Examinerade språkkonsulter i svenska Protokoll för årsmöte den 18 mars 2016 Plats: Konferenshuset, Drottninggatan 55, Stockholm. Distansanslutning: Skype Tid: 17.00 Närvarande: Maria Hultberg, Ulrika Berg Roos, Inkaliisa Voionmaa, Mea Näsman, Michaela Gester, Madeleine Jacobsson, Karolina Krystek, Henrik Karlsson, Emelie Frisk, Anders Lewin, Frej Persson, Erik Svensson, Josefine Malmkvist, Sara Rösare, Ingrid Herbert, Malin Bornhöft, Emelie Eriksson, Annasara Jaensson, Anna Folkesson, Anna Maria Resare, Anna Tillas-Lindberg, Mathilda Lefin Matz (distans). 1. Mötet öppnas Ess vice ordförande Sara Rösare öppnade mötet. 2. Kallelse och dagordning De närvarande ansåg att mötet är utlyst enligt stadgarna och godkände dagordningen. 3. Val av ordförande för mötet Henrik Karlsson utsågs till ordförande för mötet. 4. Val av sekreterare för mötet Anna Tillas-Lindberg utsågs till sekreterare för mötet. 5. Val av två justerare och rösträknare Karolina Krystek och Erik Svensson utsågs till justerare och rösträknare.
6. Styrelsens verksamhetsberättelse och resultaträkning Ess ordförande Anna Maria Resare läste upp verksamhetsberättelsen (se bilaga 1). Anna Folkesson läste upp resultaträkningen (se bilaga 1). Anna informerade också om att Ess ordinarie kassör, Mathilda Lefin Matz, fick jobb i Moldavien under året. Eftersom vårt bokföringsprogram är knutet till en enda dator bestämde styrelsen då att Anna Folkesson skulle ta över datorn, så att den fick stanna i Sverige. Mathilda och Anna har pratat om allt, men Anna har skött det praktiska kassörsarbetet. I anslutning till överlämningen kraschade kassörsdatorn. Mathilda hade säkerhetskopierat bokföringen, men programmet hade inte fungerat som det skulle och säkerhetskopian var inte användbar. Vi fick ta extern hjälp för att få tillbaka vår bokföring. I slutet av november kunde Anna komma igång med kassörsuppgifterna. På grund av detta gick inte fakturorna för höstkonferensen ut förrän i mitten av december. Detta ledde i sin tur till att en del av fakturorna betalades efter årsskiftet, och de intäkterna kommer alltså hamna på 2016 års bokföring. Anna berättade också att vi har trott att vi har fått in mer medlemsavgifter än vi faktiskt har fått. Bokföringsprogrammet känner av och räknar med fakturor som inte har betalats systemet räknar alltså inte bort dem automatiskt, vilket inte är lätt att förstå. Henrik Karlsson och Maria Hultberg, som båda har suttit som kassörer, intygade att det är svårt att förstå sig på programmet. Styrelsen arbetar nu med att hitta ett nytt, enklare och molnbaserat system för medlemshantering och bokföring dels för att underlätta för kassören, dels för att bokföringen inte ska vara knuten till en enda dator. Revisorerna Maria Hultberg och Ulrika Berg Roos kommenterade formuleringen [V]årt bokföringssystem känner av, och räknar med, fakturor som inte har betalats. Majoriteten av dessa kundfordringar är medlemsavgifter som vi inte kan räkna med att få in i not nummer 6 i resultaträkningen (se bilaga 1), som de tyckte var alltför
pessimistisk. De obetalda fakturorna är på sammanlagt 126 000 kronor, varav ungefär 61 000 kronor är relaterade till medlemsfakturor. Revisorerna tror att föreningen kan få in en stor del av dessa 61 000 kronor. De lämnade också rekommendationer inför framtiden: Det behövs rutiner för påminnelser och en mer ambitiös uppföljning av medlemmar som inte betalar. Första påminnelsen kan komma på mejl, men den andra behöver vara på papper. Det är lätt att glömma bort ett mejl, men en pappersfaktura betalar de flesta. Ett annat alternativ är att gå tillbaka helt till pappersfakturor. Det normala är att man betalar innan man kommer på en konferens, men föreningen brukar skicka ut fakturorna efter konferenserna. Om vi i stället skickar dem före kan vi både få alla att betala och undvika att vissa avgifter hamnar på nästa års bokföring. I kravspecifikationen för det nya bokföringsprogrammet bör det stå att det ska finnas en tydlig koppling mellan person, faktura och medlemsmatrikel, så att det är tydligt vilka som faktiskt har betalat sin medlemsavgift. 