Diarienummer: Rutin för användning av sociala medier Gäller från: 2013-09-24 Gäller för: Ljungby kommun Fastställd av: Informationschefen Utarbetad av: Informationschefen och informatörsgruppen Revideras senast: 2015-01-01 Version: 2 Dokumentansvarig förvaltning: Kommunledningsförvaltningen Ett utskrivet dokument är alltid en kopia, giltig version finns alltid på intranätet.
Innehållsförteckning Rutin... 1 Innehållsförteckning... 2 Bakgrund och syfte... 3 Vad är sociala medier?... 3 Ansvar och beslut... 3 Grundregler för kommunens sociala medier... 4 Bilaga 1: Tips och exempel... 6 Exempel på utformning av sidhuvud på blogg:... 6 Exempel på utformning av sidhuvud på facebook-sida:... 7 Exempel på information om kommunens regler:... 7 Exempel på förklarande text om syftet med t.ex. en blogg:... 8 Bilaga 2: Lathund för att hantera kommentarer... 9 2 av 9
Bakgrund och syfte Sociala medier kan användas av kommunen, förvaltningar, enskilda tjänstemän eller förtroendevalda av flera skäl. Det kan till exempel vara för att öka tillgängligheten, förbättra kommunikationen med allmänhet och andra intressenter, skapa kanaler för marknadsföring, krisinformation eller för omvärldsbevakning. Kommunens Policy för information och kommunikation styr hur vi ska kommunicera internt och externt och gäller för all kommunikation inom kommunen. Denna rutin för sociala medier har sin utgångspunkt i policyn och är också underordnad den samma. Rutinen gäller samtliga nämnder och förvaltningar i kommunen och ska tillämpas när kommunen kommunicerar, för en dialog, genom sociala medier. Vad är sociala medier? Sociala medier är ett samlingsnamn på kommunikationskanaler som tillåter användare att kommunicera direkt med varandra genom exempelvis text, bild eller ljud. Några av de vanligaste sociala medierna är: Externa webbforum som till exempel Facebook, Twitter, YouTube, MySpace och LinkedIn. Bloggar antingen på den egna webbplatsen eller på en extern webbplats. Bildsajter där man släpper rättigheter till bilden till exempel Instagram och Flickr. Ansvar och beslut Varje förvaltning avgör själv om den ska använda sociala medier, vilka tjänster som ska användas, samt vem eller vilka som representerar förvaltningen i dessa medier. Respektive förvaltningschef (eller person som förvaltningschefen delegerat ansvaret till) tar beslut om vem eller vilka som får använda sociala medier i tjänsten. Informationschefen beslutar i dessa frågor när det gäller kommungemensam närvaro på sociala medier. Innan en verksamhet fattar beslut om att använda sociala medier ska verksamheten ha tänkt igenom syftet med att närvara i det sociala mediet, vad mediet ska användas till (alltså vad som ska kommuniceras och hur), målgrupp och ansvarsfördelning. De förvaltningar som därefter väljer att använda sociala medier ska meddela informationschefen vilka medier som används, användarkontots namn, samt vem/vilka som administrerar kontot. Den tjänsteman som utsetts att använda sociala medier i sin tjänsteutövning ska se till att mediet hanteras på ett bra sätt och i enlighet med denna rutin. Vid ansvarig tjänstemans frånvaro ska ersättare finnas utsedd. Informationschefen ansvarar för att det finns en förteckning över kommunens samtliga sociala medier på kommunens webbplats. 3 av 9
Grundregler för kommunens sociala medier 1. Det ska tydligt framgå att det är en kommunal verksamhet som står bakom det sociala mediet. Det kan göras genom att t ex använda kommunens logotype i sidhuvudet på en blogg eller genom att skriva det i en inledande text. De verksamheter i kommunen som har tillstånd att särprofilera sig kan använda sina egna logotyper och symboler tillsammans med kommunens logotype. 2. Innehållet ska vara sakligt, objektivt och opartiskt. 3. Synpunkter och kommentarer ska besvaras snabbt, korrekt och gärna med ett personligt tilltal. Det är också bra om det framgår vem som svarar (namn och titel). 4. Läsare ska lätt kunna komma i kontakt med den som är ansvarig för sidan så att synpunkter kan framföras och anmälningar av olämpliga kommentarer kan ske. 5. Kommentarer, synpunkter eller svar som kan antas strida mot gällande lagstiftning eller god ton ska skyndsamt avpubliceras eller raderas. Kommentarer får inte innehålla: - förtal, personliga angrepp eller förolämpningar - hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier - olovliga våldsskildringar eller pornografi - uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet - olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material - svordomar och obscena ord - kommersiella budskap eller reklam - sekretessbelagda uppgifter Inlägg från utomstående som bryter mot reglerna ska tas bort från mediet. Innan radering ska innehållet i meddelandet samt information om dess avsändare sparas och därefter hållas ordnad. Du kan alltså spara ner dem på en mapp på din dator, skriva ut dem och sätta dem i en pärm eller diarieföra dem. För att slippa onödiga diskussioner vid en avpublicering är det bra om det klart och tydligt framgår på det sociala mediet vilka regler som kommunen tillämpar. 6. Aktuella sidor och platser är att betrakta som allmänna handlingar och ska hållas ordnade på sådant sätt att det lätt kan fastställas om handlingarna har kommit in eller upprättats hos kommunen. Inlägg ska vara strukturerade så att de är lätt sökbara. Exempel på detta är att inläggen är daterade och går att läsa i kronologisk ordning. 7. Handlingar som omfattas av sekretess får inte förekomma. Det är inte heller tillåtet att lämna ut känslig information om enskilda. 8. Bevakning av aktuella sidor och platser ska ske dagligen (måndag-fredag kontorstid). 9. Vid publicering av bilder ska såväl upphovsrätter som personuppgiftslagen respekteras. 4 av 9
10. Ett par gånger om året ska du ta en skärmdump av det sociala mediet. Denna skärmdump klistrar du in i ett dokument som du sedan arkiverar enligt den dokumenthanteringsplan som finns på din förvaltning. 5 av 9
Bilaga 2: Tips och exempel Exempel på utformning av sidhuvud på blogg: 6 av 9
Exempel på utformning av sidhuvud på facebook-sida: Exempel på information om kommunens regler: 7 av 9
Exempel på förklarande text om syftet med t.ex. en blogg: 8 av 9
Bilaga 3: Lathund för att hantera kommentarer 9 av 9