Handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i Västra Götalandsregionen 2016

Västra Götalandsregionen 1 (10) Handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i Västra Götalandsregionen 2016 1 Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november 2015 1.1 Nuläge för införda vårdförlopp a) Beskriv läget för de fem SVF som infördes 2015 utgå från det som skett efter att 2015-års rapport lämnades in senast den 1 november 2015. Efter 2015-års rapport lämnades in har berörda verksamheter med stort engagemang jobbat vidare med att utveckla sina processer och ledtider. Vid besök hos de största förvaltningarna innan jul gavs många exempel på detta arbete, exempelvis test av one-stop-clinic lösningar, alternativ organisering av patologiverksamhet och hantering av obokade tider. Ett stort arbete har också skett med att kvalitetsgranska den information som registrerats i det patientadministrativa systemet ELVIS för uppföljning av ledtider. Vidare arbete har skett med att utveckla rapporter för uppföljning av ledtider för olika intressenter som är involverade i SVF-arbetet, exempelvis uppföljning av enskilda patienter för koordinatorer samt mer övergripande rapporter för ledningsgrupper och förvaltningsledningar. b) Om uppföljning i de patientadministrativa systemen och rapportering till SKL:s nationella databas, koordinatorsfunktion eller obokade tider inte är på plats för samtliga SVF, vilka åtgärder kommer VGR att vidta för att färdigställa detta? Uppföljning, koordinatorer och obokade tider infördes för samtliga vårdförlopp 2015 i och med uppstarten av dessa den 1 september. I samband med detta påbörjades också registrering av SVF-patienter i det patientadministrativa systemet ELVIS för samtliga förlopp. Första rapporten skickades till SKLs nationella databas den 27 november och omfattade samtliga aktuella förlopp. För de privata enheterna som inte har tillgång till ELVIS är planen att under år 2016 arbeta för att utveckla en lösning som gör det möjligt även för dem att rapportera ledtider för sina patienter. 1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete Har VGR:s erfarenheter av implementeringen 2015 lett till förändringar i upplägget inför 2016 och i så fall på vilket sätt? Utfallet av 2015 års arbete var mycket gott, exempelvis koordinatorsutbildningar, primärvårdsdagar, samverkan med förvaltningar och patientföreträdare. 2016 års arbete kommer därför att bygga vidare på detta arbetssätt men utveckla det ytterligare. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-02-12 2 (10) Skillnaden kommer vara det ökade antalet diagnoser år 2016 jämfört med 2015, och därigenom antalet involverade organisatoriska enheter och patienter som berörs. Detta förenklas dock till viss del av att standardiserade vårdförlopp också är mer känt. Har VGR erfarenheter som ni vill föra vidare gällande den nationella definitionen av välgrundad misstanke i något av SVF? AML: Önskvärt att ALL startats upp i SVF samtidigt då patientgrupper och handläggning är likvärdig. Prostata: En stor grupp män med välgrundad misstanke om prostatacancer har lämnats utanför förloppet, dvs män utan symptom med förhöjt PSA men under 10. De bör utredas snabbt och har högre risk för att ha prostatacancer än män med motsvarande PSA-värden som har symptom. Generella synpunkter/info: o Direktiven till primärvården om vilka som ska remitteras för SVF bör vara så enkla som möjligt. Därför exempelvis olyckligt med olika tider för remiss från primärvård för olika diagnoser (t.ex. prostatacancer 3 dagar och blåscancer 1 dag). o Av ca 1100 avslutade SVF-förlopp i VGR under september till december har 201 patienter fått cancerdiagnos och startat sin första behandling. Detta innebär att ca 20% av de patienter som ingått i förloppen fått den cancerdiagnos som de utretts för. Variationen är dock stor mellan de enskilda förloppen, där AML har högst andel av de inremitterade patienter i förloppet som fått avsedd cancerdiagnos och cancer i urinblåsa och urinvägar har lägst andel. Många patienter som utreds inom förloppen har ej cancer. Det finns en oro för att patienter blir onödigt uppskrämda av informationen att de skall utredas för cancermisstanke. 1.3 Antal avslutade patienter Hur många patienter har genomgått och avslutat (påbörjat behandling eller avslutat av annan anledning) de SVF som implementerades 2015 fram till och med den 31 januari 2016? Redovisa antal uppdelat på kön. Patienter anses ha genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF, t.ex. genom start av behandling. I Västra Götalandsregionen har totalt 1472 patienter genomgått och avslutats i de standardiserade vårdförloppen under tidsperioden 1 september 2015 till den 31 januari 2016. De fördelas enligt nedan: Vårdförlopp Män Kvinnor AML 9 12 Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna 481 357 Huvud- och halscancer 103 75 Matstrups- och magsäckscancer 17 7 Prostatacancer 411

