En utredning på uppdrag av Länsbibliotek Östergötland av Elisabeth Erikson Oktober 2007 Gemensam satsning på: RFID Biblioteksdatasystem Lånekort
Tack till: Elisabeth Alvbåge, Göteborg Christer Bergqvist, Kalmar Cristina Csanady, Stockholm Folke Frömmert, Sölvesborg Kia Gumbel, Stockholm Eva Helgesson, Göteborg Samt bibliotekschefer och systemansvariga som deltagit i denna undersökning
Innehåll Metod och underlag 5 RFID-satsning på folkbiblioteken i Östergötlan 6 Allmänt 6 Media 7 Kostnader för olika typer av RFID- taggar 7 Enkätsvar för Östergötland: 8 Andras erfarenheter och exempel 8 Konvertering 9 Gemensam konverteringsutrustning och annan RFID- utrustning 9 Andras erfarenheter och exempel 10 Tidskrifter och Periodika 11 Enkätsvar från Östergötland 11 Nyförvärv av media: 11 Självbetjäning /Automater 11 Allmänt: 11 Enkätsvar från Östergötland: 12 Andras erfarenheter och exempel 13 Larm 13 Allmänt: 13 Enkätsvar från Östergötland 14 Andras erfarenheter och exempel 14 Gemensamt Biblioteksdatasystem 15 Allmänt 15 Gemensamt biblioteksdatasystem i Östergötland 16 Enkätsvar från Östergötland 17 Andras erfarenheter och exempel 17 Gemensam katalog 20 Allmänt: 20 Enkätsvar från Östergötland 20 Andras erfarenheter och exempel 20 Gemensamt lånekort 21 Allmänt 21 Regionalt eller nationellt lånekort 21 Enkätsvar från Östergötland 22 Andras erfarenheter och exempel 22 Problematiken kring smarta kort 23 SLUTSUMMERING 23 Slutsats: 23 Starta processen med en RFID-satsning 23 Påbörja diskussionen kring gemensamt biblioteksdatasystem 24 Gemensamt lånekort - Avvakta utvecklingen 24 Litteraturlista och referenser 25 Bilagor: 26
4 Inledning Länsbibliotek Östergötland har under juni- sept uppdragit åt undertecknad att utreda förutsättningarna och behoven inför en föreslagen länsgemensam satsning på RFID, länsgemensamt biblioteksdatasystem och lånekort, på biblioteken i Östergötland Utredningen har gjorts med Pengar från Regionförbundet Östsam, och skall eventuellt ge underlag för en kommande EU-ansökan. Skövde den 15 oktober 2007 Elisabeth Erikson
5 UPPDRAG Utredningen skall utreda förutsättningar och behov inför: 1. Gemensam RFID- satsning på biblioteken i Östergötland. 2. Länsgemensamt biblioteksdatasystem 3. Länsgemensamt lånekort: METOD OCH UNDERLAG Allmänt: Ett frågeformulär (enkät) har skickats till samtliga kommunbibliotek i Östergötland: (se Bilaga) Jag har besökt 9 östgötabibliotek och telefonintervjuat övriga biblioteks och systemansvariga samt skickat följdfrågor via e-post. Jag har också använt mig av kompletterande uppgifter från SCB och Bibliotekskalendern. Undersökningen har omfattat:: 13 kommuner 33 filialer 3 bokbussar: Linköping. Motala och Norrköping 3 skolbibliotek: Facetten i Åtvidaberg, Nyströmska skolan i Söderköping samt Bergska skolan i Finspång. Som jämförande exempel har jag använt mig av Göteborgs stadsbibliotek eftersom Göteborgs kommun (490 961 inv.), är storleksmässigt jämförbar med Östergötland (418 780 inv.), samt har 24 stadsdelsbibliotek som ingår i samma biblioteksdatasystem. Göteborg har under 2007 startat övergången till RFID, med start på Göteborgs stadsbibliotek och därefter med en successiv introduktion på Stadsdelsbiblioteken. Underlag för RFID-utredningen Som underlag har jag främst använt mig av Kia Gumbels utredning: RFID på bibliotek: en kartläggning, Uppsala 2006 samt av Cristina Csanadys och erfarenhet er från Stockholms RFID-introduktion, förmedlade vid föreläsningar och vid diskussioner i NABIS RFID-grupp under år 2006-07. Jag har också intervjuat Elisabeth Alvbåge och Eva Helgesson, Göteborgs Stadsbibliotek Jag har vidare talat med leverantörer av RFID och självbetjäningsutrustning under en rundvandring på Bok & Bibliotek 2007. Underlag: Gemensamt Biblioteksdatasystem: Utredningar och informationsmaterial från: Umeåregionen, Värmland och Gävleborg Intervju med Elisabeth Alvbåge och Eva Helgesson Gbg stadsbibliotek, En utredning på uppdrag av Länsbibliotek Östergötland av Elisabeth Erikson oktober 2007
6 Telefonintervju med Christer Bergqvist, Kalmar. plus telefonsamtal med Sölvesborg ang. avtal för serverdrift (bilaga) Underlag: Länsgemensamt lånekort: Erfarenheter från diskussioner i NABIS rfid grupp 2007 samt i IT-konsulenternas SmartCard-grupp. Övriga rapporter och underlag som hänvisas till i utredningen, finns förtecknade sist i rapporten, RFID-satsning på folkbiblioteken i Östergötland Allmänt Vad är RFID? Radio Frequency Identification En RFID-etikett för märkning av biblioteksmedia, - även kallad Tagg består av en etikett innehållande ett datachips som svarar när det aktiveras av radiovågor från en sändarantenn, Till biblioteksmedia används främst sk passiva RFID, med frekvensen 13,56 Mhz. I denna typ av RFID finns ingen egen kraftkälla, utan chipset arbetar med energin från en sändande antennen. Livslängden på ett chips beror på antalet transaktioner som chipset klarar att läsa. Ett chips bör klara minst 100 000 transaktioner. I chipset finns inprogrammerad information om vilken typ av media det märkta objektet är, samt en hänvisning in i bibliotekssystemet. Chipsets information lagras enligt den s.k. danska datamodellen, som är en de-facto-standard i Norden Den Danska datamodellen skall enligt utredningsdirektiven ingå i en framtida kravspecifikation för RFID i Östergötland. De flesta RFID-chips för bibliotekssektorn tillverkas av Philips eller Texas Instruments. Båda typerna kan