Förmedlande av säkerhetsinformation via Mittuniversitetets intranät

Räddningsverket Rapport CRS Rosersberg Magnus Svensson SmO-5 Box 4090 Kurs: Systematiskt säkerhetsarbete 195 04 Rosersberg Datum: 2007-01-15 Förmedlande av säkerhetsinformation via Mittuniversitetets intranät En beskrivning av tillvägagångssättet vid framtagandet av en fungerande informationskanal Handledare: Lennart Christiansson

Sammanfattning Denna rapport beskriver arbetet med framtagandet av en informationskanal där anställda och studenter vid Mittuniversitetet gavs möjlighet att ta del av säkerhetsavdelningens arbete. Vidare skulle de få förståelse för vilka åtgärder de skulle vidtaga vid en brand samt olika tips för att undvika en brandincident. Vid projektets start diskuterades det hur informationen skulle spridas. Det bestämdes att Mittuniversitetets egna nätverk skulle användas, ett så kallat intranät. Detta för att Mittuniversitetet finns på flera olika orter och det är svårt att få fram rätt information till rätt personer vid rätt tillfälle med andra typer av informationskanaler. Fördelarna som sågs med intranätet var framförallt det miljövänliga, billiga samt att det fungerar i realtid. Vidare är Mittuniversitetet framstående vad gäller informationsteknologi. För att få en uppfattning om hur andra universitet och högskolor har det ställt med säkerhetsinformationen, besöktes deras hemsidor. När detta var avklarat användes metoden brainstorming för att ta fram förslag på vad som borde finnas på sidan. Eftersom det inte fanns någon befintlig struktur att utgå ifrån, var även detta en del i brainstormingen. När sammanställningen av brainstormingen var klar påbörjades skrivandet av innehållet på den nya sidan. Texterna skrevs på ett enkelt sätt, för att skapa en övergripande förståelse. I fråga om strukturen på sidan kan ordet enkelhet även här användas. Kunskapsförmedlingens grundsten är rätt information som är enkelt tillgänglig när den behövs 1. När strukturen var klar och innehållet färdigskrivet, överlämnades materialet till en webbdesigner. Webbdesignern omvandlade i sin tur materialet till en webbsida. Sidan lades sedan upp som en testsida. Denna sida låg ute på intranätet men den hade inte samma adress som Mittuniversitetets officiella intranät. Då projektet kommit så långt utsågs en referensgrupp som fick prova sidan och lämna sina synpunkter på den. Det utfördes även intervjuer med personer från referensgrupper. Slutligen vägdes synpunkterna och intervjusvaren samman, vilket ledde till det slutliga resultatet av projektet. 1 Rhodiner M. (1999) Informationsstruktur och kunskapsförmedling, Räddningsverket. Sida 24. 1

Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Innehållsförteckning... 2 1 Inledning... 3 1.1 Allmänt... 3 1.2 Organisation... 3 2 Bakgrund och syfte... 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Syfte och frågeställningar... 4 2.3 Avgränsningar... 4 2.4 Disposition... 4 3 Litteraturgenomgång... 6 4 Metod... 7 4.1 Svårigheter... 7 5 Resultat... 8 5.1 Förberedelser... 8 5.2 Brainstorming... 8 5.3 Informationsinhämtning... 8 5.3.1 Struktur... 8 5.3.2 Innehåll... 9 5.4 Sammanställning av innehållet och strukturering... 9 5.5 Färdigställande av materialet... 10 5.6 Referensgrupp... 10 5.6.1 Synpunkter... 10 5.7 Åtgärder... 10 6 Diskussion... 11 6.1 Förberedelser... 11 6.2 Brainstormning... 12 6.3 Informationsinhämtning... 12 6.3.1 Struktur... 12 6.3.2 Innehåll... 13 6.4 Sammanställning av innehållet och strukturering... 13 6.5 Färdigställande av materialet... 14 6.6 Referensgrupp... 14 6.6.1 Synpunkter... 14 6.7 Åtgärder... 14 6.7.1 Vidtagna... 14 6.7.2 Ej vidtagna... 15 7 Slutsats... 16 Referenslista... 17 Bilaga 1... 19 2

