November 2014 1 (8) Instruktion sfi elever Insamling av elever och kursdeltagare i utbildning i svenska för invandrare (sfi) andra halvåret, 1 juli 31 december 2014 Uppgifterna ska vara SCB tillhanda senast 15 februari 2015 och kan endast lämnas via Internet på webbplatsen www.scb.se/sfiht. Är du ny när det gäller insändande av sfi elever eller känner dig osäker läs igenom nedanstående instruktion. Läs även igenom det som står på webbsidan. Nyheter: Från och med denna insamling ska uppgift om distansundervisning anges för samtliga elever: 1 = distansundervisning, 0 = ej distansundervisning. För de elever som haft distansundervisning ska även omfattningen av distansundervisningen anges i procent, 1 100. Antalet elevtimmar kan, vid distansundervisning, vara noll. Mer information om detta finns längre ner i dokumentet. Nytt är också att ni har möjlighet att efter kontaktpersonsidan ange om ni inte har uppgifter att skicka till SCB eller om en annan skolenhet skickar in era uppgifter. Gå in på www.scb.se/sfiht. Efter att du läst instruktionerna på sidan klicka på länken Logga in. Logga in med hjälp av det användarid och lösenord som finns i missivet som skickades till skolenhetens rektor i början av januari. På första sidan när du loggat in, ombeds du att lämna kontaktuppgifter, dvs. namn, adress, telefon och e-postadress. Om du inte registrerar de här uppgifterna, kan du inte gå vidare och skicka in skolans uppgifter. Tänk på att kontaktpersonen ska vara en person med god kännedom om inskickade uppgifter och kunna besvara frågor om dessa.
Efter sidan med kontaktuppgifter kommer du till en sida med tre alternativ, där du måste välja ett. Om du väljer alternativ B kommer du till slutet av enkäten. Tänk på att du måste se till att skicka in dina uppgifter och få bekräftelse. Vid alternativ C kommer du till en sida där du får fylla i vilken skolenhetskod och namn den skola har som skickar in era uppgifter. Den sista bild man alltid ska få är denna: Välj hur du vill lämna uppgifterna till SCB Här kan du välja mellan att skicka en fil som är uttagen från ert IT-system (textfil) eller en excelfil. Använder ni ett IT-system, t.ex. Procapita, Extens, Alvis, så ska ni ta ut en textfil ur systemet och skicka till SCB. Om ni i stället väljer att skicka en excelfil så ska den excelmall som ligger på webbsidan www.scb.se/sfiht användas.
Leta reda på filen som du vill skicka genom att klicka på Bläddra-knappen. När du har hittat filen så klicka på Öppna. När du ser rätt filnamn i rutan Ange fil, så klicka på Skicka fil. Här kan det dyka upp en fellista, och ni måste då korrigera felen och därefter skicka in den upprättade filen på samma sätt igen. Du har möjlighet att se den textfil du tänker skicka till SCB; Gå in på Start-knappen längst ner till vänster på skärmen. Klicka därefter på Anteckningar/Arkiv/Öppna och leta fram filen. Så här kan en textfil se ut: En elev och en kurs ligger på en rad i filen. Samma elev kan alltså förekomma på flera rader, om denne läst flera kurser under halvårsperioden. Det ni i första hand bör kolla är elevtimmar, se pil, här får det aldrig vara tomt eller finnas en nolla, om det inte finns en etta i Distans. I den här textfilen kan du gå in när du befinner dig i Anteckningar och manuellt korrigera enskilda värden. Skicka in filen till SCB Om skolan använder ett IT-system så måste du se till att den senaste versionen av systemet används. Hör med skolenhetens/kommunens IT-administratör om du är osäker. Om du skickar uppgifter inte bara för din egen skolenhet utan även för en annan anordnare/skolenhet, som har en annan skolenhetskod, så tänk på att fylla i rätt skolenhetskod för eleven, dvs. den skolenhetskod där eleven bedrivit sina studier. Observera att uppgiftslämnandet inte är avslutat förrän du Klickat på pilen Fortsätt och Spara och på nästa webbsida fått ett tack för dina svar. VIKTIGT! Alla fel som kommer upp antingen vid insändande till SCB via webben eller i form av en senare fellista, ska ändras i ert IT-system eller i excelfilen. Därefter ska den upprättade filen skickas till SCB på nytt via webben. Den fil som skickas ska innehålla samtliga elevers uppgifter, inte bara de rättade.