7. Revisionsberättelse för det föregående räkenskapsåret Ulrika Berg Roos läste upp revisionsberättelsen från revisorerna (se bilaga 2) och föreslog att mötet beviljar den avgående styrelsen ansvarsfrihet, mot bakgrund av kommentarerna under punkt 6 ovan. 8. Ansvarsfrihet för styrelsen Mötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet. 9. Val av styrelseledamöter enligt 11 i stadgarna Ingrid Herbert och Karolina Krystek presenterade valberedningens förslag till styrelse (valperiod i parentes): Ordförande Anna Maria Resare (omval, 1 år) Vice ordförande Sara Rösare (sitter kvar)
Kassör Mathilda Lefin Matz (sitter kvar) Sekreterare Madeleine Jakobsson (inval, 2 år) Klubbmästare Frej Persson (omval, 2 år) Klubbmästare Anna Folkesson (sitter kvar) Ledamot med webbansvar Mikaela Gester (inval, 2 år) Ledamot Annasara Jaensson (sitter kvar) Ledamot Emelie Eriksson (omval, 2 år) Årsmötet godkände valberedningens förslag. 10. Val av två revisorer Ingrid Herbert presenterade valberedningens förslag: att sittande revisorer Maria Hultberg och Ulrika Berg Roos väljs om. Mötet godkände valberedningens förslag. 11. Val av valberedning Årsmötet valde Erik Svensson, Malin Bornhöft och Anna Tillas-Lindberg (sammankallande) till valberedningen. 12. Medlemsavgift för det innevarande räkenskapsåret Mötet beslutade att medlemsavgiften på 500 kronor för ordinarie medlemmar och 100 kronor för studenter samt avgiften på 1 000 kronor för en synlig företagsflik ligger fast. 13. Budget för det innevarande räkenskapsåret Anna Folkesson presenterade styrelsens förslag till budget för år 2016 (se bilaga 3). Några av posterna hon kommenterade var dessa:
Styrelsen vill stryka posterna för Begriplexkonferensen, nyhetsbrev, foldrar och trycksaker, arbetsgrupper, projektverktyg på nätet och kanslist/projektledare. Dessa poster har inte varit aktuella på flera år. Styrelsen vill ha separata poster för vår- och höstkonferensen, så att det är lättare att hålla isär siffrorna. Styrelsen vill höja konferensbudgeten för att kunna fortsätta höja kvaliteten. Frågetecknen i posten för räntan beror på att vi inte vet vad den blir än, men den brukar bli cirka 800 kronor. Tidigare har föreningen haft en policy som säger att sektionerna i städerna där det inte har examinerats några språkkonsulter än får 2 000 kronor, medan sektioner som även har examinerade språkkonsulter får 5 000 kronor. Styrelsen har valt att sätta Göteborgs budget till 2 000 kronor trots att det nu finns examinerade språkkonsulter där, eftersom sektionsarbetet inte har kommit igång än. Årsmötet diskuterade budgetförslaget. Vi var överens om att vi som förening inte ska ha som mål att gå med vinst. I styrelsens förslag har vi budgeterat att gå 18 800 kronor med vinst. Årsmötet tyckte att dessa pengar i stället ska läggas på posterna för styrelsens resor och för sektionerna. Om sektionerna har mer pengar kan de bjuda in fler föreläsare som tar arvode. Årsmötet tyckte också att alla sektioner ska ha lika mycket pengar. Om någon sektion skulle gå över sin budget är det inte ett stort problem; vi ska som sagt inte gå med vinst, och dessutom kommer vi förmodligen få in en del pengar från medlemsavgifter (se punkt 6) som inte finns medräknade i budgetförslaget. Budgeten som årsmötet antog är den som styrelsen lade fram, men med följande ändringar: Stockholmssektionens post höjs från 5 000 kronor till 7 500 kronor. Umeåsektionens post höjs från 5 000 kronor till 7 500 kronor. Göteborgssektionens post höjs från 2 000 kronor till 7 500 kronor. Lundsektionens post höjs från 2 000 kronor till 7 500 kronor. Posten för styrelsens resekostnader höjs från 12 000 kronor till 15 000 kronor.