1 Inledning 1.1 Allmänt Den 1 januari 2005 blev Mitthögskolan ett universitet. Mittuniversitetet, som det numer heter, är med andra ord ett väldigt ungt universitet. Mittuniversitetet finns utspritt på fyra orter i Sverige; Härnösand, Sundsvall, Örnsköldsvik och Östersund. Ingen av dessa orter kan betraktas som någon huvudort, där ledningen sitter, utan är alla fyra orter är värda lika mycket. Detta betyder att organisationen är utspridd över ett ganska stort geografiskt område. 2005 utbildades 15 000 studenter vid Mittuniversitetet, det var en ökning av antalet studenter med 6 % från föregående år. Antalet anställd personal vid universitetet uppgick till närmare 1 000 personer samma år. Universitetets omsättning uppgick till 794 miljoner kronor år 2005. 1.2 Organisation Rektorn för Mittuniversitetet heter Tomas Lindstein, han finns att hitta i Sundsvall. Prorektor, ställföreträdande rektor, finns placerad i Östersund. På skolan finns det ett antal institutioner, det är här som själva utbildningen sker. Det finns åtta institutioner och varje sådan har en egen chef, en prefekt. Vid sidan av institutionerna finns det bibliotek samt en förvaltning. Förvaltningens uppgift är att stötta institutionerna. Förvaltningen består av tio avdelningar. Exempel på avdelningar är: ekonomiavdelningen, fastighetsavdelningen och personalavdelningen. Under varje avdelning finns sedan olika underfunktioner. På fastighetsavdelningen finns t.ex. säkerhet, bildkonferens, lokalvård och vaktmästeri. Säkerhetsavdelningen på Mittuniversitetet består enbart av tvenne personer, en chef och en samordnare. Båda dessa personer har Östersund som sin stationeringsort. 3

2 Bakgrund och syfte 2.1 Bakgrund På Mittuniversitetet fanns det väldigt lite material om vad säkerhetsavdelningen arbetade med. Det lilla material som fanns låg ute på Mittuniversitetets hemsida. Materialet var dock svårt att hitta samt att det var dåligt strukturerat. Vidare var informationen inaktuell, då den sällan blev uppdaterad. Anledningen till denna brist på information berodde inte på att säkerhetsavdelningen inte arbetade, snarare på grund av att det inte fanns något vedertaget sätt att sprida den på. 2.2 Syfte och frågeställningar För att råda bot på denna informationsbrist startades ett projekt. Syftet med projektet var framförallt att studenter och personal skulle uppnå förståelse för vad säkerhetsavdelningen arbetade med samt hur den arbetade. Vidare skulle det vara möjligt att se vad som styrde arbetet. Det skulle även gå att få några enkla tips och råd om hur man själv kunde förebygga olika brandincidenter samt vad man borde göra vid en eventuell brand. Informationen skulle vara enkel att hitta och enkel att läsa. Med denna rapport som grund kan förhoppningsvis andra skolor, företag och organisationer på ett enklare sätt skapa liknande informationskanaler för att nå ut med sitt säkerhetsbudskap till sina anställda. Frågeställningarna under projektets gång var: - Vad vill anställd personal veta om säkerhetsarbetet på sin arbetsplats? - Vad vill studenter veta om säkerhetsarbetet på sin arbetsplats? - Bör allting vara tillgängligt för omvärlden eller bör tillgång endast ges på de interna sidorna? - På vilken nivå skall informationen ligga? - Vilken information anser säkerhetsavdelningen är viktig och bör nå ut till alla? - Finns det en generell arbetsmodell eller generella principer som kan tillämpas när man jobbar med informationsspridning på nätet? - Vilken styrning och vilken policy har skolans ledning i säkerhetsfrågor? 2.3 Avgränsningar Inriktningen under detta projekt var att på ett enkelt sätt beskriva Mittuniversitetets säkerhetsavdelning samt dess brandsäkerhetsarbete. Detta skulle göras för studenter och anställda inom universitetet. Sättet som informationen skulle spridas på var via Internet. Inhämtningen av information angående hur andra universitet och högskolor har beskrivit sitt säkerhetsarbete, avgränsades till tre större universitets och högskolors hemsidor. (Uppsala Universitet, Kungliga Tekniska Högskolan och Umeå Universitet). 2.4 Disposition Denna rapport behandlar hur ett projekt har fortskridit. I kapitel 3 ges en förklaring till vilken litteratur som använts. 4

I kapitel 4 beskrivs de metoder som har använts, samt de svårigheter som har upplevts med dessa. I kapitel 5 beskrivs de moment som projektet genomgått samt vad som gjordes under respektive moment. Momenten som projektet gick igenom var: - Förberedelser - Brainstorming - Informationsinhämtning - Sammanställande av innehållet och strukturering - Färdigställande av material - Referensgrupp - Åtgärder I kapitel 6 diskuteras det kring ovanstående moment. Här ges förklaringar till varför momenten genomfördes, vad den bakomliggande tanken var. Detta till skillnad från kapitel 5, där det enbart redovisas vad som gjordes. I kapitel 7 redovisas de slutsatser som projektet resulterat i. 5

