Stefan Fredriksson - PGASF01 E-post: stefan.fredriksson@vasteras.se Kopia till TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) 2015-08-12 Dnr: 2015/1026-GSN-044 Grundskolenämnden Beslut - Utvärdering och justering av ersättningsmodeller 2016 Förslag till beslut Nämnden beslutar om förändringar i ersättningsmodellen från 2016 enligt förvaltningens förslag: - Dag för dag-beräknad ersättning införs från höstterminen 2016. Särskilda regler för jun-aug. - Fast lokalersättning för kommunala utförare. Nämnden fastställer lokalram. Planeringsenheten följer upp lokalanvändning och lokalförändringar. - Bibass+ för särskola införs. Ärendebeskrivning Som en del i årsplaneringen av budgetarbetet för 2016 sker under våren en utvärdering av ersättningsmodellerna och behov av eventuella justeringar. Synpunkter inhämtas från kommunala utförarna, ekonomer, ledningsgruppen, politiken, träffar med fristående utförare och skolinspektionens granskningar. Beskrivning av nuvarande ersättningsmodell, utvärdering av nyheter 2015, förslag till beslut om förändring i modellerna till 2016 och sammanställning av frågor som behandlas i tilldelningsbudgeten i oktober, i bifogad fil. Beskrivning av bakgrunden till förändring av lokalersättningsmodellen och styreffekter, i bifogad fil. Bilagor Beslut - översyn och justering av ersättningsmodeller 2016, GSN Styrning för lokaleffektivitet Skickad av: Stefan Fredriksson - PGASF01
Västerås Stad Grundskolenämnden - Utvärdering och ev. justering av ersättningsmodeller inför 2016 Barn- och utbildningsförvaltningen
Rammedel 2015 - Budget Grundskolenämnden Grundskola 1 421 Mkr 92% Riktade medel 112 Mkr 7% Gem förv.adm/ 10 Mkr 1% nämnd 1 543 Mkr Direkta eleversättningar Spec. riktade medel: Fritid o förebyggande 58 Mkr Skolskjutsar 38 Mkr Utvecklingsmedel 10 Mkr Riktade resurser 6 Mkr 112 Mkr (MKL, KomTek, Kultur i skolan, NTA-lådor mm) (Mott. nyanlända, lovskola mm) Barn- och utbildningsförvaltningen
Beställarersättning 2014 Grundskola Total ersättning, Mkr Kommunala Fristående Rörlig elevpeng 884,1 78% 254,8 91% Fasta ersättningar Fast lokalersättning 116,9 Direktbeställning 10,7 Social vikt 72,7 22% 14,5 9% Bibass/Tilläggsbelopp 39,0 7,9 Modersmål 12,0 2,8 Övrig best.ers. 1,5 Totalt best.ers 1.137 280
Beställarersättning 2014 Grundskola Total ersättning, Mkr Kommunal Direktbeställning 10,7 Finsk klass 0,4 Allergi 0,1 Landsbygd 2,7 Naturskola 1,7 Skolidrott 0,5 Stöd individintegr. 0,6 Resurser särskola 1,1 Team 17 2,2 Psykolog/kurator sär 1,4 5,3
Beställarersättning 2015 Grundskola Rörliga ersättningar per elev och år F-klass År 1-3 År 4-6 År 7-9 Driftbidrag 21.181 46.498 46.148 55.573 Särskild stöd 1.100 1.100 1.100 1.100 Läs/skriv/räkn År 1-3 3.080 År 4 1.520 Modersmål 6.550 6.550 6.550 6.550 F-klass År 1-3 År 4-6 År 7-9 Lokalersättning Kommunal 4.700 5.550 7.800 12.000 Fristående 9.000 11.000 15.500 20.000 Grundsärskola Driftbidrag 218.700 (5 nivåer) Lokalersättning Kommunal 25.000 Fristående 53.900
Jämförelse andra kommuner Grundskola Kostnad per elev i grundskola hemkommun, 2007-2013 Kostnad per elev i kommunal grundskola, 2007-2013 95 000 Eskilstuna 95 000 Eskilstuna 90 000 Gävle Jönköping 90 000 Gävle Jönköping 85 000 Linköping 85 000 Linköping 80 000 Norrköping Uppsala 80 000 Norrköping Uppsala 75 000 Västerås Örebro 75 000 Västerås Örebro 70 000 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Valda kommuner, ovägt medel 70 000 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Valda kommuner, ovägt medel
