Projekthantering - olika projekttyper

2012 Projekthantering - olika projekttyper Senast uppdaterad 9.5.2012 Marina Asplund, Anna Fredriksson, Minna Puolitaipale, Kristina Söderholm, Gundel Westerholm Åbo Akademi 5/9/2012 1

Innehållsförteckning Innehållsförteckning... i Projektverksamhet vid Åbo Akademi... 2 1 Allmän information om projekt vid Åbo Akademi... 2 2 Projekttyper vid Åbo Akademi... 2 2.1 Finlands Akademi... 2 2.2 Tekes... 7 2.3 Forskarskolor... 9 2.4 Övriga statliga organisationer... 11 2.5 EU ramprogram... 11 2.6 Strukturfondsprojekt... 14 2.7 Stiftelsen för Åbo Akademi... 17 2.8 Övriga fonder och stiftelser... 18 2.9 Affärsverksamhetsprojekt... 19 i

Projektverksamhet vid Åbo Akademi Denna manual ger en översikt över ÅA:s projektverksamhet. I manualen har projekten delats in enligt finansiär eller ett visst nationellt eller internationellt (EU) program. För varje projekttyp informeras om generella regler gällande bl.a. rapportering och fakturering, budgetering, tillåtna kostnader, momsregler, revision, samt eventuell annan information som är viktig och specifik för projekttypen. 1 Allmän information om projekt vid Åbo Akademi Alla projekt bör ha en budget, oberoende av storleken på projektet, även små projekt. Alla affärsverksamhetsprojekt bör ha budget, oberoende av storleken på projektet. Fortlöpande projekt, t.ex. analysprojekt, budgeteras årligen, som bas kan användas föregående års kostnader. Alla projekt bör budgeteras med AK-tillägg; om möjligt budgeteras projekten enligt TK-modellen med angiven procent på löner+lönebikostnader eller med (minst) 18 % på alla kostnader. De projekt som inte betalar AK-tillägg bör ha ett godkännande av prefekten. Till alla reseräkningar i projekt, interna order och på kostnadsställe bör bifogas ett dokument som visar att resan är arbetsresa. 2 Projekttyper vid Åbo Akademi 2.1 Finlands Akademi Olika typer av Finlands Akademi (FA) projekt FA erbjuder många olika typer av finansiering. Den mest uppdaterade informationen gällande aktuell forskningsfinansiering fås från FA:s hemsidor (www.aka.fi) eller från ÅA:s enhet för forskning och utbildning. Man kan dela in finansieringsmöjligheterna i tre huvudkategorier: forskning, forskare och forskningsmiljöer. De flesta av finansieringsmöjligheterna följer totalkostnadsmodellen; undantag är akademiforskarna och professorerna, dessa projekt följer marginalkostnadsmodellen. Driftsmedel som beviljats för forskarskolor följer inte TK-modellen och påförs inte heller AK. 2

Forskning Akademiprojekt Forskningsprogram Spetsforskningsenheter Forskare Forskardoktorer Akademiforskare Akademiprofessor Forskningsmiljöer Infrastruktur Doktorandprogram FiDiPro Budgetering Majoriteten av Finlands Akademi -projekten vid ÅA följer totalkostnadsmodellen, dvs. FA står för större delen av finansieringen (oftast 80 %) och ÅA står för mindre delen (oftast 20%). TK -projekten budgeteras med lönebikostnader 52 %, samt i totalkostnadsprojekt med aktuell AK (2011 Fak.omr 1 och 2: 76%, Fak.omr. 3: 80 % ) på löner + lönebikostnader. Eventuella marginalkostnadsprojekt budgeteras med 14,28 % på alla kostnader i projektet och 52 % LBK. Mera information om budgetering samt budgetbottnar finns på Forskning och utbildnings sidor på adressen: https://www.abo.fi/personal/budgeteringavforskningsprojekt. Rapportering och fakturering Projektets forskningsrapport skickas in av projektledaren genom Finlands akademis elektroniska tjänst SARA senast den 1 juni efter att finansieringsperioden löpt ut. Slutrapporten innehåller information om projektets gång och resultat. Den ekonomiska informationen gällande projektet överförs automatiskt från ekonomirapporterna till forskningsrapporten i SARA. Den ekonomiska rapporteringen av Finlands Akademi -projekt sker i samband med faktureringen. Till fakturan bifogas en ekonomisk rapport, som står som grund för utbetalning av finansieringen. Rapporteringen sköts tillsvidare centralt. Till FA rapporterar man tre gånger per år, fyra månader åt gången; i maj (för perioden januari-april), september (för perioden juni-augusti) och januari (för perioden september-december), finansieringen inbetalas alltså efter att kostnaderna har uppstått. Det fakturerbara beloppet samt kostnadsslagen förs automatiskt över från bokföringen till rapporten/fakturan. För en godkänd faktura/rapport kräver Finlands Akademi följande uppgifter: -Rapport över projektets kostnader/kostnadsslag, såsom lönekostnader, lönebikostnader som motsvarar den i beslutet nämnda procentandelen, allmänna kostnader som motsvarar den i beslutet nämnda procentuella andelen, övriga eventuella kostnader 3

