Lyckas med outsourcing av lön och HR Whitepaper

bluegarden.se Lyckas med outsourcing av lön och HR Whitepaper

Kan din verksamhet tjäna på att outsourca hela eller delar av löne- och HRadministrationen? Detta whitepaper ger dig underlag att fatta korrekta beslut. Det kommer också att ge dig inspiration att se möjligheter att förbättra ditt företags nuvarande lösningar. Outsourcing av löne- och HR-administrationen kan självklart omfatta lönehantering, men också registrering och uppdatering av medarbetarnas person- och anställningsuppgifter, hantering av anställningskontrakt, sjukfrånvaro samt och att bistå med rapporter och intyg. Typiska uppgifter för löne- och HR-administrationen är också att hantera tidsrapporter, reseräkningar och utlägg och se till att rätt lön med tillägg etc. finns angivet, allt för att säkerställa att rätt lön betalas ut på rätt tillfälle. För att fatta korrekta beslut om att välja outsourcing för lön och HR, krävs att man identifierar fallgropar och utmaningar. Här ger vi dig en överblick över de faktorer som kan vara avgörande om outsourcingen blir lyckad eller inte. Du får en bättre grund för att analysera din verksamhets behov och besluta om outsourcing är en relevant lösning för er. Det handlar om att fatta rätt beslut på rätt grunder och med bästa möjliga förutsättningar. Vi hoppas att detta whitepaper ska göra dig väl rustad för att inleda processen om outsourcing. Är du medveten om verksamhetens potential? Outsourcing är på många områden en möjlighet att frigöra resurser och fokusera på kärnverksamheten. Därför är det idag allmän praxis på många företag att till exempel outsourca IT-funktioner som t.ex. support och IT-drift men det är också vanligt att outsourca både produktionsnära funktioner och mer servicerelaterade uppgifter som till exempel städning, vaktmästeri och personalmatsal. Alltfler outsourcar lön och HR Enligt en rapport från Grant Thornton som bygger på 3 300 intervjuer med företagsledare i 45 länder, är skatt, IT och HR/lön de mest populära funktioner som företag för närvarande outsourcar. HR/lön kommer enligt rapporten på tredje plats, 36 % av företagen outsourcar denna funktion. Motsvarande analys som KPMG utfört 2013 visar att Skandinaviska företag själva förväntar sig att denna siffra kommer att stiga, både i Sverige och globalt inom de kommande åren. Källa: Grant Thornton: Outsourcing: driving efficiency and growth (2014) samt KPMG Tendenser BPO och SSC 2013

En klar konkurrensfördel För många företag handlar det alltså inte längre om huruvida man ska outsourca eller inte, utan om hur man gör det på ett optimalt sätt. Bristen på kvalificerad arbetskraft och en ökad medvetenhet om att medarbetarna är den viktigaste resursen ställer allt högre krav på företagen. En bra outsourcingmodell för lön och HR-administration kan ge tydliga konkurrensfördelar. Förbättringar inom löne- och HR-administration står högt upp på företagens lista över framtida investeringar. Särskilt ökar efterfrågan på HR-system eftersom man önskar behålla och utveckla medarbetare, både för att stärka sin konkurrenskraft, men också för att frigöra resurser för att förbättra kärnverksamheten. Utvecklingen beror bland annat på följande: Digitala processer blir allt mer närvarande i vår vardag och allt fler affärsprocesser stöds av tillgängliga datorsystem. Med färre manuella moment kan man spara tid och kostnader på löneadministration och HR och samtidigt minimera fel. Samtidigt ökar kraven på att underhålla datorsystemen, och det innebär att möjligheten att hålla expertkunskap och skapa flexibilitet i lösningarna blir allt mer viktigt. Det ställer krav på enskilda medarbetares kompetens och anpassningsförmåga. Optimerat systemstöd och lång erfarenhet gör att systemleverantörer som till exempel Bluegarden har blivit skickligare och mer effektiva på att hantera löne- och HR-administrationen. Bland annat för att kompetensen samlas både kring löneprocessen och systemstödet under ett och samma tak. Då blir det möjligt att utföra arbetet till lägre kostnad, vilket också avspeglar sig på prisbilden: den ekonomiska vinsten för kunderna vid outsourcing har ökat under de senaste åren. Leverantörerna av outsourcing inom löneadministration och HR har också tagit in fler och mer flexibla produkter i sitt sortiment vilket gör att kunderna kan skapa effektivitet även i kringliggande processer, som t.ex. bemanning eller kompetensutveckling/talent management. Många större företag är inte medvetna om den ekonomiska potentialen i att outsourca löne- och HR-funktionen. (analys genomförd av Bluegarden mars 2015) Enligt våra undersökningar har ca 15 procent av företagen med fler än 500 medarbetare aldrig räknat på om det skulle löna sig att outsourca lönefunktionen. Många företag känner därför inte till den ekonomiska och resursmässiga potentialen i att outsourca löne- och HR-funktionen.