3 Litteraturgenomgång Efter kontakt med både informationsavdelningen på Mittuniversitetet samt bibliotek framgick det att det var väldigt svårt att hitta någon rapport som beskriver ett liknande arbete. En studie som dock ansågs som intressant var Kommunens hemsida vid en kris av Heine och Liljeström 2. Denna studie beskriver, som titeln säger, vikten av att en kommun har en färdig struktur för att använda Internet vid en kris. Projektet som denna rapport behandlar handlar inte någon kommun, ej heller om ett kristillstånd. Trots detta får det anses att studien har varit till god hjälp. Anledningen är att den påpekar att enkelhet och tydlighet är viktigt samt tillvägagångssätt för hur hemsidan skall byggas upp efter dessa kriterier. Att studien vänder sig till kommuner anser jag inte påverkar användbarheten. Om en stor kommun kan använda sig av den, kan också en mindre organisation göra det. Studien Kommunens hemsida vid en kris gjordes 2002. 2 Heine S., Liljeström M. (2002) Kommunens hemsida vid en kris, Styrelsen för psykologiskt försvar. 6

4 Metod Den metod som användes under projektets början var brainstorming. Brainstormingen genomfördes enbart av undertecknad. Tillvägagångssättet var att tänka igenom hur projektet skulle fortskrida samt hur resultatet skulle se ut. Vidare skrevs alla tankar och idéer som uppstod ned. Utifrån punkterna som framkom skedde sedan informationsinhämtning. Inhämtningen av information skedde i form av besök på diverse hemsidor samt bibliotek. De hemsidor som besöktes tillhörde andra universitet och högskolor samt räddningstjänster. De hemsidor som besöktes var: - Uppsala Universitet. - Kungliga tekniska högskolan. - Umeå Universitet. - Räddningstjänsten Syd. - Södertörns Brandförsvarsförbund. För att ta del av Mittuniversitetets säkerhetsorganisation, lästes säkerhetspolicyn. I projektets slutskede användes en referensgrupp. Denna grupp fick lämna sina synpunkter samt att delar av den blev intervjuade. Referensgruppen bestod av: - Personal från informationsavdelningen. - Personal från institutionerna. - En projektledare inom webbaserat lärande. - Huvudskyddsombud samt skyddsombud. - Studerande. 4.1 Svårigheter På många hemsidor upplevdes det svårt att hitta någonting om säkerhetsarbetet. Anledningen till detta kan vara att: - Vissa universitet har all säkerhetsinformation på de interna sidorna, vilka inte kunde läsas av en extern gäst. - Många gånger måste besökaren veta hur organisationen är uppbyggd för att hitta säkerhetsavdelningens sida. Detta kan bidra till att det upplevs svårt att få tag på informationen. - Informationen om säkerhetsarbetet och då främst brandsäkerheten, finns helt enkelt inte utlagd för allmän beskådan. Informationen som fanns på biblioteken uppfattades som ålderstigen. Studier som var närmare 30 år ansågs som inaktuella, då det hänt en hel del med informationsförmedlingen de senaste tio åren. 7

5 Resultat I detta kapitel beskrivs hur projektet har fortskridit samt vilka moment som genomförts. 5.1 Förberedelser När målet med projektet, att säkerhetsinformationen skall finnas enkel och lättillgänglig för såväl anställda som studenter, diskuterade jag tillsammans med min handledare hur detta skulle genomföras. Information kan idag spridas på en mängd olika sätt, alla har sina för- och nackdelar. För att avgränsa projektet bestämdes att Mittuniversitetets intranät var det forum vi skulle använda. 5.2 Brainstorming Då målet med projektet fastställts samt valet av informationskanal bestämts, användes metoden brainstorming. Inför brainstormingen ställdes frågorna: - Vad var viktigt att läsa på säkerhetsavdelningens sida angående dess organisation, uppbyggnad och arbetssätt? - Vad var viktigt att läsa angående brandsäkerheten på Mittuniversitetet? - Vad var viktigt att veta angående handlande vid en brand? - Vilka tips och råd, för att undvika en brand, kan vara nyttigt att känna till? Utifrån de punkter som framkom under brainstormingen 3 inhämtades sedan information. 5.3 Informationsinhämtning 5.3.1 Struktur För att få en uppfattning om hur andra universitet och högskolor löst sin information om säkerhetsarbetet besöktes deras hemsidor. I detta skede koncentrerades det på hur strukturen på hemsidan var uppbyggd. Vissa sidor var bättre än andra, bättre i det avseendet att det var lätt att hitta på sidan och strukturen enkel att förstå. Den sida som ansågs bra var: - Uppsala Universitets hemsida 4 Anledningen till att denna sida ansågs som bra var för att innehållet på denna sida var enkel att hitta samt att texten var skrivet på ett enkelt sätt. De sidor som ansågs mindre bra var: - Kungliga Tekniska Högskolans hemsida 5 - Umeå universitets hemsida 6 Anledningen till att KTHs sida ansågs som mindre bra var för att det fanns länkar till säkerhetssidorna men som extern gäst gavs det ej tillträde dit. Umeå Universitetets sida hade mycket information, dock var denna inte strukturerad vilket gjorde det svårt att hitta på sidan. 3 Se bilaga 1 4 www.uu.se 5 www.kth.se 6 www.umu.se 8