-Information om de totala kostnaderna under aktuell period, Finlands akademis andel av de totala kostnaderna under aktuell period, de totala kostnaderna sedan projektets början samt Finlands akademis andel av de totala kostnaderna sedan projektets början -Information om de anställda i projektet; namn, nationalitet, kön, födelseår, karriärkod. Dessa uppgifter levereras till FA i en skild fil. Uppföljning av kostnader FA -projekten faktureras i efterskott, dvs. man får intäkten till projektet först efter att man redan stått för kostnaden. Därför kan man inte jämföra kostnader och intäkter för att följa upp hur mycket av finansieringen som finns kvar på projektet. Istället bör man följa upp kostnaderna mot det till projektet beviljade totalbeloppet. När det gäller totalkostnadsprojekt bör man komma ihåg att det av FA beviljade beloppet endast är en del av de totala kostnaderna; för att få fram det totala beviljade beloppet (FA+ÅA) bör även ÅA:s del beaktas. Den egna andelen syns i de nya FA besluten, men kan också räknas fram: FA:s beviljade belopp/fa:s andel av kostnaderna; t.ex. FA beviljat 250.000/0,80=312.500. ÅA:s andel blir alltså 62.500, eller 20% av totalbeloppet. Projektkostnaderna kan följas upp i olika rapporter. I SAP ECC ( riktiga SAP ) ser man kostnaderna i rapport: S_ALR_87013542. Genom att filtrera bort t.ex. avräkningskonton, 920000-929999, får man fram projektets kostnader på kostnadssidan. Genom att filtrera fram avräkningskontona 920000-921299, ser man istället hur kostnaderna fördelats till intäktselementen. Man kan också använda SAP BW rapporter, t.ex. Projektuppföljningsrapporten: rapporten visar som default projektets totala kostnader. För att få fram användningen per projektelement: inkludera alla kostnadsslag, förutom konto statsbidrag (301500), som filtreras bort. För att få fram egenfinansieringen i denna rapprot filtreras också konton 921410 921418 bort. För att följa upp löner i projektet kan man använda t.ex. Arbetstidsrapport 1 i Reportronic för att se hur arbetstiden allokerats och kontrollera att rapporterna godkänts. För att kontrollera lönebeloppen som förts till projekt kan man använda HR-rapporten (i BW-portalen). Lönen kan också följas upp med FA-lönerapporten (rapporten publiceras 2012). Rapporten visar både den totala lönekostnaden och FA:s andel av den totala lönekostnaden. 4

Godtagbara kostnader De godtagbara kostnaderna i ett projekt definieras i projektbeslutet. Oftast består godtagbara kostnader av löner samt lönebikostnader, allmänna kostnadstillägg samt eventuella övriga kostnader definierade i beslutet. I totalkostnadsprojekt godkänns projektledarens lön och övriga anställdas lön som egenfinansiering. Utgiftsslagen i beslutet från FA är riktgivande och det är tillåtet att avvika från dem, men endast om det stöder genomförandet av forskningsplanen. Vid avsevärda avvikelser är det skäl att kontakta projektets vetenskapsrådgivare på FA. Icke godtagbara kostnader i Finlands akademi projekt är anskaffningar såsom -datorer, telefoner, kontorsutrustning o.d. Dessa ingår i den allmänna kostnaden och får således inte bokas till marginalkostnads- eller totalkosntadsprojekt finansierade av finlands akademi. -Lönekostnader för administrativ eller stödpersonal får ej allokeras till projekt finansierade av Finlands akademi. -Projetkledarens lön får INTE allokeras till marginalkostnadsprojekt finansierade av Finlands Akademi. I totalkostnadsprojekt får projektledaren allokera en del av sin lön (ca 20h/månad), om man budgeterat lönen som egenfinansiering. Momsanvisningar för FA-projekt Rapporterna/fakturorna till Finlands Akademi inkluderar moms, momsen behöver alltså inte bokas separat från övriga kostnader. Revision Enligt FA:s allmänna regler krävs revision av FA-projekt på forsknings- och spetsforsningsprojekt som börjat tidigast 20.4.2010 och vars finansiering överstiger 1 miljon euro. Detta förfarande gäller inte finansiering av forskningens infrastruktur (FIRI). Den ansvariga ledaren för projektet ska lämna in en revisionsberättelse över medelsanvändningen i projektet till FA senast den 31 januari följande kalenderår. För revisionen används Åbo Akademis egen revisionsbyrå (KPMG Oy Ab). Vid revisionen granskas bl.a. följande punkter -Endast tillåtna kostnader får bokföras på projekten. -Alla kostnader skall ha uppstått under projektets giltighetstid. -Kostnadsslag som ingår i AK-tillägget får inte bokföras som direkta kostnader i projektbokföringen -Lönerna skall stämma överens med Reportronic, arbetstidsrapporterna bör vara godkända. -Ur fakturakopiorna skall framgå att de är godkända (dvs. alla sidor printas från Rondoarkivet). Från fakturan bör, i mån av möjlighet, framgå att fakturan hör till projektet i fråga. Fakturor från kemiska lagret skall debiteras projektet till självkostnadspris. 5

