Hankens personalberättelse 2015 I Hankens personalberättelse informeras om personalstrukturen år 2015, samt utvecklingstrender för de senaste åren. Delar av uppgifterna ingår också i Hankens verksamhetsberättelse. Innehåll: 1. Personalstyrning och strategi... 1 2. Personalens storlek... 1 3. Könsfördelning och ålder... 4 4. Lönestatistik... 5 5. Premiering av personal... 6 6. Totalarbetstid... 6 7. Hälsovård och frånvaron... 7 8. Personalutbildning och välmående... 8 Personalstyrning och strategi Under hösten 2015 valdes nya medlemmar till Hankens samtliga beslutandeorgan, inklusive nya prorektorer och prefekter. En av de största förändringarna under 2015 kom i och med att professor Karen Spens tog över som rektor efter Eva Liljeblom i augusti 2015. Eva Liljeblom, som återgått till sin professur i finansiell ekonomi, avtackades av Karen Spens och personalen under rektors kick-off, och tilldelades högskolans guldmedalj på inskriptionen. Kvalitetsarbetet på Hanken har fortsatt aktivt under 2015. Detta arbete belönades i och med att Hanken beviljades AACSB ackrediteringen hösten 2015 och därmed tillträdde gruppen handelshögskolor som erhållit de tre mest prestigefyllda internationella ackrediteringarna, nämligen AACSB, AMBA och EQUIS. Endast under en procent av handelshögskolorna i världen tillhör denna grupp. Hanken har beviljats rätten att använda logon "HR Excellence in Research" av Europeiska Kommissionen. Logon identifierar institutioner och organisationer som jobbar för att främja en stimulerande och positiv arbetsmiljö för forskare. Förberedelserna för den nationella kvalitetsauditeringen har framskridit och ett intensivt arbete med att utforma en kvalitetsmanual och processbeskrivningar har pågått hela året. Hanken Research Day ordnades första gången under år 2015. Evenemanget ska erbjuda forskare vid Hanken ett forum där de kan dela med sig av sin forskning inom Hanken. Genom att kunna dela idéer och utvidga sina nätverk över både ämnes- och enhetsgränser, skapas bättre förutsättningar för samarbete inom Hanken. Hanken har gjort stora satsningar på personalen i Helsingfors i och med flytten från Casa Academica till nya utrymmen i Aalto universitetets Arkadia-byggnad. I samband med flytten gjordes en helhetsbedömning av utrymmen och omflyttningar skedde också inom huvudbyggnaden. En större satsning på möbler och ergonomi gjordes även i samband med flytten. 1. Personalens storlek År 2015 var totala antalet årsverken 228,9 av vilka 41 årsverken utgjorde vid Hanken Vasa. Totalt minskade antalet årsverken med nästan 6 sedan året innan, vilket främst beror på att den externa finansieringen minskat under 2015. 1 (8)
I tabell 1 presenteras årsverken enligt personalkategori 1 för år 2015 i jämförelse med åren 2013-2014. Årsverken ger information om den verkliga arbetsinsatsen under året eftersom årsverken beaktar om personen jobbat heltid eller deltid, hela året eller endast en del av året. 2015 2014 2013 Undervisande och forskande personal totalt 121,7 125,1 129,5 Karriärnivå 1 7,4 9,7 14,7 Karriärnivå 2 43,3 45,9 36,6 Karriärnivå 3 31,1 28,5 37,3 Karriärnivå 4 30,4 30 29,7 Timlärare 9,5 11 11,2 Övrig personal totalt 107,2 109,6 98,1 Adb-personal 11,8 11,3 12,6 Bibliotekspersonal 12,4 12,5 9,8 Administrativ och servicepersonal 80,1 78,5 70,1 Biträdande personal 2,9 7,3 5,6 ALLA TOTALT Tabell 1. Årsverken per personalkategori år 2013-2015. Främst har minskningen extern finansiering påverkat den undervisande och forskande personalen nivå 1 och 2 i karriärstrukturen som minskat med 3,4 årsverken. Projektforskare befinner sig i regel på nivå 2 i karriärstrukturen, medan doktorander i anställningsförhållande ofta är anställda inom projekt med extern finansiering. 