VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (13)

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (13) Plats och tid Vargmötet 15.00 16.30 ande Ersättare Övriga närvarande Margareta Svanström (M), Anne-Marie Karlsson (C), Per-Olof Björkman (FP) ( 9-17), Horst Melzer (ersattare för Per-Olof Björkman vid 8), Maj Birgersson(KD) (ersätter Sholeh Blom, KD), Kenneth Bylund (S), Åke T Carlestam (MP) Horst Melzer (FP), Uno Sköld (S), Per Norbäck (DEX) Emelie Hallin, utredare, Henrik Enskär, nämndsekreterare Utses att justera Justeringens tid och plats Åke T Carlestam (MP) Kommunstyrelsens kansli, 2014-03-21 Underskrifter Sekreterare 8-17 Emelie Hallin Protokollet justerat 2014-03-21. Underskrivet original finns på kommunledningskontoret. Ordförande Margareta Svanström Justerande Åke T Carlestam BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Valnämnden Sammanträdesdatum 2014-03-20 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Kommunledningskontoret, Vallentuna Underskrift

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 2 (13) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 8 Val av justerare...3 9 Fastställande av dagordning... 4 10 Fasställande av röstningslokaler och öppettider för förtidsröstning i europaparlamentsval och allmänna val år 2014 (VN 2013.011)... 5 11 Rutiner för vallokalerna (VN 2014.002)... 7 12 Reservlokaler vid valen 2014 (VN 2014.004)... 8 13 Affischering och propaganda i anslutning till vallokaler (VN 2014.003)... 9 14 Ändring av valnämndens delegationsordning (VN 2013.006)... 10 15 Ändring av behörighetsadministratör för valportalen (VN 2012.001)... 11 16 Ändring av sammanträdesdatum (VN 2013.008)... 12 17 Övriga frågor... 13

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 3 (13) 8 Val av justerare Åke T Carlestam (MP) utses till justerare.

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 4 (13) 9 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs i enlighet med utskickat förslag.

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 5 (13) 10 Fasställande av röstningslokaler och öppettider för förtidsröstning i europaparlamentsval och allmänna val år 2014 (VN 2013.011) Valnämnden fastställer röstningslokaler för förtidsröstning för val till europaparlamentet och allmänna val år 2014 enligt nedan: Vallentuna kulturhus Kårsta bibliotek Karby bibliotek Mån-tors 11.30-19.30 Sön 13-16 Mån 16-19 Fre 10-18 Lör 11-16 (med undantag 10 maj då öppettiderna är kl.10-14) Den som inte kan rösta i sin vallokal på valdagen kan rösta i förtid i en röstningslokal. Det går att förtidsrösta i vilken röstningslokal som helst i hela landet. Det är respektive kommun som bestämmer vilka lokaler som ska ha förtidsröstning. I Vallentuna har under de senaste valen kommunens bibliotek i centrala Vallentuna och Karby fungerat som förtidsröstningslokaler, och bibliotekens personal som röstmottagare. Vid förtidsröstning ska det alltid vara minst två röstmottagare närvarande. Förtidsröstningen för europaparlamentsvalet pågår från den 7 maj fram till den 25 maj, och för de allmänna valen mellan den 27 augusti fram till den 14 september. Minst en röstningslokal ska vara öppen under respektive valdag. Inför beslut om förtidsröstningslokaler kan det vara bra att beakta - vilka politiska aktiviteter som kommer att ske i anslutning till röstningslokalerna (för att undvika propaganda vid röstningslokalerna) - tillgängligheten i röstningslokalerna (lagkrav - inspekterades i samband med inspektion av vallokaler) - tiderna för förtidsröstning: för att möjliggöra för heltidsarbetande att rösta är det nödvändigt att ha öppet åtminstone vissa kvällar. Valkansliet föreslår att det i Vallentuna kulturhus ska vara möjligt att förtidsrösta varje dag under respektive förtidsröstningsperiod. Förtidsröstningen på biblioteken i Karby och Kårsta föreslås omfatta en dag per vecka under förtidsröstningsperioderna. Röstningsmottagare kommer att behöva anställas, då bibliotekens personal inte har möjlighet att arbeta som röstmottagare under förtidsröstningsperioderna 2014. Margareta Svanström (M) yrkar att valnämnden beslutar i enlighet med förslaget till beslut, med undantag av lördagen den 10 maj då öppettiderna beslutas till 10-14.

