VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (20) Plats och tid Vargmötet, Barn- och ungdomsförvaltningen, Vallentuna, Kl. 08.05-11.05 ande Parisa Liljestrand (M), ordförande, Roswitha Melzer (FP), Thomas Arctaedius (S) Övriga närvarande Marie Truedsson, förvaltningschef, Elisabeth Johansson, t.f kanslichef, Johanna Harling, nämndsekreterare, Kalle Sönnergren, nämndsekreterare, Agneta Brändström, handläggare 3, Patrik Lundholm (C) 3. Utses att justera Justeringens tid och plats Thomas Arctaedius (S) Kommunledningskontoret, Underskrifter Sekreterare 1-18 Johanna Harling Ordförande Parisa Liljestrand Justerande Thomas Arctaedius BEVIS Justeringen har anmälts hos barn- och ungdomsnämnden.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 2 (20) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1 Val av justerare...3 2 Fastställande av dagordning... 4 3 Styrgrupp Hagaskolan... 5 4 Förvaltningschefen informerar... 6 5 Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden (BUN 2013.380)... 7 6 Införande av läsplattor till barn- och ungdomsnämnden (BUN 2013.405)... 8 7 Entledigande och val av nytt personuppgiftsombud (BUN 2014.029)... 9 8 Beställning förstudie avseende flytt av träningsskolan Strix till Hammarbacksskolan (BUN 2013.348)... 10 9 Yttrande Remissvar Plansamråd detaljplan Manhemsvägen (BUN 2014.016)... 11 10 Yttrande Remissvar utställning av detaljplan Åby ängar (BUN 2014.015)... 12 11 Tillsyn fristående och kommunala förskolor 2013 (BUN 2013.393)... 13 12 Biblioteksplan 2012-2015 (BUN 2013.364)... 14 13 Kontaktpolitiker och skolsamråd vt 2014 (BUN 2013.423)... 15 14 Internkontrollplan 2013 - slutrapport (BUN 2013.192)... 16 15 Internkontrollplan 2014 (BUN 2013.416)... 17 16 Yttrande - detaljplan Bällstaberg 4... 18 17 Anmälningar om kränkande behandling... 19 18 Skolpliktsbevakning... 20
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 3 (20) 1 Val av justerare Arbetsutskottet utser Thomas Arctaedius (S) till justerare.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 4 (20) 2 Fastställande av dagordning Arbetsutskottet fastställer dagordning med följande revidering: Yttrande detaljplan Bällstaberg 4 läggs till som ärende 16. Ärende 17 och 18 utgår.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 5 (20) 3 Styrgrupp Hagaskolan Samhällsbyggnadsförvaltningen har fått i uppdrag av barn- och ungdomsnämnden att göra en förstudie för ny skola norr om IP. Förstudien avser treparallellig F-9 skola, som ska kunna nyttjas som en fyrparallellig F-6 skola, samt förskola med fyra avdelningar. Följande frågor diskuterades av styrgruppen: - Uppdragsgenomgång har skett mellan förvaltningschef, projektledare och lokalhandläggare. Uppdragsgenomgångens prioriteringar tas upp igen på nästa styrgruppsmöte. - Avstämning sker med styrgruppen vid arbetsutskottsmötena. Viktigt att eventuella avvikelser rapporteras. Mellan styrgruppsmötena har förvaltningschefen beslutsmandat i frågor som rör projektet. - Styrgruppen bjuds in till kommande studiebesök och pedagogisk workshop, och deltar i mån av tid. - Förvaltningen informerade om kravspecifikationsmallen, vilken anpassas för Hagaprojektet. - Kultur- och fritidsförvaltningen har inte behov av fullmåttshall, däremot av en sal för dans och en sal för kampsport. Sal för kampsport är svårt att samutnyttja för skolan och därför inte aktuellt. Behovet av en mindre sal/danssal som komplement till en mellanhall utreds vidare. Återkoppling till nästa styrgruppsmöte. - Förvaltningen uppdras ta fram en mall för punkten styrgrupp på Arbetsutskottet, till nästa möte.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 6 (20) 4 Förvaltningschefen informerar Förvaltningschefen informerar om följande LSS-avtal Skolinspektionen inspektion av de verksamheter nämnden ansvarar för BETT mässa studiebesök på flertalet skolor i London för att ta del av hur digitala hjälpmedel kan användas i skolan. PRIO Hjälmstaskolan och Karlbergsskolan Två tjänster har utlysts på förvaltningen: utbildningsstrateg och kanslichef. Intervjuer pågår.