användas, men Stockholms stadsbibliotek använder sig i dagsläget av Philipschips, då dessa anses passa bäst samman med den danska datamodellen. Chipsen behöver också vara överskrivningsbara, för att undvika att RFID-etiketten måse bytas ut när biblioteket behöver göra förändringar i chipsens innehåll. RFID kan beskrivas som nästa generation av etiketter för märkning av medier inom bibliotek. När RFID ersätter de befintliga streckkodsetiketterna på bibliotekets medier, övergår märkningen från att ha varit en metod för att identifiera enskilda biblioteksmedia till att bli en del i ett logistikbaserat arbetssätt som innefattar ökade möjligheter till automatisering, lokalisering av media, enklare system för låntagarna samt ergonomiska och tidsmässiga vinster för personalen. En RFID-baserad biblioteksverksamhet har också visat sig vara både driftssäkrare och lättare än en streckkodsbaserad hantering - för både personal och låntagare
In- och utlån via RFID-teknik, fungerar i princip enligt följande: Medier och lånekort läggs på antennen. Inga vridmoment behövs för att korrekt avläsning skall ske. Flera medier kan registreras samtidigt. Saknade objekt i medieemballagen upptäcks av systemet. 7 Biblioteken i Nacka och Upplands Väsby var tidigt ute med att upptäcka fördelarna med RFID. Stockholm gjorde också tidigt en massiv satsning på automatisering och RFID genom projektet Tid för tillväxt genom automatisering, som frigjort tid för arbetet med övriga projektmål som Barn och ungdomars läslust och språkutveckling, Vuxnas livslånga lärande och Virtuella tjänster. Allt fler bibliotek har sedan dess gått över till RFID. Under våren/sommaren 2007 startade också Göteborgs stadsbibliotek övergången till RFID inom hela kommunens bibliotekssystem. Media Beräkning av MEDIA-beståndet: På vilka enheter bör medierna RFID-märkas? Böcker och andra medier rör sig inom en kommuns eller ett läns bibliotekssystem: De kan lånas mellan huvudbibliotek och från filialer, återlämnas på ett annat HB eller annan filial. Att snarast uppnå en enhetlighet, - dvs RFID -inom hela bibliotekssystemet, rekommenderas! Att arbeta med dubbla system kan bli problematiskt då in- och utlån, på- och avlarmning via RFID inte kommunicerar med det streckkodsbaserade systemet. Hybridautomater finns att köpa eller leasa, men dessa fungerar inte alltid optimalt. Hur beräkna underlag för inköp/upphandling av rfid? Inför en beräkning av kostnaden inför en framtida RFID- övergång, är det viktigt att bestämma vilka medier som skall RFID märkas, och vad man kan avvakta med, samt beräkna storleken på det aktiva mediebeståndet. Då priset på chipsen inte är en oväsentlig del av kostnaden är en rejäl gallring inför RFID-övergången alltid att rekommendera! Här måste varje dock varje bibliotek välja utifrån sina egna förutsättningar! Kostnader för olika typer av RFID- taggar Tryckt material: En RFID- tagg för tryckt material kostar i dagsläget runt 2.50 kr / etikett, vid en större upphandling. Priset på RFID pressas allt mer och enstaka öre kan vara avgörande vid en stor upphandling! AV-material: CD och DVD-skivor innehåller metall, vilket avskärmar antennens radiovågor. Därför krävs starkare och dyrare etiketter, cirkapris: 3.50. Ibland behövs även en etikett med en förstärkande antenn, en s.k. Booster, som kostar mellan 10-12 kr. En utredning på uppdrag av Länsbibliotek Östergötland av Elisabeth Erikson oktober 2007
8 Emballage för AV-material: På grund av att metallen i en CD-skiva har en avskärmande effekt kan man inte ha många CD-skivor i samma emballage. Antalet kan dock variera, beroende på vilken typ av förpackning man väljer. I Stockholm har man funnit att 6 CD kan läggas i samma emballage om skivorna ligger fixerade i emballaget. Detta gör att man i hårda emballage, kan lägga upp till 6 skivor medan mjuka emballage bör innehålla högst 3 skivor. Skivorna behöver ligga med minst 1cm förskjutning för att kunna avläsas korrekt. Att beräkna kostnadsunderlaget för varje enskilt biblioteks behov av RFID-etiketter för AV-media är svårt att göra utifrån generella mallar. Bestånden av CD-musik, Ljudböcker, Daisyskivor, språkkurser m.m. varierar mycket i storlek från bibliotek till bibliotek. Rekommenderade tumregler för beräkning av antalet CD som ingår i CD-musik är 1.25 skivor / emballage. Beträffande ljudböcker är en tumregel ca 12 skivor/emballage. Finns extra material i emballagen? Då bör detta också märkas! Allt som behöver räknas vid återlämning, bör också RFID-märkas. Vissa AV-media kan tänkas bli föråldrade inom en snar framtid. Kassettband och Videoband kommer troligen mycket snart att försvinna! CD- ersätts av MP3. Gallra eller behålla? RFID-märka, eller inte? Man kan också välja att endast märka emballaget eller enstaka skivor i emballaget, t.ex. Sista skivan i en ljudbok dvs. den som oftast brukar glömmas kvar i spelaren. Hur man än väljer att RFID-märka AV- materialet, bör man göra det utifrån ett genomtänkt resonemang som rättfärdigar kostnaden. Enkätsvar för Östergötland: Öppna hyllor: 1 076 400 objekt Magasin: 140 200 objekt AV-material: 126 000 objekt (OBS flera CD- i varje objekt) Utlån av tidskrifter via RFID: 20 300 nummer Totalt 1 216 600 RFID-etiketter för tryckt material samt ca 250 000 AV-etiketter Därtill kommer ett årligt behov av etiketter till nyförvärvade media. (Se SCB-statistik i % över bibliotekens nyförvärv) samt till tidskriftsutlåning Andras erfarenheter och exempel Erfarenheter från Göteborg: Våren 2007 ingick ca 1 300 000 exemplar i Göteborgs biblioteksdatasystem, Till dem har Göteborg hittills beställt 1 500 000 boketiketter och ca 75 000 etiketter för CD och DVD. I upphandlingen angavs att chipsen skall klara minst 100 000 transaktioner
