Revisionsrapport Värdig Äldrevård (VÄV 12) Landstinget Gävleborg Lars-Åke Ullström Margareta Larsson Juli 2012
Innehållsförteckning Sammanfattning 3 1 Inledning 5 1.1 Bakgrund 5 1.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 5 1.3 Metod 6 2. VÄV 12 6 2.1 Allmänt 6 2.2 Projektplan/-direktiv 6 2.2.1 Syfte 6 2.2.2 Projektmål/effektmål 7 2.2.3 Andra effekter 7 2.2.4 Projektkostnader 7 2.2.5 Organisation 8 2.3 Delprojektens inriktning/aktiviteter samt resultat 8 2.3.1 Vårdplanering och informationsöverföring 8 2.3.2 Delprojekt vårdprevention 10 2.3.3 Kompetensutveckling VÄV 12;s kompetenscentrum 12 2.3.4 Nya arbetssätt för akut sjuka äldre 13 2.3.5 Förebygga läkemedelsfel vid vårdens övergångar 14 2.3.6 Aktiviteter 15 2.3.7 Tilläggsuppdrag 16 3. Rapportering 16 4. Ekonomi 17 5. Uppföljning av mål och effekter 18 5.1 Projektmål/effektmål 18 5.2 Andra effekter 19 6. Sammanfattande kommentarer och revisionell bedömning 20 2
Sammanfattning Landstingets revisorer har uppdragit till Kommunal Sektor inom PwC att genomföra en granskning av projektet Värdig Äldre Vård (VÄV12). Syftet med granskningen har varit att granska och bedöma resultat av VÄV 12;s arbete utifrån fastställda projekt- och effektmål. Projektet Väv 12 startade årsskiftet 2010/2011. Projektet kan sägas utgöra en fortsättning på arbetet Gemensamma utgångspunkter för vård och omsorg av de äldre i Gävleborg som antog av Landstingsfullmäktige november 2009. Beslut om att starta VÄV 12 togs av Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp (HSL). En projektorganisation bildades med landstingsdirektören som projektägare. Inriktningen av projektet har lagts fast i projektplan och projektdirektiv. De delprojekt som ingått VÄV 12 är Vårdplanering och informationsöverföring Vårdprevention Kompetensutveckling Nya arbetssätt för akut sjuka äldre Förebygga läkemedelsfel vid vårdens övergångar Varje delprojekt har haft egna uppdragsdirektiv. Projekten har involverat ett stort antal personer som projektledare/projektmedarbetare. Utifrån projektets timredovisning har ca 40 personer deltagit under 2011. Under tiden har VÄV 12 även fått vissa tilläggsuppdrag från Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp, Länsledning närvård samt psykiatriutredningen. Projektet skall avslutas årsskiftet 2012/2013. Resultatet av granskningen kan sammanfattas enligt följande; Uppbyggnaden av projektet med projektplan/-direktiv samt uppdragsbeskrivningar för de olika delprojekten är tydligt och möjliggör uppföljningar. Flertalet delprojekt har genomfört aktiviteter utifrån projektplan/direktiv. Delprojekten vårdplanering/informationsöverföring, vårdprevention och läkemedel har till synes varit mest aktiva i sitt arbete. Rapporter har lämnats från delprojekten. Det samlade intrycket beträffande arbetssättet är således positivt. Inom VÄV 12 har i princip inga aktiviteter genomförts inom projektet Nya arbetsätt för akut sjuka äldre. Detta kommer enligt uppgift att hanteras på annat sätt i landstingets organisation. I projektplanen fanns även ett antal aktiviteter angivna som skulle genomföras inom projektet. Vi kan notera att VÄV 12 varit aktiva inom områdena äldreteam, översyn av geriatriska vårdplatser, målbildsarbete, planering för användning av stimulansmedel (utvecklingsmotorer, apotekare), omvärldsspaning inom området samt att det har utarbetats en kommunikationsplan inom området. De delar som inte hanterats i någon större omfattning i projektet är aktiviteterna förnyad utredning avseende Geriatriskt kompetenscentrum samt utveckling av ekonomiska styrmodeller för att stimulera att projektmålen uppfylls. 3
Enligt uppdragsbeskrivningen för projektet så förväntades ett antal övriga effekter av projektet då projektmålen uppnåtts exempelvis att arbetsbelastningen för medarbetarna skulle minska och därmed arbetsmiljön förbättras. Ytterligare en konsekvens är att antalet transporter kommer att minska vilket har en positiv inverkan på miljön. Det bedömdes även som sannolikt att driftkostnaderna kommer att minska i vården om projektet lyckades. Någon uppföljningsmodell för att följa dessa effekter finns ej. Uppföljning av de indikatorer (nyckeltal) som varit möjliga att följa har skett kontinuerligt i projektgruppen. Det har dock inte genomförts någon systematisk uppföljning av projekt- och effektmål hittills under projektets gång utifrån projektplanen. För närvarande pågår ett arbete med att ta fram underlag för såväl nuläge som effektmål. Ett nuläge hade naturligtvis varit värdefullt att ha tillgång till då projektet startade. I sammanhanget bör det dock noteras att genomförande av åtgärder etc inte i första hand är en fråga för VÄV 12 utan hanteras i linjeorganisationen efter beslut i exempelvis Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp eller Länsledning närvård. Beträffande projektets ekonomi så rapporteras och följs arbetade timmar för de personer som ingår