Budgetering och budgetprocessen anneli linde Anneli.linde@usbe.umu.se 0702-282875 282875 Budgetering, ett instrument för ekonomistyrning Strategisk plan Affärsplan Budget En idé om hur verksamheten skall bedrivas En plan över hur företagets resurser skall användas under kommande år Affärsplanen uttryckt i ekonomiska termer: Intäkter, Kostnader, Kapitalbindning Vad är budgetering? Budgetering är en särskild form av planering som fokuserar på närmaste framtiden, t.ex kommande år, månader eller veckor. Budget görs för olika delar, t.ex personal, material, investeringar osv Delbudgetar samanställs till en huvudbudget -huvudplan Stor Liten Planering och styrning Frågornas omfattning Många Strategisk planering/styrning Taktisk planering/styrning Operativ planering/styrning Antal frågor: Få Många Budgeteringens roll och syfte Def: en budget utrycker förväntningar och åtagande för en organisation, om ekonomiska konsekvenser för kommande period Planering Samordning Resursallokering Dimensionering Ansvarsfördelning Uppföljning Kommunikation Medvetenhet Målsättning Motivation incitamentssystem 1
Tre och dess samband Resultatbudget Likviditetsbudget Budgeterad balansräkning Resultatbudgeten RESULTATBUDGET Intäkter Försäljning Rörelsens kostnader Varukostnader Bruttoresultat Diverse omkostnader Personalkostnader Avskrivningar Rörelseresultat Räntekostnader Resultat efter finansiella poster Skatt Budgeterat resultat -22 000 1 000-275 -475-75 175-95 80-30 50..men det finns också andra sätt att budgetera Projekt- Investerings- Produkt- Försäljnings- Resurs- budget Poster i resultatbudgeten Försäljning hämtas från försäljningsbudgeten Sålda varors kostnad hämtas från inköpsbudgeten Omkostnader hämtas från omkostnadsbudgeten Personalkostnader hämtas från personalbudgeten Avskrivningar hämtas från anläggningsbudgeten Finansiella intäkter/kostnader hämtas från kapitalbudgeten OBS! Ej moms Resultat budget beskriver beräknat resultat (intäkter kostnader) både tot och uppdelat i olika typer av intäktet,, använda resurser, olika produktgrupper ansvarsenheter mm Resultat B för hela företaget följer oftast externredovisningsprinciper Såväl bokföringsmässiga som kalkylmässiga grunder för beräkningar av intäkter och kostnader kan användas Oftast indelat i både längre och kortare tidsperioder Hantering av moms i budgetarbetet Ingen påverkan på resultatbudget: Ingen kostnad eller intäkt Påverkar likviditetsbudgeten: Leder till in- och utbetalningar Påläggsmoms: varuvärdet exklusive moms Marginalmoms: varuvärdet inklusive moms Momssatser: Påläggsmoms: 25% 12% 6% Marginalmoms: 20% 10,71% 5,66% 2
Likviditetsbudget Likviditetsbudgeten är en sammanfattning av det beräknade kapitalbehovet och valet av finansiering - Bedömnings av framtida in och utbetalningar dvs kassaflöde. Likviditetsbudgeten visar på vilket sätt företaget, med hjälp av finansieringen skall klara de löpande utbetalningarna Saldot av likviditetsbudgeten visar hur företagets likvida medel förändras Likviditetsbudget LIKVIDITETSBUDGET Inbetalningar IB likvida medel Försäljning Ägartillskott Lån Utbetalningar Inköp Utdelningar Ränta Amortering Löner Skatter UB likvida medel 1 000 100 500-22 750-45 -75-100 -950-80 600 Budgeterad balansräkning Likviditetsbudgeten är livsviktigt för företaget. Likviditet kan svänga kraftig under året