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 6 (13) 1. Fastställande av vallokaler och öppettider för förtidsröstning i europaparlamentsval och allmänna val år 2014 Akt

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 7 (13) 11 Rutiner för vallokalerna (VN 2014.002) Valnämnden antar föreslagna rutiner för röstningslokalerna och vallokalerna. I Valmyndighetens instruktionsmaterial för röstmottagning hänvisas till valnämndens instruktioner gällande förvaring av röster, inlämning och transporter i samband med förtidsröstning och val. Valkansliet föreslår att valnämnden antar förslag till rutiner, som kan komplettera valmyndighetens handledningar. Förslaget till rutiner omfattar tillgänglighetsaspekter, utrymning samt det som handledningen förutsätter att valnämnden ger instruktioner om. Margareta Svanström (M) yrkar att valnämnden antar föreslagna rutiner för röstningslokalerna och vallokalerna. 1. Rutiner för röstningslokaler och vallokaler Akt

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (13) 12 Reservlokaler vid valen 2014 (VN 2014.004) Valnämnden fastställer reservlokaler för valen 2014 i enlighet med förvaltningens förslag. Vid valet till europaparlamentet den 25 maj och vid de allmänna valen den 14 september använder sig kommunen av 17 vallokaler. Utöver detta används kommunalhuset för valnämndens arbete under valdagarna. Kommunen utser reservlokaler för att kunna hantera en situation där någon av lokalerna inte kan användas. Det skulle till exempel kunna bero på brand eller översvämning. Det är sekretessbelagt vilka dessa lokaler är (i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen 18 kap 8 ). Margareta Svanström (M) yrkar att valnämnden fastställer reservlokaler för valen 2014 i enlighet med förvaltningens förslag. 1. Reservlokaler vid valen 2014 2. Reservlokaler Akten

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 9 (13) 13 Affischering och propaganda i anslutning till vallokaler (VN 2014.003) Valnämnden påminner partierna om vallagens förbud mot propaganda i, och i anslutning till, vallokaler. Anteckning Valnämnden konstaterar att välgörenhetsorganisationer i många fall står utanför vallokalerna för att samla in medel till välgörande ändamål. Så länge som väljare inte störs ser man inga problem med det. Enligt vallagen får det på ett röstmottagningsställe eller i ett utrymme intill detta inte förekomma propaganda eller annat som syftar till att påverka eller hindra väljarna i deras val. Partierna måste därför respektera regler som affischeringsförbud och förbud mot partisymboler i vallokalen. Propaganda och affischering i anslutning till vallokaler uppmärksammades nationellt i samband med valet 2010, bland annat uttalade sig Justitieombudsmannen i frågan. Margareta Svanström (M) yrkar att valnämnden påminner partierna om vallagens förbud mot propaganda i, och i anslutning till, vallokaler. 1. Affischering och propaganda i anslutning till vallokaler Akten Kulturnämnden Fritidsnämnden Barn- och ungdomsnämnden Nuvarande partier i kommunfullmäktige

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 10 (13) 14 Ändring av valnämndens delegationsordning (VN 2013.006) Valnämnden antar det nya förslaget till delegationsordning. Delegering innebär överföring av beslutanderätt från nämnd till utskott eller tjänstemän underställda nämnden. Valnämndens rätt att besluta om delegering regleras i kommunallagen (KL) genom bestämmelserna i 6 kap. 33 38. Delegering kan ske till utskott, ledamot eller ersättare, och till anställd hos kommunen. Däremot är så kallad blandad delegering dvs. till förtroendevald och anställd tillsammans inte tillåten eftersom kollektivt beslutsfattande inom en kommun enbart kan förekomma vad gäller förtroendevalda. som fattas av viss beslutsfattare med stöd av delegering får även fattas av överordnad beslutsfattare. Delegerad beslutanderätt får inte utövas i ärende som berör delegatens egna personliga förhållanden eller där jäv enligt FL 11 12 föreligger. Delegationerna avser rutinärenden som inte är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. I ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt skall beslut fattas av nämnden. Delegat har när som helst rätt att överlämna ärende till nämnden om ärendets beskaffenhet påkallar detta, t.ex. om delegaten känner osäkerhet vid handläggningen, särskilt om inte nämndens inställning är känd. som fattas med stöd av delegation skall anmälas till valnämnden. Valkansliet föreslår att delegationsordningen ändras, med anledning av att kommunsekreteraren slutar sin anställning den sista maj. Istället för kommunsekreteraren föreslås valsamordnaren som delegat. Margareta Svanström (M) yrkar att valnämnden antar det nya förslaget till delegationsordning. Ärendets tidigare behandling Valnämnden 2013-12-09 14 1. Delegationsordning för valnämnden 2. Ändring av valnämndens delegationsordning Akten