14. Styrelsens förslag (inklusive beslut om förslag från förra årsmötet) Inga. 15. Enskilda medlemmars motioner Inga. 16. Övriga frågor Inga. 17. Mötet avslutades Vid protokollet Anna Tillas-Lindberg Ort och datum Justeras Justeras Karolina Krystek Ort och datum Erik Svensson Ort och datum
Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Ess verksamhet under 2015 Ess har haft ett aktivt år med både medlemsträffar och konferenser. Vi ordnade en halvdagskonferens för medlemmarna i samband med årsmötet och en öppen höstkonferens för både medlemmar och externa deltagare. Styrelse Styrelsen har sedan årsmötet i mars 2015 bestått av ordförande Anna Maria Resare vice ordförande Sara Rösare sekreterare Anna Tillas-Lindberg kassör Mathilda Lefin Matz klubbmästare Frej Persson klubbmästare Anna Folkesson ledamot Malin Bornhöft ledamot Annasara Jaensson ledamot Emelie Eriksson Styrelsen har haft 13 styrelsemöten under året varav två fysiska i Stockholm, ett under våren och ett i samband med höstkonferensen. Övriga möten har vi hållit över Skype. Samtliga protokoll finns på Ess webbplats. Medlemmar Under året hade föreningen 196 ordinarie medlemmar och 75 studerandemedlemmar. Medlemsavgiften har under 2015 varit 500 kronor för ordinarie medlemmar och 100 kronor för studerande. Medlemsaktiviteter Våren 2015 hade vi en halvdagskonferens för våra medlemmar i samband med årsmötet. Den handlade om ny forskning inom begriplighet. Vi hade 41 betalande deltagare och gick 2790 kronor med förlust.
Utöver konferensen har vi arrangerat flera medlemsaktiviteter under året. I Stockholm: medlemsträff med SAOL-tema spelkväll med spelet Språknörd träff om att skriva i grupp träff med Catharina Nyström Höög julfika och träff med Daniel Wojahn som har doktorerat om språkaktivism. I Göteborg: medlemsträff om att starta eget medlemsträff med SAOL-tema glögg- och spelkväll. I Umeå: medlemsträff med SAOL-tema spelkväll med spelet Språknörd sektionspeppsfika glöggmingel. I Lund: uppstartsmöte glöggmingel och lättläst. Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Under hösten annonserade vi på konferensen Presens i Umeå och erbjöd våra medlemmar rabatt på konferenspriset. Öppen konferens I oktober hade vi en öppen höstkonferens med temat lättläst. Vi hade 85 betalande deltagare och gick cirka 1800 kronor med vinst under 2015. Sammanlagt (med betalningar som kommit in efter årsskiftet) går vi dock med betydligt större vinst detta kommer dock redovisas under 2016 års bokföring. Vi valde att höja priset för konferensen för att ha möjlighet att erbjuda våra talare arvode. Syftet var att inte tumma på kvaliteten på grund av en begränsad budget.
Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Vi hade ett konferensutbyte med SFÖ (Sveriges Facköversättarförening) som innebar att en representant från dem fick gå gratis på höstkonferensen mot att en representant från oss får gå gratis på deras konferens i maj 2016. Övrig verksamhet under året Vi har varit aktiva i sociala medier under året som gått. Vi har bland annat börjat presentera nyutexaminerade studenters uppsatser på vår Facebook-sida. Under året har vi fortsatt ge ut vårt nyhetsbrev Essentiellt där vi bland annat informerat om kommande aktiviteter i föreningen och intervjuat språkkonsulter. Vi har gett ut fyra nummer under 2015. Vår ordförande Anna Maria har besökt studenterna i Umeå, Stockholm och Lund för att berätta om vår verksamhet och svara på frågor. Fram till hösten 2015 använde vi Dropbox för lagring av styrelsens gemensamma dokument. Då gratisversionen har begränsat utrymme bytte vi till Owncloud för att få mer utrymme utan kostnad. Barbro Ehrenberg-Sundin skriver tillsammans med Maria Sundin Krångelspråk blir klarspråk Från 1970-tal till 2010-tal, en bok om klarspråksarbetets historia i Sverige. De har intervjuat styrelsen om Ess arbete och mål. Både Barbro och Maria är medlemmar i Ess.
Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Räkenskapsåret 2015 - ingående balans Tillgångar Plusgiro Sparkonto Checkräkningskonto Kundfordringar 1) 132 176 kr 47 276 kr 300 kr -5900 kr Summa Skulder och eget kapital Eget kapital Resultat föregående år 173 851 kr 59 184 kr 114 667 kr Summa 173 851 kr Intäkter Medlemsavgifter 115 100 kr Konferens 113 600 kr Avgift för företagsflik 39 000 kr Summa 267 200 kr Kostnader Webben Programvaror Bank & porto Sektion Stockholm Sektion Umeå Sektion Göteborg Sektion Lund Årsmöte, medlemsträffar Styrelsens omkostnader 2) Styrelsearvode 3) Konferensen 4) Utbildning av styrelsemedlemmar 5) Styrelsens resekostnader -2 985 kr -1 300 kr -1 245 kr -1 745 kr - 290 kr - 545 kr - 0 kr - 0 kr -3 429 kr - 7 992 kr - 114 576 kr - 5 375 kr - 4 201 kr
Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning Marknadsföring Summa Årets resultat - 4 438 kr -149 794 kr 117 406 kr Räkenskapsåret 2015 Utgående balans, 2015-12-31 Plusgiro Sparkonto Kundfordringar 6) Summa 123 082 kr 47 276 kr 126 000 kr 291 257 kr Skulder och eget kapital Leverantörsskulder Ingående eget kapital Årets resultat Summa eget kapital 0 kr 173 851 kr 117 406 kr 291 257 kr Noter 1) Kundfordringarna är ett negativt tal eftersom vi har krediterat obetalda medlemsavgifter i efterhand. 2) Styrelsens omkostnader. Kostnaderna avser förtäring vid styrelsemöten. Här ligger även vissa utgifter som har hamnat fel, därav den överskridna budgeten. 3) Styrelsearvode. Styrelsearvodet är 999 kronor per styrelsemedlem och år. 4) Konferens. Här inkluderas kostnader för både vår- och höstkonferens. Dessutom har vi lagt in kostnader för årsmöte här eftersom det sker simultant med vårkonferensen och därför betalas på samma faktura. En stor summa intäkter för höstkonferensen redovisas inte heller här då många betalningar
Bilaga 1: Verksamhetsberättelse och resultaträkning för höstkonferensen inte kom in förrän efter årsskiftet. Dessa intäkter kommer att redovisas i 2016 års bokföring. 5) Utbildning av styrelsemedlemmar. Här utgörs kostnaden av utbildning i Visma för ny kassör. 6) I år har vi inte krediterat de kundfakturor som ligger kvar i systemet. Det betyder att vårt bokföringssystem känner av, och räknar med, fakturor som inte har betalats. Majoriteten av dessa kundfordringar är medlemsavgifter som vi inte kan räkna med att få in.
Revisionsberättelsen är inte bifogad i den digitala versionen av protokollet, men den finns med i pappersversionen. Kontakta Ess sekreterare på info@sprakkonsult.se om du vill ha tillgång till den. Bilaga 2: Revisionsberättelse
Bilaga 3: Styrelsens förslag till budget för 2016 Ess utfall 2015 och budget 2016 Intäkter Budget 2015 Utfall 2015 Budget 2016 Eget kapital, IB 173 851 kr 122 881 kr 173 851 kr Medlemsavgifter 105 000 kr 115 100 kr 105 000 kr Ränta 800 kr?? 800 kr Synlig företagsflik 35 000 kr 39 000 kr 35 000 kr Vårkonferens / / 15 000 kr Höstkonferens 80 000 kr 113 600 kr 100 000 kr Medlemsträffar 0 kr 0 kr 0 kr Kurser 0 kr 0 kr 0 kr Begriplexkonferensen 0 kr 0 kr / Summa intäkter 220 800 kr 267 700 kr 255 800 kr Intäkter plus eget kapital 394 651 kr 390 581 kr 429 651 kr Kostnader Språkkonsulten/nyhetsbrev / / / Webbplats 5 000 kr 2 958 kr 5 000 kr Foldrar och trycksaker 2 000 kr 0 kr / Begriplexkonferensen 0 kr 0 kr / Vårkonferens 18 889 kr 30 000 kr Höstkonferens 90 000 kr 95 687 kr 100 000 kr Medlemsträffar 0 kr 0 kr 0 kr Sektion Stockholm 5 000 kr 1 745 kr 5 000 kr Sektion Umeå 5 000 kr 290 kr 5 000 kr Sektion Göteborg 2 000 kr 545 kr 2 000 kr Sektion Lund 2 000 kr 0 kr 2 000 kr Kurser 0 kr 0 kr 0 kr Porto, bankkostnader 5 000 kr 1 227 kr 3 000 kr Kontorsmat./trycksaker 2 000 kr 0 kr 1 000 kr Styrelsemöten 3 000 kr 3 429 kr 3 000 kr Arbetsgrupper 0 kr 0 kr / Styrelsens arvode 9 000 kr 8 991 kr 9 000 kr Utbildning av styrelsemedlemmar 9 000 kr 5 375 kr 0 kr
Bilaga 3: Styrelsens förslag till budget för 2016 Projektverktyg på nätet 0 kr 0 kr / Styrelsens resekostnader 12 000 kr 4 219 kr 12 000 kr Övrigt och oförutsett 30 000 kr 6 250 kr 30 000 kr Marknadsföringsaktiviteter 10 000 kr 4 438 kr 10 000 kr Lokal och förvaring 0 kr 0 kr 0 kr Kanslist/projektledare 0 kr 0 kr / Medlemshantering (65xx) 20 000 kr 0 kr 20 000 kr Summa kostnader 211 000 kr 154 043 kr 237 000 kr Eget kapital, UB 183 651 kr 236 538 kr 192 651 kr Diff 9 800 kr 113 657 kr 18 800 kr Kostnader plus eget kapital 394 651 kr 390 581 kr 429 651 kr