Grundskola Utvärdering förändringar till 2015 Behov av förändringar till 2016 Synpunkter inhämtas från: Kommunala utföraren Ekonomer Enhetschefer Ledningsgrupp Fristående utförare Politiken Skolinspektionens granskning
Grundskola - Utvärdering förändring till 2015 Sociala vikten Omfördelning till nyanländpeng Även för fritidshem Nyanlända Utifrån ålder och tid sedan mottagande Bibass+ Särskola Ny ersättningsmodell, fem nivåer Individintegrerade, samma modell
Grundskola Förslag till beslut om förändringar 2016 Dag-för-dag beräkning Faktiskt start-/slutdatum vid förändring Fortsatt avläsning 15:e för utbetalning Slutreglering nästkommande månad för förändringar efter 15:e Särskilda regler för jun-aug Lokalersättning Kommunal utförare: 100% fast ersättning Ökad rättvisa elevpeng går direkt till undervisning Nämnden fastställer ram för lokalkostnader Planeringsenheten följer upp lokalanvändning och lokalförändringar Särskola Bibass+ särskola införs för specifika behov
Grundskola F-5 Simulering: Blå stapel: Effekt 2014 om lokalersättningen varit 100% fast Röd stapel: Enheternas resultatkrav 2015 Blå stapel: Nettopåverkan per enhet av ny 100% fast lokalersättning och resultatkrav
Grundskola 6-9 Simulering: Blå stapel: Effekt 2014 om lokalersättningen varit 100% fast Röd stapel: Enheternas resultatkrav 2015 Blå stapel: Nettopåverkan per enhet av ny 100% fast lokalersättning och resultatkrav
Grundskola Frågor som behandlas i oktober (tilldeln.budgeten) Ersättning år 7-9 Ersättningen låg Regleras delvis via omprioriteringar i budget 2016, då ersättningen anpassas till kostnadsnivån För att förbättra förutsättningarna för år 7-9 krävs resurstillskott
Dnr: Barn- och utbildningsförvaltningen 2015-05-22 Bengt Karlsson bengt.karlsson@vasteras.se 021-398111 Styrning för lokaleffektivitet Bakgrund Barn- och utbildningsförvaltningen har en ersättningsmodell för lokaler som innebär att förskolor och grundskolor ersätts med 50% för den faktiska lokalkostnaden och 50% med en rörlig ersättning per barn och elev. Ersättningsmodellen har kompletterats med en lokalbank som innebär att en enhet kan avveckla lokaler under förutsättning att vissa kriterier är uppfyllda och därmed sänka sina lokalkostnader genom ersättning från denna lokalbank. Tanken med att en del av ersättningen är rörlig är att förskolechefer och rektorer ska anpassa sina lokaler efter de ekonomiska förutsättningar som förändrade barn- och elevvolymer ger. Fördelen med modellen är att det finns en drivkraft hos ansvarig chef på förskolan och skolan att inte nyttja mer lokaler än vad ekonomin tillåter. Ansvarig chef för förskolan och skolan har därmed ett stort ekonomiskt ansvar över de kostnader som verksamheten bär. Ersättningsmodellen var effektiv vid införandet för ett antal år sedan och den har lett till att barnoch utbildningsförvaltningen har en rimlig kostnadsnivå för sina verksamhetslokaler. Det finns dock ett antal skäl till att revidera modellen som presenteras nedan. Ny modell - Ersättning för faktisk lokalkostnad De flesta kommuner i vår storlek har en lokalersättningsmodell som ersätter för den faktiska lokalkostnaden. De skäl som framförts från andra kommuner och från vår egen erfarenhet presenteras nedan. 1. Fokus på verksamheten istället för lokalförsörjning för enhetschefer Det tar mycket tid i anspråk för förskolechefer och rektorer att arbeta med lokalförsörjning och förvalta sina lokaler. Våra förskolechefer och rektorer har en stor arbetsbörda och har många medarbetare i sitt chefs- och ledaruppdrag. Det är viktigt att försöka förenkla de administrativa sysslorna där det är möjligt och lokalfrågor bör kunna skötas av förvaltningen på ett effektivare sätt med en ökad central hantering. Mycket av de kontakter som sker mellan fastighetsförvaltaren på fastighetskontoret och andra leverantörer till fastighetsnära tjänster kan då avlastas cheferna och tas om hand av vår centrala IKT- och planeringsenhet istället. 