diarieföras) om det finns stöd i lag eller förordning för det. När det gäller uppgifter om klienter, dvs. häktade, personer dömda till fängelse samt personer som är föremål för personutredning m.m. framgår det av lagen, förordningen och föreskriften om behandling av personuppgifter inom Kriminalvården vilka uppgifter som får och ska registreras. Kriminalvårdens gemensamma diarium Diabas är anpassat efter desa regler. PuL reglerar däremot hur andra personuppgifter än klienters, t.ex. personuppgifter om personal eller andra enskilda personer, får hanteras. Det som är särskilt viktigt att tänka på är att det, enligt PuL, som huvudregel är förbjudet att behandla känsliga personuppgifter. Känsliga personuppgifter är uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, eller som rör hälsa eller sexualliv. PuL har också särskilda regler för behandling av personnummer. Personnummer (eller samordningsnummer) får utan samtycke bara behandlas om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering, något annat beaktansvärt skäl. I kapitel 8 beskrivs närmare hur personuppgifter hanteras vid diarieföring. 5.4 RÄTTELSE AV PERSONUPPGIFTER M.M. Det finns vissa bestämmelser i PuL som gäller all hantering av personuppgifter inom Kriminalvården. Bestämmelserna gäller alltså både personuppgifter om klienter och personuppgifter om andra personer, t.ex. personal eller andra enskilda. Här nedan kommer de viktigaste av dessa bestämmelser att beskrivas. 5.4.1 Information till den registrerade Kriminalvården är enligt vissa bestämmelser i PuL skyldig att lämna information till den som registreras. Se mer om detta i Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd om behandling av personuppgifter inom Kriminalvården. 15

5.4.2 Rättelse av personuppgifter Kriminalvården är enligt PuL skyldig att rätta, blockera eller utplåna personuppgifter som har behandlats felaktigt. Detta ska ske snarast efter det att ett fel har upptäckts. Den vanligaste åtgärden när en felaktig registrering har skett i Diabas är att göra en rättelse, se avsnitt 8.4. Detta innebär att en registrerad uppgift ersätts eller kompletteras med korrekta uppgifter. De uppgifter som har ersatts kan spåras i Diabas logg. Rättelse ska ske på begäran av den registrerade. Rättelse kan också ske om Kriminalvården själv upptäcker felet. Kriminalvården har i vissa fall en underrättelseskyldighet om att rättelse har gjorts. Se även mer om rättelse i Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd om behandling av personuppgifter inom Kriminalvården. 5.4.3 Skadestånd Kriminalvården kan bli skadeståndsskyldig om personuppgifter har behandlats på ett felaktigt sätt. Sådana skadeståndsärenden handläggs av Justitiekanslern. Kom ihåg! Det krävs stöd i lag för att behandla personuppgifter. Uppgifterna måste vara korrekta och en felaktig behandling ska rättas. Särskilda regler gäller för uppgifter om klienter, för känsliga personuppgifter och för personnummer. 16

6. POSTHANTERING Aktuella författningar och referenser Arbetsordningen Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd om hantering av kontanta medel Kriminalvårdens riktlinjer för datoranvändning E-posthandboken Ekonomihandboken Kammarrätten i Jönköpings dom den 26 februari 2009 (sms) JO:s årsbok 2002/03 s 495 JO:s beslut den 22 januari 2002 i ärende nr 2668-2000 JO:s beslut den 11 januari 2007 i ärende nr 4738-2006 6.1 ALLMÄNT Eftersom Kriminalvården är skyldig att hantera allmänna handlingar på visst sätt måste all inkommen papperspost och andra meddelanden som kan innehålla allmänna handlingar öppnas eller på annat sätt tas om hand så snart det kan ske. Även privatadresserad papperspost samt andra meddelanden såsom e-post, fax och sms kan innehålla allmänna handlingar (se om begreppen handling och allmän handling i avsnitt 4.1.). Kriminalvårdens skyldigheter gäller alltså teknikneutralt och oavsett hur en försändelse har adresserats. Postöppning och utdelning av post inom Kriminalvården ska ske snabbt med hög prioritet. Hantering av fax, e-post och sms kan vara särskilt brådskande. 6.2 ADRESSERING 6.2.1 Myndighetsadresserad inkommen post Inkommen papperspost som har adresserats till Kriminalvården eller till någon enhet (t.ex. ett verksamhetsställe) öppnas vid myndighetens s.k. postöppning. Undantag gäller också anbud och offerter som enbart ska ankomststämplas och lämnas oöppnade till den som handlägger upphandlingsärendet. 6.2.2 Privatadresserad inkommen post Det händer att det kommer post till Kriminalvården som har adresserats till någon anställd personligen. Att namnet på någon person står först i adressuppgiften på en försändelse innebär normalt att försändelsen betraktas som privatadresserad. Anges uttrycken privat, personligt eller liknande på försändelsen bör försändelsen också betraktas som privatadresserad. I de här fallen gäller att endast den anställde som har angetts som adressat har rätt att öppna försändelsen. Kontakt måste därför snarast tas med denne. Posten får dock öppnas av någon annan om adressaten har lämnat sitt tillstånd till detta genom fullmakt, se nedan under avsnitt 6.4.1. 17