5.3.2 Innehåll När upplägget av strukturen börjat klarna, började inhämtningen av innehållet. Det utgicks då från de punkter vilka framkommit under brainstormingen, samt önskemål från säkerhetschefen. Det säkerhetschefen ansåg vara viktigt att nå ut med var att visa att säkerhetsavdelningen fanns, samt inom vilka områden den var verksam. Vidare ansågs det viktigt att visa vad som styrde avdelningens arbete. Eftersom syftet med projektet dels var att beskriva säkerhetsavdelningen och dess brandsäkerhetsarbete, dels att beskriva vad som borde göras vid en brand och tips på hur en brand kunde undvikas, delades det på dessa områden. För att få reda på information angående säkerhetsavdelningens organisation och styrning, intervjuades bl.a. säkerhetschefen Bo Ekwärn. Vidare lästes även Mittuniversitetets säkerhetspolicy samt olika organisationsbeskrivningar. Mittuniversitetets säkerhetspolicy har inte blivit reviderad på närmare tio år. Detta har fått till följd att vissa delar av den inte var aktuella. Med hjälp av säkerhetschefen har dock organisationen kunna fastställas. För att få reda på informationen angående brandsäkerhetsarbetet på universitetet granskades det systematiska brandskyddsarbetet samt den skriftliga redogörelsen som fanns. I fråga om vad som bör göras vid en eventuell brand samt olika tips och råd för att undvika en brandincident kontrollerades ett antal räddningstjänsters hemsidor. De sidor som här ansågs vara bra var: - Räddningstjänsten Syds hemsida 7 - Södertörns Brandförsvarsförbunds hemsida 8 Dessa två sidor uppfattades som bra för att de hade många tips och råd för hur en brand kunde undvikas i olika situationer samt vad som borde göras vid en brand. Tipsen var korta och konkreta och skrivna på ett enkelt sätt. 5.4 Sammanställning av innehållet och strukturering När informationsinhämtningen var avklarad börjades sammanställningen och struktureringen. Heine och Liljeström skriver i sin studie att enkelheten är mycket viktig på en hemsida. Ett bra mått kan vara att det maximalt skall behövas tre klick innan du skall ha hittat det du vill. Vidare är det viktigt att sätta på sig användarens glasögon, vad vill han/hon veta? Dock handlade det inte bara om vad mottagaren ville veta, utan även om vilket budskap säkerhetsavdelningen ville nå ut med. Efter kontakt med informationsavdelningen framgick det att det inte fanns något vedertaget sätt att arbeta på vid uppbyggnaden av en webbplats, hur strukturen skall vara o.s.v. Ofta, men inte alltid, kan en hemsida liknas vid ett träd, där första sidan är stammen. Denna sida beskriver övergripande vad hemsidan handlar om. Från första sidan går det sedan att ta sig utåt, mot grenarna. Samtidigt som du går mot grenarna, blir texten även mer detaljerad. 7 www.rsyd.se 8 www.sbff.se 9

5.5 Färdigställande av materialet Då strukturen var fastställd och innehållet skrivet lämnades materialet över till Johan Arvidsson. Johan tillhör Mittuniversitetets informationsavdelning och är projektledare för Mittuniversitetets hemsida. Materialet lades ut på en testsida. Testsidan hade en egen adress som skiljde sig från Mittuniversitetets officiella hemsida 9. 5.6 Referensgrupp När testsidan var färdigställd och utlagd på intranätet, skickades ett brev ut till en utsedd referensgrupp. I brevet som skickades ut stod instruktioner om tillvägagångssätt för att nå sidan samt ett sista datum för inlämnande av synpunkter. Referensgruppen bestod av åtta personer och var en blandning av både studenter och anställda. Förutom att bedöma sidan, fick referensgruppen en förfrågan på vad de ansåg vara viktig information om säkerhetsavdelningen samt brandsäkerhet. 5.6.1 Synpunkter De synpunkter som kom från referensgruppen var: - För att väcka intresset bör de konkreta tipsen i att undvika en brand visas redan på första sidan. - I webbläsaren bör det inte öppnas nya dokument, i möjligaste mån bör webbläsarens gränssnitt användas. - Det bör finnas en beskrivning på hur ett handlingsprogram tas fram. - Viktiga rubriker bör blinka för att väcka uppmärksamhet. - Informationen bör finnas på flera språk. - Vissa grammatiska synpunkter framkom. På frågan om vad som var viktigt att kunna läsa om säkerhetsavdelningen och brandsäkerhet skiljde det ingenting i vad studenter och de anställda ville veta. Det som båda grupperna ansåg vara viktigt var det konkreta; vad skall göras vid ett larm. Även hur larmet gick ut ansågs vara viktigt, var det en siren, ett talat meddelande eller ringde det i telefonen? Att läsa om hur organisationen på säkerhetsavdelningen vad ordnad samt vad som styrde arbetet ansågs vara mindre viktigt. 5.7 Åtgärder Utifrån de synpunkter som framkom vidtogs en del åtgärder. De åtgärder som vidtogs var: - Webbläsarens gränssnitt användes i större utsträckning. - Beskrivningar på hur ett handlingsprogram tas fram lade ut. - De grammatiska felen åtgärdades. 9 www.miun.se 10

