2. Intern kontroll delårsrapport 2012

BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2012-08-31 DNR UN 2012.001 BRITT-MARIE LÖVQUIST SID 1/2 TF EKONOMIADMINISTRATIV CHEF 0858785171 BRITT-MARIE.LOVQUIST@VALLENTUNA.SE UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll delårsrapport 2012 Förslag till beslut Utbildningsnämnden godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Utbildningsnämnden har fastställt en rutinförteckning för intern kontroll. utbildningsnämnden har 2012-02-23 beslutat att särskilt granska förljande rutiner under 2012: - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Checklistor - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Fördelning av arbetsmiljöuppgifter - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Samordningsansvaret lokaler med flera brukare - Uppföljningsansvaret för ungdomar 16-19 år Barn- och ungdomsförvaltningen bifogar rapporter över utförd intern kontroll. Barn- och ungdomsförvaltningen lämnar i samband med bokslutet en uppföljning av utvalda rutiner för hela år 2012. Handlingar 1. Intern kontrollplan 2012 - tjänsteskrivelse 2. Intern kontroll delårsrapport 2012 3. Kommunens information om icke skolpliktiga ungdomar 4. Delområden systematiskt arbetsmiljöarbete delårsrapport UN 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88

BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2012-08-31 DNR UN 2012.001 SID 2/2 Eva Lod Tf utbildningschef Ska expedieras till: Akten Kommunstyrelsen Kommunledningskontorets ekonomiavdelning

2012-09-12 SID 1/3 Intern kontroll, kommunens uppföljningsansvar/information om icke skolpliktiga ungdomar 16-19 år Utbildningsnämndens internkontrollplan för 2012 innehåller granskning av fyra områden där ett av dessa gäller kommunens uppföljningsansvar/information om icke skolpliktiga ungdomar 16 19 år. Skollagens 29 kap. 9 En hemkommun ska löpande hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som fullgjort sin skolplikt men som inte fyllt 20 år är sysselsatta i syfte att kunna erbjuda dem lämpliga individuella åtgärder. Kommunens skyldighet enligt första stycket omfattar inte de ungdomar som genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, nationella eller specialutformade program i gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Härmed redovisas rapport över utförd intern kontroll 2012. Granskningens genomförande Granskaningen omfattar en kontroll av Vallentuna kommuns uppföljningsansvar/information icke skolpliktiga ungdomar 16-19 år och är genomförd av Britt-Marie Lövquist tf ekonomiadministrativ chef, Lena Christensen handläggare och systemansvarig samt Linda Bengtsson studie- och yrkesvägledare. Granskningens utfall Granskade rutiner innehåller inga avvikelser. Dock kommer den årliga redovisningen till utbildningsnämnden att från och med läsåret 2012/2013 utökas från en så kallad dagsbild till tre dagsbilder/redovisningstillfällen; oktober, februari och maj. Detta för att kunna visa på eventuella förändringar under läsåret. En ny analysmodul, kopplad till ungdomselevdatabasen UEDB, kommer också att driftsättas genom Gymnasieantagningen Stockholms län under oktober månad 2012. Hur detta kommer att påverka arbetet med informationsansvaret är för tillfället oklart. Rutiner t o m vårterminen 2012 Handlingsplan informationsansvaret Handläggare på BUF registrerar i Extens regelbundet de ungdomar som saknar skolplacering. Ansvarig studie- och yrkesvägledare kontaktar ungdomen per brev och/eller telefonsamtal. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE

SID 2/3 Ansvarig studie- och yrkesvägledare ansvarar för att regelbundet ha kontakt med socialförvaltningen i de fall där samarbete behövs för ungdomens bästa. Gymnasieskolorna ska meddela studieuppehåll, studieavbrott och övriga elevförändringar till ansvarig studie- och yrkesvägledare eller barn- och ungdomsförvaltningens handläggare. Utvärdering och redovisning Ansvarig studie- och yrkesvägledare dokumenterar genomförda insatser kontinuerligt. Genomförda insatser redovisades vid Utbildningsnämndens sammanträde 2012-09-20. Redovisningen innehåller de delredovisningar som studie- och yrkesvägledaren gjort kvartalsvis. 1. Totalt antal ungdomar inom åldersgruppen 2. Varav som studerar inom gymnasieskolan 3. slutför gymnasiestudierna 4. går i grundskola/grundsärskolan 5. studerar/bor utomlands 6. arbetar 7. är arbetssökande (registrerade på Arbetsförmedlingen) 8. studerar på Komvux/Folkhögskola 9. Avsäger sig kontakt 10. Utredning pågår 11. Kan ej nås Ansvarig studie- och yrkesvägledare gör regelbundna kontroller av ungdomarnas sysselsättning via kommunens elevregister (Extens) samt kommuninvånarregister. För ungdomar som saknar skolplacering har en särskild grupp skapats i elevregistret (Extens). Dessa ungdomar hör till kommunens informationsansvar. Till ungdomar där sysselsättningen varit okänd har brev skickats ut till vårdnadshavare, med fråga om nuvarande sysselsättning och erbjudits kontakt med ansvarig studie- och yrkesvägledare. Samtliga ungdomar, i Vallentuna kommun, mellan 16-19 år har under perioden 2011-07-01 t o m 2012-06-31 erbjudits studie- och yrkesvägledning, studier eller praktik. Planerade åtgärder Eftersom elevdatabasen redovisar så kallade dagsbilder, gör detta att redovisade siffror är en statisk bild och de flöden som skett inom gruppen inte går att visa. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE

SID 3/3 Fortsättningsvis, från och med läsåret 2012/2013, kommer denna årliga redovisning innehålla dagsbilder från oktober, februari och maj för att kunna visa eventuella förändringar under året. Den nya gemensamma elevdatabasen/analysmodulen, ungdomselevdatabasen UEDB, kommer att förändra arbetet. Hur detta kommer att fungera i praktiken är för närvarande inte helt fastställt men kommunen kommer att kunna ha en mycket större kontroll över elevflöden och samkörda elevdatabaser t ex Verket för högskoleservis VHS som visar vilka elever som erhållit slutbetyg från gymnasieskolan. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE

BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-XX-XX UN 2012.001 SID 1/3 UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll, systematiskt arbetsmiljöarbete, delårsrapport Utbildningsnämndens internkontrollplan 2012 innehåller granskning av fyra områden där tre är olika delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete. De tre delområdena är 1) checklistor 2) fördelning av arbetsmiljöuppgifter samt 3) samordningsansvaret lokaler med flera brukare. Härmed redovisas delårsrapport över utförd intern kontroll 2012. Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av tre delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete inom barn- och ungdomsförvaltningen i Vallentuna kommun och är genomförd av Susanne Debourg Hodder, HR-konsult och Jennie Bergendorff, HR-konsult. Granskningens utfall Granskade rutiner innehåller några få avvikelser, men då dessa redan uppmärksammats tidigare och projekt startat för att åtgärda avvikelserna beräknar HR-konsult att utfallet ser än mer positivt ut vid årsskiftet. Vallentuna kommuns och gymnasiets systematiska arbetsmiljöarbete 1) Delområde Checklistor: Vallentuna kommun har under våren 2012 kompletterat kommunens intranät med ett antal kommunrelevanta checklistor. Checklistorna kommer från företaget Prevent samt Arbetsmiljöverket och är tillgängliga för alla kommunens medarbetare att hitta. Exempel på checklistor relevanta för Utbildningsnämndens område är: - Allmän skyddsrond - Rehabilitering BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 2 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE

BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-01-23 UN 2012.001 SID 2/3 - Skola - Kemiundervisning - Hot & våld - Smittrisker - Städning - Datorn i skolan - Datorarbete - Belastningsergonomi Rektor på gymnasiet har informerats om att checklistorna finns. Arbetsmiljöverket och Prevent har bransch specifika checklistor, så även inom Bygg och Fordon. Dessa måste dock anpassas efter verksamheten på gymnasiet och lärarna på dessa program har fått i uppdrag att anpassa dem till förhållandena för att sedan utgöra ett komplement till den stora skyddsronden. 2) Delområde Fördelning av arbetsmiljöuppgifter: Vallentuna kommun har en blankett för delegering/uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter på intranätet. I rollen som rektor ingår ett självklart arbetsmiljöansvar enligt delegationsordning för respektive nämnd i Vallentuna kommun enligt chefsnivå 2. I samband med signering av anställningsavtal blir därmed arbetsmiljöansvaret aktuellt enligt gällande delegation och därför är det inte, i laglig mening, nödvändigt med en signerad blankett enbart för arbetsmiljöansvaret. Rektorn på Vallentuna gymnasium hade, föregående läsår, delegerat specifika arbetsmiljöuppgifter på en av sina utvecklingsledare. I samband med effektivisering av organisationen har rektorn tagit tillbaka arbetsmiljöuppgifterna, då utvecklingsledarnen fick ökade lärartimmar i sitt schema fr.o.m. höstterminen 2012. I övrigt har utvecklingsledarna på gymnasiet delegation inom arbetsmiljöområdet enligt chefsnivå 3. När det gäller specifika lärarkategorier, exempelvis idrotts-, kemi-, fordon och bygglärare samt vaktmästare behövs en skriftlig delegering av vissa uppgifter knutna till arbetsmiljö. Då kommunen har uppmärksammat behovet av ett tydligare innehåll om vad dessa uppgifter och ansvar innebär för specifika lärarkategorier pågår ett arbete hos HR-avdelningen och representanter inom BUF, i samarbete med företagshälsovården, för att skapa dessa. Arbetet är påbörjat inom projektet kring sporthallarna och beräknas vara klart vid årsskiftet 12/13.

BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-01-23 UN 2012.001 SID 3/3 3) Delområde Samordningsansvaret lokaler med flera brukare: Ett projekt pågår gällande arbetsmiljöansvaret i de sporthallar som finns på kommunens skolområden. Syftet är att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan barnoch ungdomsförvaltningen, fritidsförvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen. Projektet syftar även till att strukturera och tydliggöra rutinerna för undersökning av arbetsmiljön, handlingsplaner samt uppföljning, både när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet samt vid riskobservationer, tillbud och skador på person och byggnad. Projektet är inte avslutat, men nuläget ser ut som följande: HR-avdelningen har skapat en sammanställning av nuläget, varit i kontakt med företagshälsovården för rådgivning, formulerat en början på ett förslag på ansvarsfördelning, träffat representanter för de tre förvaltningarna och med dem skapat en första handlingsplan för att gå vidare i projektet. Nästa steg blir att utföra den första delen i handlingsplanen samt att boka nästa möte med de tre förvaltningarna samt arbetsmiljöexpert på företagshälsovården. Experten får granska det gemensamma förslaget. Utöver det kommer arbetsuppgifter och ansvar att formuleras för viktiga roller utöver delegationsordningen, då främst idrottslärare, vaktmästare samt aktuella medarbetare på fritidsförvaltningen. Det kommer även att skapas instruktioner som ska ges till de föreningar som hyr lokalerna på kvällar och helger. Representanter från de tre förvaltningarna samt ett antal fackliga representanter är positivt inställda till projektet och ser fram emot resultatet. Införandet av systemet KIA kommer att underlätta arbetet gällande hanteringen av riskobservationer, tillbud och skador på person och anläggning. Summering Den interna kontrollen visar att rutinen för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom aktuella tre delområden till större delen är tillfredsställande och kan utvecklas i enlighet med planerade åtgärder.