.Stadsrevisionen i Örebro kommun

'Rapport av förstudie.stadsrevisionen i Örebro kommun April2010.Lars Wigström, Certifierad,kommunal revisor \)

2010-04-01 fi 'j l \ WiCfW~ A I-zu, I u/;;/',l ly- ~ Lars Wigström I Kurt Westerback

Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning 1 2. Bakgrund 3 3. Syfte - revisionsfrågor 4 4. Metod, avgränsning 4 5. Regelverk avseende anställdas bisysslor 5 5.1 Lagen om offentlig anställning (LOA) och Allmälma bestämmelser (AB) 5 '5.2 Riktlinjer angående bisyssla inom Örebro kommun 5.5.3 Regler avseende bisysslor inom kommunala bolag 6 6. Resultat av granskningen : 6 6.1 Bisysslor hos kommunens anställda 6 6.2 Kommunens köp av varor och tjänster från foretag där anställda har.en funktion. 7 6.3 Bolagens köp av varor och tiänster från foretag där anställda har.en funktion 8 6.4 Jäv vid upphandling 8 6.5 Resultat från enkät 8 6.6.1 Enkät till forvaltningschefer. 8 6.6.2 Enkät till bolagen 10 )

'i. :Sammanfattande bedömning Stadsrevisionen har i sin analys av väsentlighet och risk beslutat att genomföra en förstudie av 0111 fårtroendeskaclliga bisysslor förekommer. Granskningen har sin utgångspunkt j de regler 0111 anställdas bisysslor som fimls j lagen om offentlig anställning (LOA) och allmälma bestämmelser (AB) S0111 films inom kollektivavtalsområclet. För arbetstagare anställda i kommunala företag och som tillämpar kommunala avtal gäller samma regler som för kommunen. Länsmusiken i Örebro AB och Örebro Fritidscenter AB tillämpar inte kommunala avtal för sina anställda. Örebro kommun har inte utformat egna riktlinjer för anställdas bisysslor. I kommunens personalhandbok och på intranät fimls uppgifter om vad som är bisyssla och fårldaringar till de olika bisysslor som LOA och AB beskriver. Personalavdelningen har även gått ut med information i ett arbetsgivarnytt ställt till samtliga chefer där reglerna finns återgivna. Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras är om den interna kontrollen är tillräcldig med avseende på regler och riktlinj er. Projektet omfattar följ ande granskningsmål:.. Har nämnderna/bolagen tillräcldig kontroll av förekomst och omfattning av anställdas bisysslor som utförs genom eget aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag eller enskild firnla?!. Films styrande och/eller stödjande dokument och tillämpas dessa på avsett sätt? Förstudien avgränsades till att omfatta verksamheten i 11 nämnder och två kommunala bolag. I dessa nämnder omfattade gransimingen ett urval av ca 3000 anställda i kommunen och ca 40 anställda i bolagen. Granslmingen är genomförd med en s k registeranalys som grund. Bolagsverket har gjort sölmillgar i sina register mot bakgrund av ett utdrag ur Örebro kommuns och de två bolagens lönesystem. Från Bolagsverket har sedan erhållits uppgifter om anställdas engagemang i företag. Bolagsverkets uppgifter har sedan matchats mot uppgifter tagna ur ekonomisystemens leverantörsreskontra.