i projektet. Prognosen över arbetade timmar överstiger den nivå som budgeterats i projektplan. Vissa kostnader för VÄV 12 finns även redovisat under centralt utvecklingskonto. I rapporten har beskrivits de tillfällen som VÄV 12 varit föremål för information/diskussion vid Landstingsfullmäktige respektive Landstingsstyrelse. Med tanke på projektets strategiska betydelse samt insatta resurser är det angeläget att landstingstyrelsen följer upp projektet i sin helhet då detta avslutas årsskiftet 2012/2013. En avrapportering bör även lämnas till landstingsfullmäktige då VÄV 12 är en väsentlig del i landstingets arbete för att fullfölja inriktningen av landstingsfullmäktiges beslut i november 2009 avseende Gemensamma utgångspunkter för vård och omsorg av de äldre i Gävleborg. I uppföljningen bör ingå en resultatredovisning utifrån de mål projektet har arbetat efter samt en samlad ekonomisk redovisning. 4
1. Inledning 1.1 Bakgrund Projektet Värdig Äldre Vård beslutades hösten 2010. Projektet syftar till att i ett första steg samordna landstingets insatser för att åstadkomma en obruten vårdkedja. Närsjukvården skall utvecklas så att de mest sjuka äldre omhändertas vid rätt tid och på rätt vårdnivå och de samlade resurserna skall användas på ett för samhället effektivt sätt. I steg 2 ska närvården utvecklas genom att landstingets och kommunernas insatser samordnas. I projektbeskrivningen finns ett antal projektmål och effektmål angivna som skall uppnås. Organisationen framgår av bilaga. De delprojekt som angavs var Förebygga läkemedelsfel Vårdprevention Vårdplanering och informationsöverföring Geriatriskt kunskapstorg Nya arbetssätt för akut sjuka äldre Arbetet med VÄV 12 i projektform skall vara avslutat årsskiftet 2012/2013. Vissa delar har redan avslutats. 1.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Syftet med granskningen är granska och bedöma resultat av VÄV 12 utifrån fastställda projekt- och effektmål. Revisionsfråga Har projektet VÄV 12 bedrivits på ett ändamålsenligt sätt? Kontrollmål/granskningsmål Har projekt- och effektmål följts upp under projektets gång? Vilka resultat har uppnåtts i de olika delprojekten? Har föreslagna aktiviteter bedrivits enligt plan? Finns en tydlig redovisning av projektets kostnader ställt i relation till kostnadsbilden inledningsvis? 5
1.3 Metod Granskningen avgränsas till projektet VÄV 12 och dess delprojekt. Genomgång sker av projektdokumentation (beslut, projektplan, projektdirektiv, rapporter m m). Underlaget kompletteras med intervjuer/mailkontakter med ansvariga för projekt och delprojekt. 2. VÄV 12 2.1 Allmänt Policyn Gemensamma utgångspunkter för vård och omsorg av de äldre i Gävleborg fastställdes av landstingsfullmäktige 3-4/11 2009. Detta skedde även i flertalet kommuner. I beslutet fick landstingstyrelsen och berörda nämnder i uppdrag att arbeta för att utveckla vård och omsorg för äldre i enlighet med de redovisade gemensamma utgångspunkterna. Fullmäktige beslutade även att uppföljning av beslutet skulle ske årligen med rapportering till landstingsfullmäktige. I utredningen föreslogs att handlingsplaner skulle utarbetas utifrån inriktningen i gemensamma utgångspunkter. Detta arbete sker i närvårdsgrupperna. VÄV 12 arbetar internt i landstinget med äldrefrågor. Projektdirektiven beslutades av Hälsooch sjukvårdens ledningsgrupp (HSL) 15 december 2010. 2.2 Projektplan/-direktiv 2.2.1 Syfte Projektet skall i ett första steg samordna landstingets insatser för att åstadkomma en obruten vårdkedja. Närsjukvården skall utvecklas så att de mest sjuka äldre omhändertas vid rätt tid och på rätt vårdnivå och de samlade resurserna skall användas på ett för samhället effektivt sätt. I steg 2 ska närvården utvecklas genom att landstingets och kommunernas insatser samordnas. 6
2.2.2 Projektmål/effektmål Projektmål Målgruppen och dess anhöriga upplever att tryggheten, tillgängligheten och kontinuiteten ökar inom sjukvården Effektmål Patienttillfredställelsen ska öka Hälso- och sjukvårdens omhändertagande av målgruppen förbättras Andel av målgruppen som har en fast namngiven vårdkontakt skall öka Fallskador, trycksår, vårdrelaterade infektioner och undernäring ska minska Utveckla och införa arbetssätt inom sjukvården som förbättrar omhändertagandet av målgruppen Andelen läkemedelsfel i vården ska minskas Andelen personer med undvikbara slutenvårdstillfällen ska minska Omhändertagandet av målgruppen ska effektiviseras Andelen av målgruppen som får rätt vård på rätt nivå och vid rätt tillfällen ska öka Projektmål och effektmål ska vara vra uppfyllda årsskiftet 2012/2013. I projektplanen angavs vissa nyckeltal som skulle följas för att kunna bedöma måluppfyllelse för projektet. 2.2.3 Andra effekter När projektmålen uppnås kommer arbetsbelastningen för medarbetarna att minska och därmed arbetsmiljön förbättras. Ytterligare en konsekvens är att antalet transporter kommer att minska vilket har en positiv inverkan på miljön. Det bedömdes även som sannolikt att driftkostnaderna kommer att minska i vården om projektet lyckades. 2.2.4 Projektkostnader I projektplanen beräknades den totala tidsåtgången för projektet till 17 500 timmar eller totalt 9 mnkr. Till det kommer externa kostnader (externa konsulter, resor, kost, logi m m) till en kostnad om närmare 0,9 mnkr. 7