2. Mer enhetlig hantering Med en central hantering av lokalfrågorna blir hanteringen mer enhetlig och kompetensen i hanteringen av frågorna bör också kunna stärkas. Kontaktvägarna mot fastighetskontoret, andra förvaltningar som levererar fastighetsnära tjänster och externa parter blir tydligare. De centrala tjänsterna
VÄSTERÅS STAD som arbetar med frågorna har dessa som sitt kärnuppdrag till skillnad från förskolechefer och rektorer som har mycket andra frågor att hantera. 3. Fokus på verksamhetsområdets lokalbehov Nuvarande modell bygger på att förskolechefen och rektorn ska anpassa sina lokalkostnader efter de ekonomiska förutsättningar som finns. Om barn- och elevvolymerna ökar så finns en drivkraft att öka sitt lokalbehov. Det kan innebära tilleller ombyggnad som ur ett längre strategiskt perspektiv för verksamhetsområdet inte är det optimala. Det kan vara bättre att acceptera att förskolan/skolan är full och hänvisa barn och elever till andra enheter. Om volymerna minskar så finns drivkraften att försöka minska lokalerna alternativt hyra ut. Detta har visat sig vara svårt för enhetschefen att själv hantera. Förskolechefen/rektorn har ingen möjlighet att lämna lokalerna utan är beroende av de anvisade lokalerna. Att kortsiktigt hantera den ekonomiska svårigheten går endast genom att minska andra kostnader såsom personal- och övriga kostnader. Övriga kostnader består främst av måltider, läromedel och OH-kostnader som är svåra att minska. Om en förskola eller skola har ett lägre barn eller elevantal än vad lokalerna är avsedd för så behöver enheten uppnå en lägre personaltäthet för att klara sin ekonomi. I praktiken har verksamhetsområdet hanterat dessa obalanser som uppstått genom att sätta resultatkrav på enheterna. En enhet som har fått en högre lokalersättning än de faktiska lokalkostnader har fått ett resultatkrav som innebära att enheten ska leverera ett överskott. På motsvarande sätt har en enhet som fått en lägre lokalersättning ett negativt resultatkrav, d v s rätt att gå minus. Anledningen till denna hantering har varit att ge enheterna möjlighet till mer likvärdiga förutsättningar för att klara sin ekonomi. Med en lokalersättningsmodell som ersätter de faktiska lokalkostnaderna så behövs inte denna resultatjustering. Det innebär också att en del om- och tillbyggnadsbeslut som idag genomförs med för kort perspektiv avstyrs. 4. Tydligare redovisning I redovisningen av enheters resultat så blir det ofta otydligt hur verksamheten faktiskt går. Det förkommer ofta flera resultatmått såsom resultat inklusive eller exklusive lokalnettto, resultat före eller efter resultatkravet. Om ersättningen för lokaler ges till faktisk lokalkostnad blir behovet av korrigerande resultatkrav mycket mindre och det blir en tydligare resultatredovisning för enheterna. Styrning av lokaleffektivitet Med en ersättningsmodell för lokaler som bygger på faktisk ersättning så behövs väl genomtänkta styrningsprinciper för att skapa en kostnadseffektiv lokalförsörjning. Drivkraften för enhetschefen att hushålla med resursen lokaler har ändrats i förhållande till den rörliga ersättningsmodellen. Av denna anledning behövs en annan styrning. En viktig roll för denna styrning är den centrala IKToch planeringsenheten som har som uppdrag att försörja verksamheten med ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler. Nedan presenteras ett antal viktiga punkter för att uppnå en effektiv styrning. 