Av Bolagsverkets sökningar framkommer, efter rensning av bl a bostadsrättsföreningar, att det återstår ca 370 företag där anställda inom kommunen har en bisyssla i form av någonfunktion i ett företag. Av registeranalyserna framkommer att ca 50 företag förekommer i leverantörsregistret under 2009 där anställda i kommunen har ett engagemang. Båda bolagen har anställda med bisyssla i fonn av engagemang i företag. Vardera bolag har 7 anställda med någon funktion i dessa företag. Av registeranalyserna framkommer att ett av dessa företag förekom i leverantörsregistret under 2009 där den anställda i företaget har ett engagemang. Som sammanfattande bedömning med utgångspunkt i revisionsfrågan och i granslmillgsmålen och de svar som förvaltningscheferna lämnat kan följande sägas: Har nämnderna/bolagen tillr.äcklig kontroll.av f"orekomst och omfattning.avanställdas bisysslor som utfors genom eget.aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag.eller enskild 'firma? Vår bedömning är att flertalet av nämnderna har tillräcklig kontroll.av förekomst och omfattning av anställdas bisysslor som utförs genom eget aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag eller enskild firma. I skolnämnderna exld gymnasiellämnden bedömer vi att kontrollen och uppföljningen inte är tillräcldig av anställdas eventuella bisysslor. 'Bolagen har få anställda, vilket gör det lättare att leännatill anställdas eventuella bisysslor. Inom Länsmusikel1 i Örebro AB diskuteras bisysslor ingående och anses ävenfrämj a de anställdas utveclding. Inom Örebro Fritidscenter AB bedöms det inte vara aktuellt att kontrolleraförekomst och omfattning av anställdas bisysslor. Finns styrande och/eller stödjande dokument och tillämpas dessa på.avsett sätt? Örebro kommun har stödjande dokument som tydliggör regler om bisysslor för anställda. I kommunens personalhandbok och på intranätet hänvisas tydligt till gällande bestämmelser och att cheferna har ett ansvar att fö~ja upp förekomsten av anställdas bisysslor. Reglerna anger att ansvaret för kontroll, av förekomst av bisyssla och bedömning om bisysslan strider mot de regler som fil111s om offentliganställdas bisysslor, ligger på chefen inom respektive enhet. De stödjande dokumenten har hittills inte använts i någon större utsträclming på förvaltningarna. Detta beror till stor del på.att diskussioner om förekomst av bisysslor ej har skett i någon större omfattning. Bolagen har inga stödjande dokument för bisysslor. 2

.2. Bakgrund Stadsrevisionen har mot bakgrund av revisionsplanen för 2009 gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers j uppdrag att göra en förstudie av förekomst och rutiner för hantering av anställdas bisysslor. Från årsskiftet 2002 har i Lagen om offentlig anställning, LOA, införts en ändring som ilmebär att förbudet mot s.k förtroendeskadliga bisysslor också omfattar anställda hos kommunerna (tidigare bara statligt anställda). Bakgrunden är att de kommunala förvaltllingal11a utövar makt, myndighet, tillsyn och konh'oll och bedriver upphandling på i princip samma sätt som de statliga myndighetema. Förbudet mot fårtroendeskadliga bisysslor syftar till att upprätthålla allmänhetens fårh'oende för den saldighet och opartiskhet som grundlagen häver av förvaltningen. I konu11unens avtal Allmänna bestämmelser, AB, regleras samtliga typer av bisysslor, inte bara de förtroendeskadliga. Arbetsgivaren kan enligt AB förbjuda förtroendeskadliga bisysslor men också bisysslor som inverlcar hindrande på arbetet eller som innebär.att arbetstagaren konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Vid eventuell tveksamhet gäller lagen före avtalets bestämmelser. För bisysslor som är arbetshindrande eller konkurrerande gäller AB fullt ut även i fortsättningen. Stadsrevisionen genomfårde år 1999 en granslaring av anställdas bisysslor. Den sammanfattande bedömningen vid granskningen var att kontrollen av anställdas bisysslor var otillräcldig med avseende på: * förekomst och omfattning * rutiner och regler samt ansvarsfördelning. Stadskansliet redovisade i en rapport 2001-06-01 resultatet av nämndemas granskning av de anställdas bisysslor. Inkomna rapporter visade att bisysslor förekom i ringa omfattning. Få anställda hade en affårsrelation med Örebro kommun. Revisorel11a har år 2009 i sin analys av väsentlighet och risk beslutat att genomfåra en förstudie av om förtroendeskadliga bisysslor förekommer. Resultatet av förstudien kommer att utgöra underlag för Tevisoremas/lelanannarevisoremas ställningstagande till om.en 3

