Solutions MOLNET Nr 2 2012 E-SOURCING Mellanhänderna som gör det möjligt 10 INTERVJU 75 sexiga Ultrabooks i år 18 SPECIALISTER Tre tunga rådgivare på Dustin 21 Hjälp hela vägen från specialist-team 24 ISO CERTIFICATION ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 AFS 2001:1 OHSAS 18001:2007 PELLE BERGMAN, E-SOURCING-SPECIALIST, DUSTIN: Elektroniska affärer ska vara enkelt CHRISTER PETERSSON, IT-INKÖPSANSVARIG, ALLER MEDIA: Dustins punch-out har funkat klockrent MATTIAS JÖNSSON, CTO, STOREGATE: Vi hyr och slipper kostsamma investeringar it-lösningar artiklar reportage produktnyheter webb www.dustin.se
Läs mer på www.dustin.se/server-storage
LEDARE solutions 18 Effektiviser ingens tidevarv vi lever i en spännande tid. I dag erbjuds du helt nya sätt att vässa din verksamhet och göra den effektiv och konkurrenskraftig utan gigantiska initiala investeringar. Under vårt välbesökta och uppskattade VIP-seminarium på Dustin Expo beskrevs molntjänsterna som den stora utjämnaren, eftersom de ger alla typer av företag och organisationer tillgång till de senaste lösningarna. Utmaningen kring molnet är dock att veta vilken väg man ska gå och att få allting runt själva tjänsterna att fungera. Här finns Dustin där för dig, vilket du kan läsa om i detta nummer av Solutions. Den här gången har vi även ett tema om elektroniska affärer, det vi kallar e-sourcing. Elektroniska flöden i inköps- och fakturaprocessen är ett kraftfullt verktyg för att göra verksamhetens inköp rationellare och samtidigt effektivisera dem i alla led. Dustin gör det enkelt att införa pålitliga elektroniska flöden mellan din organisation och oss. Missa inte heller presentationen av våra nya specialister som kan hjälpa dig med råd och dåd inom mobilitet, print och infrastruktur. I dag mer än någonsin är Dustin din pålitliga rådgivare inom IT-lösningar. Till sist tror jag att du blir lika sugen på en Ultrabook som jag är kanske till och med något att införskaffa för hängmattan i sommar? Fredrik Modigh Andreas Remmer 04 DUSTINNYTT notiser Smått och gott Henrik Eklund 06 E-SOURCING reportage Elektroniska affärer här på allvar 10 E-SOURCING intervjuer Dustins partners presenterar sig 12 PRODUKTER nyheter Nytt på IT-marknaden 6 14 E-SOURCING kundcase Saab och Aller Media utnyttjar Dustins punch-out-lösning 16 E-SOURCING offentlig sektor Stat, landsting och kommuner vill effektivisera 18 PRODUKTTREND intervju Ultrabooks erövrar PC-marknaden 21 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2/2012 21 SPECIALISTER reportage Möt dina nya specialister på mobilitet, print och infrastruktur 24 MOLNTJÄNSTER reportage Dustins moln-team kan hjälpa dig från fundering till drift 26 FINANSIERING reportage Storegate frigör kapital genom att hyra IT-utrustning 26 CHRISTER HANSSON, Sverigechef, Dustin AB 28 MIN IT-PRYL intervju Per Adolfsson har tjuvstartat med Windows 8 30 DUSTIN EXPO reportage VIP-seminariet på årets mässa ägnades åt molnet ANSVARIG UTGIVARE Christer Hansson, Dustin AB REDAKTIONSRÅD Anders Lundgren, anders.lundgren@dustin.se PROJEKTLEDARE Anna Edkvist, anna.edkvist@dustin.se GRAFISK FORM Maria Vidzem, maria.vidzem@dustin.se OMSLAGSBILD Pelle Bergman, e-sourcing-specialist Dustin TRYCK V-TAB AB, 2012 DUSTIN AB Box 27304, 102 54 Stockholm 08-553 44 000, månd-fred 08.00-17.00 www.dustin.se Solutions ges ut av Dustin AB tre gånger per år. Tidningen speglar Dustins utveckling på it-marknaden. Tidningen finns även som e-tidning på Dustins hemsida. PRENUMERATION solutions@dustin.se
