1 [5] Vägledning för uppföljning av arbets- och anställningsvillkor för taxiförare En god avtalsuppföljning är en förutsättning för att upphandlande myndigheter ska kunna säkerställa att taxiförarna verkligen får de arbets- och anställningsvillkor som de har rätt till enligt avtalet. En god avtalsuppföljning bidrar även till att skapa en bra avtalsrelation mellan upphandlande myndigheter och leverantörer. Det föreligger ingen skyldighet för upphandlande myndigheter att kontrollera samtliga ställda krav vid upphandling. Däremot följer det är EU-domstolens rättspraxis att krav och villkor måste vara möjliga att kontrollera (jfr C-448/01 Wienstrom). Om ställda krav inte följs upp under avtalsperioden finns det dessutom en risk för att detta bidrar till att gynna oseriösa leverantörer, vilket i sin tur snedvrider konkurrensen och kraven motverkar sitt syfte. En avsaknad av uppföljning av ställda krav kan även riskera att påverka den upphandlande myndighetens trovärdighet. Att tänka på inför uppföljning När upphandlande myndigheter ska följa upp de i upphandlingen ställda arbetsoch anställningsvillkoren för taxiförare aktualiseras ett antal frågeställningar, vilka diskuteras nedan. Hur bör leverantörer som har kollektivavtal hanteras? Om leverantören är bunden av kollektivavtal är det i första hand facken som kontrollerar att kollektivavtalen efterlevs. Det är dock viktigt att skilja på kollektivavtalsvillkor och de arbets- och anställningsvillkor som upphandlande myndigheter efterfrågar i samband med upphandling, eftersom dessa kanske inte alltid överensstämmer i alla delar. Det är därmed den upphandlande myndighetens skyldighet att kontrollera de villkor som efterfrågats i upphandlingen. Om leverantören inte är bunden av kollektivavtal kan detta dock innebära att det ställer högre krav på den upphandlande myndigheten att genomföra en faktisk kontroll av villkoren. Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE-104 30 Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: 08-586 21 700 E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se
2 [5] När bör uppföljningen ske? Uppföljning av särskilda kontraktsvillkor sker under avtalsperioden. Det är först vid kontraktets utförande som eventuella avvikelser från de i upphandlingen efterfrågade nivåerna för särskilda arbets- och anställningsvillkor uppstår. Det är dock viktigt att upphandlande myndigheter redan vid utformning av förfrågningsunderlaget funderar över hur kraven och villkoren kan komma att följas upp och säkerställer att organisationen besitter de resurser och den kompetens som krävs för att kunna genomföra detta. Upphandlande myndigheter avgör själva när uppföljningen ska äga rum, men det är viktigt att tydliggöra i förfrågningsunderlaget när villkoren ska vara uppfyllda. Vem ska genomföra uppföljningen? Det är alltid den upphandlande myndigheten som ansvarar för uppföljningen, oavsett om inspektionerna genomförs med hjälp av ett ombud eller i egen regi. Upphandlande myndigheter kan dock välja att upphandla tjänster för uppföljning av villkoren om man inte förfogar över de resurser eller den kompetens som krävs för att genomföra inspektionerna. Frågan om det är lämpligt att fackliga ombudsmän genomför dessa inspektioner på uppdrag av upphandlande myndigheter har diskuterats under senare år. Detta är något som till exempel förekommer inom den så kallade Vita jobb-modellen. Kritik mot att fackliga ombudsmän genomför dessa inspektioner har framför allt riktats från näringslivets organisationer, inklusive Biltrafikens Arbetsgivareförbund (BA). Kritiken handlar om att leverantörerna skulle kunna uppleva sig vara bevakade i dubbel bemärkelse och att det finns en risk för att de fackliga företrädarna granskar fackförbundens övriga intressen vid granskningarna. Frågan har nyligen utretts av Konkurrensverket. Verket konstaterar att upphandlingsreglerna inte förbjuder att ett ombud, till exempel en fackförening, kontrollerar om leverantörer följer avtal efter att en offentlig upphandling är avslutad. Läs beslutet här http://www.konkurrensverket.se/globalassets/aktuellt/nyheter/beslut-vitajobb.pdf Hur bör upphandlande myndigheter hantera taxiförare som endast delvis utför tjänster inom ramen för det upphandlande kontraktet? En taxileverantör kan ha både offentliga och privata kunder. En grundläggande utgångspunkt vid offentlig upphandling är att det endast är tillåtet att ställa krav och villkor som är direkt kopplade till kontraktsföremålet. De arbets- och anställningsvillkor om arbetstid, lön, semester, försäkringar och pension måste därmed vara kopplade till de förare som utför tjänster inom ramen för det upphandlade kontraktet. Upphandlande myndigheter kan inte indirekt styra leverantören övriga verksamhet.
