STENUNGSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid 13:00-15:40 Plats Kommunhuset, Rodret Ledamöter Kent Sylvan (M) ordförande 73-82, 84-89 Bo Pettersson (S) vice ordförande, 73-82, 84-89 Lisbeth Svensson (FP) Carola Granell (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Lillemor Arvidsson (M) Anne-Marie Farkas Andersson (MP), 80-89 Jan Alexandersson (V) Arne Olsson (C), ordförande 83 Övriga Anette Oscarsson t.f. kommundirektör Susanne Pohlén IT-chef, 75 Elin Hjalmarsson planeringssekreterare, 80 Karolina Mattsson kommunjurist, 81 Erica Bjärsved ekonomichef Ann-Christine Larsson personalchef Anna Hedlin sekreterare Justeringsdag Paragrafer: 73-89 Anna Hedlin Kent Sylvan Bo Pettersson Arne Olsson Carola Granell Sekreterare ordförande justeringsperson ordförande 83 justeringsperson 83 73-82, 84-89 73-82, 84-89 BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ et Protokollet är anslaget fr o m 2012-06-19 t o m 2012-07-10 Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Anna Hedlin Justerar
Val av justeringsperson... 3 Fastställande av dagordningen... 4 IT-infrastrukturplan 2012-2015... 5 Uppdatering av Dokumenthanterings- och Arkivbeskrivningar 2011-2012... 6 Investeringsram för SEMAB 2012... 7 Aktuell information från Ekonomi 2012... 8 Ekonomisk Uppföljning Maj 2012... 9 Verksamhetsplan för Stöd och Service 2013 - Mål och budget... 10 Information Jordhammar... 11 SOLTAK samverkan mellan Stenungsund, Orust, Lilla Edet, Tjörn, Ale och Kungälvs kommuner... 12 Samarbetsavtal Södra Bohuslän Turism... 13 Stenungsunds Segelsällskap ansöker om marknadsbidrag för Tjörn Runt 2012... 14 Aktuell information från Personal - rapportering från partigrupperna... 15 Grundläggande granskning 2011... 16 Ekonomisk uppföljning 2012-05-31 - Stöd och service... 18 Regional information Personal- och ekonomiutskottet 2011-2012... 19 Inkomna skrivelser m.m. Personal- och ekonomiutskottet 2012... 20 Justeras 2
73 Val av justeringsperson Personal- och ekonomiutskottet beslutar att utse Bo Pettersson (S) till justeringsperson för dagens protokoll. Justeras 3
74 Fastställande av dagordningen Tillkommande ärenden Dnr 0555/12 Ekonomisk uppföljning maj Tillkommande handling Dnr 0555/12 Ekonomisk uppföljning maj: Dnr 0582/11 SOLTAK Samverkan: Uppföljningsrapport, tjänsteskrivelse Bolagsordning Personal- och ekonomiutskottet beslutar att godkänna dagordningen med ovan gjorda förändringar. Justeras 4
75 Diarienummer 0525/12 IT-infrastrukturplan 2012-2015 Detta är det andra IT-infrastrukturprogrammet som upprättas av Stenungsunds kommun. Det förra programmet skrevs 2001. Denna IT-infrastrukturplan har tagits fram gemensamt i SOLTAK, enligt de anvisningar som finns och med varje kommuns förutsättningar. Nu står kommunen inför nya avvägningar och avgöranden angående bredbandsverksamheten på grund av ökad efterfrågan, nya bidragsmöjligheter och kopparnätets osäkra framtid. Därför föreligger denna nya version av programmet. Det ska ligga till grund för beslut om inriktning och utbyggnad under åren 2012 2015. Stora delar av det målnät som beskrevs i det första programmet har blivit byggt och dessutom en del till på rent kommersiella grunder. Detta program visar vilka förbättringar av det redan byggda nätet som kan komma att ske och under vilka förutsättningar detta i så fall ska ske. Denna IT-infrastrukturplan visar behovet av fortsatt utbyggnad av infrastruktur för bredbandskommunikation inom kommunen. Dokumentet ska också kunna användas av Västra Götalandsregionen som underlag för beslut från VGRs regionutvecklingssekretariat gällande bredbandsstöd. Tjänsteskrivelse 2012-05-31 IT-infrastrukturplan Personal- och ekonomiutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna IT-infrastrukturplan 2012. Justeras 5