fårdjupad granskning ska genomfåras. Förstudien omfattar också två av kolllilmnens bolag. :3. Syfte - revisionsfrå.gor Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras är om den interna kontrollen är tillräcldig med avseende på regler och riktlinjer. Projektet omfattar foljande granslmingsmål:.. Har nänmdema/bolagen tillräcklig kontroll av förekomst och omfattning av anställdas bisysslor som utförs genom eget aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag eller enskild firma? Finns styrande och/eller stödjande dokument och tillämpas dessa på avsett sätt? 4. 'Metod,avgränsnin.9 Granslalingen avgränsas till att omfatta verksamheten i fem skolnämnder, två socialnämnder, kommunstyrelsen, programnämnd Samhällsbyggnad, byggnadsnämnden och telmiska nämnden, samt i de kommunala bolagen Örebro Fritidscenter AB och Länsmusiken i Örebro AB. 11 -fårvaltningschefer och-vd i ovanstående nämnder respektive bolag har valts utför att besvara en enkät om det bl a finns regler och riktlinjer för anställdas bisysslor och om de genomfårt medarbetar/utvecklingssamtal där frågan om bisysslor lyfts och dokumenterats. Därefter har ett stickprovsmässigt urval gjorts av grupper av anställda där salidolikheten för förekomsten av bisysslor bedöms vara störst. Uppföljning har skett mot aktiebolagsregistret och handels- och röreningsregistret hos Bolagsverket. Avsikten var att granska om anställda finns registrerade i aktiebolag, i handelsbolag, i kommanditbolag eller ensldld finna som levererat varor eller tj änster till komnlunens nänmder och bolag. Kontroll har skett mot kommunens/bolagens leverantörsregister för att fastställa i vilken omfattning dessa företag levererat varor och tj änster till komrnunenlbolagen. De grupper av anställda i kommunen som har valts ut är Samtliga lärare IT-personal 4

Personal vic! inköpskontoret Tekniska sidan, "myndighetspersonal" (byggnadslov) Personal hos socialnänmderna som sköter placeringar i fami~jehem samt hem för vård och boende LedningspersonaJ i bolagen I bolagen har samtliga hel- och deltidsanställda valts ut. "5. Regeiverk avseendeanstäudas bisysslor Gransleningen utgår i grunden från de regler som finns om offentliganställdas bisysslor. I regelverken de'iinieras vad som är bisyssla och anger i huvudsak tre olika typer av bisysslor som kan ilmebär negativa konsekvenser i anställningen; förtroendeskadliga, arbetshindrande och konkurrerande bisysslor. De regelverlc som definierar offentlighetsanställdas bisysslor är Lagen om offentlig anställning (LOA) och Allmämla bestämmelser (AB). :5:1 Lagen om offentlig 'anställning (LOA) och Alimännabestämmel :ser (AB) BestämmelsernaLOA angående offentliganställdas bisysslor fårändrades 2002 från att tidigare endast gälla statligt anställd personal till att också omfatta anställda inom kommuner och landsting. LOA reglerar först och främst de förtroendeslcadliga bisysslorna. Arbetsgivar- och arbetstagarparterna har på det primär- och landstingslcominunala området träffat centralt kollektivavtal (AB). I detta avtal fimls också regler om anställdas bisysslor, som främst berör de arbetshindrande och konkurrerande bisysslorna. I båda dessa regelverk anges arbetstagarens skyldighet att på arbetsgivarens begäran lämna uppgifter om bisyssla och arbetsgivarens möjlighet att förbjuda sådan bisyssla som bedöms som olämplig. 5:2 'Riktiil1jerangåendebisyssla inom Örebro kommun Örebro kommun har inte utformat egna riktlinjer för anställdas bisysslor. Däremot finns stödjande dokument både i kommunens personalhandbok och på intranät om vad som är bisyssla och förklaringar till de olika bisysslor som LOA och AB beskriver. Personalavdelningen har även gått ut med information i ett arbetsgivarnytt ställt till samtliga chefer där reglerna finns återgivna. Som ett stöd får chefer har även ett frågeformulär angående 5

