Protokoll fört vid styrelsemöte med Östra Aros MCK tisdagen den 20 oktober 2015 kl. 18.30 i Stångby. Närvarande: Peter Appelqvist (PA) Ordförande Jan Lindberg (JL) Kassör Roger Söderbom (RS) Sekreterare & Redaktör Jan Karlsson (JK) Kåkansvarig Andreas Brodin (AB) Programsekreterare Sören Uppman (SU) Webmaster & Ordonnans Erik Andersson (EA) Klubbmästare Roger Holmberg (RH) Valberedning Mats Hjelm (MH) Valberedning Mathias Arvidsson (MA) Frånvarande: David Lagerström (DL) Vice ordförande Maud Sandberg (MS) Medlemsansvarig Anders Hjelm(AH) Rörkenansvarig 1 Öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och öppnade styrelsemötet. 2 Föregående protokoll Protokoll från 15 september 2015 godkändes med smärre justeringar. 3 Inkommen post & mail Div tråkiga räkningar har inkommit. Brev från IKANO-banken hanteras under 4a. 4 Ekonomi a) Kassarapport Det nya bokföringsåret har pågått snart 2 månader och ännu finns inget särskilt att rapportera. 2014-15 års resultatrapport och balansräkning från årsmötesluntan gicks igenom. Det blev drygt 46 i överskott. Det mesta verkar ha gått nästan exakt mot budget och vi kunde ge vår kassör (och hans kristallkula) en stor eloge. Kommande budget ser också ut att ge ett visst överskott. Men det finns givetvis en del osäkra faktorer som kan påverka resultatet. IKANO-banken kommer att avsluta alla sparkonton för företag/ organisationer. Tills vidare överför vi det innestående beloppet till vårt vanliga konto i SHB. Därefter tittar vi efter lämpliga alternativ med bättre ränta. b) Medlemsregistret Medlemsregisteransvarig var inte närvarande men hade lämnat rapport till PA. Sen föregående rapport (i augusti) har det tillkommit 7 nya medlemmar: Sidan 1 av 5
2093 Thomas Eriksson Tumba 2094 Björn Ström Uppsala 2095 Anders F Eriksson Uppsala 2096 Lena Landerholm Rimbo 2097 Christer Jansson Uppsala 2098 Jemarie Jansson Uppsala 2099 Leonard Jansson Uppsala Just nu är vi 283 betalande medlemmar. Medlemsregister kommer att skickas ut som pdf till alla medlemmar i samband med att inbetalningskorten för 2016 års avgift skickas ut. Då har man möjlighet att kolla så att det blir rätt uppgifter i registret. 5 Information a) PR-verksamhet Det har inte hänt så mycket sen senaste mötet. Diskussion om hur vi får fler (och yngre) medlemmar och hur vi blir en snackis bland hojåkarna i stan. Bestämdes att vi har ett brainstormmöte om det i samband med fikakvällen söndag 1 november (kl 18.00). EA vill att vi skaffar en RIKTIG projektor och ställer på åkern nedanför kortväggen till ladan i vinter. Upplands Energi vill ha en bild på ordonnanser/trafikvakter med deras logga synlig för att använda till deras hemsida. JL kommer att ta reda på hur mycket klubbel-avtalet har genererat till klubben. b) Jernet. Fysiska tidningen är planerad till mars 2016. RS kommer att sammanställa en aktivitetslista för 2015 där man kan gå in och bocka av evenemang som man har bilder eller text från. EA efterlyste lite tips & trix om det mesta för hojåkare. Medlemslistan skickas ut separat (se 4b) men märkesligan kommer i JERNET i vår. c) Jer.Net Nr 5 gick ut häromdagen inför helgens aktiviteter. Nästa nr planeras som påminnelse inför luciafikat. d) Hemsidan Hemsidan är uppdaterad, bla med en binge styrelseprotokoll. Det är fortfarande problem med webformuläret för nya medlemmar. e) Facebook Facebook rullar på som vanligt. SU förtydligade sin roll som moderator till sidan (eller sidorna). Sen är det upp till medlemmarna att lägga in egna relevanta saker på sidan. 6 Klubbkåken a) Skötsel & underhåll Det har kommit ner en hel del löv men ännu inte allt. Höststädningsdag bestämdes till söndag 8 november kl 10.00. Samma dag är det snöstaketresning för vägföreningen. Adapter till stereon är införskaffad. Sidan 2 av 5