pga av t.ex investeringar, eller pga av att inköp produktion och försäljning kan ligga långt från varandra tidsmässigt (tänk på att.tillfällig brist på likvida medel kan innebära konkurs även om det sett över ett helt år finns likvida medel) Avser förväntade tillgångar, skulder och eget kapital,dvs, företagets ställning, vid en specifik tidpunkt Bokföringsmässiga grunder används oftast. Om kalkylmässiga grunder används i företagets resultatbudget måste dock kalkylmässiga grunder användas även i den budgeterade balansräkningen Likvida medel (Positiva) inbetalningar Från kunder: kontant örsäljning, bet kundfordringar Från ägare: aktieägartillskott, nyemissioner Från långivare: lån (Negativa) utbetalningar Från leverantörer: kontantinköp,, bet lev.skulder Till ägare: utdelning Till långivare: räntor amorteringar Till anställda: lön Till myndigeter: skatter, avgifter Tillgångar Anläggningstillgångar Fastighet Maskiner Inventarier Omsättningstillgångar Lager Kundfordringar Bank Kassa tillgångar Balansbudget BALANSBUDGET Eget kapital och Skulder Eget Kapital Budgeterat resultat 1 000 Långfristiga skulder 500 Banklån Kortfristiga skulder 750 Leverantörs skulder 45 EK och skulder 500 100 5 895 3 500 50 1 975 370 5 895 3
Poster i balansbudgeten Anläggningstillgångar påverkas av anläggningsbudgeten Lager påverkas av inköpsbudgeten Övriga kortfristiga fordringar påverkas av kreditbudgeten Likvida medel påverkas av likviditetsbudgeten Eget kapital påverkas av kapitalbudgeten Årets vinst påverkas av resultatbudgeten Långfristiga skulder påverkas av kapitalbudgeten Kortfristiga skulder påverkas av kreditbudgeten Delbudgetar Försäljningsbudget Prognos för: antal sålda varor, försäljningspris Underlag är dels prognoser om efterfrågan, dels kända avtal och kontrakt. Inköpsbudget Prognos för: inköp av råvaror, inköpspris, lagerhållning Budgetar för olika typer av verksamhet Handelsföretag Tjänsteföretag tillverkningsföretag Delbudgetar Omkostnadsbudget Prognos för: administrationskostnader, hyra, vatten, el, telefoni, försäkringar mm Personalbudget Prognos för: antal anställda, löner, arbetsgivaravgifter och semesterersättningar Olika Exempel på personalbudget Försäljningsbudget Inköpsbudget Omkostnadsbudget Personalbudget Anläggningsbudget Kapitalbudget. Anställd Adam Bo Cecilia Dagmar Månadslön 17 500 kr 17 000 kr 18 000 kr 25 000 kr 77 500 kr Årslön 210 000 kr 204 000 kr 216 000 kr 300 000 kr 930 000 kr Semester- ersättning 25 200 kr 24 480 kr 25 920 kr 36 000 kr 111 600 kr Arbetsgivar -avgifter 77 192 kr 74 987 kr 79 398 kr 110 275 kr 341 852 kr 4
Exempel på försäljningsbudget Exempel på inköpsbudget Vara Produkt Q Antal sålda 20 000 Försäljnings- pris 75 kr Moms 18,75 kr intäkter 1 500 inbetalningar 1 875 Råvara Råvara A Antal köpta 15 000 Inköpspris 35 kr Moms 8,75 kr kostnader 525 utbetalningar 656,25 Produkt E 2 80 kr 20 kr 1 840 2 300 Råvara B 18 000 65 kr 16,25 kr 1 170 1 462,5 Tjänst W 5 000 100 kr 25 kr 500 625 Råvara C 115 kr 28,75 kr 345 431,25 Tjänst R 11 000 125 kr 31,25 kr 1 375 1 719 Råvara D 7 000 90 kr 22,5 kr 630 787,5 5 215 6 519 2 670 3 337,5 Exempel på kapitalbudget Lån Reverslån Checkkredit Ränta 5 % 10 % Ränte - kostnad 12,5 5 Amortering 25 Belopp 250 50 budgetprocessen Ägartillskott 150 Exempel på omkostnadsbudget Budgetprocess Omkostnader Administration Hyra Vatten Årskostnad 200 150 40 utbetalningar 250 150 50 Budgetuppställande Budgetuppföljning El Telefoni 25 27 31,25 33,75 Försäkringar 75 517 75 590 Budgetanalys 5
