Internationell mobilitet Minnesanteckningar utbyteskoordinatorsmöte Datum: 2015-12-10 Tid: 9:00 11:00 Närvarande: Lisa Weingartner BIG, Per Cronholm BIG, Charlotte Boegård KEMI, Jenny-Leontine Olsson Statistiska institutionen, Besime Uyanik SBS, Zebine Bojler SBS, Anna Cederin IPD, Suk-Hi Cho ISD, Veronika Wallinder NEK, Anna Carin Haag, Maria Sandqvist, Britt Arvidsson SVEFLER, Maria Damberg Naturgeografi, Sandra Fagerlund Juridikum, Emilie Olsson Juridikum, Maria Lowe Fri, Kerstin Olander MND, Elisabeth Jansson IMS, Malin Håkansson BUV, Helena Engler Eng. Inst., Thomas Borén Kulturgeografi, Iris Claesson Kulturgeografi, Renata Ingbrant SlaBaFiNeTy, Caroline Rohde-Nielsen Engelska. Elisabet Idermark (EI), SACF Elisabet Idermark (EI) arbetar på samverkansavdelningen, som är en sammanslagning av flera mindre grupper. Arbetar med internationell samordning (inte utbyte av studenter utan internationella Projekt), till exempel internationella besök. EI påpekar behov av en samlad bild på hur SU välkomnar besök (som ska gälla både på Central och på institutionsnivå). SACF Projektet: Swedish Academic Collaboration Forum. Ett stort projekt född från idé av Lunds Universitet som sammanför sex svenska lärosäten (Linköping, Lund, SU, Chalmers, KTH, Uppsala). Det är ett Konsortium av svenska universitet som vender sig till 4 asiatiska läder (China, Indonesia, Singapore and Republic of Korea) och Brasilien. Alla är emerging economies. Projektet syftar till att utveckla och stärka forskningssamarbeten mellan länderna, Utmaningen är att hitta gemensamma forskningsämne. Första träffen (launch) ägde rum i Stockholm, då SU var värd. Första mötet ägde rum i Korea i April 2015. Lars Danielson dåvarande ambassadör i Korea var med. SU och KTH höll sen i programmet i Singapore Nov 2015, och arbetade med alla universiteten i Singapore. Nästa etapp i våren 2016 Meningen med SACF projektet är att få hit forskare. Utmaningen är att välja vilka. Det är inte lätt att hitta forskare som passa till ämnet och som har tid att åka
Singapore Sweden excellence seminar Dag 1 Professor KTH. Företrädare från Singapore. Dag 2 Parallella program: Ageing societies and innovative ideas. Kontakt med NUS. 500 anmälda. Teo Kanter (SU forskare) var med att prata. National Education Insitution. Nobel Prize Series var också väldigt populära SU hade informationsbord utanför, med de andra 6 universitet. Det är svårt att rekrytera studenter från Singapore. Men bra för att informera om utbytesmöjligheter eftersom Sverige är en väldigt populär destination för dem. I Brasilien kommer det att vara mer fokus på forskningen. SACFs Budget är 10 millioner. Stint har lagt in 4 millioner. Och varje universitet en million var. Tina Larsson: FAS försäkring TL jobbar med internationella studenter som inte är exchange studenter. 1. FAS Försäkring: försäkring för studenter som betalar studieavgift. Det är väldigt uppskattat. Skadeanmälan SU: kontroller att studenten fortfarande är en betalande student (i Ladok). FAS innehåller olycksfallsskydd, skydd för sjukdom, tandvård, hemtransport, ansvarsskydd och rättsskydd. Försäkringen gäller dygnet runt i Schengenområdet. Försäkringen tecknas som en samlingsförsäkring för respektive högskola och gäller samtliga utländska avgiftsbetalande studenter vid universitetet. Blankett för skadeanmälan finns för nerladdning på Kammarkollegiets hemsida www.kammarkollegiet.se. När en skadeanmälan fylls i av studenten, ska även universitetet bestyrka skadeanmälan innan den skickas till Kammarkollegiet.
