Erik Åman 2016-02-28 2.0 1 (6) Instruktioner för Brf Siljans elektroniska låssystem 1 Introduktion... 1 1.1 Varför nytt låssystem?... 1 1.2 Utvärderingsperiod... 2 2 Låssystemet i korthet... 2 3 Nycklar... 2 3.1 Öppna dörrar med iloq-lås... 2 3.2 Öppna dörrar med Aptus-lås... 3 3.3 Skilja nycklarna åt... 3 3.4 Olika behörighet på olika nycklar... 3 3.5 Behandla nyckeln rätt... 3 3.6 Fungerar inte nyckeln?... 3 3.7 Försvunnen nyckel?... 4 3.8 Behov av fler nycklar?... 4 3.9 Nycklarna hör till lägenheten... 4 4 Portkoder... 4 5 Var kommer vi in?... 4 5.1 Takterrassen... 4 5.2 Entréportarna... 5 5.3 Allt på samma nyckel... 5 5.4 Framtida ändringar... 5 6 Loggning av passageinformation... 5 7 Övriga frågor... 5 7.1 Vad händer med låset i lägenhetsdörren?... 5 7.2 Vad händer med bokningscylindern för tvättider?... 6 7.3 Hur kommer jag in i Siljansgården?... 6 7.4 Vad gör vi med gamla nycklar?... 6 8 Problem, synpunkter eller önskemål?... 6 1 Introduktion Under vintern/våren 2016 börjar Brf Siljan införa nya elektroniska lås till dörrarna. I det här dokumentet har vi försökt samla all information du som bor i föreningen behöver känna till. 1.1 Varför nytt låssystem? Det system vi använt hittills är ett mekaniskt system från KABA. Det finns flera nackdelar med ett sådant system: Det går oftast inte att ge en person tillträde till specifika dörrar utan att lämna ut en nyckel som passar på många andra ställen. Endast en låssmed kan tillverka en ny nyckel, vilket tar tid och kostar pengar för antingen föreningen eller bostadsrättshavaren. Vi är bundna att använda ett specifikt företag som låssystemet är knutet till.
Erik Åman 2016-02-28 2.0 2 (6) Det går inte att spärra en borttappad nyckel. Vi kan i praktiken inte veta säkert om några nycklar har hamnat i orätta händer. Många har uttryckt önskemål om att entréportarna ska vara låsta under dagtid. Med det mekaniska låssystemet skulle man i så fall behöva vrida om nyckeln varje gång man går in. Dessutom skulle det bli besvärligt att släppa in brevbärare, budfirmor och andra som har anledning att komma in under dagtid. 1.2 Utvärderingsperiod Vi har begärt in offerter från flera företag innan vi bestämt oss för den lösning som vi nu inför. Givetvis finns det risk för oväntade problem och inkörningsproblem och därför har vi bestämt oss för att inte byta låsen i hela föreningen på en gång. Husen på Siljansvägen 80 84, Siljansgården och bastun använder vi för utvärdering av systemet. Rummet för matavfallspåsar på Siljansvägen 82 behåller dock det gamla låset (tvättstugenyckel), eftersom andra som bor i föreningen måste komma in där. 2 Låssystemet i korthet Vi inför egentligen inte bara ett nytt låssystem, utan två nya låssystem samtidigt. I entréportarna (och Siljansgården) används ett system från Aptus. Där låser man i första hand upp med ett beröringsfritt system, dvs nyckel och lås kommunicerar med radiosignaler. Under dagtid fungerar även kod. På övriga dörrar används ett system från iloq. Fördelarna med det systemet är att vi bara måste byta själva låscylindern och att det varken krävs kablar eller batterier. Anledningen till att det blev två olika system är en avvägning mellan funktion och kostnad. Systemet från Aptus är smidigt för de dörrar man använder ofta. Det skulle dock vara för dyrt och komplicerat att installera på alla våra mer sällan använda dörrar. 3 Nycklar Det som ser ut som en nyckel är i själva verket två nycklar. Den ena änden används på samma sätt som en traditionell nyckel för att öppna lås från iloq. I andra änden sitter ett elektroniskt chip som trådlöst läses av när man öppnar dörrar med låssystem från Aptus. 3.1 Öppna dörrar med iloq-lås Ett lås från iloq ser ut ungefär som ett mekaniskt lås, men med en annan form på öppningen. Håll nyckeln så att du har inbuktningen på vänster sida. Stick in den så långt det går i nyckelhålet och vrid om. Fungerar det inte så prova att stoppa in nyckeln lite långsammare vid nästa försök. Du ska inte behöva vrida hårdare än på ett mekaniskt lås. När du stoppar in nyckeln, kommunicerar den elektroniskt med låset. Den elektricitet som behövs för att det ska