DUSTINNYTT smått och gott UTMÄRKELSE Stolta kan vi meddela att Dustin har fått priset för Årets SSD-återförsäljare i Europa på Intel Platinum Summit. Motivering: Outstanding SSD business growth in 2011 generated through breakthrough education of the SMB market on the value of adopting SSDs. Glad sommar önskar Dustin! BOKTIPS Svenska hackare En berättelse från nätets skuggsida av Daniel Goldberg och Linus Larsson På skärmen strömmade en flod av hemlig information förbi. E-postadresser och inloggningsuppgifter till högt uppsatta chefer, politiker, journalister och tjänstemän världen över, samtliga med användarnamn och lösenord. Där fanns också myndigheter, militära institutioner och ambassader. Mängder av uppgifter som borde legat i tryggt förvar bakom tunga säkerhetssystem. Han fnissade till. Vad var det han hade snubblat över? Imponerande bok Aftonbladet Som läsare kan man inte undgå att fascineras Arbetarbladet... visar hur mångfacetterade, föränderliga och svårdefinierbara hackare, rörelser och maktförhållanden är vilket just är bokens styrka. Svenska Dagbladet TRE SNABBA OM DUSTIN EXPO 2012 9000 besökare på 3 dagar 3500 kvm mässhall 80 representerade utställare EXPO2012 29/3-31/3 2012 STOCKHOLM ANNEXET Dustin Expo är Sveriges största IT-mässa som i år ägde rum 29-31 mars, i Annexet, Globen. DUSTIN-KLUNGA I HALVVÄTTERN Dustin kommer tillsammans med kunder och partners att delta i cykelloppet Halvvättern som går av stapeln den 10 juni i Motala. Dustin sponsrar med startplats, cykelkläder och utrustning. Banan är 150 km lång och erbjuder vacker natur och kulturhistorisk bygd längs vägen från Motala, via Vadstena, Fågelsta och tillbaka till målet i Motala. Vi önskar deltagande cyklister ett stort lycka till! Foto/Källa: Micke Fransson/ Vätternrundan 4 SOLUTIONS 2/2012
TRE HETA SERVRAR FRÅN HP HP PROLIANT DL380 G7 1P XE E5620 2.40-12MB 8GB P410I/512MB Massiv prestanda! art. nr 5010483200 HP PROLIANT BL460C G7 XE X5650 2.66-12MB 6GB En bladserver med goda expansions- och konfigurationsmöjligheter art. nr 5010528432 HP PROLIANT ML350 G6 XE E5606 2.13-4MB 4GB/292GB P410I Extremt prisvärd server för expanderande affärsverksamheter art. nr 5010575555 APP-TIPSET! Riktiga vykort Gör dina egna vykort i sommar! Med Postens app blir ditt personliga foto ett stort högblankt vykort i A5- eller A4-storlek. Du kan på olika sätt ändra layouten och texten på kortet. Skickar du det sedan före klockan 16.00, en vardag, så dimper kortet ned i mottagarens brevlåda dagen efter (inom Sverige). Pris: Appen är gratis. Att skicka A5 kostar 19:- och att skicka A4 kostar 29:- Plattform: iphone, ipad eller ipod Touch http://twitter.com/dustin_home http://www.facebook.com/dustinhome SOLUTIONS 2/2012 5
E-SOURCING reportage Vi ser fördelarna med den här utvecklingen och vill som vanligt förenkla så långt som möjligt för dig som kund. Pelle Bergman, e-sourcing-specialist, Dustin. 6 SOLUTIONS 2/2012
Elektroniska affärer här på allvar I detta nummer av Solutions sätter vi fokus på hur flödena kring inköp, order och fakturor i allt högre grad blir elektroniska. Vi berättar om Dustins tankar kring utveckl ingen, låter partners komma till tal och olika typer av kunder dela med sig av sina erfarenheter. Vi tittar också lite på hur det ser ut i den offentliga sektorn. TEXT: BJÖRN RAUNIO FOTO: BJÖRN DALIN elektroniska affärer är i dag ett viktigt verktyg för att effektivisera inköpen hos företag och andra organisationer. Här handlar det inte bara om att köpa saker via webben, utan om att processerna för inköp, order och fakturering i allt högre grad blir elektroniska och automatiserade. Flödena från det att en beställare lägger ordern för en vara eller tjänst till att denna faktureras och betalas kan skötas utan pappers dokument eller manuell hantering. På Dustin har man samlat alla dessa olika elektroniska flöden under namnet e-sourcing. En särskild avdelning har skapats i syfte att göra det enkelt för kunderna att införa de effek tiviserande processerna i sin relation till Dustin. Vi ser fördelarna med den här utvecklingen och vill som vanligt förenkla så långt som möjligt för dig som kund. Därför skiljer vi inte åt e-order, e-fakturering och möjligheten att integrera ett kundanpassat sortiment från oss med ditt inköpssystem, säger Pelle Bergman, e-sourcing-specialist på Dustin. Detta innebär att vi dessutom tar ansvar för flödena efter integrationen, vilket är minst lika viktigt