Ersättning för utlägg betalas ut i efterhand av Kammarkollegiet. Alternativt: Om studenten har svårt att betala faktura kan hon/han skicka med en obetald faktura om det inte är alltför nära förfallodag. Postit/märkning på första bladet ska isf tydligt indikera detta. Kontakter: 2. Försäkring för utresande utbytesstudent: Student UT vid utbytesstudier. Kontaktperson på Studentavdelningen: Tina Larsson tina.larsson@su.se Telefon: 08 16 1943 Kontaktperson på Kammarkollegiet: Caroline Kinell caroline.kinell@kammarkollegiet.se Telefon: 054 22 1228 Åsa Housing Office Åsa arbetar på Housing Office och rekommenderar att mejla till gruppmejladressen om man har frågor angående Housing.
Housing Office har nu en ny hemsida med information och prioriteringsfördelningen. Utbyteskoordinatorerna kan mejla namn på Studenter som kom ht15 och som inte fått bostad. Fråga från utbyteskoordinatorerna: hur blev fördelningen mellan de två alternativa metoden för etablering av inresande studenter i Ladok? Svar: 90% använde den nya systemet. Institutionen får gärna prioritera bostad till en student som inte är utbytesstudent men man skall i så fall inte glömma att specificera det så att Mascha och Åsa vet det. Åsa Wedlund upprepar rutiner angående listan för Ladok etableringen och Housing: Samma mall ska skickas till både housingoffice@su.se och regform@su.se (mallen finns här: http://www.su.se/medarbetare/studieadministration/internationellt-studentutbyte/inresandestudenter/registration-form-nya-rutiner-inf%c3%b6r-vt16-1.245482) och här: http://www.su.se/medarbetare/studieadministration/internationellt-studentutbyte/inresandestudenter/housing-office-och-bostadsf%c3%b6rdelning-1.247527 Deadline att skicka in mallen är 17 oktober/ 17 maj. Jag rekommenderar att ni skickar in mallen till housingoffice@su.se och regform@su.se samtidigt och så sent som möjligt (men innan deadline) så att ni slipper skicka in uppdaterad information i onödan. Kom ihåg att informera både housingoffice@su.se och regform@su.se om ni får avhopp eller sent antagna studenter. Bara nya/inresande utbytesstudenter ska etableras i Ladok för att de ska få ett P-nummer så att ni kan registrera dem på kurser. Utbytesstudenter som är redan här ska inte vara med på inresandelistan, eftersom de redan är etablerade i Ladok och för att fördelningen av bostäder ska bli korrekt. Förlängda studenter/studenter som är här 2 terminer: skriv in informationen för dessa studenter under fliken förlängda studenter på mallen. OBS: Utbyteskoordinator är ansvarig för att informationen på mallen är korrekt och komplett. Om det är fel på informationen eller saknas information så kommer det ej att accepteras utan mallen skickas tillbaka till koordinator för korrigering. Det är viktig att hålla deadline. Annars blir studenter etablerade sent i Ladok/kommer inte med i bostadsfördelningen. För housings del: Klarar utbyteskoordinator inte av att skicka in mallen i tid och med korrekt information så kanske vi måste ta beslut om att boka in rum efter studenterna blivit etablerade i Ladok, I så fall skulle studenterna få bostadsbesked 2-3 veckor innan terminstart.
