Bli klar med din arkivredovisning Intensivkurs i att ordna och förteckna arkiv 2-3 februari och 16-17 mars 2005 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- JurArk AB, Radiovägen 3, 135 48 Tyresö, 08-712 35 40, Brantingsgatan 9, 733 33 Sala, 0224 15800, Bolagets styrelse har sitt säte i Sala, U-län Org.nr 556589-7393,Bankgiro 5553-4036 Postgiro 537923-5
Bli klar med din arkivredovisning Innehåll Utbildningen varvar teori och praktik och går ut på att myndigheten ska bli klar med sin arkivredovisning. Bakgrunden redovisas nedan. De första två dagarna går vi igenom systematiken med arkivredovisningen. Vi övar på att ordna och förteckna arkiv efter allmänna arkivschemat och vi gör ett studiebesök på en arkivinstitution i Stockholm för att se hur de arbetar med arkivredovisningen. Perioden mellan de två kurstillfällena ska ägnas åt ett hemarbete med utgångspunkt i att redovisa ett arkiv eller en del av ett arkiv på den egna arbetsplatsen. Vid återsamlingen diskuterar vi alla hemuppgifter och ger tips på goda lösningar. Vi kommer även att gå in på hur man framöver kan komma att redovisa arkiv. Målgrupp Du som är nybörjare i att ordna och förteckna arkiv och du som behöver friska upp dina kunskaper och försäkra dig om att du arbetar på ett effektivt och bra sätt. Syfte Att du ska lära dig grunderna i dagens arkivredovisning och att komma igång med att redovisa din egen myndighets arkiv, som ska vara redovisat och klart när de nya reglerna om arkivredovisning träder i kraft. Vi går även igenom grunderna i kommande regler om arkivredovisning Kursledare: Arkivarie/konsult Annelie Montén, SIPU Arkivkonsult AB och arkivarie/konsult Per Matsson, JurArk AB Tid: 2-3 februari och 16-17 mars 2005. Under mellanperioden ska du göra en hemuppgift med förankring i din egen verksamhet Plats: Centralt i Stockholm Pris: 8 400 kr exkl. moms (4 dagar inklusive kaffe, luncher, studiebesök och kursmaterial) Sista anmälningsdag: 5 januari 2005 Anmälningsblankett: Se nedan. Du kan även hitta anmälningsblanketter under rubriken kurser på www.tiok.nu/arkivkonsult/ respektive www.jurark.se/kursanmälan Frågor om kursen: Kan du ställa till Annelie Montén, 070-327 19 19 och Per Matsson 08 712 30 40 eller 070 588 64 42
Program Dag 1 9.00 16.00 Arkivredovisningens syfte Arkivbeskrivning Arkivförteckning Dag 2 Ordna och förteckna arkiv, teori och praktik Avgränsning av arkivet Seriebildning, volymbildning Förteckningsplan 9.00 16.00 Förtecknande av arkivet Övningsuppgift med redovisning Dag 3 Studiebesök på arkivinstitution i Stockholm Förberedelse för hemuppgift 9.00 16.00 Genomgång av hemuppgifter i grupp- och seminarieform Dag 4 9.00-16.00 Uppsamlingsfrågor och fördjupning Nya sätt att redovisa arkiven hur ska det gå till? Välkomna!
Bakgrund Det finns flera skäl till att komma igång med att ordna och förteckna arkivet redan nu: 1. Du sparar tid och pengar Har du någon gång mätt hur mycket tid du lägger ner på att leta efter handlingar? Känner du att du saknar kontroll över vad som finns i arkivet, på tjänsterummen, i skrubbar och i datorer och är osäker på vad du får kasta? Är myndigheten beroende av att vissa nyckelpersoner finns på plats för att få fram handlingar? Ett uppordnat arkiv som är rensat och gallrat och strukturerat tar mindre plats och kostar mindre att förvara går fortare att söka i och du spar arbetstid ger en lugnande känsla av kontroll och säkerhet allt är samlat på ett skyddat ställe undanröjer din oro för hur du ska hitta handlingar när nyckelpersoner (som haft högar på rummen) slutar sina anställningar 2. Arkivlagen ställer krav på att myndigheten organiserar arkivet så att det är lätt att ta del av allmänna handlingar upprättar en arkivbeskrivning och en arkivförteckning skyddar arkivet mot skador och tillgrepp gallrar och rensar arkivet 3. Arkivmyndigheterna kommer att inspektera alla statliga myndigheter 2004-2005. Myndigheterna får ca. 6 månader på sig för att åtgärda bristerna Av checklistan för inspektioner framgår att man ska särkilt inspektera att alla arkivhandlingar är ordnade och förtecknade att det finns uppdaterade arkivförteckningar att det finns uppdaterade arkivbeskrivningar diarieföringen av handlingar Alla inspektionsrapporter kommer att läggas ut på arkivmyndighetens hemsida. Varför gör man nu detta? Om några år träder den nya lagen om hantering av allmänna handlingar i kraft. Den ställer helt andra krav på redovisning av arkiv. Då ska allt gammalt vara ordnat enligt det traditionella sättet, t.ex. serie A protokoll, serie C diarier osv. 4. De kommunala arkiven måste ordnas och förtecknas Stora insatser gjordes, bl.a. med landsarkivens hjälp, för att förteckna upphörda kommuners arkiv i samband med kommunsammanläggningen i början av 1970-talet. Därefter har många omorganisationer gjorts och många arkiv har levererats till kommunarkiven. Dessa handlingar är i många fall inte förtecknade, och där krävs stora insatser för att göra arkiven tillgängliga.
Anmälan Bli klar med din arkivredovisning Stockholm 2-3 februari 2005 16-17 mars 2005 Kursdeltagarens namn:... E-post:... Adress:... Postadress:... Tfn.... Kursdeltagarens namn:.... E-post:... Adress:...... Postadress:...Tfn.... Anmälan skickas till info@jurark.se, eller Jurark AB, Radiovägen 3, 135 48 Tyresö Sista dag för anmälan 5 januari 2005 De personuppgifter som anges ovan kommer enbart att användas för administration i samband med denna utbildning och därutöver för marknadsföring av nya utbildningar inom angränsande arbetsområden. Om du vill att uppgifterna skall tas bort eller om du vill ha ytterligare information, kontakta Jurark AB på ovanstående adress.