Konvertering 9 En konvertering till RFID liknar till stora delar en ometikettering av mediebeståndet, där nya etiketter ersätter de gamla, men med flera viktiga skillnader: En streckkodsetikett avläses optiskt via en scanner medan en RFID-etikett arbetar med radiovågor. Därför kan ej befintliga scanners som arbetar via optisk avläsning användas för RFID. Chipset i RFID-etiketten kan också innehålla mer information än en streckkodsetikett. En konvertering från streckkod till RFID tillgår på följande sätt: 1. Mediet förses med en RFID-etikett 2. Streckkoden läses in 3. Mediet läggs på RFID-läsaren (Antennen) 4. Registreringen visas på skärmen Ca 80 % av det aktiva beståndet bör vara märkt innan RFID tas i bruk på biblioteket. Gemensam konverteringsutrustning och annan RFID- utrustning Biblioteken i Östergötland är intresserade av att skaffa gemensam konverterings- utrustning. Centralt upphandlade konverteringsutrustningar kan cirkuleras mellan de olika biblioteken. Detta kräver dock planering och logistik! Behovet att köpa eller leasa konverteringsutrustning, är också beroende av hur många bibliotek som vill starta RFIDövergången samtidigt, En plan behöver därför upprättas för i vilken ordning biblioteken önskar starta rfid-övergången. Därefter upphandlas konvertering och utrustning. Även annan RFID-utrusting kan upphandlas gemensamt. Varje bibliotek måste i sådant fall inventera sina flöden och behov av utrustning. Hur många arbetsplatser och diskplatser behöver utrustas? Det finns också RFID-utrustning i form av hylläsare som lokaliserar gömt eller försvunnet material, och som hjälper till att hålla ordning i hyllorna. Denna utrustning kan ännu bara arbeta offline, d.v.s. uppgifterna från bibliotekskatalogen, måste först tankas över till utrustningen innan arbetet kan börja. Detta har gjort att utrustningen ännu inte känns färdigutvecklad. I Göteborg har man ändå diskuterat att köpa in 1-2 exemplar för testning! En RFID konvertering av böcker och annat svartskriftsmaterial anses vara mycket enkel om man jämför med ett byte av streckkodsetiketter, eftersom färre moment krävs. Material som står i magasin eller andra slutna utrymmen, kan RFID-märkas först i samband med utlån, men detta innebär då ett extra arbetsmoment för personalen i samband med framtagningen. RFID-märkning av AV-material tar också betydligt längre tid än märkning av böcker då varje emballage ofta innehåller flera CD eller olika typer av media. Själva fästandet av rfid-taggen på CD-skivor tar också längre tid, då den måste fästas med omsorg och med En utredning på uppdrag av Länsbibliotek Östergötland av Elisabeth Erikson oktober 2007
10 hjälp av särskild utrustning. Vinsterna med att RFID-märka samtliga objekt i AV-medierna dock är stora, då personalen slipper det tidsödande momentet att kolla och räkna delarna i återlämnade AV medier. Andras erfarenheter och exempel Erfarenheter från Göteborgs-konverteringen: (Chipsningen) Göteborg har i dagsläget 6 chipsstationer samt 8 vagnar, varav 4 är köpta och 4 är inhyrda Samtliga i personalen chipsar. Assistenter bibliotekarier, bokuppsättare, chefer, städerskor, m.fl. - Ingen extern personal har använts förutom 5 sommaranställda bokuppsättare. Under sommaren 2007 bestämdes att varje anställd skulle chipsa 10 tim/vecka Chipsningspassen på två timmar vardera, bokades av var och en enligt ett s.k. tvättstugeschema. Chipsningen skedde mellan kl. 8 16 man fick välja att arbeta ensam eller tillsammans i team. I snitt kunde ett 2-personersteam chipsa ca 750 böcker varje 2-timmarspass. Efter sommaren behövde personalen endast chipsa 1 tim/vecka. Medierna i Göteborgsmagasinen kommer inte att chipsas i någon större utsträckning. En framtida gallring kommer att göras. Därför kommer magasinsböckerna att chipsas först vid framtagning Samtliga i personalen har upplevt RFID-märkningen som enkel, jämfört med streckkods märkning. AV-materialet tar dock betydligt längre eftersom det ingår flera delar i varje emballage och att det tar tid att fästa etiketterna rätt. Eftersom visuella exemplarnummer fortfarande behövs i böckerna, används även de gamla streckkodsetiketterna. För nyförvärven har Bibliotheca levererat en skrivare med programvara som genererar unika exemplarnummer. Vid chipsningen av nyinköpta media skrivs en enkel etikett ut med ett exemplarnummer som knyts till chipset i bibliotekssystemet. Etiketterna är betydligt enklare än streckkodsetiketter och kostar ca 2 öre st Stadsbiblioteket höll öppet under hela chipsningsprocessen. Till att börja med stängdes hyllorna av, men eftersom avstängningarna ignorerades av besökarna, beslöt man att låta besökarna att gå i hyllorna. Inget större problem visade sig uppstå av detta. Övriga tips från Göteborgskonverteringen Problem vid AV-etikettering: RFID-etiketten täcker gamla streckkodsetiketterna Fästandet av den nya RFID-etiketten måste göras omsorgsfullt, bubblor under etiketten gör att läsningen går sämre. Etiketterna kan också påverka balanseringen av skivan i olika CD-spelare. Gbg har valt mjuka emballage, eftersom det var det som fanns att tillgå. Därför max 3 skivor per emballage.