3 [5] Eftersom villkoren endast omfattar de förare som utför uppdrag som beställs från avtalet kan även uppföljningen endast omfatta dessa förare. Hur bör underleverantörer hanteras? Uppföljning av arbets- och anställningsvillkor för taxiförare som ställs vid upphandling ska alltid göras gentemot avtalsparten. De av Upphandlingsmyndigheten föreslagna villkoren klargör dock att om leverantören anlitar underleverantörer som är arbetsgivare för förarna, ska leverantören säkerställa att kraven efterlevs av den som är arbetsgivare. Leverantören har därmed ett ansvar att säkerställa att villkoren även efterlevs av underleverantörerna. Upphandlande myndigheters kontroller av arbets- och anställningsvillkoren kan således även omfatta underleverantörer. Hur ska upphandlande myndigheter förhålla sig till personuppgiftslagen (PUL) vid exempelvis kontroller av lönespecifikationer? En fråga som blir aktuell vid bland annat begäran om utelämnande av löneuppgifter i samband med uppföljning av de särskilda arbets- och anställningsvillkoren för förare, är hur upphandlande myndigheter ska förhålla sig till personuppgiftslagen (PUL). Datainspektionen har nyligen utrett frågan efter en begäran om detta av Svenskt Näringsliv. 1 Datainspektionen påpekar att i den mån en uppföljning innebär att personuppgifter behandlas, måste det ske i överensstämmelse med personuppgiftslagens regelverk. Det måste avgöras om det är nödvändigt att behandla personuppgifter eller om syftet kan uppnås med mindre ingripande metoder. Är personuppgifter på individnivå nödvändiga ansvarar personuppgiftsansvarig för att det finns stöd i PUL för behandlingen av personuppgifter. När det gäller frågan om vem som ska genomföra kontrollerna anger Datainspektionen i sitt beslut att det kan ifrågasättas om det i vissa fall är förenligt med personuppgiftslagen att anlita en facklig organisation. För att kunna kontrollera att arbetstidsreglerna följs och att rätt lön betalas ut är det nödvändigt att upphandlande myndigheter kontrollerar uppgifterna i lönespecifikationer. Det är dock inte nödvändigt att upphandlande myndigheter samlar in och registrerar dessa uppgifter i ett sökbart register eller liknande. Om kontrollerna av lönespecifikationer endast sker på plats hos leverantören vid revision är det inte säkert att PUL blir tillämplig. Om den upphandlande myndigheten eller revisorn däremot tar med sig uppgifterna, fotograferar 1 Svar angående Malmö stad, Vita jobbmodellen och personuppgiftslagen. Datainspektionen, Dnr 271-2016.
