Beslutanderätt i personalärenden elegationsordning OKUMENTNAMN Beslutanderätt i personalärenden elegationsordning GILTIGHETSPERIO OKUMENTTYP Allmänna anvisningar BESLUTAT/ANTAGET 2016-03-14, 19 OKUMENTÄGARE Kommunstyrelsen ERSION 4.0 OKUMENTANSARIG Personal- och löneenheten REIERAT 2016-03-14
Allmänna anvisningar Med stöd av Kommunallagens 6 kap (SFS 1991:900) beslutar styrelsen att delegera beslutanderätt i personalärenden till respektive befattning enligt nedan. anligen förekommande verkställighetsbeslut enligt lagar, avtal och lokala överenskommelser finns också med i detta dokument för att tydliggöra beslutbefogenheterna för respektive befattning. Syftet med delegationen Avsikten med delegation av personalärenden är att; Avlasta styrelsen och personalutskottet från rutinärenden Åstadkomma en smidig och väl fungerande handläggning i det dagliga arbetet Beslut ska kunna fattas innan åtgärd vidtas, som t.ex. att beslut om anställning och lönesättning eller ledighet fattas innan tillträde sker eller ledighet påbörjas Främja den arbetsledande personalens intresse och möjligheter att påverka verksamhetens utveckling, personalpolitiken och tillvaratagandet av personalen som resurs erkställighetsbeslut och delegationsbeslut Med stöd av lagar, kollektivavtal och överenskommelser har chefer generell rätt att fatta verkställighetsbeslut i ärenden som berör personal vilka de organisatoriskt har personalansvar för. erkställighetsbeslut behöver inte anmälas till styrelsen eller personalutskottet. Beslut därutöver, så kallade delegationsbeslut, förutsätter delegation från styrelsen som personalnämnd. elegationsrätten innebär endast rätt att besluta inom ramen för bemyndiganden, uppställda villkor och givna budgetramar. elegationsbeslut kan inte ändras i efterhand av styrelsen, personalutskottet eller överordnad chef. Ett delegationsbeslut tar delegaten i styrelsens namn. Om styrelsen/utskottet är missnöjd med hur delegationsrätten utövas kan dock delegationsrätten dras in. idare har politiken också rätt att från delegaten begära information och yttranden i specifika personalärenden om de anser att behov av detta föreligger. elegationsbeslut ska anmälas elegationsbeslut ska alltid anmälas till styrelsen via personalutskottet. Syftet med anmälan är dels att styrelsen och personalutskottet ska kunna följa hur delegationsrätten utövas, dels att delegationsbesluten ska bli protokollförda/anslagna och därmed möjliga att överklaga för laglighetsprövning och vinna laga haft. 1
elegationsbesluten ska redovisas senast under första veckan i närmast påföljande månad för anmälan till styrelsen via utskottet på dess nästkommande sammanträde. I ärendelistan som följer i dokumentet är varje personalärende markerat med antingen som står för verkställighetsbeslut eller som står för delegationsbeslut. Hjälp med villkor och tillämpning Samtliga ärenden i denna delegationsordning påverkas och styrs av andra regler i lagar, lokala- och centrala kollektivavtal, överenskommelser, interna riktlinjer och policys. id tillämpning måste samtliga regler beaktas och följas, handledning finns i personalhandboken. id osäkerhet i tolkning och tillämpning kontaktas personaloch löneenheten som också kan kontakta annan juridisk expertis om behov föreligger. Förkortningslista AB FLL FML MBL SemL SFS Allmänna bestämmelser elegationsbeslut Föräldraledighetslagen Förtroendemannalagen Lag om medbestämmande i arbetslivet Semesterledighetslagen Svensk författningssamling erkställighetsbeslut 2
1. Anställning m.m. / Lagrum elegat illkor Anställning av chef Kommunstyrelsen Gäller även vid förlängning av kontrakt Anställning av förvaltningschef Respektive nämnd Gäller även vid förlängning av kontrakt Anställning av avdelningschef Kommunchef/förv altningschef Anställning av övriga medarbetare Anställa medarbetare i arbetsmarknadspolitiska insatser (BEA) inklusive avslut och handläggare för arbetsmarknadsfrågor Anställning av ferieungdomar Handläggare/admi nistratör för arbetsmarknadsfrå gor Förändring av sysselsättningsgrad Stadigvarande förflyttning akanshållning av tjänst och tillfälliga förflyttningar Gäller även vid förlängning av kontrakt Beslut av insatser ska föregås av samråd med löneenheten 2. Uppsägning och avslut m.m. Beviljande av entledigande samt förkortning av uppsägningstid Uppsägning på grund av arbetsbrist Uppsägning på grund av personliga skäl id förkortning av uppsägningstid ska detta medges i blankett för uppsägning Uppsägningstid enligt lag och avtal Personalchef som ersättare) Uppsägningstid enligt lag och avtal. Samråd med chef samt nämnd/styrelse om uppsägningen gäller förvaltningschef 3