Datum 2016-02-12 3 (10) 1.4 Överföring av information Hur har VGR löst frågor gällande överföring av information om uppföljningsdata när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF? a) Hur har VGR arbetat med frågan hitintills? b) Vilka vidare åtgärder tänker ni vidta för att informationsöverföringen ska fungera under 2016? Överföring av patienter sker på vedertaget sätt med remiss som vid behov kompletteras med personlig kontakt mellan koordinatorer. Det gäller både vid överföringar av patienter från och till VGR. Remisserna, märkta med SVF, rätt KVÅ-kod samt datum för välgrundad misstanke faxas till respektive remissmottagare. För att ytterligare förenkla överföringen av uppföljningsdata när patienter tas emot från andra landsting/regioner arbetar VGR även med att ta fram alternativa lösningar för detta. De alternativa lösningarna utreds utifrån flera perspektiv, t ex vilka tekniska och juridiska möjligheter/hinder som sådana lösningar medför. Ett av de alternativ som utreds är en pilotversion av ett arbetsverktyg för SVF-patienter utformat för koordinatorer och verksamhetsutveckling som tagits fram kopplat till kvalitetsregistret för prostatacancer. Detta för att ge en enklare överblick för koordinatorerna över deras patienter, för att förenkla uppföljning av delledtider i vårdförloppen samt möjliggöra bättre uppföljning av patienter över organisatoriska gränser. Detta verktyg skulle potentiellt även kunna användas för uppföljning av patienter över landstingsgränser. Från Region Halland till VGR överförs för närvarande patienter inom två av vårdförloppen, huvud-halscancer samt matstrups- och magsäckscancer. När 2016 års förlopp startas upp kommer antalet patienter och diagnoser som berörs att öka betydligt. Samarbetet med införandeorganisationen för SVF i Halland kommer därför att fördjupas under året och uppföljning kommer också ske gällande registreringen av dessa patienter. 2 Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016 För närvarande finns 12 fastställda SVF för införande 2016. SVF för malignt melanom kommer att fastställas under våren och ska ingå i de 13 SVF som ska vara införda senast den 1 november 2016. 2.1 Tidplan för införande a) När planerar VGR att koordinatorsfunktion för de nya SVF ska vara i drift? b) När planerar VGR att obokade tider för de nya standardiserade vårdförloppen skall vara i drift? c) När planerar VGR att börja inkludera patienter i respektive SVF? Vårdförloppen 2016 har delats upp i två grupper med olika starttidpunkter. Bakgrunden till detta är att ge bättre startförutsättningar för organisatoriska enheter som är involverade i flera av förloppen, exempelvis bild- och funktionsmedicin samt kirurgi.

Datum 2016-02-12 4 (10) Vid uppstart av förloppen skall patienter utredas enligt SVF, koordinatorer och lokala processledare ska vara utsedda och obokade tider vara i drift samt skall patienterna registreras som SVF-patienter i det patientadministrativa systemet ELVIS för uppföljning av ledtider. Datum för uppstart av förloppen har bestämts utifrån att: Förvaltningarna skall ha haft möjlighet att utse koordinatorer och lokala processledare samt antal obokade tider som behövs. Kontaktuppgifter till koordinatorerna skall också finnas tillgängliga för primärvården för inremittering av patienter. Nyckelpersoner på förvaltningarna skall ha haft möjlighet att gå SVF-kurs och/eller delta i lärandeseminarium för sin diagnos för att få bättre kunskap om till exempel bakgrunden till den nationella satsningen, de olika rollernas ansvar, instruktioner gällande registrering av patienter i det patientadministrativa systemet samt ta del av patientberättelser och nulägesanalyser. Primärvården och privata aktörer skall ha haft möjlighet att ta del av information om vilka kriterier som ligger till grund för välgrundad misstanke för de olika diagnoserna och förloppens innehåll så att patientens vård blir likvärdig oavsett vilken enhet den vänder sig till i Västra Götalandsregionen. Baserat på ovanstående har beslut fattats om datum för uppstart av förloppen enligt nedan. Måndagen den 4 april startas följande förlopp upp: Bröstcancer Bukspottkörtelcancer Cancer i galla och gallvägar Levercancer Lymfom Myelom Äggstockscancer Måndagen den 2 maj startas följande förlopp upp: Cancermisstanke vid allvarliga, diffusa symtom Cancer utan känd primärtumör (CUP) Lungcancer Maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Malignt hudmelanom (förutsatt att vårdförloppet är beslutat innan detta datum) För hantering av patienter med cancermisstanke vid allvarliga, diffusa symptom har beslut tagits i VGR att starta upp 5 Diagnostiska center under 2016. 2.2 Stöd till utvecklingsarbete a) Hur avser VGR att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med införandet av välgrundad misstanke i primärvården?

