Att utvärdera kvalitet

Att utvärdera kvalitet Att utvärdera mervärden objektivt, transparent och förutsebart tillsammans med sakkunniga: Så genomförde serviceförvaltningen, Stockholms stad, upphandlingen av vård och omsorgsboenden 2013 Vinnare av Handslaget för årets upphandling 2013. The Capital of Scandinavia Christina Fagerström och Stefan Tengbom Stockholms stads serviceförvaltning

Ansvar för upphandlad verksamhet inom äldreomsorgen Kommunfullmäktige beslutar om genomförande av upphandling av entreprenader inom äldreomsorgen. Kommunstyrelsen beslutar om förfrågningsunderlag. Stadsdirektören fattar tilldelningsbeslut m.m. och uppdrar till serviceförvaltningen att genomföra upphandlingarna i samverkan med berörda stadsdelsförvaltningar och äldreförvaltningen. Stadsdelsnämnderna ansvarar för avtalsförvaltning och uppföljning. Äldreförvaltningen utarbetar övergripande anvisningar och riktlinjer samt genomför uppföljningar. Berörda stadsdelsförvaltningar, äldreförvaltningen och, stadsledningskontoret deltar aktivt i upphandlingens samtliga faser tillsammans med serviceförvaltningen. Sid 2

Upphandlingen i siffror Upphandlingen har genomförts fem gånger (2008, 2009, 2010, 2011 och 2013). Driften av 46 vård- och omsorgsboenden för äldre har upphandlats i konkurrens, sammanlagt ungefär 3 300 platser. Totalt har 60 anbudsgivande organisationer lämnat 364 anbud (2013: 13 anbudsgivare, 21 anbud). 41 verksamhetsövergångar har genomförts, fem upphandlingar har avbrutits (exkl. egenregivinster). 14 olika entreprenörer har erhållit uppdrag. Tre gånger har egen regi vunnit (stadsdelens bud). Två gånger har avknoppare vunnit. Sid 3

Utvärdering av anbud Ingen priskonkurrens i upphandlingen. Alla utförare inom staden får samma ersättning, oavsett driftsform. Anbudsutvärderingen görs enbart utifrån kvalitetskriterier. Anbudsgivare ska göra beskrivningar och åtaganden utifrån kvalitetskriterierna och förutsättningarna för respektive boende. Utvärdering görs av vilka mervärden som anbudsgivarnas skrivningar/åtaganden bedöms innebära utifrån förutsättningarna för respektive boende, bl.a. bemanningen. Syftet är att ge anbudsgivare möjlighet att presentera sina idéer för det boende som upphandlas. Sid 4

Exempel på utvärderingskriterier och bedömningsgrunder, 1 Engagerat ledarskap och individinriktat förhållningssätt. Omsorg och vård med värdighet, kontinuitet, trygghet och självbestämmande. 2013 fyra kriterier, nedbrutna i elva bedömningsgrunder. Varje kriterium är indelat i ett antal bedömningsgrunder, t.ex.: Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva den värdegrund som ska finnas i verksamheten vid det aktuella boendet och tydliggöra hur värdegrunden systematiskt och metodiskt sprids och förankras för att få genomslag i vården och omsorgen om den enskilde. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden avseende värdegrund och värdegrundsarbete vid det aktuella boendet. Av beskrivningar och åtaganden ska framgå och göras troligt att värdegrunden kommer att genomsyra hela verksamheten och personalens förhållningssätt i planeringen, utförandet och uppföljningen av vården och omsorgen för den enskilde brukaren. Sid 5

Exempel på utvärderingskriterier och bedömningsgrunder, 2 Anbudsgivaren ska utifrån det boende som anbudet avser beskriva metoder och rutiner för att uppnå en vård och omsorg med värdighet, kontinuitet, trygghet, självbestämmande och säkerhet för den enskilde, dygnet runt. Beskriv insatser under hela dygnet och hur dokumentationen arbetas fram och används för att säkerställa och följa upp kvaliteten på omsorgen för den enskilde. Beskriv metoder och hur samarbete och samverkan mellan olika yrkeskategorier säkerställs och genomförs, dygnet runt, utifrån den enskildes behov, vilja och förutsättningar. 50 eller 100 poäng kan utdelas för det mervärde som bedöms finnas i anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden avseende rutiner och metoder och arbetssätt för att åstadkomma en individuellt utformad vård och omsorg samt metoder för att säkerställa hög kontinuitet och tillgång till olika kompetenser i vården och omsorgen för den enskilde boende. Till grund för bedömningen kommer också att ligga hur anbudsgivaren visar att man aktivt kommer att använda dokumentationen och genomförandeplanen i det dagliga arbetet och hur de olika kompetenserna samverkar under dygnet. Sid 6