2 Istället har årsverken på nivå 3 i karriärstrukturen ökat aningen under 2015. Det här beror på enskilda nyanställningar samt några universitetslektorer som under året återgått till sin position efter en period som forskningslediga. Årsverken har också gått ner aningen vad gäller övrig personal under 2015. Andelen biträdande personal, som ofta är anställda inom externa forskningsprojekt, har minskat. Också det här beror på minskningen av den externa finansieringen. Den administrativa personalens ökning på 1,6 motsvaras av totala årsverken för projektanställda inom University Admissions Finland (UAF), ett servicecenter som administrerar den gemensamma antagningen för universiteten i Finland. Hanken har inom samarbetet med UAF anställt totalt 24 projektkoordinatorer för 2015-2016. Tabell 2 nedan visar hur årsverken fördelar sig enligt personalkategori och finansiering. 2015 diff.15-14 2014 diff. 14-13 2013 Undervisande och forskande personal 121,7 125,1 129,5 Budgetfinansierad 102,9 3,6 99,3 0,9 98,4 Externt finansierad 18,8-7 25,8-5,3 31,1 Administrativ personal 107,2 109,5 98,1 Budgetfinansierad 92,7 3 89,7 4,4 85,3 Externtfinansierad 14,5-5,3 19,8 7 12,8 Totalt 228,9 234,6 227,6 Budgetfinansierad 195,7 6,7 189 5,2 183,8 Externt finansierad 33,2-12,4 45,6 1,8 43,8 Tabell 2. Antal årsverken enligt personalkategori och finansiering 2013-2015. 1 Indelningen av forskare och lärare i karriärnivå följer KOTA-klassificeringen, inte Hankens karriärstuktur. 2 Doktorander finansieras i allt högre grad genom stipendier och ingår då inte i årsverken. 2 (8)
Totalt har den externa finansieringen minskat med drygt 12 årsveken och påverkat både lärare och forskare samt övrig personal. Ur tabellen framgår att årsverken för budgetfinansierad undervisande och forskande personal istället ökat med 3,6. Det här förklarar varför årsverken för timlärare (se tabell 1) samt merarbete har minskat i och med att budgetfinansierade lärare och forskare deltar i undervisningen i en klart högre grad än externt finansierande. Merarbete motsvarade 2,6 årsverken (6 årsverken 2014 och 4,1 årsverken 2013). 3 Ett årsverke kostade högskolan 69 623 euro. (68 908 år 2014). Ökningen på 1,04 % beror främst på allmänna löneförhöjningar samt höjningar i enlighet med universitetens lönesystem. Antal anställda Av de 266 anställda 31.12.2015 (240 per 31.12.2014) var 41 personer anställda vid Hanken Vasa. 4 Trots längre antal årsverken har antalet anställda ökat under 2015. Orsaken är främst de projektanställda inom UAF som började först i slutet av året. Ur figur 1 nedan framgår antal anställda i jämförelse med årsverken för de senaste fem åren. 300 250 200 150 100 Personalens storlek 2011-2015 233 236 238 240 211 219 228 266 234 229 Antal anställda Årsverken 50 0 2011 2012 2013 2014 2015 Figur 1. Antal anställda och årsverken för år 2011-2015. Som figuren visar har både antalet anställda och årsverken ökat under de senaste åren. Variationen i skillnaden mellan antal anställda och årsverken beror främst på i vilken grad olika typer av deltidsanställningar förekommit. Som konstaterats ovan har årsverken minskat år 2015 på grund av att den externa finansieringen avtagit. Personalens storlek planeras i fortsättningen hållas på stort sett samma nivå som tidigare. Av alla anställda 31.12.2015 arbetade 18 % deltid (2014: 20 %, 2013: 21 %). Orsaker till deltid var i första hand befattningens natur, så som projektanställningar och professorer på deltid enligt överenskommelse. Övriga orsaker är partiell vårdledighet eller annan partiell befrielse på egen begäran. Tidsbundna anställningar Andelen visstidsanställda 31.12.2015 var 36 % (2014: 33 %, 2013: 33 %). Om man bortser från de 24 personer anställda inom UAF var andelen visstidanställda på Hanken 30 %. Procentandelen har sjunkit aningen under de senaste åren men på grund av projektanställningar och vikariat förväntas antalet visstidsanställda vara på ungefär samma nivå också i fortsättningen. Hanken hade 98 tidsbundna anställningar 31.12.2015. Orsakerna till visstidsanställning presenteras i tabell 3 nedan. 