Datum 2016-02-12 5 (10) Då primärvården utgör en mycket viktig del i arbetet med de standardiserade vårdförloppen planerar vi, liksom under år 2015, att informera och samverka med primärvården via flera olika informationskanaler. I detta arbete har vi stor hjälp av de representanter från primärvården som utgör en del av projektgruppen för införandet av standardiserade vårdförlopp i VGR. Förutom information i nyhetsbrev riktade till primärvården så planerar vi även att med hjälp av våra regionala processägare spela in informationsfilmer om respektive förlopp. Detta omfattar exempelvis information om symtom och fynd, vad remissen skall innehålla för information samt vilka enheter i regionen som erbjuder vård inom de enskilda förloppen. De bildspel som tas fram för detta syfte kommer också att tillsammans med annat relevant material ligga till grund för 6 informationsdagar till primärvården som arrangeras av förvaltningarna (SU och SÄS vardera 2 tillfällen, och NU samt SkaS arrangerar vardera 1 tillfälle) i samverkan med RCC Väst. Vid dessa tillfällen finns även möjlighet till direkt informationsutbyte mellan specialister och allmänläkare. Därutöver informeras om lokala rutiner gällande exempelvis remissmottagare på de olika enheterna som är av intresse för allmänläkare i dessa förvaltningars upptagningsområde. En viktig källa för primärvården gällande information om de standardiserade vårdförloppen är RCC Västs hemsida. Denna uppdateras och omvandlas kontinuerligt för att på bästa sätt säkerställa att senaste information blir lätt tillgänglig för alla intressenter. RCC Väst tillhandahåller i dagsläget också primärvården med information om koordinatorer för de enskilda förloppen på alla förvaltningar i VGR och Halland på sin hemsida. Under året kommer dialog att föras med förvaltningarna om detta även skall gälla de kommande förloppen eller hur de succesivt övertar ansvaret för denna information för att säkerställa att informationen alltid är uppdaterad, korrekt och lättillgänglig för inremitterande enheter. Under slutet av 2015 kom förfrågan från primärvården om framtagande av kortversioner av respektive förlopp, dvs. den väsentligaste informationen om varje förlopp sammanfattat på 1-2 A4. Detta är något vi ser en möjlighet att utveckla under 2016 i dialog med primärvården för att underlätta deras arbete. b) Hur avser VGR att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården? Införandet av välgrundad misstanke i specialistsjukvården sker enligt de rutiner som sjukhusens linjeorganisationer utvecklat i arbetet med vårdförloppen 2015. Detta innebär generellt sett att förvaltningscheferna utser en ansvarig medarbetare för varje vårdförlopp, generellt sett enhetschefen för den specialistenhet som diagnosområdet tillhör. Dessa ansvarar i sin tur för att utse lokal processledare och koordinator som medverkar i utformandet av lokala rutiner samt uppskattning av behovet av obokade tider. För att stötta förvaltningarnas arbete med detta finns finansiella medel avsatta för organisationsuppbyggnad och obokade tider. Därutöver arrangerar Regionalt Cancercentrum Väst lärandeseminarium för berörda diagnoser och de regionala processägarna som är knutna till RCC Väst arbetar aktivt med införandet av SVF inom ramarna för sina uppdrag. Dessutom arrangerar RCC Väst två utbildningstillfällen på vardera tre dagar under våren 2016 för nyckelpersoner i införandet av SVF på förvaltningarna samt ett lärandeseminarium för lokala processledare.