1. Strategisk långtidsplanering En strategisk långtidsplanering som är beslutad av nämnderna bör vara vägledande för förvaltningens lokalförsörjning. Denna ska sedan få genomslag i stadens investerings- och avvecklingsplan över lokalinvesteringar. Genom detta strategiska dokument så underlättas all planering för nytill och ombyggnadsåtgärder i förvaltningens lokaler och det blir en tydlig vägledning för IKT- och planeringsenhetens uppdrag. 2
VÄSTERÅS STAD 2. Delegationsordning Delegationsordningen behöver stödja en mer central hantering av lokalförsörjningen och med en tydlig delegation och ansvarsfördelning för beredning och beställning av ny- till och ombyggnationer så att all investering ligger i linje med den strategiska långtidsplaneringen. Förvaltningsdirektören, verksamhetscheferna samt IKT- och planeringsenheten har en central roll i delegationsordningen. 3. Budgetstyrning av investeringar och lokalkostnad Innan nytt år bör en budget för de investeringar och hyreshöjande åtgärder som planeras att genomföras under kommande år fastställas. I processen för att fastställa denna budget tas lämpligen in önskemål från enhetschefer. Dessa önskemål för vägas mot lokalernas funktionsvärden, nyttan med åtgärderna och den budget som finns till förfogande. Med ett fastställt budgetdokument underlättas sedan IKT- och planeringsenhetens arbete under året. Kommunfullmäktige och nämnderna beslutar om investeringsbeloppets ram medan verksamhetscheferna fastställer de enskilda åtgärderna i samråd med IKT- och planeringsenheten. IKT- och planeringsenheten har sedan samordnings- och kontaktansvaret med fastighetskontoret. På samma sätt som politiken fastställer en ram för investeringsåtgärder och hyreshöjande åtgärder så kan de fastställa budgeten för lokalkostnader per verksamhetsområde. På så sätt säkerställs att lokalkostnaderna håller sig inom planerade ramar. 4. Nyckeltalsstyrning IKT- och Planeringsenheten har med hjälp av ekonomienheten en central roll för styrning och uppföljning av lokalanvändning. Nyckeltal budgeteras och följs upp i jämförelse mellan enheter och mellan år. Intressanta nyckeltal att följa upp är: barn/elev per kvm för verksamhetsområde och enhet lokalkostnad per kvm för verksamhetsområde och enhet lokalkostnad per barn/elev per verksamhetsområde och enhet tidsnyckeltal från behov till lösning, ombyggnad, avyttring et c Genom en strukturerad nyckeltalsuppföljning kan IKT- och Planeringsenheten vara pådrivande i att förbättra, utveckla och ifrågasätta lokalanvändningen på de olika enheterna. 5. Uppföljning till nämnderna Lokaler är en stor kostnad för verksamheterna och det är viktigt att förvaltningen har en effektiv lokalförsörjning och lokalanvändning för att använda våra medel så ändamålsenligt som möjligt. Det är därför viktigt att förvaltningen regelbundet informerar nämnden om hur styrning och uppföljning av lokalanvändning med nyckeltal och ekonomisk information. IKT- och planeringsenheten samt ekonomienheten har en central roll i detta. 6. Samordning med fastighetskontoret Samarbetet med fastighetskontoret är av största vikt för att uppnå en bra och effektiv styrning av lokalförsörjning och lokalanvändning. Både på nämndsnivå och förvaltningsnivå behövs regelbundna och återkommande dialoger och gemensamma ställningstagande för att uppnå en effektiv styrning. Tydliga arbetsprocesser behöver också fastställas för att både förenkla det vardagliga arbetet och för att skapa tydlighet för alla involverade. 3