4 [5] uppgifterna eller liknande kan PUL bli tillämplig. Det är därför nödvändigt att fundera på hur kontrollerna genomförs för att kunna avgöra om PUL blir tillämplig eller ej. Hur bör ensamåkare hanteras? Vissa taxiförare är så kallade ensamåkare, det vill säga att de är egenföretagare som inte har någon anställning hos ett taxibolag. De förslag till villkor som Upphandlingsmyndigheten rekommenderar omfattar dock endast anställda taxiförare. Eftersom kraven inte omfattar ensamåkare kan dessa inte heller omfattas av uppföljningen. Uppföljningsprocessen Det bör framgå i förfrågningsunderlaget hur uppföljningen kommer att ske under avtalsperioden samt vilka konsekvenserna blir om villkoren inte efterlevs. Nedan följer en beskrivning av hur uppföljningsprocessen kan gå till. Hur bör uppföljningen gå till? Uppföljning av arbets- och anställningsvillkoren för taxiförare kan antingen genomföras i samband med leverantörsmöten eller i dialog med leverantören. Villkoren kan även kontrolleras i särskilda möten avseende just dessa villkor, och/eller genom stickprovskontroller genom revision. Kontroll av arbetstid Arbetstiden följs upp genom att kontrollera att arbetstidens förläggning har dokumenterats i enlighet med villkoret i 1.3, dvs. att ett arbetstidsschema finns upprättat. Om den fullgjorda arbetstiden inte stämmer överens med arbetstidsschemat enligt 1.4 ska arbetstagaren lämna skriftlig tidrapport. I tidsrapporteringen ska eventuellt övertidsarbete framgå. Dessa tidrapporter bör kontrolleras vid uppföljning. Kontroll av avlöning Att korrekt lön har betalats ut kontrolleras genom att kontrollera lönespecifikationer. För att kunna fastställa att korrekt lön har betalats ut ska lönespecifikationerna jämföras med arbetstidsrapporterna. Läs mer om hur personuppgifter ska hanteras i samband med detta ovan. Kontroll av semester Att korrekt semesterlön har betalats ut kontrolleras genom att kontrollera lönespecifikationerna för det intjänade semesteråret. Kontroll av permission Att leverantören betalar ut lön vid kort ledighet i samband med permission kan kontrolleras genom stickprovskontroller genom intervjuer med förare.
5 [5] Kontroll av försäkringar och pension Att leverantören har de försäkringar för sina förare som efterfrågats i samband med upphandlingen kan kontrolleras genom att begära ut en kvittens från arbetsgivaren om detta. Normalt sett betalas ett schablonbelopp in månadsvis vilket sedan justeras årsvis. Att avsättning till tjänstepension har skett kontrolleras på motsvarande sätt som försäkringar, dvs. genom att begära in en kvittens från arbetsgivaren om detta. Avsättningen ska motsvara minst 4,5 procent av den lön som föraren har tjänat in under ett år. Kontrollformulär som stöd vid uppföljning Oavsett om den upphandlande myndigheten genomför kontrollerna i egen regi eller med hjälp av en extern tredje part kan det vara ett bra stöd att använda ett kontrollformulär vid uppföljningen, exempelvis det kontrollformulär som Upphandlingsmyndigheten har utvecklat och som är kopplat till de föreslagna arbets- och anställningsvillkoren för taxiförare. Kontrollformuläret bör delges leverantören redan i samband med förfrågningsunderlaget för att skapa transparens och förutsebarhet kring hur uppföljningen kommer att gå till. Hantering av avvikelser I första hand bör en rättelse eftersträvas. Det bör tydligt dokumenteras omfattningen av avvikelsen, vem som är ansvarig för att åtgärda avvikelsen hos leverantören, samt när avvikelsen ska vara åtgärdad. Dokumentationen av detta kan ske i den mall som Upphandlingsmyndigheten har tagit fram som stöd vid avvikelsehantering. Sanktioner vid överträdelser Det är viktigt att fastställa i de kommersiella villkoren vilka konsekvenserna blir i de fall avvikelser från arbets- och anställningsvillkoren upptäcks. Sanktionerna måste alltid stå i proportion till graden av avvikelse. I de fall avvikelser upptäcks vid en kontroll bör den upphandlande myndigheten i första hand kontakta leverantören direkt och begära att avvikelsen ska åtgärdas. Även andra sanktioner kan komma att bli aktuella, som viten och i sista hand uppsägning av avtalet på grund av avtalsbrott.