Det finns uppenbara fördelar med att outsourca verksamhetens löne- och HR-funktion. Men för att säkerställa att outsourcingen lyckas är det viktigt att man från verksamhetens sida grundligt analyserar fördelar och nackdelar innan beslutet fattas. För företagets skull Det är summan av många olika faktorer som avgör om det är relevant för en verksamhet att outsourca löne- och HR-funktionen. Varje ledning bör med jämna mellanrum gå igenom dessa faktorer för att värdera organisationens förmåga att lösa uppgiften samt de omkostnader som är förknippade med den. Inför beslutet om att outsourca löne- och HR-funktionen bör du överväga: Ekonomi I de flesta fall kan verksamheter uppnå betydande ekonomiska besparingar, vanligtvis omkring upp till 30 procent, genom outsourcing. Du bör alltid ta reda på vad det kostar att sköta löne- och HR-administrationen internt. Här ingår direkt och indirekt tid i anslutning till lönebehandling och HR-administration, ledningstid samt tid och omkostnader i samband med underhåll och drift av löne- och HR-systemet. Dessa faktorer påverkar om det finns ekonomiska fördelar med att outsourca. Produktivitet Löne- och HR-administration tar tid och kräver spetskompetens som inte nödvändigtvis kan utnyttjas effektivt till andra uppgifter inom organisationen. Genom att flytta uppgiften utanför verksamheten kan både ledningen och medarbetarna vinna tid och istället lägga sina resurser på kärnverksamheten. Sårbarhet Många verksamheter är beroende av nyckelpersoner för att hantera uppgifterna. Det gör att organisationen blir sårbar i samband med semester, sjukdom och uppsägningar. En outsourcingleverantör är en garanti för att din verksamhet inte påverkas och att lönen betalas ut i tid. Flexibilitet En outsourcinglösning anpassas efter verksamhetens behov. Ett typiskt outsourcingavtal inom löneområdet är utformat så att kostnaderna avspeglar verksamhetens aktivitet och storlek (d.v.s. antal anställda). Det ger din verksamhet möjlighet att alltid anpassa omkostnaderna för löneadministration efter verksamhetens

verkliga behov till exempel vid stora förändringar i antalet anställda. Att gå från en fast till en växlande kostnad kan ge stora ekonomiska fördelar. Det krävs också flexibilitet i samband med HR-administration. Under perioder med hög belastning kan man uppnå en bättre resursstyrning och därmed undvika onödiga anställningar, dyra externa konsulter eller extrainsatt bemanning. Minimering av fel Fel i samband med hantering av löner, skatter, pensioner och sociala avgifter kan bli dyra för din verksamhet. Genom att ingå avtal med en professionell partner minimeras mängden fel. I vissa fall kan det dessutom vara outsourcingpartnern som täcker direkta ekonomiska förluster i samband med fel i löneadministrationen. Brister i kvalitetssäkring, varierande strukturer och manuell hantering kring insamling av data inför lön, leder ofta till sämre kunskaper och dålig överblick över t.ex. sjukfrånvaro, utbildning, semester och löneförhållanden. En väl genomförd outsourcing effektiviserar processerna och skapar struktur. Effektivitet I samband med outsourcingen genomförs vanligtvis en kritisk genomgång av samtliga processer som är relaterade till löne- och HR-administrationen. Det finns ofta en mängd möjligheter att optimera de interna affärsprocesserna och därigenom effektivisera den samlade tidsförbrukningen för uppgiften. Effektiviseringarna kan frigöra resurser i verksamheten och förbättra ditt business case, så att du uppnår ett så optimalt pris som möjligt gentemot outsourcingpartnern. Kunskap och expertis En outsourcingpartner ska vara en professionell leverantör av lönehantering och HR, som känner till bästa praxis och är expert på området. Löneadministration är en mycket komplex funktion eftersom den kräver kunskap om avtal, lagstiftning och praxis kring tolkning av löneavtal. Samtidigt krävs det inom löneområdet en bokföringsmässig förståelse i förhållande till verifikationer och avstämningar, och inte minst ingående kunskaper om hanteringen av lönesystemet. Alla dessa kompetenser ska underhållas. Det ställer krav på en verksamhet som kan vara svåra att upprätthålla i det dagliga arbetet, där den som ansvarar för löneredovisningen ofta sitter ensam med sina kunskaper. Hos en outsourcingpartner finns det möjlighet att skapa en unik kompetensmiljö där medarbetarna kan hjälpa varandra och upprätthålla en förhöjd nivå av fackkunskaper till gagn för kunderna.