11 CD-böcker anses vara något som kommer att försvinna på sikt, därför chipsas endast emballaget. Om någon cd visar sig vara försvunnen, gallras boken. I Språkkurserna chipsas däremot alla delar - både böcker och CD. Vissa skivor innehåller mer metall än andra varför en kraftigare etikett (Booster) behövs. Materialet i vissa Daisyskivor gör att RFID- etiketterna inte fäster. Tidskrifter och Periodika Nästan samtliga bibliotek i Östergötland tillåter hemlån av tidskrifter. De flesta bibliotek önskar också låna ut tidskrifter via bibliotekssystemet. I dessa fall behöver varje enskilt tidskriftsnummer RFID-märkas. Tidskrifter i magasin kan ev. lånas ut mot kvitto eller via RFID-märkta årgångssamlare, men då återstår den manuella kontrollen vid återlämnandet. Enkätsvar från Östergötland: 12 bibliotek i Östergötland lånar eller önskar låna ut tidskrifter via bibliotekssystemet. Finnspång har valt att avvakta. Totalt ca 20 300 tidskriftsnummer per år Nyförvärv av media: RFID- etiketter i media vid nyförvärv Biblioteken i Östergötland köper sina nyförvärv främst från Adlibris, Bokus och BTJ. Bokus: Bibliotekets egna etiketter skickas till Bokus, varefter boken chipsas gratis. Adlibris / Bookia: RFID-märker med Philips-chips. Pris 10 kr för något/några av följande alternativ: stöldskydd, egen etikett, egen stämpel, rfid-etikett. Standard är tomma chips, men Linköpings UB har valt förprogrammerade chips! BTJ RFID-märker böcker med chips enligt önskemål. Etiketterna levereras oladdade från BTJ och fästs i normfallet på bakre pärmens insida. Pristillägget per bok är 4.50 kr Det framtida årsbehovet av RFID för östgötabiblioteken, kan troligen beräknas på nyförvärven i procent (Anges i SCB-statistiken ) kompletterat med årsbehovet för tidskriftsutlån. Självbetjäning /Automater Allmänt: De utlåningsvolymer (> 50 000 utlån) som ibland anges som tumregel för att motivera inköp av automater, kan i dagsläget i inte längre sägas vara relevanta. Cristina Csanady, på Stockholms stadsbibliotek, menar att med RFID- automater är ingen biblioteksenhet i dag för liten för att införa självbetjäning. En utredning på uppdrag av Länsbibliotek Östergötland av Elisabeth Erikson oktober 2007
12 I Silkeborg i Danmark finns nu en dygnet-runt-öppen filial, där låntagarna själva lånar och ges tillträde till biblioteket via RFID, även på tider då tjänstgörande personal saknas. Självbetjäningsutrustning finns både att hyra och leasa från flertalet leverantörer. RFIDautomaten anses ha en längre livslängd (i genomsnitt 10 år) i förhållande till streckkodsautomaten (6-7 år), men om leasingalternativet väljs slipper biblioteken problemen med att äga föråldrade automater. När självbetjäning finns att tillgå, är det viktigt att utnyttjandegraden blir så hög som möjligt! Allt utlåningsbart material på öppna hyllor bör helst RFID-märkas, dels för att minimera personalens arbete - dels för att undvika förvirrande undantag för låntagarna. I de fall man ej har möjlighet att RFID-märka hela mediebeståndet i biblioteket, finns det hybridautomater, som hanterar både RFID och streckkod - men blandsystemen fungerar inte alltid optimalt och är dessutom krångliga att förstå för låntagarna. Ett bibliotek som idag använder hybridautomater är Stockholms Universitetsbibliotek. Köpa eller leasa utrustning? Troligen kan det ur driftssynpunkt vara förmånligt att leasa utrustning, då man endast betalar för funktionen självbetjäning med fastställda uppdateringar och utbyten av utrustningen. En svårighet kan dock vara att leasingkostnaden belastar driftsbudgeten istället för investeringsbudgeten. Ett alternativ till nyinköp eller leasing är att bygga om befintliga automater. Vissa automater går att bygga om Dock inte alla! Att bygga om en befintlig automat kan kosta mellan 30 80 000 kr, beroende på om automaten är RFID-förberedd eller inte. En bra ekonomisk beräkning för köp av utrustning vid övergång till RFID med larm och självbetjäning för ett mindre och ett medelstort bibliotek finns att se i Kia Gumbels utredning: RFID på bibliotek, en kartläggning. s. 44 45 Enkätsvar från Östergötland: självbetjäningsutrustning Finns i följande kommuner: Linköping HB: 3 st Bibliobar inköpta år 2000 samt 2 TOR-IN inköpta år 2000, 2001 Filialer: Ekholmen: TOR-NEO, Lambohov: TOR-filial inköpt 2006, Malmslätt: TOR-NEO, Skäggetorp: TOR-NEO Samtliga apparater i Linköping kommer att bytas ut/byggas om 2009 i samband med rfid-övergång. Motala: 1 RFID förberedd apparat finns från SUPA. Apparaten är leasad på två år fr.o.m. sommaren 2007. Apparaten kan även ha återlämningsfunktion. Planer finns på att anskaffa ytterligare en apparat
