Barn- och utbildningsförvaltningen Elisabeth Österdahl Ärendenr BUN 2015/266 Handlingstyp Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum 4 februari 2015 Barn- och utbildningsnämnden Internkontroll, 2015 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner rapporten med tillägget att förvaltningen skall återkomma med förslag på åtgärdsplan för att förhindra att brister uppkommer. Sammanfattning Intern kontroll har genomförts inom områdena Inköpskort och Attest. Den interna kontrollen har genomförts av ekonom på Serviceförvaltningen. Se bifogad rapport! Granskaningen visar att den interna kontrollen vid hantering av inköpskort inter fungerar tillfredställande. Granskningen visar att s riktlinjer för attest fungerar tillfredställande. Förvaltningen är medveten om att det uppkommer situationer då underlagen inte är kompletta vid användandet av inköpskort. Information och utbildning har genomförts, men likväl har det inte fungerat fullt ut. Inköpskort används med personligt ansvar och den sanktion som vid upprepade tillfällen med brister i underlag kan användas är återtagande av rätten till att inneha inköpskort. Bakgrund Barn- och utbildningsförvaltningen har sedan 2006 haft ambitionen att metodiskt och systematiskt genomföra intern kontroll inom ekonomiområdet. Internkontrollplanen har utgjort grunden för internkontrollarbetet. Syftet med intern kontroll är att på ett systematiskt sätt säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, regler, riktlinjer och rutiner mm. Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498-26 90 00 vxl E-post registrator-bun@gotland.se Webbplats www.gotland.se Org nr 212000-0803
Barn- och utbildningsförvaltningen Ärendenr BUN 2014/7 2 (2) Nämnderna ansvarar för att en god intern kontroll skapas och att uppföljning sker inom nämndens verksamhetsområde. Ekonomikonsult på Ekonomi och upphandling på Serviceförvaltningen skall medverka vid upprättande av internkontrollplan och i samarbete med förvaltningarna utföra planenliga kontroller och bevaka att kontrollplanen följs. Eventuella avvikelser om oegentligheter samt allvarliga och/eller systematiska brister skall rapporteras till ekonomichefen och enhetschef vid Ekonomi och upphandling. Förvaltningens bedömning är att bristerna skall åtgärdas genom bland annat fortsatt utbildning inom bristområdena. Målet är att den ekonomiska redovisningen skall vara korrekt i alla delar. Elisabeth Österdahl Strateg Anders Jolby Utbildningsdirektör
Serviceförvaltningen Benny Gillros Ärendenr 1 (3) Handlingstyp Tjänsteskrivelse Datum 28 januari 2016 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av intern kontroll 2015 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner rapporten med tillägget att förvaltningen skall återkomma med förslag på en åtgärdsplan för att förhindra att brister uppkommer. Bakgrund Barn- och utbildningsförvaltningen har i Tidplan för test av intern kontroll 2015 och 2016 tagit fram de områden som skall kontrolleras inom förvaltningen. Intern kontroll har genomförts inom Barn- och utbildningsförvaltningen sedan hösten 2006. Områden och urval Arbetet med intern kontroll har under 2015 varit fokuserat på två områden inom redovisning av ekonomi. Följande områden har följts upp: Inköpskort Verifikationer för oktober månad togs fram i ekonomisystemet. Bland dessa valdes samtliga över 50 kronor ut som urval 74 st totalt. Av dessa utgör 44 st unika händelser. Verifikatet har granskats antingen i ekonomisystemet eller så har underlaget begärts från aktuell verksamhet. Gränsen 50 kr valdes eftersom det beloppet endast avser årsavgift för korten och debiteras med automatik. Antalet transaktioner har granskats enligt principen <5 betyder att hela populationen av transaktionerna valts ut, samtliga individer testas. Attestreglementet Verifikationer för oktober och november månad togs fram i ekonomisystemet. Endast verifikat över 5.000 kr och med beslutsattest har tagits med 694 st varav 420 st unika verifikationer. Samtliga har granskats utefter beslut Riktlinjer för Attest (beslut 2015-03-02 i regionfullmäktige). Verifikaten har granskats i ekonomisystemet. Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress 621 81 Visby Telefon 0498-26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Webbplats www.gotland.se Org nr 212000-0803
Förvaltning Ärendenr 2 (3) Antalet transaktioner har granskats enligt principen <5 betyder att hela populationen av transaktionerna valts ut, samtliga individer testas. Kontroll och resultat Hantering av Inköpskort Syftet med denna rutin är att säkerställa att Barn- och utbildningsförvaltningen följer s riktlinjer för införande av inköpskort med regler enligt införande från och med 1 januari 2013. Detta innebär bland annat kontroll att kvitto från inköp skall finnas bifogat och att uppgift finns om syfte, mål, och vid inköp till många - en deltagarförteckning, samt även att rätt moms är konterad. Det framkom att 17/44 eller 39 % av verifikationerna inte hade ett 100 % godkänt resultat av testet. Uppgift om syfte och mål med inköpet saknas i 16/44. Det framgår inte av kvitton eller anteckningar till vad eller vem inköpet har gjorts. Kvitto från inköpstillfället saknas i 2/44. Här kan inte kontroll av syfte eller mål, inte heller så kan ev. fel i momshanteringen kontrolleras. I 2/44 så har ingen moms bokförts, eller bokförts felaktigt trots att det framgår av bifogade kvitton att moms har betalats. I 2/44 inköp så har Varuförsörjningen inom kunnat användas istället för inköp via extern part. Granskningen visar att den interna kontrollen med hanteringen av inköpskort inom Barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområden inte fungerar tillfredställande. Förvaltningen bör framhålla hur förvaltningen tänker agera framåt när det gäller det aktuella kontrollområdet, som brustit i granskningen. Det gäller främst att alltid göra noteringar om syfte och mål, samt att alltid bifoga kvitton som underlag ska uppmanas. Attestkontroll Rutinen för attester kontrollerades genom att granska att s riktlinjer för attest följs, samt att behörig person beslutsattesterat. Med behörig person menas att faktura är attesterad av rätt person enligt attestreglementet som Barn- och utbildningsnämnden har beslutat. Samtliga verifikationer över 5. 000 kr under oktober och november har valts ut för genomgång och kontroll av rutinen. Endast verifikationer som är beslutsattesterade har sedan valts ut för kontroll, 420 st.
Förvaltning Ärendenr 3 (3) Det som framkom är att 6/420 eller 1,4 % av underlagen inte hade ett 100 % godkänt resultat av testet. Med detta menas kortfattat, att en eller flera av de utvalda verifikationerna inte var korrekt attesterade enligt riktlinjerför attest som gäller inom, samtliga gällde beloppsgränser som överskridits. Utöver granskningen av varje verifikation har även nämndens ansvar gällande underlag för granskning kontrollerats i form av att fastställd och uppdaterad beslutattestantförteckning med tillhörande namnteckningsprov alltid finns tillgänglig. Här hittades ett ansvarsområde som var attesterat men inte var upptaget i upprättad attestantförteckning. Vidare saknas det i förteckning anvisningar över vilka attestanter som ersätter vid frånvaro. Granskningen visar att riktlinjerna för attest uppsatta för regionen inom Barnoch utbildningsnämndens verksamhetsområden fungerar tillfredställande. Ekonomi och upphandling Benny Gillros Ekonomikonsult