Datum 2016-02-12 6 (10)

Datum 2016-02-12 7 (10) c) Hur avser VGR att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med införandet av koordinatorsfunktion? Som även nämnts ovan samverkar RCC Väst med förvaltningarna vid införandet av koordinatorsfunktioner i de olika förloppen. SVF-kursen som erbjuds är utformade för att förse bland annat koordinatorer med de grunder de behöver för att kunna göra sitt arbete på ett bra sätt. Detta innebär bland annat information om vad rollen som koordinator innebär och hur SVF-patienter skall registreras. Kurstillfällena ger också möjligheter för koordinatorerna att samverka och bygga nätverk sinsemellan som är värdefullt i deras fortsatta arbete. Utöver detta är finansiella medel avsatta i budgeten för att underlätta införandet av koordinatorsfunktion för samtliga förlopp och förvaltningar. d) Hur avser VGR att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med införandet av obokade tider? Finansiella medel finns avsatta för flaskhalsåtgärder. Dessa innefattar även kravet på att förvaltningarna utvärderar behovet av obokade tider för varje vårdförlopp. För att underlätta detta har Arbetsgruppen för införandet av SVF i VGR på RCC Väst tagit fram nulägesbeskrivningar och baslinjemätningar i samarbete med de regionala processägarna och med stöd av data från kvalitetsregisterna. RCC Väst kommer även att arrangera ett lärandeseminarium för lokala processledare den 8 april. 2.3 Utmaningar och konsekvenser Vilka utmaningar ser VGR med införandet av de nya SVF och hur avser man att lösa dessa? Bedömer VGR att eventuella undanträngningseffekter kan komma att uppstå under 2016 som en följd av införandet av SVF? Beskriv i så fall vilka och hur de kommer att följas och åtgärdas. De utmaningar och möjliga undanträngningseffekter som VGR identifierat sammanfattas i nedanstående tabell.

Datum 2016-02-12 8 (10) Utmaning/ Befarad undanträngningseffekt Undanträngningseffekt för patienter som inte ingår i SVF. Exempelvis längre väntetider för första besök, minskade screeningmöjligheter och längre väntetider för planerade kontroller och undersökningar av personer med stark ärftlighet eller patienter som har cancer men inte uppvisar de fördefinierade ingångssymptomen. Införandet av obokade tider leder till att fler tider går tomma. Detta gäller framför allt vårdresurser som kräver omställningstid eller där patientförberedelserna är långa, exv. koloskopiundersökningar och operationer. Mer tid går åt till bedömning av remisser och mottagningsbesök. Ökade volymer och kapacitetsbrist inom områdena radiologi, patologi, onkologi, MDK och till viss del kirurgi Risk för betydande ökning (på grund av vida ingångskriterier) av initiala undersökningar inom förloppen för: Kolorektal cancer Bröstcancer Maligna hjärntumörer Maligna hudmelanom (ingångskriterier ej fastlagda) Äggstockscancer Planerad åtgärd Kontinuerligt följa upp utvecklingen av köer och väntetider för patientgrupper som kan påverkas av SVF-införandet. Användning av stimulansmedel till utbildning samt rekryteringsåtgärder för att säkra tillgång till specialister inom berörda områden. Skapa bra och tydliga rutiner för att möjliggöra gott utnyttjande av obokade SVF-tider som inte behöver nyttjas. God kommunikation mellan beställande enheter och utförare krävs. Planering och hantering av icke-benigna operationer kan kräva regional översyn och extra åtgärder. Användning av stimulansmedel till extra bemanning. Tydliga samt effektiva processer och roller. Översyn av flöden och processer. Införskaffande av extra utrustning via stimulansmedel. Användning av stimulansmedel till extra bemanning och verksamhet. Köp av tjänster utifrån stimulansmedel. Införande av koordinatorstjänster med hjälp av stimulansmedel. Följa utveckling. Utöka koloskopiresurser med stimulansmedel. Eventuellt undersöka möjligheter till bättre utjämning av screeningundersökningar över året.