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 7 (20) 5 Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden (BUN 2013.380) Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta föreslagen arkivbeskrivning med arkivorganisation. Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndigheten upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick gällande hanteringen av dem allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Detta för att den som söker information ska kunna göra sig en föreställning om vilka handlingar som produceras och förvaras hos myndigheten. Enligt Vallentuna kommuns arkivreglemente (KF 2007-11-05 57) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig samt en arkivhandläggare och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkivvården. I arkivbeskrivningen föreslås barn- och ungdomsnämndens arkivorganisation. Handlingar 1. Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden 2. Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden Expedieras till Akten Barn- och ungdomsförvaltningen
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (20) 6 Införande av läsplattor till barn- och ungdomsnämnden (BUN 2013.405) Barn- och ungdomsnämnden beslutar att införa elektroniska handlingar för nämnden samt att därmed inte längre få kallelser och nämndhandlingar till sammanträden på papper. Sekretesshandlingar kommer dock fortsättningsvis att skickas ut på papper, alternativt läggas fram på sammanträdet. Barn- och ungdomsnämnden ger kommunledningskontoret i uppdrag att införa läsplattor i nämnden. Det inkluderar inköp av läsplattor (ipads), inköp av IT-stöd för elektroniska handlingar, distribution till ledamöter och ersättare samt utbildning. Kommunstyrelsen har sedan våren 2012 använt sig av läsplattor för en elektronisk distribution av kallelser och nämndhandlingar till sammanträden. Detta föreslås nu att utökas till att gälla samtliga nämnder samt fullmäktige. Kostnaderna för införandet av elektroniska handlingar står kommunledningskontoret för. Support och utbildning anordnas av kommunstyrelsens kansli, och i första hand respektive nämndsekreterare. 3G abonnemang ingår. et innebär att det inte längre kommer tryckas upp några nämndhandlingar på papper. Från detta görs det dock undantag när det gäller handlingar innehållande sekretess. Dessa kommer även i fortsättningen att skickas ut på papper, alternativt läggas fram på sammanträdet Handlingar 1. Införande av läsplattor till barn- och ungdomsnämnden Expedieras till Akten Kommunledningskontoret
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 9 (20) 7 Entledigande och val av nytt personuppgiftsombud (BUN 2014.029) Barn- och ungdomsnämnden beslutar att entlediga Emilie Sundell från sitt uppdrag som personuppgiftsombud, samt att välja Johanna Harling till nytt ombud. Förändringen gäller från och med 12 februari. Personuppgiftslagen (1998:204) ställer krav vid behandling av personuppgifter. Ett personuppgiftsombud har till uppgift att säkerställa att den personuppgiftsansvarige, i detta fall barn och ungdomsnämnden, behandlar uppgifterna på ett korrekt och lagligt sätt. Lagen föreskriver inte att den personuppgiftsansvarige måste utse något ombud, men att ändå utse ett har flera fördelar. Ett personuppgiftsombud kan hjälpa den ansvarige att uppfylla lagens krav och bidra till ordning och reda. Det minskar riskerna för fel och därigenom skadeståndskrav och andra extra kostnader. Att utse ett ombud innebär också att nämnden inte behöver anmäla vissa behandlingar av personuppgifter till Datainspektionen - de anmäls istället till ombudet som sammanställer dessa i en förteckning. Nämndens tidigare personuppgiftsombud tillika nämndsekreterare, Emilie Sundell, har avslutat sin anställning i Vallentuna kommun. Hon ersätts som nämndsekreterare för Barn- och ungdomsnämnden av Johanna Harling. Handlingar 1. Entledigande och val av nytt personuppgiftsombud Expedieras till Datainspektionen Akten