13 Norrköping: HB: 7 st TOR-UT inköpta 1999. Inga automater på filialerna. Akut behov av utbyte..biblioteket har dock fått avslag på pengar till nyinköp. Det framtida behovet ligger på ca 10 automater, där några behöver placeras på de större filialerna! Norrköping fortsätter att planera för en övergång till RFIDautomater år 2009. Nya automater beräknas minska bemanningen i disken från 2-3 personer till enmansbemanning. Införskaffandet är beroende av att medel för inköp beviljas! Söderköping: 2 TOR mini inköpta 1999 och 2004 Nyströmska skolan installerar just nu ett stöldskyddssystem med självutlångsfunktion baser på RFID-teknik. Företaget som installerar är P.V. Supa. Ödeshög: Mikromarc självbetjäningsmöbel Avisat 2003 Tankar kring framtida behov av självbetjäning framförda från andra bibliotek i Östergötland Finspång: Biblioteket har tidigare ägt en TOR-automat, men som ej ersattes när den tjänat ut. Inga planer finns idag på nyinköp. Boxholm: Önskemål finns, men endast på lång sikt Mjölby: Ja Men ej inom den närmaste framtiden Ydre: Inga planer på självbetjäning finns p.g.a. ekonomiska orsaker. Valdemarsvik: Önskar självbetjäning, men inga konkreta planer finns idag. Tidigast om ca 2 år. Andras erfarenheter och exempel Erfarenheter från Stockholm: Inom projektet Tid för Tillväxt genom automatisering har samtliga bibliotek i Stockholm försetts med minst en självbetjäningsstation som kan hantera cirkulation för både ut- och återlämning. RFID-automaterna anses vara både driftssäkrare och betydligt mer användarvänliga. Mätresultaten från Stockholmsprojektet för september 2006 har visat på att 76, 1 % av återlämningen skett i automat, samt att 71, 2 % av utlåningen skedde i automat. Detta har gjort att mycket tid har frigjorts för personalen att ägna sig åt nya eller utökade arbetsuppgifter! Göteborg: Upphandling pågår för närvarande! Samtliga automater (Bibliobar) skall bytas ut! På Stadsbiblioteket skall återlämningsautomater med över 30 fack installeras. Larm Allmänt: I RFID-chipset ingår två typer av larm: AFI och EAS, vilka båda hanteras av antennen som i sin tur pratar med bilbioteksdatasystemet via vissa kommandon. Både EAS och En utredning på uppdrag av Länsbibliotek Östergötland av Elisabeth Erikson oktober 2007
14 AFI går att slå på och av även off-line. RFID-larmet anses ge betydligt färre fellarm i biblioteket än motsvarande larm för streckkoder. AFI-larmet är inprogrammerat i den danska datamodellen. Larmet arbetar via biblioteksdatasystemet och kan programmeras branschspecifikt: Ex vis: En Bok från Bibliotek: på- eller avlarmad. alt: En CD från skivaffären: på- eller avlarmad. EAS larmet är en del av hårdvaran i chipset och är ett snabbare larm som fungerar även när biblioteksdatasystemet är ur funktion. - OBS! Detta larm är ej branschspecifikt. Larmet kan aktivera tjuvlarmet i affärer Inga separata larmstrips eller larmetiketter behöver inköpas för att installera RFID-larm. Ny programvara samt nya larmbågar måste dock anskaffas, då RFID-larm och magnetlarm inte kan handhas av samma utrustning. Gamla befintliga larm bör avlarmas vid RFID-konverteringen för att undvika framtida problem med falsklarm i affärer och på andra bibliotek. Referensmaterial och läsesalslån: Om Biblioteket äger larm eller avser att installera larm i samband med RFID-övergången, bör även Referensmaterialet RFID märkas. RFID kan också användas vid läsesalslån, där okatalogiserat material kan knytas till en virtuell post och larmet förblir aktivt. Enkätsvar från Östergötland Larm finns i dagsläget endast i Linköping (magnetlarm) samt i Nyströmska skolan i Söderköping som installerar stöldskyddssystem baserat på RFID-teknik. I Motala finns äldre larmetiketter, som inte längre används, men där enstaka exemplar i magasin fortfarande är pålarmade. Boxholm kan ev. tänka sig att installera RFID-larm i framtiden men först på längre sikt! Andras erfarenheter och exempel Erfarenheter från Göteborg Stadsbiblioteket har i dag ett befintligt larm med larmetiketter. Övriga stadsdelar har också olika typer av larm. Samtliga larm skall ersättas av RFID- larm (AFI). Det gamla larmet avmagnetiseras i samband med chipsningen. Avlarmningsutrustningen är liten och enkel och kan fästas på konverteringsenhetens streckkodsläsare. Erfarenheter från Stockholm. Stockholms stadsbibliotek använde först EAS-larmet i chipset, men bytte larm för att säkerställa att biblioteket använde branschspecifika chips som ej riskerar att larma i affärer och andra bibliotek,