2.2.5 Organisation 2.3 Delprojektens inriktning/aktiviteter samt resultat 2.3.1 Vårdplanering och informationsöverföring Arbetsområden Driva utvecklingen av vårdplaneringsarbetet mot högre deltagande av berörda parter innan hemgång från sjukhus Utveckla vårdplanering med patienten och berörda aktörer i det egna hemmet Verka för besök av läkare vid behov Utveckla kontroll och revidering av medicinlista Driva utvecklingen av informationsöverföring mellan aktörer i vården, med focus på in och utskrivningsprocessen 8
Utveckla kommunikationen mellan vårdpersonal och patienten, i vårdteamet kring patienten och mellan olika vårdlag, vårdenheter och vårdgivare Utveckla metoder som säkerställer att patienten eller dess företrädare får och uppfattar korrekt information Målet är att vårdkedjan ska fungera och patientens säkerhet ska kunna garanteras Iakttagelser Våren 2012 startade Landstinget tillsammans med Högskolan Gävle en uppdragsutbildning som syftar till att förbättra vårdplanering och informationsöverföring mellan olika vårdgivare. Till utbildningen har 37 personer från kommuner och landsting antagits. Videokonferensteknik har införts i landstinget. Ett användningsområde är effektivera vårdplaneringsarbetet och möjliggöra att fler kan delta. HSL har våren 2012 tagit ett beslut att alla vårdenheter fr o m mars 2012 skall kunna erbjuda vårdplanering via video. Som stöd i arbetet har delprojektet även tagit fram en manual och checklista för vårdplanering via videokonferens. Länets kommuner och landstinget har tagit fram gemensamma riktlinjer för Samordnad individuell plan. Rutinerna har fastställts av Länsledning närvård och skall implementeras i hösten 2012. Inom ramen för VÄV 12 har även tagits fram en checklista för att underlätta vårdplanering inom slutenvården. En viktig del i äldrevården är kontinuitet. Ett arbete inom VÄV 12 har varit att ta fram en rutin för fast vårdkontakt. HSL införde i juli 2010 nya bestämmelser om vårdkontakt, dessa skall säkerställa att patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården tillgodoses. Om dessa behov behöver tillgodoses ska verksamhetschef utse en fast vårdkontakt för patienten. IT systemet MEDDIX används i kommunikationen mellan slutenvård/primärvård/ kommun. Inom VÄV 12 har en manual tagits fram för hur systemet kan användas på ett effektivare sätt i vårdplaneringen. Webbpportalen Agda-nytt som presenterat fakta om närvård för äldre i södra Hälsingland kommer under 2012 att omfatta omfatta närvården i hela länet och samlas i en särskild portal. Utbildning i brytpunktssamtal (samtal mellan ansvarig läkare och patient om det medicinska beslutet att övergå till palliativ vård i livets slutskede) har genomförts en gång och kommer att upprepas hösten 2012. Fastställda rutiner; - samordnad vårdplanering - samordnad individuell plan - fast vårdkontakt för patient - tidig vårdplanering rutin för ärendegång 9
Andelen hemsjukvårdspartienter som har en aktuell individuell plan Mål Nuläge maj 2012) Andel 100% 84% Mätningar avseende tidig vårdplanering, andel med fast vårdkontakt följs inte på ett systematiskt sätt i dagsläget. Användandet av videokonferensteknik är fortfarande under utveckling. Enligt uppgift används det i Ljusdal samt inom medicin i Hudiksvall. Kommentar Delprojektet har genomförts aktiviteter som stödjer delar av målen framförallt vad gäller vårdplanering och informationsöverföring. Det är dock väsentligt att säkerställa att de rutiner som tagits fram inom området även följs i praktiken. HSL;s beslut om användandet av videokonferensteknik måste utvecklas för att nå målen om högre deltagande i vårdplanering samt färre transporter. Mål, mått och återrapportering tidig vårdplanering måste utvecklas för att kunna bedöma om VÄV 12;s arbete och andra insatser får effekt. Beträffande fast vårdkontakt har ett utvecklingsarbete av journalsystemet initierats för att kunna registrera antalet utsedda fasta vårdkontakter. Då detta är klart kan utvecklingen av fast vårdkontakt följas. 2.3.2 Delprojekt vårdprevention Arbetsområden Driva utvecklingen/öka andelen riskbedömningar av inneliggande patienter 65 år och äldre på sjukhus och på personer 65 år och äldre som är inskrivna i hemsjukvård Utveckla den vårdpreventiva processen så att den präglas av tre S; Systematik, Struktur, och Synliggörande av resultat Öka kunskapen om hur den enskilda enheten med hjälp av Senior Alert kan säkra vården och omsorgen för vårdtagaren, jämföra sin vårdkvalitet över tid och göra jämförelser mellan olika vårdenheter Iakttagelser Senior alert är ett nationellt kvalitetsregister. Med hjälp av Senior Alert utvecklas nya förebyggande arbetssätt som ökar möjligheten till bästa möjliga vård och omsorg oavsett vem som tillhandahåller den. Senior alert är en del av Sveriges Kommuner och Landstings satsning på Bättre liv för sjuka äldre. Registerhållare är Qulturum, Landstinget i Jönköpings län. Via SKL följs registreringen och utifrån prestation betalas stimulansersättning ut till registrerande enhet. 10