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 10 (20) 8 Beställning förstudie avseende flytt av träningsskolan Strix till Hammarbacksskolan (BUN 2013.348) Barn- och ungdomsnämnden beställer en reviderad förstudie avseende träningssärskolan Strix flytt till Hammarbacksskolan av samhällsbyggnadsförvaltningen. Barn- och ungdomsnämnden uppdrar åt samhällsbyggnadsförvaltningen att genomföra en förstudie avseende flytt av träningssärskolan och träningssärförskolan Strix till Hammarbacksskolans område. Tidigare gjord studie ska användas som utgångspunkt. Enheten är idag placerad på Ormstaskolans område och har cirka 18 platser. Under 2012/13 gjordes en studie med lokalprogram för flytt av träningssärskolan till Hammarbacksskolans område, med en utökning av kapaciteten till ca 26 platser, utbyggbart till totalt 30 platser. Programkalkylen redovisade kostnader på 54,5 miljoner kronor. Projektet har pausats. Behovet av träningssärskoleplatser ökar sannolikt proportionellt med befolkningsökningen. På 10 års sikt finns då behov av att utöka kapaciteten till ca 22 platser. Att bygga för en kapacitet på 22 platser på Hammarbacksskolans område ger grovt uppskattat en kostnadsbesparing på 5-7 miljoner kronor, det vill säga en totalkostnad på 47,5-49,5 miljoner kronor. Nya skisser som utgår från kapaciteten 22 platser, ny kostnadsberäkning och ny tidplan, behöver tas fram. Såväl inne- som utemiljö ska ingå. Arbetet med studien bör vara färdigt till sommaren 2014. Handlingar 1. Beställning förstudie avseende flytt av träningssärskolan Strix till Hammarbacksskolan Expedieras till Akt Samhällsbyggnadsförvaltningen
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 11 (20) 9 Yttrande Remissvar Plansamråd detaljplan Manhemsvägen (BUN 2014.016) Barn- och ungdomsnämnden ställer sig positiv till föreslagen detaljplan med hänsyn till barns behov av säker skolväg och lämnar den i övrigt utan erinran. Kommunstyrelsen har skickat detaljplan för Manhemsvägen på plansamråd. Svar ska ha inkommit till samhällsbyggnadsförvaltningen senast 31 januari. Samhällsbyggnadsförvaltningen godtar att svar inkommer efter nämndens sammanträden 11:e februari. Området är beläget ca 200 m från Bällstastation. Syftet med detaljplanen är att möjliggöra byggnation av upp till 12 småhus. Området ingår i bostadsbyggnads- och befolkningsprognosen, som utgör underlag för förvaltningens bedömning av efterfrågan avseende förskole- och skolplatser i södra Vallentuna. Närmaste skola är Karlbergsskolan, en F-6 skola. Närheten till kommunikationer underlättar för elever att välja olika skolor i kommunen. Vid planering av tillfarten till bostäderna tas en del av befintlig gång- och cykelväg i anspråk. Det är viktigt att detta görs på ett så trafiksäkert sätt som möjligt, för att garantera barn en säker skolväg. Förvaltningen föreslår att nämnden ställer sig positiv till föreslagen detaljplan, lyfter fram vikten av att det fortsatta detaljplansarbetet tar hänsyn till barns behov av säker skolväg, samt begär att paragrafen justeras omedelbart. Yrkanden Thomas Arctaedius (S) yrkar på att arbetsutskottet föreslår Barn- och ungdomsnämnden att ställa sig positiv till föreslagen detaljplan med hänsyn till barns behov av säker skolväg och lämnar den i övrigt utan erinran. Propositionsordning Ordförande ställer Thomas Arctaedius yrkande mot avslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med yrkandet. Handlingar 1. Karta, plankarta detaljplan för Manhemsvägen 2. Yttrande - Remissvar Plansamråd detaljplan Manhemsvägen 3. Karta, illustrationskarta detaljplan för Manhemsvägen 4. Skrivelse, planbeskrivning och genomförandebeskrivning, detaljplan för Manhemsvägen Expedieras till Akt Samhällsbyggnadsförvaltningen