Erik Åman 2016-02-28 2.0 3 (6) fungera skapas av rörelsen när du stoppar in nyckeln. Det är anledningen till att man måste sätta in nyckeln med rätt hastighet. 3.2 Öppna dörrar med Aptus-lås Knappsatsen till våra dörrar med låssystem från Aptus kan även läsa av nycklar trådlöst. Håll nyckeln mot knappsatsen. Lampan bakom knappsatsen blinkar som bekräftelse och det hörs ett klick när elslutblecket till dörren öppnas. Blinkar det rött långsamt två gånger, betyder det att systemet inte tycker att nyckeln är behörig, åtminstone inte vid den tiden på dygnet. Det chip som kommunicerar med läsaren sitter bakom plastbrickan, så håll vid behov den delen av nyckeln närmast knappsatsen. 3.3 Skilja nycklarna åt Enklaste sättet att skilja nycklarna åt är att titta på färgen på plastbrickan: svart, mörkblå, röd eller grön. Det finns även en lasergraverad märkning som består av en bokstav och fyra siffror. Låsen identifierar varje nyckel med en lång sifferserie. Den kan du inte läsa av själv, men den finns med på kvittensblanketter och utdrag som visar vilka nycklar du har. 3.4 Olika behörighet på olika nycklar Några utrymmen i föreningen lämpar sig inte för barn i alla åldrar och ska inte heller användas av dem som inte bor här. Därför är det olika behörighet på de nycklar som vi delar ut. Nycklar med röd eller grön plastbricka passar till entrédörr, källardörrar och cykelrum i det hus där du bor, dvs samma som den tidigare portnyckeln. Om du ger en nyckel till ett barn eller någon annan som måste komma in i huset, är det oftast lämpligast att lämna över en av dessa nycklar. Nycklar med svart eller mörkblå plastbricka är tänkta för vuxna personer som bor i lägenheten. I framtiden planerar vi att låta dem passa i tvättstugor och kanske utrymmen som är olämpliga/farliga för barn. Enda skillnaden under utvärderingsperioden är att dessa nycklar kan användas till takterrassen på Siljansvägen 80. 3.5 Behandla nyckeln rätt På undersidan av nyckeln sitter en kontakttråd som måste hållas ren. Torka vid behov av den med en mjuk fuktad trasa. Använd aldrig nyckeln till något annat än att öppna våra dörrar, eftersom den annars kan skadas. Dra upp dörrar som öppnas mot dig med dörrhandtaget inte med nyckeln. 3.6 Fungerar inte nyckeln? Kontrollera gärna i flera dörrar och hör av dig till styrelsen om nyckeln inte fungerar. Det kan vara fel på nyckeln eller felaktiga inställningar i låssystemet.
Erik Åman 2016-02-28 2.0 4 (6) Testa gärna att låsa upp både iloq-lås och Aptus-lås med dina nycklar direkt när du fått dem, så att du upptäcker eventuella fel tidigt. 3.7 Försvunnen nyckel? Vi förutsätter att du håller god ordning på dina nycklar och ser till att de inte hamnar i orätta händer. Skulle en nyckel ändå försvinna eller bli stulen, ska du omedelbart anmäla det till styrelsen. Vi kan då spärra den försvunna nyckeln så att den inte längre går att använda. Du kan köpa en ersättningsnyckel (se avsnitt 3.8) på expeditionen. När du anmäler en förlorad nyckel ska du vara beredd på att tala om vilken färg det var på plastbrickan på nyckeln. Tips: Anteckna gärna vem i familjen som har vilken nyckel. 3.8 Behov av fler nycklar? Vi delar från början ut fyra nycklar per lägenhet och hoppas att det ska täcka behovet för nästan alla. Behöver du ändå en ytterligare nyckel, kan du komma till expeditionen och köpa en för 300 kr. Var beredd att visa legitimation. 3.9 Nycklarna hör till lägenheten Nycklarna tillhör lägenheten. Om du säljer lägenheten, väntar vi oss att du lämnar över alla nycklar till de nya bostadsrättshavarna. Informera gärna om hur nycklarna fungerar och vilka dörrar de passar till. I låssystemet finns en förteckning över vilka nycklar som är utlämnade. Som bostadsrättshavare kan du få ett utdrag på vilka nycklar som hör till din lägenhet. 4 Portkoder Varje port har en egen fyrsiffrig kod som kan användas för att öppna mellan kl 6 och 21. Tryck in koden och avsluta med OK (knappen längst ner till höger). Syftet med portkoden är framförallt att du ska kunna släppa in dina besökare genom att ge dem koden. Var försiktig med vem du lämnar ut koden till. Koden delas ut på ett separat papper och vår ambition är att ibland byta koden och att meddela detta i form av ett meddelande till alla som bor i trappuppgången. 5 Var kommer vi in? I stort sett är tanken att du ska komma in på samma ställen som tidigare. Det blir dock några mindre förändringar: 5.1 Takterrassen Tidigare har du varit tvungen att skaffa en separat nyckel för att komma in på takterrassen, men med det nya låssystemet gör vi det enklare och låter alla med svart eller mörkblå nyckel komma in där. Passa på att gå upp och njuta av utsikten. Vill du ha en fest där, bokar du via kalendern på dörren. Var noga med att inte störa andra som bor i huset.