Landstinget Gävleborg fick stimulansmedel 2006. Då beslutades att tillsätta en resursperson i södra Hälsingland för att hålla ihop det vårdpreventiva arbetet. Insatserna då blev starten för utvecklingen av Senior Alert i landstinget som helhet. Senior Alert som arbetsmetodik startade som ett pilotprojekt vid avd 5, Bollnäs sjukhus samt inom primärvården i södra Hälsingland. Syftet är att utifrån en riskbedömning (fall, nutrition, trycksår) kunna vidta åtgärder som förbättra livsvillkoren för den äldre. En utgångspunkt i det vårdpreventiva arbetet är att se till helheten kring patienten. År 2010 anställdes ett antal personer s k utvecklingsmotorer för att stödja implementeringen av nya arbetssätt i hela länet. Då VÄV 12 initierades som ett projekt införlivades vårdprevention som ett delprojekt i detta. Utvecklingsmotorerna har bl a varit runt på olika arbetsplatser i länet för informera/diskutera och utbilda i hur det vårdpreventiva arbetet kan bedrivas. I det vårdpreventiva arbetet finns vårdhygien, tandvård och FOU med. Landstinget Gävleborg har legat bra till i arbetet med att registrera i Senior Alert. Landstinget har erhållit prestationsersättning som sedan fördelats ut till verksamheterna. I nedanstående antagna rutiner och program i landstinget beskrivs arbetet med att arbeta med den vårdpreventiva processen samt användandet av kvalitetsregistret Senior Alert; Lokalt vårdprogram för fallprevention (södra Hälsingland) Vårdprevention rutin att förebygga trycksår, undernäring och fallolyckor Trycksårsprevention Landstinget Gävleborg Hemsjukvårdsrutin för Primärvården i Landstinget Gävleborg Riskbedömningarna har ökat och det finns med som en del i verksamheternas styrkort med olika mätetal. Totalt sett har registreringarna i Senior Alert ökat; Mål Nuläge (Maj 2012) Division medicin 80% 40% Division operation 80% 72% Division primärvård 100% 69% Inom divisionerna varierar täckningsgraden i hög utsträckning mellan olika enheter. 11
Andel hemsjukvårdpatienter äldre än 65 år registrerade i Senior Alert (Totalt PV Gävleborg) Mål Maj 2012 Andel 100% 69% I början av år 2012 var andelen 57 %. Delprojekt vårdprevention kommer att ha fokus på de äldres munhälsa under våren 2012. Kommentar Delprojektet har arbetat inom de områden som föreslogs i projektplanen. Utifrån registreringen blir det framöver intressant att följa upp och mäta åtgärdsresultat. Det finns t ex en målsättning att mäta hur många det är som utifrån påvisade risker i resultatet fått två åtgärder vidtagna. Detta i sig är för tillfället ett problem när tillgängligt system endast kan visa en åtgärd. Uppföljning av insatta åtgärder är således ett utvecklingsområde framöver. 2.3.3 Kompetensutveckling VÄV 12;s kompetenscentrum Arbetsområden Kartlägga kunskaper från hela landet, sammanställa utvärderingar, forskningsresultat och goda exempel Öka kunskapen om utvecklingsarbeten, forskning och teknik Driva kunskapsutvecklingen mot en mer praktisk och tillämpad inriktning, stödja utvecklingsarbeten och underlätta för anställda på olika nivåer att tillämpa nya kunskaper i vården och omsorgen av äldre och anhöriga Skapa arenor för erfarenhetsutbyte och samverkan mellan landsting, kommuner, universitet, högskolor, tillväxtmotorer och näringsliv Iakttagelser Under hösten 2011 genomfördes ett seminarium där representanter för landstinget, kommunerna och högskolan deltog. Seminariet syftade till att utröna vad som behöver göras för att sprida kunskap om omhändertagandet av de mest sjuka äldre, höja statusen för att jobba med målgruppen mm. 12
Inom projektet hade planerats att upprätta en portal där erfarenheter, kunskaper, nya forskningsrön om målgruppen skulle samlas. Socialstyrelsen utvecklade samtidigt Kunskapsguiden med samma inriktning och upplägg som landstinget hade tänkt sig. Nu sprids istället kunskapen om att Kunskapsguiden finns utvecklad. VÄV 12 har även tagit initiativ till att utveckla Agda-nytt som hittills varit ett portal för personal inom kommuner och landsting i södra Hälsingland som arbetar med de äldre till att utvecklas till en portal för de äldre till att vara en portal för hela länet. Det har träffats en överenskommelse om det med Region Gävleborg och förändringen är på gång. Inom delprojektet formades en idé om en äldre mässa. Den idén har utvecklats till att bli en ett nationellt rådslag om aktiv hälsostyrning där Gävle och Hudiksvalls kommuner samt SKL har inbjudits att vara medarrangörer och som tackat ja till det. Mässan är inbokad till 16-17 maj och planering av innehållet pågår i en bredare projektgrupp. Under hösten 2012 planeras fyra workshops i olika delar av länet om demensvård. Syftet är att diskutera implementering av nationella riktlinjer för vård och omsorg av personer med demenssjukdom. Samråd sker med närvårdsgrupperna. Inledningsvis fanns en projektledare för området. Denne slutade dock efter en tid men en ny projektledare har tillkommit på senare tid. Kommentar VÄV 12 har hanterat kompetensutvecklingsfrågor. Till ovanstående aktiviteter kan läggas de utbildningssatsningar som beskrivs under avsnittet vårdplanering. 