3 Merarbete innebär att Hankens egna lärare och forskare har fått lön för en arbetsinsats som har gjorts utöver lärarnas och forskarnas totalarbetstid (1600 h/läsår). 4 Personer befriade från arbete ej med. Siffran är beräknad på antalet personer, så antal befattningar är något högre eftersom några har flera befattningar på deltid under samma period. 3 (8)
Orsak till visstidsanställning Antal tidsbundna Rekryteringsprocess på gång 3 Praktik 1 Säsongsarbete 24 Tidsbunden uppgift eller tidsbundet enligt karriärstrukturen 40 Projektanställning 19 Vikariat 11 Totalt 98 Tabell 3. Antal tidsbundna enligt orsak. Personalomsättning Under år 2015 lediganslogs totalt 7 positioner som lärare eller forskare (exklusive professorer). Tack vare det stora antalet sökande kunde ytterligare 2 befattningar besättas utan att de skilt lediganslagits. Till 3 av positionerna utsågs män, och till 3 kvinnor. 5 Antal sökande varierade kraftigt från position till position, men totalt togs 140 ansökningar emot. Av dessa var 64 % internationella. 37 % av de sökande var kvinnor. Också 2 professurer lediganslogs under året. Av dessa var en position deltid. På grund av kompetensen bland de sökande utsågs till slut 2 personer till varsin professur på deltid. Rekryteringsprocessen för den andra lediganslagna professuren hade inte avslutats ännu i mars 2016. Totala antalet sökande för båda positioner var 16, varav 31 % var internationella och 38 % kvinnor. Utöver dessa två utsågs en professor via tenure track förfarandet. Alla tre nyutnämnda professorer är män. Bland administrativ personal lediganslogs sammanlagt 11 befattningar under 2015. Av dessa besattes 2 av män och resten av kvinnor. Befattningarna lockade totalt 186 sökande. 67 % av de sökande var kvinnor. År 2015 avgick 22 personer från sin befattning, medan 4 personer pensionerades. I tabell 4 nedan presenteras antal personer som pensionerats eller slutat av andra orsaker under perioden 2011-2015. Även om antalet egna uppsägningar ökat sedan tidigare år, ligger det ändå inom klart rimliga gränser. Orsak 2011 2012 2013 2014 2015 pensionering 5 5 8 4 4 annan orsak 14 16 12 9 22 Summa 19 21 20 13 26 Tabell 4. Personalomsättning 2015 med jämförelse 2011-2014. Internationalisering Hankens strategiska indikator som mäter andelen undervisande och forskande personal med internationellt medborgarskap vid anställningens början var 22,7 % år 2015 (2014: 24,3 %, 2013: 21,2 %). 6 Hanken fortsätter sin satsning på rekrytering av lärare och forskare med internationell bakgrund. I enlighet med Hankens strategi är målet att andelen lärare och forskare med internationell bakgrund år 2016 ska uppgå till 26 % och år 2018 till 30 % 2. Könsfördelning och ålder År 2015 var andelen årsverken utförda av kvinnor 59 % (2014: 60 %, 2013: 57 %). Bland undervisande och forskande personal utgör andelen kvinnor 49 %. Bland professorerna är 29 % kvinnor jämfört med 28 % år 2014 och 26 % år 2013. Professorer är den personalgrupp som har lägsta andel kvinnor. I figur 2 nedan presenteras kvinnors andel av utförda årsverken år 2015 per karriärnivå. 5 Rekryteringsprocessen för den sista lediganslagna befattningen hade inte avslutats ännu i mars 2016 6 Andel (%) internationell personal inom personalstrukturens nivå 2-4 med anställning på minst 50 %. 4 (8)