/ Lagrum elegat illkor Avsked Personalchef Arbetsbefrielse med bibehållen lön under uppsägningstid på grund av personliga skäl Gemensam överenskommelse om avslut av anställning som inte grundar sig på personliga skäl eller arbetsbrist Ekonomiska överenskommelser i samband med upphörande av anställning enligt ovan. Tillämpas vid särskilda skäl och med belopp motsvarande: som ersättare) Personalchef Personalchef - Upp till 6 månadslöner Personalchef Samråd med chef samt nämnd/styrelse om avskedet gäller förvaltningschef Endast i samband med överenskommelser som inte grundar sig på personliga skäl eller arbetsbrist - Över 6 månadslöner Personalutskottet Avstängning från tjänst - förseelser m.m. Tillfällig avstängning vid onyktert tillstånd på arbetet Lön och avlöningsförmåner vid avstängning Avstängning med lön på grund av medicinska skäl, exempelvis för att förhindra smittspridning AB 10 Personalchef som ersättare) AB 10 AB 10 Personalchef AB 10 mom. 4 som ersättare) 3. Lön, pension och andra förmåner Lönesättning i samband med nyanställning och övriga lönesättningar Samråd med löneenheten eller överordnad chef 4
/ Lagrum elegat illkor Lönetillägg Samråd med löneenheten eller överordnad chef Medgivande för användning av egen bil i tjänst eller nämnd/styrelse Kvittning vid felaktigt utbetald lön Ansvarig handläggare vid löneenheten Pensioner enligt avtal med utfärdande av pensionsbesked Ansvarig handläggare vid löneenheten Avgångsförmåner enligt AGF-KL Ansvarig handläggare vid löneenheten Individuella avtal om löneväxling Ansvarig handläggare vid löneenheten Individuella avtal om växling av semesterdagslönetillägg mot ledig tid Lokalt kollektiva vtal Sjuklön vid indragen sjukpenning AB 28 mom. 9 4. Ledigheter id kortare lokala tjänsteresor är medgivandet ett verkställighetsbeslut Samråd med löneenheten Allmänt om ledighet: ad gäller semester och tjänstledighet ska ansökan om kortare ledigheter inlämnas minst 10 dagar före avsedd ledighets påbörjan. I övrigt gäller tidsfrister enligt instruktioner nedan för olika ledighetstyper. enna delegationsordning innehåller en översikt av olika ledighetsformer och villkor. 4.1 Semester Beviljande av semesterledighet SemL 5
4.2 Föräldraledighet / Lagrum elegat illkor Mammaledighet FLL Hel ledighet med eller utan föräldrapenning: - Upp till 18 mån FLL - Upp till 24 månader Pajala - Upp till 36 månader Pajala elledighet med föräldrapenning FLL elledighet utan föräldrapenning: - Förkortning av normal arbetstid med upp till en fjärdedel FLL - Förkortning av normal arbetstid utöver en fjärdedel Ledighet med tillfällig föräldrapenning Pajala FLL Ledighet med vårdnadsbidrag FLL I Pajala har föräldrar rätt till ledighet fram till att barnet blivit 24 månader, oavsett om föräldern tar ut föräldrapenning eller inte. Ledighet upp till 36 månader och förkorting av normal arbetstid ledighet utöver en fjärdedel ska prövas av delegat. Rätten till partiell ledighet gäller för vård av ett barn som inte har fyllt åtta år eller som är äldre än så men ännu inte har avslutat sitt första skolår. Ansökan om ledighet ska inlämnas tre månader innan ledigheten är tänkt att börja (enligt AB). Om det inte är möjligt, ska ansökan inlämnas så snart det går. Ansökan ska innehålla uppgift om ledighetens omfattning och tidsperiod. Underrättelseskyldigheten föreligger inför varje ny ledighetsperiod. et innebär att medarbetaren ska meddela arbetsgivaren tre månader i förväg om förlängning av ledighet eller förändring av ledighetsform. Ledigheten får delas upp på högst tre perioder för varje kalenderår, detta gäller inte ledighet med tillfällig föräldrapenning eller föräldrautbildning m.m. 4.3 Familjeskäl eller enskilda angelägenheter Ledighet för vård av närstående SFS 1988:146 5 6