för dig som kund. Genom vårt samlade grepp kan vi optimera efterspelet med drift och felsökning. Vi har också nära relationer med de leverantörer som ingår i det elektroniska flödet och håller oss à jour på marknadsläget. Om system uppdateras eller andra förändringar genomförs går det snabbt för Dustin att hitta och åtgärda eventuella fel. Kunden kan räkna med att integrationen upprätthålls. Ger besparingar och kontroll Att sköta affärerna elektroniskt möjliggör administrativa besparingar i flera led vid själva inköpen, attestering, ekonomiavdelningens hantering och fakturering. Det ger också bättre kontroll över inköpen. När alla inköp går genom samma system går det både lättare att säkerställa att man bara köper från avtalsleverantörer och att följa upp vilka inköp som görs. På så vis ser man till att få bättre priser på det man köper in. Tidigare var det som Dustin samlar under begreppet e-sourcing något mycket kostsamt och förbehållet större företag. I dag har det blivit mycket enklare och billigare att komma i gång. Det gäller inte minst e-fakturering där VAN-operatörer gör att även mindre företag kan slippa den tidsödande och därigenom kostsamma manuella hanteringen av pappersfakturor. Man sparar dessutom in på utskrifter, kuvertering, porto och postinlämning. Ledtiderna blir kortare eftersom fakturan snabbt når rätt mottagare, samtidigt som kontrollen och spårbarhet blir bättre med e-faktura. Elektronisk fakturering innebär också en stor miljövinst. En studie från KTH visar att koldioxidutsläppen skulle minska med runt 40 000 ton om alla 1,4 miljarder fakturor som årligen distribueras i Sverige var e-fakturor, säger Pelle Bergman. SOLUTIONS 2/2012 7
forts. Kunder som inför ett elektroniskt orderflöde gentemot oss eliminerar också i stort sett risken för felaktiga fakturor. Pelle Bergman, e-sourcing-specialist, Dustin. Ingen kostnad för e-order Även e-order är ett område som i dag lockar allt mindre företag och organisationer. Det krävs visserligen att man har ett inköpssystem som stödjer e-order, men om order- och fakturavolymen är stor kan det vara idé att titta på. Det minskar i ett slag administrationen och skapar den efterlängtade kontrollen över vad som köps in. Kunder som inför ett elektroniskt orderflöde gentemot oss eliminerar också i stort sett risken för felaktiga fakturor. Dustins faktura skickas automatiskt utifrån informationen i kundens elektroniska inköpsorder, förklarar Pelle Bergman. Dustin tar inte betalt för att sätta upp sin del i kundens elektroniska orderflöde, utan hakar helt enkelt på sitt system. Man klarar det mesta i form av standarder och är alltid beredda att ta en diskussion om e-order. Vi vet att det kan vara svårt att veta exakt hur man ska hantera sina leverantörer och ställer gärna upp om du som kund vill ha en leverantör att testa med, fortsätter han. Dustins sortiment i inköpssystem Dustins e-sourcing-specialist Pelle Bergman förklarar att det ofta är svårt för kunder att veta exakt hur de ska hantera sina leverantörer i ett elektroniskt orderflöde. Därför ställer Dustin gärna upp i pilotprojekt. För att få full utväxling på en e-sourcing-satsning kan det vara en god idé att integrera leverantörernas sortiment med inköpssystemet. Då blir det mycket enkelt för användarna att beställa rätt, i enlighet med företagets leverantörsavtal, samtidigt som så mycket som möjligt av flödena kan ske elektroniskt och effektivt. Kunden kan antingen förses med sortimentet genom att en elektronisk produktkatalog (en så kallad EDI-katalog) skickas in i inköpssystemet med jämna intervall, i Dustins fall varje natt. Eller så kan man använda en så kallad punch-out-lösning, där användarna får tillgång till en kundanpassad version av leverantörens webbshop direkt via en länk i inköps systemet. Där handlar man sedan och när man är färdig följer kundvagnen med tillbaka till det egna systemet och ordern kan attesteras enligt de egna rutinerna. Majoriteten av våra kunder föredrar punch- out framför katalog eftersom de kan behålla fördelarna från Dustins vanliga webbshop, till exempel sökfunktionalitet, prisuppdatering i realtid, produktbilder och specifikationer. Det gör det enklare för beställaren och säkerhetsställer att uppgifterna på ordern blir korrekta, säger Pelle Bergman. KONTAKT e-sourcing Intresserad av e-sourcing? Hör av dig! Telefon: 0733-63 89 74 E-post: par.bergman@dustin.se 8 SOLUTIONS 2/2012