120% 100% 80% 60% 63% 62% 38% 29% 39% 74% Årsverken per kön och personalgrupp kvinnor 40% 20% Årsverken per kön och personalgrupp män 0% karriärnivå 1 karriärnivå 2 karriärnivå karriärnivå timlärare 3 4 övrig personal Figur 2. Utförda årsverken 2015 per kön och personalgrupp. 7 Medelåldern på Hankens personal per 31.12.2015 var 42,8 jämfört med 44,3 år 2014. Medelåldern bland övrig personal var 42,5 år (2014: 42,6) och bland lärare och forskare 44,1 år (2014: 45,8). Personalen i Helsingfors hade en medelålder på 41,7 år medan motsvarande siffra för Vasa var 48,4. Av Hankens samtliga anställda 31.12.2015 hade 3 personer fyllt 65 år. Fram till och med år 2018 kommer ytterligare 17 personer att fylla 65. Av dessa hör 11 personer till lärare och forskare (7 är professorer) och 6 personer till övrig personal. Medelåldern bland professorerna 31.12.2015 var 50,7 år (2014: 50,6), för karriärnivå 2 var medelåldern 41,5 år (2014:41,9) och för karriärnivå 3 50,6 år. (2014:50,2) 3. Lönestatistik Universiteten har ett lönesystem som baserar sig på krav- och prestationsnivåer. För akademisk och övrig personal tillämpas olika scheman för nivåerna. I tabellen nedan presenteras lönestatistik för anställda som omfattas av universitetens lönesystem. Statistiken baserar sig på utbetalda löner i oktober 2015. Personal (heltidsanställda) enligt personalkategori Personal Månadslön (oktober 2015), medellön 8 Kvinnor (%) Män (%) Kvinnor (euro) Män (euro) Kvinnors medellön som % av mäns medellön Administrativ personal Kravnivå 2-6 67 % 33 % 2 294,17 2 263,54 101 % Kravnivå 7-9 81 % 19 % 3 031,75 3 211,33 94 % Kravnivå 10-14 71 % 29 % 5 396,57 4 667,77 116 % 76 % 24 % 3 574,17 3 380,88 106 % Undervisande och forskande personal Kravnivå 5-7 45 % 55 % 4 158,11 4 202,45 99 % Kravnivå 8-11 28 % 72 % 6 665,46 7 746,43 86 % 39 % 61 % 5 411,78 5 974,44 91 % Tabell 5. Lönestatistik för heltidsanställda med månadslön som omfattas av universitetens lönesystem. Statistiken baserar sig på utbetalda löner i oktober 2015.f Uppdelningen för den administrativa personalen baserar sig på definitionerna i kollektivavtalet 9 : yrkes- och praktiska uppgifter (kravnivå 2-6), krävande yrkes- och sakkunniguppgifter (kravnivå 7-9) samt specialsakkunnig- och chefsuppgifter (kravnivå 10-14). Tabellen visar att det finns rätt små skillnader i lönesättningen mellan könen inom kravnivå 2-6 och 7-9. På nivå 7-9 är majoriteten kvinnor och de fördelar sig jämnt mellan de tre kravnivåerna. Endast 20 % inom kategorin är män, men de har i första hand mera krävande sakkunniguppgifter. 7 Siffrorna baserade på årsverken för hela 2015. 8 En indelning i flera kategorier är inte möjlig i och med att grupperna då blir för små för att kunna rapportera. 9 På grund av små grupper har dessa slagits ihop till en kategori för att enskilda personer inte ska kunna identifieras. Nivå 1-4 (lärare och forskare) finns inte med då lönenivåerna för doktorander är direkt knuten till hur långt de kommit med sin doktorsavhandling och fastställs enligt de interna principer och riktlinjer som baserar sig på kollektivavtalet och utarbetats specifikt för ändamålet 5 (8)