Rådgivning Ansvaret för löne- och HR-administrationen ligger ofta hos HR- eller ekonomichefen. För bägge funktionerna gäller att det sällan finns tillräckligt med tid eller möjligheter att övervaka och coacha löne- och HR-funktionen professionellt. Många chefer upplever att de inte besitter den kompetens som krävs för att utföra den här uppgiften optimalt, främst på grund av den höga graden av specialisering. Outsourcingpartnern ska i kraft av sitt specialistkunnande kunna erbjuda rådgivning om de allra senaste verktygen på området. Partnern ska löpande utmana ledningen av kundens verksamhet rörande fortsatt effektivisering och erbjuda service för verksamhetens medarbetare. Så lyckas ni med outsourcing Många uppfattar lön och HR som en naturlig del av arbetet med att bedriva affärsverksamhet och ha medarbetare. Men det innebär inte nödvändigtvis att arbetsuppgifterna som rör lön och HR behöver ligga internt i verksamheten. Beslut som handlar om outsourcing av löne- och HR-administrationen är ofta av strategisk karaktär. Det beror bland annat på att både lön och HR är känsliga områden i relationen mellan företaget och dess medarbetare. Marknaden präglas av flera olika leverantörer som agerar mer eller mindre professionellt. Men många gånger kan du och din verksamhet själva påverka graden av framgång genom att göra vissa överväganden innan något beslut om outsourcing fattas. Förändringsvilja Det ska inom företaget finnas en verklig önskan om att effektivisera interna affärsprocesser och arbeta strukturerat. Som tidigare nämnts är outsourcing en uppenbar möjlighet att optimera interna processer och ställa krav på organisationen att leverera information till löne- och HR-hanteringen i strukturerad form. Största framgång med outsourcingen får de verksamheter som är beredda att arbeta strukturerat med processerna som rör lön och HR. Om verksamheten har många ickestandardiserade processer som inte finns dokumenterade är det särskilt viktigt att man utarbetar en bra grund innan processerna flyttas. I gengäld är det också här som de största vinsterna med outsourcing kan göras. Det är viktigt att ledningen står bakom beslutet, helst underbyggt av en strategisk plan för verksamhetens administrativa processer. Om denna uppbackning saknas kan det få stora konsekvenser för implementeringen och hanteringen av löne- och HRuppgifterna.

Deltagande Ditt företag ska delta i processen. En del verksamheter väljer att outsourca eftersom den nuvarande lösningen inte fungerar tillfredsställande, och ingen i organisationen önskar delta och hitta orsaken. Det är inte lämpligt eller lönsamt att outsourca processer som varken är standardiserade eller dokumenterade. Därför är det extremt viktigt att verksamheten är delaktiga i att klarlägga samtliga interna affärsprocesser på området. På det sättet kan man uppnå enighet om hur interna regler och avtal ska tolkas i förhållande till enskilda lönekomponenter. Denna identifieringsprocess kan ta tid, men är avgörande för att det ska bli en optimal lösning på lång sikt. Ett beslut om att outsourca betyder ibland att man ska ta avsked av löneredovisningsfunktionen, och att medarbetarna får uppleva nya processer och tilldelas nya ansvarsområden. Det är viktigt att din verksamhet är väl förberedd för att hantera dessa förändringar och att ni har förberett en kommunikationsplan. Tydliga avtal Man bör genomföra ett grundligt förarbete i syfte att beskriva gränssnittet mellan verksamheten och outsourcingpartnern. Dessutom ska man genomföra en avstämning mellan vad din verksamhet förväntar sig och vad outsourcingpartnern levererar. Vi rekommenderar att parterna upprättar ett ingående avtal för hur kommunikationen ska ske i framtiden, hur ofta det ska hållas avstämningsmöten och vem hos leverantören respektive verksamheten som ansvarar för att leverera enligt avtalet. Tillit och samarbete Eftersom lön och HR är ett känsligt område för såväl ledning som medarbetare är det viktigt att det från början skapas tillit mellan leverantören och verksamheten. Alla aspekter kan inte avtalas eller omfattas av ett kontrakt, så det är avgörande att båda parter godkänner samarbetet som ett partnerskap som alla parter ska ha utbyte. Samarbetet utvecklas som ett partnerskap, vilket säkerställer att kunden uppnår de förväntade vinsterna på både kort och lång sikt.

