Örnsköldsviks Mangaförening (ÖMF) Styrelsemötesprotokoll
Dagordningen för mötet 1. Mötets öppnande 2. Protokolljusterare 3. Beslutsförhet 4. Föregående protokoll 5. Dagordning 6. Nästet 7. Aktiviteter 8. ABF 9. Möjligt ekonomiskt svinn 10. Marknadsföring 11. Studiecirklar 12. Projekt: Afterschool 13. Örncon 2015 14. Äggcon 15. 2015
Styrelsemöte 26/8 14 Närvarande Ulf Jensen Andreas Gustavsson Joakim Molin David Wiklund Sara Öhman Christina Erixon Åberg (deltar över skype) Ellen Lindström (deltar över skype) Petra Eidenmark Frånvarande 1. Mötets öppnande Mötet förklaras öppet. 2. Protokoljusterare David Wiklund väljs till protokoljusterare. 3. Beslutsförhet Mötet finns vara beslutsför. 4. Föregående protokoll David läser upp det föregående protokollet. 5. Dagordning Dagordningen läses upp. Tre punkter läggs till dagordningen; 6. Nästet, 7. Aktiviteter samt 8. ABF. Dagordningen godkänns därefter. 6. Nästet Joakim Molin berättar att det har varit svårt att hålla en bra organisation med lokalgruppen. Det diskuteras hur lokalgruppens organisation kan förbättras. Inget beslutas. Regler kring hur projektorn får användas diskuteras. Andreas Gustavsson tar på sig att skriva förslag till regler för användandet av projektorn. Diskussion om hur projektorns placering kan förbättras sker. Inget beslutas.
7. Aktiviteter Aktivitetsgruppen planerar ett möte där aktiviteter ska planeras in. 8. ABF David informerar om kommande öppet hus dagar i höst. ABF vill gärna se att vi deltar på minst en av dagarna. Vi är intresserade av delta på minst en av dagarna. Om vi vill ta kontakt med Kawaiicon för någon typ av samarbete, så har ABF meddelat att vi kan gå genom dem. Detsamma om vi vill planera in något i Umeå, då kan vi gå genom ABF för att få lokala kontakter i Umeå. Playpoint är en e sportsförening, som ABF har tipsat oss om. De kan vara intressant för oss vad gäller samarbete. David ska ta kontakt med Playpoint för att boka in ett möte. 9. Möjligt ekonomiskt svinn Det har förekommit frågetecken huruvida det har försvunnit pengar ur kioskkassan sedan tidigare, vilket har tagits upp av styrelsen vid ett tidigare möte. Nu ser det dessutom ut som att det har försvunnit pengar ur biljettkassan under Örncon 2014. Hur vi ska lösa situationen diskuteras. En polisanmälan vore en väg att gå, men då det rådit förvirring och oorganisation gällande hur pengarna rapporteras så är det inte säkert att pengar har försvunnit eller att ett brott har begåtts. I första hand så måste vi försöka lösa det själva. Om problemet kvarstår efter att rutiner och säkerhet förbättrats så är polisanmälan enda lösningen. Det är mycket möjligt att pengar har förts över från kioskkassan till insläppskassan och vice versa, utan att det har registrerats, under Örncon 2014. Det är viktigt att mer än en person är medveten om hur kassorna ska skötas varje dag. Rutiner kring kioskkassan fungerar fortfarande inte bra. Någon form av låsbar förvaring (förutom kioskkassan), typ en låsbar brevlåda, är en lösning att lägga dagskassan i. Sara Öhman säger att hennes föräldrar har några postlådor som ska bort, så vi skulle kanske kunna få en. Vem som ska ha ansvar över kassan i lokalen diskuteras, men det beslutas inget. Vi behöver ordna en dörr till kontoret. Kan vi ordna det, så kan vi även ordna en övervakningskamera till kontoret, då det kan räknas som ett privat område. Så fort vi har ett underlag för det, så tar vi ett ekonomsikt beslut. Kassan måste tömmas varje månad, helst varje vecka. Ulf Jensen är villig att sköta det. Styrelsen beslutar att ge Ulf i uppdrag att tömma kassan och sätta in pengarna på kontot varje vecka. Det ekonomiska pappersarbetet behöver förbättras. 10. Marknadsföring Vi måste arbeta för att få in mer pengar. En väg är att vara ute i skolor och marknadsföra oss. På så sätt kan vi ragga fler medlemmar. Affischering på skolor är även det en möjlighet. Andreas föreslår att göra marknadsföring ute i skolor till ett projekt. Innan ett beslut tas, så ska
Joakim skriva en projektplan. Mangamagasinet kan vara ett lockbete till nya medlemmar. Rebecca Edvardsson håller på att skriva några artiklar till Mangamagasinet. Vi skulle kunna arrangera mindre aktiviteter som kan locka tidningar att skriva om oss. Förarbetet kan bedrivas som en studiecirkel. Locka med äggcon höst. Vi bör använda oss av hemsidan för marknadsföring så fort den kommer upp. Att blogga om något, t.ex en manga, skulle kunna fungera i marknadsföringssyfte. Likaså podcasts. 11. Studiecirklar Vi behöver arrangera fler studiecirklar. Totalt 16 studietimmar under hösten bör vara minimun, anser Andreas. David måste vara på alla i styrelsen om att starta studiecirklar, hela tiden. Minst tre kulturrapporter i veckan bör skrivas. 12. Projekt: Afterschool Vi vill ge ungdomar en möjlighet att studera i Nästet efter skoltid. Detta kan locka hit ungdomar, främst gymnasieelever. Om vi får sponsorer som är för idén samt bidrag till projektet, så kan vi eventuellt även skaffa fast bredband. Det skulle kunna locka företag att sponsra betyg, t.ex ge rabatter eller priser till elever med bra betyg. Styrelsen är för projektidén, men beslutar inget detta möte. 13. Örncon 2015 Styrelsen beslutar att ha ett utredningsmöte för Örncon 2014 nästa tisdag, 2/9 14, klockan 18.00. Även Örncon 2015 ska diskuteras då. Vi måste skicka ut de priser och kvarglömda saker, som ska skickas ut. 14. Äggcon Vi måste bygga upp Saras äggcon grupp. Vilket innebär att vi måste söka efter intresserade. Gruppen ska brainstorma idéer som första mål, och därefter sammanställa allt till ett dokument. Äggcon höst, ska det vara gratis för medlemmar eller ska vi ta en symbolisk summa för eventet? Kiosken ska dock gå plus. Äggcon Umeå, vi ska nå Umeås nördar. Rebecca kan få ansvar att hitta en lokal. David och Sara ska prata ihop sig.
15. 2015 Ska vi ha en valberedning inför årsmötet 2015? Efter lite diskussion, så säger styrelsen nej för stunden. Vi behöver tänka igenom hur vi vill engagera oss individuellt i föreningen. Ett intresseformulär kan fungera för medlemmar utanför styrelsen. Vi ska gå igenom stadgarna och se om det är något som behöver ändras. Vi måste fundera på vilken inriktning vi vill ta för föreningen framöver. Vi måste se över hur vi kan öka tillväxten. Mötet avslutas.