2.3.4 Nya arbetssätt för akut sjuka äldre Arbetsområde Utveckla och pröva olika modeller för inskrivning och omhändertagande av akut sjuka i målgruppen Iakttagelser Delprojektet har inte startat. På uppdrag av projektgruppen inom VÄV 12 har projektmedarbetare dock genomfört en omvärldsbevakning vad gäller arbetssätt m m inom akutmottagningar. Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp har senare beslutat att denna del skulle samordnas med andra aktiviteter inom landstinget. Projektet akutflödet har ombildats och ett linjeuppdrag har från HSL givits till verksamhetschefen för akutmottagningarna att förändra arbetssätten vid mottagningarna för att korta väntetiderna. Det förändringsarbete som bedrivits har lett till att patienter i större omfattning direkt kommer till den vårdavdelning där bäst vård kan beredas utifrån vårdbehov. Möjligheten till detta är dock i hög grad beroende på beläggningssituationen vid sjukhusen. Patienttrycket till akutmottagningarna är dock fortfarande högt och ökar. En övergripande målsättning i landstingets måldokument är att väntetiden på akutmottagningarna skall vara 13
högst 4 timmar. Under 2011 hade ca 25% av patienterna i Gävle en vistelsetid över fyra timmar och ca 20% av patienterna i Hudiksvall. Framförallt i Gävle har det skett förbättringar senare år. Några indikatorer följs för att följa utvecklingen av vården avseende gruppen akut sjuka äldre; - Undvikbar slutenvård 65 år och äldre - Återinskrivna inom 30 dagar 65 år eller äldre - Väntetid på akutmottagning Kommentar Arbetsområdet har inte hanterats i någon större utsträckning inom ramen för VÄV 12. Frågeställningarna har istället via ett uppdrag från HSL överförts till akutmottagningarna. 2.3.5 Förebygga läkemedelsfel vid vårdens övergångar Arbetsområde Verka för att minimera antalet läkemedelsfel vid in- respektive utskrivning från sjukhus, byte av vårdgivare och/eller vårdnivå samt att verka för en säker och ändamålsenlig läkemedelsbehandling för de mest sjuka äldre över 65 år. Iakttagelser Enligt ett beslut i Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp november 2009 skall Läkemedelsenhetens kliniska apotekare arbeta för att förebygga läkemedelsfel i vårdens övergångar. Fr o m 2011 ingår arbetet som ett delprojekt i VÄV 12. För vårdgivaren är effektmålet kontinuerliga läkemedelsavstämningar. Det kommer även skärpta föreskrifter som anger att vårdgivaren skall bli skyldig att erbjuda personer som är över 75 år eller äldre och har minst fem olika läkemedel så kallade läkemedelsavstämning. Effektmål på individnivå är aktuella och uppdaterade läkemedelslistor. Ett område som följs är förekomst av olämpliga läkemedel för äldre. Det finn även en förteckning över läkemedel som bör undvikas. Inom VÄV 12 har det nyligen startat en kampanj Håll koll på din läkemedelslista. Ett flertal utbildningar har genomförts på temat Äldre och läkemedel. Kliniska apotekare har i samarbete med Hälsoval Gävleborg tagit fram information om läkemedelsgenomgångar. Som en effekt pågår nu läkemedelsgenomgångar med apotekarstöd på flera håll i länet. Arbetet i delprojektet finansieras via stimulansmedel. 14
Kommentar Insatserna i delprojektet följer i stort projektdirektivet. Vissa mått/indikatorer följs men uppföljningen kan utvecklas så att även andelen äldre med aktuella läkemedelslistor, genomförda läkemedelsavstämningar för de som har minst 5 läkemedel etc kan följas. 2.3.6 Aktiviteter GKC (Geriatriskt kompetenscentrum) - förnyad utredning - Frågeställningar rörande kompetensutveckling har hanterats i delprojekten. Någon förnyad utredning avseende Geriatriskt KompetensCentrum har inte genomförts. Äldre team genomföra - Inom projektet har det skett en analys av äldreteam. Grunden är ett samverkansavtal mellan landstinget och Gävle kommun. VÄV 12 har intervjuat vårdenhetschefer i primärvård och slutenvård. Resultatet överlämnades till projektgruppen i juni 2011. Beslut om att införa äldreteam togs 2007. I dagsläget finns dock äldreteam endast vid några hälsocentraler i Gävle och Hudiksvalls kommuner. E-hälsa för de mest sjuka äldre - Initiativ har tagits till ett ömsesidigt informationsutbyte med första delen i SmartCityprojektet. Slutresulatet