Erik Åman 2016-02-28 2.0 5 (6) 5.2 Entréportarna Ett av målen är att stänga obehöriga ute från tilltrapphuset. Därför kommer portarna att hållas låsta dygnet runt. Det finns flera sätt att öppna: Du som bor i huset kommer in dygnet runt genom att hålla din nyckel not läsaren. Mellan kl 6 och 21 kommer du med svart eller mörkblå nyckel in i andra trapphus i föreningen (där systemet är infört) på samma sätt. Portkoden kan användas mellan kl 6 och 21. Åtminstone initialt låter vi det vara möjligt att komma in genom entrén där du bor även genom att använda låscylindern. Vi kan komma att ta bort den möjligheten senare. 5.3 Allt på samma nyckel När de nya låsen är införda i hela föreningen, blir det blir färre nycklar att hålla ordning på. Det behövs inte längre separata nycklar till tvättstuga, takterrass, hobbyrum och Siljansgården. Om du använder bastun, hyr förråd i något annat hus eller om du måste komma åt en lokal för att du är med i exempelvis odlingsgruppen eller styrelsen, behöver du inte heller någon extra nyckel. För att få den typen av speciella behörigheter inlagda på nyckeln, måste du komma till expeditionen och få den programmerad. 5.4 Framtida ändringar I och med att det nya systemet är mer flexibelt, kan vi komma att ändra vem som kommer in genom vilken dörr. Vid behov kommer vi att informera om sådana ändringar. 6 Loggning av passageinformation När ett lås öppnas, loggas automatiskt vilken nyckel som använts och i vissa fall även tidpunkt. Syftet med detta är huvudsakligen att kunna underhålla och felsöka systemet. När informationen inte längre behövs, ska den raderas. Informationen är väl skyddad och lämnas inte ut till obehöriga. Informationen i låssystemet är i normalfallet knuten endast till lägenhetsnummer, inte till någon specifik person. I polisärenden eller vid sådana störningar i boendet som avses i Hyreslagen eller Bostadsrättslagen, kan loggningsinformationen komma att användas i utredningssyfte. Styrelsemedlemmar har tillgång till passageloggen, men får enligt lag inte använda den i andra syften än de avsedda. 7 Övriga frågor 7.1 Vad händer med låset i lägenhetsdörren? Styrelsen har inte nycklar till lägenheterna och vill inte heller ha det ansvar som en sådan huvudnyckel skulle innebära. Därför överlåter vi åt dig som bostadsrättshavare att själv byta lås på lägenhetsdörren. Några har fortfarande kvar det KABA-lås som monterades i lägenhetsdörrarna på 1980-talet. Det går givetvis bra att behålla det låset även om nyckeln inte längre passar till övriga dörrar i huset. Notera att låssmeden kräver tillstånd av styrelsen för
Erik Åman 2016-02-28 2.0 6 (6) att kopiera en nyckel i det systemet. Du undviker detta extra krångel om du byter låscylinder, vilket är ganska enkelt. Vill du minska mängden nycklar på nyckelknippan är det tekniskt möjligt att byta ut låscylindern på lägenhetsdörren till en som fungerar med iloq-nyckeln. I så fall kan du be vår samarbetspartner Alviks Lås att ordna det. Hör av dig till oss i styrelsen så förmedlar vi kontakten. 7.2 Vad händer med bokningscylindern för tvättider? Det finns teknisk möjlighet att i framtiden knyta bokningssystem för tvättstugor och liknande till låssystemet. Än så länge har vi dock kvar våra bokningscylindrar, så nyckeln till den måste vi fortfarande hålla ordning på. 7.3 Hur kommer jag in i Siljansgården? Du bokar Siljansgården som vanligt på www.brfsiljan.se. Tills vidare måste du komma till expeditionen för att betala, men du behöver inte längre hämta ut en nyckel som sedan ska lämnas tillbaka. Istället kommer du att kunna låsa upp med en av dina nycklar eller en kod under den dag du har bokat. Dörren till Siljansgården kan du inte låsa upp via iloq-cylindern. 7.4 Vad gör vi med gamla nycklar? Spara de gamla nycklarna tillsvidare. Om det nya systemet mot förmodan inte fungerar tillfredsställande, vill vi ha möjlighet att byta tillbaka. Tänk också på att du behöver vissa gamla nycklar för att komma åt exempelvis tvättstuga och rummet för matavfallspåsar. 8 Problem, synpunkter eller önskemål? Vad tycker du om lås- och nyckelbytet? Fungerar det bra att öppna dörrarna? Borde informationen bli tydligare? Hjälp oss gärna så att det blir bättre i det fortsatta arbetet. Skicka i första hand dina synpunkter till styrelsen.brfsiljan@gmail.com. Du kan också ringa Erik Åman (070-677 91 57) eller Victor Enbom (073-631 21 77) som arbetar med projektet i styrelsen. Respektera dock att de inte kommer att kunna lösa eventuella tekniska problem omedelbart.