-Reseräkningarna skall vara godkända, ha att göra med projektet och kostnaderna skall följa skatteförvaltningens direktiv. OBS! Utöver revisionerna väljer FA årligen ut några projekt som granskas. Allokering i FA projekt Korrekt allokering är av största vikt i FA-projekt. Löner är oftast den största kostnaden i projekt, och icke-allokerade löner kan inte faktureras, eftersom de inte finns på något projekt. Till FA-projekten allokeras effektiv arbetstid, dvs. ca 7,25h/dag (7h 15min). Semester, eventuell sjukledighet eller annan frånvaro allokeras till kostnadsstället. Moderskaps- och faderskapsledigheter allokeras till kostnadsstället de dagar för vilka lön utbetalas (mamma 72dgr, pappa 6 dagar). Dagar som en anställd är hemma med sjukt barn allokeras till övrig avlönad frånvaro. De dagar man inte får lön från ÅA allokeras inte överhuvudtaget. Alla som arbetar i projekt bör följa rekommendationerna för projektallokering, då ojämnt allokerade timmar kan fördela lönen fel. Praktikanter som eventuellt arbetar för FA projekt bör allokera, eftersom FA kräver timrapportering för alla som fått lön. Övrigt -15 % -regeln Avvikelsen från det årliga belopp som bestäms i beslutet får vara högst 15 procent. Om man vet att kostnaderna kommer att avvika mer än 15 procent från det budgeterade bör man informera FA om detta i god tid. Regeln gäller inte forskarskolor. -förlängning av projekt Projekt kan förlängas enbart till följd av moderskaps- eller faderskapsledighet eller långvarig sjukdom. Projekttiden förlängs aldrig för att det finns oanvända medel i projektet. -Ta emot projekt Den ansvarige ledaren för projektet och prefekten för enheten BÖR INOM SEX VECKOR efter att FA informerat forskaren MEDDELA FA ATT ÅA TAR EMOT PROJEKTET! -FA:s allmänna regler Man kan läsa mer om FA:s regler på FA:S hemsida, www.aka.fi -> för forskare -> medelsanvändning -> allmänna villkor. Varje beslut följer reglerna för det år då beslutet togs. 6

2.2 Tekes Totalkostnadsmodellen Alla projekt redovisas fr.o.m. 2010 enligt totalkostnadsmodellen. Gamla projekt som beviljats med procenterna 29/46 redovisas enligt procenterna 52/35. Gamla projekt som beviljats med procenterna 29/36 redovisas enligt procenterna 52/26. Godtagbara kostnader Tekes godkänner som direkta kostnader utgifter som är nödvändiga för projektets genomförande enligt den godkända kostnadskalkylen. Kostnaderna skall ha uppstått under projektets giltighetstid med undantag av revisionsarvodet. Kostnaderna för personliga datorer, mobiler, post, telefonkostnader, förseningsräntor mm godkänns inte som direkta kostnader, utan de ingår i procenten för allmänna kostnader. Kolla alltid med Tekes allmänna villkor för forskningsfinansiering, de uppdateras minst en gång i året. Tillförlitliga uppgifter finns endast på finska, översättningen till svenska släpar efter. Anskaffning av apparatur Det är tillåtet att skaffa anläggningstillgångar endast om de finns i budgeten. För dem skapas egna investeringselement så kontakta alltid ekonomibyrån. Anläggningstillgångarna behandlas i bokföringen som investeringsstöd. Mera information om anläggningstillgångar i separat guide. Momsbehandling Finansieringsbeslut som daterats före 2010 redovisas utan moms. Beslut from 2010 redovisas inkl. moms. Rapportering Projekten redovisas på egen blankett som finns på Tekes hemsida. ÅA koordinator: Meddelar parterna för vilken tid vi vill ha rapporterna och när vi vill ha dem. Koordinatorn sammanställer en redovisning för hela projektet och sänder hela projektredovisningen med allas rapporter till Tekes. Annan koordinator: Rapporten skickas alltid till koordinator, inte direkt till Tekes. 7