av Smart City var en kontaktkatalog för att komplettera informationsöverföring mellan landstings och kommuner i Meddix. Katalogen är tänkt att ersätta primärvårdspärmen. Det har även genomförts informationsträffar etc med kommunerna för att vidareutveckla kommunikationsverktyget Meddix. Landstinget följer även utvecklingen av e-hälsotjänster som tas fram via SKL:s beställarorgan för e-hälsa. Översyn av geriatriska vårdplatser och sluten primärvård förstudie - Utredningen/kartläggningen har överlämnats till HSL Målbildsarbete - Genomfördes inför starten av VÄV 12 (projektplan, direktiv mm) Fullfölja dialogmötena - Inte fullföljt enligt plan. Projektet har dock träffat referensgrupp, politiska partier, handikapporganisationer m fl Omvärldsspaning - Har genomförts i delprojekten och inför olika aktiviteter. Kommunikationsplan - Kommunikationsplan finns framtagen för projektet 15
Planering för stimulansmedlens användning - Apotekare och utvecklingsmotorer som hör till förvaltningen LOV respektive division Primärvård har delvis arbetat inom ramen för VÄV 12. Deras insatser har finansierats via statliga stimulansmedel. Utveckla ekonomiska styrmodeller för att stimulera att projektmålen uppfylls - Överläggningar har ägt rum mellan VÄV 12 och det projekt som hade i uppdrag att utarbeta ersättningsmodeller till hälso- och sjukvården syftet var att införa ersättningar som stimulerar till att uppfylla målen för VÄV 12;s målgrupp. Ersättning för måluppfyllelse går nu bl a till registrering i Senior Alert samt samordnad planering. 2.3.7 Tilläggsuppdrag På uppdrag av psykiatriutredningen genomförde VÄV 12 en kartläggning av psykiska besvär och sjukdomar hos äldre. Fanns även ett motionssvar som grund för arbetet. Kartläggningen har presenterats i hälso- och sjukvårdsutskottet. Överlämnats till åtgärder för en bättre psykiatri. Anhörigstöd ett uppdrag från länsledning närvård september 2011. VÄV 12 skulle ta fram riktlinjer (utifrån de nationella riktlinjerna) och gemensam syn på anhörigstöd. I febr 2011 presenterades materialet för länsledning närvård. Länsledning antog inte förslaget. Vad som hänt senare är okänt. 3. Rapportering Iakttagelser Landstingsfullmäktige 14/12 2010 Information via projektledningen 28/9 2011 - Information via landstingsdirektören 1412/10 2011 Information av projektledningen vid utbildningsdagar 24/11 2011- Information av projektledningen till fullmäktigeberedningen för hälsooch sjukvårdsfrågor Landstingsstyrelsen I juni 2011 genomfördes ett seminarium inom landstingsstyrelsen angående VÄV 12. Resultatet av seminarier och eventuella åtgärder återfinns inte i protokollet. 16
Under perioden januari juni 2012 har inga ärenden behandlats som direkt berör äldrevård eller projektet VÄV 12. I juni 2012 genomfördes en återrapportering till Hälso- och sjukvårdsutskottet. Hälso- och sjukvårdsutskottet (2011 maj 2012) 7/6 2012 Rapportering till utskottet 12/1 2012 3 Värdig Äldrevård 2012 ( en lägesbeskrivning presenterades för utskottet 1/9 2011 75 Utveckling av vården för de mest sjuka äldre (information) 5/5 2011 44 VÄV 12 lägesrapport 2/3 2011 22 Närvård Representanter från projektet VÄV 12 har medverkat i informationer till utskottet. Årsredovisningen 2011 Under avsnittet måluppfyllelse finns bl a redovisat mål för de mest sjuka äldre. Inga av de nyckeltal som VÄV 12 angett i projektplan m m återfinns bland de indikatorer som återfinns i årsredovisningen. En viss återrapportering av VÄV 12 lämnas. Kommentar Rent generellt redovisas vad som är på gång inom projektet, däremot sällan vilka resultat/effekter projektet givit kopplat till projektplan/direktiv. Någon årlig uppföljning av beslutet i landstingsfullmäktige ( 223/2009) finns ej. 4. Ekonomi Iakttagelser I samband med projektplan för VÄV 12 antogs att projektkostnaderna skulle uppgå till närmare 10 mnkr. Av dessa beräknades de interna kostnaderna till 9 mnkr (i huvudsak personalkostnader) och 0,9 mnkr i externa kostnader (extern konsult, resor/kost/logi mm). Inom VÄV 12 sker en timredovisning dvs hur många timmar olika personer sätter av till projektet. Enligt det material vi erhållit var budgeterat antal timmar ca 17.500. Till och med juli 2012 har ca 15.000 timmar registrerats i projektet. Prognosen fram till årsskiftet är ca 19.000 timmar. Vissa resurser som apotekarstöd (ej budgeterat) har dock tillkommit under projekttiden som delvis kan förklara att faktiskt antal timmar kommer att överstiga budgeterad nivå. Tilläggsuppdragen har kunnat lösas genom av omprioriteringar av arbetsuppgifter. 17