E-SOURCING fakta E-sourcing enligt Dustin E-sourcing är samlingsnamnet för elektroniska order och fakturaflöden. Det består av tre områden: e-faktura, integrerat produktsortiment och e-order. TEXT: BJÖRN RAUNIO E-faktura En e-faktura är en faktura som ställs ut, tas emot och behandlas elektroniskt. Den är digital från det att den skapas i affärssystemet av utställaren (Dustin) tills den tas emot, behandlas och arkiveras hos mottagaren (kund). Detta gör att man slipper manuell hantering av pappersfakturor, sparar porto och minskar miljöpåverkan, samtidigt som kontroll och spårbarhet liksom ledtider förbättras. E-fakturan kan sändas direkt mellan en kund och leverantör men går i de flesta fall via en så kallad VAN-operatör (fakturaväxel) som konverterar sändarens fakturaformat till mottagarens. Det finns flera format för e-faktura på marknaden i dag och Dustin stödjer de flesta, bland annat: Svefaktura Finvoice EDIFACT cxml xcbl Integration av produktsortiment Ett sätt att både säkerhetsställa att inköpsorder och fakturor blir korrekta och förenkla själva orderförfarandet är att kunden integrerar Dustins produktsortiment i sitt inköpssystem. Detta görs generellt i samband med att en kund ska börja skicka elektroniska order och antingen används en EDI-katalog eller så kallad punch-out. EDI-katalog: Dustin skickar en elektronisk produktkatalog varje natt till kundens inköpssystem. Generellt innehåller katalogen bland annat benämning, artikelnummer, produktbeskrivning, kundspecifika priser, UNSPSC-kod och länk till produktbild. punch-out: Detta kallas även för roundtrip och innebär kortfattat att Dustins webbshop är kopplad mot kundens inköpssystem med en speciell länk. Via länken blir beställaren direkt inloggad på sitt företag och ser sina avtalspriser. Därefter går det att söka fram produkter, lägga dem i kundvagnen och gå till kassan på samma sätt som i Dustins vanliga webbshop. Det enda som syns i kassan är de valda produkterna och en knapp där det står Skicka varukorg till inköpssystem. När beställaren klickar på knappen så stängs punchout-sidan och produkterna hamnar i inköpssystemets kundvagn. Därefter skapas en inköpsorder enligt kundens normala rutiner med eventuell kontering och attestering. E-order E-ordern är på samma sätt som e-fakturan digital från det att den skapas i affärssystemet av utställaren (kund) tills den tas emot, behandlas och arkiveras hos mottagaren (Dustin). Inköpsordern skickas alltså elektroniskt från kundens inköpssystem till Dustins ordersystem utan någon manuell handpåläggning. Detta kortar ner ledtiderna ytterligare och mini merar risken för felaktiga order och fakturor. Dustin stödjer de flesta e-orderformaten, bland annat: Sveorder cxml xcbl EDIFACT SOLUTIONS 2/2012 9
E-SOURCING partner Aptitlig lösning ger helhetsgrepp Rickard Hansen, VD för Visma Proceedo RÅD INFÖR SATSNING PÅ E-SOURCING Säkra mandat från ledningen och att det finns ett fokus på inköp. Välj en lösning där du slipper lägga krut på tekniken, ansträngningarna ska läggas på val av leverantörer, processer och strategiskt arbete. Det är viktigt att förklara varför man gör satsningen för de anställda. Se till att avtal, sortiment och val av leverantör fyller behoven, så att balans råder mellan inköpsfunktion och koppling till verksamheten. Visma Proceedo är en ledande leverantör av lösningar inom e-sourcing. Man strävar efter att göra det så enkelt som möjligt att etablera elektroniska order- och fakturaflöden med leverantörer som Dustin. TEXT: BJÖRN RAUNIO FOTO: BJÖRN DALIN långt innan dagens tal om molntjänster, började Visma Proceedo för tolv år sedan tillhandahålla en lösning för inköp via en Internetportal. Med hjälp av denna kunde företag styra sin inköpsvolym till de avtal som de förhandlat fram. Därifrån var steget inte särskilt långt till att utöver avtalshantering erbjuda elektronisk order- och fakturahantering så att beställningar kan läggas, attesteras, konteras och fakturor tas emot helt elektroniskt. Syftet med att använda vår lösning är att få grepp om hela den operativa processen kring sina leverantörer, säger Rickard Hansen, VD för Visma Proceedo. Det blir möjligt att sprida sina avtal och samtidigt poola in volymer i avtalen. Och sedan sparar man mycket tid och pengar i processerna, i synnerhet vad gäller fakturahanteringen. I och med att många fakturor kan matchas mot korresponderande order och hanteras helt automatiserat, blir fokus på att hantera avvikelser snarare än bulken av alla fakturor. Visma Proceedos kunder kan nå upp till en automatiseringsgrad på över 80 procent i denna matchning. Slipper fokusera på tekniken några tunga utbildningsinsatser, förklarar Rickard Hansen och fortsätter: Att vi inte har något arv av installerade lösningar utan alltid har funnits i molnet gör att vi har lång erfarenhet av förvaltning, men också av att ansluta leverantörer. Vi har redan en stor installerad bas av leverantörer och stödjer de flesta format och tekniker på marknaden. Som kund till oss slipper du fokusera på tekniken och kan koncentrera dig på att förhandla fram bra leverantörsavtal. Det går antingen att lägga in sina leverantörers kata loger i systemet på egen hand eller så kan man be Visma Proceedo integrera produktsortimenten i form av antingen en EDI-katalog eller så kallad punch-out-lösning. De tillhandahåller även en webbportal för mindre leverantörer. Från att ha varit något för stora företag, framför allt på tjänstesidan, märker Rickard Hansen i dag att intresset för e-sourcing sprider sig. Inköp är verkligen i fokus. De flesta företag och organisationer inser att det finns betydande processbesparingar som kan hämtas hem. Vi ser även att allt mindre företag och organisationer ser ett behov av att ha koll på sina avtal och sin leverantörshantering. Vi satsar på att ge kunderna en användarvänlig lösning som är lättillgänglig, aptitlig och inte kräver Mer information finns på www.visma.se/proceedo 10 SOLUTIONS 2/2012
E-SOURCING partner E-fakturan som socialt nätverk InExchange är en molnbaserad fakturaväxel (eller så kallad VAN-operatör) som genom sina okomplicerade tjänster lockar allt fler företag och organisationer att gå över till e-fakturor. TEXT: BJÖRN RAUNIO Thordur Erlingsson, VD för InExchange. FOTO: INEXCHANGE när inexchange drog i gång 2008 var den uttalade viljan att göra det möjligt även för mindre och medelstora företag att skicka elektroniska fakturor. Då krävdes att man satte upp en-mot-enlösningar mellan leverantör och kund innan faktureringen kunde skötas elektroniskt, så det var för resurskrävande för mindre aktörer, berättar Thordur Erlingsson, VD för InExchange. Vi koncentrerade oss på att lösa problemet hur man skulle få ut data från hundratals olika affärssystem till en och samma standard, så att det bara behöver ta tio minuter att komma i gång. Se dina mottagna och skickade fakturor samt hitta andra kunder som ingår i InExchange-nätverket. Inledningsvis gick det knackigt eftersom tilltron till e-fakturor var svag, men på senare år har det tagit fart. I dag ansluts 500 1 000 företag eller organisationer i månaden. Förra året var Skövdebaserade InExchange ett av de snabbast växande teknikföretagen i hela landet. Kunderna erbjuds flera olika sätt att koppla upp sig, anpassade efter deras specifika behov. Den billigaste lösningen är helt gratis, men de flesta väljer ändå att koppla upp sitt affärssystem för 99 kronor i månaden. Att anmäla sitt företag som mottagare av e-faktura kostar ingenting. Öppen plattform