Att tänka på vid utformningen av utvärderingskriterierna Utgå från grundkraven på verksamheten. Utred och diskutera inom vilka områden verksamheten ska/bör/önskas utvecklas. Formulera utvärderingskriterier utifrån dessa områden! Ange vilka beskrivningar anbudsgivarna ska göra i sina anbud. Ange vad som kommer att värdesättas vid anbudsutvärderingen. Tänk på att ge anbudsgivarna tillräcklig vägledning för att uppfylla kraven på förutsebarhet och transparens, men ge samtidigt utrymme för deras egna idéer och initiativ! Sid 7

Utvärderingen görs av sakkunniga Utvärderingen görs av sakkunniga inom äldreomsorg. Utvärderingen görs först enskilt, sedan i mindre grupp och sedan i storgrupp. Bedömningarna görs i konsensus. Sid 8

Att tänka på vid utvärderingen Utvärderingen tar tid. Dokumentera och motivera! Sammansättningen i utvärderingsgrupperna! Sid 9

Bedömningar Anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden ska vara tydliga och uppföljningsbara för att kunna ge poäng. Beskrivningar och åtaganden ska innebära ett mervärde i förhållande till ställda krav och vad som anses vara god kvalitet i äldreomsorg. Beskrivningar och åtaganden ska vara troliga i förhållande till bemanning och övriga förutsättningar vid boendet. Exempel på mervärden: Åtaganden om metoder och arbetssätt som ska säkerställa att värdegrunden omfattas av all personal, inklusive åtaganden om tidplaner för genomförande och uppföljning. Åtaganden om utökad personal. Åtaganden om personal med viss kompetens. Åtaganden om riktade utbildningar inom vissa områden. Åtaganden om metoder för att säkerställa och kontinuerligt följa upp att samarbete och samverkan mellan personalkategorier fungerar. Åtaganden om särskilda arbetsmetoder, till exempel för att säkerställa aktiviteter för alla, även för dem som inte klarar att delta i allmänna aktiviteter. Sid 10

Referenser Referenser används i kvalificeringen och i anbudsutvärderingen. I utvärderingen ska referenter anges som stöder att tjänsten kan utföras med i bedömningskriteriet aktuellt mervärde. Poäng erhålls alltså utifrån de mervärden som utvärderingsgruppen bedömt finns i anbudet och som görs troligt genom beskrivningar och åtaganden samt stöds genom referenser och planerad bemanning. Referenser inhämtas från de referenter som anbudsgivarna angett och från samtliga stadens stadsdelsförvaltningar. Tänk på att referenser i utvärderingen ska vara framåtsyftande och ges rimlig påverkan i förhållande till anbudet och den utvärdering som utvärderingsgrupperna gör! Sid 11

Överprövningar Totalt sju överprövningar av tilldelningsbeslut, varav sex vinster och en återkallad. Totalt två överprövningar av avbrytandebeslut, varav en förlust och en återkallad. Sid 12

Utmaningar * Utvecklingen av utvärderingskriterierna - Hur finna mervärden? * Referenser - Utnyttja optimalt och samtidigt upprätthålla likabehandling. Krav att utveckla användande av referenser. * Upphandla centralt Följa upp lokalt - Hur åstadkomma likartad uppföljning inom staden? * Rättsläget - Tillräcklig tydlighet i vad som efterfrågas och på vilka grunder bedömningar görs (KR 7362-12, Tyresö-Förenade Care, FR 16567-13 Stockholm-Förenade Care ej PT i högre instans). Sid 13

Användbarhet i andra upphandlingar? Tydlig nivå på grundkrav underlättar, d.v.s. att det är tydligt i förhållande till vad som mervärde bedöms. Inom Stockholms stad används motsvarande eller liknande utvärderingsmodell, helt eller delvis, i upphandlingar av t.ex. LSS-verksamhet, parklekar och fritidsgårdar men även i vissa IT-upphandlingar. Sid 14

Framgångsfaktorer Ett mycket bra samarbete mellan berörda förvaltningar ger möjlighet att ta tillvara stadens samlade erfarenheter och kompetens inför och i varje upphandling. Ett aktivt arbete med att införliva de politiska målen för verksamheten i upphandlingen. Bra omvärldsbevakning: vilka frågor och utvecklingsområden är aktuella? Anbudsgivarna ges stora möjligheter att själva beskriva den verksamhet de vill bedriva och vad de vill och kan åstadkomma. Utvärderingsmodellen inbjuder till, och stimulerar, nya idéer och arbetssätt. Upphandlingen fokuserar på verksamhetens innehåll och kvalitet. Sid 15

Frågor? Christina Fagerström, christina.fagerstrom@stockholm.se, telefon: 08-508 11 846. Stefan Tengbom, stefan.tengbom@stockholm.se, telefon: 08-508 11 847. Sid 16