En viss del av kostnaderna återfinns på ett utvecklingskonto knutet till landstingsdirektören. Den totala summan i redovisningen är 3,7 mnkr (vissa personalkostnader, administration, kurser/konferenser mm). Vissa åtgärder/aktiviteter i projektet har finansierats med statliga stimulansmedel. Medlen har bl a använts till att finansiera den stöd och utvecklingsorganisation i form av utvecklingsmotorer och apotekare som funnits sedan 2009. Apotekarna har knutits till VÄV 12, utvecklingsmotorerna finns i primärvården. Kommentar Det är en tydlig brist att det inte finns någon samlad projektredovisning för VÄV 12. Kostnads- och intäktsbilden finns inte samlad. I samband med att VÄV 12 avslutas måste projektägare tillse att en helhetsbild över projektets kostnader och intäkter lämnas till landstingstyrelsen. 5. Uppföljning av mål och effekter 5.1 Projektmål/effektmål Iakttagelser I projektplanen återfinns följande projekt- och effektmål; Projektmål 1) Målgruppen och dess anhöriga upplever att tryggheten, tillgängligheten och kontinuiteten ökar inom sjukvården 2) Hälso- och sjukvårdens omhändertagande av målgruppen förbättras Effektmål Patienttillfredställelsen ska öka Andel av målgruppen som har en fast namngiven vårdkontakt skall öka Fallskador, trycksår, vårdrelaterade infektioner och undernäring ska minska Utveckla och införa arbetssätt inom sjukvården som förbättrar omhändertagandet av målgruppen Andelen läkemedelsfel i vården ska minskas Andelen personer med undvikbara slutenvårdstillfällen ska minska 3) Omhändertagandet av målgruppen ska effektiviseras Andelen av målgruppen som får rätt vård på rätt nivå och vid rätt tillfällen ska öka 18
Projektmål och effektmål ska vara vara uppfyllda årsskiftet 2012/2013. I projektplanen angavs nyckeltal som skulle följas för att kunna bedöma måluppfyllelse för projektet. Kommentar Vid granskningens genomförande (juni/juli 2012) har de nyckeltal som skulle följas för att kunna bedöma effekten av VÄV 12,s insatser inte tagits fram. Enligt uppgift pågår ett arbete med detta för närvarande. Resultatet av registreringarna i Senior Alert och palliativa registret har följts och rapporteras i VÄV 12;s projektgrupp regelbundet. Indikatorer/nyckeltal med anknytning till området följs även på annat sätt inom landstinget Gävleborg. Inom ramen för det politiska måldokumentet Goda utsikter för ett livskraftigt Gävleborg följs bl a undvikbar slutenvård, återinskrivning i sluten vård inom 30 dagar, förtroende för hälso- och sjukvården, tillgång till hälso- och sjukvård, patientsäkerhet. I primärvårdens följs ex antal hemsjukvårdspatienter som är registrerade i Senior Alert samt andel hemsjukvårdspatienter som har aktuell individuell plan. Beträffande patientupplevelser så sker uttag via den nationella patientenkäten som genomförs vartannat år. 5.2 Andra effekter Iakttagelser När projektmålen uppnås kommer arbetsbelastningen för medarbetarna att minska och därmed arbetsmiljön förbättras. Ytterligare en konsekvens är att antalet transporter kommer att minska vilket har en positiv inverkan på miljön. Det bedömdes även som sannolikt att driftkostnaderna kommer att minska i vården om projektet lyckades. Kommentar Inon ramen för VÄV 12 följs inte dessa effekter. En utvärdering av användandet av videokonferensteknik har dock genomförts i Ljusdal. Denna visar ett högre deltagande i vårdplanering och färre transporter. 19
6. Sammanfattande kommentarer och revisionell bedömning Projektet Väv 12 startade årsskiftet 2010/2011. Projektet kan sägas utgöra en fortsättning på arbetet Gemensamma utgångspunkter för vård och omsorg av de äldre i Gävleborg som antog av Landstingsfullmäktige november 2009. Beslut om att starta VÄV 12 togs av Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp. En projektorganisation bildades med landstingsdirektören som projektägare. Inriktningen av projektet har lagts fast i projektplan och projektdirektiv. De delprojekt som ingått VÄV 12 är Vårdplanering och informationsöverföring Vårdprevention Kompetensutveckling Nya arbetssätt för akut sjuka äldre Förebygga läkemedelsfel vid vårdens övergångar Varje delprojekt har haft egna uppdragsdirektiv. Projekten har involverat ett stort antal personer som projektledare/projektmedarbetare. Utifrån projektets timredovisning har ca 40 personer deltagit under 2011. Under tiden har VÄV 12 även fått vissa tilläggsuppdrag från Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp, Länsledning närvård samt psykiatriutredningen. Förslag från projektorganisationen måste i princip behandlas och antas i HSL innan förslagen kan implementeras i organisationen. Projektet skall avslutas årsskiftet 2012/2013. Har projekt- och effektmål följts upp under projektets gång? Uppföljning av de indikatorer (nyckeltal) som varit möjliga att följa har skett kontinuerligt i projektgruppen. Det har dock inte genomförts någon kontinuerlig uppföljning av projektoch effektmål hittills under projektets gång utifrån projektplanen. För närvarande pågår ett arbete med att ta fram underlag för såväl nuläge som effektmål. Ett nuläge hade naturligtvis varit värdefullt att ha tillgång till då projektet startade. Effektmål kan till viss del hämtas från den ordinarie uppföljning som sker utifrån dokumentet Goda utsikter för Gävleborg, styrkort etc. Vilka resultat har uppnåtts i de olika delprojekten mm? Varje delprojekt har genomfört aktiviteter utifrån projektplan/direktiv. Delprojekten vårdplanering/informationsöverföring, vårdprevention och läkemedel har till synes varit mest aktiva i sitt arbete. Inom VÄV 12 har i princip inga aktiviteter genomförts inom projektet Nya arbetsätt för akut sjuka äldre. Detta kommer enligt uppgift att hanteras på annat sätt i landstingets organisation. 20