Nu har vårt koncept blivit accepterat och e-fakturor sprider sig från världsomspännande koncerner ned till blomsterhandeln på hörnet. Små och medelstora företag visar stort intresse, både av miljöskäl och för att effektivisera och förbättra kvaliteten i sina processer. Allt fler stora företag ansluter sig också till oss eftersom det fungerar så smidigt, säger Thordur Erlingsson. Tack vare öppenheten växer InExchange snabbt som plattform. När man själv har anslutit sig är det lätt leta upp kunder och/eller leverantörer som också är anslutna, precis som i vilket socialt nätverk som helst. Dessutom öppnas nätverket mot andra VAN-operatörer, i syfte att förverkliga idén om att alla ska kunna nå alla med sina e-fakturor. Ett kvitto på att lösningen fungerar bra är att InExchange har lockat företag i 50 länder att ansluta sig, trots att tjänsterna i första hand utvecklades för Sverige och Skandinavien. Det jag ser framöver är att majoriteten av fakturorna i Sverige och Skandinavien blir elektroniska. En viktig roll för denna utveckling spelar också företag som Dustin, som har en proaktiv strategi när det gäller e-fakturor och tar upp det med sina kunder. Vi kommer även att se hur order böjar skötas elektroniskt i allt högre utsträckning. Alla kan tjäna på det här, så det är bara att sätta i gång, avslutar Thordur Erlingson. Mer information finns på www.inexchange.se SOLUTIONS 2/2012 11
PRODUKTER it-nyheter I rampljuset i vår HP Z1 ALL-IN-ONE XE 3.5 8GB/1000 QUADRO 3000M 27 W7P HP Z1 Avancerad design från A till Ö Intel Xeon-processor 8 GB minne 27 skärmstorlek art. nr 5010636633 ADOBE CS6 DESIGN STD WIN SWE DVD Ta fram slagkraftiga trycksaker och digitala publik HTC ONE X WHITE art. nr 5010628762 Smartphone med en blixtsnabb Quad-core-processor 4,7 bildskärm Pekskärm Android OS, 4.0 art. nr 5010622881 12 SOLUTIONS 2/2012
WATCHGUARD XTM 26-W + 1-YR LIVESECURITY Små företag behöver också hög säkerhet art. nr 5010636619 SAMSUNG SYNCMASTER S24A420BW 24 WIDE TFT LED BLACK Kontorsfavoriten i 24 med 16:10-format 24 skärmstorlek 1920 x 1200 upplösning LED-bakgrundsbelysning art. nr 5010630293 DELL POWEREDGE R720 XE E5-2640 2.50-15MB 8GB/2X300GB Nästa generations kraft och flexibilitet i en 2S/2U-rackserver ationer art. nr 5010625781 Läs mer om produkterna på www.dustin.se SOLUTIONS 2/2012 13
E-SOURCING företag Saab har integrerat inköp värda 1,3 miljarder FOTO: SAAB Försvarsjätten Saab sköter sina inköp av sådant som inte ingår i produktionen via e-order. Det ger en kontrollerad, transparent process som effektiviserar hanteringen och stärker koncernens förhandlingsposition gentemot leverantörerna. TEXT: BJÖRN RAUNIO i år firar saab sitt 75-årsjubileum. Än i dag tillverkar koncernen stridsflygplan i Linköping, men man levererar även civila och militära lednings- och övervakningssystem samt militära datasystem och programvaror av skilda slag. Saab var tidigt ute med att anamma e-sourcing och började införa ett elektroniskt inköpssystem från IBX redan 2004. Tidigare såg det väldigt olika ut i våra olika affärsområden, så det här har varit en del i arbetet med att skapa ett enda Saab med gemensamma rutiner. Vi började här i Linköping och anslöt sedan fler affärsområden allteftersom, förklarar Monica Lugnet, senior purchaser på Saab. 50 000 beställningar om året I dag är IBX-systemet integrerat mot Saabs ekonomisystem och alla affärsområden använder det för inköp som ligger utanför produktionen allt från konsulter och IT till toalettpapper och skrivbordsstolar. Ungefär 50 000 beställningar görs varje år hos de cirka 1 000 leverantörer som är aktiva. Årsvolymen ligger i trakterna runt 1,3 miljarder kronor. Det blir mycket lättare när alla anställda inte behöver vara sina egna inköpare. Vi får ett renare flöde med korrekta attester, där heller inga papper kan försvinna och det blir lättare att kontrollera processen. Vi kan också ensa våra inköp och får ett förhandlingsverktyg i och med att volymen för hela