Fakturering av företagspartner Oftast bestäms detaljerna kring företagsfinansieringen i styrgruppen, vem som fakturerar vem och i hurudana rater. Det finns många sätt, t ex att alla parter fakturerar alla företag för sin andel eller att företagen delas upp mellan parterna och styrgruppen beslutar vem som fakturerar vem eller att koordinatorn fakturerar företagen och parterna i sin tur fakturerar koordinatorn. Företagsfakturering och moms Huvudregel: Företagen faktureras utan moms (samfinansierad verksamhet, resultaten offentliga). Materialkod 11228, intäkter av samfinansierad verksamhet 0% UNDANTAG: projekt i SHOK-program där företagen faktureras med moms. Deltagarna i programmen får användarrätt till resultaten utan ersättning och före tredje part. Materialkod 11526, intäkter av samfinansierad verksamhet 23%. (Anvisningen från Savo-Karjalan yritysverotoimisto 31.3.2010) Betalning av förskott Revision Tekes betalar förskott till nya projekt, då de fått blanketten om projektets mottagande. Förskottet betalas automatiskt och Tekes avdrar förskottet i samband med slutrapporten, eventuellt i samband med de 2 sista rapporterna. Till ettåriga SHOKprojekt betalas inte förskott. Villkoren för betalning av förskott har Tekes utarbetat tillsammans med UKM. Enligt Tekes allmänna villkor skall finansieringsmottagaren lämna ett utlåtande från en utomstående godkänd revisor tillsammans med slutredovisningen. Projekt som hör till SHOK-program skall ha utlåtande i samband med varannan finansieringsperiod. Krav på revision gäller finansieringsbeslut beviljade efter 1.1.2010. ÅA anlitar revisionsbyrå KPMG Oy Ab för sina revisioner och man har kommit överens om följande förfaringssätt: - Dokumenten sparas i pappersform på enheten, fakturor, reseräkningar, arbetsavtal (utdrag ur HR) mm. Observera att faktura printas ut då den är godkänd så att hela behandlingskedjan syns på utskriften. - Revisionen utförs vid ÅA - Vid revisionen är ekonomisekreteraren och en representant från ekonomibyrån närvarnade, ofta också projektledaren. - Då revision är aktuell kontaktas ekonomibyrån i god tid för att säkerställa att man får en tid som passar alla. Räkna med att hela processen kan ta ca 2 veckor. 8

Vad granskas: - Att bokföring och redovisning stämmer överens - Att budgeten har följts - Att kostnaderna uppkommit under projektets giltighetstid - Att lönerna stämmer med Reportronic och att arbetstidsrapporterna är godkända - Att kostnadsslag som ingår i ak-tillägget inte är bokförda som direkta kostnader Fakturering Nätservice Tekes vill inte ha fakturor, de betalar enligt redovisning. Skicka en kopia av redovisningen till ekonomibyrån (Kristina), gärna elektroniskt. Tekes har förnyat sin nätservice i april 2012. Via nätservicen kan man följa upp handläggningsstatus för sin ansökan och läsa kundmeddelanden gällande ansökan i realtid. Rapportering och kostnadsredovisning kan göras via nätservicen men är inte möjlig för grupprojekt. Användning av Tekes nätservice förutsätter, att man i samband med insändandet av ansökan, identifierar sig som användare av Tekes nätservice. Identifieringen gäller specifikt för varje ansökan. Senare kan registreringen göras av ÅA:s huvudanvändare Tiina Heinistö. Tekes ansökningstjänst och nätservice kommer att sammanslås under hösten 2012, uppdaterad information om detta hittas på http://www.tekes.fi/fi/community/verkkoasiointi/337/verkkoasiointi/616 2.3 Forskarskolor Allmänt UKM beviljar en given summa/år/doktorand till det universitet som är koordinator för forskarskolan. Ministeriet rekommenderar att den summan utgör 80% av lönekostnaden och att arbetsgivaruniversitet betalar 20% av lönekostnaden. Allmänna löneförhöjningar står arbetsgivaruniversitetet för. ÅA koordinator De egna forskarskolorna har koordinatorer som sköter administrationen 9