Bostadsinformation VT16 Kom ihåg att all information om bostad gällande rutiner och ansvar samt den nya mallen finns på denna hemsida: http://www.su.se/medarbetare/studieadministration/internationelltstudentutbyte/inresande-studenter/housing-office-och-bostadsf%c3%b6rdelning-1.247527 Inför vt16 fick alla inresande utbytesstudenter som ansökt om bostad innan deadline bostad. Studenter som missat deadline och studenter som kom ht15 men inte fick bostad och som meddelat Housing Office att de vill ha bostad för vt16 står nu på väntlista för bostad för vt16. Arrival day för vt16 är måndag 18 januari och nycklar kommer att delas ut i Södra Huset, plan 3, entré E mellan 07:00-20:00. Last minute housing lottery kommer att hållas mellan 18-20 januari och information om hur man deltar kommer att finnas på vår hemsida f.r.o.m. 11 januari: http://www.su.se/english/study/student-services/housing-for-exchange-students/apply-forhousing/apply-for-housing-1.136 Hänvisa alla utbytesstudenter som har frågor om bostad till: housingoffice@su.se Helena Björck Erasmus Utbyteskoordinatorerna skall se till att institutionens avtal är tillgängliga för kolleger/ framtida kolleger. Man bör se också till att avtalen kommer till Central nivå. I början av november kom kommissionen och SU fick mycket bakläxa. Dokumenten måste inte sparas på papper, men de måste vara tillgänglig för alla. Även om studenten åker ut för att samla data för arbete ska det finnas någon form av överenskommelse och planering finnas. Om Erasmus Grundreglerna Learning Agreement måste upprättas senast innan början av utbytesperioden: av studenten, SU institutionen, värdlärosetet. Angående inresande Erasmus praktikanter: det finns inte än rutiner, institutionen bestämmer. Erasmus praktikanter registreras inte i Ladok, ska behandlas som anställda inte som studenter. Angående utresande studenter: Påminn gärna alla studenter om att man måste söka stipendiet aktivt online. Force Majeure: det är UHR som beslutar när det uppstår. Information om arbetet efter parisdåden HB skickade ut infomejl lördag 14/11 (dagen efter dåden) till alla studenter som var i Paris och därefter till de som var i Frankrike. Mejlet rörde främst info om stipendiet och kurser. Ronald hade kontakt med franska studenterna vid SU. I sådana situationer är det viktigt att pointera att studenter inte behöver stanna kvar, de kan välja att avbryta. Bara en har bestämt att avsluta utbytet. Tack för gott samarbete.
Bryssel: ingen har hört av oroliga studenter i Bryssel regionen. International credit mobility. Gäller utomeuropisk mobilitet. Börjar smått att komma igång. Utresande: utlysningen vt16. Lärarmobilitet: utlysningen någon gång under våren. Nästa utlysningsomgång blir det samma länder som förra året: Singapore, Rysssland, Usa. Många nya rutiner har startas. Innan vi bjuder in fler vill vi därför ha fungerande rutiner. OLS: Anmälan skall komma från Institutioner inte från studenterna, i år har vi fått för få OLS licenser och det har inte varit så enkelt att få fler. Revisionen från UHR. Stora revisionen kommer att ske i slutet av april. Det gäller att vara beredda. Förhoppningsvis får vi information några veckor i förväg. Erasmus Medel Det är möjligt att söka medel till välkommande inresande studenter. Krav: Mer en hälften skall vara Erasmus studenter. Ronald Nordqvist welcome day / week vårterminens orientation day: studenter från SU, KTH och SH kommer att välkomna internationella studenter i Arlanda och Skavsta men inga bussa kommer att avgå från Skavsta. Förändring från i höstas: den här terminen öppnar inte Housing Office under helgen för nyckelutlämningen. Studenterna kommer att få info om att de måste bo på hotell. Bussarna kommer därför att ta studenterna till Cityterminalen och inte till Campus.
Aktiviteterna under orientation day är anordnade i samarbete men studentkåren. Biblioteket kommer också att ha introduktions föreläsning. Långsiktigt mål: Aktiviteter för både lokala och internationella studenter, så de får möjlighet att träffas och umgås. All information finns på Education>admitted students på Su:s webbsida. Utvärdering för höstens orientation week. 71% av svarande deltagare var exchange students 72% hittar information de behöver på su.se/english
62% följer SU på Facebook; 25% följer SU på Instagram 81,5 % fick information om Orientation week via email från SU 47% mötte student ambassadörerna på flygplatsen, 37,6% åkte SU bussen från Arlanda Från och med i år bara ett tillfälle för stadshusmottagningen. En till skillnad: forskare kommer att ha en egen mottagning. Farewell Fika: i Ekosalen 14 januari kl. 15:00-16:15. studentkåren kommer att vara med. Sker i januari för att det är tenta period före jul. Event: den 26 november Vill du studera i Australien? Lyckat event. Tanken är att göra en serie, Ronald välkomnar gärna förslag på länder (eller kombinationer av länder).