Vid filinskick via webben finns ett antal inbyggda kontroller till er hjälp, därför ska filerna alltid skickas via webben. Vissa fel kan inte rättas. Exempel på det är tillfälliga personnummer. Då kommer feltypen Varning upp. Om ni bara har fel av typ tillfälliga personnummer på fellistan, så kan uppgifterna ändå skickas till SCB Exempel på hur fellistan kan se ut: Det finns även fel som inte upptäcks i de kontroller som görs då filen skickas till SCB, utan upptäcks vid senare kontroller. Detta gäller bland annat fel mellan två eller flera poster/rader. Till exempel om man för kurs 1A angett senare kursdatum än för kurs 2B. Några dagar efter att ni skickat in er fil och om den fortfarande innehåller fel, får ni nya inloggningskoder i två separata mail (för säkerhets skull) och kan därefter med hjälp av dessa logga in och korrigera återstående fel på en webblankett. Vi gör även vissa kontroller mot föregående undersökning och kan även där hitta konstigheter som vi måste fråga om i ett senare skede. Uppgifter som ska rapporteras Dessa elever ska redovisas: Elever som har deltagit i undervisning minst en timme under mätperioden 1 juli 31 december 2014. Personer som endast har deltagit i prövning ska också redovisas. Vid distansundervisning tillåts timantalet vara noll. Elever som deltar i verksamhet som bedrivs i egen regi och av externa anordnare. Dessa elever ska inte redovisas: Elever från er kommun som deltar i verksamhet som bedrivs av annan kommun. Elever som endast registrerats i sfi, men som ännu inte har deltagit i någon undervisning. Fyll i elevuppgifter så här: Aktuella skolenhets- och språkkoder finns på webbsidan, www.scb.se/sfiht, under fliken Översikt.
Personnummer Ange fullständigt personnummer, 12 siffror (med sekelsiffra, utan bindestreck). För tillfälligt eller skyddat personnummer - ange födelsedatum ÅÅÅÅMMDD samt Tf19 för man och TF29 för kvinna. Samordningsnummer går också bra att skicka in. Skolenhetskod Skolenhetskod är en 8-siffrig kod som anger vilken skola eleven studerat vid. Hemkommun Den kommun där eleven är folkbokförd eller vistas i väntan på beslut om uppehållstillstånd. Kod med fyra siffror. Får inte vara blankt. Har ni en elev med skyddat personnummer och inte vill ange hemkommun, ange då istället kommunkoden där skolenheten ligger. Kön K=Kvinna, M=Man Efternamn, Förnamn Tänk på stavningen. Får inte lämnas blankt. Språkkod Anges med tre bokstäver enligt den kodförteckning för språk som finns på webbsidan. OBS Endast dessa språkkoder ska användas. Du hittar dem på www.scb.se/sfiht under fliken Översikt. Om en elev har ett språk som inte återfinns i listan, skicka ett mail till uls@scb.se och ange Ny språkkod i sfi i ämnesraden, så försöker vi hitta en kod som går att använda. Användningen av kod SPK, övriga språk, får endast göras om man inte hittar elevens hemspråk i kodförteckningen och ni har skickat mail till uls@scb.se för att få hjälp med korrekt språkkod. Utbildningsbakgrund Antal år i skola i hemlandet. Får inte vara tomt. I de fall man absolut inte har en aning om hur många år eleven studerat i hemlandet anges 99, inte noll. Noll används bara om man vet att eleven inte alls studerat i hemlandet. Fyll i kursuppgifter så här: Redovisa uppgifter om samtliga kurser som eleven har deltagit i (minst en undervisningstimme/kurs eller om personen deltagit i prövning på kursen) under andra halvåret 2014. Observera att eleven måste ha deltagit i undervisning under insamlingsperioden för att redovisas. Det räcker inte att vara inskriven i sfi. Läs- och skrivinlärning Deltagande i läs- och skrivinlärning anges för respektive kurs enligt nedan. Kursplanen anger: En elev som inte är funktionellt litterat eller har ett annat skriftsystem än det latinska alfabetet ska få läs- och skrivundervisning inom ramen för sfi. Läs- och skrivinlärningen knyts inte till någon av kurserna A-D, utan utgör en egen del, som kan läsas fristående eller kombineras med någon av kurserna. Detta har ingen betydelse för rapporteringen.