Gemensamt Biblioteksdatasystem Allmänt 15 Ett gemensamt biblioteksdatasystem anses allmänt, vara en ekonomiskt fördelaktigt lösning, kunna medverka till en bättre service till användarna, samt ge högre kvalitet på verksamheten. Ett samgående till ett gemensamt biblioteksdatasystemen kräver dock ett stort mått av samtänkande kring frågor som bibliotekspolicy, tekniska lösningar, grad av samgående m.m. På flera håll i Sverige finns eller pågår arbete kring gemensamma servrar, kataloger och biblioteksdatasystem. Olika exempel på detta är bl.a. Umeåregionen, Kalmar, Värmlands och Gävleborgs län samt ett kommunalt samarbete i norra Bohuslän. Jämförelsevis har det visat sig att den totala kostnaden för driften av ett gemensamt bibiblioteksdatasystem är avsevärt mycket mindre än driften av flera separata system då det innebär både lägre drifts- och investeringskostnader. En jämförelse av kostnaderna före och efter ett samarbete försvåras dock av att kostnaderna för t.ex. server och teknikerstöd är emellertid svår att beräkna, då kostnaderna ofta inte belastar bibliotekens budgetar. Ett samgående kan ske på olika nivåer, vilka ger varierande ekonomiska och administrativa fördelar. Graden av samgående kan dock påverka möjligheten till självständigt agerande bland de enskilda biblioteken. Graden av självständighet för de olika biblioteken är emellertid beroende av vilken typ av kontoorganisation man väljer. I en gemensam kontoorganisation slås alla databaser (låntagarregister och kataloger) ihop. Det kan liknas vid en kommun med huvudbibliotek och filialer. Hur olika modeller för kontoorganisationer kan se ut, beskrivs bra i förstudien till Gemensamt biblioteksdatasystem i Värmland : 1. Program och databaser delas både fysiskt och virtuellt. Varje bibliotek har en egen kopia som biblioteket bestämmer över. (Modell skilda program, skilda databaser) 2. Alla kör samma program men databaserna är skilda 3. En tredje modell är att alla delar samma program och att databaserna är gemensamma, men att varje bibliotek bara kommer åt sina data i den utsträckning de är biblioteksspecifika (låntagarposter, exemplarposter, lånetransaktioner, parametersättningar) Gemensamma data är åtkomliga för alla (bibliografiska poster) En utredning på uppdrag av Länsbibliotek Östergötland av Elisabeth Erikson oktober 2007
16 Modell1-2 kan kompletteras med databaser med låntagarposter) som alla kommer åt. dvs en gemensam centralkatalog Det har till och från funnits tankar kring möjligheten att använda LIBRIS som grund för ett gemensamt biblioteksdatasystem. Mats Lindquist, Avd. för nationell samverkan på KB, har nyligen tittat på möjligheten, men anser att LIBRIS-systemet idag är för gammalt för att satsa på en sådan utveckling. Mycket av det material som är specifikt för folkbibliotek saknas också i LIBRIS-katalogen. Detta skulle ha inneburit ett gigantiskt katalogiseringsarbete för de folkbibliotek som ville ansluta sig. Gemensamt biblioteksdatasystem i Östergötland Det har framkommit att det generellt föreligger ett positivt intresse för att arbeta för ett gemensamt biblioteksdatasystem inom Östergötland. Samtliga bibliotek är i grunden positiva till ett samgående. Tid, kraft och pengar styr dock! Mycket beror också på om kommunernas IT-avdelningar och IT-policy tillåter ett samgående. Olika bestämmelser i kommunerna kring vem som får och kan drifta systemen, samt var servrar får vara placerade, kan komplicera frågan ytterligare. Det finns dock en allmän politisk vilja till samverkan mellan kommunerna i Östergötland och inom kommunförbundet Östsam. Mellan de mindre kommunerna i Östergötland diskuteras redan i dagsläget planer på lokala samgående kring servar och system, men ett gemensamt system för Östergötland anses vara mest önskvärt! Exempelvis finns det intresse för ett gemensamt bibliotekssystem mellan Valdemarsvik Åtvidaberg och Kinda, och med Serverdrift /support i Kinda och med start våren 2008. Även Söderköping kan ev. tänkas ingå i Valdemarsvik - Åtvidaberg Kinda-systemet Ett 5-kommunerssammarbete kring gemensam support och IT-frågor finns också: ITSAM, bestående av Kinda, Boxholm, Ydre och Ödeshög samt Valdemarsvik. Ett gemensamt biblioteksdatasystem kräver dock ett gemensamt beslut på det system som skall väljas! I Östergötland finns idag 3 befintliga biblioteksdatasystem: BookIT, Libra och MikroMarc. Nästan samtliga bibliotek, har förklarat att de utifrån sina lokala behov är nöjda med sina befintliga system. Inget bibliotek har dock sagt sig vara helt ovilligt till att välja ett annat system vid ett ev. samgående. Däremot finns vissa betänkligheter om tid, och kraft finns för själva samgåendeprocessen! Graden av samgående hänger också samman med önskemålen om ett gemensamt Östgötalånekort med gemensamt låntagarregister samt en gemensam bibliotekskatalog. Båda önskemålen är beroende av att det skapas en gemensam kontoorganisation för samtliga bibliotek.
