Att hantera digital information i Stockholms stad stockholm.se
Maj 2016 Dnr: 5.3-3023/2016 Utgivningsdatum: 2016-05-12 Utgivare: Stadsarkivet Kontaktperson: Christina Moberg
3 (8) Innehåll Inledning 4 1. Fastställ ansvarsfördelning och arbetsuppgifter 5 2. Värdera informationen 6 3. Redovisa informationen 6 4. Leverera informationen till stadens e-arkiv 7
4 (8) Inledning Den digitala informationen ska under hela bevarandetiden hanteras, förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls. För att kunna bevara digital information över tid behöver man slå fast en strategi för hur detta ska gå till - en strategi för långtidslagring. Denna vägledning fungerar som en checklista för att ta fram en strategi för långtidslagring. Den presenterar kortfattat vilka åtgärder som ska genomföras för att man ska kunna lagra och bevara digital information på lång sikt. Mer detaljerade instruktioner finns i andra vägledningar som Stadsarkivet har publicerat och som vi hänvisar till nedan i texten. Vägledningen använder begreppet myndighet för stadens samtliga verksamheter. Det omfattar alla förvaltningar, bolag och stiftelser i Stockholms stad. Checklistans olika aktiviteter bildar en arbetsprocess och genom att följa den tar myndigheten fram en strategi. Strategin är alltså summan av de ställningstaganden och beslut som tagits efter att myndigheten följt arbetsprocessen och genomfört dess olika aktiviteter. Varje aktivitet handlar om att myndigheten ska upprätta ett styrande dokument, fatta ett beslut eller fastställa en rutin. Den strategi som slås fast i checklistan är kopplad till att kunna bevara digital information på lång sikt, men en ändamålsenlig informationshantering styrs även av fastställda rutiner, ofta med beroenden till myndighetens arbetsprocesser, rollfördelning och behörigheter. Rutiner för registrering och datafångst, backupinsatser och säkerhetsföreskrifter m.m. är därför viktiga att ta fram och fastställa i verksamheten. Krav rörande detta framgår av stadens riktlinjer på området. Strategins aktiviteter Fördela ansvar och Värdera Redovisa Leverera informationen arbetsuppgifter informationen informationen till e-arkivet
5 (8) 1. Fastställ ansvarsfördelning och arbetsuppgifter Myndigheten ska säkerställa informationens läsbarhet och tillgänglighet till dess att den levereras till stadens e-arkiv. Stadens arkivregler med tillhörande riktlinjer finns publicerade på Stadsarkivets webbplats. Enligt stadens arkivregler ska ansvaret för myndighetens information fördelas och dokumenteras. I ansvaret ingår att se till att informationen hanteras på ett säkert sätt samt att den är tillgänglig och åtkomlig. I ansvaret för att bevara den digitala informationen ingår att värdera och redovisa informationen samt att planera för kommande arkivering. Ansvaret inbegriper att säkerställa att informationen inte går förlorad vid överföringar mellan olika systemstöd eller i samband med versionsuppgraderingar. Ansvaret inbegriper också en god registervård samt att bevaka att gallring i de digitala systemen sker enligt fastställda gallringsföreskrifter. En organisationsförändring, förändringar inom en verksamhetsprocess eller i ett IT-system kan påverka hela hanteringskedjan och den kommande arkiveringen. Därför ska det finnas rutiner för att bevaka förändringar som kan komma att påverka informationshanteringen. Avgör hur ansvaret ska fördelas mellan: - Kärnverksamhet - Arkivfunktion - IT-funktion Vem som är ansvarig för vad dokumenteras lämpligen på samma ställe som man dokumenterar andra roller inom arkivorganisationen, till exempel i en arkivinstruktion eller i arkivbeskrivningen.
6 (8) 2. Värdera informationen Information som ska bevaras kräver flera insatser jämfört med gallringsbar information. Börja därför med att värdera informationen för att bestämma vilken information som ska bevaras och vilken som kan gallras. Begär sedan ett beslut om gallring från Stadsarkivet. För att gallringsbeslutet ska kunna tillämpas på att bra sätt behöver det beskriva och formulera den gallringsbara informationen utifrån hur den är strukturerad i systemstödet, exempelvis som uppgifter i tabeller och fält, men kanske även som bearbetningar eller sammanställningar som vanligtvis görs. Digital information som ska bevaras ska skyddas från oreglerad gallring. Funktioner för att säkerställa detta måste finnas i det aktuella systemstödet eller kopplat till informationens lagringsplats. Läs mer i vägledningen Att värdera och gallra information i Stockholms stad på Stadsarkivets webbplats. 3. Redovisa informationen Informationen ska redovisas. Var och i hur stor utsträckning är bland annat beroende av om den ska bevaras eller gallras. Information ska redovisas i: - Hanteringsanvisningar. I hanteringanvisningarna ska all information och alla handlingstyper redovisas, både de som ska bevaras och de som ska gallras. - Bevarandeförteckning. Här redovisas den information som ska bevaras. - Arkivbeskrivning. Denna redovisar översiktligt vilken information som förvaras hos myndigheten, samt informationens och arkivets olika sökingångar. - Processbeskrivning. Denna kan behövas i de fall processen som systemet stöder är komplex eller genomdigitaliserad. Processbeskrivningen kan antingen göras i text eller som en graf. Läs mer i vägledningen Att redovisa information i Stockholms stad på Stadsarkivets webbplats.
7 (8) 4. Leverera informationen till stadens e-arkiv Anslutning och leverans till stadens e-arkiv sker enligt den anslutningsplan som Stadsarkivet har utarbetat och fastställt. Innan leverans kan ske behöver myndigheten ta fram en lösning för hur leveransen gå till. Detta sker i ett anslutningsarbete tillsammans med Stadsarkivet enligt en på förhand framtagen arbetsprocess med ett antal olika aktiviteter som genomförs. Innan anslutningsprojektet drar igång ska myndigheten ha värderat den information som ska levereras och se till att tillämpbara gallringsbeslut finns, där så behövs. Anslutningsarbetet omfattar aktiviteter som: - Kontrollerar informationsredovisningen och kompletterar denna vid behov. - Tar fram en lämplig struktur för arkivobjekten, dvs de arkivfiler som ska överföras till e-arkivet. - Klassificerar informationen avseende eventuell förekomst av personuppgifter och sekretessbelagda uppgifter. - Kartlägger hur informationen ska kunna återsökas efter genomförd leverans. - Väljer lämpligt format på filer i leveransen. - Skapar arkivpaket (SIP) för överföring till e-arkivet. - Genomför tester för inläsning i e-arkivet. - Genomför skarp leverans. - Vid behov tar fram rutiner för fortsatta kontinuerliga leveranser till e-arkivet enligt fastställda intervaller, t ex årligen.
8 (8) Information som lagras i e-arkivet görs tillgänglig och sökbar via e-arkivets e-tjänst på internet, med undantag av uppgifter som omfattas av PUL och sekretess. Levererande myndighet kan dessutom få åtkomst till informationen i e-arkivet via sitt eget verksamhetssystem, med hjälp av en integrationslösning. Genom att lagra verksamheternas information i en gemensam e-arkivlösning minskar staden sina kostnader för e-arkivering samtidigt som den långsiktiga digitala lagringen och tillgängligheten säkerställs. Läs mer i vägledningen Att leverera information till e-arkiv Stockholm på Stadsarkivets webbplats.