Huruvida aktiviteterna har givit den effekt som avsågs har inte kunnat utläsas i redovisningar då effektmål med nyckeltal och indikatorer för själva projektet inte funnits tillgängliga i samband med granskningen. Resultat är även avhängigt att beslut tas i Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp, Länsledning närvård motsvarande så att förslag till nya rutiner, arbetsätt implementeras och följs upp. Landstinget följer dock indikatorer o dylikt på annat sätt varav flera har bäring på det område som VÄV 12 arbetar inom. Några exempel är registrering i senior Alert och palliativa registret, vårdrelaterade infektioner, fallskador, undvikbar slutenvård, olämpliga läkemedel. Fast vårdkontakt och tidiga vårdplaneringar är exempel på nya indikatorer som kommer följas framöver. I projektplanen fanns även ett antal aktiviteter angivna som skulle genomföras inom projektet. Vi kan notera att VÄV 12 varit aktiva inom områdena äldreteam, översyn av geriatriska vårdplatser, målbildsarbete, planering för användning av stimulansmedel (utvecklingsmotorer, apotekare), omvärldsspaning inom området samt att det har utarbetats en kommunikationsplan inom området. De delar som inte hanterats i någon större omfattning i projektet är aktiviteterna E-hälsa för de mest sjuka äldre samt utveckling av ekonomiska styrmodeller för att stimulera att projektmålen uppfylls. Enligt uppdragsbeskrivningen kommer arbetsbelastningen för medarbetarna att minska och därmed arbetsmiljön förbättras när projektmålen uppnåtts. Ytterligare en konsekvens är att antalet transporter kommer att minska vilket har en positiv inverkan på miljön. Det bedömdes även som sannolikt att driftkostnaderna kommer att minska i vården om projektet lyckades. Inom ramen för VÄV 12 följs inte dessa effekter. En utvärdering av användandet av videokonferensteknik har dock genomförts i Ljusdal. Denna visar ett högre deltagande i vårdplanering och färre transporter. Användandet av videokonferenser har dock hittills inte fått det genomslag som Hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp beslutat. Finns en tydlig redovisning av projektets kostnader ställt i relation till kostnadsbilden inledningsvis? Antalet arbetade timmar rapporteras och följs månadsvis. Kostnader för apotekare och utvecklingsmotorer ingår inte i VÄV 12;s projektplan utan den redovisningen återfinns inom respektive förvaltning/division. Statliga stimulansmedel har bidragit till att finansiera denna medverkan. Vissa kostnader för VÄV 12 finns även redovisat under centralt utvecklingskonto. Det finns ingen samlad projektredovisning i dagsläget. På vilket sätt sker återrapportering? I rapporten har beskrivits de tillfällen som VÄV 12 varit föremål för information/diskussion vid Landstingsfullmäktige respektive Landstingsstyrelse. Med tanke på projektets strategiska betydelse samt insatta resurser är det angeläget att landstingstyrelsen följer upp projektet i sin helhet då detta avslutas årsskiftet 2012/2013. En avrapportering bör även lämnas till fullmäktige då VÄV 12 är en väsentlig del i landstingets 21
arbete för att fullfölja inriktningen av landstingsfullmäktiges beslut i november 2009 avseende Gemensamma utgångspunkter för vård och omsorg av de äldre i Gävleborg. I rapporteringen kan även ingå i vilken grad linjeorganisationen beslutat om och implementerat olika åtgärder/förslag från VÄV 12. Den samlade analys som görs kan även vara ett underlag för det fortsatta arbetet inom ex proaktiv hälsostyrning. Sammanfattande revisionell bedömning VÄV 12 har arbetat inom flertalet av de områden som angavs i projektplan/-direktiv. Delprojektet Nya arbetssätt för akut sjuka äldre har hanterats på annat sätt inom landstingsorganisationen. Även flertalet av aktiviteter vid sidan av delprojekten har hanterats i någon form. Det som saknas i dagsläget är en redovisning över vilka effekter/resultat som uppnåtts utifrån projekt- och effektmål samt de indikatorer som avsågs följas då projektet startade. Med tanke på projektets strategiska betydelse samt insatta resurser är det angeläget att landstingstyrelsen följer upp projektet i sin helhet då detta avslutas årsskiftet 2012/2013. En återrapportering bör även ske till Landstingsfullmäktige. I denna uppföljning bör vid sidan av effekter även ingå en redovisning över hur aktiviteter som VÄV 12 inte arbetat med kommer att hanteras fortsättningsvis samt en ekonomisk projektredovisning. 22