Så går vi till väga Kunden i centrum För att nå en framgångsrik outsourcing utgår Bluegarden från din verksamhets behov ända från den inledande dialogen. Vi diskuterar huruvida ni har övervägt eller beslutat att outsourca hela eller delar av löne- och HR-funktionen, och analyserar er nuvarande lösning för lönehantering och de befintliga processer som rör löner och HR. Hos Bluegarden är outsourcingområdet en självständig avdelning där vi har samlat vår expertis på området. På så vis kan vi bättre och mer fokuserat vägleda er i de processer som ska fungera i verksamheten. Vi kan också garantera de interna processer som ska etableras i vårt outsourcingcenter för att lösa uppgiften. Lösningen avspeglar behovet Beroende på uppgiftens komplexitet väljs de moduler i löne- och HR-systemet som kan lösa uppgiften på lämpligaste sätt. Det sker mot bakgrund av en inledande analys. Genom en projektplan beskriver vi tidsförloppet och vilka aktiviteter som ska genomföras, innan den slutliga övergången från en intern lösning till en outsourcinglösning har genomförts. Förväntningarna stäms av Som tidigare nämnts är det viktigt med en öppen och tillitsfull dialog samt att man har stämt av förväntningarna kring avtalets innehåll. Därför beskriver vi i kontraktet vilka tjänster och vilken servicenivå (SLA) som omfattas. Utöver det arbetar vi med en dynamisk tjänstekatalog och ansvarsmatris som beskriver hur det framåtriktade samarbetet ska ske, vilka tidsgränser vi arbetar mot samt med vem vi kommunicerar med och hur. När avtalet ingås sätts ett antal mätpunkter upp, vi mäter en rad nyckeltal som redovisas enligt överenskommesen i servicekontraktet (SLA). Den ekonomiska sidan Bluegarden arbetar med en flexibel affärsmodell, som utgår från ett pris per producerad lönespecifikation. I detta pris ingår en stor mängd bas-tjänster, men det finns också tilläggstjänster att köpa till om behovet uppstår. Grundinställningen är dock att Bluegardens kunder ska klara sig i stor utsträckning på de tjänster som ingår i baspriset. För att säkerställa att de förväntade vinsterna infrias arbetar Bluegarden kontinuerligt med att förbättra processerna: både de som vi har övertagit ansvaret för och övriga

processer som vi kan standardisera och optimera i syfte att ni ska uppnå ytterligare effektiviseringar. I korthet Vi har nu gått igenom en rad av de faktorer som i de flesta fall ligger bakom överväganden eller beslut om att outsourca hela eller delar av verksamhetens löneoch HR-funktion. Det är summan av dessa faktorer som visar din verksamhets potential, och gör det möjligt att fatta ett slutgiltigt beslut. Vi har också gått igenom några av de förutsättningar som behövs för att outsourcingen ska lyckas och bli en positiv upplevelse för ditt företag. För att förekomma utmaningar och göra outsourcingprocessen och -lösningen till en framgång krävs i korthet: Grundlig förberedelse Analys och avstämning av förväntningar En vilja att förändras Att ledningen deltar i processen Tillit mellan kund och leverantör Tydlig och uppdaterad intern kommunikation om förändringarna När dessa förutsättningar är uppfyllda kan det ge stora fördelar att outsourca lön- och HR-funktionen, eller delar av den. Din verksamhet blir mindre sårbar för fel och brister i leveranser, samtidigt som kostnaderna för att utföra dessa funktioner kan sänkas.

Fakta om Bluegardens outsourcingtjänster Bluegardens outsourcingcenter har vi på två orter i Sverige; Malmö och Stockholm. Våra kompetenta lönekonsulter har stor erfarenhet av att arbeta med löner och implementera outsourcinglösningar, och vi har de kunskaper som krävs för att leda verksamheten genom en framgångsrik outsourcingprocess. Vår kompetens och erfarenhet gör oss till en av Sveriges mest professionella outsourcingpartner för företag i alla storlekar. Bluegardens outsourcing av lön och HR utförs med systemstödet Bluegarden HR-plus, som är ett av marknaden mest kompletta HRM-system. Det faktum att vi utför outsourcing på våra egna lösningar, gör att vi hela tiden kan utveckla vår outsourcingverksamhet i linje med vår utveckling av systemstödet. På så sätt säkerställs högsta möjliga effektivitet i IT-användningen. Läs mer om vårt utbud inom outsourcing på www.bluegarden.se/losningar/outsourcing. Kontakta oss gärna för att boka in ett förutsättningslöst möte där vi beräknar vilken potential din verksamhet har. Uppdaterat i oktober 2015