Annat universitet som koordinator En del universitet skickar beviljningsbrev med personuppgifter, summor, anvisningar för fakturering mm. Alla gör det inte utan anser att det räcker med ett meddelande om att någon har tilldelats en plats. Koordinatorkostnad År 2012 finns det ett ramavtal enligt vilket koordinatoruniversiteten har rätt att kräva koordinatoravgift av alla universitet som har deltagare i forskarskola., men gäller inte forskarskolor som har UKM-finansiering för koordinator. Avgiften är minst 100/doktorand/månad. Koordinatoravgiften fakturerar inte, utan den som fakturerar drar av avgiften från fakturan. Fakturering ÅA fakturerar enligt anvisningarna i beviljningsbreven. Om det inte finns brev, kontakta ekonomibyrån (Kristina). Universiteten har kommit överens om att fakturera enligt platserna i forskarskolan, med avdrag av frånvaro som t ex föräldraledighet. Man har också kommit överens om att skicka bokföringsrapporter endast på begäran. Vidare har man kommit överens om att skicka iväg fakturan i december redan i mitten av månaden, ev bokföringsrapport skickas senare då alla löneuppgifter syns i bokföringen. Exempel på fakturering 2012 med avdrag av koordinatoravgift Lön DD 6 mån x 2450 14700 Koordinator 6 x 100-600 Fakturans slutsumma 14100 FoU står för koordinatoravgiften. Allokering av arbetstiden Doktoranderna allokerar sin arbetstid, detta är synnerligen viktigt i fall då en del av lönen betalas från totalkostnadsprojekt. 10

2.4 Övriga statliga organisationer Oftast noggranna anvisningar i beviljningsbrev/avtal både i fråga om redovisning och fakturering. Finns inte enhetliga regler. Finansieringen kan komma via CIMO, Miljöcentralen, UM, Biocenter Finland (HU), och andra statliga verk. 2.5 EU ramprogram Stöd i ansökningsskedet ger i första hand forskningsservice (Tiina Heinistö) för budgettekniska frågor också Gundel Westerholm. Sedan hösten 2011 ordnar vi en ÅA- intern kick-off för EU finansierade projekt, där vi går igenom alla centrala delar i avtalet inkl bilagor, hur projektet byggs upp i SAP samt alla enskilda frågor kring arbetsrutinerna. Närvarande på mötet är projektledare, centrala forskare, ekonomisekreterare, jurist, forskningskoordinator och controller. Mötet hålls inför projektstarten. Allmänt 7:e ramprogrammet pågår 2007-2013 (Efterföljaren Horizon 2020 öppnar 2014). Inom programmet finns olika projektformer: - Collaborate project (CP) normala forskningsprojekt, - Network of Excellence (NoE) nätverk för integrering av forskning inom EU, - Coordination and Support (CSA) mindre projekt för samlande av forskningsinformation, aktiverande av nya deltagare, - Marie Curie, forskarutbildning och utbyte; något avvikande regler se nedan. - Övriga specialprogram finns också och kan ha speciella regler även om huvudlinjerna är de samma. I avtalet framgår de olika aktiviteter som projektet har (Research and development, Demonstration, Management och Other) Finansieringsandelarna för EU stödet varierar och framgår i tabellen R & D Demo Mgmt Other CP 75 % 50 % 100 % 100 % CSA 100 % 100 % NoE 75 % 100 % 100 % 11

Information om denna fördelning är speciellt viktig då projektkod ska öppnas i SAP pga att olika element behövs då finansieringsprocenten är olika och därmed också avräkningsreglerna. Notera att t.ex revisionskostnaden hör till Management och ersätts alltid 100 %. Godtagbara kostnader Projekt inom 7 ramprogrammet följer i huvudsak en anpassad modell av totalkostnadsmodellen, vilket betyder att lönekostnaderna utgår från effektiv arbetstid + en lönebikostnad som innehåller både lagstadgade följdkostnader samt semestertid, semesterpenning, sjukledigheter o a betald arbetstid (52 % för ÅA). Vid revisionen av ett projekt inom ramprogrammet kom fram att man bör räkna fram den verkliga effektiva arbetstiden för varje anställd. I det aktuella projektet godkände dock revisorn slutligen den kalkylerade bikostnaden men i skrivande stund är det oklart huruvida Europeiska Kommissionen också godkänner förfarandet. Svar väntas senast under hösten 2012. I ansökningsskedet räknar vi fortsättningsvis med 11mån lön + 52 % /år och korrigerar inför bokslutet ifall det visar sig nödvändigt. Overhead beräknas som 60 % av samtliga kostnader exkl underleverantörs kostnader (t.ex revisionskostnaden). Detta tillämpas för bl.a. universitet under hela 7 ramprogrammet. Metoden kallas Transitional Flat Rate. Övriga godtagbara kostnader är: Resekostnader Material och tillbehör (som ej ingår i overheaden) Apparatur (följer avskrivningsregler) Övriga direkta kostnader Köpta tjänster (underleverantör) Rekommenderad läsning: Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions ss 32-46 för godtagbara kostnader. Momsbehandling Momsen är inte en godtagbar kostnad. Alla varor och tjänster köpta från Finland kontosätts alltså med momskod K0, K1 eller K2 beroende på momssats. För varor och tjänster köpta från annat EU-land kontosätts det momsfria beloppet på kostnadselementet samt momsbeloppet på kostnadsstället (momskod 60). 12