76 Diarienummer 0934/11 Uppdatering av Dokumenthanterings- och Arkivbeskrivningar 2011-2012 Enligt Arkivreglemente för Stenungsunds kommun ska det upprättas dokumenthanteringsplaner som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa handlingar ska bevaras eller gallras/hanteras. Förslag på reviderade dokumenthanteringsplaner från verksamheterna bifogas. Fritid och Mark och exploatering kommer att uppdatera sina dokumenthanteringsplaner under hösten 2012. I ärendet saknas Fastighets dokumenthanteringsplan. Tjänsteskrivelse 2012-06-04 Arkivbeskrivningar Dokumenthanteringsplaner Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att anta dokumenthanterings- och gallringsplaner för verksamheterna: Samhällsbyggnad Plan och Bygg, VA Gata, Vård och äldreomsorg, Individ och familjeomsorg, Stöd och Service såsom Kansliet, Personal, Ekonomi, Upphandling, samt Måltidsenheten, Barn och Utbildning, Nösnäsgymnasiet, Vuxengymnasiet, Kultur, IT. Justeras 6
77 Diarienummer 0396/12 Investeringsram för SEMAB 2012 Enligt gällande ägardirektiv ska SEMAB inhämta godkännande av kommunstyrelsen avseende investeringsramen. SEMABs styrelse beslutade om ett tillägg i investeringsramen 2012 på styrelsemötet den 7 maj 2012. Investeringen innebär att stamnätet byggs ut till Stenunge väg där ett antal fastigheter kommer att anslutas. Kostnaden för detta projekt beräknas till 1,3 Mkr och bekostas av egna medel. Tjänsteskrivelse 2012-05-28 Godkännande Investeringsbudgeten 2012 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna SEMABs tillägg i investeringsram för 2012. Justeras 7
78 Diarienummer 0026/12 Aktuell information från Ekonomi Finansverksamheten. Omsättning av lån. Bankupphandling Muntlig information. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 8
79 Diarienummer 0555/12 Ekonomisk Uppföljning Maj 2012 Resultatet för perioden januari-maj är positivt och uppgår till 37,0 Mkr. Prognosen för helåret är ett plus på 14,0 Mkr, vilket är 6,7 Mkr bättre än budget. Jämfört med prognosen per mars är det en förbättring med 19,2 Mkr. Tjänsteskrivelse 2012-06-13 Uppföljningsrapport maj 2012 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen och att ärendet går vidare till kommunstyrelsen utan vidare beredning av utskottet. Justeras 9
80 Diarienummer 0479/12 Verksamhetsplan för Stöd och Service 2013 - Mål och budget Planeringssekreteraren presenterade tidplan och mall för arbetet med verksamhetsplaner. Tidplan Mall verksamhetsplaner Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 10
81 Information Jordhammar Kommunjurist och t.f. kommundirektör lämnade muntlig information angående nödvändiga åtgärder för möjligheten att göra avtal om säkerhetsöverlåtelse. Muntlig information Personal- och ekonomiutskottet beslutar att uppdra åt kommunjurist att utreda frågan vidare i samråd med t.f. kommundirektör samt att redovisa utredning och beslutsförslag på kommunstyrelsen 2012-08-27. Expedieras: Kommunjurist Karolina Mattsson Justeras 11