Läs- och skrivinlärning ska alltså rapporteras med ett J för dem som deltagit i sådan inlärning, även om dessa elever läst integrerat med övriga elever på någon av kurserna A-D. Det är viktigt att endast de elever som fått sådan undervisning blir markerade - inte alla eleverna på kurserna. Uppgiften avser halvåret som rapporteringen gäller för. Det räcker alltså att en elev deltagit i läs- och skrivinlärning någon gång under halvåret för att J ska anges. Uppgiften avser undervisning som sker separerat från övrig undervisning, i särskild undervisningsgrupp eller enskilt. J = Eleven har deltagit i läs- och skrivinlärning. N = Eleven har inte deltagit i läs- och skrivinlärning. OBS! Timmar för läs- och skrivinlärning ska räknas in i elevtimmarna för respektive kurs. Studieväg/kurs Studieväg och kurs anges enligt förordningen om kursplan för svenskundervisning för invandrare (SKOLFS 2009:2). Endast följande kombinationer är tillåtna: 1A, 1B, 2B, 2C, 3C eller 3D. Utdrag ur kursplanen för SFI (www.skolverket.se): Utbildningen består av tre olika studievägar, Sfi 1, Sfi 2 och Sfi 3, som riktar sig till personer med olika bakgrund, förutsättningar och mål. Sfi 1 utgörs av kurserna A och B, Sfi 2 av kurserna B och C samt Sfi 3 av kurserna C och D. De fyra kurserna tydliggör progressionen inom utbildningen. Sfi 1 vänder sig i första hand till personer med mycket kort studiebakgrund och Sfi 3 till dem som är vana att studera. Trots att en elev kan avsluta sfi efter respektive kurs eller studieväg är intentionen att alla elever ska ges möjlighet att studera till och med kurs D. Två av kurserna finns i mer än en studieväg. Beroende på studieväg kan var och en av dessa två kurser, kurs B och kurs C, vara antingen nybörjarkurs eller fortsättningskurs. Oavsett om kursen är nybörjarkurs eller fortsättningskurs är kursmålen desamma, men kursen får helt olika utformning beroende på elevens studievana, utbildningsbakgrund och kunskaper i svenska vid kursstarten samt vald studieväg. Kursstart År, månad och dag för varje aktuell kurs enligt kursplanen för sfi. Datum för kursstart ska alltid finnas för varje kurs. Kursens första startdatum ska alltid anges. På förekommen anledning: Startdatum är kursens startdatum inte startdatum för aktuellt halvår. VIKTIGT! Kurs som påbörjats, men inte avslutats pga. att kursen var på fel nivå för eleven, ska inte redovisas som ett avbrott. Uppgifter om elevtimmar summeras ihop med elevtimmarna i den rätta kursen. Startdatum för den första kursen ska användas i den korrekta kursen. Samma sak gäller för introduktionsgrupper där eleverna efter någon vecka flyttas över till, för eleven, rätt kurs. För elever som bytt spår/grupp, men fortfarande går i samma kurs (A-D), ska endast en rad/post anges för eleven. Exempel: om en elev bytt från dag- till kvällstid för kursen.
På webblanketten kan du antingen ange datum som ÅÅÅÅ-MM-DD eller gå in i den lilla kalender som finns vid datumrutan och markera önskat datum. Kursslut År, månad och dag för varje kursavslut eller avbrott under andra halvåret 2014 anges. Datum för kursslut ska finnas för varje avslutad eller avbruten kurs under halvåret. Datum för kursslut ska inte finnas för pågående kurs och får för avslutad kurs inte vara senare än 2014-12-31. Orsak till kursavslut J = Eleven sluttestades direkt vid kursanmälan och fick betyg på kursen (Prövning) O = Eleven har slutfört kursen och fått betyg på kursen. A = Avbrott eller studieuppehåll på kursen. Ej betyg. Avbrott pga. skolans administrativa uppehåll såsom sommar- eller jullov räknas inte som avbrott av kursen! Ny: Distans Här anges om eleven läst kursen på distans. 0 = Ej läst kursen på distans 1 = Läst kursen på distans Koden för distans ska användas när kursen har ett upplägg där deltagarna studerar på egen hand med handledning av läraren via exempelvis internet. I upplägget kan ingå aktiviteter, frivilliga eller obligatoriska, som utförs i anordnarens lokaler. Ny: Omfattning Om eleven haft undervisning på distans anges här studieomfattningen av distansstudierna i procent av heltid, 1 100. Elevtimmar Antal undervisningstimmar om 60 minuter under vilka eleven varit närvarande i undervisning på aktuell kurs under perioden 1 juli 31 december 2014. Elevtimmar måste alltid anges. Noll eller blankt får endast anges om eleven haft distansundervisning. OBS! För personer som har deltagit i prövning, ange antal timmar som prövningen tagit i anspråk, max 20. Orsakskoden är J. OBS! Timmarna för läs- och skrivinlärning ska räknas in i elevtimmarna för respektive kurs. Betyg För elever som läser kurser enligt gamla skollagen anges G för Godkänt och V för Väl godkänt. För elever som läser kurser enligt nya skollagen (start 2012-07-01 eller senare) anges betygen som A, B, C, D, E eller F. För alla gäller att om betygssteg saknas, sätts blankt.
Vad händer sedan? Då filen kommit in till SCB görs tidigast dagen efter en fellistkörning för att hitta eventuellt återstående fel. Eftersom SCB inte längre får maila uppgifter innehållande personnummer eller namn, skickar vi nya inloggningsuppgifter, vilket ger er möjlighet att rätta ev. fel på en webbenkät. Vi kan också ringa er för att få korrigeringar. Spara alltid en kopia av era lämnade uppgifter på skolan! Stort tack för er medverkan!