Rapportering Kontrollera de utländska reseräkningarna extra noga (hotell och taxikostnader). Se vidare tabellen Momskoder 1.1.2012. Rapportering görs ofta var 12:e eller var 18:e månad till koordinatorn. Rapporteringen sker elektroniskt i eget system, ECAS. Där finns en Form C som fylls i och undertecknas av ekonomidirektören på föredragning. Rektors fullmakt inkl översättning bifogas. Rapporteringen är tekniskt väldigt enkel och görs i samråd med koordinatorn. Bokföringsmaterial behöver inte skickas in, men alla uppgifter skall stämma överens med bokföringen. Eventuella korrigeringar ska göras inom rätt bokföringsperiod. Revision Revision görs för de projekt där EU stödet uppgår till minst 375.000 e. Första revisionen görs under den rapporteringsperiod som ovannämnda summa överskridits. Kontakten till KPMG sker i samråd med ekonomibyrån (Gundel Westerholm). Kostnaden är godtagbar bara den är budgeterad. Revision kan också ske på uppdrag av Europeiska Kommissionen. Då besöker en av kommissionen utsedd revisor oss tillsammans med en finländsk revisor. Processen tar ca 6 månader i anspråk, själva besöket 2 dagar. Före besöket skickas en mängd material inkl kalkyler för granskning. På plats skall projektledaren, ekonomisekreterare och controller finnas till hands för tilläggsinformation. Över revisionen görs en slutrapport som skickas till genomföraren och kommissionen. Revisionen bekostas av kommissionen. Fakturering Marie Curie EU-understöden utbetalas enligt skillt schema direkt av koordinatorn. En del betalas som förskott efter projektstart. Sista raten betalas efter att slutrapporten har godkänts. Medlen kan användas kontinuerligt under projekttiden i enlighet med budgeten oberoende av när koordinatorn betalar in medlen. är ett delprogram för forskarutbildning eller utbyte, med dels individuellt stöd för forskaren dels finansiering för organisationen. De individuella aktiviteterna är : IIF IOF IEF CIG -International Incoming Fellowships -International Outgoing Fellowships -Intra-European Fellowships -Career Integration Grants 13

För dessa individuella aktiviteter gäller att forskaren inte får ha bott i det aktuella landet mer än 12 månader under de senaste 3 åren (räknat från ansökningstidens utgång). Godtagbara kostnader är lön inkl lagstadgad lönebikostnad, resor, övriga forskningskostnader för forskaren, samt overhead för organisationen. De flesta poster är fasta summor som justeras med en landskoefficient (country correction factor). Arbetstidsallokering är nödvändig. Den ekonomiska rapporteringen görs schablonmässigt i tvåårsperioder i Form C. Understöd till organisationer beviljas inom : IAPP ITN COFUND IRSES NIGHT -Industry-Academia Partnerships and Pathways -Initial Training network -Co-Funding -International Staff Exchange Scheme -Awareness Campaign T.ex. IRSES ger organisationen en fast summa per utbytesforskare och månad. Summan ska täcka resekostnader, möteskostnader inom nätverket och overhead. Ingen specificerad uppföljning behövs. Forskarens lön utbetalas av hemorganisationen. Närmare anvisningar finns på http://www.ec.europa.eu/mariecurieactions 2.6 Strukturfondsprojekt Allmänt Strukturfondsprojekt finansieras via en koordinator eller via en statlig instans ss ELY centralen, Egentliga Finlands Förbund eller Österbottens Förbund. De program som ÅA är mest involverade i är - Central Baltic, koordinerande myndighet Egentliga Finlands förbund - Botnia Atlantica via Österbottens förbund - Övrig Interreg via t.ex Ålands landskapsregering - ESF eller LIFE+ stöd via ELYcentraler runtom i landet 14