Budgetuppställning Fyra metoder: Uppbyggnadsmetoden Nedbrytningsmetoden Kombinationsmetoden Den iterativa metoden FÖRETAGS- LEDNING STAB BUDGET- ANSVARIGA Iterativa metoden Startsignal Sammanställning Uppställande av Analys, godkännande Budgetförslag Ändringsförslag Omplanering Sammanställning Delbudget Budget FÖRETAGS- LEDNING STAB BUDGET- ANSVARIGA Uppbyggnadsbetonad arbetsgång Förutsättningar Anvisningar Uppställande av Sammanställning av Budgetuppföljning Budgeterade värden ställs mot utfall Uppföljning bör ske i samma dimension som budgetarna Avvikelse = Budgeterat värde Utfall Budgetrapporter används som underlag för uppföljning Budgetuppföljningen bör inriktas mot viktiga poster och avvikelserna för dessa poster FÖRETAGS- LEDNING STAB BUDGET- ANSVARIGA Nedbrytningsbetonad arbetsgång Uppställande av Uppdelning i Granskning Sammanställning av Ändringsförslag Budget uppföljning Syfte: Att ge underlag för nya budgetar Att analysera avvikelser för åtgärder Att uäva ansvar för avvikelser Att ge information och diskussionsunderlag Att vara grund för belöningssystem 6
Budgetanalys Söka förklaring till avvikelserna Analysen kan var olika omfattande Analys för åtgärder Volymavvikelser Prisavvikelser Kolla att du säkert vet följande! Kostnadsbärare?..omkostnad? Kostnadsslag Direkta och indirekta kostnader Fasta och rörliga kostnader Sär och samkostnader /intäkter Hur räknar man ut självkostnad Täckningsbidrag? Försäljningspris hur får man fram det? Vad är MO, TO, FO, AFFO, dm, dl,, AO, TK, RK, FK Krav på budgetrapport De skall vara relevanta för användaren De skall vara begripliga för den de är till för Informationen skall vara aktuell och ges så snabbt som möjligt Budgetrapporten skall innehålla ngn form av jämförelsedata Budgetrapport skall kvitteras av dem den är ställd till (dvs de skall krävs ngn form av reaktion, kommentar från de som tar del av den) forts. Hur räknas tillverkningskostnad ut? (vilken produkt skall man välja att tillverka vid begränsade resurser? Trång sektor) Hur gör man en resultatanalys/plan Vad menar man med nollpunkts omsättning Vilken är den minsta volym man måste tillverka och sälja av en viss produkt för att inte gå med förlust Vilken säkerhetsmarginal finns i en viss produktion Inläsningstips Exempel som ligger inlagd i bokens löpande text är MKT bra! Räkna och läs igenom dessa rent generellt! Bilderna är oftast mkt illustrativa beskrivningar över det mest relevant i texten. Kap 11, kap 15 bilder o exempel bör ni förstå. Gruppuppgiften räknestuga. Hjälp varandra i gruppen med uppgifterna men jag rekommenderar att ni alla räknar allt! Dela inte upp uppgiften mellan er och sätt er för er själva!! Lämna in era lösningar som ett sammanhängande arbete med motiveringar och förklarande text! Om ni absolut inte klarar att rita diagram med hjälp av datorn kan dessa lämnas handritade men så långt det är möjligt skall arbetet göras i World / Excel el liknande. Första sidan skall minst innehålla rubrik samt samtliga gruppmedlemmars namn och identifieringsnr. Arbetet lämnas in ett original samt en kopia!! OBS VIKTIGT. Lämnas vid start av föreläsning den 19okt till Tobias Swanström. 7