Saab verkligen kan samlas i ett gemensamt avtal. Hanteringen blir dessutom effektivare eftersom det innebär färre leverantörer, fortsätter hon. Snabba prisjusteringar Leverantörer ansluts till systemet antingen med en katalog som levereras in i det med jämna mellanrum, genom en punch-out-lösning eller så går det att göra anmodansbeställningar om pris och artikelnummer saknas. Med Dustin hade vi först en produktkatalogvariant men vi gick över till en punch-out-lösning där Dustins portal integreras med vårt system. I och med att prisjusteringarna är så snabba för deras typ av produkter är det bättre med något som är live, säger Monica Lugnet. Saab kan också spärra de produktkategorier som de inte vill ha med. Man skulle vilja kunna selektera på ännu lägre nivå, vilket Dustin håller på att utveckla. Deras portal är väldigt proffsig och fungerar bra. Överhuvudtaget är det här ett rakt arbetssätt som ger kontroll. Allt blir transparent och spårbart. Det går att se vad som händer, avslutar hon. SAAB I KORTHET Grundades 1937. Verksamhet på alla kontinenter med de viktigaste marknaderna i Europa, Sydafrika, USA, Australien och Asien. Levererar världsledande produkter, tjänster och lös ningar inom militärt försvar och civil säkerhet. Omsätter cirka 23 miljarder kronor om året. Cirka 13 000 anställda. 14 SOLUTIONS 2/2012
E-SOURCING företag FOTO: ALLER MEDIA KORT OM ALLER MEDIA Effektiva IT-inköp hos Aller Media Hos tidningshuset Aller Media behöver de inköpsansvariga på IT-avdelningen inte längre rusa runt på kontoret med pappersfakturor i näven. I stället hanteras attesteringar och annan administration effektivt via datorn, i ett elektroniskt flöde som ger dem full kontroll. Danskägt tidningshus med anor från slutet av 1800-talet. Ger ut vecko- och månadstidningar i hela Norden. Har en andel på 55 % av den svenska veckotidningsmarknaden. Cirka 550 anställda. Årlig omsättning på 1,6 miljarder kronor. Huvudkontor i Helsingborg. TEXT: BJÖRN RAUNIO dagens tidskriftsbransch möter en hel del utmaningar, men med titlar som Allers, Café, Elle och Svensk Damtidning har Aller Media en stark position på marknaden. Företaget går också bra trots de tuffa tiderna för branschen i stort. IT-avdelningen, som bland annat ansvarar för runt 700 klientdatorer, varav hälften är Mac och hälften PC, har på inköpssidan valt att gå från manuell hantering på papper till att bli helt elektroniska. I augusti i fjol infördes Visma Proceedo och nu kan inköpsansvarige Christer Petersson knappt fatta att man gjort på något annat sätt tidigare. I dag körs allt genom datorerna och det har blivit så mycket effektivare. Vi sparar både tid och irritation och får en tydligare struktur. Det blir inte längre något spring med pappersfakturor. Vi fyra som köper in på IT-sidan går helt enkelt in och attesterar fakturor i systemet. Vi har full koll på flödet och kan undvika en massa diskussioner. Är något osäkert kring en order kan vi lägga in en kommentar vid den i systemet. Nu kan vi lägga tid på annat! När det gäller inköp finns knappt ett papper kvar i hanteringen vilket förstås också är positivt ur miljöhänseende. Klockren punch-out För att nå en elektronisk orderhantering krävs att leverantörerna ansluts till systemet. Aller Media har efterfrågat punch-out-lösningar från flera leverantörer. Eftersom Dustin ligger bra till i priser och leveranstider och många vill köpa från dem var det ett krav från min sida att ha deras punchout-lösning. Med två andra bolag vi har anslutit på detta vis har saker haltat lite, en leverantör byggde om sin webbshop och för den andra var det första gången de var i kontakt med punchout, säger Christer Petersson. Men med Dustin har jag faktiskt inte sett ett enda problem. De satte upp lösningen, som de själva tar kostnaden för, och sedan har det funkat klockrent. Alla uppgifter kommer in korrekt på fakturor och följesedlar, säger. Rådet han ger till andra som tänker införa e-order är att ha en bra kontakt med leverantörerna. En viktig del vad gäller punch-outlös ningar är att man måste vara säker på att leverantören kommer att underhålla den ordent ligt. Men det har blivit mycket lättare att införa elektronisk inköpshantering i dag än tidigare och jag är väldigt positiv. Jag har inte sett det som en stor utmaning att få i gång det här. Hos oss på IT har det inte varit några problem och det känns som en självklarhet med ett elektroniskt flöde, avslutar Christer Petersson. SOLUTIONS 2/2012 15