6 Diskussion När jag började min praktik på Mittuniversitetet insåg jag att många ur personalen inte visste att det fanns en säkerhetsavdelning eller vad den arbetade med, detta var naturligtvis olyckligt. För den enskilde innebar det att han/hon kunde gå miste om viktig information. För säkerhetsavdelningen innebar det svårigheter med att nå ut med sitt budskap. För att motverka ovanstående problem var det av stor vikt att få en fungerande informationskanal, där både studenter och personal har tillgång till samma information. För att säkerhetsinformation skall komma ut till samtliga anställda och studenter var ett alternativ att skicka e-post. Med tanke på antalet personer som detta brev skulle nå ut till (ca 16 000 personer) fick detta alternativ beskrivas som mycket svårhanterligt. Att skicka vanliga papper fick ses som ett både kostsamt och icke miljövänligt tillvägagångssätt. Ett annat alternativ för att nå ut med sitt budskap var att prata med alla personer. Detta alternativ får betraktas som bra, då du får en dialog med mottagaren. Nackdelen med alternativet var att det är väldigt tidskrävande samt att alla mottagare måste vara samlade, vilket är mycket svårt. Därför fick det betraktas som i det närmaste ogenomförbart. För att utforma en fungerande informationskanal, där både studenternas och de anställdas synpunkter tillvaratogs, startades ett projekt. Detta kapitel beskriver varför momenten har utförts som de gjorts. 6.1 Förberedelser Anledningarna till att intranätet var det verktyg som användes var flera. Fördelarna jag och min handledare såg var: - Miljövänligheten. - Att informationen finns tillgänglig för samtliga i den stund du lägger ut den. - Kostnaden. Intranätet är i princip kostnadsfritt, då grundstommen redan finns och används. - Att det idag är en etablerad informationskanal. En stor del av användandet är också i syfte att få information 10. - Att anställda och studenter på Mittuniversitetet har goda möjligheter till åtkomst av både datorer och intranätet. - Att användaren bestämmer själv när informationen ska läsas. Detta är bra då en människa är mer mottaglig för information då hon vill ta till sig något 11. Dock kan detta också vara en nackdel. Eftersom användaren kan läsa informationen när han/hon vill, är det svårt att få en bekräftelse att det är gjort. Ibland kan viss information vara viktig att studenterna och personalen får ta del av på en gång. Exemplet på det kan vara att brandlarmet måste testas på grund av teknisk service. Om ingen tagit del av denna information, kan det leda till att en utrymning genomförs. Onödiga brandlarm är alltid olyckliga, då det kan få till följd att människorna inte tar larmet på allvar nästa gång. Självklart har intranätet även sina begränsningar. Om det skulle uppstå ett strömavbrott är det t.ex. svårt att använda sig av denna kanal. 10 Sveriges Internetbarometer 2005 11 Pedagogiska grunder (2000) Försvarsmakten. Sida 390. 11