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 12 (20) 10 Yttrande Remissvar utställning av detaljplan Åby ängar (BUN 2014.015) Barn- och ungdomsnämnden ställer sig positiv till föreslaget gällande säkra trafiklösningar för skolbarnen utanför planområdet, i övrigt lämnas förslaget utan erinran. Kommunstyrelsen har ställt ut detaljplan för Åby ängar. Synpunkter ska ha inkommit till samhällsbyggnadsförvaltningen senast 27 januari. Samhällsbyggnadsförvaltningen godtar att svar inkommer efter nämndens sammanträde 11:e februari. Området är beläget cirka 300 meter öster om Vallentuna centrum, vid korsningen Smidesvägen Angarnsvägen. Syftet med detaljplanen är att utveckla planområdet till en del av småstaden Vallentuna med blandad bebyggelse av bostäder, centrumverksamhet och en förskola. Synpunkter i förvaltningens yttrande i sammanfattning: Nämndens synpunkter från tidigare remissvar anses bemötta. Förskolan planeras för 5 avdelningar, istället för 4. En flackare tomt som är mer regelbunden i formen, skulle vara att föredra. För verksamheten är det betydligt smidigare om den huvudsakliga entrén för barn och föräldrar sker inne från gården än utifrån gatan. Kommunen behöver vara uppmärksam på hur trafiklösningar utanför planområdet ser ut, tex hur skolbarn ska korsa Angarnsvägen på ett trafiksäkert sätt. Yrkanden Thomas Arctaedius (S) yrkar att Barn- och ungdomsnämnden ställer sig positiv till föreslaget gällande säkra trafiklösningar för skolbarnen utanför planområdet, i övrigt lämnas förslaget utan erinran. Propositionsordning Ordförande ställer Thomas Arctaedius yrkande mot avslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med yrkandet. Handlingar 1. Karta, detaljplan för Åby ängar etapp 1 2. Planer, detaljplan Åby ängar, etapp 1 3. Skrivelse, gestaltningsprogram Åby ängar, etapp 1 4. Yttrande - Remissvar utställning av detaljplan Åby ängar Expedieras till Akt Samhällsbyggnadsförvaltningen
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (20) 11 Tillsyn fristående och kommunala förskolor 2013 (BUN 2013.393) Barn- och ungdomsnämnden tackar för informationen samt ger Barn- och ungdomsförvaltningen i uppdrag att se över mallen som används som hjälpmedel vid tillsyn. Rapport till barn- och ungdomsnämnden över tillsyn som gjorts i fristående och kommunala förskolor under 2013. Sammanställning av inkomna klagomål ingår även i rapporten, eftersom handläggning av dessa ärenden är en del av kommunens tillsyn över förskolor. Yrkanden Parisa Liljestrand (M) yrkar att Barn- och ungdomsförvaltningen ges i uppdrag att se över mallen som används som hjälpmedel vid tillsyn. Propositionsordning Ordförande ställer Parisa Liljestrands yrkande mot avslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med yrkandet. Handlingar 1. Tillsyn fristående och kommunala förskolor 2013 2. Rapport tillsyn fristående och kommunala förskolor 2013 Expedieras till Akten
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 14 (20) 12 Biblioteksplan 2012-2015 (BUN 2013.364) Barn- och ungdomsnämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige att anta ny Biblioteksplan för 2012-2015 Vallentuna kommunfullmäktige har i kommunplan 2010-2012 gett kulturnämnden i uppdrag att ta fram en biblioteksplan i samarbete med barn- och ungdomsnämnden samt socialnämnden. Biblioteksplanen ska vara ett politiskt förankrat styrande dokument som omfattar en analys av det samlade biblioteksbehovet och åtgärder för hur dessa behov ska tillgodoses. Handlingar 1. Biblioteksplan 2012-2015 Expedieras till Akten