bisyssla tagits fram. Hänvisning till detta har skett i ett arbetsgivamytt som utkom i januari 2010. :5:3 'Regler avseende.bisysslor inom kommunala bolag För arbetstagare anställda i kommunala företag och som tillämpar kommunala avtal gäller samma regler som för kommunen. Länsmusiken i Örebro AB och Örebro Fritidscenter AB tillämpar inte kommunala avtal för sina anställda. '6. Resultat av granskningen 6:1 Bisysslor hos kommunens anställda För att få en uppfattning om omfattningen av de anställdas bisysslot inom kommunen har översänts en fil tillbolagsverket, med uppgifter på hel- och deltidsanställda personer inom kommunen, för sölming i deras register. Syftet med denna sölming har varit att ta fram uppgifter om anställdas bisysslor i form av engagemang i företag. Grundfilen till Bolagsverket innehöll uppgifter om2990 hel- och deltidsanställda i kommunen och 43 anställda i de båda bolagen. Den förteckning som erhölls från Bolagsverket innehöll 420 olika :fåretag där anställda inom kommunen imlehar någon funktion i ett fåretag. En person kan i vissa fall ha.funktioner i flera företag. Den vanligaste funlctionen är att personen är ledamot eller suppleant i styrelsen i ett alctiebolag. Personer som är innehavare av enskild 'firma fårelcommer också i stor utsträclming. Förtec1mingen från Bolagsverket "rensades" får den vidare bearbetningen från uppgifter om bostadsrättsföreningar. Efter detta återstod 370 anställda/företag. Utfallet från Bolagsverket fördelas efter detta på kommunens fårvaltningar enligt nedan. I de undersökta bolagen har samtliga anställda sökts i Bolagsverkets register. Här visade det sig att anställda har någon funktion i 14 fåretag. Uppdelat på 7 :fåretagpå respektive undersökt bolag. Utfallet från Bolagsverkets sökningar om anställdas bisysslor i fonn av engagemang i fåretag fördelas på fårvaltningama och bolagen enligt nedan. 6

FÖRVALTNING ANTAL undersökta ANTALFÖ RETAG ANDEL (~) Sko]- o gymnasieförvaltningar 2760 331 12,0 Socialförvaltning, öster o väster 116 11 9,5 Övriaa to 1] 4 28 24,5 Örebro Fritidscenter AB 3] 7 22,5 Länsmusiken i Örebro AB 12 7 58,5 Totalt 3033 384 12,7 Flest företag förekommer inom skol- och gymnasieförvaltningarna, 331 stycken, I sammanhanget kan göras den noteringen att det inom de flesta förvaltningar förekommer personer som har fler än ett företagsengagemang. Inom gruppen övriga är det främst anställda med uppgifter inom IT-området som har engagemang i företag. '6.2 Kommunens "köp,av varor och tjänster'från 'företa,g där :anställda haren 'funktion Bolagsverkets sammanställning över företag, där kommunanställda har ett engagemang, har samkörts mot kommunens eget leverantörsregister. Denna samkörning resulterade i sammanlagt 51 träffar där företag som förekommer i leverantärsregistret11ågon gång under 2009 sålt varor eller tjänster till kommunen. Av dessa 51 träffar är det i allt väsentligt anställda från skolförvaltningarna som förekommer, Inom gruppen övriga och socialförvaltningama är det endast enstaka anställda som vid samkörningen förekom med företag i leverantörsregistret under 2009, De företag S0111 förekommer i leverantörsreskontran har under 2009 falcturerat kommunen för totalt ca 33,1 miljoner laonor. I denna summa ingår även kommunala bolag med 24,3 milj oner kronor där anställda har ett engagemang. 7 -_.-._--... _-