Godtagbara kostnader Dessa projekt fungerar inte enligt totalkostnadsmodellen, trots att sådan strävan funnits från ministeriehåll. 1.6.2011 trädde en anvisning utarbetad av arbets- och näringsministeriet i kraft som möjliggör användande av en procentandel för overhead. Procenten kan tillämpas i strukturfondsprojekt beviljade av ELY- centraler, landskapsförbunden eller utbildningsstyrelsen och om samtliga partners accepterar förfarandet. Procenten räknas på verkliga lönekostnader inkl lagstadgade lönebikostnader och är 17 % i fråga om ESF (Europeiska socialfonden) och 20 % i fråga om ERUF (Europeiska regionala utvecklingsfonden). Observera att som indirekt kostnad räknas också resekostnader, förutom kontorsutgifter, telefon och post samt stödfunktioner och utrymmeskostnader. Tillämpningen av modellen minskar dock betydligt den administrativa arbetsinsatsen, speciellt rapporteringen, och rekommenderas därför. Tekniskt följs användningen av overheaden upp med hjälp av en intern order på projektets ansvariga kostnadsställe där resekostnaderna och andra till projektet hörande infrastruktur kontosätts. Ekonomiområdet rekommenderar att en del av overheaden reserveras för enhetens allmänna kostnader och utrymmen. Anvisningen är i kraft tills vidare men högst till slutförandet av programperioden 2007-2013. http://www.rakennerahastot.fi/rakennerahastot/tiedostot/flat_rate/frvaltningsmyndig hetens_anvisning_-2011.pdf T.ex. Botnia Atlantica godkänner en overhead på 25 % som räknas på löner samt lagstadgade lönebikostnader. Ifall flat rate modellen inte kan tillämpas, t.ex. om stor resebudget behövs, redovisas samtliga kostnader. Endast kostnader som direkt kan hänföras till projektet godkänns. Det betyder att budgeteringen är avgörande. Som arbetskostnader budgeteras såväl forskare och projektledare som alla typer av stödfunktioner. Samtliga anställda allokerar sin totala arbetstid, även semestertid och ev. sjukledighet. Resekostnader, kostnader för apparatur (enl avskrivningsregler), material, tillbehör, möten, köpta tjänster godkänns bara de finns tydligt budgeterade. Observera att t.ex hyra för utrymmen bör belasta projektet som direkt kostnad enligt användning. 15

Momsbehandling Rapportering Momsen är alltid en slutgiltig kostnad för projektet, vilket anges redan i ansökan och bör beaktas i budgeten. Momsen kontosätts alltså på projektelementet (momskoder 60, 64, 65 eller 66 beroende på skattesats. Se vidare tabellen Momskoder 1.1.2012. Revision Fakturering Projekten rapporteras oftast 2-3 ggr/år. Rapporteringen är detaljerad och ifylls per verifikat i programspecifika blanketter, som bilagor ingår de anställdas timrapporter samt kopior på fakturor. Ekonomisekreteraren fyller i blanketterna, controller Gundel Westerholm undertecknar utdrag ur bokföringen. Betalningsansökan undertecknas av ekonomidirektören på föredragning. Rektors fullmakt inkl översättning bifogas. De flesta program kräver revision vid varje rapport eller åtminstone kalenderårsvis. Kontakten till revisor sköts i samråd med ekonomibyrån (Gundel Westerholm). Fullständig rapport inkl bilagor skickas för revision varefter rapportmaterialet inkl revisionsrapport skickas till finansiären /koordinatorn. Notera att lönebesked och andra underlag som behövs för att säkerställa att löner betalats korrekt sköts och skaffas av revisorerna direkt från Certia. Dylika underlag går inte via någon ÅA-enhet. Projektets kostnader faktureras inte utan ersätts i efterhand på basen av godkänd rapport. Att beakta är att inga förskott betalas ut. Behandlingsprocessen hos myndigheterna är lång, det kan dröja 6-12 månader innan ÅA får ersättning för godkända kostnader. 16

2.7 Stiftelsen för Åbo Akademi Godtagbara kostnader SÅA godkänner alla kostnader som hänför sig till det beviljade ändamålet. Det finns m.a.o. ingen speciell typ av direkta kostnader som inte skulle godkännas. AK-tillägg finns inte på SÅA projekt, eftersom SÅA tills vidare gett ett enskilt anslag för allmänna kostnader, som i sin tur minskat på förvaltningens övervältring till resultatenheternas gemensamma kostnadsställe. Momsbehandling Rapportering SÅA godkänner moms, och moms skall således bokas på projekten. Momskoder ur 6x-serien ska därmed användas. Revision Fakturering Ekonomibyrån (Marina Asplund) gör en årlig redovisning över medel beviljade från Stiftelsens för Åbo Akademi forskningsinstitut samt över specifikt beviljade lönemedel. Oanvända specifikt beviljade lönemedel återbetalas vid årets slut. I övrigt sker rapportering om SÅA och projektledaren kommit överrens om detta. I allmänhet behöver ej SÅA:s bidrag rapporteras utan medlen kan användas tills de är slut. SÅA projekt revideras i samband med den allmänna revisionen men har ingen egen revision. SÅA faktureras ej utan betalar i allmänhet in medel direkt till ÅA:s bankkonto på Ekonomibyråns begäran. Övrigt SÅA medel kan finnas både i ÅA:s och i JPÅA:s bokföring. Från JPÅA kan inte betalas arvoden eller köpas apparatur. Beslut om beviljning av forskningsinstitutets medel fattas fr.o.m. 1.1.2012 av ÅA, enheten för forskning och utbildning. Medlen erhålles dock av SÅA och därför ska momsbehandling enligt ovan följas. Professorernas startanslag enligt Rektors beslut sponsoreras av SÅA-medel och därför ska momsbehandling enligt ovan följas. 17