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 11 (13) 15 Ändring av behörighetsadministratör för valportalen (VN 2012.001) Valnämnden utser Emelie Hallin och Henrik Enskär till nya behörighetsadministratörer i valportalen för Vallentuna kommuns räkning, hon ersätter därmed Kalle Sönnergren. Valdatasystemet, valportalen, är det gemensamma IT-stöd som valadministrationen använder. Systemet har ca 3000 användare på Valmyndigheten, länsstyrelser, kommuner, partikanslier, utlandsmyndigheter och tryckerier. Länsstyrelsen i Stockholms län ser nu över de behörigheter som finns i kommunerna. Varje kommun bör ha minst en behörighetsadministratör, som får behörighet att ge andra personer behörighet att till exempel skriva ut dubblettröstkort. Det är valnämnden som tar beslut om vem som ska vara behörighetsadministratör. Valnämnden har tidigare utsett Kalle Sönnergren till behörighetsadministratör. Då Kalle Sönnergren slutar sin anställning i Vallentuna den sista maj föreslår valkansliet att Emelie Hallin utses som ny behörighetsadministratör, istället för Kalle Sönnergren. Margareta Svanström (M) yrkar att valnämnden utser Emelie Hallin och Henrik Enskär till nya behörighetsadministratörer i valportalen för Vallentuna kommuns räkning, de ersätter därmed Kalle Sönnergren. 1. Ändring av behörighetsadministratör för valportalen Akten Länsstyrelsen

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 12 (13) 16 Ändring av sammanträdesdatum (VN 2013.008) Valnämnden ändrar datum för sammanträdet torsdagen den 17 april till torsdagen den 22 april kl 17.00. Valnämnden lägger även till ett sammanträdesdatum den 11 september. Valnämnden fastställer årligen sina sammanträdesdagar. Sammanträdena hålls på torsdagar, och inleds klockan 16.00. Sammanträdesdatumet torsdagen den 17 april sammanfaller med skärtorsdagen. Valkansliet föreslår torsdagen den 10 april som nytt sammanträdesdatum. Margareta Svanström (M) yrkar att valnämnden ändrar datum för sammanträdet torsdagen den 17 april till tisdagen den 22 april kl 17.00, samt lägger till ett sammanträdesdatum den 11 september. Ärendets tidigare behandling Valnämnden 2013-12-09 15 1. Ändring av sammanträdesdatum Akten

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (13) 17 Övriga frågor Valnämnden diskuterar ett antal övriga frågor: Inspektion av vallokalerna genomfördes av ordförande och valadministratören, tillsammans med kommunala funktionshinderrådet, den 28 februari. Utbildning hos länsstyrelsen: Ann-Marie Karlsson (C), Kenneth Bylund (S) och Margareta Svanström (M) och valadministratören Johan Rydell var på en utbildning hos länsstyrelsen den 12 februari. Margareta Svanström (M), ordförande, och Johan Rydell, valadministratör, besökte Vallentuna gymnasium. Utbildning för valnämnden: undersöka om en halvdagsutbildning är möjligt den 1 april 9-12 alternativt den 31 april, 9-12. Kommande utbildning för röstmottagare och ordföringar: Datum planeras i april, med uppsamlingstillfälle i maj. Horst Melzer (FP) är intresserad av att delta i utbildningen av röstmottagare och ordföringar.