82 Diarienummer 0852/11 SOLTAK samverkan mellan Stenungsund, Orust, Lilla Edet, Tjörn, Ale och Kungälvs kommuner Bolagsordning och ägardirektiv har utarbetats av arbetsgruppen. Personal- och ekonomiutskottet är första beslutsinstans i ärendet och ska alltså föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta i någon riktning. Tjänsteskrivelse 2012-06-08 Bolagsordning (tillkommande handling) Ägardirektiv Tjänsteskrivelse 2012-05-11 Beslutsförslag ang val av ledamöter m.m. Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att 1. Stenungsunds kommun går in som delägare i aktiebolaget SOLTAK AB 2. Stenungsunds kommun förvärvar 100 aktier till ett nominellt värde av 100 kr per aktie. Finansiering sker ur tillgänglig likviditet. 3. Bolagsordning för SOLTAK AB godkänns (bilaga) 4. Ägardirektiv för SOLTAK AB godkänns (bilaga) 5. Stenungsunds kommuns kommunalråd utses till styrelseledamot i SOLTAK AB 6. Stenungsunds kommuns oppositionsråd utses till styrelsesuppleant i SOLTAK AB 7. Ordförande i Stenungsunds kommunfullmäktige utses till ombud i SOLTAK AB bolagstämma. Justeras 12
83 Diarienummer 0437/12 Samarbetsavtal Södra Bohuslän Turism Kommunerna Kungälv, Orust, Tjörn och Stenungsunds kommuner har sedan 2007 en gemensam turistorganisation. Näringslivet i dessa kommuner samverkar i Södra Bohuslänsföretagens Ekonomiska förening som till 100% äger aktiebolaget Södra Bohuslän Turism AB. Befintliga avtal upphör att gälla vid årsskiftet 2012/2013. Ett första utkast till avtal redovisas i bilaga. Kommunens kostnader för samarbetsavtalet har 2009-2012 varit 800 tkr/år. Förslaget innebär att kostnaden för de olika åren ska vara 2013 856 tkr 2014 915 tkr 2015 980 tkr 2016 1.049 tkr 2012 har kommunens kostnad för turistbyråverksamheten varit 260 tkr (ex kostnader för lokaler). Förslaget innebär att kostnaden för åren 2013-2016 blir 300 tkr/år. Kommunerna har träffats för dialog i frågan. Tjänsteskrivelse 2012-06-04 Utkast avtalsförslag Personal- och ekonomiutskottet beslutar ställa sig positiv till att förslag till samarbetsavtal och förslag till avtal om turistbyrå tas fram. Näringslivets ökade finansiering av Södra Bohusläns turism AB ska årligen redovisas till kommunfullmäktige. Förslag till avtal ska redovisas på utskottet den 3 september för vidare beslut i kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Kent Sylvan (M) och Bo Pettersson (S) deltog ej i behandling och beslut i ärendet på grund av jäv. Justeras 13
84 Diarienummer 0530/12 Stenungsunds Segelsällskap ansöker om marknadsbidrag för Tjörn Runt 2012 Stenungsunds Segelsällskap har i ansökan daterad 2012-05-13 ansökt om 25 000 kr i bidrag för arrangemanget Tjörn Runt. Föreningen har tidigare år erhållit motsvarande bidrag. Inom Stöd och Service finns inga medel för sponsring. Tjänsteskrivelse 2012-06-04 Ansökan om bidrag, Stenungsunds Segelsällskap Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att bevilja Stenungsunds Segelsällskap 25 000 kr i bidrag till arrangemanget Tjörn Runt. Finansiering sker ur kommunstyrelsens konto för oförutsedda behov. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Kent Sylvan Ordförande Bo Pettersson justeringsperson Justeras 14
85 Diarienummer 0061/12 Aktuell information från Personal - rapportering från partigrupperna Samtliga ledamöter är överens om att ny kommunchef ska rekryteras. Muntlig information Samtliga ledamöter är överens om att besluta att ny kommunchef ska rekryteras samt att att sätta in ett extra sammanträde 2012-06-25 kl 08:00 för att behandla ärendet vidare. Justeras 15