6.2 Brainstormning Metoden brainstorming användes för att den ansågs bra. Detta eftersom en tanke som tänkts inte kan göras otänkt 12. Projektet upplevdes något diffust i sin början. Det fanns ett mål, dock var vägen dit okänd. Att då använda metoden brainstorming var mycket lyckad, eftersom idéerna då fick flöda fritt. När sedan struktureringen av alla idéer var gjord, hade bilden av hur resultatet skulle nås klarnat betydligt. Denna metod är mest effektiv då den används i grupp, då alla i gruppen ser problemet från sitt egna perspektiv. Att använda den ensam fungerar också, men den stora fördelen med metoden går dock om intet. 6.3 Informationsinhämtning 6.3.1 Struktur Utgångspunkten för besöken på de olika universitetens hemsidor var att inte behöva ha någon förkunskap i dess organisation för att hitta informationen. Det framgick snabbt att detta var väldigt svårt. För att komma fram till säkerhetsavdelningens sida var det tvunget att först lära sig hela organisationsuppbyggnaden. Detta var generellt för samtliga sidor, även den som ansågs bra. När säkerhetsavdelningens sida hade hittats, kontrollerades hur denna var uppbyggd och vad som stod på den. Här var det svårt att få en uppfattning om vad avdelningen arbetade med. På en sida fanns universitetets systematiska brandskyddsarbete (SBA) utlagt, men ingen förklaring av vad ett SBA var för något. Jag anser att en förklaring borde finnas, är tanken att alla ska kunna läsa ett dokument ska alla också förstå vad det är de läser. Är tanken däremot att inte alla skall läsa dokumentet, bör det heller inte ligga tillgängligt för alla. Det är mycket svårt att få en bra struktur på en hemsida. Anledningen till detta är för att det logiska för en person, inte alls behöver vara logiskt för en annan. Dessutom krävs det ofta förkunskaper för att se det logiska. Trots att säkerhetsavdelningens sida inte var en egen hemsida utan bara var en del i en, användes trädmodellen. D.v.s. på den inledande sidan beskrevs säkerhetsavdelningens arbete väldigt övergripande. Från denna sida gick det sedan att ta sig utåt, till mer detaljerande beskrivningar. Eftersom många, både studenter och ur personalen, inte visste att en säkerhetsavdelning fanns på Mittuniversitetet, visste de inte heller var den fanns rent organisatoriskt. Att då lägga upp viktig information på ett ställe där inte alla hittar den skulle vara olyckligt. Det diskuterades med informationsavdelningen angående ingången till sidan. Samtliga var positiva till att lyfta upp den till en mer allmän nivå, vilket även gjordes. Nu ses ingången direkt på första sidan av intranätet. Universitetets informationspolicy samt dess säkerhetspolicy säger att informationen om universitetet skall vara öppet för alla. Viss information skall inte vara öppen, men då skall den vara sekretessbelagd och skyddas av lagen. Att ingången till sidan hamnade på intranätet istället för Internet har ingenting att göra med att något inte bör visas för allmänheten, den hamnade där enbart på grund av att den passade bättre där. 12 Pedagogiska grunder (2000) Försvarsmakten. Sida 435. 12

6.3.2 Innehåll Eftersom det tidigare framgått som oklart att det fanns en säkerhetsavdelning samt vad den arbetade med ansågs det viktigt att beskriva den på ett väldigt enkelt sätt. Detta skulle även göras i ett tidigt skede på sidan. Vidare ansågs det viktigt att visa bilder av personalen på säkerhetsavdelningen, för att ge mottagarna ett ansikte att referera till. I fråga om brandsäkerhetsarbetet på universitetet var det viktigt att beskriva vikten av brandsäkerhet. För att skapa en intresseväckare användes statistik på inledningen till denna sida. Statistiken som användes var från Svenska Brandskyddsföreningen 13. Där beskrevs antalet bränder under 2005, vad dessa kostat samt hur många som resulterat i dödsbränder. Vidare beskrevs i hur många av dödsbränderna ett fungerande brandlarm saknades. Denna statistik kan kanske tyckas vara oväsentlig i just detta sammanhang, då dödsbränderna till största delen sker i hemmet 14. Anledningen till statistiken var att skapa en tankeställare, hur viktigt det var med ett fungerande larm. Om en person skaffar sig ett brandlarm i hemmet till följd av informationen på Mittuniversitetets sida, anser jag att en stor vinst är gjord. Efter den inledande statistiken, gick det att gå vidare till vad som styr brandskyddsarbetet. Här beskrevs lagen om skydd mot olyckor på ett väldigt enkelt sätt samt vad ett systematiskt brandskyddsarbete var för något. För den som önskade läsa lagtexter fanns det länkar till dessa upplagda. Mittuniversitetets skriftliga redogörelse gick även att ta del av här. Under brandsäkerhetsinformationen fanns det också beskrivet vilka åtgärder som bör vidtagas vid dels ett brandlarm, dels upptäckt av en brand. Vidare fanns alla Mittuniversitetets återsamlingsplatser utmärkta på kartor. Denna information fanns främst till för receptionspersonalen på universitetet. Vid ett antal brandövningar har det ringt en hel del människor till telefonväxeln, dessa har frågat vad som stått på. Om personalen inte kunnat svara på det, kan de nu enkelt beskriva vilka åtgärder personerna som ringer bör vidtaga. Dessutom kan de exakt säga till vilken plats personen skall gå, vilket de inte har kunna göra förr då det inte funnits något samlat dokument av återsamlingsplatser. På brandsäkerhetssidorna var det även möjligt att få olika tips och råd. Dessa tips vände sig till alla och beskrev olika situationer som kan inträffa utanför arbetet eller studielokalen. Exempel på situationer var brand på nattklubb, brand på köpcenter och brand i bostad. Även här var tanken att inte bara se till brandsäkerheten under arbetstid, utan även under fritid. Kan ett olycksfall undvikas är det ett plus för samtliga, oavsett var informationen kommer ifrån. 6.4 Sammanställning av innehållet och strukturering När strukturen på sidan var klar, sattes det skrivna materialet in i denna. Som tidigare skrivits gällde det att utgå från hur användaren skulle vilja ha det. Hittills hade jag enbart utgått från hur jag, med viss hjälp av informationsavdelningen, hade velat ha informationen. Det var först när testsidan lades ut och referensgruppen sagt sitt som jag skulle få reda på om jag tänkt rätt. Anledningen till att det inte först togs in synpunkter på innehåll och struktur från en referensgrupp, var för att jag ansåg att det var lättare för referensgruppen att komma med 13 Brandskadeåret 2005, Svenska Brandskyddsföreningen 14 Brandskadeåret 2005, Svenska Brandskyddsföreningen 13