6:3.Bolagens köp,av varor och tjänster från 'företag där anställda har en 'funktion Bolagsverkets sammanställning över företag, där Länsmusiken j Örebro AB har ett engagemang, har samkörts motbolagets eget leverantörsregister. Denna samkörning resulterade inte i någon träff där företag S0111 förekonmler i leverantörsregistret sålt varor eller tjänster till bolaget. Bolagsverkets sammanställning över företag, där Örebro Fritidscenter AB har ett engagemang, har samkörts mot bolagets eget leverantörsregister. Denna samkörning resulterade i en träff där företag som förekommer i leverantörsregistret sålt varor eller tjänster till bolaget. 6.4.Jäv vid.upphandling Att från framtaget material bedöma om det förekommer jäv i upphandlingsprocessen är svårt och laäver en större kännedom om lokala och personliga förhållanden. 6~'5 "Resultatfrån enkät 'En enkät ställdes till 'förvaltningscheferna i fem skolnämnder, två socialnämnder, kommunstyrelsen, programnämnd Samhällsbyggnad, byggnadsnämnden och tekniska nämnden, samt det två kommunala bolagen Örebro Fritidscenter AB och Länsmusiken i Örebro AB. -.6;6:1 Enkät-till förvaltningschefer Till 'förvaltningscheferna i ovanstående kommunala nämnder ställdes 7 frågor och svaren kan sammanfattas enligt följande: -1. Känner du till ev. f"orekomst och omfattning av bisysslor inom din rorvaltning? Svar: Inom sko1fönraltningarna har inte gjorts någon kartläggning av förekomsten av bi ) sysslor, men förvaltningarnas bedömning är att förekomsten av bisysslor är mycket ringa. Övriga tillfrågade förvaltningar inlc1 g)'lidlasieförvaltningen svarat att de har god kälidedom om förekomsten avel'. bisysslor. Varje chef följ er upp detta vid medarbetarsamtal. Inom te1miska avdelningen är det knappt hälften av cheferna som kontinuerligt följer upp de anställdas bisysslor. 2. Har ni kännedom om kommunen har anvisat särskilda regler och riktlinjer ror anställdas bisysslor? 8

Svar: Samtliga svarar att kommunen inte har nå,gra särskilda regler. Däremot har personalavdelningen gått ut med infornlation i arbetsgivarnytt till samtliga cbefer där reglerna finns återgivna. Information finns även på intranätet tillsammans med en blankett S0111 cbeferna kan använda får att få en uppfattning om meclarbetamas eventuella bisysslor. 3. Har nämnden/förvaltningen antagit regler och riktlinjer för tilhimpning av bisysslor'? Svar: Nej, ingen förvaltning bar antagit egna regler och riktlil~ier för bisysslor. Samtliga svarar att de följer kommunens riktlinjer (=stödjande dokument). Det films kommunövergripande riktlii~jer vad gäller bisysslor- ej "sund" konkurrens (se fråga 8). 4. Finns rutiner i er :förvaltning for hur anställda skall informeras om vad som är bisysslor? Svar: Ja, samtliga förvaltningar utom en svarar att det films rutiner för hur de anställda skall infornleras om bisysslor. 5. Begärs uppgifter in 'från anställda om deras bisysslor (exempelvis vid medarbetarsamtal/utvecklingssamtal)? Svar: Inom flera förvaltningar begärs uppgifter in om anställdas bisysslor vid medarbetarsamtaliutvecklingssamtal. Andra fårvaltningar svarar att det åligger chefer utifrån kommunens riktlinjer (=stödjande dokument) att begära in uppgifter om ev. bisysslor. Inom skolförvaltningen begärs det inte regelbundet in någon infomlation om anställdas bisysslor. I 6. Hur många ay de.anställda har.anmält att de har bisyssla? Svar: Flertalet av förvaltningarna med undantag av skolförvaltningarna anger att de har en ganska bra uppfattning om hur många av de anställda som har bisyssla. 7. Har någon meddelats förbud mot att ha bisyssla, då den ansetts som Iörtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande? Svar: Ja, tre förvaltningar har uppgett att de har nekat anställd att inneha bisyssla alternativt uppmanat en anställd att upphöra med sin bisyssla. En rekommendation har getts till en medarbetare att avsluta sin bisyssla. 9