Enkätsvar från Östergötland På folkbiblioteken i Östergötland används idag 3 biblioteksdatasystem: BookIT. 4.0: Finspång, Kinda, Söderköping, Vadstena, Valdemarsvik, Åtvidaberg BookIT. 5.0 Linköping, Norrköping Libra, 4.31.006: Mjölby MikroMarc, 2.6.1.3: Boxholm, Ydre, Ödeshög MikroMarc2,.6.1.4: Motala 17 Samtliga BookIT 4 -bibliotek samt Libra 4 (Mjölby) avser att uppgradera (alt upphandla) systemet inom 1 år. Samtliga MikroMarc bibliotek har nyligen genomfört en uppgradering eller planerar inte att uppgradera närmaste tiden. Samtliga biblioteksystem har högst 1 års uppsägning av avtal, med undantag av Motala, vars kontrakt går ut 2009-12-31 Andras erfarenheter och exempel Erfarenheter från Göteborg: Göteborg har biblioteksdatasystemet Millennium som används av Stadsbiblioteket och av Göteborgs 24 stadsdelsbibliotek. Systemet har en kontoorganisation Stadsdelarna är självstyrande, och beslutet om biblioteksdatasystemet togs i Biblioteksstrategiska gruppen i Göteborgs stad som sedan tidigare har mandat att ta denna typ av gemensamma beslut. Servern (UNIX) står och driftas på Gbg stadsbibliotek, och ett separat nätverk hanterar trafiken mellan de olika enheterna. 2 tjänster krävs för arbetet med systemet och driften av servern. Göteborg anser att Millennium är ett mycket driftssäkert, men avancerat system som kräver egen kompetens hos administratörerna, för att kunna utnyttjas och driftas optimalt. Felrapporteringen från stadsdelarna sker direkt till ansvarig på Gbg HB som kontaktar lokala adb-kontoret i stadsdelen, och därefter i förekommande fall Millenniums 24-timmarssupport Oftast visar det sig att de uppkomna felen är lokala d.v.s. inte berör millennium utan kan avhjälpas av stadsdelens lokala ADB-enhetet. Millennium anses även ha en Driftssäker OPAC. Pågående process kring en gemensam katalog i Kalmar: Processen pågår i Kalmar län sedan 2 år med 12 kommuner varav 3 libra-bibliotek och 9 BookIT. Processen startade med upptakt och förankring i Chefsgruppen. Därefter initierades ett möte med kommunernas IT-chefer. IT-cheferna bildade en arbetsgrupp tillsammans med tre biblioteksföreträdare varav regionbibliotekarien var en, bestående av 8 personer som lade fram ett förslag till lösning. Gruppen har förordat en lösning med SUN-server och UNIX. Samma grupp kompletterad med Kalmars inköpschef, arbetar också med upphandling En utredning på uppdrag av Länsbibliotek Östergötland av Elisabeth Erikson oktober 2007
18 av en gemensam server. Målet är att servern skall finns tillgänglig februari- mars 2008. Installationen av bibliotekskatalogerna fasas därefter in efter hand. 11 av 12 bibliotek går med från början. Eftersom samtliga bibliotek kommer att gå över till BookIT behövs ingen upphandling. BookIT är det befintliga systemet hos alla. Ett Librabibliotek fanns tidigare, detta har nu gått över till BookIT Ett underlag görs för offerter från Kalmar landsting, Blekinge landsting samt länets kommuner angående ansvaret för serverdriften. Kalmar önskar en driftslösning där endast tjänsten köps - ej servern - och där serverbyte sker vart 3:e år Det har konstaterats att inga regler för upphandling hindrar denna typ av lösning. Under den första 3-årsperioden skall man inte ha någon gemensam kontoorganisation. Biblioteken kommer att ha 12 separata kataloger på samma server! Plus en gemensam opacserver. Efter tre år (2011) sker nästa serverbyte. Då skall en gemensam kontoorganisation skapas, samtidigt med en uppgradering av BookIT. En riskanalys är gjord. Kommunikationen mellan biblioteken och servern kräver hög säkerhet, eftersom transaktionerna innehåller personuppgifter. Därför skall kommunikationen ske över en egen lina. Detta bedöms säkrare än Internet. För att förenkla och göra supporten säkrare skall de enskilda biblioteken endast behöva en kontaktpunkt för felrapportering av systemet: 1. Kommunens lokala IT-avdelning som undersöker ev. lokala felkällor 2. IT-avdelningen kontaktar därefter landstinget som kontaktar BookIT:s kundsupport om så krävs. Exemplet Emmaboda: De ekonomiska fördelarna anses vara betydande vilket kan illustreras av följande exempel: Emmaboda har idag10 licenser, ny server och guldsupport med 4 timmars inställelsetid. Detta, kostar i dagens läge 150 000 kr Med gemensam server blir kostnaden för Emmaboda istället ca 20 000 kr. Tillkommer en kostnad för serverdriften, som är ca 7-8 000 kr för ett kommunbibliotek med 10 licenser för bibliotekssystemet OPAC för varje bibliotek kostar i dagsläget ca 36 000 kr/st. En gemensam OPAC kommer att kosta ca 55 000 för 12 kommuner. Men denna upphandlingsprocess är ännu ej slutförd. I den gemensamma lösningen är det guldsupport som gäller. För hela Kalmar län blir serverkostnaden: Serverkostnad med guldsupport och totala antalet Bibliotekslicenser (ca 190 st) för 12 kommuner blir 370 000 kr - En ny server enbart i Kalmar skulle ha kostat ca 280 000 kr