synpunkter på något som redan fanns än att ge förslag på något man inte visste så mycket om. Nackdelen med detta tillvägagångssätt kan vara att referensgruppen blev färgad av mitt synsätt och gjorde det lätt för sig genom att säga att det såg bra ut. Jag vill dock tro att studenter samt personal på ett universitet är källkritiska och inte vill göra det lätt för sig själva när möjlighet till påverkan finns. 6.5 Färdigställande av materialet Då Johan Arvidsson fick materialet ändrade han vissa detaljer han ansåg behövde ändras. Detta var detaljer som gjorde det lättare för användaren. Istället för att ett enda ord skulle vara en länk, länkade han flera ord. På detta sätt blev det svårare att missa länken. 6.6 Referensgrupp Referensgruppen valdes ut med tanke på deras arbetsuppgifter och bakgrund. Gruppen bestod av åtta personer. Givetvis hade det varit bättre om referensgruppen hade varit större, då hade fler synpunkter inkommit. Valet av storleken på gruppen berodde huvudsakligen på att tiden för sammanställande av synpunkterna var begränsad. Det upplevdes svårt att få synpunkter från många studenter och anställda vid Mittuniversitetet. Varför är givetvis svårt att svara på. En förklaring kan vara att alla hade fullt upp med sina ordinarie sysslor. Då är inte säkerhet och då främst brandsäkerhet, något som ägnas någon större uppmärksamhet 6.6.1 Synpunkter Synpunkterna från referensgruppen var mycket positiva. Överlag var åsikten att sidan var mycket bra innehållsmässigt samt att den var lätthanterlig. Vidare var åsikten att informationen var skrivet på ett sätt vilket gjorde det enkelt att förstå, även för en person som inte var insatt i säkerhetsfrågor. Allt detta sammanräknat gjorde att informationen upplevdes lättillgänglig 15. Att svaren på frågan vad som var viktigt att läsa om säkerhetsavdelningen och brandsäkerhet inte skiljde sig mellan studenter och anställda var ganska väntat. Studenter på ett universitet är vuxna och ska enligt arbetsmiljölagen betraktas som arbetstagare, vilket de också gör. Det är dock olyckligt att varken studenter eller anställda vet hur brandlarmet låter. Det kan vara ett bevis på att brandsäkerhetsinformationen har varit dålig till båda grupperna. En student har kanske inte varit på universitetet så länge och vet därmed inte hur larmet låter. Detta är olyckligt, men det kan eventuellt förklaras med att det inte varit någon brandövning den senaste tiden. Att däremot en anställd som arbetat på universitetet i 20 år inte vet hur larmet låter är svårare att förklara. 6.7 Åtgärder 6.7.1 Vidtagna De vidtagna åtgärderna var resultatet av de sammanvägda synpunkterna. Eftersom vissa synpunkter gick tvärtemot vad andra synpunkter sade, gällde det till att kompromissa. Säkerhetschefens röst fick här väga tungt. 15 Höglund L., Persson O (1985) Information och kunskap, INUM. Sida 86. 14

På synpunkten angående om texten skulle öppnas i webbläsaren eller som ett nytt dokument, bestämdes att webbläsaren skulle användas. Anledningen till att visa texten i ett nytt dokument var att det kunde vara jobbigt att läsa texten i webbläsaren. Anledningen till att inte öppna ett nytt dokument var att alla inte har det program som behövs. Med denna motivering användes webbläsarens gränssnitt. En beskrivning på hur ett handlingsprogram tas fram presenterades. Detta lades ut i form av en bra rapport vilken tidigare gjorts på universitetet. De grammatiska felen rättades till, detta ledde till att informationen blev mer lättläst och läsningen mer aktiv. 6.7.2 Ej vidtagna Den synpunkt där de konkreta tipsen skulle visas på första sidan mottogs positivt av samtliga. Dock skedde att bakslag här. Eftersom det skulle bli för mycket text att visa samtliga tips var ett förslag att visa ett tips åt gången. Denna textmassa skulle sedan bytas ut automatiskt med jämna intervaller, för att sidan inte skulle bli så statisk. Denna teknik var inte möjlig i dagsläget, eventuellt skulle det gå att göra i framtiden. Det skulle vara möjligt att manuellt gå in och ändra på texten. Detta ansågs dock vara opraktiskt med risken att sidan upplevdes statisk och tråkig. Det bestämdes då att vänta med denna åtgärd till dess att tekniken fanns på Mittuniversitetet. I fråga om de blinkande rubriker gällde även här som med föregående synpunkt, det var inte tekniskt möjligt. Även i detta fall bestämdes att vänta med denna åtgärd till framtiden. Att säkerhetsinformationen bör finnas på engelska var alla överens om, då många av Mittuniversitetets studenter kommer från andra länder. Vilka delar som skall finnas på annat språk skall beslutas av säkerhetschefen. 15