2.8 Övriga fonder och stiftelser Finansiärer Åbo Akademi har många finansiärer och det är viktigt att man följer de regler som gäller för varje enskild finansiär. Information om godtagbara kostnader samt rapportering och fakturering finns ofta på finansiärens hemsida och/eller i finansieringsbeslut från finansiären. De finansiärer som kräver ekonomisk rapportering behöver eget projektnummer eller projektelement. Om finansiären inte kräver ekonomisk rapportering (eller endast rapport över projektets resultat) och det finns flera dylika finansiärer i samma projekt krävs inte eget projektelement. Finansiärer som inte kräver ekonomisk rapportering kan användas som egen finansiering i totalkostnadsprojekt. När man ansöker om projektfinansiering från en stiftelse el dyl. bör man ansöka om lönebikostnadsprocent 52 och AK enligt totalkostnadsmodellen, om finansiären tillåter att totalkostnadsmodellen tillämpas, i övriga fall ansöker man om (minst) 18 % AK på alla kostnader. Ekonomisekreteraren på enheten ansvarar för både faktureringen och rapporteringen av dessa projekt. Konferenser, seminarier och kurser får budgeteras utan AK; tillstånd av prefekten behövs dock. Svenska kulturfonden budgetera med 18% på alla kostnader. Moms är godtagbar kostnad. Redovisningsblankett skickas till finansieringsmottagaren tillsammans med beviljningsmeddelandet. Svenska litteratursällskapet budgetera med 18% AK på alla kostnader. Moms är godtagbar kostnad. Nordforsk AK tillåts tillsvidare inte av Nordforsk. Moms är godtagbar kostnad. Maj och Tor Nesslings fond budgetera med 18% AK på alla kostnader. Moms är godtagbar kostnad. Renlunds stiftelse budgetera med 18% AK på alla kostnader. Moms är godtagbar kostnad. Nordiska ministerrådet tillåter tillsvidare inte AK. Moms godkänns ej (använd K- momskod). Koneen säätiö budgetera med 18 % AK på alla kostnader. Moms är godtagbar kostnad. Ekokem budgetera med 18 % AK på alla kostnader. Moms är godtagbar kostnad. 18

Teknologiateollisuuden 100-vuotissäätiö, Metallinjalostajien rahasto budgetera med 18 % AK. Moms är godtagbar kostnad. Riksbankens jubileumsfond budgetera med AK 18-25 %. Moms är godtagbar kostnad. William Thurings stiftelse budgetera med 18% AK. Moms är godtagbar kostnad. 2.9 Affärsverksamhetsprojekt Ansökningsförfarande Affärsverksamhetsprojekt initieras som en beställning av en extern finansiär (i de flesta fall företag) eller som ett uppdrag, för vilket finansiären betalar ett marknadspris, d.v.s. ÅA deltar inte i projektfinansieringen. ÅA erbjuder till uppdragsgivare tjänster som konkurrerar med motsvarande forskningstjänster och erhåller ersättning för detta. Den externa finansiären fastställer oftast villkoren och förutsättningarna för tjänsten. I samarbete mellan ÅA och den externa finansiären krävs oftast ett forskningsavtal eller liknande och för detta kontaktas forsknings- och innovationsservice. Budgetering enligt totalkostnadsmodellen Budgeten görs upp enligt totalkostnadsmodellen för projekt > 15.000 e (exkl. moms). Lönekostnader för personal som normalt finansieras av basfinansiering kan ingå. Någon egen finansieringsandel skall dock aldrig ingå i ett affärsverksamhetsprojekt utan beställaren betalar 100 % av kostnaderna. Arvoden kan även betalas, notera att inga AK-tillägg beräknas på dem. Utöver projektets alla kostnader enligt totalkostnadsmodellen budgeteras ett vinstpåslag om ca 1 % (kan vara högre procent vid behov) samt mervärdesskatt 23 %. Projekt som redan är budgeterade enligt den sk gamla modellen, direkta löner + 52 % i lönebikostnad, övriga direkta kostnader, allmänt påslag 30 % varav allmänna kostnader 18 %, vinstpåslag 1-12 % samt moms 23 %, följer samma modell tills projektet är avslutat. Budgetering av små projekt För små projekt < 15 000 euro (exkl. moms) kan budgetereras enligt samma regler som för finansiärer (t.ex. fonder o stiftelser) som inte tillåter budgetering enligt totalkostnadsmodellen. Allmänna kostnaden är 18 % på alla direkta kostnader. Vinstpåslag (ca 1 %) samt moms 23 % tillkommer. 19