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 15 (20) 13 Kontaktpolitiker och skolsamråd vt 2014 (BUN 2013.423) Barn- och ungdomsnämnden tackar för informationen. Samrådet, vilket härrör ur Skollagen kapitel 4 13, ska sammanträda minst en gång per termin. Rådet kan också sammanträda när rektor eller flera ledamöter anser att så behövs. Politikerns roll är att vara observatör och representant för barn- och ungdomsnämnden. Kontaktpolitikern kan föra information vidare till och från nämnden. Handlingar 1. Kontaktpolitiker och skolsamråd vt 2014 Expedieras till Akten Skolexpeditionerna
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 16 (20) 14 Internkontrollplan 2013 - slutrapport (BUN 2013.192) Barn- och ungdomsnämnden godkänner slutrapporten. Barn- och ungdomsnämnden har beslutat följa upp följande rutiner inom ramen för internkontroll 2013: A upprättande av arbetsmiljöplan för barn- och ungdomsförvaltningen B system för rapportering av olycksfall och tillbud för elever och personal C statistik för olycksfall D statistik för tillbud Upprättande av arbetsmiljöplan återrapporterades till Barn- och ungdomsnämnden 2013-10-22. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse Expedieras till Akten
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 17 (20) 15 Internkontrollplan 2014 (BUN 2013.416) Arbetsutskottet ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till internkontrollplan 2014 i enlighet med de diskussioner som fördes i samband med internkontrollplan 2013. Yrkanden Parsa Liljestrand (M) yrkar att arbetsutskottet ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till internkontrollplan 2014 i enlighet med de diskussioner som fördes i samband med internkontrollplan 2013 Propositionsordning Ordförande ställer Parisa Liljestrands yrkande mot avslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med yrkandet.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 18 (20) 16 Yttrande - detaljplan Bällstaberg 4 Barn- och ungdomsnämnden lämnar föreslagen detaljplan utan erinran. Detaljplan för Bällstaberg 4 ställs ut. Synpunkter ska ha inkommit senast 14 februari. Ärendet inkom till barn- och ungdomsförvaltningen sen eftermiddag den 21:a januari, varför ärendet dukas till arbetsutskottet. Området Bällstaberg 4 ligger väster om Arningevägen och Bällstaberget, söder om Bällstaberg etapp 3 och norr om Nyborg. Precis norr om området ligger förskolan Stenhällen. Detaljplanens syfte är att planlägga området för ny bostadsbebyggelse om cirka 50 småhus samt säkerställa viktiga natur- och rekreationsvärden i området. Förvaltningen föreslår att nämnden ställer sig positiv till förslaget. Ärendets tidigare behandling Programsamråd ägde rum hösten 2009, varvid barn- och ungdomsnämnden yrkade att man i det fortsatta planarbetet beaktar behovet av grundskole- och förskoletomt. Plansamråd ägde rum våren 2010. Nämnden svarade att under förutsättning att erforderlig tomtmark för förskola och skola avsätts i Kristinebergsområdet, kan bostäder byggas i området i enlighet med planförslaget. Bostäderna i Bällstaberg 4 ingår i det underlag som utgör grunden för kommunens bostads-, befolknings- och elevprognoser, liksom till lokalresursplan och investeringsplan avseende behovet av förskole- och skolplatser. Detaljplanen säkerställer att marken utanför förskolegården vid Stenhällen, förblir naturområde. Närhet till naturen är viktig för den pedagogiska verksamheten. Förvaltningen föreslår därför att nämnden ställer sig positiv till förslaget.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 19 (20) 17 Anmälningar om kränkande behandling Ärendet lyfts från dagordningen och behandlas på nästa sammanträde.
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 20 (20) 18 Skolpliktsbevakning Ärendet lyfts från dagordningen och behandlas på nästa sammanträde.