7 Slutsats I dagens samhälle, som ibland kallas för informationssamhället, finns det väldigt mycket information. Internet gör det möjligt att i princip läsa vad som helst, när som helst. Eftersom tillgången på information är så stor idag, har det fått till följd att människor väldigt snabbt skaffar sig en uppfattning om innehållet är bra eller dåligt. Det gäller alltså att i ett tidigt skede göra informationen intressant. Detta görs lättast genom att skriva den på ett kort och koncist sätt. För personer som dagligen arbetar med säkerhet är säkerhet en naturlig del i vardagen, vi tycker att det är viktigt. För personer som inte arbetar med säkerhet kan det vara något abstrakt det inte ägnas så mycket tid åt. Ett påstående som en anställd myntade är ganska beskrivande: Säkerhet är något man inte tänker på i förväg, det är först efter att något hänt man börjar fundera. Spridning av säkerhetsinformation till olika människor i en organisation kan i princip liknas med att övertala folk att läsa vår information framför ett berg av information. Hur ska då detta gå till? Under detta projekt har jag kommit fram till att ett ord är otroligt viktigt när det gäller all sorters informationsspridning, detta ord stavas enkelhet. Om informationen är enkel att hitta och enkel att läsa kommer fler att ta del av den. Vidare är det viktigt att informationen utgår från vad användaren vill veta. Här uppstår då en annan svårighet. Det är svårt att fråga folk vad de vill veta om säkerhet, då de inte tänker så mycket på det. För att sammanfatta mina erfarenheter från detta projekt; att tvinga människor att läsa en viss information är svårt. Det man kan göra är att ge dem en bättre möjlighet till att ta del av den. Detta kan göras genom att låta informationen vara lättillgänglig, skriva den på ett enkelt sätt samt skriva om sådant som användaren vill läsa om. 16

Referenslista Böcker Pedagogiska grunder. (2000) Stockholm, Försvarsmakten. Heine S., Liljeström M. (2002) Kommunens hemsida vid en kris, Styrelsen för psykologiskt försvar. Rhodiner M. (1999) Informationsstruktur och kunskapsförmedling, Karlstad, Räddningsverket. Höglund. L., Persson O. (1985) Information och kunskap, Umeå, INUM Mittuniversitetets säkerhetspolicy Mittuniversitetets informationspolicy Elektroniska källor Umeå Universitetet, http://www.umu.se/umu/lokal/verksamhet/brandskydd/index.htm Kungliga tekniska högskolan, http://www.kth.se/internt/sakerhet/ Uppsala Universitet, http://info.uu.se/uadm/dokument.nsf/sidor/6e34bfe6282da7edc1256ffe004f1189?open Document Svenska Brandskyddsföreningen, Brandskadeåret 2005, http://www.svbf.se/a4_press/bilder/brandskadearet_2005.pdf Södertörns brandförsvarsförbund, http://www.sbff.se/l_templates/page.aspx?id=2379 Räddningstjänsten Syd, http://www.rsyd.se/brandsakerhet Sveriges Internetbarometer 2005, Nordicom- Sverige. Nr. 2, 2006 http://www.nordicom.gu.se/common/publ_pdf/230_inetbar%202005%20arbetsunderlag_200 5.pdf Personlig kommunikation Intervju Ekwärn B. (2006-11-23) Arvidsson J. (2006-12-01) 17

Röjde A. (2006-12-07) Aronsson L. (2006-12-08) [telefonintervju] E-post Engman V. (2006-12-07) Angående: Utvärdering av hemsidan 18

Bilaga 1 Punkter som framkom under brainstormingen. Vad är säkerhet? Vad säger lagen? Statistik Incidentrapportering Vad är systematiskt brandskyddsarbete? Vad är en skriftlig redogörelse? Hur ser ovanstående två punkter ut på Mittuniversitetet? Utbildningar Styrande dokument LIA Rapporter från gamla LIA-elever Senaste nytt Tips och råd, hur undvika en brand? Organisation Varför brandsäkerhet? Länkar Varna Rädda Larma Släck Utrym Återsamlingsplatser Struktur. Finns det något vedertaget sätt? 19