Datum 2016-02-12 9 (10) 3 Information och förankring 3.1 Patienter Hur har VGR involverat patientföreträdare i arbetet med handlingsplanen för 2016? I projektgruppen för införandet av SVF i VGR finns två patientrepresentanter med. På projektgruppsmötena tas beslut rörande exempelvis fördelning av finansiella medel och årsplaner som ligger till grund för handlingsplanens utformande. Patientrepresentanterna har därför full insyn i dessa beslut och bidrar med värdefull insikt och kunskap. Patientrepresentanter har även involverats i framtagande av handlingsplanen genom att granska innehållet i planen under utvecklingen av den. Hur avser VGR involvera patientrepresentanter i arbetet med SVF? Patientrepresentanter involveras i så många lärandeseminarier, kurser och möten som möjligt som arrangeras av RCC Väst i samband med införandet av SVF i VGR. De bidrar med mycket värdefulla synpunkter gällande utformning av patientinformation, i diskussioner om förvaltningarnas arbete med SVF samt ger en unik insikt i hur det kan vara att vara cancerpatient i VGR och vilka förbättringsmöjligheter som de ser i vården. 3.2 Privata vårdgivare Hur avser VGR involvera representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Representanter för några av de största privata aktörerna i VGR utgör delar av projektgruppen för införandet av SVF i VGR. Liksom övriga förvaltningsrepresentanter ansvarar de för att förbereda sina organisationer på införandet, sprida information och redogöra för vilka flaskhalsar de ser inom sina organisationer. Liksom de offentliga förvaltningarna får de del av de finansiella medel som avsatts för införandet. Därutöver erbjuds de liksom övriga aktörer deltagande i de grundläggande SVF-kurserna som RCC Väst arrangerar samt bjuds in till lärandeseminarier, primärvårdsdagar med mera. 3.3 Primärvård Hur säkerställer VGR att primärvårdens medarbetare har kännedom om SVF? Se svar 2.2 a) 4 Uppföljning Hur avser VGR att följa upp och använda resultaten av de nuvarande nationella mätpunkterna i det fortsatta arbetet med de införda standardiserade vårdförloppen? Registrering av start av patienter i standardiserade vårdförlopp samt avslut av dessa patienter kommer precis som år 2015 att ske i det patientadministrativa systemet EL- VIS. Framtagen registreringslösning anpassas så att även de nya förloppen som implementeras 2016 kan hanteras. Utöver detta undersöks möjligheten att nyttja fler

Datum 2016-02-12 10 (10) vårdadministrativa system för registrering och inrapportering av ledtider för att i möjligaste mån undvika behov av dubbelregistrering i olika system samt förenkla inkludering av ledtider från privata vårdgivare. Rapporter utvecklas för att möjliggöra och förenkla uppföljning av enskilda patienters ledtider, ledtiderna för patientgrupper i enskilda diagnosgrupper som behandlas vid de olika förvaltningarna samt övergripande rapporter till koncernledningen för Hälso- och sjukvård i VGR samt förvaltningsledningarna. För att möjliggöra djupare analyser byggs kuber där egna avstämningar och uttag kan göras. Syftet är att underlätta uppföljningen av ledtiderna och det fortsatta utvecklingsarbetet inom ramarna för SVF för alla roller och nivåer som är inblandade i utvecklingsarbetet. 5 Arbete med PREM-enkäten För att få ta del av medlen ska den PREM-enkät som har tagits fram av SKL och RCC och som bygger på arbetet med nationell patientenkät (NPE) användas under 2016. Kravet gäller för de fem SVF som har implementerats 2015 men önskvärt är att även de som införs 2016 utvärderas med enkäten. Resultaten ska kunna användas såväl nationellt som regionalt och lokalt. Enkäten planeras vara klar för utskick den 1 mars 2016. Då kommer också rekommendationer om täthet av utskick, antal patienter/svf (alla respektive andel av SVFutredda) mm. 5.1 Användande av PREM-enkät Hur avser VGR arbeta med den PREM-enkät som tagits fram och ska införas under 2016? PREM-enkäter kommer användas i enlighet med de nationella riktlinjer som tas fram för detta. Ett första steg efter beslut om hur införandet skall ske blir ett möte med den regionala PREM-representanten för att ta fram en gemensam plan för detta arbete. 5.2 Användning av resultat Hur kommer resultaten från PREM-enkäten att användas? Det finns ett stort intresse från vårdrepresentanter och förvaltningsledningar för hur patienter upplever införandet av standardiserade vårdförlopp. PREM-resultaten kommer därför utgöra en värdefull informationskälla för regionala processägare, projektgruppsmedlemar, koordinatorer med flera att bättre förstå patientens upplevelser av SVF. Enkäterna kan också bidra med information om potentiella förbättringsområden som behöver inkluderas i det framtida arbetet med införandet av SVF.