I 8. Övriga kommentarer 1. april 2009 antog Kommunstyrelsen ett beslut om arbetstagares möjligheter att vara tjänstledig för att bedriva näringsverksamhet. Det politiska beslutet kan innebära svårigheter för chefer att kartlägga bisysslor då gränsdragninge11 mellan näringsverksamhet och bisyssla kan upplevas svår. Om en arbetstagare startar ett företag som är direkt konlcurrerande med arbetsgivarens verksamhet kan det ses som en konkurrerande bisyssla. lv1en i och med det politiska beslutet ska arbetsgivaren betrakta detta som näringsverksamhet och därmed bevilja arhetstagaren ~iänstledigt. 6.6:2 Enkättill bolagen De två bolagen har fått en enkät med fyra frågor att besvara. Länsmusiken i Örebro AB 1. Tillämpas kommunala avtal ior anställda inom bolaget? Nej, i bolaget tillämpas inte kommunala kollektivavtal. I bolaget finns avtal mellan arbetsgivarorganisationen Svensk Scenkonst och Unionen, Sveriges Yrkesmusikers förbund och Teaterförbundet..2. Har styrelsen.antagit några regler och riktlinjer'ioranställdas.eventuella bisysslor? Nej. 3. Informeras anställda om regler och riktlinjer om bisysslor? Alla anställda informeras om gällande kollektivavtal, både från fack och arbetsgivare, men i vilken utsträckning man verldigen har kunskap om vad som gäller när det kommer till bisysslor är oklart. Tjänstemän som har bisysslor har en dialog med VD om lämpligheten och omfattningen av bisysslan. Arbetsgivaren och arbetstagarsidan för musikerna har under stora delar av 2009 fört en dialog gällande bisysslor med en önskan från arbetsgivarsidan om större tydlighet, öppenhet och inionnationsplilct i enlighet med kollelctivavtalet för medarbetarna. 10.._--------~

4. Fiirekommer det att anställda har bisysslor och har då lämpligheten ~w detta prltvats'! Det forekonm1er att både musiker och ~iänstemän har bisysslor. Ps ~iänstemmu1asidal1 prövas det utifrån vad uppdraget ilu1ebär både ilmehållsmässigt samt omfångsmässigt. Det görs i en dialog med respektive medarbetare. Anser vi som arbetsgivare att uppdraget inte är oförenligt mecl bolagets verksamhet eller hockar med det försöker vi j så stor utsträckning S0111 möjligt ge ok till bisysslorna då vi tror att det är både kompetensutvecklande och stimulerande för medarbetama. På l11usikersidall är omfattningen mindre kontrollerad och smmolikt stöne. Branschen och yrket som musiker skiljer sig starkt från det som gäller får t ex en tjänsteman hos oss el1er hos vilken annan arbetsgivare som helst. Inom branschen är det relativt vanligt att musiker från en orkester jobbar extra i en annan orkester om det passar schemamässigt. Som arbetsgivare tycker vi att det är positivt så länge det inte påverkar musikerns spelkvalitet och hälsa negativt när hm1lhon utfor sitt ordinarie jobb hos oss. Vi ser det som kompetensutvecklande och upplever att musikerna tar med sig nya ideer och impulser som för orkestern framåt. Det är inte heller ovanligt att musiker har e1.'irauppdrag som musiklärare m.m. -Örebro Fritidscenter AB 11. Tillämpas iwmmunala.avtal for.anställda inom bolaget? Nej, i bolaget tillämpas inte kommunala kollektivavtal. I bolaget fim1s avtal med Hotell och Restaurangfacket och Unionen. 2. Har styrelsen.antagit några regler och riktlinjer for anställdas eventuella bisysslor? Nej. 3. Informeras anställda om regler och riktlinjer om bisysslor? Frågan har inte valit aktuell inom bolaget. 11

4. Förekommer det att anställda har bisysslor och har då lämpligheten av detta prövats? Bolaget har kälmeclom om att en anställd har en bisyssla men demla bisyssla anses inte olämplig. :'-) 12