Protokoll nr 1 2014 fört vid styrelsesammanträde för Norabostäder AB Tid: Plats: Måndag 10 februari 2014 kl 08.30-14.00 Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Frånvarande: Övriga närvarande: Bror-Erik Israelsson Jan Forslund Hendrik Burgering Ivar Fernemo t o m 8 samt 10 Sofie Semstrand f r om 7 Elisabeth Hoikkala Lars-Erik Larsson Ulf Wilder JeaneIIe Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig Anne Eriksson, SBO 10 Ola Nilsson, SBO 10 1 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppna!. 2 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 3 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes JeaneIIe Berggren. 4 Val av justerare Till justerare all jämte ordförande justera protokollet utsågs Jan Forslund. 5 Föregående sammanträdesprotokoll Henk Burgering undrade om statusen för avtalet med Entropi. JeaneIIe Berggren informerade all avtalet upphörde den 31 januari och all upphandlingen av finansiella tjänster finns med under punkten 6c på dagordningen. JeaneIIe kommenterade all värmekostnaden för husen i Gyllorp inkluderar avskrivningar på pelletspannan, vilket behöver beaktas vid jämförelse mellan värmekostnader för beståndet i Gyllorp med beståndet i Nora. Styrelsen besl utade att lägga ovanstående protokoll till handlingarna.
6 Ekonomi Uthyrnings läget Jeanette Berggren rapporterade att det per den 10 februari fanns 12 vakanta lägenheter. Av dessa finns nya kontrakt tecknade på 4 lägenheter, ytterligare 2 lägenheter är reserverade samt renoveringsbehov på 1 lägenhet. Möjliga att hyra omgående är fem lägenheter, samtliga i Gyttorp. Styrelsen tackade tör redovisningen och beslutade att lägga rapporten om uthyrningsläget till handlingarna Periodbokslut december Lars Winell föredrog det preliminära bokslutet för december. Några mindre justeringar kan komma till innan det definitiva årsbokslutet. Det preliminära driftsresultatet ligger f n på -178 tkr, vilket är 250 tkr bättre än budget. Underhåll och reparationer ligger över budget, medan driftskostnader, avskrivningar och räntekostnader är lägre än budgeterat. Det totala årsresultatet blir ca - 1,7 Mkr, varav -0,2 Mkr är driftsresultat, -0,6 Mkr avser realisationsförlust vid försäljning av fastigheter och knappt -1,0 Mkr avser kostnadsföring av tidigare projekteringar för nyproduktion. Styrelsen tackade tör redovisningen och beslutade att invänta det definitiva bokslutet som redovisas vid, och beslutas om vid nästa styrelsemöte. Avtalsförändringar Jeanette rapporterade att ramavtalsupphandlingen slutförts för fem av de sex avtalsområdena. Avtal kommer att tecknas med nedanstående leverantörer efter att avtalsspärren löpt ut. Avtalsperioden är två år med möjlighet till ett plus ett års förlängning. Avtalen träder i kraft 1 mars 2014. Golvarbeten: 1. Olle Janssons Golvtjänst AB Måleriarbeten: 1. MTT Forsberg Måleri AB 2. Sandå Örebro AB Elarbeten: 1. Torstenssons Eltjänst AB 2. El & Automation i Nora AB 3. Browik Installation AB Markarbeten 1. BroGrund Mark AB 2. Tranab Markbyggnad AB 3. NCC Construction Sverige AB Byggarbeten: 1. Byggtema i Örebro AB 2. NCC Construction Sverige AB 3. Skanska Direkt AB
att godkänna valen av leverantörer och tecknande av avtal. Jeanette redogjorde för upphandling av finansiella tjänster. Fyra anbudsgivare har lämnat anbud, tre anbudsgivare har lämnat anbud på samtliga omfrågade tjänster och en anbudsgivare på delar av de omfrågade tjänsterna. Jeanette och Lars föreslår att omfattningen av de finansiella konsulttjänsterna minskas ner när nu Kommuninvest inom kort lanserar ett skuldportföljshanteringsverktyg som gör det enklare att göra prognoser och simuleringar utan extern hjälp. Jeanette och Lars anser att det främsta behovet av finansiell rådgivning är själva portföljförvaltningen. att bifalla förlaget att tills vidare minska ner de köpta tjänsterna för finansiella tjänster och att omfattningen för avtalstecknade därmed ligger inom VDs beslutsmandat. Hyresförhandlingar och förhandlingsbudget Jeanette rapporterade om hyresförhandlingarna