Majoriteten av anställda med kravnivå 10-14 är kvinnor. Eftersom fråga om så liten grupp har enstaka fall stor inverkan på medellönen. Den undervisande och forskande personalen har delats in i två kategorier. Kravnivå 5-7 lärare och forskare på nivå 2 och 3 i karriärstrukturen. Kravnivå 8-11 gäller närmast för professurer. Inom kravnivå 5-7 framkommer ingen skillnad i lönesättningen mellan män och kvinnor. En större skillnad uppkommer istället inom kravnivå 8-11. En klar majoritet av anställda inom gruppen är män varav många har en lång karriär och är välkvalificerade. Enligt universitetens lönesystem ska löneutvecklingen motsvara akademiska framsteg och meriter vilket resulterar i också en högre prestationsrelaterad lönenivå. 4. Premiering av personal För att främja internationell forskning har Stiftelsen Svenska Handelshögskolan sedan 2012 premierat Hanken-associerade forskare för högklassig publikationsverksamhet. 10 För att erhålla premieringen måste publikationen ha en impaktfaktor på minst 1. År 2015 premierades forskare för sammanlagt 65 publikationer. Premieringssummorna varierade mellan 750-7 125. En ny process för premiering av undervisning introducerades under året. Lärarna fick skicka in material och presentera sitt undervisningsprojekt. I premieringen bedömdes hela projektet: planering, utveckling, spridning av kunskap och entusiasm i relation till upplevd kvalitet. Ansökan kunde lämnas in av en individ eller grupp. Betoningen låg främst på samarbete, både internt och med näringslivet, digitalisering och nätpedagogik samt spridning av metoder, material och best-practice. Ansökningarna behandlades av rektor, prorektorerna och programdirektören. År 2015 premierades universitetslärare Marina Bergström, lektor Åke Finne, universitetslektor Martin Fougère, forskardoktor Violetta Khoreva, universitetslektor Jannika Lassus, IT-planerare Sampo Sauri, postdoktoral forskare Nikodemus Solitander, universitetslärare Sofia Stolt och universitetslärare Charlotta Sundström. Rektor har dessutom premierat Jesper Haga, universitetslärare i finansiell ekonomi, till Årets lärare i Vasa och Topi Miettinen, professor i nationalekonomi, till Årets lärare i Helsingfors. Premieringen baserar sig på studentföreningens och studentkårens utnämningar. För premiering av administration fick hela personalen vara med och nominera vem eller vilka de tyckte förtjänar ett speciellt tack för sitt arbete. På basen av nomineringarna valde rektor, tillsammans med förvaltningsdirektören och personalchefen, att premiera forskningsombud Mathias Björklund, projektcontroller Johanna Karvonen, expeditionsmästare Jan Merilä, vaktmästare Johan Vestin och avdelningssekreterare Susanne Holmström. I samband med rektors julkaffe i Helsingfors tilldelades Direktör för datacentralen Kuno Öhrman Riddartecknet av Finlands Lejons Orden. Rektor avtackade dem som hade blivit pensionerade under året 2015. 5. Totalarbetstid All undervisande och forskande personal har total arbetstid som omfattar 1 600 h/läsår i enlighet med universitetens kollektivavtal. Inför varje läsår skall varje lärare utarbeta en personlig arbetsplan som godkänns av chefen. Informationen nedan baserar sig på inlämnade arbetsplaner för år 2015. Ur figur 3 nedan framgår hur stor andel av den totala arbetstiden som använts till forskning, undervisning och andra uppgifter för varje personalgrupp inom institutionerna och Centret för språk och affärskommunikation. 10 Vetenskapliga publikationer har premierats sedan 2010, de två första åren var det rektor som beslutade om premieringarna. 6 (8)