/ Lagrum elegat illkor Ledighet på grund av trängande familjeskäl Ledighet för enskilda angelägenheter med lön Ledighet för prövande av annan tjänst vid sjukdom SFS 1998:209 AB 32 Max 10 dagar/år SFS 2008:565 en som avstår från arbete för att vårda en närstående och får närståendepenning har rätt till ledighet. Underrättelse ska ske så snart som möjligt, om möjligt ska ledighetens längd uppges. Medarbetaren har rätt att avbyta ledigheten och återgå i arbete. En arbetstagare har rätt till ledighet från sin anställning av trängande familjeskäl som har samband med sjukdom eller olycksfall och som gör arbetstagarens omedelbara närvaro absolut nödvändig. Rätten till ledighet upphör när den absoluta nödvändigheten upphör. Om synnerliga skäl finns kan medarbetaren medges behålla lönen under högst 10 kalenderdagar per år för ledighet på grund av enskilda angelägenheter enligt AB 32. 4.4 Arbeta på annat ställe Prövande av annan tillsvidareanställning inom Pajala upp till högst 6 månader Pajala Ledighet för vikariat eller visstidsanställning inom Pajala så länge förordnandet pågår Ledighet för anställning i samverkansprojekt: - Upp till ett år Gäller vid mellanala samverkansprojekt - Över ett år eller så länge projektet pågår Personalutskottet Ledighet för prövande av anställning hos annan arbetsgivare upp till högst 6 månader Pajala Ledighet för bedrivande av näringsverksamhet: 7
/ Lagrum elegat illkor - Upp till sex månader SFS 1997:129 3 - Mer än sex månader, högst ett år Pajala - Över ett år Pajala Personalutskottet För att främja intern rörlighet har medarbetare i Pajala möjlighet att söka tjänstledighet för prövande av annan anställning inom Pajala. et är ingen rättighet att vara ledig från sin tjänst för ovan nämnda orsaker. Arbetsgivaren prövar om ledigheten kan ske utan störningar för verksamheten och i så fall hur länge ledigenheten kan pågå (men maximalt angiven tid). Arbetstagare har rätt till tjänstledighet för att själv eller genom juridisk person bedriva näringsverksamhet. För att kvalificera sig för ledigheten kräver att arbetstagaren vid ledighetens början varit anställd hos Pajala de senaste sex månaderna eller sammanlagt minst tolv månader under de senaste två åren. Arbetstagarens verksamhet får inte konkurrera med arbetsgivarens verksamhet. Ledigheten får inte heller innebära väsentlig olägenhet för arbetsgivarens verksamhet. Ansökan ska ske minst tre månader innan ledigheten är tänkt att påbörjas. En arbetstagare har rätt till ledighet endast under en period hos en och samma arbetsgivare. 4.5 Kompensationsledighet Ledighet enligt reglerna om kompensationsuttag upp till 40 timmar/gång Personal nämnd dnr 91.006 029 Avvikelser från reglerna för uttag av kompensationsledighet Förvaltningschef Medarbetare som arbetar fyllnadstid eller övertid kan välja att bli kompenserade för detta i form av tid. Max 40 komp-timmar får sparas (omräknad tid). All tid utöver 40 timmar (omräknad tid) betalas kontant. Huvudsemesterns förläggning får inte inkräktas av kompensationsuttaget. 4.6 Läkarbesök och sjukdom Kräva intyg vid kortare ledighet på grund av sjukdom, olycksfall eller arbetsskada (förstadagsintyg) AB 28 mom. 2 8
/ Lagrum elegat illkor Ledighet med lön för förstagångsbesök hos läkare vid akut sjukdom eller olycka AB 28 mom. 11 Ledighet med lön för läkarbesök, sjukgymnastik, mödravårdcentral, cellprovtagning, mammografi och prostataprov (PSA) Pajala PU 2015 18 Ledighet med lön vid förstagångsbesök hos tandläkare vid akut sjukdom eller olycksfall Pajala PU 2015 33 Såväl ledighet för akuta besök som planerade besök hos hälso- och sjukvården ska i möjligaste mån planeras så att de förläggs på ledig tid eller tid som inte är störande för verksamheten. 4.7 Studieledighet Ledighet för studier SFS 1974:981 Rätt till studieledighet tillkommer arbetstagare som vid ledighetens början har varit anställd hos arbetsgivaren de senaste sex månaderna eller sammanlagt minst tolv månader under de senaste två åren. id ledighet för facklig utbildning finns inga krav på anställningstid. Med studier avses någon form av planmässig utbildning. Om arbetstagaren vill vara studieledig under en viss tidsperiod och detta innebär problem i arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren skjuta upp ledigheten. Ansökan om studieledighet ska inlämnas i god tid och helst innan sökanden blivit antagen till utbildningen. Ansökan utformas i så fall så att den gäller under förutsättning att vederbörande blir antagen till sökt utbildning. 4.8 Offentliga och fackliga uppdrag Ledighet för att utföra offentliga förtroendemannauppdrag eller uppdrag av vikt för en AB 31 Ledighet för fackliga uppdrag FML Fortlöpande ledighet för fackliga uppdrag FML Personalchef 9