som landade i en tvåårsuppgörelse. Hyresjusteringen hamnade på 1,85% från 1 januari 2014 och sedan 1,25% från 1 januari 2015. Förhandlingsklimatet har varit gott och ett samarbetsprogram på tio punkter ingår också iförhandlingsöverenskommelsen. Sam arbetsprogrammet innefattar bl a är att utreda alternativ uppvärmning för Vitsippan, särredovisa Gyttorp som eget affärsområdet, utreda fler tillvalsalternativ och träffa överenskommelse om ombyggnadsavtal. Förhandlingsbudgeten är i balans, med en mindre marginal, både inkluderande en utökad underhålls budget, och utrymme att göra räntesäkringar. Styrelsen var nöjd med en tvåårsuppgörelse och beslutade att ge VD i uppdrag att i enlighet med affärsplanen, fortsatt verka för förbättrat resultat. 7 Finansiering Räntesäkringar Jeanette och Lars redovisade förslag på räntebindning med relativt jämna ränteförfall inom närmaste tioårsperioden. Styrelsen konstaterade att räntesäkring bör göras men att det inte är brådskande då tendensen f n är något sänkta swapräntor. Det är också relativt stor skillnad på räntenivån för medellång sikt, 4-5 årssäkringar och mer långsiktiga säkringar på 9-10 år. att uppdra åt VD att till nästa möte ta fram alternativa förslag på räntebindningstider och andra fördelningar av posterna. 8 Fastigheter Smedgården Jeanette rapporterade att de tre entreprenörerna NGG, Peab och Skanska ska inkomma med anbuden/förslagen i mitten av april. Utvärderingstiden beräknas därefter till fyra-fem veckor.
att utse styrelseledamöterna Bror-Erik Israelsson och Ivar Fernemo att ingå i jurygruppen som utvärderar förslaget. Övriga jurymedlemmar utses av VD. Karusellen Jeanelte redovisade förslag på situationsplan. Styrelsen diskuterade förslaget. att uppdra åt VD att till nästa möte ta fram förändrat förslag, med mer gårdsmiljö, och annan lösning för parkeringar. Väduren Jeanelte rapporterade alt arbetet med upprustningsförslag pågår, samt alt ett värmeläckage nyligen inträffat. att uppdra åt VD att till kommande styrelsemöte göra jämförbara kalkyler för olika upprustningsalternativ. Dalgården Jeanette rapporterade att BUF den 17 januari återkopplat att alla barn ska ha tillgång till eget rum och att Dalgården därmed inte är möjligt för ändamålet, utan ombyggnadsåtgärder. Jeanette rapporterade vidare att förnyade kontakter tagits med Socialstyrelsen och IVO och att projektering sedan dess pågått för att Dalgården ska kunna bli hem för ensamkommande flyktingbarn genom att ålta av lägenheterna får två sovrum. Förlaget ska redovisas för kommunstyrelsen på onsdag, kalkyl kommer bli klar ikväll. att uppdra åt VD att jobba vidare med projekteringen och anbudslämnandet. 9 Rapport: aktuella projekt och processer Jeanette Berggren gick igenom utsänd lista avseende aktuella processer samt informerade om aktuella underhållsprojekt. Styrelsen tackade för redovisningen och uppdrog åt VD att till nästa styrelsemöte redovisa hur den aktuella kösituationen ser ut. 10 SBa Ann Eriksson, VD och Ola Nilsson, projektutvecklingschef informerade om Statens Bostadsomvandling, SBO, och deras uppdrag. De visade olika exempel på projekt som de är, och varit, involverade i. SBOs erfarenheter av renoveringsprojekt visar på att det oftast inte är möjligt för hyresvärdar på svaga bostadsmarknader att ta ut den hyra som åtgärderna egentligen skulle kräva, men däremot ofta är en stor samhällsnytta om man kan tillföra ökad tillgänglighet. Styrelsen tackade för redovisningen och informationen.
11 Övriga frågor Jeanette informerade att kommunstyrelsen har fått en skrivelse från Fastighetsägarna Mittnord angående kommunens avkastningskrav på bolaget. Jeanette informerade vidare att hon förordnats till ledamot i hyresnämnden under perioden 2014-2016. 12 Kommande möten Nästkommande styrelsemöte är den 10 mars. Därefter 20 mars en träff i Gyttorp tillsammans med personalen med anledning av Erskines 100års-jubileum. 13 Mötets avslut Ordföranden tackade alla närvarande för visat intresse och avslutade mötet. Vid protokollet /' 1~ ;( ~~'~ Jeanette Berggren