19 Frågan inför framtiden är om Kalmar län skall ha ett gemensamt biblioteksdatasystem? Dvs. cirkulation, lånekort, kravhantering m.m. Detta är en komplicerad fråga som Kalmar ännu inte har något svar på. Till exempel är rutinerna för böteshantering en lokal politisk fråga som inte löses i en handvändning. Därför är det just nu endast aktuellt med en gemensam länskatalog! Andras erfarenheter och exempel Gävleborg - sex av länets kommunbibliotek har enats om att gå samman i ett enda biblioteksdatasystem, vilket ger: Lägre kostnader, Bättre service och högre kvalitet Kostnader för licenser och uppdateringar blir mindre när allt är samlat på ett ställe. En starkare ställning gentemot leverantören. Gemensam upphandling som pressar priset Driften av dataservern + Teknik och support sker via Söderhamns Teknikpark, medan Kommunförbundet SAM Sköter beställningar och avtal. Umeåregionen - ett samarbete baserat på LIBRA De sex musketörerna Systemet får bättre ekonomi genom samnyttjande av servar och höjd sevicenivå Säkerhetsfrågor: kostnader för Skalskydd, brandskydd, intrång kan fördelas på fler parter Finansieringen av samarbetet har skett efter en modell där 15 % av kostnaderna delas lika och resterande 85 % fördelas efter kommunens storlek. Förberedelserna för införandet av Libra III i Umeåregionen finns skildrade i en separat projektrapport: FILUR föreberedelse och införande av Libra III i Umeåregionen (2007). Värmland: Gemensamt biblioteksdatasystem - Bibliotek Värmland i praktiken En förstudie till gemensamt biblioteksdatasystem har gjorts av Bibliotek Värmland där de flesta biblioteken ansåg att den bästa lösningen var en gemensam katalog med en gemensam kontoorganisation. Cirka hälften av Värmlandsbiblioteken önskade dessutom att en övergång till gemensamt system borde ske redan inom två år. Det är framförallt ekonomiska fördelar för låntagarna som biblioteken angett som motiv till ett samgående. Som nackdel nämns mindre självständighet. Blekinge - ett samverkansavtal Blekinge BOOK-IT tjänst Avtalet avser att skapa möjlighet att samutnyttja BookIT, med en gemensam server och lagring för Blekinge län. Syftet är att genom samutnyttjande och gemensamma upphandlingar minska de totala gemensamma kostnaderna för investering, IT-drift för parterna, internt och med externa operatörer och leverantörer. I tjänsterna avses drift och underhåll, samt teknisk support på teknisk plattform. Biblioteksförbundet i Norra Bohuslän 4 kommuner har sedan många år ett samarbete kring en gemensam BookIT- katalog och en gemensam användning/utlåning av det samlade mediabeståndet. En utredning på uppdrag av Länsbibliotek Östergötland av Elisabeth Erikson oktober 2007
20 Gemensam katalog Allmänt: En gemensam katalog för 13 bibliotek, bör rimligtvis innebära stora samordningsvinster. - både ur ekonomisk och arbetsmässig synpunkt. Färre katalogposter från bibliografisk service kommer att behövas totalt vilket bör innebära en lägre kostnad för Bibliografisk service. Eftersom BTJ:s prissättning ofta baseras på invånarantal bör rabatten också bli högre för ett stort län än för 13 kommuner! En gemensam katalog, vore också fördelaktig med tanke på den egna katalogiseringen görs på mer udda material samt AV-material, Varje objekt behöver i framtiden endast katalogiseras en gång, varefter övriga bibliotek kan föra på sina exemplar. En gemensam katalog kräver dock samordning av posternas innehåll och utförande! En gemensam katalog kräver också en gemensam kontoorganisation i ett framtida gemensamt bibliotekssystem. Enkätsvar från Östergötland Bibliografisk service: Av 13 bibliotek i Östergötland svarar 12 bibliotek att de idag använder, eller kommer att använda BTJ bibliografiska service från och med 2008. Nio bibliotek har svarat att de dessutom själva kompletteringskatalogiserar främst udda titlar och AV-material. Andelen medier som kompletteringskatalogiseras är liten! Det rör sig högst om 1-5 % Två bibliotek har annan typ av katalogisering. Ydre katalogiserar själva allt eller importerar från LIBRIS. Motala önskar möjlighet till självständighet i sin katalogisering. Därför köper de post för post från Bibliografisk service och dessutom katalogiserar de själva - samt importerar från LIBRIS. Antal katalogposter: 9 bibliotek har kunnat redovisa antalet katalogposter vilket ger summa 459 702 poster En uppskattning av antalet poster från de bibliotek som ej kunnat svara ( Finspång, Linköping, Mjölby och Ydre) bör kunna ligga runt 300 000 poster. Detta ger en totalsumma runt 750 000 poster En stor mängd av dessa poster är naturligtvis dubbletter. Det totala antalet poster i en kommande gemensam katalog visar sig troligen först efter en samkonvertering. Man kan dock med säkerhet anta att en stor reducering av antalet poster kommer att ske! Andras erfarenheter och exempel Erfarenheter från Göteborg Göteborg använder sig numera av bibliografisk service, men katalogiserar också själv vissa poster. Ca 20 000 bibliografiska BTJ- poster finns samt 6 000 egenkatalogiserade. Först skapas en preliminär post och därefter importeras posten från BTJ. Servicen betalas efter antalet kommuninvånare. Göteborg (490 961 inv.) betalar 575 000 kr för bibliografisk service (Decentraliserad katalogisering ej medräknad) Jämförelsevis kostar bibliografisk service för Söderköping (14 069 inv) 73 000 kr/år. För Kinda är kostnaden 72 000 kr