Euro Totalt 29,5 % 55,2 % 15,3 % Universitetslärare 96,1 % 3,5 % Universitetslektor Professor Lektor 7,7 % 39,9 % 31,8 % 45,3 % 40,3 % 81,5 % 14,8 % 27,9 % 10,8 % Forskning Undervisning Forskare Forskardoktor 71,8 % 54,1 % 20,4 % 37,8 % 7,9 % 8,0 % Expertuppdrag och administration 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Figur 3. Andel av den totala arbetstiden som använts på utbildning och forskning år 2015 11 De undervisningsbetonade befattningarna har som väntat klart störst andel undervisning. Få lärare kommer ändå upp till det maximala antalet kontaktundervisning enligt kollektivavtalet. Professorer och universitetslektorer har relativt hög andel undervisning, men faller ändå inom rimliga gränser. 6. Hälsovård och frånvaron Nettokostnaden för företagshälsovården under år 2015 var 101 707 (2014: 51 034, 2013: 78 390 ). Folkpensionsanstalten har utbetalat ersättningar för företagshälsovården till ett värde av 44 441 (2014: 48 241, 2013: 13 140 ), medan utgifterna (brutto) uppgick till 146 147,78 (2014: 99 275, 2013: 113 531 ). 160000 140000 120000 100000 80000 60000 40000 20000 0 2015 2014 2013 FPA ersättning Netto Kostnaderna (netto) per årsverke uppgår till 444 /årsverke år 2015 (218 /årsverke 2014 och 346 /årsverke år 2013). I kostnaderna för sjukvården ingår också hälsovård med förebyggande syfte och ergonomi. Sjukfrånvaron följs regelbundet upp tillsammans med företagshälsovårdens personal och vid problem ingriper chefen tillsammas med HR i så tidigt skede som möjligt. Kostnaderna och fördelningen i olika kategorier (förebyggande verksamhet och sjukvård) följs också regelbundet. Under 2015 har speciellt kostnader för den förebyggande verksamheten stigit i och med åldersgranskningar, men också kostnaden för sjukvård har ökat. Inom den här kategorin har i första hand besök hos specialläkare och laboratorieprover ökat markant. Åtgärder för jämna ut fördelningen mellan förebyggande verksamhet och sjukvård har vidtagits, men trots ökad satsning på förebyggande verksamhet har också sjukvårdskostnaderna fortsatt stiga. Vid behov måste därför avtalet med företagshälsovården ytterligare utvärderas och ändras. 11 Doktorandernas arbetsplaner har exkluderats ur statistiken. 7 (8)
Under år 2015 anmälde sammanlagt 89 personer sig sjuka en eller flera gånger under året (80 personer under 2014). Antalet registrerade sjukdagar uppgick till 1598 (1762 år 2014) vilket motsvarar 4,3 årsverken (4,8 årsverken år 2014). Under 2015 skedde 5 olycksfall i arbetet. 7. Personalutbildning och välmående År 2015 satsade högskolan cirka 144 000 på kompetensutveckling, d.v.s. 629 /årsverke (150 000 året innan). Största delen av kostnader utgick till konferenser (84 %), resten till personalutbildning. Bland annat deltog flera av Hankens lärare i kurser i universitetspedagogik vid Helsingfors universitet. Dessutom deltar varje år ett par lärare i internationella pedagogiska program. För nyanställda organiserades 2015 två introduktionsdagar där Hankens olika verksamhetsformer och processer presenterades. År 2015 har arbetet för välmående långt följt tidigare års modell. Bland annat har personalen erbjudits subventionerad massage och subventionerade motionsbiljetter. I Helsingfors har de anställda också möjlighet att delta i innebandy. I Vasa har ordnats olika aktiviteter så som fruktveckor. Inför terminsstarten ordnades igen rektors kick-off, som inleddes med rektors tal i festsalen. På kvällen fortsatte programmet med en gemensam middag. En stor del av personalen deltog, och tillställningen fick liksom tidigare år positiv feedback. Rektors julkaffe och julmiddag ordnades också i enlighet med tradition. Hanken fick igen bra resultat i arbetsklimatundersökningen 2015. I undersökningen deltar alla finländska universitet och Hankens totala medeltal var också i år bättre än hos övriga universitet. Speciellt information om och implementeringen av strategiarbetet fick klart högre poäng på Hanken. Alla enheter har behandlat resultaten och planerat utvecklingsåtgärder. 8 (8)