EA och flera andra håller med om att vi borde fräscha upp våra lokaler. I första hand gäller det väggar, golv och tak i samlingsutrymmen på bv. En arbetsgrupp bestående av EA, MA, PA, JL och JK kommer att träffas 1 november kl 16.00 och göra en lista över vad som ska/borde åtgärdas nu när vi faktiskt har råd. Och vem som ska åtgärda. Offerter från olika kommer att inhämtas. Vi vet ännu inte om förfrågan från Kommunen om att hyra klubbkåken dagtid blir av. b) Klubbmästeri & uthyrning Inget har varit sen sist och inget nytt är planerat. 7 Programverksamhet a) Avslutade aktiviteter Lö 19/9 Dagtouring till Söderön (Östhammar) där Leffe Höstedt bjöd på mat. 8 personer på 7 hojar var med. Sö 20/9 Anundsloppet på cykel där 5 ordonnanser var med. Lö-Sö 26-27/9 Lidingöloppet där 3+1 trafikvakt var med Lö 26/9 Arbetsdag på Rörken där 6 från ÖAMCK (och 2 från Rasbo MK) var med. Serveringshuset målat på två sidor. Lö 26/9 Uppsala Triathlons unga cyklister tränade både teknik och bankörning på gokartbanan vid Rörken. Lö 3/10 Dagtouring till Sätrabrunn med DL som färdledare. Från början var det 18 hojar med på turen som gick huvudsakligen på grus. b) Kommande aktiviteter Lö 24/10 18.03 Bayerafton med mat. Hittills är 28 anmälda Sö 25/10 18.00 ÖAMCK:s Årsmöte Sö 1/11 18.00 Fikakväll med brainstormmöte om värvningsaktiviteter Sö 8/11 10.00 Höststädning i/vid klubbkåken (och snöstaketresning efter vägen) Lö 14/11 18.00 Rackartaj i Odd Fellowlokalen på Börjegatan. Hittills 48 anmälda. To 26/11 18.00 Ordonnansträff på Skaris med hamburgertallrik Sö 13/12 15.00 Luciafika i klubbkåken med div aktiviteter c) Ordonnansverksamhet SU berättade att han varit på eftermöte för Velothon med polis, brandförsvar och hela tävlingsorganisationen. Även om det fanns några få förbättringsmöjligheter för oss, gjorde vi ett mycket bra resultat, trots en del organisationsbrister med kommunikation mm. 2 funktionärer har anmält misshandel från irriterade bilförare som ville passera avspärrningarna. Från UCI-organisationen fick vi bara beröm och man kommer att slipa organisationen ytterligare inför 2016 års tävling. I samband med eftermötet fick SU en förfrågan om ordonnanshjälp från Göteborg i maj 2016. Den sammanfaller i tid med UNT Bike Weekend men de funderar på att flytta det datumet. SU tycker att det är dåligt med svarandet (eller väldigt sent) på Sidan 3 av 5
förfrågningarna på bokat.se. Det måste vi bli bättre på. SU ingår numera i Ride of Hope svenska Service Team och kommer att följa cyklisterna från Prag till Sverige i början av juli 2016. Det kostar 4500 (för hotell och 1 middag/dag) om någon fler är intresserad av att följa med. Det blir nytt Ride of Hope-möte i december. Bestämdes att ÖAMCK står för halva matkostnaden i samband med ordonnansmiddagen på Skaris 26 november. Benny & Johan från Polisen i Uppsala kommer att bjudas in till det. GPS-utbildningen var egentligen planerad till december men efter förslag kommer den att flyttas till januari. Fler foldrar om vår ordonnansverksamhet kommer att tryckas upp. d) Trafiksäkerhet Inget nytt. 8 Rapport från andra forum a) SMC-Rörken Knixkurserna har haft 917 deltagare under säsongen 2015, vilket är en liten ökning. Däremot har antalet funktionärer minskat marginellt till ca 11/kurstillfälle. Övriga siffror finns i verksamhetsberättelsen. Det saknas någon form av avtal/överenskommelse mellan ÖAMCK och SMC Uppsala om användande av klubbens tider på Rörken. RS kommer att göra ett förslag och lämna till SMC Uppsalas styrelse. b) Uppsala Motorsportunion På andra arbetsdagen på Rörken var det tunt med ÖAMCK/SMCrepresentation. Nya serveringen är inte färdigmålad ännu Grusytan vid karting är ännu inte åtgärdad med markarbete och asfalt. Det kommer troligen bli ett samarbete mellan ÖAMCK-SMC-FMCK-Uppsala MK ang tid och plats för SMC:s gruskurser i vår. Vi vet att SMC vill anlägga en teknikbana för mc. c) Svemo Inget att notera från förbundet. 9 Övrigt Resterande årsmöteshandlingar gicks igenom: - Framsidan: Ok - Dagordning: Ok - Verksamhetsberättelse: Saknas två ordonnansuppdrag i september 2014 Därefter Ok - Intäkts- och kostnadsfördelning: Ok - Ålder- och könsfördelning: Ok (fast det hade kunnat vara bättre) - Verksamhetsplan: Ok - Styrelseförslag ang avsättning av årets resultat: Ok sedan överskottet justerats till 46.160,13 10 Att-göra-listan Listan skickades ut igår och en punkt klarmarkerades. 182 Kolla på lämplig musikanläggning/hdmi-kabel 2015-08-18 EA Sidan 4 av 5
11 Nästa och nästnästa möte Nästa möte är årsmötet på söndag 25 oktober 2015. Nästa styrelsemöte nestäms efter årsmötet. 12 Avslutning Ordföranden tackade för visat intresse och avslutade mötet. Vid protokollet Justeras Roger Söderbom, sekreterare Peter Appelqvist, ordförande Sidan 5 av 5