4.9 Övriga ledigheter / Lagrum elegat illkor Partiell tjänstledighet med hänvisning till den årliga tjänstefördelningen inom KUN Pajala Ledare inom KUN Enbart för lärare Tjänstledighet, hel eller partiell för personliga angelägenheter som inte är reglerade i lag och avtal: - 4 veckor/år Pajala - Utöver 4 veckor/år Pajala Personalutskottet (När beslut i PU inte kan avvaktas kan personalchef vid särskilda skäl medge ledighet med kort varsel men högst 4 veckor/gång) Sparad semester från föregående år och innevarande tid ska tas ut innan tjänstledighet beviljas. Avvikelse från detta kan göras, se kommentar Ledarna inom Kultur och utbildning har möjlighet att bevilja partiell tjänstledighet för lärare med hänvisning till den årliga tjänstefördelningen. Får inte beviljas enbart på grund av att en permanent övertalighetssituation föreligger eller enbart på önskan från den enskilde om lägre sysselsättningsgrad. I Pajala finns möjlighet att i individuella fall pröva rätt till tjänstledighet för andra orsaker än de som finns angivna i denna delegationsordning. id ledighet utöver fyra veckor ska ansökan lämnas till personalutskottet. Personalchef kan också fatta beslut om ledighet utöver fyra veckor om särskilda skäl föreligger. Exempel på särskilda skäl kan vara vid rehabiliteringshänseende eller familjehemsplaceringar där ansökan om ledighet kräver snabbt beslut. Särskilda skäl kan också vara då ledigheten är till gagn för verksamheten. Är grunden för ledigheten inte att betrakta som ett särskilt skäl enligt ovan skall ansökan lämnas till Personalutskottet. Innan beslut om detta fattas ska arbetsgivaren pröva hur ledigheten kan komma att påverka arbetets behöriga gång. Har arbetstagaren eventuella semesterdagar från föregående år samt kompensationstid, flextid eller annan innevarande tid ska detta tas ut först. Avvikelser från denna regel kan göras om ledigheten grundar sig på särskilda skäl enligt ovan. Ansökan om ledighet upp till en månad ska inlämnas minst en månad innan ledigheten är tänkt att påbörjas. Ansökan om ledighet över en månad inlämnas minst två månader innan ledigheten är tänkt att påbörjas. 10
5. isciplinär åtgärd / Lagrum elegat illkor Tilldelning av varning AB 11 Personalchef 6. Tolkning av lag, avtal samt andra bestämmelser Som arbetsgivarpart avgöra frågan om tolkning och tillämpning av lagar, avtal och andra bestämmelser gällande förhållandet mellan en som arbetsgivare och dess arbetstagare om oenighet uppstått i förhållande till arbetstagarorganisation. 7. Förhandling och kollektivavtal Överenskommelser vid MBL/samverkansförhandlingar med undantag för tvisteförhandlingar Överenskommelser vid tvisterförhandlingar enligt MBL Överenskommelser vid övergripande MBL/samverkansförhandlingar Tecknande eller uppsägning av lokala kollektivavtal/överenskommelser med arbetstagarorganisationer. 8. Bisysslor som ersättare) Personalchef ersättare) Ska anmälas till PU via chefsrapport Inom det egna ansvarsområdet Personalchef ersättare) Kommunchef (Personalchef ersättare) Personalchef ersättare) Ska anmälas till PU via chefsrapport Ska anmälas till PU via chefsrapport Godkännande av bisyssla AB 8 Förvaltningschef Yttrande från berörd ledare krävs. 9. Utbildning och fritidsstudier Utbildning i tjänst Skall redovisas i lönesystemet. 11
/ Lagrum elegat illkor Fritidsstudier Pajala s riktlinjer för fritidsstu dier Se riktlinjer Ledighet för studier med bibehållen lön eller del därav AB 26 Förvaltningschef eltagandet i utbildningar, kurser och konferenser ska prioriteras enligt personliga utvecklingsplaner. Hos Pajala finns möjlighet att erhålla bidrag för studier som bedrivs på fritiden. För att entusiasmera detta kan arbetstagaren erhålla bidrag för bland annat kurslitteratur och kursavgift. Kortare ledighet utan löneavdrag kan beviljas för tentamensförberedelser, prov och seminarier men huvudregeln är att studierna bedrivs på fritiden. 12