E-SOURCING offentlig sektor Vägen till en smartare stat Mats Goffhé, ESV:s projektledare för e-beställningar. Inom den svenska statsförvaltningen hanterar man sedan flera år e-fakturor. Till slutet av nästa år ska man även beställa varor och tjänster elektroniskt. Det handlar om att effektivisera och förbättra verksamheten i flera led och kan spara staten miljarder. TEXT: BJÖRN RAUNIO FOTO: BJÖRN DALIN KORT OM ESV ESV (Ekonomistyrningsverket) är en central förvaltningsmyndighet under Finansdepartementet och utvecklar den ekonomiska styrningen för statliga myndigheter samt gör analyser och prognoser för statens ekonomi. Det ligger i Stockholm och har drygt 180 anställda. inom offentliga sektorn har man identifierat de effektivitetsvinster och besparingar som öppnar sig med e-sourcing. För statsförvaltningens del är det ESV (Ekonomistyrningsverket) som leder och samordnar införandet av denna elektroniska form av handel. I vårt land finns ett stort antal statliga myndigheter av mycket varierande storlek, från något tiotal anställda till många tusen. Sedan 2008 ska de alla hantera e-fakturor. Regeringen vill att också beställningar hanteras elektroniskt vid utgången av 2013. Inför övergången har ESV i uppgift att stödja myndigheterna och informera näringslivet. Bland annat har vi tecknat ramavtal med Logica och Visma Proceedo, två leverantörer av e-handelstjänster som täcker in hela flödet från beställning till leverans och fakturahantering, berättar Mats Goffhé, ESV:s projektledare för e-beställningar. Vi samverkar också med SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) och Kammarkollegiet i SFTI (Single Face To Indus try) för att ta fram och rekommendera öppna standarder på området. Bättre pris, process och kvalitet Bakom statsförvaltningens satsning finns dels generella krav på ständiga förbättringar, men de stora pensionsavgångar som ligger runt hörnet driver också på effektiviseringsjakten. I framtiden kommer staten att behöva göra mer med färre anställda. I förstudien som föregick det nu pågående införandet gjordes ett omfattande arbete för att hitta de fördelar som finns med elektronisk handel. De kan delas in i tre huvudkategorier: prisbesparingar, processbesparingar och kvalitativa fördelar. För en sjuårig kalkylperiod beräknade förstudien den ekonomiska nettonyttan för staten som helhet till cirka 3,8 miljarder efter avdrag för kostnader, förklarar Mats Goffhé. Prisbesparingar uppnås genom att varor och tjänster kan köpas till bättre priser när man får större möjligheter att styra inköpsprocessen rätt, det vill säga mot de leverantörer som man har bäst avtal med. Sköter man beställningar genom ett elektroniskt inköpssystem går det dessutom lättare att få kontroll över vad som faktiskt köps in. Då får man bättre underlag för att upphandla mer fördelaktiga avtal. När informationen om vad som går att beställa finns tillgänglig på ett och samma ställe förenklas hanteringen kring inköpen, vilket öppnar för processbesparingar. Möjligheter finns att till exempel införa automatmatchning mellan faktura och order så att det manuella arbetet med att kontrollera och godkänna fakturor reduceras. Det finns även en lång rad kvalitativa fördelar. Den interna styrningen och kontrollen förbättras, till exempel går det att verifiera att beställningsbara produkter uppfyller myndigheternas krav. Man gör miljövinster och rättsäkerheten ökar, liksom möjligheten till uppföljning, avslutar Mats Goffhé. 16 SOLUTIONS 2/2012