86 Diarienummer 0213/12 Grundläggande granskning 2011 Planerade åtgärder utifrån granskningarna: - Förstudie av föreningars ansvar för underhåll och skötsel av anläggningar/lokaler Delrapporten har redovisats för kommunfullmäktige, 2012-05-21, 91, som beslutade att överlämna revisionsrapporten till kommunstyrelsen för kännedom. Samhällsbyggnadsutskottet beslutade 2012-05-02, 92 att ge samhällsbyggnadschefen i uppdrag att redovisa kostnader och tidsplan för att utreda underhållsbehovet på samtliga förenings-anläggningar inför kommande budgetarbete samt att se över möjligheten att skriva om avtal för anläggningsföreningar som arrenderar/långtidshyr kommunala lokaler till varmhyra och samtidigt se över möjligheten till ett arrende/hyreskostnad som omfattar medel för underhåll. Gällande översyn av grunder för föreningsbidrag pågår utredning. Vid bildningsutskottets sammanträde 2012-06-19 ska utredningens delar och prioritetsordning samt tidplan och kostnader redovisas. - Granskning av riskhantering och intern kontroll Administrativ chef har tagit fram handlingsplan gällande riskhantering och intern kontroll. Denna har efter beslut i kommunstyrelsen 2012-03-19, 82 lämnats till revisionen och även till kommunfullmäktige för kännedom 2012-04-10, 72. - Granskning av upphandling och inköp Kommunfullmäktige beslutade 2012-02-13, 17, att lägga granskningsrapporten avseende upphandling och inköp till handlingarna då Upphandlingsenheten har åtgärdat de synpunkter som framkommer i revisionsrapporten. - Kommunstyrelsen inklusive utskott Kommunstyrelsens delegation till utskotten är under översyn. Målet är bland annat att specificera och förtydliga utskottens roll i den politiska processen. Vidare pågår arbete med kartläggning, dokumentation och utveckling av kommunens ärendehanteringsprocess, vilket ytterligare skapar tydlighet gällande förhållandet mellan kommunstyrelsen och dess utskott. Kommunstyrelsen har 2012-04-30, 121 ombett revisorerna att inkomma med konkreta exempel på när utskotten agerat utanför de ramar som kommunallagen ger gällande utskottens möjligheter till beslutsfattande, beredning och verkställighet. Dessa exempel bör ge god vägledning i det fortsatta arbetet med delegationsordning och ärendehanteringsprocess. Tjänsteskrivelse 2012-06-04 Justeras 16
Rapport Grundläggande granskning Kommunfullmäktige 2012-04-30, 62 Kommunstyrelsen 2012-04-30, 121 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att till kommunfullmäktige lämna yttrande gällande revisorernas grundläggande granskning enligt förvaltningens förslag. Justeras 17
87 Diarienummer 0305/12 Ekonomisk uppföljning 2012-05-31 - Stöd och service Delårsresultatet uppgår till + 627 tkr. Prognosen för helår är +/- 0 tkr. Viss osäkerhet råder kring personalkostnader, då verksamheten påverkats av bland annat vakanser. Liksom tidigare råder osäkerhet kring kommunens helhetslösning gällande telefonin vilket kan påverka verksamheten. Tjänsteskrivelse 2012-06-05 Personal- och ekonomiutskottet beslutar lägga ärendet till handlingarna. Justeras 18
88 Diarienummer 0939/11 Regional information Personal- och ekonomiutskottet 2011-2012 Ärendet utgick. Justeras 19
89 Diarienummer 0060/12 Inkomna skrivelser m.m. Personal- och ekonomiutskottet 2012 Dnr 0968/11 Dnr 0173/10 Dnr 0491/11 Svar på motion höjning av socialbidragsnormen. PEU ska beakta i kommande budgetar. Slutredovisning- beredningsuppdrag- bostadsförsörjningsprogram för Stenungsunds kommun Översyn personalpolicyn Arbetsgivarpolitiskt program Datainspektionen Personuppgifter i arbetslivet Konkurrensverket Siffror och fakta om offentlig upphandling SCB Undersökning av förtroendevalda Kairos Future Tankesamhället och kommunerna. Idéskrift Business region Göteborg Konjunkturrapport q2 Lista inkomna skrivelser m.m. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 20